Nghe thuat lanh dao HV Kingsman

Working D

raft - Last Modified 2/8/2010 6:42:33 P

MP

rinted

1

NGHỆ THUẬT LÃNH ĐẠO

Working D


MP

rinted

GIẢNG VIÊNTS. HOÀNG TRUNG DŨNGSáng lập viên, Chủ tịch Học viện Chiến lược và Nhân sự KINGSMAN

Chủ tịch Công ty Tư vấn và Thương mại AIDA Việt Nam

Giảng viên cao cấp tại Đại học Quốc gia, FPT, RMIT, Đại học Ngoại thương, Học viện Quản lý Châu Á – Thái Bình Dương, Đại học Paris IX (CH Pháp)…

Tư vấn, đào tạo cho: HIỆP HỘI CÁC NGÂN HÀNG, VINGROUP, VID HOLDINGS, SAMSUNG, IBM, GE, VIETNAM AIRLINES, VNPT, MOBIFONE, VIETTEL, BMW, LEXUS, VINATABA, HABECO, VICEM, VJCC, BỘ CÔNG THƯƠNG, VINACOMIN, HAPACO, PANASONIC, YAMAHA, CANON, SUNGROUP, VINASOY, SỮA MỘC CHÂU…

Nguyên:-Thường trực HĐQT Việt Á Bank-Thành viên Hội đồng Điều hành Maritime Bank,

-Giám đốc Nhân sự, Giám đốc Chi nhánh Hà Nội, Giám đốc trung tâm KHDN Maritime Bank…-Tổng Giám đốc M-Talent - VID Holdings

Email: [email protected] Website: www.kingsman.edu.vn Fanpage: www.facebook.com/KingsmanAcademy

Working D


MP

rinted

3

ANH CHỊ MONG ĐỢI GÌTỪ BUỔI ĐÀO TẠO HÔM NAY?

Working D


MP

rinted

Bắt đầu và kết thúc đúng giờ

- Đặt câu hỏi

- Phản bác tích cực

- Tôn trọng người khác

- Lắng nghe cả điều mình biết

- Thư giãn hợp lý

NGUYÊN TẮC CƠ BẢN CỦA LỚP HỌC

Luôn luôn chủ động và nhiệt tình

Working D


MP

rinted

5

QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP: KHÓ KHĂN, THÁCH THỨC

Working D


MP

rinted

6

VẤN ĐỀ CÓ THỂ LÀ…

TÀI CHÍNH, NGÂN SÁCH?

CƠ CHẾ VẬN HÀNH?

BỘ MÁY TỔ CHỨC?

CHÍNH SÁCH QUẢN LÝ?

NGUỒN LỰC SỞ HỮU?

NĂNG LỰC LÃNH ĐẠO?

Working D


MP

rinted

dồn lên đôi vai của chúng ta:CÁC NHÀ LÃNH ĐẠO

Không chỉ là câu chuyện tồn tại và phát triển, đó còn là câu chuyện về chính trị và xã hội…

Gánh nặng

Working D


MP

rinted

LÃNH ĐẠO LÀ AI?

• Lãnh đạo là một động từ, không phải là một danh từ.

• Lãnh đạo là một hành động, không phải là vị trí.

• Lãnh đạo được xác định là những việc chúng ta làm, chứ không phải đơn thuần là vai trò trên giấy của chúng ta.

Working D


MP

rinted

VAI TRÒ CỦA LÃNH ĐẠO

Mội đội quân gồm các chú cừu được lãnh đạo bởi một con sư tử thì đáng sợ hơn đội quân gồm các con sử tử được dẫn dắt bởi một chú cừu…

Working D


MP

rinted

10

YÊU CẦU ĐỐI VỚI LÃNH ĐẠO

Working D


MP

rinted

MẠNH MẼ TRONG HÀNH ĐỘNG

Knows the way Shows the way Goes the way

TRƯỚC KHI TẠO ĐỘNG LỰC CHO NHÂN VIÊNHÃY CHO NHÂN VIÊN THẤY ĐIỂU ĐÓ Ở BẠN!!!

Working D


MP

rinted

LÃNH ĐẠO LÀ SỰ GÂY RA ẢNH HƯỞNG, KHÔNG HƠN, KHÔNG

KÉM

TS. John C. Maxwell

Ai ai cũng có khả năng tạo ra ảnh hưởng với người khác nhưng chỉ có nhà lãnh đạo tạo ra những ảnh

hưởng có chủ đích

TS. Đinh Việt Hoà

Working D


MP

rinted

Những nhà lãnh đạo hiệu quả khác xa nhau về tính cách, điểm mạnh, điểm yếu, giá trị, niềm tin. Song tất cả họ đều có điểm chung là luôn chấp nhận

sát hạch năng lực của mình bằng hiệu quả công việc và cố gắng

làm những điều đúng đắn

Working D


MP

rinted

LÃNH ĐẠO CHỊU TRÁCH NHIỆM VỀ MỌI RỦI RO

Kiếnthức

Thóiquen

Working D


MP

rinted

Lãnh đạo hãy làm gương, đừng là vật cản

Working D


MP

rinted

ĐỪNG COI THƯỜNG CÁC NHÀ TƯ VẤNHAY CÁC NHÀ KHOA HỌC

Kiếnthức

Thóiquen

Working D


MP

rinted

TƯ DUY HỌC TẬP VÀ SÁNG TẠO… TƯ DUY CẦN THỐNG NHẤT VÀ XUYÊN SUỐT Ở MỌI KHÂU, MỌI NƠI, MỌI LÚC. ĐỐI VỚI LÃNH ĐẠO, NÓ PHẢI ĐƯỢC CAM KẾT MẠNH MẼ TỪ VIỆC TỰ HỌC

CHO ĐẾN VIỆC KHUYẾN KHÍCH MÔI TRƯỜNG HỌC TẬP, NGHIÊN CỨU, SÁNG TẠO CỦA TẤT CẢ CBNV…

17

Working D


MP

rinted

18

LÃNH ĐẠO TRONG KHỦNG HOẢNG

I’M THE LEADERI’M THE LEADER

Manpower?

