Sistema Control Interno

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Libertad y Orden

Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo TerritorialRepública de Colombia

Guía para el Montaje deSistemas de Control Interno

dentro de un Sistema deProducción Ecológica

Guía para el Montaje deSistemas de Control Interno

dentro de un Sistema deProducción Ecológica

MINISTERIO DE AMBIENTE,VIVIENDA Y DESARROLLO TERRITORIALRepública de Colombia

PRESIDENTE DE LA REPÚBLICAÁLVARO URIBE VÉLEZ

MINISTRA DE AMBIENTE, VIVIENDA Y DESARROLLO TERRITORIALSANDRA SUÁREZ PÉREZ

VICEMINISTRA DE AMBIENTECARMEN ELENA ARÉVALO CORREA

VICEMINISTRA DE VIVIENDA Y DESARROLLO TERRITORIALBEATRIZ URIBE BOTERO

SECRETARIA GENERALSANDRA PATRICIA BUENO LENIS

DIRECTORA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DEL SISTEMA DEPARQUES NACIONALES NATURALES

JULIA MIRANDA

DIRECTORA DEL GRUPO DE MERCADOS VERDESLEONOR VÉLEZ P.

GRUPO DE COMUNICACIONESJUAN CARLOS VELÁSQUEZ

DIRECCIÓN Y SUPERVISIÓNGRUPO DE MERCADOS VERDES

JULIETA MILLER

TERESITA BELTRÁN O

CORRECCION DE ESTILOMAITE FONNEGRA

DISEÑO Y DIAGRAMACIÓNGRUPO DE COMUNICACIONES MAVDTJOSÉ ROBERTO ARANGO

WILSON GARZÓN

FOTOGRAFÍASARCHIVO CORPORACIÓN COLOMBIA INTERNACIONAL

ARCHIVO CORANTIOQUIA

ARCHIVO GRUPO MERCADOS VERDES

IMPRESIÓN?????????

ISBN ?????????

DICIEMBRE DE 2004

Libertad y Orden

CORPORACIÓN COLOMBIA INTERNACIONAL

SUBDIRECCIÓN DE INNOVACIÓN Y CALIDADMARÍA PAULA VÁSQUEZ

DIANA SAAVEDRA

ADRIANA BERMÚDEZ

LILIANA GARCÍA

Esta publicación es el resultado del Contrato Ministerio de

Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial- Corporación

Colombia Internacional

EL Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial

y la Corporación Colombia Internacional CCI agradecen la

participación de los grupos de productores ecológicos que

se encuentran vinculados a procesos de certificación quienes

aportaron su conocimiento y experiencia en el desarrollo y

mantenimiento de sistemas internos de control. Así mismo

el apoyo de los organismos de certificación ecológica que

operan en Colombia quienes hicieron valiosas

observaciones en las actividades de validación del presente

documento.

CCCCCOOOOONTENTENTENTENTENNNNNIIIIIDDDDDOOOOO

PRELIMINARES 5

EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 8

ORGANIZACIÓN PARA EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 10

PLAN DE MANEJO Y PLAN DE PRODUCCIÓN 14

REGISTROS 18

MANEJO DE RIESGOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL SCI 31

PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y ASESORIAS TÉCNICAS 32

INSPECCIONES INTERNAS 35

NO CONFORMIDADES 38

REGLAMENTO INTERNO 42

ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN 46

INSPECCIONES EXTERNAS 48

ANEXOS 56

BIBLIOGRAFÍA 75

GLOSARIO 77

4

MINISTERIO DE AMBIENTE, VIVIENDA Y DESARROLLO TERRITORIAL

GUÍA PARA EL MONTAJE DE SISTEMAS DE CONTROL INTERNO DENTRO DE UN SISTEMA DE PRODUCCIÓN ECOLÓGICA

5

1 International Federation of OrganicAgriculture Movements, IFOAM.Manual for producer group. (Enlínea). Publicaciones IFOAM. Enhttp://www.ifoam.org (visitado: 8de marzo del 2004).

2 INTERNATIONAL FEDERATION OFORGANIC AGRICULTUREMOVEMENTS, IFOAM. Certificaciónde grupos de pequeños productores.Publicaciones IFOAM. (En línea). Enhttp://www.ifoam.org (visitado: 8de marzo del 2004).

3 Evento realizado el 13 de Julio de2004, en el cual participaron:Organics foods company mankayLTDA., Fundación hogares juvenilescampesinos, Serviagro San IsidroEAT, Bioaromas, Apiarios el Pinar,COOMUTSOA, Asogranja Chia,Coset C.I., Café Anei, HuertosVerdes, Asofungicol, AgroindustrialHunzahua, Eco Real, Asprocep.

4 Evento realizado el 7 de septiembrede 2004, al cual fueron invitados:BCS OKO -Garantie Colombia,SGS, Bio Latina, CotecnaCertificadora Services LTDA., BioTropico, El Ministerio de Agriculturay Desarrollo Rural y El Ministerio deAmbiente, Vivienda y DesarrolloTerritorial.

PRELIMINARESINTRODUCCIÓN

Por iniciativa del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, la CorporaciónColombia Internacional en aras de apoyar el desarrollo de la producción ecológicanacional, elaboró la Guía para el montaje de sistemas de control interno dentro deun sistema de producción ecológica, con la que se pretender brindar una orientacióna las asociaciones de productores de ecológicos para que se organicen en grupos detrabajo y hagan más fácil la implementación y el sostenimiento de una certificaciónecológica para ingresar a mercados especializados y mantenerse en ellos.Hasta el momento, la puesta en práctica de sistemas de control interno en lasasociaciones de productores ecológicos colombianos ha sido una tarea difícil, no sólopor la complejidad inherente a este tipo de procesos sino por la falta de informaciónconsolidada y ordenada que facilite la implementación y mantenimiento de este tipode sistemas. Esta guía busca llenar ese vacío: presenta de forma sencilla y prácticainformación que guía al lector que desee implementar y mantener un SCI.La metodología empleada para explicar cada tema, y el contenido de los mismos, sehan estudiado con detalle, y son el resultado, por una parte, del trabajo y la experienciade la Corporación Colombia Internacional, entidad que ha prestado servicios decertificación de productos ecológicos con respaldo en el ámbito nacional einternacional, y, por otra, de los aportes y valoraciones del Ministerio de AmbienteVivienda y Desarrollo Territorial.Para elaborar esta guía se usaron, como documentos de referencia, el SmallholderGroup Certification1 y las memorias de los Talleres para la certificación de gruposde pequeños productores2, de la Federación Internacional de Movimientos deAgricultura Orgánica, IFOAM, porque ofrecen un contexto apropiado para desarrollareste tema. Otros documentos, en los que se abordan temas relacionados con laproducción ecológica , su reglamentación y su certificación, sirvieron de referenciapara definir y organizar los temas de esta guía; su referencia aparece en la bibliografía.Posteriormente, y con base en información primaria de asociaciones de productorescertificados, se determinaron los puntos considerados críticos para que un agricultor ouna asociación de agricultores obtengan y mantengan la certificación ecológica.Con toda esta información, el equipo de trabajo de la Corporación ColombiaInternacional, construyó una primera versión del documento, que se sometió a unproceso estricto de validación: primero con 22 integrantes de asociaciones deproductores ecológicos del país4, y después, con las entidades certificadoras deproductos ecológicos que tienen sede en Colombia5.Tras varios meses de trabajo de ajustes y correcciones, se obtuvo el documento queusted tiene ahora en sus manos. Esperamos que obtenga de éste el mayor beneficioposible, aprovechando todos los conceptos que le resulten importantes y adaptandolas ideas y los procedimientos para que puedan aplicarse satisfactoriamente en suunidad productiva y la de los miembros de su agrupación, si usted lidera una asociaciónde productores.

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OBJETIVO DE LA GUÍA

Facilitar el montaje de sistemas de control interno para grupos de productoresecológicos, proporcionando conceptos claros de los elementos que lo componen yherramientas funcionales para dar cumplimiento a los mismos.

ALCANDE DE LA GUÍA

Esta guía puede ser utilizada para la implementación de sistemas de control internosen asociaciones, ONG, cooperativas, fundaciones, juntas de acción veredal,cooperativas, empresas asociativas de trabajo, sociedades agrícolas de transformacióno cualquier otro tipo asociación. A todas esas formas legales de asociación se refiereesta guía bajo la denominación genérica de asociación o grupo asociativo.

RECOMENDACIONES PARA EL USO DE LA GUÍA

La guía está diseñada para que sea fácilmente adaptable a cualquier tipo de asociaciónde productores ecológicos en Colombia, desde la que cuenta con muy pocos recursos,hasta la que dispone de muchos, sin importar: el tamaño de la asociación (númerode asociados, extensión de las tierras, etc.); el mercado al que van dirigidos losproductos de la misma; el nivel de desarrollo frente a la producción ecológica(certificados o no certificados) o el tipo y la cantidad de productos que maneje.La clave está en extraer de cada tema los más importante e idear la forma de ponerla teoría al alcance de los recursos.Para tener claridad acerca de la estructura de la guía y facilitar su manejo, se recomiendarevisar el Anexo 1, pues en éste se hace un paralelo entre la normatividad vigentepara la producción ecológica en grupos asociativos (resolución 00074/02) se justificacada aspecto tratado y se analizan los capítulos que van a desarrollar cada uno de losrequisitos.Aunque en el documento se usa un lenguaje sencillo y claro sin dejar de lado laterminología y los conceptos propios de la agricultura ecológica y de los sistemas decontrol interno. Si usted aún no maneja estos conceptos, es el momento de que losconozca y se apropie para sus labores diarias. El glosario le puede ayudar con ladefinición de algunos de ellos.

Que no esperar de este documentoQue no esperar de este documentoQue no esperar de este documentoQue no esperar de este documentoQue no esperar de este documentoAntes de iniciar la lectura del documento, es importante que tenga claridad sobre lo que nodebe esperar del mismo.La Guía que tiene en sus manos, no brinda información sobre prácticas de producción ecológica,ni testimonios o vivencias directas de asociaciones en ni trabaja sobre indicadores de gestiónpara el mejoramiento de la calidad, ni sobre temas relacionados con la sicología o las relacioneshumanas al interior de las asociaciones. Tampoco se tratan temas tales como los sistemas deinformación para el manejo de la documentación, los mercados mundiales de productosecológico, o las políticas estatales relacionadas la agricultura ecológica.


7

EL SISTEMA DE CONTROL

INTERNO¿QUÉ ES UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO?El sistema de control interno (SCI) busca que los grupos asociativos se organicenpara detectar a tiempo las debilidades del sistema de producción y tomar las accionescorrectivas y preventivas con antelación a la visita de la inspección externa.Es un sistema documentado de aseguramiento de la calidad, que se usa para garantizarel cumplimiento de los requisitos de un producto ecológico. En él se integran todoslos eslabones de la cadena de producción, incluyendo cultivo, cosecha,almacenamiento, transformación, empaque y distribución. Se monitorean lasactividades y los procesos y se controla la documentación.Gracias al desarrollo de sistemas de control internos, muchas asociaciones deproductores han podido hacer viable la certificación ecológica, ya que éstos permitenque las entidades de certificación deleguen la responsabilidad de la inspección anualdel 100% de los integrantes del grupo; enfocando sus esfuerzos en la verificacióndel funcionamiento de SCI y la inspección de sólo una parte de los asociados. Deesta manera se reducen los costos para los productores y se facilita por lo tanto el

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acceso a la certificación de producción ecológica a los pequeños productores concapacidades económicas limitadas.

¿CUÁL ES EL OBJETIVO DE UN SCI?El objetivo principal del SCI es armonizar y controlar las actividades de cada uno delos miembros de un grupo asociativo, mediante las inspecciones internas a cargo desus propios integrantes, y servir como apoyo sólido a las agencias certificadoras paraasegurar el cumplimiento de los principios de la producción ecológica5.

¿QUÉ LEGISLACIÓN DEFINE LAS CARACTERÍSTICAS DE LOS GRUPOS

DE PRODUCTORES?La reglamentación aplicable para la producción ecológica en Colombia y vigente enel momento de la edición del presente documento es la Resolución 00074 del2002 del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural que en relación con los gruposde productores establece:Artículo 50. Certificación a grupos de productores. Los organismos de certificaciónacreditados podrán certificar grupos de productores, siempre y cuando se cumplanlas siguientes condiciones:• Los productores deben estar ubicados en zonas próximas;• Los cultivos y prácticas de manejo de los grupos deben estar armonizados y reflejar

una metodología consistente;• Los grupos deben ser coordinados por una sola administración;• Los grupos deberán establecer mecanismos de control interno, que incluya

supervisión y documentación de las prácticas productivas;• Los grupos deberán contar con un programa de educación que asegure que el

colectivo entienda las normas de producción agropecuaria ecológica y su aplicación;• Los grupos deberán asegurar un mecanismo unificado de procesamiento, distribución,

etiquetado y mercadeo de sus productos.El cumplimiento de estos lineamientos es lo que se debe asegurar mediante el sistemade control interno. A lo largo de los capítulos siguientes, se sugieren mecanismos decumplimiento que ya han sido implementados en grupos de productores, y con loscuales se han obtenido óptimos resultados6.

5 En Colombia, los principios de laproducción ecológica se encuentranenunciados en la Resolución 00074/02 del Ministerio de Agricultura yDesarrollo Rural.


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ORGANIZACIÓN PARA EL

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

En los pasos preliminares al montaje de un SCI es de vital importancia establecer laorganización del grupo asociativo que emprenderá el proceso. En este capítulo sepresentan herramientas que facilitan esta organización.El primer paso para desarrollar un sistema de control interno es describir la asociación,proporcionando toda la información disponible, la cual servirá como punto de partidapara la planeación del SCI. Se recomienda que esta descripción se elabore con elconsenso de todos los miembros del grupo de productores.Debe hacerse una presentación o descripción del grupo asociativo identificando laubicación de las fincas, el tiempo de conformación del grupo, la estructura de laorganización, el número de miembros y los productos que ofrecen, entre otros.

6 En ejercicio de validación realizadoel 13 de Julio de 2004 conasociaciones de productores.

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ORGANIGRAMA

El grupo de productores debe definir una estructura para su organización, en la que semuestren, de manera clara, los diferentes cargos o posiciones que existen en la misma,los nombres de las personas que los ocupan y la relación que hay entre cada uno delos integrantes. Para realizar esta tarea de manera sencilla, pero completa, su puedeutilizar un organigrama, pues esta es una herramienta de fácil elaboración que, a lavez, facilita la comprensión por parte de todos los integrantes de la asociación.Un organigrama es la representación gráfica de la organización donde se muestranlos niveles administrativos y las áreas o los componentes que la conforman. Losorganigramas son sistemas que representan de forma objetiva la realidad de laorganización, y permiten observar la división de las funciones, las líneas de autoridady responsabilidad y los canales de comunicación.El organigrama en las asociaciones debe ser determinado de acuerdo con lasnecesidades específicas de cada una de ellas; por eso, es difícil formular un modelo.A medida que pasa el tiempo, las necesidades de las asociaciones van cambiando ypor tanto, su estructura debe hacerlo también. Los documentos como el organigrama,las funciones y los objetivos deben ser ajustados a la realidad de cada etapa deldesarrollo de la asociación, reflejando sus necesidades y prioridades, lo que se dificultaríasi se tratara de modelos estáticos.No es necesario que cada cargo esté ocupado por una persona diferente; una personapuede tener diferentes cargos o funciones; lo que es frecuente en organizacionespequeñas.Es importante que el organigrama muestre los cargos de la organización, por lo quees posible graficar varios cargos en el organigrama y que en la práctica éstos seanresponsabilidad de una sola persona. Por ejemplo:• Un inspector interno puede ser también el encargado de la documentación de la

asociación y;• un capacitador puede ser también el secretario del comité de certificación.La combinación de labores que puede realizar una sola persona puede ser variada, loimportante es que no se presente conflicto de intereses entre los cargos, que laasignación de los mismos esté reportada por escrito en el organigrama y que sea deconocimiento de todos los miembros de la asociación.

DISTRIBUCIÓN DE FUNCIONES

Todas las personas vinculadas a la organización deben tener claras las responsabilidadesque asumen dentro de la misma, o al asumir algunos cargos dentro de ésta.

Es muy importante que se establezcan reglas claras desde el inicio y que éstas seandifundidas en la asociación y comprendidas en su totalidad por cada uno de losmiembros de la misma, pues de su compromiso depende la adecuadaimplementación del sistema de control interno. En la distribución de funciones se


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debe tener en cuenta la conformación de equipos de trabajo eficientes, utilizandocorrectamente los conocimientos y habilidades de los integrantes del equipo.

RESPONSABILIDADES DE LOS AGENTES RELACIONADOS CON LA

ASOCIACIÓN

Adicionalmente a los cargos que, por exigencias legales, se deben crear, dependiendode la naturaleza del grupo asociativo, en esta sección se enuncian aquellos que serequieren en el sistema de control interno y se describen sus funciones principales;esta información puede servir de guía al elaborar o ajustar el organigrama de laasociación y al asignar funciones.A continuación se describirán, en términos generales, las responsabilidades o laboresde las que podrían estar encargados cada uno de los agentes que interactúan en ungrupo de productores ecológicos, así como los diferentes nombres que comúnmentese les da.

Cada asociación puede definir tanto los cargos como las responsabilidades de cada cargo de maneraespecífica, lo importante es asegurar que todas las funciones sean asignadas de tal manera que existael responsable de su cumplimiento.

