Mappen of metadata

Paul den Hertog

Mappen of metadata? Handig werken met een SharePoint Document Library in de DLWO 1/4

Mappen of Metadata?

Het gebruik van mappen om informatie te ordenen en op te slaan is een geweldig

concept dat sinds de uitvinding van het papier waarschijnlijk maar bar weinig is

veranderd. Ook de allereerste

computersystemen zoals Multics

(http://en.wikipedia.org/wiki/Multics) begin

jaren zestig, maakten al dankbaar

gebruik van dit vertrouwde en

praktische idee. Het concept is dan ook

bijzonder eenvoudig; sla aan elkaar

gerelateerde documenten samen op,

zodat je ze sneller terug kan vinden.

We werken graag met mappen -‐ook al is

het onderwerp dat ze bevatten niet

altijd even plezierig; we hebben mappen

voor rekeningen, voor verzekeringen,

belastingzaken, garantiebewijzen, et

cetera. Ze hebben soms ook 'sub-‐

mappen', bijvoorbeeld door middel van gekleurde tabjes met jaartallen. We

gebruiken deze mappen enerzijds uit noodzaak, omdat de bewuste informatie

van papier is en niet digitaal, maar zeker ook uit gewoonte. Zo hebben we het nu

eenmaal geleerd, zo deden onze ouders het ook en we vinden het vooral

ontzettend handig.

Mappen hebben vrijwel alle IT innovaties van de afgelopen jaren overleefd en je

komt ze nog vrijwel overal in het wild tegen. Je ziet ze op je laptop en desktop en

komt ze tegen in je MP3 speler, telefoon en op websites. Dit betekent echter niet

per definitie dat mappen het eeuwige leven hebben en er altijd zullen zijn. Je kan

je zelfs afvragen of het -‐met de huidige technologie-‐ nog wel de meest praktische

en effectieve werkwijze is.

Paul den Hertog


Het mappenconcept is wellicht eenvoudig uit te leggen en toe te passen in de

praktijk, maar is misschien niet de meest handige manier van werken.

Het is niet ondenkbaar dat mappen langzamerhand hun beste tijd hebben gehad.

Kijk maar naar GMail, de e-‐mailapplicatie van een van de grootste

internetinnovators; Je kan je e-‐mailberichten niet meer in folders opslaan, maar

wel voorzien van 1 of meerdere 'Labels'.

Tags, Metadata, Categorieën, Labels, Termen en Trefwoorden zijn begrippen die

onderling uitwisselbaar zijn. Je kan een bepaald object voorzien van een label

dat iets zegt over de inhoud of bepaalde eigenschappen van dat object. De

meeste dingen die je bij je hebt dragen een label. Je kleding, laptop, telefoon, je

fiets en wellicht zelfs je lunch! Wanneer je een object voorziet van een enkel

label, stop je het feitelijk in een mapje.

Uiteraard kan je ook digitale objecten voorzien van metadata (of labels, tags,

categorieën en trefwoorden). Als je bijvoorbeeld een video uploadt naar Vimeo

geef je dat filmpje in Vimeo in ieder geval een titel. De titel alleen zegt echter

vaak maar weinig over de daadwerkelijke inhoud van je film. Daarom biedt

Vimeo de mogelijkheid om extra metadata in te voeren. Op basis van deze extra

trefwoorden kan je filmpje vervolgens gevonden worden. Als trefwoord zou je

bijvoorbeeld de SIS-‐code van je vak kunnen gebruiken. Wie vervolgens zoekt op

deze code, krijgt een keurig overzicht van al je video's die bij deze cursus horen.

Wanneer je naast de SIS code ook nog een jaartal, de opleiding en aanverwante

trefwoorden zou invoeren geeft je dit ook de mogelijkheid om weergaves van

alle video's in een bepaald jaar te maken, of een weergave van alle video's die je

bij één bepaalde opleiding heb gebruikt.

Als je bij twee opleidingen dezelfde video zou gebruiken, zou je die in een map-‐

gebaseerd systeem waarschijnlijk op twee plaatsen moeten opslaan.

Met een systeem dat gebruikmaakt van metadata kan je de informatie op één

plek opslaan en door middel van de metadata verschillende selecties en

weergaves creëren. Zo kan je dus het document op meerdere manieren

Paul den Hertog


toegankelijk maken. SharePoint -‐en dus ook de DLWO-‐ ondersteunt zówel het

werken met mappen als metadata.

Gebruik van het één sluit het gebruik van het ander niet uit, maar er zijn een

aantal voordelen aan het gebruik van metadata in plaats van mappen.

