Material de Clases TP N° 1 - Bases de Datos - Formularios e Informes

Gestión de Bases de Datos con MS AccessFormularios e Informes

Docente - Lic. Nieves Llorente

Creamos una base para trabajar con Formularios e Informes

� Gestión de una concesionaria, crear las siguientes tablas:

� TABLA Automóviles: Código, Marca, Modelo, Año, Combustible, Precio

� TABLA Clientes: Código, Nombre, Apellido, DNI, email,

� TABLA Ventas: Código de venta, Código de Auto, Código de Cliente, Fecha de Venta, Garantía,

� Definir adecuadamente las Claves Principales.

� Relacionar las tablas.


Formularios

� Los formularios son los objetos de Access que permiten mostrar y gestionar de una forma mas adecuada los registros de una tabla o consulta para trabajar con ellos.

� La información puede mostrarse y organizarse en pantalla como deseemos.


Antes de crear un formulario…

� Se recomienda cerrar las tablas.

� Las TABLAS almacenan la información, los formularios se encargan de recogerla. Para que las tablas puedan incluir los datos de los formularios deben estar cerradas. Al cerrar o guardar los formularios, las tablas se actualizan.


Creación de Formularios

� Para crear un formulario debemos escoger las tablas con las que queremos trabajar y los campos de aquellas tablas que queremos mostrar.

� Podemos crear nuevos formularios utilizando el asistente o desde la vista de diseño.

� Es conveniente utilizar el asistente para crear un formulario, siguiendo una serie de pasos sencillos y luego modificarlo mediante la vista de diseño.


Creación de un formulario mediante el Asistente

1- Selecciono la tabla o consulta

2- Agrego los campos de cada tabla con los que voy a

trabajar


3- Selecciono la forma en que se organizarán los datos.

4- Ingreso un título para el formulario y finalizo

el asistente


Utilización de un Formulario

Registro siguiente

Último Registro

Nuevo Registro

Registro Actual

Campos del Registro Actual


Vista de diseño de un formulario

� Un formulario tiene varias secciones: "Encabezado de formulario", "Detalles", y "Pie de formularios".

� El encabezado contiene todo lo que deseamos que aparezca una única vez al principio del formulario (título del formulario, la fecha, etc...)

� La sección del pie, contiene todo lo que queremos aparezca al final del formulario.

� El contenido de la sección de "detalle" se repite una vez por cada registro que muestre el formulario.

Diseño


Vista de Diseño de un Formulario

Los “Temas” permiten escoger diseños

predefinidos


Controles para el diseño del formulario

Selección Etiquetas Cuadro combinado

El Asistente para controles

debe estar activado


Control Cuadro Combinado

� Cuadro combinado: consiste en un Cuadro de texto que puede desplegarse y presentar una lista de valores permitidos.

� Para generar adecuadamente los cuadros combinados son importantes las propiedades del origen de los datos (otra tabla o lista manual) y dónde se almacenará el valor seleccionado (3).

Determina si la lista se generará a partir de una

tabla o de una lista ingresada manualmente.

Determina la tabla de la que se extraerán los valores o la lista

manual (Según lo escogido en el paso anterior).

1

2 3


Informes

� Los informes presentan la información de tablas o consultas en un formato adecuado para su impresión o distribución de la información.

� En los informes, es posible generar un nivel de agrupamiento de la información, por ejemplo, mostrar los libros agrupados por categoría.

� Es posible escoger, si se requiere, el ordenamiento que tendrán los registro, como así también la distribución de los campos y el estilo visual del informe.


Creación de un Informe mediante el Asistente

1- Selecciono la tabla o consulta

2- Agrego los campos de cada tabla con los que voy a

trabajar, seleccionándolos con los botones > o >>

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3- Para mejorar la comprensión del informe, se pueden generar niveles de agrupamiento de la información

mediante algún campo que sirva como categorizador. Se selecciona

el campo que queremos que agrupe los valores con los botones >

botones > o >>

4- Dentro de cada agrupamiento, es posible

ordenar alfabéticamente los registros, seleccionando el campo que se ordenará y

escogiendo si se hará ascendente (a-z) o

descendentemente (z-a)

Campo

Tipo de orden


5- En este paso se puede escoger la distribución de los campos en

la Hoja. Los distintos tipos se visualizan en la Vista Previa a la

izquierda. También se puede escoger la orientación de la hoja

para la impresión.

Vista previa

Como se ubicarán los campos

Orientación de la Hoja

6- En el último paso, se escoge el nombre con el que se guardará el

informe y si en qué tipo de vista (Diseño o Impresión) se lo abrirá al

finalizar.

Nombre del Informe

Abrirlo en modo “Vista Previa”


La “Vista Previa” nos permite visualizar el resultado del informe y la configuración de impresión (tamaño de hoja,

márgenes, etc.)

Informe

Configuración de impresión

Para modificar el Diseño del Formulario, se cierra la vista previa, y luego desde la pestaña Inicio se cambia a la Vista de Diseño y se

procede de igual manera que con las modificaciones de diseño de los Formularios.


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