““ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN BÁSICA DE BÁSICA DE ARCHIVOS”ARCHIVOS”

ARCHIVÍSTICAARCHIVÍSTICALic. Enrique Jorge Espinoza

Salvatierraenriqueespinoza84@yahoo.es

FONO: 990028943

ARCHIVOARCHIVO

ARCHIVO = DOCUMENTACION + ORGANIZACIÓN + SERVICIO

1.DEFINICIÓN.- El concepto actual conlleva tres acepciones:

Conjunto de documentos producidos y conservados por personas o entidades.

La institución que administra una documentación.

El lugar donde se conservan los documentos.

2. OBJETIVOS2. OBJETIVOS

Gestión administrativa.Gestión administrativa. Información.Información. Investigación.Investigación. Cultura.Cultura.

3. Funciones.3. Funciones. Acopiar.Acopiar.Administrar, Organizar, Describir, Administrar, Organizar, Describir, Seleccionar).Seleccionar). Conservar, Transferir, Eliminar.Conservar, Transferir, Eliminar. Servir y Difundir.Servir y Difundir.

4. CLASES4. CLASES

Archivos públicos Archivos públicos / / privados.privados. Archivos nacionales Archivos nacionales / autónomos // autónomos /

locales.locales. Archivos administrativos /Archivos administrativos /

históricos.históricos.

5. PRINCIPIOS 5. PRINCIPIOS FUNDAMENTALESFUNDAMENTALES

Principio de procedenciaPrincipio de procedencia.- Establece .- Establece que los documentos producidos por que los documentos producidos por una institución u organismo no deben una institución u organismo no deben mezclarse con los de otro.mezclarse con los de otro.Principio de orden originalPrincipio de orden original.- .- Establece que no se debe alterar la Establece que no se debe alterar la organización dada a un fondo por una organización dada a un fondo por una unidad productora, cualquiera sea ésta.unidad productora, cualquiera sea ésta.

DOCUMENTO DOCUMENTO ARCHIVÍSTICOARCHIVÍSTICO::

DEFINICIÓN, DEFINICIÓN, CARACTERÍSTICAS, CARACTERÍSTICAS,

ASPECTOS EXTERNOS E ASPECTOS EXTERNOS E INTERNOS, VALORES Y INTERNOS, VALORES Y

CICLO VITALCICLO VITAL

DOCUMENTO DOCUMENTO ARCHIVÍSTICOARCHIVÍSTICO

1.1. DEFINICIÓN.- DEFINICIÓN.- Es aquel que contiene una Es aquel que contiene una

información de cualquier fecha, información de cualquier fecha, forma y soporte, producido o forma y soporte, producido o recibido por persona natural o recibido por persona natural o jurídica, institución pública o jurídica, institución pública o privada en el ejercicio de su privada en el ejercicio de su actividad y cualquier otro que se actividad y cualquier otro que se genere como resultado del genere como resultado del avance tecnológico.avance tecnológico.

2.- CARACTERÍSTICAS2.- CARACTERÍSTICAS

2.1.2.1. Génesis u origenGénesis u origen.- Nace del proceso .- Nace del proceso natural de las actividades y funciones de su natural de las actividades y funciones de su productor.productor.

2.2.2.2. Carácter seriadoCarácter seriado.- Documentación .- Documentación constituida por series. No se les puede considerar constituida por series. No se les puede considerar como piezas aisladas o sueltas.como piezas aisladas o sueltas.

2.3.2.3. Condición de exclusivosCondición de exclusivos.- La .- La información de cada uno nunca es idéntica a otro.información de cada uno nunca es idéntica a otro.

2.- CARACTERÍSTICAS2.- CARACTERÍSTICAS

2.4.2.4. Unicidad o condición de originalesUnicidad o condición de originales.- .- Son ejemplares únicos y originales.Son ejemplares únicos y originales.

2.4.1.2.4.1. IntegridadIntegridad.- Completo, no .- Completo, no le debe faltar ninguna de sus partes.le debe faltar ninguna de sus partes.2.4.2.2.4.2. AutenticidadAutenticidad.- .- Constancia fehaciente del autor .Constancia fehaciente del autor .2.4.3.2.4.3. FormaForma.- Puede ser .- Puede ser borrador, copia u original.borrador, copia u original.

