ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

SARA NERLY FONSECAANDERSON JAVIER MALAGÓN

NORMA CONSTANZA QUIZAVANESSA MARÍA NARVAEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJEASISTENCIA ADMINISTRATIVA

BOGOTÁ2014

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

SARA NERLY FONSECAANDERSON JAVIER MALAGÓN

NORMA CONSTANZA QUIZAVANESSA MARÍA OSPINA

Trabajo presentado para cumplir con una de las competencias del proyecto de formación.

Presentado a la instructora: CLEMENCIA MALDONADO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJEASISTENCIA ADMINISTRATIVA

BOGOTÁ2014

TABLA DE CONTENIDO

PÁG.

INTRODUCCIÓN................................................................................................4

OBJETIVOS........................................................................................................5

OBJETIVO GENERAL........................................................................................5

OBJETIVOS ESPECÍFICOS...............................................................................5

1 DIAGNOSTICO............................................................................6

1.1 ENTREVISTA...............................................................................6

1.1.1 Análisis y conclusión de la información.......................................6

2 PROPUESTA...............................................................................7

2.1 ETAPAS DEL EVENTO...............................................................7

2.1.1 Pre- Evento: (Planificación, organización)....................................7

2.1.2 Evento (Dirección)......................................................................11

2.1.3 Post- Evento (Evaluación)..........................................................11

3 CONCLUSIONES.......................................................................12

4 BIBLIOGRAFÍA..........................................................................13

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo es realizado con el fin de instruirnos acerca de la organización de eventos, por lo cual se dará a partir de la sugerencia de la realización de uno; en la empresa Master Cleaning Services objeto de investigación. Para ello se realizó una agenda y un cronograma de actividades de acuerdo a la manera adecuada en que debe ejecutarse un evento. De igual manera aprenderemos acerca de la divulgación de eventos.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Instruirnos acerca de la organización de eventos y la divulgación de éstos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Sugerir a la empresa objeto de investigación la realización de evento y la divulgación de éste.

Conocer la manera de organizar y divulgar un evento con cada uno de sus pasos.

1 DIAGNOSTICO

El evento es un acontecimiento que responde a una finalidad específica, los cuales se realizan en espacios y tiempos determinados y donde se tienen objetivos específicos.

De acuerdo a esto le hemos realizado una entrevista al propietario de la empresa Master Cleaning Services, con el fin de saber que tanto conoce sobre los eventos.

1.1 ENTREVISTA

Objetivo: Identificar si el propietario de la empresa conoce que es un evento y como se realizan los eventos.

1. ¿sabe usted que es un evento?RTA: Si, son reuniones que se hace en una empresa con algún objetivo.

2. ¿sabe usted cómo se realiza un evento?RTA: No, no sabe cómo se realiza los eventos

3. ¿usted ha realizado eventos en la empresa?RTA: No, nunca se han realizado ningún tipo de eventos en la empresa

1.1.1 Análisis y conclusión de la información

Teniendo en cuenta la anterior información, se visualiza que la empresa Master Cleaning Services, no tiene conocimiento de lo que son los eventos y la importancia de aplicarlos en una empresa.; ya que estos sirven para:

Promocionar un producto

Manejar un mejor nivel con los clientes

Obtener un mejor clima laboral

Capacitar a los empleados, entre otras.

A continuación se sugiere la realización de un evento, donde ellos puedan guiarse y realizar este y muchos más; no solo eventos sociales sino también

comerciales donde puedan exponer sus productos y así darse a conocer más en el mercado

2 PROPUESTA

EVENTO: CENA NAVIDEÑA PARA LOS EMPLEADOS DE MASTER CLEANING SERVICES

Este evento es de tipo social, su grado de exclusividad es privado y su alcance y magnitud es local; estas características hacen que sea un evento donde se busca afianzar las relaciones de los empleados.

2.1 ETAPAS DEL EVENTO

2.1.1 Pre- Evento: (Planificación, organización)

2.1.1.1 Objetivo del evento: Afianzar las relaciones de los empleados de la empresa Master Cleaning Services con el fin de que mejore el clima laboral y de que ellos se sientan a gusto en la empresa.

2.1.1.2 Nombre del evento: Cena Navideña.

2.1.1.3 Comités: Los comités se organizan de varias personas pero ya que esta empresa es pequeña, van a ser de una a dos personas las cuales se encargaran de tareas específicas.

Comité organizador: se divide en 4 comités, los cuales son:

Comité Relaciones Públicas.

Comité Financiero.

Comité Logística.

Comité Académico

2.1.1.3.1 Comité de relaciones públicas: Este comité se encarga de atender las actividades que abarcan la promoción y la difusión del evento y todo lo relacionado con protocolo y asistencia a los participantes del evento.

Agenda:

ACTIVIDADES DEL EVENTO

1. NOMBRE Cena Navideña2. TIPO DE EVENTO Social

3. PLAN DE EVENTOFECHA: 03 de Diciembre de 2014HORA: 7:00 PM

4. LUGAR Salón5. PRESUPUESTO $ 800,000

6. PREPARACIÓN DEL EVENTO

Promocionar el evento Entrega de invitaciones Número de asistentes, ya que

en función del número podremos hacer diferentes distribuciones.