Representante legalAdemás de las funciones que legalmente debe ejercer el representante legal de unaasociación, en el SCI éste es el responsable del manejo de la relación contractual conel organismo de certificación.

Administrador del SCITambién llamado responsable de la calidadLa persona que ocupa este cargo es la encargada de coordinar todas las operacionespara el adecuado funcionamiento del SCI y es, además, el representante de la empresafrente a la certificadora. Sus funciones son:• Describir los trabajos y responsabilidades de cada miembro de la asociación.• Participar democráticamente en la selección de los miembros del comité interno

de certificación.• Realizar la programación de las inspecciones internas y llevar control de dicha

programación.• Programar la capacitación y asesoría técnica y llevar un control de dicha programación.• Mantener actualizado el registro de los productores.• Realizar el proceso de selección del personal que forma parte del SCI.• Velar por el cumplimiento de la normatividad para la producción ecológica.• Asegurar el cumplimiento del reglamento interno.• Analizar los resultados de auditorías y asesorías.

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• Evaluar el funcionamiento del SCI.• Proponer acciones para mejorar el funcionamiento del SCI.• Apoyar el desarrollo de los documentos que hacen parte del SCI.• Mantener actualizados los documentos a su cargo.• Responder por el archivo de los documentos relacionados con el SCI.• Capacitar a los miembros del grupo en el manejo de los documentos que cada uno

tiene a su cargo.

Productores asociadosTambién llamados socios, asociados, agricultores, campesinos, etc.• Cumplir la totalidad de los parámetros que la administración y el comité interno de

certificación hayan definido como obligatorios.• Asistir a las reuniones convocadas por la administración.• Tomar las acciones necesarias para corregir las no conformidades que den lugar a

advertencias o sanciones temporales.• Velar por el cumplimiento de lo establecido en la carta de compromiso de cada

uno.• En caso de ser los representantes de una finca, asegurarse de que el personal que

trabaja para ellos, siga los principios de la producción ecológica y la reglamentacióndel SCI.

Miembros del Comité interno de certificaciónEl Comité es el órgano rector de la producción ecológica en la organización. Susfunciones son:• Decidir sobre las sanciones aplicables a los productores.• Analizar los resultados de las auditorias internas y decidir en caso de incumplimiento

y de acuerdo con el reglamento interno el tipo de sanción y las medidas correctivasu obligaciones

• Analizar y decidir las solicitudes de ingreso de nuevos productores, retiro deproductores y las novedades que se presenten con los mismos

• Presentar al organismo de certificación actas de las reuniones y evidencia de lasdecisiones tomadas en ejercicio de sus funciones

• Definir los procedimientos para la comunicación con el organismo de certificación.• Actualizar, informar y coordinar la implementación de los ajustes realizados a las

normas de producción ecológica bajo las cuales se rija la asociación.• Junto con el administrador, evaluar la competencias y gestionar el mejor desempeño

de los inspectores internos.• Tomar decisiones frente al manejo de la producción ecológica en la asociación.

Capacitadores y asistentes técnicos o promotores campesinos• Realizar capacitaciones periódicas a los productores, brindando asesoría y capacitación


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en temas como principios de la producción ecológica, principios de la certificaciónecológica, aspectos técnicos, aspectos de calidad, sistema de control interno,elaboración de documentos, estándares internos para la organización de la asociacióny los demás que se consideren necesarios.

• Junto con los productores, apoyar el desarrollo de los mapas de cada una de lasfincas de la asociación.

• Llevar el registro de los programas de capacitación implementados.• Brindar asistencia técnica a los productores.

Inspectores internosLos inspectores internos deben firmar un convenio con el Comité interno decertificación en el cual se hagan responsables de:

• Realizar las inspecciones periódicas a las fincas, evaluando a los productores de laasociación con base en las normas aprobadas por la asociación.

• Visitar los puntos de acopio, almacenamiento y compras para verificar que se estécumpliendo el reglamento del SCI.

En algunos casos, los inspectores internos pueden asumir varias de lasresponsabilidades aquí mencionadas; en otros, pueden realizar todas las laboresexpuestas, especialmente cuando la asociación es pequeña.

PLAN DE MANEJO Y PLAN DE

PRODUCCIÓNEl plan de manejo y el plan de producción son dos documentos básicos en elfuncionamiento del sistema de control interno; a lo largo de este capítulo se presentaránlos pasos que guiarán al grupo de productores en su elaboración.

DIAGNÓSTICO

Para la elaboración de un Plan de manejo y, posteriormente, de un Plan de producción,cada productor o proveedor debe partir de un reconocimiento en relación con loque hay en su predio y todo lo relacionado con esa unidad productiva, ya sea quecuente con producción de materia prima, que realice el procesamiento o que hagala comercialización.Esto es lo que conoce como diagnóstico y la información allí recopilada le permite al

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sistema de control interno de la organización identificar cómo entran los productoresen el programa de producción ecológica y, además, suministra información básicapara el mejoramiento continuo.Algunos de los aspectos que se deben incluir en un diagnóstico son los que se incluyenen la tabla No. 1. Es de anotar que esos temas se presentan en este documento amanera de referencia o ejemplo.

Tabla No. 1. Algunos componentes básicos del diagnósticoEn la finca En el procesamiento En la comercialización

Datos de la zona (ubicación geográfica, Ubicación geográfica. Ubicación geográfica del sitio principalcondiciones climáticas de la región), destinado a la comercialización.principales productos en la región.Descripción detallada del camino para Descripción detallada del camino para llegar Descripción detallada del camino parallegar a la finca. al sitio. llegar al sitio.Área total de la finca (en hectáreas). Área (metros cuadrados) que ocupa la planta. Área que ocupa (en metros cuadrados).Fuentes de agua. Disponibilidad de recursos agua, energía, Disponibilidad de recursos agua, energía.

terrenos destinados.Topografía. Maquinaria y equipo con que cuenta. Rutas y destino final del producto (tiempo,

distancia).Plano de la finca. Plano de la fábrica. Transporte utilizado (propio, alquilado),

capacidad.Tipos de cultivos o animales Tipos de productos que se transforman. Tipo de producto que se comercializa.Principales cultivos con los que cuenta Fuentes de los productos (de dónde se obtiene Fuentes de los productos (de dónde sela finca. la materia prima. obtiene la materia prima o la

transformada).Cultivos o animales que produce o Flujo del producto primario desde que llegaquiere producir como ecológicos. a la planta hasta la transformación finalHistoria de los lotes de la finca Ingredientes principales(lote, cultivo, área, edad, última utilizados para laaplicación de agroquímicos, Productos, transformacióncantidad, dosis). Si la principal producciónson los animales (especies, número deanimales, tipo de producción (engorde,leche, doble propósito, miel, carne, huevos),prácticas sanitarias, tipo de alimentación,tipo de manejo, pastoreo rotacional.Tecnología de producción agrícola: Volumen promedio (kilos, toneladas, litros /mes Volumen promedio detipo de semilla, fecha de siembra, de transformación del producto. comercialización/mescultivo anterior, rotación, preparación delterreno, abonamiento, correctivos, tipo deabono, procedencia, uso de riego.Prácticas de conservación de suelos, ma- Materiales utilizados para el empaque, tipo de Tipo de empaque en el que senejo de arvenses o plantas acompañantes, empaque. comercializa, presentación, capacidad.meses de cosecha, tipo de trazado.Métodos de cosecha Tipo de almacenamiento Si existe almacenamiento,

describirlo (características)Manejo poscosecha


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En la finca En el procesamiento En la comercializaciónOtros aspectos productivosCondiciones actuales (positivas y Condiciones actuales (positivas y negativas) Condiciones actuales (positivas ynegativas) de la producción de la transformación negativas) de la comercialización.Expectativas y retos del productor Expectativas y retos del productor/transformador Expectativas y retos del comercializador

Una vez que se conoce la situación actual, se pasa a describir con detalle los aspectosque se consideran de mayor importancia para los productores o proveedores y parala organización y se empiezan a elaborar el Plan de Manejo y el Plan de Producción,con la descripción de los procesos productivos.

DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS PRODUCTIVOS

Un proceso productivo ecológico, está conformado por las diferentes etapas o pasosque se requieren para lograr, en las condiciones óptimas deseadas, un producto (oproductos) agrícola(s) o pecuario(s), libre(s) de insumos de síntesis química,respetando el medio ambiente y aprovechando integralmente los recursos disponibles.Dependiendo del producto final, se determina el tipo de proceso; de esta forma, elproceso productivo será diferente si se vende el producto en estado fresco, si sevende transformado o si, además de producirlo y transformarlo, se comercializadirectamente. La asociación o el grupo de productores puede realizar uno o másprocesos productivos; por ejemplo, como se observa en la tabla No. 2 , el procesoproductivo inicial de producción de café es la obtención de café pergamino seco, elsiguiente es el proceso de transformación del producto en café tostado y empacado,y finalmente el proceso de comercialización; la asociación puede incluir uno o dosde estos procesos o los tres.

Tabla No. 2. Tipos de procesos productivosRenglón /sistema productivo ecológico

Producto Proceso de Producción primaria Proceso de transformación Proceso de comercializaciónCafé Café pergamino seco Café tostado y empacado Almacenamiento, distribución y

venta del productoCaña panelera Cultivo de caña panelera Panela, miel, alfandoque Centro de acopio, distribución y ventaMora Fruta en fresco Jugo de mora, mermelada Tienda, venta al detal.Búfalo Ganado bufalino en pie Kilos de carne despostada, refrigerada Almacenamiento, distribución y venta

(kilos de carne en pie) y empacada del producto

Cada proceso comprende una serie de actividades que se determinan medianteobservación y análisis de las condiciones bajo las cuales se realiza la actividad y queposteriormente, se ajustan con el seguimiento y el monitoreo.El desarrollo de un adecuado proceso productivo y el registro apropiado de lainformación son dos aspectos básicos para poder hacer el rastreo o la trazabilidad delos productos ecológicos, de tal manera que el consumidor final identifique suprocedencia y asegure su calidad ecológica.

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El estudio completo de un proceso productivo comprende: descripción de lasactividades, revisión de las mismas, riesgos a los cuales se enfrentan los productoresy la organización y tareas que se deben adelantar para obtener finalmente el productoecológico esperado. A continuación se presentan los aspectos más importantes quese deben tener en cuenta en la descripción de los procesos productivos.La descripción de los procesos productivos es el punto de partida que indica cómose encuentra la empresa, qué se hace en ella, con qué insumos cuenta, cómo es ladinámica y qué se tiene para un trabajo armonizado.Se busca identificar las fases más importantes que tiene la producción ecológica parala obtención de un producto; es por tanto, el reflejo de la situación actual. Puede serrepresentado con figuras, cuadros, dibujos, entre otros, que sea fácil, práctico y aplicablepara el manejo en el grupo de productores. Hay diferentes herramientas para lograr ladescripción apropiada del sistema productivo; el más utilizado actualmente se denominadiagrama de flujo y se explica en el gráfico 1.

Gráfico No. 1. Diagrama de flujo

El diagrama de flujo se ha convertido en la herramienta más utilizada en la mayoríade las empresas asociativas y grupos de pequeños productores para describir unproceso productivo, por varias razones:• Es una herramienta muy útil para planificar, ya que da a conocer fácilmente la

composición de un proceso productivo; el diagrama es lineal y, por tanto, se observala secuencia lógica de cada una de las etapas.

• Permite comprender mejor cada etapa del proceso y las condiciones de calidad delos productos; al contar con un resumen gráfico del proceso productivo se reconocefácilmente dónde el proceso está bien conducido o dónde es importante considerar

N

S

Inicio Fin


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una mejora.• Es un instrumento de diagnóstico, posible de verificar y constituye el primer paso

para el ordenamiento del sistema productivo de la empresa.Por ser el diagrama de flujo una de las herramientas más completas y útiles, seanexa una explicación más detallada para su construcción (ver anexo 2).La elección de la herramienta (diagrama de flujo, dibujos o el relato de las actividades)es una decisión que debe ser tomada por la administración del sistema de controlinterno, en concertación con los productores, basados en lo que consideren másadecuado, práctico y fácil de comprender para todos los miembros de la organización.Del trabajo realizado en la descripción de los procesos productivos depende el éxitode los pasos siguientes, de tal manera que debe ser claro y lo más completo posible.

VALORACIÓN DE RIESGOS PARA LA PRODUCCIÓN ECOLÓGICA

Antes de elaborar los planes de manejo y de producción es necesario valorar losriesgos que la administración del sistema de control interno y los productores adscritosconsideran importantes para tener en cuenta. Pero, ¿qué es un riesgo?.Hay riesgos internos, que son aquellos que dependen directamente de la intervencióndel ser humano, y riesgos externos, que dependen de otros factores difíciles deevitar, pero cuyos efectos se pueden mitigar.Por ejemplo, en una zona donde hay cultivos semestrales como las hortalizas losfactores climáticos pueden favorecer la presencia de una situación que puedeconvertirse en una “situación problema”, como es el fuerte invierno. Para estacircunstancia el tipo de riesgo que se puede presentar es externo, puesto que dependede factores que no pueden controlarse fácilmente; uno de los riesgos sería que loscultivos no se desarrollen adecuadamente o incluso que se presente pérdida total delos cultivos por el invierno excesivo.Lo anterior corresponde a riesgos en cualquier tipo de producción agropecuaria, ¿Cómose puede reconocer un riesgo en la producción ecológica?Un riesgo, en este caso, es la posibilidad de no cumplir con la obtención del productocon calidad ecológica. Lo anterior sugiere que existen múltiples posibilidades de nolograr el objetivo de obtener un producto ecológico. En los procesos de producción,transformación y comercialización de ecológicos se debe minimizar la posibilidadde riesgos de tipo ambiental (recursos naturales), técnico (tecnológicos, deproducción) y humano (administrativo y de manejo) aplicando la normatividad parapoder obtener la certificación ecológica y asegurar su sostenimiento a través del tiempo.Cuando se habla de valorar los riesgos en la producción ecológica; se trata del análisisdetallado etapa por etapa, en cada nivel del proceso productivo ecológico, identificandolas dificultades que se pueden presentar y que pueden impedir que se obtenga unproducto con la calidad esperada.Una vez reconocidos los pasos para la descripción del proceso productivo, laadministración del sistema de control interno y los productores, deben definir, de

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manera concertada, dónde se pueden presentar los mayores riesgos que interfierenactualmente la obtención del producto o que puedan ocasionar una dificultad en elfuturo para la calidad ecológica del mismo.A continuación se dan a conocer algunas de las situaciones y riesgos que se puedenpresentar en la producción ecológica; sin embargo, es importante anotar queúnicamente son ejemplos que se pueden usar como referentes, pero que de acuerdocon las regiones, la capacitación, los procesos productivos y los productores, estosriesgos pueden variarLos tipos de riesgo que se describen en las tablas No. 3 y No. 4 son ocasionados porel uso o manejo inapropiado de los recursos, por componente o por área, y portanto, se dan a conocer como una propuesta para concentrar e identificar los posiblesriesgos que pueden presentarse en la producción ecológica. En cada etapa quecompone un proceso productivo, puede haber desde un factor hasta múltiples factoresque ocasionan riesgos. Identificar, reconocer y asumir los riesgos que se puedenpresentar permiten controlarlos, disminuir su presencia o prevenir por completo suincidencia en el producto ecológico.

7 Universidad de las Américas PueblaAnálisis de riesgo Dr.Jorge A. DuránE. Escuela de Negocios Méxiconoviembre de 2000(en linea) En .www.udlap.mx/~jduran/slides/cp552/Riesgo.ppt- (visitado octubre2004).

8 Corporación Autónoma Regional deCaldas. Notas del evento decontrol interno dirigido afuncionarios y consultores: análisisde riesgos. Manizales, julio, 2003.

Tabla No. 3. Ejemplos de riesgos naturalesComponentes Situación/ problema Riesgos

Áreas /recursos Clima Invierno extremo Inundaciones,-pérdida de cosecha

Excesivo verano Desequilibrio nutricional, merma de la producciónHeladas Pérdida de la cosecha

Suelo Susceptibilidad a la erosión Pérdida porcentual /mes de materia orgánicaUso y manejo inadecuado Reducción en la profundidad de los suelos.

Baja fertilidad de los suelos.Rendimiento menor cada año

Aire Exposición al viento Volteo de cultivos, pérdida de los mismosContaminación del aire Baja calidad de aire para la población de la región.

Agua Escasez por estacionalidad Insuficiente ad de agua para uso agrícola, pecuarioy doméstico.

Uso y manejo inadecuado Contaminación por el riego en predio vecino Inhabilidad para el uso del agua en la producción.

Flora(entendida como especies Presencia de enfermedades Afectación del cultivo por enfermedades,-pérdidasilvestres y cultivos agrícolas) porcentual del cultivo.

Producción paralela Contaminación de los cultivos ecológicosSemillas inapropiadas Baja calidad de germinación en campoDeficiente calidad y cantidad en los abonos Baja productividad en la cosechaorgánicos

Aumento en los costos de producciónFauna (entendida como especies Disminución de diversidad en especies silvestres Extinción de especies en la regiónsilvestres y domésticas) Inadecuada selección de especies para la Baja producción por ciclo

producciónPresencia de enfermedades Baja producción por ciclo o pérdida total de la

producción.


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La valoración de los riesgos debe ser construida con la participación directa de losproductores y coordinada por el administrador del sistema de control interno.La herramienta fundamental para identificar los riesgos es describir el procesoproductivo (descrito en el punto 5.2) y compararlo con la normativa vigente de laproducción ecológica (resolución 00074/2002).