3.- CARACTERES 3.- CARACTERES EXTERNOS E INTERNOSEXTERNOS E INTERNOS

3.1.3.1. ExternosExternos.- .- Materialidad o Materialidad o estructura física.estructura física.

3.1.1.- CLASE3.1.1.- CLASE Medio empleado para transmitir la información.Medio empleado para transmitir la información.- TextualesTextuales.- Texto escrito, puede ser a puño y letra o mecanografiado..- Texto escrito, puede ser a puño y letra o mecanografiado.- GráficosGráficos.- Signos no textuales, mapas, planos, dibujos, etc..- Signos no textuales, mapas, planos, dibujos, etc.- FotográficosFotográficos.- Emplean imagen fija, fotografías, diapositivas, .- Emplean imagen fija, fotografías, diapositivas,

microformas.microformas.- SonorosSonoros.- Reproducen y graban sonidos: discos, cintas magnéticas, .- Reproducen y graban sonidos: discos, cintas magnéticas,

discos compactos, etc.discos compactos, etc.- AudiovisualesAudiovisuales.- Imagen en movimiento y sonido: filmes, cintas de video, .- Imagen en movimiento y sonido: filmes, cintas de video,

video discos, etc.video discos, etc.- InformáticosInformáticos.- Creados mediante ordenadores, fichas perforadas, cintas .- Creados mediante ordenadores, fichas perforadas, cintas

y diskettes magnéticos, discos ópticos, CD-ROM, etc. y diskettes magnéticos, discos ópticos, CD-ROM, etc. - Táctiles.-Táctiles.- Escritura en relieve para lectura de ciegos: Sistema Braille. Escritura en relieve para lectura de ciegos: Sistema Braille.

3.1.2. SOPORTE3.1.2. SOPORTE

Configuración física del documentoConfiguración física del documento- PapelPapel (Artesanal o industrial). (Artesanal o industrial).- FotográficoFotográfico (Filmes, (Filmes,

fotografías, microformas, etc.).fotografías, microformas, etc.).- Magnéticos Magnéticos (Cintas de video, (Cintas de video,

cintas de casete, diskettes).cintas de casete, diskettes).- Ópticos Ópticos (CD-ROM).(CD-ROM).

3.1.3.3.1.3. FormatoFormato.- Forma, presentación del documento, .- Forma, presentación del documento, tamaño y dimensiones. En soporte papel tenemos: tamaño y dimensiones. En soporte papel tenemos: tamaño carta, A4, oficio; volúmenes como libros, tamaño carta, A4, oficio; volúmenes como libros, actas o registros auxiliares, etc.actas o registros auxiliares, etc.

3.1.4.3.1.4. CantidadCantidad.- Número de unidades que ocupan en .- Número de unidades que ocupan en metros lineales y metros cúbicos (volúmenes, legajos, metros lineales y metros cúbicos (volúmenes, legajos, cajas).cajas).

3.1.5.3.1.5. FormaForma.- Condición de borrador, original o copia..- Condición de borrador, original o copia. 3.1.6.3.1.6. Tipo.-Tipo.- Elementos de información que contiene Elementos de información que contiene

el documento, de acuerdo a la actividad el documento, de acuerdo a la actividad administrativa representada. Ejem: informe, administrativa representada. Ejem: informe, resolución, ley, carta, oficio, etc.resolución, ley, carta, oficio, etc.

3.2.- INTERNOS3.2.- INTERNOSContenido sustantivo o fondo.Contenido sustantivo o fondo.

3.2.1.3.2.1. Entidad Entidad productoraproductora.- Persona o institución .- Persona o institución que produce el documento.que produce el documento.3.2.2.3.2.2. Origen Origen funcionalfuncional.- Razón por la cual se .- Razón por la cual se producen los documentos.producen los documentos.3.2.3.3.2.3. Fecha y lugar de Fecha y lugar de producciónproducción. . 3.2.4.3.2.4. ContenidoContenido.- .- Asunto o tema de que trata.Asunto o tema de que trata.

4.- 4.- VALORES DEL DOCUMENTO DE VALORES DEL DOCUMENTO DE ARCHIVOARCHIVO

4.1.4.1. VALOR PRIMARIOVALOR PRIMARIO.- Finalidad inmediata de producción del .- Finalidad inmediata de producción del documento, testimonio de la gestión administrativa. Valor administrativo.documento, testimonio de la gestión administrativa. Valor administrativo.