Mechanism?Money? Material?

1 0 0 0 0

Working D


MP

rinted

CẦN TƯƠI MỚI TRONG TƯ DUY

Working D


MP

rinted

RÈN LUYỆN CÁC KỸ NĂNG

• GIỮ TINH THẦN LẠC QUAN

• KHẲNG ĐỊNH SỰ CHÍNH TRỰC

• DÁM ĐỐI DIỆN VỚI THỬ THÁCH

• DÁM THAY ĐỔI

• BIẾT NGHI NGỜ

• BIẾT LẮNG NGHE

• …

Working D


MP

rinted

TẦM NHÌN VƯỢT TRỘI

Working D


MP

rinted

… VÀ ĐỪNG QUÊN TƯ DUY THÀNH CÔNG

LÃNH ĐẠO LUÔN LUÔN TRĂN TRỞ VỀ THÀNH CÔNG CỦA TỔ CHỨC, NỖ LỰC KHÔNG NGỪNG ĐỂ LÀM TỐT HƠN, LÀM TỐT HƠN NỮA, VỚI TẤT CẢ SỰ CẦN MẪN HỢP LÝ

Working D


MP

rinted

TRONG KHỦNG HOẢNG, NHÀ LÃNH ĐẠO CẦN NHẤT LÀ SỰ LẠC QUAN VÀ NGHỊ LỰC

Nghị lực chính là sự hăm hở, nhiệt tình, khả năng hoàn thiện và thích thay đổi. Một lãnh đạo có nghị lực là người hướng ngoại và lạc quan. Họ không gặp khó khăn trong việc biểu lộ mình và kết bạn với người khác. Họ bắt đầu ngày mới với sự hứng khởi và hiếm khi cảm thấy mệt mỏi. Họ không than phiền vì phải làm nhiều việc mà họ say mê công việc. Họ cũng rất thích giải trí. Tóm lại, họ là người yêu cuộc sống

Working D


MP

rinted

KHẢ NĂNG KÍCH HOẠTĐó là khả năng kích ứng khuyến khích người khác, truyền cho người xung quanh sự khao khát đạt được những điều tưởng chừng không thể. Thực tế, nhân viên thường thích làm việc với những lãnh đạo này. Nhưng không phải chỉ duy trì cho những cuộc thảo luận luôn bừng cháy, để kích hoạt các thành viên trong nhóm, họ cũng cần phải có hiểu biết sâu về hoạt động doanh nghiệp và năng lực thuyết phục

Working D


MP

rinted

KHẢ NĂNG ĐƯA RA QUYẾT ĐỊNHĐó là sự can đảm đưa ra quyết định, giải quyết vấn đề. Thế giới hiếm khi toàn mầu đen hoặc toàn mầu trắng. Người ta có thể nhìn nhận vấn đề dưới nhiều góc nhìn khác nhau. Một số lãnh đạo thông minh có khả năng bóc tách mọi chuyện đến tận cùng và nhờ đó mà họ thành công. Tuy nhiên một lãnh đạo làm việc hiệu quả biết khi nào cần dừng phân tích và đưa ra quyết định ngay cả khi họ chưa có đủ các yếu tố cần thiết

Working D


MP

rinted

KHẢ NĂNG THỰC HIỆNĐó là một năng lực tự thân và rất khác biệt với những phẩm chất khác. Các lãnh đạo biết cách biến quyết định thành hành động và thực hiện các hành động ấy bất chấp những trở ngại, sự hỗn độn hay những cản trở bất ngờ. Các lãnh đạo có phẩm chất này biết chiến thắng là kết quả cuối cùng

Working D


MP

rinted

ĐAM MÊ LÃNH ĐẠO“Với niềm say mê, tôi nghe thấy sự khát khao từ sâu thẳm, chân thành và đích thực đối với công việc. Người có niềm say mê thực sự coi công việc là máu thịt. Họ thích học tập và tiến bộ. Điều thú vị đối với người có niềm say mê là họ không chỉ bùng cháy với công việc. Họ say mê tất cả. Đó là những fan hâm mộ cuồng nhiệt đối với các huyền thoại thể thao, MC hay diễn viên điện ảnh. Hơn tất cả, đơn giản, họ là những người có niềm say mê sống và cống hiến”

Jack Welch – Nguyên Chủ tịch kiêm CEO GE

Working D


MP

rinted

Hãy bắt đầu từ việc tìm hiểuquá trình xây dựng năng lực

Bẫy kiến thức

Bẫy

phả

n kh

áng Thiếu động lự

c

Bẫy kinh nghiệm

Thái độ

Kiến thứcỨng dụng

Kỹ năng

Thực hành, ứng dụng thực tế,

huấn luyện, hướng dẫn người khác

CầnMuốnCó thểSẽ

Khái niệmKiến thức cơ bảnHệ thống đồ sộ

Có trách nhiệmỨng dụng liên tục

Lắng nghe phản hồiTự đánh giá

Working D


MP

rinted

Thiếu kiến thức

Vì sao chúng ta thất bại?Thống kê cho thấy những nguyên nhân chính:

Do thái độ50% 15%

20%Yếu các kỹ năng

15%Bị cản trở bởi yếu tố khách quan

Lý do lớn nhất khiến chúng ta bại là: Chúng ta nghĩ chúng ta sẽ thất bại, hoặc

chúng ta đã quá tự mãn!

