Módulo I. Nociones de Sistema, Control y Sistema de Control

SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL

INSTITUTO AUTÓNOMO DE POLICIA DEL

ESTADO MÉRIDA (IAPEM)

Lcdo. Denys Terán Pineda

Auditor Interno (E)

Mérida, septiembre 2014

OBJETIVO GENERAL DE LA CHARLA

Dado los elementos conceptuales, componentes,

procesos, roles, base legal y de rango sub-legal, que

sustentan la adecuada estructuración de sistemas de

control interno, en el IAPEM, usted debe estar en

capacidad de reconocer su rol en la organización y en el

establecimiento, operación, mantenimiento, vigilancia y

evaluación de dicho sistema.

Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)

Compendio del curso

Sesión 1.1

Nociones de

sistema

Sesión 1.2

Nociones de control

Sesión 2.1

Aspectos Históricos y

Doctrinarios sobre

Control Interno

Sesión 2.2

La Organización

administrativa.

Procesos y

Funciones/Visión

Sistémica y Holística

Módulo 1

NOCIONES DE SISTEMA, CONTROL Y

SISTEMA DE CONTROL

Módulo 2 EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LOS PROCESOS Y EN LAS FUNCIONES

DEL INSTITUTO

Módulo 3

EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

EN LAS ORGANIZACIONES

PÚBLICAS

Sesión 3.1

La Organización

Burocrática / Marco Legal

y de Rango Sublegal que

Norma el Control Interno

en la República

Bolivariana de Venezuela

Sesión 3.2

Rectoría Normativa y

Técnica del Control

Interno

Sesión 2.3

Sistema de

Control Interno

Sesión 1.3

Noción de sistema de

control

Sesión 3.3

Evaluación del

Sistema de Control

Interno


MÓDULO I

Nociones de Sistema,

Control y Sistema de Control


VISIÓN GENERAL DEL MÓDULO I

Nociones de Sistema, Control y Sistema de Control

En la sociedad, en las organizaciones de cualquier tipo, son

aplicables las nociones de sistema y control, de acuerdo con sus

particularidades. El conocimiento de estas nociones comienza en el

núcleo de la familia, ya que es propio de estructuras complejas,

aunque no se evidencia sin un estudio previo.

Este Módulo comprende tres sesiones claramente diferenciadas

sobre los aspectos teóricos de “sistema” y “control”, como

referencias básicas para estructurar conceptualmente la noción de

control interno con una visión sistémica.

Como estrategia metodológica de aprendizaje para el logro de los

objetivos de las sesiones, se desarrollan tres actividades prácticas.


OBJETIVO GENERAL DEL MODULO I

Al finalizar el Módulo, el participante debe estar en

capacidad de reconocer la diferencia conceptual y

práctica entre sistema y control como actividades

distintas e interrelacionadas, en el contexto de las

organizaciones.

Nociones de Sistema, Control y Sistema de Control


Módulo 1

Sesión 1.1 Nociones de Sistema


VISIÓN GENERAL DE LA SESIÓN

El concepto de “sistema” que se desarrolla en está sesión, parte de la

consideración de los contenidos siguientes: tipos, componentes, la

teoría de sistemas como referencia básica para entender sus

propiedades, y la organización administrativa como sistema, a objetode que el participante adquiera una visión integradora de las partes

que conforman una organización.

Para reforzar el proceso de enseñanza-aprendizaje, se aplica como

estrategia metodológica dos actividades prácticas.

Módulo 1



OBJETIVO ESPECÍFICO DE LA SESIÓN

Al finalizar la sesión el participante debe estar en

capacidad de describir las características de un

“sistema” y de las organizaciones administrativas, así

concebidas.




Desarrollo de la noción de sistemas

Concepto

Tipos

Componentes

La Teoría de Sistema

Organización administrativa como sistema


No. Interrogante

1 El pensamiento sistémico es integrador

2En el análisis sistémico de las organizaciones puedeprescindirse de la consideración del entorno

3El análisis sistémico de organizaciones plantea una visiónindividual, que permitirá identificar y comprender losproblemas organizacionales, sus causas y consecuencias

4La variedad interpretativa de los integrantes de unaorganización, respecto a su participación o rol en la misma,está condicionada por sus intereses y valores

5El análisis de las partes es mas importante que el análisis deltodo

6Los cambios en los componentes de un sistema deben sersimultáneos


Concepto de sistema

Conjunto de elementos dinámicamente relacionados,

que desarrollan una actividad para alcanzar un

objetivo, operando sobre “datos-energía-materia” para

proveer “información-energía-materia”.

Según Bertalanffy, sistema “es un conjunto de unidades

recíprocamente relacionadas”. De ahí se deducen dos

conceptos: propósito (u objetivo) y globalismo (o

totalidad).



Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos

propósitos. Los elementos (u objetos), como también las

relaciones, definen una distribución que trata siempre de

alcanzar un objetivo.