Tabla No. 4. Ejemplos de riesgos Antrópicos10Componentes Situación/ problema Riesgos

Áreas /recursos Manipulación del producto Contaminación cruzada por manipulación Ineficiencia en el empaque – Baja o nula calidad

inadecuada por parte del operario del producto final como producto ecológicoNo uso de indumentaria apropiada y equipo de Alergia por inhalación - Disminución en la actividadprotección laboralInsuficiente personal Bajas en la producciónPoca capacitación en los diferentes temas de Problemas en la trazabilidad del producto,producción ecológica dificultades para asegurar la sostenibilidad del

producto como ecológico.Dificultades para lograr el bienestar de la Mermas en calidad y cantidad del producto,-familia en las labores de producción dificultades en el mantenimiento de la producción

Almacenamiento Infraestructura Inadecuada Afectación en la calidad del productoIncumplimiento de normas de acuerdo con los Baja calidad del producto, bajos preciosrequerimientos del producto Pérdidas poscosecha

Pérdida de la competitividad en el mercadoTransformación Equipos de baja calidad Alteración en la presentación final del producto,

disminución de la demanda.Exceso de aditivos no permitidos Alteración de la calidad ecológica,problemas para la

certificación (retraso para otorgarla o retiro delprograma)

Etiquetado y empaque Poca resistencia en el empaque, baja calidad Rechazo del producto por el consumidordel empaque

Transporte Inadecuado transporte Pérdidas en el productoContabilidad y manejo El agricultor no documenta la información Imposibilidad para conocer lo que se quiereadministrativo básica del producto y de la finca en general mejorar en producción.– No se logra la medición de

avances. No hay evidencias suficientes de la laboren producción ecológica para inspectores internosy el organismo certificador.Problema para la certificación o el mantenimientode la misma

Económicos Tipo de tenencia: arrendamiento sólo por ciclos No inversión de recursos (tiempo, dinero), para elde cultivo. mejoramiento en la fertilidad de los suelos

Dificultad en la consecución de créditos - bajaproductividad y eficiencia - no es posible mantenerla certificación del producto.

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Herramienta para la valoración de riesgoHay diferentes estrategias para ajustar y hacer aplicable la identificación de riesgos;una de ellas es valorar los riesgos cualificándolos por su impacto en diferentes niveles:alto, medio y bajo. A esta clasificación es posible adicionar un elemento de fácilidentificación, como es, el asignar a cada riesgo un color, utilizando los colores delsemáforo (rojo, verde y amarillo), donde rojo es alto riesgo, amarillo es medio yverde es bajo riesgo. Esta herramienta es la que se considera de fácil aplicación parael trabajo del Sistema de Control Interno, sin embargo, el grupo de productores podráutilizar otra herramienta, lo importante es que sea de fácil manejo y conduzca a laclasificación adecuada de los riesgos.Como se observó en las tablas de ejemplos de riesgos, en cada área, tema ocomponente se pueden presentar uno o más riesgos y cada uno de ellos con diferentesgrados de impacto, por lo que es necesario cualificar. A continuación se muestra unejemplo de esta cualificación o clasificación.En la tabla No. 5, el factor relacionado es el suelo. Se usa la herramienta del semáforopara calificar los riesgos: se presentan 4 riesgos basados en dos situaciones problemas.El color asignado a cada riesgo, depende de la importancia que para la organizaciónrepresenta ese riesgo en relación con la producción ecológica, y sobre la base de lasexigencias de la normativa, los principios de la producción ecológica y de lascaracterísticas agroecológicas con que cuenta el grupo de productores .

Tabla No. 5. Matríz de clasificación de riesgosRiesgo 1. Daño en la estructura 2. Alteración en la 3. Pérdida de materia 4. Pérdida porcentual

Situación /problema del suelo composición del suelo orgánica de los lotes de la fertilidad del suelopara próximas cosechas

Labranza tradicional, con ROJO ROJO ROJOtractor y arado de discoContaminación de suelosde la finca por aguas vecinascon plaguicidas (endosulfan) VERDE ROJO AMARILLO ROJO

La clasificación por color permite identificar cuáles riesgos se deben atender conmayor rapidez y eficacia, ya sea para prevenirlos o para disminuir su impacto en laproducción.Es importante que esta clasificación se realice con la participación activa de losintegrantes de la organización (productores, inspectores, comité interno decertificación, administrador del sistema de control interno (SCI)).Aquellos riesgos clasificados bajo el color rojo, requerirán mayor atención y muyseguramente medidas urgentes para mitigarlos, controlarlos y/o prevenirlos y, portanto, deberán ser atendidos con prontitud. Los riesgos con el color amarillo, son unllamado de alerta para que se les atienda oportunamente para que no se conviertanen rojos, mientras que un riesgo de color verde es el considerado de menor gravedad,es decir, que aunque no necesariamente representa un problema directo para elsistema productivo puede ocasionar dificultades.


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Una vez identificados los riesgos en la producción ecológica, valorados y definidosmediante la herramienta ya explicada (u otra que desee utilizar la asociación), seconsigue priorizar los riesgos para ser atendidos de acuerdo con la necesidad de laempresa. Esta fase es muy importante porque el análisis de los riesgos se convierteen un insumo básico para continuar elaborando el Plan de manejo.

PLAN DE MANEJO O PLAN DE CONVERSIÓN

Un Plan de manejo o un Plan de conversión es el conjunto de medidas que setoman para corregir o prevenir la presencia o la ocurrencia de riesgos; por eso, unavez identificados y valorados, e iniciada la elaboración del Plan de manejo, se definenlas acciones que permitan corregir, disminuir o controlar el riesgo o prevenir lapresentación del mismo, de tal manera que se logre implementar adecuadamentela producción ecológica. La reglamentación nacional establece períodos de conversión(artículos 8, 12, 20, 22, 30, 32 y 49 de la resolución 00074/2002. Estas normas,describen el tiempo y el alcance del período de transición.Para el desarrollo del plan de manejo es fundamental que los productores conozcana fondo las normas para la producción ecológica, ellas son la base para su definición.

El Plan de manejo tiene varios objetivos:

• Es una herramienta fundamental en la producción ecológica para hacer el seguimiento al procesoproductivo,

• Permite la obtención de una calidad ecológica uniforme de los productos (características organolépticas,sensoriales), productivas (prácticas comunes en cada predio) y comerciales similares que asegurensu venta y permanencia en el mercado, en especial que identifiquen el grupo de productores paraganar posición en el mercado.

• Es un apoyo al sistema de control interno (SCI)

La elaboración se puede iniciar de forma individual, generando un plan por cadafinca, con la información preliminar de los procesos productivos y los riesgosencontrados por predio. El Administrador del sistema de control interno, con el apoyode los asesores y productores, deberá desarrollar con la suma de los planes individualesun documento general de la empresa que recoja los aspectos más importantes yconcentre las medidas que se deben realizar para que los riesgos se corrijan o seprevengan por la organización.

Los riesgos son problemas (actuales o potenciales) identificados durante la valoración de riesgos y elPlan de manejo pretende solucionar o prevenir estos problemas.

La implementación de las acciones correctivas que caracterizan el Plan de manejohace de éste una herramienta fundamental para que el sistema de control interno déa conocer a la certificadora el avance en el logro de los objetivos mediante elcumplimiento de la normatividad vigente, ya sea para obtener la certificación ecológicade los productos o para mantenerla.

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Al elaborar el Plan de manejo hay que realizar dos actividades previas y secuenciales:actividad 1. seleccionar los elementos de control de acuerdo a los riesgos identificadosy actividad 2. asignar responsables, tiempo y recursos necesarios para el cumplimientode los compromisos.A continuación se desarrollan estas actividades para la elaboración del Plan de manejo.Los casos que se dan como ejemplo se refieren a posibles situaciones y riesgos paramitigar, controlar o prevenir y dependerán de cada caso, teniendo en cuenta lascondiciones ambientales, culturales y económicas de los productores y de suorganización.

AAAAACTIVICTIVICTIVICTIVICTIVIDDDDDAD 1. AD 1. AD 1. AD 1. AD 1. A cada riesgo identificado se le asignan actividades o estrategias decontrol que se deben implementar. Inicialmente, se priorizan para corregir o prevenirlos riesgos con nivel alto y que, con la herramienta de clasificación ya mencionada,se les asigna el color rojo, de igual forma las actividades que se deben aplicar paracorregir este tipo de riesgo; posteriormente se asumen los riesgos que se considerende mediana gravedad (color amarillo) con sus correspondientes medidas de control(elementos de control) y por último aquellos riesgos que manifiesten para laorganización baja gravedad(color verde) y por cuanto los elementos de control nodemanden tiempo y prioridad de recursos como con los otros tipos de riesgos.

Tabla No.6. Actividad 1Riesgo Elementos de control1. Daño en la estructura del suelo En las áreas o lotes afectados Dejar las áreas críticas en descanso, permitiendo el crecimiento de

arvenses• Hacer análisis de laboratorio para determinar la calidad fisicoquímica del suelo y adoptar las

medidas de control correspondientes.• Incorporar materia orgánica de acuerdo con lo encontrado en los análisis y con base en

recomendaciones del asistente técnico.• Realizar siembras en el terreno cuando se haya definido la especie de menor impacto por

labranza y peso y más adaptable a la zona.• Realizar prácticas culturales como labranza mínima o nula.

Alteración en la composición • Hacer análisis completo de suelo en los lotes de frecuente uso para cultivos.del suelo • Hacer análisis bacteriológico y toxicológico específico a insecticidas, para el agua de los predios

vecinos que recorren la finca.• Incorporar materia orgánica en lotes críticos• Aplicar correctivos y acondicionadores del suelo permitidos.• Definir áreas en descanso, para que crezcan arvenses nativas.• Sembrar especies apropiadas para la región.• Sembrar leguminosas protegiendo el cultivo, mejorando la fijación de nitrógeno.

Pérdida de materia orgánica de • Sembrar barreras vivas en los límites de la finca.los suelos • Sembrar barreras rompevientos en los lotes.

• Incorporar leguminosas rastreras.• Implementar en lotes críticos sistemas de agricultura de sol y malezas.• Incorporar abono verde• Hacer labranza mínima o nula


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Actividad 2. Actividad 2. Actividad 2. Actividad 2. Actividad 2. A cada riesgo ya identificado y priorizado y definidos sus elementos decontrol, se le asigna a cada elemento una persona responsable, el tiempo que requerirá,el porcentaje de avance del cumplimiento de la acción por mes o por trimestre. Sepueden adicionar en esta tabla las columnas que se requieran para incluir los recursosnecesarios en cada acción preventiva o correctiva.Un ejemplo de formato es el que se muestra en la tabla No. 7

Tabla No.7. Actividad 2Riesgo: Daño en la estructura del suelo FirmaElemento de control Responsable Tiempo para cada acción % avance mensualo acción correctiva o trimestral

Mes inicio Duración- Dejar las áreas críticas Propietario finca Marzo-04 1 año (se revisa mensualmente

en descanso para que y se adicionaque crezcan arvenses. el porcentaje de avance)

- Realizar análisis de Inspectores internos y Marzo-04 2 días Cuando se recibalaboratorio para asistente técnico para las análisis concertardeterminar la calidad fincas más afectadas accionesfisicoquímica del suelo

- Incorporar de materia Trabajadores y propietario Abril-04 inicio Mensual por 6 Valoración por análisis aorgánica de acuerdo meses los 6 mesescon lo encontrado en losanálisis

- Realizar siembras en el Trabajadores y operador Abril-mayo régimen 1 mes Verificación por elterreno una vez se haya orientados por el de lluvias asistente técnico deldefinido la especie de propietario sistema de controlmenor impacto por interno, del Coordinadorlabranza y peso y más de campo en compañíaadaptable a la zona. del propietario

- Realizar labranza Los propietarios de la Todas las épocas 1 año Verificación mensual pormínima o nula. fincas adheridas al de siembra los inspectores y

programa e identificadas comité interno –con el riesgo seguimiento

Es importante aclarar que el diseño de los formatos y de las tablas es responsabilidadde cada grupo de productores y de la administración del sistema de control interno,y que el mismo dependerá de sus necesidades.Un Plan de manejo debe abordarse paso por paso y ajustándose a la realidad de laorganización. En una organización de pequeños productores se debe elaborar unPlan de manejo para cada finca y un Plan de manejo general de la empresa, dondelos elementos de control seleccionados correspondan a metas alcanzables en eltiempo estimado.Se debe evaluar el Plan de manejo por lo menos cada año para verificar si cumplierono no los elementos de control propuestos; la organización determinará de acuerdocon la situación encontrada, los cambios que se deben realizar, si se debe ajustar elPlan o si debe hacer la revisión total del mismo.

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Es importante recordar que el SCI debe contar con un plan de manejo general para obtener y mantenerlos productos ecológicos, alimentado por los planes de manejo de cada finca.

Cuando se han identificado los riesgos y sus medidas de corrección y prevención, sedebe procurar definir claramente las fechas del inicio de la corrección o de laprevención, el tiempo de duración, los recursos que se requieren y los responsables(que pueden ser el administrador del sistema de control interno, los capacitadores,los operarios o los productores directamente).

PLAN DE PRODUCCIÓN

Es un documento que contiene básicamente la producción que se estima por año opor ciclo, pero debe contar, además, con la descripción de los aspectos que se requierenpara obtener esa producción en cuanto a los insumos, la materia prima y las actividadesque se necesitan para lograr las metas esperadas.El artículo 33 de la resolución 00074/02 refiere la importancia del Plan de producciónpara asegurar el manejo apropiado de las áreas que se van a certificar o elmantenimiento de las áreas certificadas. En el caso de grupos de productores, elliteral d del artículo 50 relaciona las prácticas productivas. Al igual que en el Plan demanejo, se deben elaborar planes de producción por cada finca y un Plan deproducción general de la empresa o asociación.Contar con un Plan de producción permite que:• Las expectativas de la producción se conviertan en una meta a alcanzar. Los planes

de producción son un referente para comparar lo que se espera del producto y loque se obtiene realmente cada año, conduciendo al productor y al sistema decontrol interno al conocimiento real de lo que puede ofrecer la asociación entérminos de volumen para el mercado. De esta manera, pueden tomarse decisionespara próximos años (si un productor no conoce cuánto puede producir, difícilmentepuede ofrecer un volumen del producto para su comercio en un tiempodeterminado).

• El asociado conozca su producción para programar su trabajo y asegurar que laproducción estimada se acerque cada vez más a la producción real.

• Se ofrezca información valiosa al administrador del sistema de control interno yque él cuente con los datos sobre la producción por unidad productiva para ofrecerun volumen importante para comercializar, además de definir la mejor época parasu oferta.

• La organización se retroalimente con la información económica para planificar laspróximas siembras y ajustar, con base en la realidad, las futuras producciones.

Un plan se producción se puede elaborar por ciclos de cosecha, por meses y poraños, dependiendo del tipo de cultivo o de la especie animal. Aunque un plan deproducción se caracteriza con base en una valoración cuantitativa (que casi siemprecorresponde a la información de toneladas/año que se van a producir en el(los)lote(s), kilos de carne/ha/año, litros de leche/vaca/año), además del consolidado,


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siempre se debe relacionar en el plan de producción toda la información (en cuadroso tablas) que permita sustentar, desde el punto de vista técnico, esa producción. Portanto, se debe tener en cuenta la descripción y cuantificación de:• Áreas disponibles (en hectáreas)• Plan de siembras por lotes• Numero de plántulas, árboles o número de animales• Rotación de los cultivos o de los animales (según sea el caso)• Sistema de seguimiento a la producción para que la producción real se acerque a la

producción estimada• Insumos que se van a utilizar o utilizados• Fechas estimadas de cosechas o producción de animales• Producción estimada por ciclo o por añoAl comparar ciclo por ciclo o año tras año el plan de producción del ciclo anterior conla producción real obtenida, la primera se convierte en una base o insumo fundamentalpara la elaboración y estimación de la producción de los próximos años y facilita elajuste permanente de las capacidades productivas reales de cada predio. La sumatoriade los resultados en los planes de producción por finca define las capacidades deoferta en volumen de producción que tiene la organización en el mercado y, portanto, es el insumo para el plan de producción general.

REGISTROSEl funcionamiento de cada uno de los elementos que componen el sistema decontrol interno no es posible si cada uno de ellos no se documenta suficientemente;es decir, debe existir la evidencia del manejo apropiado de la producción, y esto seobtiene con la combinación del trabajo de campo adecuado y la anotaciónpermanente de lo que se hizo, se hace y se va a hacer para lograr que el sistemaproductivo sea reconocido por terceros como ecológico.El uso adecuado de los registros es una herramienta fundamental para que existatrazabilidad de un producto o de los productos de la organización.

FIGURA No. 2. REGISTROS Y PRODUCCIÓN ECOLÓGICA

Escriba loque hace

Hágalo comoestá escrito Demuéstrelo Producción ecológica

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Los registros son, entonces, la evidencia escrita de las actividades que comprendenel proceso productivo y deben ser diseñados por cada grupo de productores de acuerdocon sus propias necesidades de información; lo importante es asegurar que los registrossean suficientes y fáciles de entender y aplicar y que permitan obtener datos útilespara el mejoramiento del proceso productivo.Cada empresa debe diseñar sus propios registros para recoger información valiosa yque sean lo suficientemente ágiles, fácilmente aplicables e interpretables, tanto parael desarrollo de las actividades diarias como para el análisis de los datos por parte dela inspección interna y la inspección externa de la certificadora.