Working D


MP

rinted

Mô hình thành công

Kỹnăng

Kiếnthức

Tháiđộ

Thóiquen

Attitude SkillKnowledge Habit

KASH = CASH

Working D


MP

rinted

CỦNG CỐ ĐỘI NGŨ LÃNH ĐẠO VÀ ĐÀO TẠO QUẢN LÝ CẤP

TRUNG- HIỂU BIẾT HAY LÀ CHẾT? -

Working D


MP

rinted

Nhân sự là yếu tố quan trọng nhất, là cầu nối

đem lại thành công cho tổ chức

Working D


MP

rinted

Tại sao lại là nguồn nhân lực?

Tri thức là nguồn tài nguyên có ý nghĩa nhất ngày nay

(Peter Drucker – 1993)

Nhân lực là nguồn tài nguyên có ý nghĩa nhất do nó có giá trị, hiếm, không thể bắt chước và không thể thay thế

(Jay Barney – 1998)

Working D


MP

rinted

Khi mất một nhân viên tốt thì sao?

Khảo sát của PricewaterhouseCoopers cho thấy:-43% tổ chức cho rằng mất đi sự hài lòng của đối tác-50% tổ chức nói rằng họ mất đi các thông tin quan trọng-10% tổ chức cho rằng lãnh đạo và các nhân viên còn lại giảm động lực làm việc

Working D


MP

rinted

CẤN CÓ DỊCH VỤ NHÂN VIÊN???

• Dịch vụ nhân viên là gì?

Dịch vụ nhân viên là nỗ lực đáp ứng tất cả những gì mà nhân viên nghĩ rằng cần phải có dành cho họ, từ khi họ tham gia vào tổ chức cho đến khi họ đã rời đi.

Nhân viên A: Công việc nhàn, lương cao

Nhân viên B: Lãnh đạo linh hoạt, hòa đồng

Nhân viên C: Sự hiểu biết của đồng nghiệp … => Trên thực tế là tổ chức cần đáp ứng hàng trăm, hàng nghìn

điều nhân viên đòi hỏi để họ sẵn sàng gắn bó và cống hiến

Working D


MP

rinted

DỊCH VỤ NHÂN VIÊN???

• Sự quan trọng của dịch vụ nhân viên

Nhân tố quyết định thành công của tổ chức thuộc vào đội ngũ nhân sự.

Chúng tôi đúc kết được rằng: Đội ngũ nhân viên tốt và ổn định tạo ra 65% thành công của bất kỳ tổ chức nào

Dịch vụ nhân viên không phải là “chi phí” mà là một “món đầu tư” có khả năng sinh lợi cao.

Working D


MP

rinted

DỊCH VỤ NHÂN VIÊN???• Dịch vụ nhân viên bao gồm:

Dịch vụ nhân viên là một mục tiêu động và không có các thông số cụ thể. Tuy nhiên, cơ bản gồm:

Nhân viên được đào tạo, truyền thông để hiểu biếtNhân viên được trao quyền hành động

Sự quan tâm, giúp đỡ của cấp trên, đồng nghiệpSự thành thực và công bằng nội bộSự thuận tiện trong tác nghiệpThời gian xử lý công việc nhanh chóng, chính xácĐộ tin cậy trong chính sáchSự thân thiện trong các giao tiếp mang tính cá nhân

Ma sát nội bộ bị triệt tiêu Sự coi trọng chân thành của lãnh đạo

Working D


MP

rinted

Giá tr c a cam k t ị ủ ếd ch v nhân viên đ i v i t ch cị ụ ố ớ ổ ứ

•Nâng cao uy tín/hình nh c aả ủ T ch cổ ứ•T o s khác bi t, xây d ng v th riêngạ ự ệ ự ị ế•Thu hút nhân viên có năng l cự•Tăng năng su t/hi u qu và gi m chi phíấ ệ ả ả•Đ t hi u qu công vi c b n v ng ạ ệ ả ệ ề ữ•Xây d ng thành công văn hoá công sự ở

38

Working D


MP

rinted

TƯ DUY DỊCH VỤ NHÂN VIÊN• Vậy “Tư duy dịch vụ nhân viên” là gì?

LÃNH ĐẠO VÀ CÁN BỘ QUẢN LÝ LUÔN LUÔN TRĂN TRỞ VỀ DỊCH VỤ NHÂN VIÊN, NỖ LỰC KHÔNG NGỪNG ĐỂ LÀM TỐT, LÀM TỐT HƠN NỮA MỌI VIỆC HƯỚNG TỚI SỰ HÀI LÒNG CAO NHẤT CỦA ĐỘI NGŨ NHÂN VIÊN

39

Working D


MP

rinted

Khi có t duy d ch v nhân viên…ư ị ụChúng ta sẽ đáp ng đ c ứ ượ ho c th m chí ặ ậ h n kỳ v ng ơ ọ c a nhân viên m t cáchủ ộ th ng xuyên, nh t quánườ ấ

40

Working D


MP

rinted

AI THAM GIA QU N TR NHÂN S ?Ả Ị Ự•Truy n th ng: ề ố Cán b chuyên trách Phòng ộNhân s , Phòng T ch c cán bự ổ ứ ộ

•Hi n nay: ệ Lãnh đ o đ n v quan tâm nhi u ạ ơ ị ềh nơ

•T ng lai: ươ Các c p lãnh đ o, qu n lý đ u ấ ạ ả ềtham gia các góc đ khác nhau, v i s t ở ộ ớ ự ưv n và h tr t bên ngoàiấ ỗ ợ ừ

