Monitorowanie i kontrola w okresie trwałości projektów

OBOWIĄZKI BENEFICJENTÓW W ZAKRESIE MONITORINGU I

KONTOLI PROJEKTÓW

(Z UWZGLĘDNIENIEM PROCEDUR PZP)

Monitorowanie i kontrola w okresie trwałości projektów

Katowice, marzec 2013 r.

Plan warsztatów:

1. Zagadnienie zachowania trwałości operacji – podstawy prawne oraz definicje

2. Procedury IZ RPO WSL: monitorowanie projektów (ankiety trwałości)

3. Zmiany w okresie trwałości – zagadnienia MRR oraz stanowisko IZ RPO WSL

4. Przesłane pytania Beneficjentów 5. Procedury IZ RPO WSL: kontrole

projektów 6. Dyskusja, pytania uczestników

Podstawy prawne:

1. Artykuł 57 Rozporządzenia Rady

(WE) nr 1083/2006

2. Umowa o dofinansowanie

3. Uszczegółowienie RPO WSL – m.in.

Wytyczne w sprawie

kwalifikowalności wydatków

Podstawy prawne oraz definicje

1. Artykuł 57 Rozporządzenia Rady

(WE) nr 1083/2006:

Operacja (projekt) (…) nie zostanie poddana

zasadniczej modyfikacji wynikającej ze

zmiany charakteru własności elementu

infrastruktury albo z zaprzestania działalności

produkcyjnej i mającej wpływ na charakter

lub warunki realizacji operacji lub

powodującej uzyskanie nieuzasadnionej

korzyści przez przedsiębiorstwo lub podmiot

publiczny.


Charakterystyka pojęć związanych

z trwałością:

• infrastruktura

• okres trwałości

• zakończenie operacji

• zaprzestanie działalności produkcyjnej

• zmiana charakteru własności

• zmiana charakteru operacji, warunki

realizacji operacji

• nienależne (nieuzasadnione) korzyści


Infrastruktura:

Trwałości dotyczy inwestycji w infrastrukturę

lub inwestycji produkcyjnych.

Trwałość nie dotyczy m.in.:

• promocji inwestycyjnej, gospodarczej

• promocji turystyki, kultury

• udziału w targach zagranicznych lub

misjach gospodarczych

• szkoleń


Okres trwałości

• 5 lat – od zakończenia operacji dla

projektów inwestycyjnych

• 3 lata - dla przedsiębiorców

Zakończenie operacji (art. 88 Rozporządzenia 1083/2006)

• działania (np. roboty budowlane) zostały

przeprowadzone (zakończone)

• wydatki zostały opłacone (np. na rzecz

Wykonawców)

• wypłaty środków IZ RPO (refundacje)

zostały zrealizowane


Zaprzestanie działalności produkcyjnej:

• przerwania działań bezpośrednio

powiązanych z realizowanym projektem

Istotne aspekty:

• zawieszenie działalności

• produkcja sezonowa

• zmiana profilu produkcji

• przeniesienie produkcji do innego państwa,

województwa (dla RPO)


Zmiana charakteru własności :

• każda podmiotowa zmiana własności

wytworzonego majątku, także zmiana

własności elementu projektu

• zmiana w strukturze własnościowej

określonego podmiotu

• także zmiana podmiotu publicznego na

publiczny

• sprzedaż infrastruktury należy rozpatrywać

jako zmianę własności (nawet jeśli zarówno

zbywcą jak i nabywcą jest podmiot

publiczny)


Zmiana charakteru własności - istotne

aspekty:

• ujawnienie na etapie składania wniosku o

dofinansowanie planowanych docelowych

przekształceń podmiotowych w projekcie,

wyłącza zarzut znaczącej modyfikacji

projektu

• najem, dzierżawa, zastaw, użyczenie

nie powodują zmiany charakteru własności

ponieważ nie przenoszą prawa własności na

inny podmiot


Zmiana charakteru operacji, warunki

realizacji operacji

Może być oceniana przez pryzmat m.in.:

• stopnia osiągania zakładanych wskaźników

realizacji projektu (produktu lub rezultatu)

• to główne działania podejmowane w ramach

danego przedsięwzięcia

• efektywności realizacji projektu

• sposobu korzystania przez grupy docelowe

• celów projektu i założeń projektu –

określonych we wniosku o dofinansowanie


Nienależne (nieuzasadnione) korzyści:

• Pojęcie to ma różne znaczenie w zależności od

warunków, w których działa dana jednostka

• Korzyść nieuzasadniona to korzyść, która jest

nie do pogodzenia z celami pomocy

realizowanej przez zaangażowanie Funduszy

oraz celami dofinansowania danego działania

• Może dotyczy zarówno Beneficjenta jak również

jakiegokolwiek innego podmiotu

• Również uzyskanie nieuzasadnionej lub

nadmiernie korzystnej pozycji - dającej

przewagę sytuacji np. rynkowej


Nienależne (nieuzasadnione) korzyści -

istotne aspekty:

• Zastosowanie konkurencyjnych warunków

przeprowadzanych transakcji (np. procedury

przetargowej) pozwala na zmniejszenie

ryzyka osiągnięcia nienależnych korzyści

przez zaangażowane podmioty

• Analizowane są aspekty m.in.: kryteria

udzielenia dofinansowania, ograniczenia

konkurencyjności, zmniejszenia zatrudnienia,

przeniesienia pomocy do innego regionu,

zasad. dot. pomocy publicznej


Istotna jest kolejność

analizy

Umowa o dofinansowanie: • Beneficjent zobowiązuje się do niedokonywania znaczącej

modyfikacji Projektu w rozumieniu art. 57 rozporządzenia

Rady (WE) nr 1083/2006. Beneficjent jest zobowiązany do

niezwłocznego pisemnego poinformowania IZ RPO WSL o

wszelkich okolicznościach mogących powodować znaczącą

modyfikację projektu.

• Beneficjent zobowiązuje się do przechowywania

wszystkich dokumentów związanych z realizacją Projektu

w swojej siedzibie, z zastrzeżeniem ust. 3, przez okres co

najmniej trzech lat od daty zamknięcia programu.

Beneficjent projektu objętego pomocą publiczną

zobowiązany jest do przechowywania dokumentów

związanych z realizacją Projektu przez 10 lat od daty

podpisania niniejszej umowy, jednak nie krócej niż do

upływu trzech lat od daty zamknięcia programu.

Umowa o dofinansowanie

Umowa o dofinansowanie: • W przypadku zakupu w ramach Projektu sprzętu

ruchomego Beneficjent oświadcza, że (…) sprzęt ruchomy

będzie użytkowany przez cały okres trwałości projektu (…)

Wymiana sprzętu ruchomego w tym okresie jest możliwa

jedynie na inny sprzęt ruchomy o co najmniej takich

samych parametrach.

• Beneficjent ma obowiązek ujawniania wszelkich dochodów,

które powstają w związku z realizacją Projektu. (…) W

przypadku, gdy Projekt przynosi dochód w rozumieniu art.

55 rozporządzenia Rady (WE) Nr 1083/2006 w okresie

trwałości Projektu, Beneficjent zobowiązuje się do

pisemnego poinformowania IZ RPO WSL o uzyskaniu

dochodu (…).

• Kontrola sprawdzająca trwałość projektu oraz dochód (…)

może być przeprowadzona w okresie (…) <trwałości>

Umowa o dofinansowanie

Uszczegółowienie RPO WSL i trwałość

projektów

• Zakaz podwójnego finansowanie tych

samych wydatków, w tym VAT

• Niekwalifikowalność wydatków w działaniach

/podziałaniach – ważne ze względu na

zmiany własnościowe w okresie trwałości

Uszczegółowienie RPO WSL

Ankiety trwałości RPO WSL

https://rpo.slaskie.pl/wnioski/

Procedury dot. ankiet trwałości:

• Pismo IZ RPO WSL

• Ankieta trwałości – Formularz wygenerowany

z SIWIZ:

o wysłanie elektronicznie przez SEKAP

o wysłanie pocztą tradycyjną

• Ewentualne czynności wyjaśniające/ kontrola

Ankiety trwałości RPO WSL

ZMIANY W OKRESIE

TRWAŁOŚCI

Zmiany w okresie trwałości – np.