REGISTROS DE PRODUCCIÓN

Los registros de producción son aquellos que proporcionan información de los procesosproductivos. Estos registros tienen varios objetivos: permiten controlar que lasactividades se están realizando de manera adecuada y cómo han sido planeadas:demostrar a terceras personas la correcta ejecución de las labores, y disponer dedatos reales de la producción, lo que facilita la toma de decisiones.Algunos ejemplos de registros para la producción ecológica se presentan en el Anexo3. Se incluyen ejemplos de formatos para consignar las épocas de floración yproducción de cultivos como el café, formato de producción por lotes, la descripciónmediante tablas de las tareas que se realizan para lograr la conversión de la producción,el inventario de los insumos que se utilizan en cada fase de la producción, semillas,abonos, entre otros. Los registros pueden diseñarse para su aplicación por días,semanas o mes, por actividad o labor, por lotes, por insumos o por cualquiera otraclasificación que sea pertinente para la organización. En el diseño de los formatos sedebe procurar, en todo caso, que la información se pueda recolectar y analizar confacilidad.

REGISTROS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Es importante que las actividades de control que se desarrollan en el SCI seanregistradas; los datos que en ellas se generan proporcionan información valiosa parala planeación y la administración del sistema. Los registros de datos de las inspeccionesinternas y las capacitaciones, por ejemplo, dan soporte al sistema y proporcionanevidencia objetiva al organismo certificador sobre la realización de las actividades.Las actividades de control del SCI y sus registros asociados se describen en los capítulossiguientes.

REGISTROS DE COMPRAS

Una de las debilidades encontradas con frecuencia en la producción ecológica es lapoca atención que se presta al proceso de compras dentro de la unidad productiva.La producción ecológica casi siempre se relaciona con autosuficiencia; sin embargo,en algunas ocasiones las unidades productivas necesitan de insumos o bioinsumos


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externos. Para que la producción mantenga su condición ecológica es indispensablecontrolar los materiales comprados.Los productores deben tener un sistema de compras definido para asegurar que nose estén empleando materiales restringidos o prohibidos por los reglamentos. Deberánestar en capacidad de demostrar el origen y la composición de todos los materialescomprados, su naturaleza, cantidad y utilización. En el mercado se encuentran diversosinsumos, pero es relevante verificar que cuenten con el registro del Instituto ColombianoAgropecuario ICA como bioinsumo y que sean idóneos para la producción ecológicateniendo en cuenta la lista de los insumos permitidos en la resolución 00074/2002.Cuando se compra material biológico, como semillas y plántulas se deben seguir lasespecificaciones de la reglamentación. Lo anterior también se requiere para todos losmateriales comprados en los sistemas de producción pecuaria.

REGISTROS CONTABLES

De igual manera que los productores deben contar registro de compras, es necesarioque cuenten con un sistema de registros contables. Para tales efectos, se debenconservar las facturas o cualquier registro que las reemplace que tenga validez legal ysea reconocido en un sistema contable. De esta manera se busca poder rastreartodas las transacciones adaptadas al negocio que provean información completa delas entradas, de los materiales en proceso (cuando sea el caso) y los productosfinales, para poder establecer de manera precisa la conciliación periódica entre laentrada y salida de materiales y el inventario actual de éstos.

CONTROL DE ETIQUETAS

Uno de los factores críticos en la producción de ecológicos es el de la etiqueta delproducto final y lo es porque en el caso de los productos certificados ecológicos o enconversión, los entes certificadores son quienes otorgan el derecho a usar el selloque los identifica como tales y defines las condiciones de uso.El Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, mediante la Resolución 0148 de 2004ha creado el Sello Único Nacional de Alimento Ecológico, que será otorgado a todoslos productos alimenticios certificados, por un organismo debidamente acreditadoante la Superintendencia de Industria y Comercio. Una vez se cumpla este proceso,el productor debe enviar una carta al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Ruralpidiendo que se otorgue el sello, anexando el certificado por parte del ente certificador.Con este sello único nacional se busca facilitar el manejo de las etiquetas y ayudar alconsumidor a identificar los productos ecológicos.

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MANEJO DE RIESGOS PARA LA

ADMINISTRACIÓN DEL SCICada situación cotidiana en la empresa asociativa posee un riesgo, en cada una desus etapas o de sus fases; la determinación del riesgo, la valoración de éste y suadecuado manejo en la administración del SCI mejoran la efectividad del trabajo delos productores y de las personas encargadas de asegurar el cumplimiento de lanorma, especialmente en el inicio del programa.La presencia de obstáculos durante el montaje y la administración del SCI es inevitable;inconvenientes como los costos que implica el mantenimiento del sistema puedenprevenirse y manejarse si se realiza una adecuada valoración previa y se establecenlas acciones necesarias. Es importante, entonces, considerar los riesgos relacionadoscon la administración del SCI y darles un manejo adecuado.La metodología sugerida para esta valoración sigue los mismos parámetros establecidospara la valoración de los riesgos en la producción ecológica, y se sugiere que serealice de la misma manera. Esta metodología adaptada para la administración delSCI y algunos ejemplos de riegos se encuentran detallados en el Anexo 4.Es importante reconocer que los riesgos cambian en la medida en que avanza elgrupo de productores en el programa de certificación y, por tanto, se deben valorarcontinuamente y buscar prevenir o disminuir la frecuencia de presentación. Lavaloración de los riesgos y las acciones para prevenirlos, manejarlos o controlarlospermite mejorar continuamente el grupo de productores.


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PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y

ASESORÍAS TÉCNICAS

La administración del grupo de productores debe asegurarse de que los miembros del mismo y losinspectores internos estén capacitados y sean competentes para realizar las labores que exige laproducción ecológica mediante un programa de capacitación continuo y permanente con el cual sepueda garantizar el buen desempeño y el cumplimiento de los objetivos de la producción ecológica.

Sin embargo, no basta con que los productores reciban capacitación y entrenamiento,es indispensable que pongan en práctica lo aprendido; para lo que es importantehacer el acompañamiento y seguimiento a la implementación de las nuevas prácticas.En cualquier caso, el programa de capacitación y entrenamiento asegurará elmejoramiento continuo y la apropiación de los principios de la producción ecológica.La administración deberá velar por las necesidades del grupo de productores eidentificará los vacíos que tengan para poder capacitarlos en esos temas y verificar laeficiencia de la capacitación ofrecida. Un programa de capacitación eficiente debeser planeado con base en las necesidades detectadas, de lo contrario se puede perdertiempo y dinero en capacitaciones innecesarias.Si dentro de la organización existen grupos de personas con diferentes características,es necesario formular programas de capacitación específicos para cada uno de losgrupos de acuerdo con sus necesidades y habilidades. La planificación y la ejecuciónde los diferentes programas deben tener en cuenta la metodología que se va a utilizary los contenidos que van a ser tratados, dependiendo de las necesidades y condicionesdel grupo al que van dirigidos, para facilitar la apropiación de los conceptos y potenciarlos resultados. Por ejemplo, los temas tratados y la metodología utilizada para ungrupo de trabajadores en manejo de riego, deben ser diferentes a los de unacapacitación dirigida a los propietarios de las fincas en el mismo tema. Si se habla ellenguaje adecuado para el grupo y se transmiten los conceptos que van a ser útilespara los capacitados, se logrará que cada una de las personas se involucre con lostemas tratados y se obtendrán los resultados esperados.Las metodologías de capacitación más exitosas son aquellas que cuentan con uncomponente práctico y vivencial. Los productores agropecuarios, por la naturaleza desu trabajo cotidiano, tienden a retener más fácilmente los conceptos que han puestoen práctica y recuerdan mejor la información cuando la observan y la aplican. Durantelas capacitaciones es importante presentar conceptos de forma sencilla y evaluarconstantemente el nivel de comprensión. En algunos casos, según la complejidad delos conceptos y el nivel educativo de los asociados, puede ser necesario repetir lacapacitación o reforzarla.Cuando los grupos de productores son muy grandes o cuando es difícil eldesplazamiento a los lugares de la capacitación, resulta conveniente que los

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conocimientos se transmitan de unos a otros productores. En estos casos, el grupocapacitado inicialmente se responsabiliza de transmitir la información a sus vecinos oa un grupo preestablecido. Esta metodología resulta muy efectiva si la apropiación deconceptos es la adecuada desde el principio. En estos casos se debe tener cuidadocon la información que se transmite, asegurándose de que sea la misma a lo largo detoda la cadena de comunicación.Algunas asociaciones complementan el programa básico de capacitación conprogramas paralelos que facilitan, refuerzan y evalúan la apropiación de los conceptos.Algunas de estas actividades adicionales pueden ser visitas a las unidades productivaspara reforzar y verificar que se hayan aprendido los conceptos o para brindar asesoríatécnica individualizada, y programas de incentivos no económicos comoreconocimiento a los logros obtenidos, entre otros.Las personas responsables de las capacitaciones y de sus programas paralelos debencontar con conocimientos relacionados con los temas tratados, utilizar metodologíaspedagógicas y generar credibilidad, para obtener los mejores resultados. Lascapacitaciones pueden ser realizadas por personas externas o por miembros de laasociación, quienes, de acuerdo con sus capacidades o habilidades, estén en capacidadde enseñar ciertos temas.Un programa de capacitación debería contemplar, por lo menos, los siguientes temas:• Un componente de sensibilización.• Capacitación sobre aspectos técnicos de la producción ecológica: interpretación de

la norma de producción ecológica, principios y prácticas de la producción ecológica,bases fundamentales de la calidad e inocuidad del alimento.

• Capacitación sobre certificación ecológica.• Capacitación sobre la administración del SCI: sistema de control interno, técnicas

de inspección, etc.• Capacitación para el cumplimiento del reglamento interno de la asociación.• Capacitación sobre el manejo de la documentación.La descripción detallada de cada uno de estos componentes se presenta en el Anexo5, en el que se indican los puntos que se deben tener en cuenta en cada uno deellos.La planeación, elaboración y divulgación del programa de capacitación debería incluir,por lo menos, los siguientes elementos: titulo de la capacitación, fecha o período enque se realizarán, temas que se trataran, docentes encargados, grupo objetivo (haciaquien va dirigida la capacitación), lugar, hora y recursos necesarios. A manera deejemplo, se muestra en el Anexo 6 una parte de un programa de capacitación.Como mecanismo de control y verificación de los programas de enseñanza, se deberecolectar y conservar la información generada en las capacitaciones y en los programascomplementarios para hacer seguimiento a su funcionamiento. Los registros deasistencia a las capacitaciones se deben conservar en formatos elaborados para talfin, que deberían contener, por lo menos, la siguiente información: los nombres delos asistentes, la fecha de ejecución, las firmas de los asistentes, el tema tratado, laintensidad horaria y el nombre de la persona que dictó la capacitación.


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Un aspecto que generalmente se olvida al planear o ejecutar un programa decapacitación es la organización de las actividades. Es importante contar con un lugaradecuado (cómodo, iluminado y ventilado) y disponer de material y herramientasnecesarias que faciliten la capacitación (por ejemplo, carteleras, folletos, marcadores,hojas de papel, suficientes lápices, entre otros). Estos aspectos pueden parecer pocoimportantes, pero influyen de manera positiva en la obtención de los resultadosesperados.Por último, es importante anotar que en el programa de capacitación, así como en elresto de actividades desarrolladas por el sistema de control interno, se deben respetarlas costumbres y tradiciones de la comunidad, que utilizadas de forma adecuadapueden convertirse en un elemento en favor del cumplimiento de los objetivos.

ASESORÍAS TÉCNICAS

Se recomienda planificar y ejecutar un programa de asesorías técnicas especializadas,si la asociación así lo requiere. De la misma forma que el programa de capacitación,es necesario que las asesorías sean realizadas por personas capacitadas para tal fin.Las asesorías técnicas buscan ayudar a los miembros del grupo asociativo a establecery mantener los principios de la producción ecológica en cada una de las unidadesproductivas, ajustándose a las necesidades particulares de los productores y de laasociación.Los asesores técnicos o promotores rurales deben visitar frecuentemente la totalidadde las fincas y dar recomendaciones a los productores, con base en criterios técnicosobjetivos, para guiarlos en la forma correcta de ejecutar las actividades requeridas porla producción ecológica. Es importante, para el seguimiento y evaluación del programa,registrar los datos, indicando las observaciones del asesor técnico y lasrecomendaciones realizadas a los productores. Estos registros deben consignar lafecha de la visita y las firmas de los involucrados (asesores, productores, etc.).El número de asesores dependerá del tamaño de la asociación, de la etapa del procesoen la que se encuentren, de las distancias entre las fincas y del tipo de contrato quese establezca con los asesores. La organización debe determinar con claridad cuál esel perfil de los asesores técnicos que requiere el grupo asociativo, en cuanto aeducación, experiencia, conocimientos y habilidades. Se deben buscar los candidatosque se ajusten a este perfil.Durante las visitas a las unidades productivas no solamente se presta asesoría sinoque, también se hace seguimiento al avance de los productores y se identifican susnecesidades, para ajustar el programa a éstas.

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INSPECCIONES INTERNASLas inspecciones internas en los sistemas de control interno son una herramientabásica para establecer el grado de cumplimiento de las normas de cada uno de losproductores en la asociación y, por tanto, también son una herramienta de verificaciónpara el organismo certificador sobre el correcto funcionamiento del SCI. Lasasociaciones o grupo de productores deben considerarlas como la mejor forma parafortalecerse cada día y de proporcionar evidencia de esto al organismo certificador. Acontinuación se encuentran los requisitos mínimos que se deben considerar paradesarrollar el programa de inspecciones internas.Hay dos tipos de inspecciones, las internas y las externas. Las inspecciones internas,como su nombre lo indica, son las que se realizan dentro de los grupos u organizacionesy comúnmente las llevan a cabo personas que pertenecen a una organización ogrupo asociativo, aunque, en algunos casos, pueden ser contratadas. Las inspeccionesexternas son las realizadas por un ente certificador, independiente y acreditado, paraevaluar la conformidad o el cumplimiento de los requisitos de un producto o sistema.Se puede concluir, entonces, que los inspectores externos verifican el trabajo realizadopor los inspectores internos. En esta sección se describirá el procedimiento de lasinspecciones internas, dada la importancia que tienen para el funcionamiento delSCI.

El objetivo primordial de las inspecciones internas es hacer una autoevaluación completa de cada unade las fincas pertenecientes a las asociaciones o grupos de productores, para lo cual se revisan lasactividades adelantadas y los resultados de cada una de las fincas. Las inspecciones internas preparanal grupo de productores para las inspecciones externas.

Esta evaluación le puede proporcionar a las asociaciones una visión general delcumplimiento de cada una de las fincas para poder detectar a tiempo las debilidadesy fortalezas de cada una de ellas; además, les permite precisar de manera oportuna laforma de corregir las fallas encontradas. Esta herramienta es muy valiosa para fortalecerel SCI y garantizar su mejoramiento continuo. Además de verificar el cumplimientode las normas sobre producción ecológica, las inspecciones internas ayudan a verificarel cumplimiento de normas establecidas internamente, como es el caso delreglamento interno o las normas de manejo (derivadas del plan de manejo).Los inspectores internos son las personas encargadas de realizar las inspecciones alas fincas, deben reunir ciertas características para garantizar que tienen competenciapara llevarlas a cabo. Al momento de seleccionar a las personas encargadas de realizarlas inspecciones internas, se debe asegurar que reúnan los requisitos necesarios parael adecuado desempeño de su labor.Los requisitos que debe cumplir un inspector interno son:• Pertenecer grupo de productores.• Tener reconocimiento en el grupo de productores y por tanto, tener perfil de líder

en el mismo.