41

Working D


MP

rinted

CHÚNG TA ĐÃ LÀM Đ C GÌ?ƯỢ

• K ho ch + Tuy n d ng + L a ch n + Đào t o h i nh p -> ế ạ ể ụ ự ọ ạ ộ ậNhân viên có năng l c phù h p v i văn hoá công s (1)ự ợ ớ ở• (1) + Đào t o và b i d ng chuyên sâu + Đ nh h ng ngh ạ ồ ưỡ ị ướ ềnghi p -> Nhân viên có năng l c và kh năng c p nh t (2)ệ ự ả ậ ậ• (2) + Đ ng viên + Đánh giá công b ng + Đãi ng -> Nhân ộ ằ ộviên có năng l c và mong mu n c ng hi n (3)ự ố ố ế• (3) + D ch v phúc l i + Đi u ki n làm viêc và chăm sóc s c ị ụ ợ ề ệ ứkho + Quan h n i b -> Nhân viên có năng l c và cam k t ẻ ệ ộ ộ ự ếg n bó (4)ắ• (4) + H th ng qu n tr nhân s hi u qu + S đ ng b v i ệ ố ả ị ự ệ ả ự ồ ộ ớcác y u t khác -> Nhân viên b t k p m i thay đ i trong môi ế ố ắ ị ọ ổtr ng c nh tranh kh c li t đ giúp t ch c thành côngườ ạ ố ệ ể ổ ứ

42

Working D


MP

rinted

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

Working D


MP

rinted

Nhân viên hàng ngày đem về hiệu quả cho tổ chức, nhưng liệu chúng ta có thể gia tăng được hiệu quả không, chỉ bằng với chừng đó con người?

-Không, vì năng lực họ chỉ có vậy…

-Không, vì thời gian họ chỉ có vậy…

-Không, vì chuyên môn họ chỉ có vậy…

-Không, vì nhiệt huyết họ chỉ có vậy…

=> Hãy tạo thành các nhóm làm việc để phát triển đội ngũ. Mỗi cá nhân trong nhóm cũng sẽ có nhiều động lực hơn…

ô

THẢO LUẬN

Working D


MP

rinted

HÌNH THÀNH NHÓM LÀM VIỆC, VÌ SAO?

Tổ chức:• Để làm được việc lớn• Để tiết kiệm thời gian, nguồn lực• Để phát huy hết thế mạnh của mọi người• Để xây dựng văn hóa công sở

Nhân viên:- Để học tập lẫn nhau- Để cạnh tranh nhau, để có cơ hội phát triển- Để có tiếng nói chung- Để có các chuẩn mực phấn đấu- Để vui vẻ và hòa nhập- Để tự hoàn thiện mình…

ĐỐI VỚI LÃNH ĐẠO, ĐƠN GIẢN ĐÓ LÀ: MỘT VIỆC PHẢI LÀM, VÀ PHẢI LÀM TỐT

Working D


MP

rinted

CÁC BƯỚC XÂY DỰNG NHÓM LÀM VIỆC

1.Xác định chức năng, nhiệm vụ của nhóm làm việc

2.Mô tả vị trí công việc, nêu rõ yêu cầu cụ thể

3.Xây dựng tiêu chí và phương pháp đánh giá

4.Chọn tạm một người tiên phong

5.Phác thảo ý tưởng và nghe phản biện

6.Tiến hành đánh giá thử

7.Chọn trưởng nhóm chính thức

8.Sẵn sàng cho thành công và sẵn sàng cho thất bại

Working D


MP

rinted

CHUẨN BỊ KỸ ĐỂ PHÂN CÔNG HIỆU QUẢ

• Tính toán trước những tình huống có thể xảy ra khi phân công

• Trao đổi với người có kinh nghiệm và người được phân công

• Xác định rõ ràng, cụ thể, chi tiết các yêu cầu công việc

• Phân công cả những công việc thú vị và không thú vị

• Phân công toàn bộ công việc

• Nêu rõ các kỳ vọng của bạn về công việc

• Hãy tin tưởng, hỗ trợ hết mình với người được giao nhiệm vụ

LÀ TRƯỞNG NHÓM, NÊN BIẾT NHIỆM VỤ CỦA MÌNH: HƯỚNG DẪN MỌI NGƯỜI PHÁT TRIỂN CÁC KỸ NĂNG

Working D


MP

rinted

MÔ HÌNH ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ

P: Mục tiêu công việc có được hoàn thành?

E: Môi trường làm việc của nhóm ra sao?

R: Nguồn lực hỗ trợ từng thành viên hoàn thành công việc thế nào?

F: Những phản hồi tích cực và không tích cực

O: Vai trò của từng cá nhân có được coi trọng?

R: Mọi người có thường xuyên báo cáo và trao đổi với nhau?

M: Trưởng nhóm có làm tốt vai trò tạo động lực, hỗ trợ mọi người?

Working D


MP

rinted

HÃY XÂY DỰNG 1 NHÓM ĐIỂN HÌNH

• Nhóm có độ sẵn sàng cao nhất

• Nhóm có nhiều tài năng nhất

• Nhóm có độ mâu thuẫn cao nhất

• Nhóm có nhiều sự tự ti nhất

• Nhóm thiếu động lực nhất

• Nhóm đóng vai trò quan trọng trong tổ chức nhất

Working D


MP

rinted

KỸ NĂNG UỶ QUYỀN

Ủy quyền là nghệ thuật hoàn thành công việc thông qua sự nỗ lực của người khác. Điều này thể hiện lòng tin của bạn vào người khác để giao phó công việc mà nếu không, bạn sẽ phải tự làm

Chú ý: - Ủy quyền không phải là giao việc

- Ủy quyền không phải là cách để tống khứ những công việc mà mình không thích

- Ủy quyền không phải là chối bỏ trách nhiệm

- Ủy quyền không phải là một cách thể hiện chỉ thị hay mệnh lệnh

- Ủy quyền bao gồm 3 khái niệm quan trọng: trách nhiệm, quyền hạn và trách nhiệm cuối cùng

Working D


MP

rinted

LỢI ÍCH CỦA ỦY QUYỀN

- Giải phóng thời gian

- Phương tiện để phát triển nhân viên

- Biểu hiện lòng tin và sự trung thành

- Gia tăng chất lượng các quyết định

- Nâng cao quyết tâm, tinh thần hăng hái và là nguồn động viên cho nhân viên

Working D


MP

rinted

ĐIỀU GÌ NGĂN CẢN BẠN ỦY QUYỀN?