Dar a conocer el protocolo que se va a utilizar.

7. DESARROLLO DEL EVENTO En el transcurso de la cena navideña, notar que cada uno de los invitados sea atendido debidamente.

8. EVALUACIÓN DEL EVENTO Entrega de Hoja de evaluación a los invitados al finalizar la cena navideña.

Fuente: Elaboración propia

2.1.1.3.2 Comité Académico: Se encarga de elaborar el cronograma del evento.

MES DICIEMBREDÍAS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

ACTIVIDAD HORA1. Bienvenida de los

invitados7:00 pm X

2. Pasa bocas 7:15 pm X3. Ubicación de los

invitados en la mesa7:30 pm X

4. Cena 7:45 pm X5. Brindis (palabras del

Jefe)8:45 pm X

6. Entrega de recordatorios

9:00 pm X

7. Despedida de los empleados

9:20 pm X

8. Evaluación del evento

X

Fuente: Elaboración propia

2.1.1.3.3 Comité Logístico: Se encargan de todas las actividades que hacen posible la ejecución del evento

Presenta la lista de los implementos que son necesarios para la realización del evento.

Recursos Físicos

RECURSOS CANTIDADMesas para los invitados 3Mesas para el banquete 2Sillas 12Manteles 5Decoración 1Establecimiento 1Casa de banquetes ( incluye ) 1CocinaElementos de cocinaPlatosOllasBufeLicoresElementos desechablesEquipo de sonidoFuente: Elaboración propia

Recursos Humanos

RECURSOSCANTIDAD

Banquetero 1Chef 1Camareras 3Maestro de ceremonia 1Recepcionista 1Barman 1Dj 1Re creacionista 1Fuente: Elaboración propia

2.1.1.3.4 Comité financiero: Se encarga de presentar los gastos que se darán para la realización del evento.

Necesidad CostoCasa de banquetes 400.000 $Renta de establecimiento 150.000 $Compra de recordatorio 50.000 $Compra de licores 100.000 $Contingencias 100.000 $Fuente: Elaboración propia

Medio de divulgación del evento1: Esto se hará por medio de tarjetas de invitación como la siguiente:

1 Medio de divulgación: es la publicación, difusión y propagación de un evento.

Feliz Navidad

Jenny Vanessa Zabaleta Duran

Les extiende cordial invitación para que nos

Acompañen en la

Cena de NavidadQue realizamos en el salón Comunal a las 7:00 p.m. el miércoles 3 de diciembre de

2014

Fuente: Elaboración propia

Protocolo2: Asistir con traje formal

Norma para la realización del evento: No exceder del presupuesto ya que todo lo que no vaya incluido en el, corre por cuenta del comité que no presupuestó bien lo que se necesitaba.

2.1.2 Evento (Dirección)

Bienvenida a los invitados Ubicación de los invitados a la mesa Pasa bocas palabras del gerente de la empresa Cena Brindis Entrega de recordatorios Entrega de encuesta de evaluación Despedida

2Protocolo: Conjunto de reglas de cortesía y etiqueta que se observan entre las personas y en los diferentes campos de la vida social. El protocolo Incluye buenos modales y normas de urbanidad

2.1.3 Post- Evento (Evaluación)

Al final el evento se entrega un formato de evaluación para medir los pros y los contras del mismo; donde deberán contestar con una X según su respuesta.

Objetivo: Evaluar la atención y el servicio del evento ya que para nosotros es muy importante su opinión.

EXCELENTE BUENO REGULAR MALORecepción de los invitadosCalidad de los elementos utilizados en el servicioAtención y servicio del personalMenú servido

Desarrollo del eventoCoordinadores del evento

Observaciones

Invitado

Evento

Fecha de realización

Fuente: Elaboración propia

3 CONCLUSIONES

Atreves de este informe presentamos una propuesta a la empresa Master Cleaning Servicies, la cual va enfocada hacia la integración social de los empleados de la empresa; esta se realizara en el mes de diciembre.

Con este trabajo se conoció y se profundizo acerca de la realización de comités y de la importancia que tiene hoy en día los eventos en las organizaciones, ya que esto favorece a las empresas a ser más competitivas y a afianzar las relaciones entre los empleados, logrando así a que estén satisfechos con su trabajo.

4 BIBLIOGRAFÍA

“Portafolio de servicio”. Copyright © 2003 SENA - CEV Comunidad Educativa Virtual.

“Etiqueta y protocolo Empresarial”. Copyright © 2003 SENA - CEV Comunidad Educativa Virtual.

Comunicación y protocolo medios de comunicación en: Eventos y Actos. “Servicio al cliente”. Copyright © 2003 SENA - CEV Comunidad

Educativa Virtual - Todos los derechos reservados. “Medir la satisfacción del cliente” Copyright © 2003 SENA - CEV

Comunidad Educativa Virtual.