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• Tener formación en los principios básicos de la producción ecológica.• Demostrar experiencia en trabajos de producción ecológica.• Haber recibido la capacitación de inspector interno en producción ecológica.• Conocer el lenguaje local y contar con las facilidades de comunicación oral y escrita.• Ser ético, imparcial, sincero, honesto y discreto.• Tener mentalidad abierta, es decir, estar dispuesto a escuchar diferentes ideas y

puntos de vista.• Ser diplomático, es decir, tener la capacidad de relacionarse en forma respetuosa,

pero directa y clara, con todas las personas.• Ser observador, estar atento al entorno físico y a las actividades que desarrollan los

miembros de la asociación y sus empleados.• Ser perceptivo, es decir, tener la capacidad de entender las situaciones de los

diferentes miembros de la asociación.• Ser decidido, alcanzar las mejores conclusiones con base en los hallazgos detectados

durante la visita de inspección.• Estar seguro de sí mismo y actuar independientemente, pero sin dejar de tener en

cuenta las situaciones en las que se encuentren los productores.• Ser tenaz, no debe dejar de lado los objetivos propuestos en las inspecciones.Los inspectores internos son los facilitadores de los procesos de implementación yadaptación de las normas sobre producción ecológica en el campo. La selección delos inspectores internos y su buen desempeño posterior son claves, ya que representanel canal de comunicación directo y permanente entre el administrador del grupo deproductores, el Comité interno de certificación y los productores. Cabe anotar queaunque la comunicación con el organismo de certificación se realiza a través deladministrador del SCI, los resultados obtenidos durante las inspecciones internasconstituyen información muy valiosa y determinante para los inspectores externosdurante su visita.La principal tarea de los inspectores internos es recopilar objetivamente el mayorvolumen de evidencias sobre el quehacer de los productores en sus fincas frente alPlan de manejo definido, para que el Comité interno de certificación y el Administradordel grupo de productores puedan evaluar las fincas.Algunas de las funciones de los inspectores internos son:• Elaborar el plan de inspecciones internas, es decir la agenda o el itinerario de las

visitas.• Recolectar las evidencias de las inspecciones.• Elaborar los reportes de las inspecciones internas, incluyendo las no conformidades

(mayores y menores) y las oportunidades de mejora.• Presentar por escrito la advertencia o sanción temporal que se le haya impuesto a

un productor.A los inspectores internos no les está permitido llevar a cabo actividades que puedanafectar su independencia o imparcialidad, específicamente les está prohibido brindar

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asesoría o entrenamiento a los productores que posteriormente visitarán.Las etapas para la ejecución de las inspecciones internas son las siguientes:programación y planeación de la inspección, ejecución de la inspección, presentacióndel informe escrito, registro y seguimiento.Para la correcta ejecución de las actividades de inspección es importante realizar unaadecuada planeación de todas las inspecciones en general (la logística, los recursosnecesarios, entre otros) y de cada una de las inspecciones particulares.Una vez planeada la inspección, se deben realizar las visitas a cada uno de los lotesincluidos en el programa, para verificar que los productores estén cumpliendo acabalidad las normas de la agricultura ecológica y de la asociación.El productor, según los resultados de la inspección y el dictámen emitido por el Comitéinterno de certificación, debe realizar las acciones correctivas necesarias sobre lasdeficiencias encontradas. Posteriormente, es indispensable que el inspector continúehaciendo seguimiento a las fincas, para garantizar que los productores estén resolviendolos problemas detectados y conseguir el mejoramiento continuo. Las actividades deseguimiento buscan constatar la puesta en marcha de las acciones correctivas y suefectividad.El registro significa consignar por escrito los resultados de la inspección interna, para locual la administración deberá contar con un formato específico. Los resultadosobtenidos durante la inspección deben ser presentados por escrito al Comité internode certificación para que los evalúen y decidan sobre la situación del productor.Los registros de los resultados constituyen evidencia de la ejecución de las inspeccionesinternas y de la utilización de esa información en el direccionamiento del sistemahacia el mejoramiento continuo. La información contenida en los registros es muyútil para el organismo certificador durante la verificación del funcionamiento del SCI,razón por la cual resulta indispensable que el inspector o el responsable de ladocumentación los conserve.Los registros que generalmente se utilizan para manejar las inspecciones internas deun SCI son: información completa y actualizada de productores, cronograma deauditorias internas, lista de verificación o formato para inspecciones, lista de verificaciónpara inspecciones de inscripción de productores, informes de resultados de inspección,control de ejecución de inspecciones y acciones correctivas.En el Anexo 7 se encuentran explicaciones detalladas de cada una de las etapas de lainspección interna y ejemplos de registros utilizados en el proceso.


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NO CONFORMIDADESLas no conformidades (NC) se entienden como un incumplimiento de un requisitode la producción ecológica, el reglamento interno del SCI o las normas de manejo dela producción que se hayan determinado internamente.

Los incumplimientos generalmente se determinan en las inspecciones internas o externas y el SCI debeasegurar que estos se resuelvan adecuadamente.

Cuando se encuentra una no conformidad debe ser solucionada por medio de unaacción correctiva propuesta por el responsable. De acuerdo con la gravedad delincumplimiento, éste será evaluado por el Comité interno de certificación paradeterminar la pertinencia de aplicar una sanción según parámetros previamenteestablecidos en un documento llamado catálogo de sanciones. El diagrama de flujodel manejo que se le da a una no conformidad se presenta en el Gráfico 3. En eldesarrollo del capítulo se ampliarán los conceptos de no conformidad, acción correctivay sanción para proporcionar herramientas que faciliten la elaboración del catálogo desanciones del sistema de control interno.

CLASIFICACIÓN DE LAS NO CONFORMIDADESLas no conformidades se pueden clasificar según el grado de impacto negativo sobreel proceso de certificación.En el caso de las inspecciones internas no es necesario clasificar las no conformidades;sin embargo, esta clasificación se convierte en una herramienta útil para priorizar yevaluar el impacto de las no conformidades y aporta herramientas para elaborar elcatálogo de sanciones.La clasificación de las no conformidades o incumplimientos varía de acuerdo a lanorma. Las tres categorías más usuales se detallan a continuación:

No conformidad mayorLa no conformidad mayor ocurre cuando se encuentra una falla total de unprocedimiento, instrucción de trabajo u operación de la norma. La no conformidadpuede resultar en un problema inmediato en la calidad ecológica que se estáofreciendo. Algunas de las no conformidades mayores que llevan a la eliminación dela certificación (o a la suspensión) o retiro del producto, son:• Cualquier tipo de fraude.• Mezcla o almacenamiento de productos orgánicos con convencionales (con o sin

intención).• Utilización de productos agroquímicos.• Persistencia en las no conformidades y fracaso en su solución.

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• Mal funcionamiento serio del SCI.• Incumplimiento del 100% de las fincas inspeccionadas (posibles derogaciones,

inundaciones, derrumbes, etc.).• Lista de productores no actualizada.• No realizar inspecciones internas.• No contar con el programa de capacitación y entrenamiento para los inspectores

internos y miembros del grupo.• No cumplir con la regulación ambiental nacional vigente.

No conformidad menorLa no conformidad menor ocurre cuando se identifican una o más deficiencias en unprocedimiento o instrucción de trabajo. Es menos severa que una no conformidadmayor. Incluye todos aquellos incumplimientos que afectan la producción ecológicay entorpecen su adecuado funcionamiento, pero cuya su gravedad no es tandeterminante como en el caso de los requerimientos mayores. Un ejemplo de unrequisito menor es la inasistencia frecuente a reuniones o capacitaciones o la resistenciaa usar los formatos establecidos en el SCI.

Oportunidad de mejora u observaciónLas oportunidades de mejora o las observaciones son las acciones que se recomiendanpara asegurar el fortalecimiento, el mejoramiento y el crecimiento de la unidadproductiva respecto a la norma. Aunque no se trata de un incumplimiento directo, sepuede transformar en uno en el futuro. La mala disposición de los residuos o el usoinadecuado de herramientas, por ejemplo, constituyen una oportunidad de mejoraen la unidad productiva.

ACCIONES CORRECTIVASLas acciones correctivas son las que se adelantan para solucionar un problema existentey para garantizar que no vuelva a ocurrir.Las acciones correctivas se originan pararesolver las no conformidades y deben proporcionar una solución efectiva, es decir,solucionar el problema de fondo y no solo por cumplir en el momento.Las acciones correctivas deben relacionarse por escrito para que fácilmente se puedaidentificar cuál fue el incumplimiento, la forma en que se solucionará problema, cómose manejará, quién solucionará el problema, en cuánto tiempo y quién es la personaencargada de verificar el cumplimiento de estos hallazgos.En el momento en que se dan a conocer las no conformidades a los responsables seelabora un plan de acciones correctivas; es decir, la descripción de las acciones querealizarán para cumplir la norma y a las cuales el inspector debe hacer el seguimientocorrespondiente para verificar el cumplimiento efectivo.Las acciones correctivas deben ser propuestas según la causa del problema y establecerlas acciones necesarias para evitar que vuelva a ocurrir. Sin embargo, es necesario


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que se realice el seguimiento por parte de los inspectores internos para verificar quelas acciones emprendidas sí son efectivas.Las acciones propuestas y los seguimientos realizados deben ser registrados comomecanismo de control. Los datos que resultan del manejo de estas no conformidadesconstituyen un insumo interesante para el desarrollo de las inspecciones internas yproporcionan evidencias del funcionamiento del SCI a la entidad certificadora.

SANCIONESDependiendo de la gravedad del incumplimiento o la clasificación de la noconformidad, el sistema de control interno debe establecer un catálogo de sancionesque será aplicado cuando la situación lo amerite. Las sanciones buscan evitar que seafecte la organización en general o se pongan en riesgo los logros obtenidos por elgrupo.Las alternativas de sanciones deben ser decididas por los productores, estableciendoel catálogo de sanciones de forma colectiva y con aceptación de los integrantes delgrupo. El catálogo será la guía para que el Comité interno de certificación establezca,cuando sea pertinente, la sanción que se aplica en cada caso. El Comité interno decertificación será el órgano rector en esta materia.El catálogo de sanciones es un documento que debe darse a conocer a todos losmiembros del grupo asociativo, asegurándose de que su contenido sea claro. Laconstrucción colectiva del catálogo y la adecuada difusión de su contenido aseguraránque se aplique correctamente y que produzca los resultados que se esperan. Dichassanciones inician de una forma leve, con las llamadas de atención o advertenciashasta llegar al nivel máximo de sanción, que se denomina exclusión.La advertencia se presenta cuando en una visita de rutina un inspector detecta unincumplimiento o una evidencia de riesgo inminente de incumplimiento de uno ovarios elementos de la norma; entonces se notifica por escrito la finca y se estableceráun plazo no superior a 8 días para el cierre de la queja por parte del dueño de la fincao productor. La notificación de advertencia es realizada por el administrador del grupode productores al dueño de la finca.Se toma la decisión de suspender temporalmente al productor cuando:• No haya solucionado o cerrado en el plazo definido las condiciones que dieron

origen a la advertencia.• No implemente cualquier modificación anunciada en la norma a través del

administrador del grupo de productores y el Comité interno de certificación.• No se dé cumplimiento a una o varias no conformidades detectadas en una

inspección interna o en el seguimiento o por el incumplimiento de uno o varios delos requisitos del producto ecológico o cuando no se tomen las acciones requeridaspara corregir las fallas detectadas por algún cliente.

Las sanciones temporales se mantendrán hasta que haya evidencia que pruebe elanálisis de los motivos que originaron la sanción temporal y las pautas de accióntomadas. Toda suspensión temporal será estudiada y decidida por el Comité interno

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de coordinación de la certificación y el administrador del grupo de productores. Cuandodefinitivamente el productor omite tomar en cuenta las acciones correctivas, el Comitéinterno de certificación y el administrador del grupo de productores harán la notificaciónde exclusión del grupo de productores. De esta manera, se procede a cancelar elcontrato realizado entre las partes, es decir, entre el productor y el grupo de productores.Siendo la exclusión la máxima sanción, ésta debe justificarse con base en la normativa,el productor tiene el derecho de replica o apelación sobre la decisión tomada, esdecir, de exponer de manera amplia y por escrito su explicación de lo sucedido.Dicha comunicación deberá ser respondida por escrito por el Comité interno decertificación y el administrador del grupo de productores.

GRÁFICO No. 3. Diagrama de flujo para el manejo de no conformidades

INICIOIdentificación de un incumplimiento o no Conformidad

Responsable: Inspector interno o externo

Establecimiento de acción correctiva

Responsable: Productor

Determinación de la sanción aplicableResponsable: Comité interno de certificación

¿El incumplimiento ameritauna sanción?

NO

SI

FIN


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REGLAMENTO INTERNO

El reglamento interno es un documento básico de obligatorio cumplimiento para los grupos de productoresque desean establecer el sistema de control interno, en él se describen las reglas de juego para que laorganización funcione correctamente.

Los lineamientos que conforman el reglamento interno de la asociación se conviertenen normas que deben ser revisadas por el sistema de control interno en las auditoríasy su incumplimiento se convierte en una no conformidad que da lugar a una sanciónsegún la gravedad de la falta.En este capítulo se enuncian los aspectos que se deben tener en cuenta en lapreparación del reglamento.

POLÍTICA DE LA ASOCIACIÓN, OBJETIVOS Y METAS

Aunque no se trata de un requisito explícito de la reglamentación vigente para laproducción ecológica, establecer una política asociativa incentiva a todos losinvolucrados a cumplir los principios y las normas de la producción ecológica, facilitala planeación del futuro deseado para el grupo y es un buen comienzo para elaborarel reglamento interno.El grupo de productores debería desarrollar una política de calidad para su asociación,esto es, declarar por escrito cómo están comprometidos con los principios de laproducción ecológica y con los requisitos legales de la producción ecológica, teniendoen cuenta los aspectos medioambientales, de salud, económicos, de justicia social ydemás que relacionen a la asociación, al productor y sus trabajadores. También serecomienda establecer con precisión los objetivos y metas propuestos en tiemposdeterminados. La política de calidad de la asociación debe servir como base paraestablecer los objetivos y metas para la producción ecológica certificada; los objetivosdeben ser medibles para que se pueda revisar adecuadamente su cumplimiento, ycuantificar el desempeño de la asociación a través del tiempo e identificar lasoportunidades de mejora que favorezcan su crecimiento.

DERECHOS Y DEBERES DE LOS ASOCIADOS

Para aclarar la relación que hay entre los productores y el SCI, el grupo de productoresdebe establecer, de manera clara y precisa, cuales son los derechos y lasresponsabilidades que tienen los miembros al ser aceptados por el grupo asociativo.Es muy importante que se establezcan reglas claras desde el inicio y que éstas seancomprendidas en su totalidad por cada uno de los miembros, pues de su declaraciónde compromiso depende la adecuada puesta en marcha del sistema de control interno.Los derechos y deberes deben quedar consignados en una carta de compromiso,

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que no necesariamente tiene que tener un formato legal determinado. Dicha cartasirve para formalizar el compromiso hacia el sistema de calidad de cada una de laspartes. La carta de compromiso debe ser uno de los requisitos de ingreso para losproductores que deseen formar parte del grupo.Se recomienda incluir en la carta de compromiso los siguientes deberes de losasociados:• Conocer y comprender las normas sobre producción ecológica.• Comprometerse a vender el producto ecológico a través de la asociación.• Asistir a las reuniones y actividades de capacitación convocadas por la administración.• Elaborar en forma conjunta con el personal de asistencia técnica el plan de manejo

y de producción y cumplirlo.• Cumplir la totalidad de las normas del reglamento interno.• Elaborar y ejecutar el plan de manejo y el plan de producción.• Ejecutar los procedimientos generales establecidos por la asociación para asegurar

la uniformidad de la producción, el procesamiento o la comercialización.• Usar los registros que la asociación determine como indispensables y ponerlos a

disposición del inspector interno y externo.• Aceptar las auditorías internas y externas.• Proponer y ejecutar acciones correctivas a las no conformidades detectadas en las

inspecciones internas.• Aceptar lo que se estipula en el catálogo de sanciones.También se deben incluir en la carta de compromiso, entre otros, los siguientesderechos:• Ser representados ante el ente certificador.• Ser convocados con anticipación a las reuniones grupales.• Tener asignados cupos para la comercialización de los productos.• Tener conocimiento de cualquier ajuste en la legislación vigente relacionada con la

producción ecológica.• Tener conocimiento del reglamento interno y sus modificaciones de manera

oportuna y efectiva, con el fin de propiciar su adecuado cumplimiento.• Tener acceso a las capacitaciones e inspecciones internas.• Ser incluido en las actividades de mejora continua realizadas al interior de la

asociación.Una vez definidos los parámetros básicos del reglamento interno, su elaboración sefacilita. Para elaborar el reglamento interno se deben considerar los siguientes aspectos.

REQUISITOS DE INGRESO

Los requisitos de ingreso de un productor a la organización deben ser definidos porconsenso y teniendo en cuenta la misión de los asociados en la empresa. Hay, por lomenos, tres requisitos que debe cumplir todo productor que desee ingresar a la


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asociación:• Que sus actividades productivas estén orientadas al cumplimiento de la

reglamentación para la producción ecológica.• Que esté disponible toda la información sobre la finca y los productos objeto de

certificación.• Que el productor demuestre interés y motivación por ingresar al programa.Por lo anterior, la solicitud formal para el ingreso a la organización deberá considerar elcumplimiento de lo siguiente:• Carta de presentación del productor, dando a conocer el interés por ingresar al

programa de certificación de productos ecológicos del grupo de productores.• Entregar la información sobre su predio, las actividades que desarrolla en él y los

productos que obtiene.• Una carta de compromiso firmada por parte del nuevo asociado, aceptando las

normas establecidas por la organización.El programa debe ser conocido por el productor antes de ingresar a la asociación y lascondiciones deben ser aceptadas por éste. La administración debe ser muy claradesde el principio en la comunicación de las reglas de juego y el productor debeaceptarlas de forma explícita.

REGISTRO DE PRODUCTORES

El registro de productores es la descripción detallada del productor y de su predio ounidad productiva. La información que se obtiene en esta fase permite que laorganización conozca el estado en que está el agricultor que se adhiere al programade producción ecológica y cómo está su finca.Se deben registrar, por lo menos, los siguientes datos generales:• Fecha de inscripción.• Nombre completo.• Número de cédula o documento de identificación.• Área productiva.• Cultivos orgánicos y no orgánicos (con área).• Estimaciones de producción de cada uno de los cultivos.• Número de parcelas.• Nombre de los lotes.• Renglón productivo principal.• Otros productos.• Croquis o plano de la finca en el que se indique la ubicación precisa de sus

componentes: vías, localización geográfica, orientación (ubicación del norte),infraestructura (casas, bodegas, etc.), área en cultivos, área en bosques, uso delsuelo en general, además de los límites geográficos del predio (ríos, quebradas,cultivos de vecinos, carretera, etc.).

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• Fecha de la última aplicación de agroquímicos, producto, dosis y fecha.Una vez inscrito y durante toda su permanencia en la asociación, la información decada productor se ajusta mediante las actividades de seguimiento y los siguientesregistros:• Hojas de visitas firmadas por el inspector interno y por el productor.• Fichas de inspección interna.• Actualización de lotes.• Copias de los recibos de venta de productos.• Registros generales.• Observaciones generales.El registro de los productores debe ser actualizado permanentemente en relacióncon el número de productores, el tipo de productor, el plan de manejo y todas aquellasmedidas que se orienten a la conversión del predio hacia la certificación.