Giả định của cấp trên: - họ không đáng được như vậy- chắc họ không thích…

Sự sợ hãi: - tôi không muốn nhân viên biết nhiều quá- nếu họ làm không tốt tôi sẽ chịu thiệt…

Niềm tin cá nhân: - chỉ tôi làm được việc này- tự tôi làm sẽ nhanh hơn- tôi thích bận rộn…

Working D


MP

rinted

NÊN ỦY QUYỀN VIỆC GÌ?

- Những công việc bạn thích, đồng thời giúp người khác phát triển

- Các công việc thường nhật

- Các công việc cần thiết

- Các công việc mình đã có nhiều kinh nghiệm và biết tường tận và muốn huấn luyện cho người khác

- Công việc hấp dẫn, đòi hỏi sự sáng tạo và cần cái nhìn mới mẻ…

Working D


MP

rinted

KHÔNG NÊN ỦY QUYỀN VIỆC GÌ?

- Đánh giá thành tích công tác

- Định hướng hoạt động đơn vị

- Động viên và khen thưởng nhân viên

- Giao tiếp với nhân viên

- Xây dựng ê kíp

- Góp ý với nhân viên

Working D


MP

rinted

ỦY QUYỀN CŨNG CÓ QUY TRÌNH

1. Chuẩn bị2. Lựa chọn3. Gặp gỡ4. Hợp đồng 5. Theo dõi 6. Rút kinh nghiệm

Trả lời các câu hỏi một cách trung thực nhất ở mỗi bước, và đừng bỏ qua bước nào!!!

Working D


MP

rinted

CÁC ĐIỀU KIỆN CẦN ĐỂ CÓ THỂ ỦY QUYỀN

• Tin tưởng vào cấp dưới• Cụ thể và rõ ràng• Đưa ra chỉ dẫn đầy đủ• Xác định: “nhiều người có khả năng”• Hãy “quản lý”, đừng “làm” – Hãy “học hỏi”, đừng “chịu”• Đừng phạt, chỉ bảo• Giám sát thường xuyên• Khen ngợi kịp thời• Không quản lý tùy hứng• Không ủy quyền ngược và ủy quyền dây chuyền• Linh hoạt, nhiều phương án• Thể hiện rõ sự ủng hộ• Đúng người đúng việc, đừng lạm dụng hay tận dụng• …

Working D


MP

rinted

CÁC ĐIỀU KIỆN ĐỦ ĐỂ ỦY QUYỀN THÀNH CÔNG

• Tin tưởng vào cấp dưới

• Cụ thể và rõ ràng

• Chân thành và cởi mở

• Công bằng với mọi người, nghiêm khắc với chính mình

• Đừng quá tự phụ

• Hãy có các “điểm dừng kỹ thuật”• …

Working D


MP

rinted

HÃY MẠNH DẠN THỬ ỦY QUYỀN …

Quản lý Được ủy quyền:- Kí- Lập kế hoạch kinh doanh bộ phận- Đánh giá nhân viên- …

Giám đốc

Phó Giám đốc Được ủy quyền:- Kí- Điều hành…

Nhân viênĐược ủy quyền:- Kí- Đánh giá cán bộ quản lý

▪ Kí hợp đồng, chứng từ▪ Lập kế hoạch kinh doanh▪ Điều hành kinh doanh, sản xuất▪ Đánh giá cán bộ quản lý và nhân viên▪ …

Giám đốc

Working D


MP

rinted

KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCHThất bại trong lập kế hoạch là lập kế hoạch cho thất bại

59

Working D


MP

rinted

Lập kế hoạch là bước đầu tiên để đảm bảo hiệu quả công việc

60

Hoạt động

Lập kế hoạch kinh doanh

Quản lý con người và hiệu suất

▪ Mục tiêu và chỉ tiêu của chúng tôi là gì?▪ Làm thế nào để chúng tôi đạt được những mục tiêu

và chỉ tiêu đó?

▪ Nguồn lực và năng lực mà chúng tôi có là gì?

▪ Làm thế nào để tôi sử dụng những nguồn lực và năng lực ấy?

Câu hỏi chính

Quản lý nghiệp vụ

▪ Những hoạt động yêu cầu thực hiện trên những chỉ tiêu mà chúng tôi đã đặt ra?

▪ Tôi quản lý nhóm như thế nào để đảm bảo rằng những hoạt động này sẽ được thực hiện tốt?

▪ Làm thế nào để tôi quản lý được hiệu suất của mỗi nhân viên trong nhóm của tôi?

▪ Làm thế nào để tôi có thể tạo dựng năng lực cho mỗi nhân viên?

▪ Làm thế nào để tạo động lực cho nhân viên?

Working D


MP

rinted

BSC: CÁI GỐC CỦA LẬP KẾ HOẠCH HIỆN NAY

http://www.balancedscorecard.org/BSCResources/TheNineStepstoSuccess/tabid/58/Default.aspx

http://www.balancedscorecard.org/BSCResources/TheNineStepstoSuccess/tabid/58/Default.aspx

Working D


MP

rinted

BSC: BẮT ĐẦU TỪ ĐÂU?