• Je kan metadata gebruiken om verschillende weergaves te maken. Met mappen

kan je natuurlijk ook weergaves maken, maar één weergave van drie compleet

verschillende mappen wordt een uitdaging, denk maar aan BSCW.

• Metadata kan een 'verplicht veld' zijn. Je kan nooit voorkomen dat iemand een

bestand in de verkeerde map zet, maar door bij het uploaden het document te

voorzien van de juiste metadata is het toch goed vindbaar.

• Je ziet pas hoeveel bestanden er in een map staan (en welke) als je 'm open klikt.

Met metadata kan je in je weergaves en selecties eenvoudig zien hoeveel

objecten je hebt geselecteerd.

• Eén enkel document kan veel metadata bevatten en dus in veel weergaves

getoond worden. Je kan een document echter maar in één map opslaan.

• In SharePoint zorgen mappen voor onhandige en onnodig lange URL's. Daar

komt bij dat de lengte van een URL in het HTTP protocol is gebonden aan een

maximum.

• Bijwerken van een weergave door aanpassen van de metadata-‐selectie is relatief

eenvoudig. Het verplaatsen van documenten van de ene naar de andere map is

in SharePoint echter behoorlijk omslachtig.

• In het 'kruimelpad' zie je alleen de huidige bibliotheek en map. Het navigeren

door een mappen-‐hiërarchie is alleen handig voor mensen die de hele 'boom'

kennen. Op de lange duur is dat dus vrijwel niemand meer!

• SharePoint biedt de mogelijkheid de navigatie aan te passen op basis van

metadata en 'content types' (inhoudstypen in de Nederlandse versie). Een

organisch gegroeide mappenstructuur waarover je zelf geen controle hebt, zoals

je misschien wel gewend bent van BSCW, zou hiermee dus tot het verleden

mogen behoren.

• Sharepoint beschikt zowel over formele metadata (HvA-‐Taxonomie, als

informele metadata, ook wel bekend als 'tags'. Je kan dus altijd objecten voorzien

van een door jouzelf uitgekozen label.

Paul den Hertog


Natuurlijk kom je binnen SharePoint nog steeds mappen tegen, want het is en

blijft een vertrouwde en comfortabele manier van informatiebeheer. Toch is het

aan te bevelen binnen SharePoint zo min mogelijk met mappen te werken en

vooral veel relevante metadata te gebruiken. Mag je dan helemaal niet meer met

mappen werken? Jawel, zolang je ze maar voorziet van relevante metadata. Een

weergave kan echter mappen 'negeren' en daardoor is het verstandig ervoor te

kiezen zo min mogelijk met mappen te werken.

Voor veel mensen is Dropbox.com een vertrouwde manier om bestanden te

delen, voorzien van bekende mapjes. Dit mechanisme is echter helaas niet

beschikbaar binnen de DLWO. “Als ik mensen had gevraagd wat ze wilden,

hadden ze me gezegd, ‘een sneller paard’”. Dit bekende citaat dat wordt

toegeschreven aan Henry Ford lijkt op een citaat van Steve Jobs, die ooit in

Business Week zei dat "mensen veelal niet weten wat ze echt willen, totdat je het

aan ze laat zien." Kortom, als je revolutionair wilt vernieuwen schiet onze eigen

verbeeldingskracht nogal eens tekort.

Achter de wens van het snellere paard ligt natuurlijk de verborgen wens om

sneller grotere afstanden te kunnen overbruggen. En zo ligt achter de wens van

een online map-‐gebaseerd systeem dat lijkt op Dropbox.com, de latente wens om

informatie op een vertrouwde en herkenbare manier en -‐plaats op te kunnen

slaan en terug te kunnen vinden. Het correct gebruik van metadata kan op meer

dan behoorlijke wijze invulling geven aan deze wens. Gebruik je maximaal één

label per document, werk je feitelijk met een map-‐gebaseerd systeem. En dat is

prima, niemand is verplicht zich aan te sluiten bij de 'early adopters', maar wees

niet verbaasd wanneer je zo af en toe op DLWO een lijstje documenten

tegenkomt, met een paar enorm handige filtertjes boven de kolommen. Bedenk

op dat moment gewoon dat de filters eigenlijk je mapjes zijn en je bent er!

Everybody believes in innovation until they see it. Then they think, 'Oh, no; that'll never work. It's too

different.' -‐ Nolan Bushnell (oprichter van Atari, onder andere bekend van PONG!)

Education

Mappen of metadata