MANEJO DE LOS PERÍODOS DE CONVERSIÓN

La reglamentación de la producción ecológica en Colombia exige establecer períodosde conversión para los productores o grupos de productores. Es de vital importanciaque en el reglamento interno se establezcan los lineamientos que determinan losperíodos de conversión dentro de la organización y que se estipulen teniendo encuenta la resolución 00074 del 2002 del Ministerio de Agricultura. El manejo de losperiodos debe cobijar tanto a los agricultores nuevos como a aquellos productoresque tengan inconvenientes para el mantenimiento de la producción ecológica.En el SCI se debe tener información suficiente sobre la reglamentación y se debenincluir en el reglamento los aspectos básicos que la administración supervisará en lasfincas durante el período de conversión, tanto las condiciones especiales para lospredios en período de conversión, como el monitoreo y el seguimiento, entre otros.El Comité interno de certificación debe asegurarse del cumplimiento de los períodosde conversión y sancionar al productor que no cumpla con los requisitos estipulados.

INSPECCIONES INTERNAS

Es importante identificar y plasmar en el reglamento interno los aspectos que asegurenque las inspecciones internas funcionen de manera adecuada. Se debe establecercon claridad cómo se seleccionaran los auditores y con qué frecuencia se debenseleccionar, cada cuánto se realizarán las inspecciones, cuáles son las responsabilidadesde los inspectores y cuales los deberes de los miembros del grupo asociativo respectoa esta inspección, los aspectos relacionados con el informe de resultados y la entregade éste al Comité interno de certificación, cómo se evaluará el funcionamiento de lasinspecciones y los resultados esperados.


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SANCIONES

En el reglamento interno se deben incluir todos los temas relacionados con el catálogode sanciones, cómo se realiza y actualiza, quién lo aplica, procedimientos de aplicación,causas que ameriten sanción y descripción de las sanciones. La asociación puedehacer referencia al catálogo de sanciones o incluirlo en el reglamento interno,dependiendo de la facilidad y conveniencia de cada asociación.

ESTRUCTURA DE LA

DOCUMENTACIÓNA lo largo del desarrollo de la guía se hizo referencia y se describieron diferentesdocumentos o registros que deben tener condiciones especiales o estar a disposiciónde algunos o todos los miembros de la asociación. En este capítulo se le da unaestructura clara a esos documentos que forman parte del sistema de control internoy se hacen las recomendaciones generales para el manejo de los mismos.Los documentos necesarios para el manejo adecuado de un SCI son:• Normas internas• Plan de manejo o plan de conversión• Plan de producción• Reglamento interno• RegistrosUn documento es la forma de proveer información al personal y a otros interesadosacerca de la manera correcta de hacer las cosas. Un registro es la información que sederivó de la ejecución de la actividad descrita en un documento y sirve como soportede este.Generalmente estos documentos y registros se realizan en forma de texto; sin embargopueden utilizarse otras formas como descripciones, gráficas, secuencias de pasos, olo que resulte más fácil para los usuarios y para quienes los elaboran; lo importante esque cumplan su función y se facilite su uso y entendimiento. Los documentos debenser creados usando un lenguaje sencillo, dependiendo de las personas que los utilizan.El detalle de la información contenida en los documentos y los registros depende decada asociación; no es necesario documentar todo, solamente lo necesariodependiendo de los requerimientos internos de cada asociación y de los riesgos quepueda presentar la producción ecológica, ya que el fin principal de la documentaciónes la minimizarlos. Lo importante es que la información que contengan se encuentrecompleta y refleje la realidad.La producción ecológica es un sistema dinámico, se encuentra en constante cambio,

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y por lo tanto, genera modificaciones frecuentes en la documentación: esindispensable, entonces, que los documentos que se encuentren disponibles seanlos más actualizados y que correspondan a la realidad y necesidades de la organización.Por ejemplo, uno de los registros más importantes y primordiales para el correctofuncionamiento del sistema de control interno, es el de los productores asociados,que debe contener información completa y actualizada sobre los mismos. El sistemade control interno funciona como un mecanismo de vigilancia para los productores,por eso es de vital importancia que todos los datos de los productores para ejerceresa supervisión se encuentren disponibles y que se pueda confiar en ellos, es decir,que estén actualizados y sean totalmente fieles a la realidad. Este tipo de registrosdeben ser mantenidos por el sistema de control interno y deben incluir informacióncomo nombre, ubicación, extensión, productos cultivados ecológicamente, producciónparalela, última fecha de aplicación de insumos de síntesis química, mapa de la unidadproductiva, situación dentro de la organización, producción estimada, inspeccionesinternas realizadas y sus resultados, capacitaciones, asesorías técnicas y demásinformación relevante que los miembros del SCI consideren necesaria.Uno de los principales inconvenientes que se presentan en los SCI es la elaboraciónde formatos eficaces para recopilar datos. Estos formatos deben ser elaborados en unlenguaje sencillo, de fácil interpretación y que incluyan únicamente la informaciónque sea de utilidad; en lo posible, deben ser construidos en consenso con losagricultores.La información contenida en documentos y registros puede ser de gran utilidad si esanalizada, procesada y empleada como base para tomar decisiones. La informaciónque se archiva sin ser revisada no cumple ninguna función; al contrario, generaactividades adicionales sin ningún valor.La codificación es una herramienta que facilita el control de los documentos y de losproductores asociados. Mediante la asignación de códigos a los productores y a losprincipales documentos, se facilita el manejo y control de los mismos.El sistema de documentación se debe estructurar según la complejidad y el tamañode la asociación. En algunos casos, por ejemplo, puede ser necesario usar códigos.Se recomienda que los siguientes documentos sean codificados:• Los formatos de aplicación de bio-insumos• Los planes de producción• El registro de productores• Los mapas de las fincas, entre otros.Un ejemplo de código para un documento es el siguiente: F01RP- 04F01RP- 04F01RP- 04F01RP- 04F01RP- 04, el cualpuede leerse de la siguiente forma: FFFFFormato 01, RRRRRegistro de PPPPProductores del 2004.La forma de codificar es particular para cada asociación pues con esto cada asociaciónbusca dar respuesta a diversas necesidades del sistema de control interno.Es importante tener en cuenta en el momento de elegir el método para el manejode la documentación, que éste sea práctico y aplicable de acuerdo al grado deescolaridad del grupo y que sea fácil de entender para todos los miembros del grupo.En el Anexo 8 se presentan recomendaciones adicionales que se pueden tener en


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cuenta para el manejo de documentos de origen interno y externo, como es el casode los documentos enviados por la entidad certificadora.

INSPECCIONES EXTERNASLas inspecciones externas son aquellas que realiza un organismo certificador acreditadoe independiente, quien debe actuar como tercera parte para verificar y dar testimoniodel cumplimiento de los principios de la producción ecológica por parte de productoresindependientes o de las asociaciones.Con frecuencia los resultados de las inspecciones ofrecen la oportunidad a los gruposde productores de generar ideas para realizar cambios que contribuyen a unmejoramiento continuo de la asociación.Los aspectos analizados en el capítulo 8, que trata de las inspecciones internas, tambiénse aplican para la realización de las inspecciones externas; sin embargo, los inspectoresexternos deben cumplir con requisitos más exigentes para poder ejecutar estasinspecciones. En el Anexo 9 se presentan los puntos más relevantes que se verificandurante una inspección externa para un grupo de productores.

CÓMO SELECCIONAR LA PERSONA IDEAL PARA APOYAR LA

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN SU

EMPRESA

Algunas veces el representante legal o el administrador de la asociación deproductores necesitar ayuda externa para obtener o mantener la certificaciónecológica, y, sobre todo, implementar el sistema de control interno. ¿Qué tipo deayuda requiere? ¿Cuál puede ser el objetivo de contar con un asesor externo en laempresa?Las razones para solicitar una asesoría en la implementación de sistemas de controlinterno deben considerar que analizar teniendo en cuenta que lo primordial esalcanzar los objetivos y metas de la empresa. Los objetivos asociativos debenhaber sido concebidos con anterioridad, y en forma consensuada, y deben estardiseccionados hacia la calidad ecológica.En este proceso de contratación no se debe olvidar que un asesor es quienproporciona ayuda práctica sobre procesos o tareas que no son directamente suresponsabilidad; el asesor podrá poner al descubierto problemas administrativos ytécnicos, analizarlos y recomendar soluciones para esos problemas, pero no seráquien ejecute las tareas propuestas. Las personas que trabajan directamente en launidad productiva serán las que ejecuten las acciones que los llevarán a un óptimodesarrollo de su trabajo y, por supuesto, al cumplimiento de los objetivos y metasde la empresa.

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El perfil del asesor para implementar el SCISi usted ha decidido utilizar los servicios de un asesor para apoyar el montaje de unsistema de control interno en su asociación, es necesario que, antes de tomarcualquier decisión sobre la contratación, realice un cuidadoso análisis sobre lascaracterísticas personales del asesor, para que el apoyo sea siempre en provechode la asociación y que no se convierta, al pasar del tiempo, en un problema máspara la misma.Aunque no existe ningún modelo perfecto con el que se puedan comparar todaslas personas que podrían desarrollar este trabajo, hay ciertas características comunesque determinan el éxito de un asesor para el montaje del SCI para asociaciones.Para comenzar, es de especial importancia la capacidad que el asesor tenga paraanalizar situaciones y resolver problemas, así como la capacidad de comunicarideas y de ayudar pedagógicamente a otras personas a introducir cambios en suslabores cotidianas.¿Qué tipo de persona puede desarrollar la gran cantidad de actividades requeridaspor una asociación para este trabajo y hacerlo de manera adecuada? Las cualidadesque debe reunir esta persona pueden clasificarse en dos grandes categorías:capacidades intelectuales y atributos personales.

Capacidades intelectualesCapacidad de analizar problemas complejos

Un asesor debe tener la capacidad intelectual de analizar problemas complejos; sufunción consiste en descubrir la causa real de los problemas y determinar el origende los mismos.Para lograr esto, el asesor del SCI debe tener habilidades especiales construidas apartir de la experiencia en trabajos similares y la unión de sus conocimientosespecíficos sobre producción ecológica, sistemas de gestión de la calidad,certificación y trabajo asociativo.Para analizar los problemas que las personas de la asociación no han podido resolverse requiere percepción e intuición, pues las tareas más arduas son entender elfuncionamiento y la complejidad de la asociación, y aislar los factores que estáncausando las situaciones problemas, para poder analizarlos con detalle utilizandosus conocimientos y su experiencia específica.

Capacidad para entender el sentido de la asociación

El asesor debe tener la capacidad de reconocer y comprender cómo funcionan lasrelaciones internas de la asociación, para poder manejarlos y alcanzar los objetivosde cambio que al inicio de las labores se han propuesto para lograr la correctaimplementación de un sistema de control interno en la asociación.

Capacidad para ajustar sus conceptos a las necesidades reales

La solución de problemas difíciles es una labor creativa. Ninguna situación real se


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va a ajustar perfectamente al molde sugerido por la teoría. Casi siempre hay en larealidad circunstancias diversas y especiales, por lo que el asesor, además de conocerla teoría, debe tener imaginación suficiente para adaptar y ajustar sus conceptos alas situaciones reales de la asociación.

Capacidades personalesLas otras cualidades importantes que necesita un asesor, además de susconocimientos y su experiencia, son sus atributos personales. En primer lugar, debetener una actitud y un comportamiento profesional. Para tener éxito debe estarsinceramente interesado en ayudar a la asociación, como cualquier buen doctorquiere ayudar a su paciente.Debe ser objetivo, honesto e íntegro. Es muy importante también que sea toleranteante la diversidad de situaciones que puede encontrar y que esta tolerancia vayaacompañada de paciencia, pues, antes de comenzar la implementación de unSCI, pueden presentarse muchos inconvenientes y que una tarea aparentementepequeña, se puede convertir en un trabajo que necesite gran esfuerzo ydisponibilidad de tiempo.El primer contacto del asesor con los problemas que una asociación tiene paraimplementar su SCI suele estar caracterizado por un cierto grado de desconcierto.Lleva tiempo detectar cuál es la situación real (que generalmente es diferente a laque perciben las personas que han trabajado directamente con la asociación) ydurante este período el asesor puede sentirse confundido. Es normal que estoocurra y no debe ser motivo de preocupación.Para que la tarea del asesor resulte exitosa, todos los involucrados en su contratacióny trabajo diario deben tener claro que es poco probable que se consigan en pocotiempo grandes cambios, que se tenga total cooperación por parte de los integrantesde la asociación y que se logre el éxito absoluto en la implementación del SCI.Inevitablemente, los intentos por modificar las relaciones interpersonales y la formacomo se venía trabajando van a tropezar con la resistencia por parte de quienespiensan que, de alguna manera, tendrán dificultades o se verán afectados de maneranegativa con el cambio.Conviene, entonces, que el consultor tenga cierto tipo de madurez y de sentido derealidad. Esta madurez es necesaria para evitar que se presenten los síntomas de laderrota y la retirada que comúnmente acompañan a la frustración de una personaque hace sinceros esfuerzos por ayudar a los demás y trabajar en equipo con unacomunidad.

Capacidad para experimentarEl valor para experimentar diferentes formas de hacer las cosas, siempre uniendola teoría con la experiencia, y la flexibilidad para poner a prueba tantos métodoscomo sean necesarios con el fin de resolver un problema, son elementosimportantes del carácter de un buen asesor. Y si esto se une a la capacidad delmismo de poder percibir el resultado final de las actividades propuestas, se crearáun importante complemento que redundará en beneficio del cumplimiento de la

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tarea propuesta.

Sentido de oportunidadEl asesor que apoye la implementación de SCI debe tener buen sentido de laoportunidad, tener una personalidad estable y aptitud para estableceradecuadamente relaciones interpersonales.Tener un buen sentido de la oportunidad resulta importante, pues los planes decambios pueden resultar inútiles si se introducen en el momento inoportuno. Laoportunidad está relacionada con una comprensión del poder al interior de laasociación y de la realidad de la misma frente a una situación cambiante.

Actitud para establecer relaciones interpersonalesPor último, pero no menos importante, está, la característica del asesor de tenerbuena aptitud para establecer buenas relaciones interpersonales. Debe ser capazde comunicarse y de trabajar con otras personas en un ambiente de confianza,cortesía, amistad y estabilidad.

Criterios de selecciónLas bases de un trabajo exitoso están en el momento de la selección: sólo unbuen candidato podrá llegar a desarrollar su trabajo obteniendo resultadossatisfactorios para quien ha realizado la contratación. Con ello se quiere decir quees importante realizar una búsqueda cuidadosa y una evaluación completa dequienes aspiran a ser los asesores para la implementación de sistemas de controlinterno.Los criterios para contratar a un asesor son:

Criterios personales

Aunque ya se han analizado en el punto anterior, cabe sintetizar que un asesor parala implementación de SCI debe ser una persona de mente abierta y juiciosa, concriterio y aptitudes analíticas. Además, debe tener habilidad para percibir situacionesde forma realista y comprender operaciones sencillas desde una perspectiva amplia,entendiendo la función de las unidades individuales como un todo.

Grado de instrucción

Otro punto que se debe analizar con detalle es el grado de instrucción del asesor.El nivel técnico o tecnológico se requiere, por lo general, como formación mínimapara el desarrollo de esta labor. Un título universitario profesional o, aún mejor, untítulo superior (especialización o maestría), es deseable y más apetecido por quiencontrata, en especial si se trata de grandes asociaciones.Pero no sólo es importante el número de títulos que tenga cada candidato, sinotambién la pertinencia de los mismos en relación con el trabajo particular que sedesea desarrollar, por ejemplo: ingenieros o técnicos agrónomos, de alimentos, de


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producción agroindustrial, administradores de empresas agropecuarias, biólogos,veterinarios, zootecnistas, entre otros, que tengan, por lo menos, conceptos básicossobre producción ecológica y sistemas de gestión de la calidad, son los candidatosideales para realizar la labor en cuestión. Claro está que todo depende del tipo deempresa asociativa que requiera la asesoría, pues el candidato óptimo para unaempresa agrícola puede ser diferente al que necesita una empresa pecuaria ytambién pueden ser distintos los candidatos para las empresas que trabajanproductos primarios y para las que se dedican al procesamiento o a lacomercialización. Además de lo anterior, la asociación debe también interesarsepor los proyectos en los que los candidatos han puesto en práctica susconocimientos.

Experiencia

Dependiendo de los recursos y del tiempo que se tenga para implementar un SCIdentro de la asociación, debe analizarse la experiencia del asesor que desarrollaráesta labor. Los asesores con experiencia significativa en el tema pueden resultar degran utilidad para la unidad productiva, pues posiblemente desarrollen un muybuen trabajo en poco tiempo. Sin embargo, probablemente cobrarán tarifas elevadasy les resultará más difícil asimilar y adaptarse a ciertos métodos de trabajo ymodalidades de comportamiento que haya en la asociación.Por otro lado, la contratación de asesores jóvenes, con poca experiencia, puede seruna solución, pues no siempre es fácil conseguir candidatos maestros en el temaen cuestión. La contratación de personas con poca experiencia resulta máseconómica y su dirección será más fácil de llevar por la capacidad de adaptaciónque desarrollan este tipo de personas ante nuevas experiencias. Sin embargo, unprincipiante tardará más tiempo en llegar al resultado que el experto alcanza demanera más inmediata.A continuación se comentan los que podrían ser los rangos mínimos de experienciaque se desea tenga un asesor para la implementación de SCI11:

Nivel 1. Seis meses de experiencia en actividades relacionadas con elaseguramiento de calidad (se incluyen prácticas universitarias).Nivel 2. De uno a dos años de experiencia práctica adecuada de los cuales porlo menos seis meses deben haber sido en actividades de aseguramiento de lacalidad.Nivel 3. Cuatro o más años de experiencia práctica adecuada, de los cuales porlo menos dos años deben haber sido en actividades de aseguramiento de la calidad.