Working D


MP

rinted

BSC: MẪU BẢN ĐỒ CHIẾN LƯỢC

Working D


MP

rinted

BSC: MẪU BẢN ĐỒ CHIẾN LƯỢC

Working D


MP

rinted

KẾ HOẠCH DẦN ĐƯỢC HÌNH THÀNH

Working D


MP

rinted

KẾ HOẠCH GẮN LIỀN VỚI CÁC CON SỐ CỤ THỂ

Working D


MP

rinted

KẾ HOẠCH: ĐƠN GIẢN VÀ BỀN VỮNG

Working D


MP

rinted

68

Chỉ tiêu KPIs?

68

Chỉ tiêu tháng Chỉ tiêu 2014

…………………Tài chính

Chất lượng

Doanh số

Lợi nhuận

5S

Tiếng nói KH

KPI

Số lượng

Chất lượng

Tiếng nói NV

KH bí mật

Tỉ lệ KH bỏ

Phản hồi 360%

Kiểm soát tuân thủ

Số dịch vụ

Quy mô dv

90%

90%

5%

80%

80%

90%

90%

90%

90%

5%

80%

80%

90%

90%

Chỉ tiêu quý

90%

90%

5%

80%

80%

90%

90%

Kinh doanh

Hỗ trợ

VÍ DỤ

………………… …………………

………………… …………………

…………………

…………………

………………… …………………

………………… …………………

…………………

Working D


MP

rinted

69 69

pecific (Cụ thể)

Easurable(Có thể đo được)

Chievable(Có thểđạt được)

Ealistic(Thực tế)

ime-bounded(Có giới hạn thời gian)

SMART

Tính chất Câu hỏi kiểm tra

Mục tiêu/chỉ tiêu có súc tích không?

Các kiểu do lường nào có thể được dùng để xem liệu có thành công không?

Thực tế thì, có thể làm được không?

Các cơ hội thành công là gì?

Có khung thời gian nào được đặt ra không?

Đảm bảo rằng tất cả các chỉ tiêu phải SMART

Working D


MP

rinted

70

Bài test

Working D


MP

rinted

Kiểm tra mức độ quản lý thời gian của bạn

71

Bắt đầu bằng việc tìm hiểu về tình hình công việc của bạnNhững câu hỏi dưới đây sẽ giúp bạn đánh gía về tình hình của bạn và nhận biết những yếu tố gây trở ngại một cách chính xác Tích vào ô điểm phù hợp.

0 = Luôn đúng1 = Thường đúng2 = Đôi khi đúng3 = Hầu như không đúng

Tôi thường trong tình trạng không làm việc thực sự vì những cuộc viếng thăm của các vị khách không mời

0 1 2 32

Các cuộc họp thường kéo dài quá lâu và tôi thấy khó chịu vì điều đó

0 1 2 33

Tôi thường lảng tránh những công việc đòi hỏi nhiều thời gian và không thoải mái, hoặc tôi có vấn đề trong việc hoàn thành chúng

0 1 2 34

Không sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc và cố gắng làm nhiều việc cùng một lúc.Tôi có xu hướng bị cuốn vào các công việc thứ yếu, do đó không thể tâp trung vào các việc quan trọng.

0 1 2 35

Vấn đề của tôi là tôi chỉ có thể làm theo kế hoạch và các thời hạn công việc, khi tôi có áp lực, ví dụ một điều gì đó không biết trước xảy đến, hoặc tôi có quá nhiều kế hoạch

0 1 2 36

Các cuộc điện thoại liên tục cắt ngang và những cuộc nói chuyện thường kéo dài không cần thiết

0 1 2 31 Tôi có quá nhiều giấy tờ trên bàn, việc trả lời và đọc chúng mất nhiều thời gian. Bàn của tôi không được gọn gàng và sạch sẽ

0 1 2 37

Giao tiếp với mọi người thường không được tốt. Không chia sẻ thông tin, hiểu nhầm, hoặc thậm chí xích mích là vấn đề hàng ngày của chúng tôi

0 1 2 38

Uỷ quyền chỉ được làm tốt trong một số trường hợp

0 1 2 39

Tôi thấy khó khăn khi nói “Không” khi người khác cần tôi, nhưng tôi thực sự cần thời gian để làm việc của chính bản thân mình.

0 1 2 310

Mục tiêu rõ ràng, trong cuộc sống cá nhân và công việc, là việc tôi thường bỏ lỡ

0 1 2 311

Đôi khi tôi thiếu kỷ luật trong các kế hoạch tôi đã đặt ra

0 1 2 312

Thực hành

Working D


MP

rinted

KẾT LUẬN

72

Tổng điểm

18-24 Bạn cố gắng quản lý thời gian của bạn chưa đủ để thành công về dài hạn.

25-30 Việc quản lý thời gian của bạn đã tốt hơn và có thể làm tốt hơn nữa.

31-36 Xin chúc mứng (nếu bạn trung thực với chính bản thân mình). Bạn là hình mẫu lý tưởng cho những ai muốn học cách quản lý thời gian.

Kết luận0-17 Bạn không lập kế hoạch thời gian của mình và cho phép

mình bị cuốn theo người khác. Bạn không thể tự quản lý bản thân và cũng không thể quản lý người khác. Bạn chỉ có thể bắt đầu.