• Przekształcenia jednostek

• Odtworzenie sprzętu – np. zużycie,

kradzież

• Zmiana miejsca przechowywania

dokumentów

• Zmiana sposobu użytkowania

dofinansowanej infrastruktury

• Nowe źródła dochodów

Szczegółowe informacje dot. zmian w

okresie trwałości:

• Stanowisko IZ RPO WSL w zakresie zmian

w projektach w okresie trwałości

• Podręcznik MRR - Zagadnienie zachowania

trwałości projektu współfinansowanego z

Funduszy Europejskich

• Nieuzasadniona korzyść - Ekspertyza

zewnętrzna - materiał pomocniczy w

zakresie interpretacji zasady trwałości <dostępne: https://rpo.slaskie.pl/ w dziale: Dokumenty /

Trwałość projektów>

PYTANIA

BENEFICJENTÓW

1. Czy istnieje możliwość dzierżawy

zrewitalizowanych w ramach projektu stawów

wodnych na rzecz Koła wędkarskiego w

okresie trwałości projektu?

2. Czy uzupełnienie elementów małej architektury,

np. podlegającej dewastacji w okresie trwałości

projektu jest kosztem możliwym do refundacji?

3. Czy na terenie objętym projektem w okresie

trwałości można organizować miejskie imprezy,

eventy ogólnodostępne ale nie zaplanowane

na etapie składania wniosku aplikacyjnego?

4. Czy w sytuacji jeżeli wniosek został wybrany

do dofinansowania z listy projektów

rezerwowych muszą zostać zapewnione

wszystkie założone we wniosku składanego 5

lat wcześniej wskaźniki produktu i rezultatu?

5. Czy jest możliwa likwidacja podmiotu

odpowiedzialnego za zarządzanie powstałą

infrastrukturą w okresie trwałości?

6. Jak wygląda trwałość projektów dot. promocji

inwestycyjnej - środków trwałych zakupionych

do realizacji kampanii?

7. W jakim zakresie można zmienić

wybudowaną drogę w związku z kolejną

budowaną inwestycją?

8. Czy istnieje możliwość dofinansowania z

innym źródeł np. PROW zadania, które

zostało dofinansowane z RPO WSL 2007-

2013 w okresie trwałości projektu?

9. Czy po godzinach lekcyjnych można obiekt

wykorzystywać odpłatnie (szkoła)?

10. Jaka jest odpowiedzialność Partnera za

osiągnięcie wskaźników produktu i rezultatu,

zachowanie trwałości?

11. Czy likwidacja szkoły (do wyremontowanego

obiektu przeniesiony zostałby Wydział

inwestycji Urzędu Miasta) wpłynie na

kwalifikowalność wydatków – dotyczy projektu

z 5.2 - termomodernizacji i likwidacji azbestu?

12. Wpływ formy wyboru operatora zewnętrznego

(ppp, koncesja) na trwałość projektu

inwestycyjnego?

13. Trwałość w klastrach. Czy należy utrzymać

wszystkie stanowiska pracowników?

14. Obowiązki Beneficjenta, korekty VAT po

upływie okresu trwałości. Okres

monitorowania projektów pod kątem

ewentualnego wystąpienia pomocy publicznej.

15. Możliwości skorzystania w okresie trwałości

projektu z różnych funduszy uzupełniających

konkretną inwestycję, np. budynek został

wybudowany w ramach RPO a doposażony w

ramach PROW.