SELECCIÓN Y CONTRATACIÓNUna vez establecidos los criterios de selección de candidatos, debe definirse muybien el proceso que se llevará a cabo para seleccionar y contratar el asesor.Lo primero que hay que solicitar a quienes estén interesados en desempeñar la

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labor en cuestión es el currículum vitae (u hoja de vida) detallada, con soporte delos títulos o logros a los que hace referencia (diplomas). La verificación de lasreferencias profesionales también resulta importante.Es indispensable, además, realizar entrevistas a cada candidato que ha sidopreseleccionado con el primer filtro de la hoja de vida. Pueden realizarse una ovarias entrevistas con diferentes personas de la asociación. Es ideal que cualquierentrevista que se haga esté preestructurada. El objetivo será siempre obtener unaidea lo más completa posible de los conocimientos técnicos, la experiencia delcandidato y las características personales que son esenciales para este trabajo.En un proceso de selección es estratégico evaluar también si el candidato conocea cabalidad las normas que rigen la producción ecológica (tanto nacionales einternacionales), si sabe presentar informes y si tiene destrezas para planificar yorganizar su trabajo y el de los demás.Sea cual sea el proceso de selección que adopte la asociación, siempre debeevitarse la adopción de decisiones autoritarias, sin consultar, a por lo menos, unintegrante de la asociación, pues cada contratación requiere una evaluacióncolectiva.


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ANEXOSANEXO 1:

Relación entre la resolución 00074/02 del ministerio de agricultura ydesarrollo rural y los capítulos de la guía

Requisito Justificación Mecanismos oherramientas propuestas

en la guía para darcumplimiento

Los productores deben · Facilitar la administración del Reglamento Interno (capítulo 10)estar ubicados en zonas grupo.próximas. · Facilitar la supervisión y asesoría.Los cultivos y prácticas de · Facilitar la administración del Plan de manejo y plan demanejo de los grupos grupo. produccióndeben estar armonizados · Asegurar que las prácticas Programa de capacitación yy reflejar una metodología realizadas por los integrantes del Asesorías técnicas (capítulo 7)consistente. grupo son las adecuadas para No conformidades (capítulo 9)

cumplir con los principios de la Reglamento Interno (capítulo 10)producción ecológica y losrequisitos adicionales establecidosal interior de la organización.

Los grupos deben ser Para dirigir actividades de Organización para el Sistema decoordinados por una sola organización, administración y mejo- control interno (capítulo 3)administración. ramiento al interior del grupo asegu-

rando su adecuado funcionamiento.Los grupos deberán · Asegurar el cumplimento de los Plan de manejo y. plan deestablecer mecanismos de principios de producción ecológica producción (capítulo 4)control interno, que incluya por parte de todos los integrantes Registros (capítulo 5)supervisión y del grupo. Valoración de riesgos para ladocumentación de las · Asegurar el cumplimiento de los administración del SCI (capítulo 6)prácticas productivas. lineamientos establecidos al Inspecciones internas

interior de los grupos para guiar su (capítulo 8)funcionamiento. No conformidades

· Detectar oportunidades de mejora (capítulo 9)para los integrantes del grupo y Reglamento Internopara la asociación como (capítulo 10)organización. Estructura de la documentación

· Facilitar la solución de inconve- (capítulo 11)nientes presentados, asegurandoel mejoramiento continuo

Los grupos deberán contar En los procesos de cambio se hace Programa de capacitación ycon un programa de necesario sensibilizar y capacitar a asesorías técnicas. (capítulo 7)educación que asegure los involucrados para facilitar laque el colectivo entienda ejecución de las actividades delas normas de producción manera apropiada.agropecuaria ecológica ysu aplicación.

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Requisito Justificación Mecanismos oherramientas propuestas

en la guía para darcumplimiento

Los grupos deberán El grupo va a representar jurídica y Plan de manejo y plan deasegurar un mecanismo comercialmente a todos los producción (capítulo 4)unificado de productores como una unidad, por Registros (capítulo 5)procesamiento, lo que su comercialización debe serdistribución, etiquetado y amparada y manejada por esamercadeo de sus asociación; para esto es necesarioproductos. entonces que el grupo maneje el

procesamiento, distribución,etiquetado y mercadeo de formaunificada.

ANEXO 2: DIAGRAMA DE FLUJO

La descripción de cada una de las etapas de cada proceso productivo y el nivel dedetalle depende del interés de la empresa o de la organización, y de la necesidad deque la información que se obtenga sea de fácil comprensión y manejo.El diagrama de flujo se compone de:• Figuras que, con su forma, identifican fases diferentes y tienen un significado en

particular:

Las figuras básicas, y que generalmente se utilizan, son las que arriba se observan; sinembargo, se pueden usar otras figuras según las necesidades de la organización paraexplicar mejor su proceso productivo.Lo importante es saber que cada figura debe tener un significado particular.Por ejemplo, la actividad con la que se iniciainiciainiciainiciainiciaun proceso corresponde a ésta figura:

Si es un paso o una tareapaso o una tareapaso o una tareapaso o una tareapaso o una tarea:

Si es una toma de decisionesdecisionesdecisionesdecisionesdecisiones

Si es la necesidad de informacióninformacióninformacióninformacióninformación

Si es la búsqueda de DocumentosDocumentosDocumentosDocumentosDocumentos para realizar una etapa

Y si finalmente se obtiene el producto, el diagrama termina con la figuraQue señala el FinFinFinFinFin del proceso.

Inicio/Fin Paso o tarea Decisión Información Documentos


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El número de figuras para cada una de las fases no está definido; dependerá de quétan sencillo o complejo se quiera desarrollar el diagrama.• Las figuras se conectan mediante flechas que indican la dirección y por tanto, la

secuencia en la presentación de cada una de las fases del proceso productivo.

• Para desarrollar la figura de toma de decisionesdecisionesdecisionesdecisionesdecisiones

y su relación con los siguientes pasos o tareas que siguen el proceso, la figura seapoya en las flechas direccionales y éstas se acompañan de dos letras: la Letra N =que significa NO y la letra S = que significa SI; si se escoge NO, la flecha se dirige a unlado de la figura, donde se indica que la siguiente tarea termina el proceso en esepunto o regresa para repetir el paso o la tarea anterior.

Si el proceso continúa con un paso o tarea nueva se utiliza la palabra SI, es decir, la S,y la flecha se dirige hacia el vértice inferior de la figura, lo que demuestra el avance enlas etapas del proceso productivo.

• Descritos cada uno de los componentes y aplicados adecuadamente, el diagramade flujo podría estar conformado de la siguiente forma, aunque esto depende delproceso productivo específico:

N N

S

Dirección

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Ventajas del diagrama de flujo• Describe el proceso completo desde el inicio hasta el final de forma lineal.• Ilustra la secuencia de las actividades.• Visualiza las relaciones entre tareas en el proceso.· Resalta cualquier duplicación.· Establece las complejidades relacionadas con el proceso.

Recomendaciones• El diagrama debe contar siempre con un título que lo identifique.• El diagrama de flujo se debe trabajar o elaborar en equipo.• El diagrama se debe construir utilizando simbología común a todos los miembros

del grupo.• Al elaborar el diagrama se deben discutir y analizar cada paso en detalle.• Al elaborar el diagrama hacerse la pregunta ¿Por qué lo estamos haciendo de este

modo?

N

S

Inicio Fin

Paso o tarea

Paso o tarea

Desición

Información


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ANEXO 3. EJEMPLOS DE REGISTROS PARA LAPRODUCCIÓN ECOLÓGICA

FORMATO - 01

EMPRESA

PRODUCTO

ASOCIADO CÉDULA

FINCA No. identificación en la empresa

MUNICIPIO

DEPARTAMENTO

REGISTRO DE SIEMBRAS / LOTE

LOTE (Nombre / Número) Area m2

Fecha de Especie Variedad Procedencia No. lote de Distancia de Siembra Tipo de material Cantidad Materia Otros Fecha Fecha cantidad obs.Siembra Nombre venta Surco Mata ND utilizado orgánica insumos estimada real

Semilla Plántula utilizada cosecha cosechaTipo Cant.

Condiciones del material de propagación

% de germinación Requerimientos nutrición Requerimientos de manejo

Semillas

Plántulas

Esquejes

FORMATO - 01 Elaborado por Revisado y aprobado por Fecha última versión

Versión Area Técnica Area Administrativa

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FORMATO - 02

EMPRESA

PRODUCTO

ASOCIADO CÉDULA


MUNICIPIO

DEPARTAMENTO

REGISTRO DE PRODUCCIÓN CICLO / LOTE

LOTE (Nombre / Número) Area m2

PRÁCTICAS DESARROLLADAS EN EL LOTE

COMPONENTES Método / materiales Frecuencia Observaciones

Control de arvenses

Control de plagas

Control de enfermedades

Enriquecimiento suelo



Especie Variedad Fecha de Material Materia orgánica Fecha cosecha Cantidad % de desecho Calidad del Firma del técnico responsable Fecha de la firmaNombre Siembra sembrado utilizada (cant.) cosechada (kg.) producto

TOTAL PRODUCCIÓN POR LOTE Toneladas / FRESCO Toneladas / MENOS DESECHO


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FORMATO - 03

EMPRESA

PRODUCTO

ASOCIADO CÉDULA


MUNICIPIO

DEPARTAMENTO

REGISTRO REPRODUCTIVO / CERDA DE CRÍA

PRÁCTICAS DESARROLLADAS EN EL LOTE

Producto / insumo / práctica Fechas de aplicación Responsable aplicación

Vacunación

Prevención y manejo deenfermedades

Prevención y manejo deparásitos



Fecha Fecha Edad al Fecha del Reproductor Número Fecha Fecha real No. de Crías No. de Crías OBSERVACIONESmanifestación Segundo primer primer (identificación) de montas posible de de parto al nacimiento al desteteprimer estro estro servicio servicio parto

IDENTIFICACIÓN CERDA (Nombre/Número) RAZA/LÍNEA

REGISTRO No. FECHA DE NACIMIENTO

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FORMATO - 04 PÁGINA

EMPRESA FINCA

ASOCIADO VEREDA

MUNICIPIO

INVENTARIO BODEGA / INSUMOS

OBSERVACIONES


Versión 1 Area Técnica Area Administrativa

NOMBRE DEL FECHA DE CANTIDAD FECHA DE CANTIDAD DESTINO SALDO

PRODUCTO / INSUMO INGRESO SALIDA


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ANEXO 4: MANEJO DE RIESGOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL

SCILos principales aspectos que se deben tener en cuenta para la valorar los riesgos sonlos siguientes:

1. Información mínima requerida para valorar los riesgosLa valoración del riesgo debe realizarse en dos niveles:• El entorno productivo y la cadena de producciónEn este caso se hace énfasis en la clara identificación de las fincas/unidades deproducción como en los mapas suficientemente detallados que ofrezcan una visiónglobal de la situación, de tal manera que permita tomar decisiones y procurar laplanificación de las medidas preventivas o la solución de los problemas para que elriesgo no se presente. Este nivel fue descrito en la guía.• La calidad del SCILa implementación del SCI busca mejorar el trabajo de la organización para laproducción ecológica, siempre y cuando la organización esté atenta a la adaptacióny aplicación de los componentes mínimos requeridos por el sistema de control interno.Cuando se habla de calidad del sistema, el representante del SCI se considera elprincipal responsable de su cumplimiento; por ello, la elección del administrador seconvierte en la columna vertebral del éxito o del fracaso en la implementación delSCI. sin embargo, sin la colaboración y la interacción constante de cada uno de losintegrantes de la organización no será posible cumplir con los objetivos.La valoración de los riesgos para la administración del SCI, se fundamenta, entonces,en la importancia de conocer como empresa todos los aspectos positivos y negativospara que el sistema de control interno se reconozca por su eficiencia y eficacia (sucalidad) como herramienta para la organización. Por esto no es suficiente que existael sistema de control interno, sino que, además, con base en la identificación de lasamenazas y debilidades se realicen las medidas necesarias para que el SCI sea prácticoy apunte al mejoramiento continuo de la producción económica de la asociación.

2. Factores que determinan el éxito de la valoración de riesgosLos resultados positivos que se logren en cada paso de la valoración aseguran elavance en el sistema de control interno, sin embargo, hay aspectos básicos para queun SCI se desarrolle apropiadamente desde el inicio: el cumplimiento de los objetivosproductivos y el cumplimiento de los objetivos de calidad propuestos en formaconcertada por todos los asociados.Para lo anterior, debe tenerse en cuenta:• El manejo de la información. La persona delegada como Administrador del SCI,

deberá liderar el adecuado manejo de ésta.• Diagnóstico y cualificación de riesgos. Se logra con el diagnóstico concertado con

todos los actores del sistema y la priorización de esos riesgos.

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• Comunicación apropiada. Clara, oportuna y disponible con todos los integrantes delsistema de control interno de la organización.

• Personas responsables del SCI.• Participación de los asociados en el proceso.

3. Proceso de valoración del riesgoSe deben realizar los siguientes pasos:• Revisar la información básica que tiene el SCI y comparar su cumplimiento con los

objetivos de la producción ecológica.• Identificar una primera lista con los riesgos y su grado de importancia.• Discutir los asuntos con los responsables del SCI.• Confirmar si los asociados y el personal que hacen parte del SCI son conscientes de

los riesgos.• Priorizar los riesgos de acuerdo con cada proceso.• Confirmar la valoración del riesgo en el campo.• Determinar si los riesgos son manejados satisfactoriamente por el SCI o están faltando

el control de algunos riesgos.• Revisar el procedimiento que se debe seguir cuando alguno de los productores

asociados no cumpla con los requerimientos de la norma o incurra en noconformidades.

• Estadísticas de la ocurrencia de los riesgos.

4. Identificación de riesgosA continuación se relacionan algunos ejemplos de los riesgos que se pueden presentaren la administración del SCI:

EJEMPLO DE RIESGOS EN EL SCIComponentes/Áreas/recursos Situación/Problema Riesgos

Estructura de la organización Ineficiencia en la estructura, bajo Confusión en relación con la jerarquía de lacompromiso de los diferentes niveles organización, -duplicación de esfuerzos.hacia la producción ecológica.No se sabe por parte del grupo de Anarquía.productores quién es la persona quetiene la responsabilidad de informar alente certificador de la situación actual dela empresa.

Administrador del SCI y Comité interno Inadecuada distribución y asignación de Incapacidad para demostrar los avances del SCI.tareas y responsabilidades en laorganización, no hay comunicaciónapropiada entre los cargos.Información dispersa y no sistematizada. Poca credibilidad.


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Componentes/Áreas/recursos Situación/Problema RiesgosAdministrador del SCI y Comité interno Los responsables del SCI rotan Retiro de los productores del programa de

permanentemente. ecológicos.Inspectores internos Inspectores mal seleccionados. Falta de efectividad del control que se hace durante

la visita a la unidad productiva.Inadecuado seguimiento a los Productores no cumplen la reglamentación.productores. Dificultades para obtener la certificación.

Productores inscritos No aceptar las acciones correctivas que Variabilidad en el cumplimiento de la norma,se deben cumplir. dificultades para obtener la certificación.Reinciden en la presentación de no Sanción grave a los productores.conformidades.

Asesores técnicos Los asesores también son inspectores, Baja calidad de la inspección.pertenecen al grupo de productores einspeccionan sus propias fincas.

Reglamento interno Poca claridad para el cumplimiento de Incumplimiento del reglamento,-inutilidad.los compromisos.No existe un plan programado para Incumplimiento por información deficiente sobreinformar sobre el reglamento interno. el mismo.

EJEMPLOS DE RIESGOS EN EL SCIComponentes/Áreas/recursos Situación/Problema Riesgos

Planificación de la tareas productivas Valoración y priorización inadecuada. No hay planificación, no hay responsables.Planificación de la oferta de productos El SCI no planifica la oferta y demanda Baja o nula venta del producto o los productos.

de sus productos.Género No existe equilibrio en el apoyo y Celos al interior del grupo de productores.

capacitación a todos los integrantes No existen logros ni avances en elde la familia. trabajo mancomunado.

Capacitación No existe capacitación para los temas Baja calidad en relación con los conocimientosque requieren fortalecer los asociados, no integrantes del SCI,- no hay avances de la empresahay pertinencia en el tipo de en relación con mejoramiento.capacitación, baja cobertura.

Registros Los registros no son los apropiados, Pérdida de tiempo en la captura de datos.manejo ineficiente del sistema Pérdida de recursos humanos y económicos,administrativo y contable. Desestímulo para el productor.

Documentación No cuentan con información completa y Pérdida de información.actualizada, existe una sola persona quetiene todos los documentos pero es difícilcontar con ella para la consulta de losmismos.Todos tienen parte de la información y Baja calidad de la información no se logralos archivos. realizar un análisis efectivo.Los documentos son de uso personal Sanciones por problemas de trazabilidad en losúnicamente. documentos.