= Total number of points

EXERCISE

Working D


MP

rinted

TẠI SAO BẠN QUẢN LÝ THỜI GIAN CHƯA ĐƯỢC NHƯ MONG ĐỢI? Không có kế hoạch Thiếu thông tin Sự vô tổ chức/ Thiếu kỷ luật Qúa ôm đồm/ Không biết cách

nói “Không” Trách nhiệm không rõ ràng/

Giao việc không cụ thể Không có đủ nhân viên và các

nguồn lực Sự cầu toàn

73

Công việc giấy tờ Giao tiếp kém Các cuộc họp không lên lịch Những nhiệm vụ dang dở chưa hoàn thành Sự kiểm soát chưa đầy đủ/ quá chặt Những vị khách không mời/ cuộc điện thoại làm phiền…

Working D


MP

rinted

Working D


MP

rinted

Hoạt động hàng ngày của một quản lý

75

▪ Đọc báo cáo

▪ Check và trả lời email

▪ Xem tin tức thời sự

▪ Chuẩn bị cho cuộc họp

▪ Thanh toán công tác phí

▪ Xem hồ sơ tuyển dụng

▪ Uống café với bạn

▪ Gọi điện thoại cho khách hàng

▪ Xử lý phàn nàn của khách hàng

▪ Ăn trưa

▪ Đi vệ sinh

▪ Mua sắm đợt khuyến mại

▪ Sửa máy tính

▪ Học thêm Tiếng Anh

▪ Lập kế hoạch năm 2014

▪ Kiểm tra tài khoản cá nhân

▪ Làm slides bài thuyết trình

▪ Lấy ý kiến phản hồi từ đối tác

Working D


MP

rinted

76

Hãy chú ý tới: Hãy chú ý tới:

SỰ ƯU TIÊNSỰ ƯU TIÊN

Working D


MP

rinted

Nguyên lý Parkinson

Lợi ích

Thời gian và chi phí

Working D


MP

rinted

Sắp xếp ưu tiên

QUAN TRONG

KH

AN

II IV

I III

Working D


MP

rinted

Những “Kẻ cắp thời gian” của bạn trong thời gian làm việc ở công sở

79

Working D


MP

rinted

Kẻ cắp thời gian và những cản trở trong việc quản lý ưu tiên

▪ Điện thoại▪ Họp hành▪ Các vị khách

không mời/ đột xuất

▪ Xao nhãng hoặc tiếng ồn

Thời gian

▪ Không có mục tiêu rõ ràng, không có thứ tự ưu tiên, không có kế hoạch cụ thể hàng ngày

▪ Quá nhiều kế hoạch cùng một thời điểm

▪ Ôm đồm quá nhiều việc

▪ Không đủ quyền lực

▪ Nhiệm vụ hoặc thông tin không đầy đủ, rõ ràng

▪ Khâu truyền thông kém hiệu quả

▪ Không được phép nói “không”

▪ Trì hoãn những nhiệm vụ khó khăn

▪ Thiếu tính tự kỷ luật và cam kết

▪ Quá cầu toàn▪ Quá nhiều tài

liệu, giấy tờ ghi chú hoặc tham khảo

▪ Bàn làm việc lộn xộn

▪ Văn phòng hỗn độn

Working D


MP

rinted

Một số cách để “Tiêu diệt” kẻ cắp thời gian nơi công sở

• Dành thời gian nhất định giải quyết vấn đề

• Có khay hồ sơ trên bàn làm việc

• Có khu vực lưu hồ sơ tham khảoGiấy tờ

Mục tiêu không

rõ ràng

Hội họp

• Biết rõ bạn muốn gì

• Xác lập khung thời gian

• Nêu thời hạn bắt đầu và kết thúc

• Có chương trình họp rõ ràng

• Bắt đầu đúng giờ, kết thúc đúng giờ

• Chia thời gian cho từng chủ đề thảo luận

• Xác định mục tiêu rõ ràng

• Xác định thời hạn cụ thể

• Chia nhỏ công việc để theo dõiSự trì hoãn

Working D


MP

rinted

Một số cách để “Tiêu diệt” kẻ cắp thời giannơi công sở

• Lập danh sách những người cần gọi

• Lựa chọn thời gian tốt nhất để gọi

• Nhóm các cuộc trao đổi lại, nói ngắn gọnĐiện thoại

Không thể nói

“không”

Sự ngắt quãng

• Nói rõ lý do

• Thương lượng

• “Có ai khác có thể làm việc này?”

• “Đây là thời gian cho công việc hay “kẻ cắp thời gian”?”

• Kiên nhẫn nhưng khéo léo

• Cho mọi người biết kế hoạch của bạn

Working D


MP

rinted

KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

• Giúp các anh/chị nhận biết vấn đề• Có cách xử lý vấn đề hiệu quả nhất,

để gia tăng chất lượng công việc.

83

Working D


MP

rinted

NỘI DUNG

84

Các bước giải quyết vấn đềCác công cụ giải quyết vấn đề

Nhận diện vấn đề Rào cản khi giải quyết vấn đề

Working D


MP

rinted• “Some people say what happened; some people watch things happen and some people make things happen!”

- Casey Stengel -

85

Working D


MP

rinted

THẢO LUẬN:

1. Nêu vấn đề bạn thường gặp phải trong công việc! 2. Vấn đề nào bạn chưa hoặc không giải quyết được?3. Vì sao chưa giải quyết được?4. Vấn đề đó ảnh hưởng đến công việc của bạn như thế nào?

86

Working D


MP

rinted

1. Nhận diện vấn đề

87

Working D


MP

rinted

VẤN ĐỀ LÀ GÌ?

• Vấn đề là những khó khăn, trở ngại hay vướng mắc mà chúng ta gặp phải trong cuộc sống và công việc hướng tới các mục tiêu đề ra.

• Kỹ năng giải quyết vấn đề là quá trình tư duy logic và có hệ thống nhằm nhận định chính xác một vấn đề, phân tích các giải pháp giải quyết để từ đó lựa chọn phương án giải quyết tối ưu nhất và hiệu quả nhất.

88

Working D


MP

rinted

CÓ BAO NHIÊU HÌNH VUÔNG?

89

149

16

1694130

Working D


MP

rinted

CÁCH TIẾP CẬN GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

• STOP IT

Ngăn chặn vấn đề Loại bỏ vấn đề Giảm trừ, né tránh

vấn đề

90

MOP IT

Chấp nhận vấn đề Xử lý vấn đề Lái vấn đề theo

hướng tích cực

Working D


MP

rinted

2. RÀO CẢN GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

91

Working D


MP

rinted

Hãy quan sát kỹ bức tranh.