JurídicoJurídico.- Derechos y obligaciones: escritura de propiedad, grado .- Derechos y obligaciones: escritura de propiedad, grado académico, etc.académico, etc.Legal.-Legal.- Valor probatorio, prueba ante los tribunales. Valor probatorio, prueba ante los tribunales.Fiscal y contableFiscal y contable.- Testimonio de obligaciones tributarias y .- Testimonio de obligaciones tributarias y contables.contables.Informativo.-Informativo.- Proporciona datos a la institución. Proporciona datos a la institución.

4.2.4.2. VALOR SECUNDARIOVALOR SECUNDARIO.- Fuente primaria de información y .- Fuente primaria de información y testimonio para la investigación y reconstrucción histórica.testimonio para la investigación y reconstrucción histórica.

5.- CICLO VITAL DEL 5.- CICLO VITAL DEL DOCUMENTODOCUMENTO

Teoría de las tres edades, el valor de los documentos depende Teoría de las tres edades, el valor de los documentos depende de la fase en que se encuentran:de la fase en que se encuentran:

- Primera EdadPrimera Edad.- Archivo de Gestión. El documento debe .- Archivo de Gestión. El documento debe permanecer en el archivo de oficina mientras mientras prevalezca permanecer en el archivo de oficina mientras mientras prevalezca su valor primario o administrativo.su valor primario o administrativo.

- Segunda EdadSegunda Edad.- Archivos Centrales e Intermedios. El documento .- Archivos Centrales e Intermedios. El documento va perdiendo su valor primario y comienza a adquirir un valor va perdiendo su valor primario y comienza a adquirir un valor secundario.secundario.

- Tercera EdadTercera Edad.- Archivo Histórico. El documento tiene valor .- Archivo Histórico. El documento tiene valor secundario.secundario.

6.- PATRIMONIO 6.- PATRIMONIO DOCUMENTALDOCUMENTAL

Conjunto de documentos de valor Conjunto de documentos de valor permanente que forman parte del permanente que forman parte del Patrimonio Cultural de la Nación, Patrimonio Cultural de la Nación, conservados en los archivos públicos y conservados en los archivos públicos y privados del ámbito nacional que sirven privados del ámbito nacional que sirven como fuente de información para la como fuente de información para la investigación en los aspectos históricos, investigación en los aspectos históricos, sociales, económicos, políticos y legales.sociales, económicos, políticos y legales.

7.- SERIE DOCUMENTAL7.- SERIE DOCUMENTAL

Conjunto de documentos que poseen Conjunto de documentos que poseen características comunes, el mismo tipo características comunes, el mismo tipo documental (informes, memorandos, libros documental (informes, memorandos, libros de contabilidad, etc.) o el mismo asunto y de contabilidad, etc.) o el mismo asunto y que, por consiguiente, son archivados, que, por consiguiente, son archivados, usados y pueden ser transferidos, usados y pueden ser transferidos, conservados o eliminados como unidad.conservados o eliminados como unidad.

..Sistema Sistema Institucional Institucional de Archivosde Archivos

A. G. A. G. A. G. A. G. A. G. A. G.

ARCHIVO CENTRAL

A. PERIFÉRICO A. PERIFÉRICOA. PERIFÉRICOA. PERIFÉRICO

A. G.

A.G. = ARCHIVOS DE GESTIÓN

..El Archivo De GestiónEl Archivo De GestiónEl primer archivo que El primer archivo que corresponde a la gestión corresponde a la gestión realizada por una oficina, realizada por una oficina, razón por el que lo razón por el que lo denominamos denominamos ARCHIVO ARCHIVO DE GESTIÓN.DE GESTIÓN.

..ARCHIVO PERIFÉRICOARCHIVO PERIFÉRICO

SE CONSTITUYEN POR SE CONSTITUYEN POR RAZONES PRÁCTICAS DE RAZONES PRÁCTICAS DE CONSERVACIÓN Y USO DE LOS CONSERVACIÓN Y USO DE LOS DOCUMENTOS:DOCUMENTOS:

COMPLEJIDAD DE FUNCIONESCOMPLEJIDAD DE FUNCIONESUBICACIÓN GEOGRÁFICAUBICACIÓN GEOGRÁFICANIVEL DE ESPECIALIZACIÓNNIVEL DE ESPECIALIZACIÓN

ARCHIVO CENTRAL

Es el responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas a nivel institucional, así como de la conservación y uso de la documentación proveniente de los archivos de gestión y periféricos, e intervenir en la transferencia y eliminación de documentos en coordinación con el AGN.

POR SU AMABLE POR SU AMABLE INVITACIÓNINVITACIÓN