16. Czy jest możliwe przekazanie w użyczenie lub

trwały zarząd lub modernizacji, remontu przez

jednostkę organizacyjną w okresie trwałości

17. Obowiązki Beneficjenta, korekty VAT po

upływie okresu trwałości. Okres

monitorowania projektów pod kątem

ewentualnego wystąpienia pomocy publicznej.

18. Możliwości skorzystania w okresie trwałości

projektu z różnych funduszy uzupełniających

konkretną inwestycję, np. budynek został

wybudowany w ramach RPO a doposażony w

ramach PROW.

19. Czy jest możliwe przekazanie w użyczenie lub

trwały zarząd lub modernizacji, remontu przez

jednostkę organizacyjną w okresie trwałości

20. Czy JST przekazując w użyczenie/trwały

zarząd daną inwestycję może stosować w

umowie z przyjmującym zapisy o trwałości,

jak powinny wyglądać takie umowy?

21. Dochodowość w okresie trwałości projektu,

konieczność zmiany przeznaczenia w okresie

trwałości projektu.

22. Zakupiony sprzęt składa się z komponentów,

czy użycie jednego z komponentów w innym

sprzęcie jest naruszeniem trwałości?

23. Czy można dokonać prywatyzacji/

komercjalizacji SP ZOZ?

24. Czy jest możliwe przekształcenie SP ZOZ w

spółkę kapitałową z posiadaniem 100%

udziałów lub akcji przez JST. Wpływ na

dochodowość - Art. 44 Ustawy o działalności

leczniczej: „Podmiot leczniczy udziela

świadczeń zdrowotnych (…) nieodpłatnie, za

częściową odpłatnością lub całkowitą

odpłatnością”

25. Czy jest możliwe przekazanie majątku spółce

z 100% udziałem gminy? - rozważane

działanie związane zmiany ustawy o

utrzymaniu czystości i porządku w gminach.

Czy wówczas konieczne jest

przeprowadzenie rekalkulacji analizy

finansowej?

26. Utrzymanie instalacji w działaniu 5.2. po

zmianie przepisów w zakresie organizacji

gospodarki odpadami w gminach

27. Zgodnie z dokumentacją aplikacyjną za

eksploatację gniazd do selektywnej zbiórki

odpadów odpowiada Beneficjent (JST).

W związku z nową ustawą o utrzymaniu

czystości i porządku w gminach pojemniki te

obsługiwać będzie przedsiębiorca wybrany w

trakcie postępowania przetargowego. W jaki

sposób dokumentować utrzymanie trwałości -

w zakresie rezultatów.

28.Utrzymanie wskaźnika rezultatu zw. z ilością

pasażerów przewiezionych autobusami

dofinansowanymi przez UE, w sytuacji

zmniejszającej się rokrocznie liczby

przewiezionych osób.

29.Trwałość projektu w przypadku zmniejszania

się użytkowników infrastruktury powstałej w

projekcie w wyniku czynników niezależnych

od beneficjenta na przykład w wyniku

utworzenia konkurencyjnej przez inny

podmiot lub zmiany przepisów prawa .

30.Interesuje nas m.in.. kwestia trwałości

projektu w kontekście pomocy publicznej

31.Jaka będzie sytuacja Spółdzielni

Mieszkaniowych uzyskujących

dofinansowanie dla kilku budynków, które

w świetle planowanych zmian w ustawie o

spółdzielniach mieszkaniowych będą

stanowiły odrębne wspólnoty

mieszkaniowe.

KONTROLA PROJEKTÓW UNIJNYCH PO ZAKOŃCZENIU REALIZACJI

Kontrola projektów unijnych

Kontrola po zakończeniu realizacji projektu = kontrola trwałości?

Trwałość projektu to tylko jedno z zagadnień kontrolowanych po zakończeniu realizacji projektu. Do pozostałych należą w szczególności: osiągnięcie oraz utrzymanie wskaźników, wygenerowany przychód, kwalifikowalność podatku VAT, zasada zakazująca podwójnego finansowania czy archiwizacja dokumentacji związanej z projektem. W pewnych okolicznościach mogą one wpływać na kwestię zachowania trwałości.