Bạn thấy gì?

92

Working D


MP

rinted

• Thí nghiệm đã chỉ ra rằng: các em nhỏ không nhìn

thấy hình ảnh của đôi nam nữ thân mật vì chúng chưa

từng gặp hình ảnh tương tự.

• Các em nhỏ nhìn thấy 9 con cá heo!!

• Bài tập nhỏ này nhằm trắc nghiệm cách bạn nhìn nhận

và quan sát vấn đề.

93

Working D


MP

rinted

RÀO CẢN KHI GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

1. Không nhận ra vấn đề2. Hiểu sai bản chất của vấn đề3. Không lường được hậu quả của vấn đề4. Không có khả năng tính toán hiệu quả của các giải pháp5. Kết luận, đưa ra những cách giải quyết vội vàng6. Đi theo lối mòn, thói quen xấu khi giải quyết vấn đề7. Thiếu thông tin và các con số8. Thái độ, định kiến và cảm xúc chi phối.

94

Working D


MP

rinted

3. CÁC BƯỚC GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

95

Working D


MP

rinted

CÁC BƯỚC GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

96

XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀ

1CHIA NHỎ VẤN ĐỀ

2XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU

3PHÂN TÍCH

NGUYÊN NHÂN

4

PHÂN TÍCH CÁC GIẢI PHÁP

5LƯA CHỌN GIẢI PHÁP PHÙ HỢP

6ĐÁNH GIÁ

7

Working D


MP

rinted

Bước 1. XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀ

Đó có thực là một vấn đề?

Có phải vấn đề của bạn không?

Vấn đề có đáng phải giải quyết không?

Khi nào phải giải quyết xong vấn đề này?

Mình có phải đích thân giải quyết nó?

Những ai có trách nhiệm liên quan?

97

Working D


MP

rinted

98

Bước 2. CHIA NHỎ VẤN ĐỀ

TTWS 98

VẤN ĐỀ PHẢI GIẢI QUYẾT

Các vấn đề nhỏ

VẤN ĐỀ PHỨC TẠP

▪ Một vấn đề phức tạp gồm nhiều vấn đề!!!

▪ Bạn chỉ chọn vấn đề mấu chốt để giải quyết…

▪ Bạn chia các nhỏ các vấn đề …

▪ Sau đó lựa chọn giải quyết từng vấn đề…

VẤN ĐỀ KHÔNG QUAN TRỌNG

Working D


MP

rinted

Bước 3. XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU

Mục tiêu của tôi là gì?

Nếu không giải quyết vấn đề thì hậu quả là gì?

Nếu không đạt được mục tiêu thì chuyện gì xảy ra?

Nếu phải chia nhỏ mục tiêu thì mục tiêu nào quan trọng

nhất?

Mục tiêu của bạn đã SMART chưa?

99

Working D


MP

rinted

100

BƯỚC 4. PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN

LY DỊ

Chồng yếuChồng yếu

Vợ có nhu cầu caoVợ có nhu cầu cao

Quan điểm vê SLQuan điểm vê SL

Sinh lý

Sở thích ăn uống, Sở thích ăn uống, Sinh hoạtSinh hoạt

Quan hệ xã hộiQuan hệ xã hội

Mâu thuẫn vợ chồng

Mẹ chồng khó tínhMẹ chồng khó tính

Không có thời gian Không có thời gian Chăm sóc mẹ chồngChăm sóc mẹ chồng

Hay cãiHay cãi

Mẹ chồngCon dâu

Chồng ít quan tâmChồng ít quan tâm

Vợ xinhVợ xinh

Vợ ngoại tình

Bạn bè chơi bờiBạn bè chơi bời

Hàng xóm xấuHàng xóm xấu

Khác

Chồng thu nhập thấpChồng thu nhập thấp

Vợ lương không caoVợ lương không cao

Nhà đông ngườiNhà đông người

Kinh tế

Working D


MP

rinted

BƯỚC 5. PHÂN TÍCH GIẢI PHÁP

Phương pháp Brainstorming: Sử dụng các câu hỏi với What, Who, Why, When, How, What if…

Phương pháp sử dụng ma trận: Đưa ra các giả thiết, các tình huống, ước lượng tác động của mỗi giải pháp.

Phương pháp SWOT: Phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của từng giải pháp.

Kết hợp các phương pháp phân tích.

101

BƯỚC 6. LỰA CHỌN GIẢI PHÁP VÀ TRIỂN KHAI - STARS

Steps Timing Assignment Responsibility Success Criteria

Các bước

Thời gian

Nhiệm vụ Người chịu trách nhiệm

Tiêu chí thành công

102

Working D


MP

rinted

THIẾT LẬPVÀ TRIỂN KHAI CÁC CÔNG CỤ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP GIỐNG NHƯ XÂY MỘT NGÔI NHÀ: HÃY THẬT SỰ QUYẾT TÂM, CHIA SẺ MỌI MONG MUỐN,

ĐẶT TOÀN BỘ NIỀM TIN VÀO CÁC KỸ SƯ VÀ TỰ TAY ĐẶT VIÊN GẠCH ĐẦU TIÊN

HÃY HÀNH ĐỘNG ! VÀ DỰ TRÙ PHƯƠNG ÁN ĐỔ VỠ…

Working D


MP

rinted

Chúng ta không thể dùng tư duy quá khứ để giải quyết các vấn đề của ngày hôm nay

Albert Einstein

104

Working D


MP

rinted

Q & A

Working D


MP

rinted

WORKING DRAFTLast Modified 2/8/2010 6:42:33 PM SE Asia Standard TimePrinted

Education

Nghe thuat lanh dao HV Kingsman