Globalismo o totalidad: un cambio en uno de los

procesos del sistema, con probabilidad produce

cambios en los otros, el efecto total se presenta como un

ajuste a todo el sistema. Es por ello que existe una

relación de causa-efecto. De estos cambios y ajustes, se

derivan dos fenómenos: La entropía y la homeóstasis.

Conceptualización de sistema

Sesión 1.1 Nociones de sistemas


Sistemas y Subsistemas



Físicos

Abstractos

Conceptuales

????

Empiricos

Cerrados

Abiertos

Tipos de sistemas



Origen de la teoría de sistemas

1. Es un ramo específico de la Teoría General de

Sistemas

2. Surgió con los trabajos del Alemán Ludwig Von

Bertalanffy, según el cual las propiedades de los

sistemas, no pueden ser descritas en términos de

sus elementos separados.



Los sistemas existen dentro de

sistemas más grandes

Los sistemas básicamente son

abiertos

Las funciones de un sistema

dependen de su estructura

Premisas de la teoría de sistemas



La teoría moderna de la administración toma las propuestas

de división de operaciones de Fayol, quien fue el primero en

sistematizar el comportamiento gerencial.

La teoría de la organización actual engloba un enfoque

sistémico, considerando que la organización está formada

por partes y éstas interactúan entre sí para alcanzar los

objetivos de la entidad.

La teoría de la organización burocrática también toma el

enfoque de sistemas basándose en un aparato administrativo

que corresponde a la dominación de tipo legal.

La organización administrativa

como sistema



Ciudadano Gobierno

CompetidoresInformantes

Información de

Entrada

Proceso

El Producto

Entorno

Sistema



Entrada, insumo o impulso

(input): es la fuerza de

arranque del sistema, que

provee el material o la energía

para la operación del sistema.

Proceso o procesamiento,

procesador o transformador

(throughput): es el fenómeno

que produce cambios, es el

mecanismo de conversión de

las entradas en salidas o

resultados.

Componentes de los sistemas



Salida, producto o resultado (output):

es la finalidad para la cual se reunieron

elementos y relaciones del sistema. Los

resultados de un proceso son las salidas,

las cuales deben ser coherentes con el

objetivo del sistema. Los resultados de los

sistemas son finales, mientras que los

resultados de los subsistemas son

intermedios.

Retroalimentación, retroacción o

retroinformación (feedback): es la

función de retorno del sistema que

tiende a comparar la salida con un

criterio preestablecido, manteniéndola

controlada dentro de aquel estándar o

criterio.

Componentes de los sistemasSesión 1.1 Nociones de Sistema


Ambiente o entorno, es el medio que envuelve externamente al

sistema. La supervivencia de un sistema depende de su capacidad

de adaptarse, cambiar y responder a las exigencias y demandas

del ambiente externo.

Componentes de los sistemas




Componentes de un Sistema

Procesos

Inputs Transformación Outputs

Subsistemas

Oportunidades y

condicionantes de los

outputs

Fuentes de

inputs y

condicionantesÁreas de

contacto con el

exterior

(Adquisición de

recursos): Capital

humanos,

recursos

materiales,

equipos,

vehículos .

Administración

(Toma de

decisiones,

planificación, control

y estructuración);

servicio;

mantenimiento y

adaptación.

Áreas de

contacto con el

exterior

(Transacciones

de salida):

Ventas de

outputs, redes

sociiales y

relaciones

públicas con la

comunidad).

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Entorno

Figura 1.1 El modelo de sistemas abiertos


Una vez conocida la visión sistémica de las organizaciones como

un todo integrado e interrelacionado, continuamos con el control,

como proceso administrativo inmerso en cada actividad dentrode las organizaciones.

El contenido de esta sesión aborda: acepciones, factores, tipos,

áreas, técnicas, metodologías e importancia, como fase previa

para integrar el concepto de control en las organizaciones,interrelacionando los conceptos de sistema y control para que

permita comprender la visión sistémica del control.

Visión general de la sesión

Módulo 1

Sesión 1.2 Nociones de Control


Al finalizar la Sesión el participante debe estar en

capacidad de identificar las funciones,

características e importancia del control en las

organizaciones y su visión de incorporación en los

procesos.

Objetivo específico de la sesión



Acepciones

Factores

Tipos

Áreas

Metodologías, técnicas, procedimientos

e instrumentos de control

Etapas del ciclo genérico

Ciclos clave

Sesión 1.2

Nociones de Control

Mapeo genérico.

