Palestra proferida na Fenalaw 2006, por Lara Selem, sobre Gestão de Escritório

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Lara Selem

Advogada e Consultora em Gestão de Serviços Jurídicos. Executive MBA pela Baldwin Wallace College (Ohio, EUA),

especialista em Gestão de Serviços Jurídicos pela FGV-EDESP (São Paulo, SP).

Autora dos livros:– “Estratégia na Advocacia” (Juruá, 2003), – “Gestão Judiciária Estratégica” (ESMARN, 2004), – “A Reinvenção da Advocacia” (Forense, 2005).– “Gestão de Escritório” (Consulex, 2006).


A (R)evolução dos Tempos…

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Desafios do Advogado Moderno

Adaptar-se rapidamente às mudanças Responsabilizar-se com a própria carreira Equilibrar Eficiência + Alta Qualidade Acompanhar a evolução tecnológica Satisfazer o cliente Aproveitar as Oportunidades X Evitar as Ameaças Desenvolver a mentalidade

estratégica!

Gestão Estratégica Integrada


Gestão Estratégica Integrada

Compreende:– as metas do escritório, – sua diferenciação competitiva, – os clientes-alvo, e – a proposta de valor para o cliente.

Exige escolhas explícitas entre as várias possibilidades com as quais o escritório se confronta ao longo do tempo.– Envolve trocas: o que fazer e o que não fazer.


Gestão Estratégica é um processo...

sistemático, planejado, administrado e executado pela alta direção da organização,

que envolve todos os membros da equipe,

que busca assegurar sua continuidade, sobrevivência e crescimento,

através da contínua adequação das estratégias, capacitação, estrutura e infra-estrutura às mudanças, tendências e descontinuidades observadas ou previsíveis no ambiente externo.


Conquista das Metas Estratégicas

Organização

Cultura

Liderança


Organização - Sistema de Pessoal

Talento = fonte de vantagem competitiva Busca e Retenção de talentos Advogado: produtor, gestor, sócio. “Controle” dos sócios? Critérios sobre Promoções Políticas de Remuneração Análises de Desempenho Treinamentos


Organização - Estrutura e Controle

Divisão do trabalho profissional:– linha de frente– áreas de suporte

Estrutura hierárquica– organograma jurídico– organograma administrativo

Participação nas decisões– limites


EstratégiaEstratégia

MarketingJurídico

MarketingJurídico

Prestação doServiço

Prestação doServiço

Serviços deManut. ClienteServiços de

Manut. ClienteDesenv. de

ServiçosDesenv. de

Serviços

ClienteCliente

ConcorrenteConcorrente

ClienteCliente

ClienteCliente

ClienteCliente

ClienteCliente

ClienteClienteConcorrenteConcorrente


ClienteCliente

ConcorrenteConcorrente ConcorrenteConcorrenteClienteCliente

ClienteClienteClienteCliente


ClienteCliente

ClienteCliente

ClienteCliente

TecnologiaTecnologia

Recursos HumanosRecursos Humanos

AdministraçãoAdministração

FinançasFinanças

Sistemas deInformaçõesSistemas deInformações


Cultura

É o resultado do comportamento da direção da organização e dos valores percebidos que estão por trás desse comportamento.

As ações falam mais alto que as palavras! Exemplos de valores culturais:

– “Esperamos 110% de empenho e lealdade”.– “Temos pouca tolerância a más notícias”.– “Nossa administração é portas abertas”.– “Consideramos a equipe mais importante que a pessoa”.


Liderança

É crítica para o sucesso de qualquer organização. Sem liderança forte, a difusão de poder pode

paralisar as decisões e minar o alinhamento. Formadora de consenso e inspiradora. Vinculada diretamente à integração da equipe. Fundamentos básicos do líder: caráter,

discernimento, intuição.

Abrangência da Gestão de Escritório


Gestão Geral

Definir a formatação do Escritório (áreas de atuação, atuação geográfica, perfil do advogado, perfil do cliente, avaliação das vantagens em se especializar em nicho de mercado ou em especialidade, etc).

Definir a estrutura hierárquica. Desenvolver, executar, monitorar e priorizar procedimentos

de sistemas operacionais (p. ex., controle de qualidade) e políticas internas (p. ex., políticas de pessoal).

Comunicar e implementar iniciativas de planejamento estratégico.


Gestão Financeira

Contratação de honorários. Controle de despesas de clientes e sua recuperação. Controle de faturamento e recebimento de honorários. Critérios para distribuição de resultados ou participação nos

lucros. Desenvolver e monitorar os orçamentos do escritório. Desenvolver relatórios financeiros para os clientes.


Gestão de Marketing Jurídico

Atentar-se aos padrões internos da imagem e comunicação interna do escritório.

Manter sempre a informação disponível para o cliente. Fornecer linhas de direção e monitorar o papel dos advogados

em assegurar a entrega do serviço ao cliente. Executar o plano de marketing jurídico (Provimento 94/2000,

CFOAB), incluindo o desenvolvimento de ferramentas, tais como artigos, eventos, página na Internet.

Analisar a base de clientes existente. Analisar os mercados dos clientes desejados.


Gestão da Tecnologia

Desenvolver, executar e atualizar a infra-estrutura de tecnologia para o escritório.

Analisar a relação custo-benefício de todas as opções à disposição no mercado.

Desenvolver política de T.I. para o escritório (segurança, backups, e-mails, etc.).

Identificar necessidades de treinamento especializado e executar programas de treinamento em T.I.

Selecionar e controlar consultores externos de T.I. Controlar sistemas e operações de telecomunicações.


Gestão de Pessoas

Definir os papéis (organograma). Supervisionar e aconselhar a equipe de funcionários de

apoio (estagiários, arquivistas, secretária, etc.). Desenvolver e administrar o sistema de avaliação de

desempenho. Recrutar e selecionar novos advogados. Desenvolver planos de carreira. Conhecer os métodos de distribuição de honorários a

advogados e formas de participação nos resultados.


Gestão da Infra-Estrutura

Planejar e executar o lay-out do escritório, determinando o espaço necessário e seu grau de utilização, visando a agilidade do serviço.

Revisar, negociar e monitorar principais contratos de serviços, compras e aluguel de equipamentos.

Organização da Biblioteca e Arquivo. Desenvolver e manter plano de segurança interna, incluindo

computadores e outros sistemas. Manter e monitorar o inventário de imobilizado.


Gestão da Produção Técnica

Acompanhar o controle de prazos. Supervisionar e controlar a qualidade dos serviços

entregues. Desenvolver e monitorar os relatórios de processos

(gerenciais e para clientes). Administrar as diligências processuais. Supervisionar o controle de time-sheet. Auxiliar a equipe na administração do tempo, incluindo

planejamento e organização. Desenhar os fluxos de trabalho jurídico.


“Talentos naturais não temem assumir riscos ou mudar: para realmente

chegar a algum lugar nesta profissão, você precisa estar preparado para liberar o seu potencial” e reinventar

a sua advocacia.

Robert Kranenborg


Bibliografia recomendada

Education

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