W związku z powyższym IZ RPO WSL wprowadziła do procedur nowy typ kontroli – kontrolę po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzającą trwałość projektu).


Kontrola po zakończeniu realizacji projektu – które z nich mogą być kontrolowane?

Wszystkie, z wyjątkiem projektów polegających na:

-promocji inwestycyjnej/gospodarczej;

-udziału w targach lub misjach gospodarczych;

-promocji turystyki, kultury.


Kontrola po zakończeniu realizacji projektu

Kontrola po zakończeniu realizacji projektu może zostać przeprowadzona w okresie 3 lub 5 lat od daty zakończenia realizacji projektu, przy czym za datę zakończenia realizacji projektu przyjmuje się dzień, w którym zostały spełnione łącznie wymienione dwa kryteria:

1.Czynności w ramach Projektu zostały faktycznie przeprowadzone (zakończenie rzeczowe projektu);

2.Wszystkie wydatki przedstawione do refundacji przez Beneficjenta zostały opłacone.


Kontrola po zakończeniu realizacji projektu - procedura

1. Zawiadomienie Beneficjenta o kontroli: co najmniej 5 dni przed planowanymi czynnościami.

2. Długość trwania kontroli w siedzibie Beneficjenta: zazwyczaj 1 dzień, w przypadku gdy projekt jest realizowany w kilku miejscach, w szczególności w miejscowościach innych niż siedziba Beneficjenta, czas trwania kontroli wydłużyć się może do 2 dni.

3. Informacja pokontrolna sporządzana jest w ciągu 21 dni kalendarzowych, jednakże kontrolujący podczas kontroli mogą zażądać pisemnie dodatkowych wyjaśnień i/lub niezbędnych dodatkowych dokumentów…



c.d.3. Jeżeli Beneficjent nie jest w stanie udzielić odpowiedzi w trakcie trwania kontroli, może je przesłać do IZ RPO WSL w terminie do 7 dni od dnia zakończenia kontroli. Termin na sporządzenie informacji pokontrolnej zostaje wstrzymany do czasu uzyskania wyjaśnień. Dodatkowo, W uzasadnionych przypadkach (np. konieczność uzyskania opinii prawnej, otrzymania dodatkowych wyjaśnień), kierownik zespołu kontrolującego, za zgodą Kierownika RKPR, może przedłużyć termin na sporządzenie informacji pokontrolnej. Informacja pokontrolna sporządzana jest wtedy w terminie 14 dni kalendarzowych od daty otrzymania opinii prawnej, wyjaśnień, itp.



4. Termin na wniesienie przez Beneficjenta zastrzeżeń lub podpisanie informacji pokontrolnej wynosi 14 dni kalendarzowych.

5. Na sporządzenie zmienionej i uzupełnionej informacji pokontrolnej zespół kontrolujący ma 21 dni kalendarzowych od dnia otrzymania zastrzeżeń. Analogicznie jak w przypadku sporządzania pierwszej wersji informacji pokontrolnej, w uzasadnionych przypadkach (np. konieczność uzyskania opinii prawnej, otrzymania dodatkowych wyjaśnień), kierownik zespołu kontrolującego, za zgodą Kierownika RKPR, może przedłużyć termin na sporządzenie informacji pokontrolnej…



c.d.5. Wówczas zmieniona i uzupełniona informacja pokontrolna sporządzana jest w terminie 14 dni kalendarzowych od daty otrzymania opinii prawnej, wyjaśnień itp.


Kontrola po zakończeniu realizacji projektu - Obszary

tematyczne i procesy badane w trakcie kontroli:

1. Obowiązek utrzymania trwałości projektu (w rozumieniu art. 57 Rozporządzenia Rady WE nr 1083/2006).

2. Osiągnięcie i utrzymanie wskaźników produktu i rezultatu.

3. Wygenerowanie dochodów w ramach projektu.

4. Przestrzeganie przez Beneficjenta zasady zakazującej uzyskiwania podwójnego dofinansowania na wydatki poniesione w ramach przedmiotowego projektu.