Bienestar social Se tienen pocos momentos o ninguno Retiro de fincas del grupo de productores.para fortalecer los lazos de los asociados.La relación con los vecinos es negativa. Se incrementan los problemas relacionados con la

convivencia.

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Componentes/Áreas/recursos Situación/Problema RiesgosCapacitación No existen jornadas para el Desmotivación, no hay compromiso con el SCI.

mejoramiento del SCI, equipo operativodel SCI no implementa la actualizaciónde sus tareas.

Económicos y políticos Es muy costoso implementar y mantener No se avanza en la implementación del SCI,el SCI. no es posible certificarse como grupo de pequeños

productores.No hay apoyo para la orientación Existe el SCI pero no cumple con su función, problemasapropiada del SCI. para la certificación en grupo.

5. Manejo del riesgoDespués de que se han identificado los riesgos relacionados con la administracióndel SCI, es importante que la administración tome medidas para prevenir su ocurrenciao reducir su impacto a sus niveles mínimos. La naturaleza de las acciones que serealicen depende del riesgo y su valoración. Algunas de las acciones para manejar losriesgos relacionados con la administración del SCI incluyen capacitaciones yentrenamiento, programas de motivación, análisis de datos, etc.

ANEXO 5: DESCRIPCIÓN DE LOS CONTENIDOS DDE UN

PROGRAMA DE CAPACITACIÓN

1. Programa de sensibilizaciónEl programa de sensibilización tiene como objetivo favorecer la voluntad de losinvolucrados sobre la importancia realizar las actividades de una forma adecuada. Elprograma de sensibilización es el primer aspecto que se debe tener en cuenta alelaborar programas de capacitación, por lo que se debe prestar especial atención a laprogramación de las actividades relacionadas con la sensibilización de los productoresfrente al compromiso adquirido con el proceso de certificación ecológica y laresponsabilidad asumida en dicho proceso. Es importante anotar que este procesode sensibilización debe ser continuo para asegurar el entendimiento de los principiosde la producción ecológica.

2. Capacitación sobre aspectos técnicos de la producción ecológicaLa administración debe garantizar un programa de capacitación de manera permanentesobre los aspectos técnicos de la producción ecológica para asegurar el mejoramientocontinuo de cada uno de los miembros del grupo de productores, unificar criteriosde interpretación de la norma y asegurar el mejoramiento de las prácticas en campopara dar cumplimiento a los requisitos de la producción ecológica. Este plan decapacitación debe ser revisado constantemente para verificar el cumplimiento delprograma.


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3. Capacitación sobre certificación ecológicaLa administración debe asegurarse de incluir dentro del programa de capacitaciónaspectos relacionados con la certificación ecológica a las personas que así lo requieran.Las inquietudes que surjan en relación con el tema de certificación pueden serconsultadas directamente con la entidad certificadora.

4. Capacitación sobre la administración del SCIEl programa debe incluir capacitación especializada para los integrantes del Sistemade control interno, en donde se incluyan aspectos relacionados con el manejo delSCI según la reglamentación y las condiciones dispuestas al interior de la organización.El fortalecimiento del SCI se verá reflejado en el mejor funcionamiento de laorganización en general.Los temas que deberían incluirse en la capacitación sobre la administración del SCIson:• Organización interna• Valoración de riesgos• Inspecciones internas• Programa de capacitación• No conformidades• Sanciones• Documentación

5. Capacitación para el cumplimiento del reglamento internoEl reglamento interno es una parte fundamental en la administración de los Sistemasde control interno, ya que establece los lineamientos necesarios para guiar elfuncionamiento de la asociación y para establecer relaciones claras con los asociados.Es fundamental que el contenido del reglamento interno sea conocido por todos losinvolucrados a través de capacitaciones, para así asegurar el entendimiento de loslineamientos establecidos y facilitar su cumplimiento.

6. Capacitación sobre el manejo de la documentaciónEl manejo de la documentación es fundamental para el correcto funcionamiento delSCI, pero, por tratarse de una actividad adicional a las que se realizanconvencionalmente, con frecuencia genera resistencia y dificultad durante suejecución. Esta resistencia se minimiza con contenidos de capacitación al respecto ytrabajo en equipo.

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ANEXO 6. EJEMPLO DE UN PROGRAMA DE CAPACITACIÓN

Título de la Fecha Docente Grupo objetivo Lugar Horario Recursos necesarioscapacitación

Introducción a la 17 y 18 Sep-04 Asistente técnico Nuevos asociados Centro de 10:30 a 12:30 Fotocopias, videoproducción ecológica acopioPrincipios de 01-Oct-04 Asesor externo Todos Centro de 14:00 a 16:00 Papel periódicocontabilidad acopioAgroecología 13-Oct-04 Asistente técnico Asociados Huerta 13:00 a 15:00 Hortalizas, insectos

comunalMetodología de 02-10Nov-04 Coordinador Inspectores Huerta 14:00 a 16:00 FotocopiasInspección del SCI comunalIndicadores de gestión 04-Nov-04 Asesor externo Junta directiva Sede 14:00 a 16:00 Material de apoyoHigiene en alimentos 20-Nov -04 Asesor externo Asociados y Huerta 13:00 a 15:00 Dotación

trabajadores comunal

ANEXO 7. ETAPAS DE UNA INSPECCIÓN INTERNA

PROGRAMACIÓN Y PLANEACIÓN DE LA INSPECCIÓNLas inspecciones deben ser programadas tomando como referencia la importancia y elestado de avance de las actividades por parte de los productores para identificar la frecuenciade las visitas y asegurar la adecuación del sistema de gestión de calidad, el SCI y laconformidad con los requisitos por parte de todos los integrantes del grupo asociativo.La frecuencia de las inspecciones internas debe basarse en los resultados de lasmismas y lo indicado por el Administrador del grupo de productores, teniendo especialcuidado en la realización mínima de una visita anual programada según lo solicita lareglamentación y otra sin anunciar, si así se considera apropiado al interior de laorganización. El mismo cuidado se tendrá con la programación de las inspeccionesinternas, las cuales deben buscar el 100% de la cobertura a las fincas.Es recomendable que las inspecciones internas se inicien lo más pronto posible,ojalá después de la inscripción de las fincas al grupo asociativo, con el fin de identificarel grado de progreso de los productores.Durante la programación de las inspecciones internas es indispensable tener en cuentalas relaciones, familiares o de otro tipo, de los inspectores con los productores yrealizar la programación evitando que se presenten conflictos de interés que puedanpresentarse en la ejecución de estas actividades. La asignación de los inspectoresinternos a las fincas pertenecientes al grupo debe garantizar la objetividad de losconceptos emitidos.Ejemplo: Programación de Inspecciones InternasGrupo asociativo: AgrofuturoPeríodo: Enero – Diciembre del 2004Inspector: María Lucía PenagosNúmero de Visitas por finca al año: 2


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Finca Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Sep. Octubre Nov. Dic.La FeSan JorgeLa SofíaLa SelvaLuciérnaga

Una preparación apropiada por parte del inspector interno es el aspecto más importantepara realizar satisfactoriamente una inspección. El principal beneficio de una buenapreparación es que el inspector aproveche el tiempo disponible de la mejor manera.Para una adecuada preparación debe tenerse en cuenta:• El plan de inspección. Incluye el cálculo del tiempo aproximado para la visita a cada

finca que será inspeccionada; reunión de apertura y reunión de cierre.• La preparación de la lista de chequeo.• Las revisiones de los reportes de inspecciones anteriores (si es el caso).Ejemplo: Plan de InspecciónProductor: Rafael López Obando Fecha: 16 de septiembreGrupo asociativo: Agro Futuro.

Hora Actividad Requisito de la norma Inspector interno Finca7:00 a.m Reunión de apertura No se aplica María Lucía Penagos - Todos La Fe7:30 a.m Preparación de compostaje Suelos. Artículo 33. María Lucía Penagos La Fe8:30 a.m Preparación de bioplaguicidas Manejo de insectos y María Lucía Penagos La Fe

enfermedades. Artículo 35

Elementos de la preparaciónRevisión de la documentación

Es necesario que los inspectores revisen la documentación, los registros, el plan demanejo, el plan de producción, los mapas de las fincas, los procedimientos, losinstructivos, etc.Algunos de los documentos reposarán en la sede de la administración del SCI, comoes el caso del plan de manejo, el plan de producción, el plano actualizado del predio,etc. Los registros tales como los registros de producción y de aplicación de bioinsumos,registros de compras, registros contables, procedimientos instructivos, etc, debenpermanecer en la unidad productiva. Después de la revisión documental, el inspectorinterno debe emitir un reporte donde se indique el estado actual de la documentaciónen relación con la norma.Lista de verificación

Antes de iniciar la inspección es importante que el inspector elabore una lista deverificación o de chequeo, que se realiza por medio de preguntas, teniendo en cuentacada uno de los requisitos de la norma. La lista de verificación le permite al inspector

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identificar con claridad las áreas que visitará durante la jornada, aprovechar mejor lainspección y permitir la conducción más organizada. En las inspecciones internas lalista de verificación cumple un objetivo similar al de la lista de mercado doméstico.

Ejemplo lista de verificaciónNo de Item Requisito CumplimientoSI/NO Comentarios /Observaciones

Artículo 13.a). ¿Hay un programa para la siembra de abonos verdes? No Se observó un suelo muy pobre encoberturas y no se ha iniciado ningúntipo de siembra.

Artículo 35. ¿Hay procedimientos para elaborar bioplaguicidas? Si Cuentan con procedimientosarmonizados.

Articulo 36. ¿Se encuentra en la unidad productiva el plan deproducción actualizado? Verificar el documento. No No se encontró el documento en la

finca.

EJECUCIÓN DE LA INSPECCIÓNEn toda inspección interna se deben realizar las siguientes etapas:Reunión de apertura.

Debe hacerse una reunión informal con el dueño de la finca y con las personas queintervengan en la unidad productiva en el proceso ecológico. El propósito de estareunión es establecer un ambiente cordial y dar a conocer el procedimiento a seguiren la inspección interna; además, brindar la oportunidad a los inspeccionados dehacer preguntas sobre esta jornada de trabajo.1.2 Evaluación o desarrollo de la visita.

Durante esta etapa se recopilará información, que luego debe ser analizada para poderestablecer el grado de conformidad o no conformidad frente a los elementos de lanorma. El inspector obtendrá información a través de visitas al campo, entrevistascon las personas, revisión de instalaciones, equipos, herramientas y materiales, revisiónde documentos y registros, etc.El inspector debe asegurarse de que durante la visita se realicen las siguientesrevisiones:Revisión documental:

• Mapa de la finca actualizado• Plan de manejo• Registro de insumos• Registros contables• Plan de producción• Registro de cosecha• Registro de almacenamiento• Registro de ventas


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2.2.2 Revisión en campo:

• Observación de las prácticas ecológicas en los cultivos• Manejo del suelo y del agua• Manejo de insectos y enfermedades• Manejo del compostaje• Manejo de los productos en campo• Almacenamiento y manejo de los productos poscosecha• Preparación y almacenamiento de bioinsumos•· Linderos y áreas de separación de cultivos• Empaque, etiquetado y transporte

Revisión del sistema de producción bovina:

• Proveniencia de los animales y sus condiciones• Alimento y pasto• Manejo del agua• Manejo de la salud de los animales• Prácticas de cirugías• Uso de hormonas, antibióticos y demás productos prohibidos y restringidos en la

norma• Alojamiento de los animales• Manejo del estiércol• Manejo del beneficio (sacrificio) de los animales• Áreas libres y de pastoreo• Manejo de la leche y alimentación del ternero• Almacenamiento y manejo de los productos obtenidos• Los registros y control de inventario2.2.4 Revisión en centros de acopio y comercializadoras.

• Instalaciones• Higiene de los trabajadores y de los equipos• Programa de control de plagas• Empaque, almacenamiento y transporte• Manejo y control de desechos• Registros y control de inventarios• Cumplimiento del Decreto 3075/97 sobre buenas prácticas de manufactura.

Revisión de hallazgos.Al terminar la visita, el inspector debe revisar las notas tomadas en la lista de verificacióny con base en todas las fuentes de información, debe preparar de manera organizadalas conclusiones de la visita. Posteriormente, dará a conocer a las personas que

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participaron de la visita las conclusiones a las que llegó, incluyendo los hallazgos deconformidad y no conformidad, las fortalezas, las debilidades y las oportunidades demejora.

1.4 Reunión de cierre.La inspección termina cuando todas las actividades descritas en el plan de inspeccióninterna se hayan realizado y el informe de la inspección sea aprobado.Durante la reunión de cierre, el inspector debe establecer una comunicación abiertay respetuosa con todos los involucrados en la que debe explicar cómo se desarrollóla visita y dar a conocer las conclusiones finales de la misma.Cabe anotar que la información obtenida durante la inspección sólo será entregada alcomité interno de certificación y al administrador de la asociación. Los demásproductores no tendrán acceso a esta información, para evitar que haya conflictosentre ellos por el resultado de la inspección.

ANEXO 8. MANEJO DE DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS

Además de los documentos internos hay otros de origen externo, como es el caso delos informes de la empresa certificadora o las reglamentaciones.Para el manejo de todos los documentos, tanto de internos como externos, se deberíantener en cuenta las siguientes consideraciones:• Revisión y aprobación antes de su emisión y/o divulgación.• Disponibilidad para los interesados.• Uso de lenguaje sencillo, documentos legibles.• Actualización periódica.• Conservación por el tiempo requerido.• Prevención de uso de documentos obsoletos.Para el manejo de los documentos se debe asignar un responsable, que será elencargado de todas las actividades relacionadas con el mismo. El control de losdocumentos puede facilitarse mediante planillas, en donde se especifique la fechade entrega del documento, el tipo de documento y la firma de recibo por parte de losproductores.

ANEXO 9. ASPECTOS QUE SE TIENE EN CUENTA EN LAS

INSPECCIONES EXTERNAS PARA LA EVALUACIÓN DEL SCI.

Elementos del SCIElementos del SCIElementos del SCIElementos del SCIElementos del SCI1 Funcionamiento del SCI:1.1 Implementación del reglamento internoa. ¿Qué nivel de desarrollo tiene el reglamento interno? b. ¿Pueden las normas de la agencia de certificación ser aplicadas a través de él?


71

c. ¿Qué tan bien comprendido es el reglamento interno por el personal del SCI por quienes se supone que debe ser implementado? 1.2 Requerimientos del personala. ¿Hay alguna persona o comité para la aprobación interna ?b. ¿Qué tan calificados son los inspectores internos? (¿Son instruidos?).c. ¿Hay suficientes inspectores internos para hacer todas las inspecciones? d. ¿Hay claramente una persona responsable del SCI? e. ¿Obtienen los inspectores internos suficiente apoyo con capacitaciones y transporte para mantener el Sistema de control interno?1.3 Inspecciones internasa. ¿Han sido realizadas todas las inspecciones internas, para revisar el cumplimiento con la regulación interna?b. ¿Se han tomado las medidas preventivas para asegurar que no habrá potenciales conflictos de interés? (por ejemplo, que los inspectores

vengan de diferentes regiones o que no hayan inspeccionado a miembros de su familia)c. ¿Se han llevado a cabo todas las inspecciones durante del año en cuestión?d. ¿Tiene el SCI una separación entre las inspecciones internas y la ayuda técnica?1.4 Documentación del SCIa. Hay una lista actualizada de productores registrados en el SCI (con información relevante incluyendo el nombre, el código del productor,

área, producto, estimación de la productividad, fecha de inspección interna).b. ¿Hay un reporte escrito de la inspección interna anual de cada finca?c. ¿ Hay una revisión documentada de la función o comité de aprobación?d. ¿ Hay una lista de agricultores sancionados?e. ¿ Hay una lista de productores en conversión y el año en que se encuentran? f. ¿Hay una copia del último reporte de inspección de la agencia de certificación? g. ¿Hay una clara diferenciación en la documentación que asegure la separación entre los documentos para los productos orgánicos y los

convencionales?h. ¿Está descrito y documentado el SCI?i. ¿ Hay contratos entre el grupo y los productores individuales?j. ¿Existe un mapa del área /comunidad indicando la localización de cada finca?1.5 Flujo del productoa. ¿Está documentado el sistema de compras con los registros de venta de los agricultores al grupo y el flujo del producto del agricultor al

exportador?b. ¿ Hay una clara separación entre los productos ecológicos y los convencionales?c. ¿ Hay una clara y fácil diferenciación en el etiquetado para los productos ecológicos y los convencionales?d. ¿Tiene el SCI un sistema o procedimiento para retirar los productos?e. ¿ Hay un procedimiento para identificar la infiltración de exceso de entregas?1.6 Reinspecciones externasa. ¿Corresponde la información recopilada en las reinspecciones externas con la información de los inspectores internos?b. ¿Si existen diferencias, en que consisten?2 Control social o responsabilidad de la comunidada. ¿Es la lealtad promovida como una responsabilidad común?b. ¿Cómo es la lealtad promovida?c. ¿Cuál es el potencial de infiltración de productos no ecológicos?d. ¿Saben los vecinos lo que significa ecológicoe. ¿Cuál es la comunicación /entendimiento y acuerdo entre productores ecológicos y convencionales?3 Capacitación y consejoa. ¿Existe suficiente capacitación para los productores?b. ¿Se hace seguimiento a la sostenibilidad del sistema de producción?c. ¿Se resolvió el potencial conflicto de interés?

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