Pasos para

instrumentar el manual

Importancia


La palabra “CONTROL”

Acepciones Sentido

1. Como función coercitiva y

restrictiva

Impedir conductas

indeseables

3. Como comparación con algún

estándar de referencia

Corrección

2. Como verificación Corrección

4. Como función administrativa

Elemento dentro

de los procesos

administrativos



Cantidad Tiempo Costo Calidad

Presupuestos Estudios de tiempos PresupuestosEvaluación de la

actuación

Estimaciones Fechas límiteCosto por metro

cuadrado

Pruebas

psicológicas

Productos terminados Programas Costos estándarInspecciones

visuales

Unidades vendidas Tiempo – máquina Pronósticos Coeficientes

Unidades rechazadasHoras hombre Contabilidad Rendimiento del

personal

Inventarios de personal ProcedimientosProductividad Informes

Formas de medir factores de control



Previo o Preliminar

Concurrente o Concomitante

Retroalimentación

De gestión

Tipos de control



http://www.photonimages.com/view.asp?id=24542&L_PRINT=Sporting-Goods/187.jpg

Áreas de control nivel

sustantivo C.C.P

COP

CPC

CVP


CTT

CI

OAV

CCRPM

Coordinación de Operaciones Policiales (COP)

Coordinación de Policía Comunal (CPC)

Coordinación de Investigaciones (CI)

Coordinación de Vigilancia y Patrullaje (CVP)

Coordinación de Transporte Terrestre (CTT)

Coordinación de Control de ReunionesPúblicas y Manifestaciones (CCRPM)

Oficina de Atención a la Victima (OAV)


Áreas de control nivel

sustantivo E.P


NPC

CC

CI

CD

Núcleo de Policía Comunal (NPC)

Coordinación de Comunicaciones (CC)

Coordinación de Investigaciones (CI)

Coordinación de Denuncias (CD)


Establecimiento de estándares

Medición de resultados

Corrección

Retroalimentación

Metodologías, técnicas, procedimientos e

instrumentos de control


Presupuestos

Reportes – Informes

Auditoría

Control estadístico de

los procesos


Autorización

Ejecución

Registro

Custodia

Control

Etapas del ciclo genérico


Autorización

Aprobación

Ejecución

Registro


Talento humano

Bienes e inversión

Presupuesto

Liquidación y recaudación de ingresos

Ejecución presupuestaria

Pagos

Los ciclos claves


Compras y

contrataciones

Crédito público


Visión general del ciclo

Establecer procedimientos de las actividades

Formalizar los procedimientos en el manual

Publicación y actualización

Mapeo Genérico

Pasos para instrumentar el manual



Establece medidas

Es Universal

Determina y analiza

Localiza los sectores responsables de la administración

Proporciona información

Reduce costos y ahorra tiempo

Su aplicación incide directamente en los resultados de

la organización

Importancia del control



El manejo conceptual de sistema y control, tratado en las sesionesanteriores, sugiere que las organizaciones, para el logro de sus

objetivos se apoyen en los sistemas y subsistemas concebidos en

su contexto.

En este sentido, la presente sesión profundiza en el tema del

control bajo una visión sistémica organizacional, como premisapara entender el concepto de control interno, que se inserta

dentro del sistema organizacional, orientado al cumplimiento de

los objetivos institucionales a que se refieren los módulos

siguientes.

Visión general de la sesión

Módulo 1

Sesión 1.3 NOCIÓN DE SISTEMA DE CONTROL


Al finalizar la Sesión, el participante debe estar en

capacidad de identificar los sistemas de control y su

función en el contexto organizacional.

Objetivo específico de la sesión



Conceptualización

Clasificación según su comportamiento

Componentes de un sistema de control

Los sistemas de control en las

organizaciones

Sistema de control con aprendizaje

Autocontrol o mejoramiento

Noción de sistema de control



Sistema de control


Conjunto de componentes que pueden regular su

propia conducta o la de otro sistema con el fin de

lograr un funcionamiento predeterminado. Estos

sistemas fueron relacionados por primera vez en 1948

por Norbert Wiener y se aplican en esencia para los

organismos vivos, las máquinas y las organizaciones.



1. Sistema de control de lazo abierto: Es aquel sistema en el que la

acción de control está muy relacionada con la entrada pero su

efecto es independiente de la salida. Estos sistemas se

caracterizan por tener la capacidad de poder establecer(calibrar) una relación entre la entrada y la salida con el fin de

lograr la exactitud deseada.

2. Sistema de control de lazo cerrado: Son los sistemas en los que la

acción de control está en cierto modo muy dependiente de la

salida. Estos sistemas se caracterizan por su propiedad de

retroalimentación.

Clasificación de los Sistemas de Control según su

comportamiento:


Componentes de un sistema de control


Fuente: Strategic Managemen: Implementation and Recycling, p.505

Captación y medida del

desempeño presente

(Sensor)

Objetivos, planes,

estándares.

(Características a ser controladas)

Acción correctiva(Efector)

Comparación de lo presente frente a los

estándares

Retroalimentación

Retroalimentación

Fuente: Strategic Managemen: Implementation and Recycling, p.505

Captación y medida del

desempeño presente

(Sensor)

Objetivos, planes,

estándares.

(Características a ser controladas)

Acción correctiva(Efector)

Comparación de lo presente frente a los

estándares

Retroalimentación

Retroalimentación


Sistema administrativo, contable y financiero

Sistemas de información generales y especiales

Sistema de información operativa

Sistema de información gerencial

Los sistemas en la organización



Mejoramiento

Autocontrol

o



Education

Módulo I. Nociones de Sistema, Control y Sistema de Control