5. Zaistnienie przesłanek skutkujących możliwością odzyskania przez Beneficjenta zrefundowanego w ramach przedmiotowego projektu podatku VAT.

6. Archiwizacja dokumentacji projektowej.

7. Stosowanie się Beneficjenta do obowiązków związanych z wykonywaniem zapisów zawartych w umowie i wniosku o dofinansowanie oraz "Wytycznych IZ RPO WSL 2007-2013" w zakresie informacji i promocji".




8. Kontrole projektu przeprowadzane przez inne podmioty niż IZ RPO WSL 07-13.

9. Oględziny w okresie trwałości, powstałego w wyniku realizacji projektu efektu rzeczowego.



§ 15 ust. 6 umowy o dofinansowanie:

„IZ RPO WSL lub inne podmioty uprawnione do przeprowadzenia kontroli na podstawie odrębnych przepisów mogą wznowić przeprowadzenie kontroli po zakończeniu finansowym realizacji Projektu oraz przez okres trwałości Projektu, mające na celu ponowne sprawdzenie prawidłowości realizacji Projektu, w tym kwalifikowalności i prawidłowości poniesienia wydatków oraz osiągnięcie i utrzymanie przez Beneficjenta celów projektu, w tym wskaźników produktu i rezultatu”.



§ 15 ust. 6 umowy o dofinansowanie:

„IZ RPO WSL lub inne podmioty uprawnione do przeprowadzenia kontroli na podstawie odrębnych przepisów mogą wznowić przeprowadzenie kontroli po zakończeniu finansowym realizacji Projektu oraz przez okres trwałości Projektu, mające na celu ponowne sprawdzenie prawidłowości realizacji Projektu, w tym kwalifikowalności i prawidłowości poniesienia wydatków oraz osiągnięcie i utrzymanie przez Beneficjenta celów projektu, w tym wskaźników produktu i rezultatu”.



Pierwsza kontrola po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzająca trwałość projektu miała miejsce w dniu 9 lipca 2012 r.

Do dnia dzisiejszego przeprowadzono ich 42.

Trwają czynności kontrolne 8 projektów, w których stwierdzono wstępnie uchybienia które mogą skutkować negatywnymi konsekwencjami finansowymi, w tym rozwiązaniem umowy o dofinansowanie i zwrotem przekazanej refundacji.


Kontrola po zakończeniu realizacji projektu – najczęściej popełniane błędy przez Beneficjentów

1. Niemonitorowanie wskaźników rezultatu.

2. Niemożność zidentyfikowania środków trwałych zakupionych w trakcie realizacji projektu.

3. Niezrealizowanie lub nieutrzymanie wskaźników rezultatu na poziomie założonym w umowie o dofinansowanie projektu.

4. Niezrealizowanie lub nieutrzymanie wskaźnika zatrudnienia na poziomie założonym w umowie o dofinansowanie projektu.


Kontrola po zakończeniu realizacji projektu – najczęściej popełniane błędy przez Beneficjentów

5. Wykorzystywanie przedmiotu projektu niezgodnie z założeniami projektu oraz warunkami udziału w konkursie o dofinansowanie.

6. Uzyskiwanie w okresie trwałości dochodu nie założonego w projekcie.

7. Zaistnienie przesłanek na podstawie których podatek VAT przestaje być kwalifikowalna.

8. Zbycie/zniszczenie przedmiotu projektu bez jego odtworzenia.

DYSKUSJA,

PYTANIA

UCZESTNIKÓW

Dziękuję za uwagę

Urząd Marszałkowski Województwa

Śląskiego

Wydział Rozwoju Regionalnego

ul. Dąbrowskiego 23 40-037 Katowice

Education

Monitorowanie i kontrola w okresie trwałości projektów