Paper Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen, Bintaro 2 Juni 2014 PERGESERAN PARADIGMA STRUKTUR TEKNOLOGI INFORMASI DARI SENTRALISASI KE

DESENTRALISASI SERTA PENERAPANNYA DALAM ORGANISASIBADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

oleh:Moch Reza Agung Yudhalaksana (22)

NPM: 134060018326Semester VIII D-IV Akuntansi Kelas BPKP Angkatan II, Sekolah Tinggi Akuntansi Negara, Tangerang Selatan

utsukushihito@gmail.com

Abstrak – Penerapan Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu hal yang sangat penting dalam sebuah organisasi modern baik yang bergerak pada sektor publik maupun privat. Pemilihan struktur yang tepat sesuai dengan tujuan organisasi akan menciptakan kondisi yang baik bagi keberlangsungan dan pengembangan kinerja organisasi tersebut. Paper ini akan membahas pergeseran struktur SIM dari sentralisasi ke desentralisasi disertai model-model yang secara empirik disimpulkan dari hasil penelitian para ahli, serta penerapannya dalam organisasi Badan Pengawasan keuangan dan Pembangunan.

Kata Kunci : IT, Struktur, Organisasi, Sentralisasi, Desentralisasi, Partner Model, Platform Model, Scalable Model, Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan, BPKP

1. PENDAHULUANStruktur organisasi baik di sektor publik maupun privat yang semakin kompleks dan besar serta proses bisnis yang juga kompleks dan saling terhubung satu sama lain menciptakan kondisi arus informasi yang kompleks dan dituntut untuk memiliki akurasi yang tinggi dan cepat tersampaikan. Hal ini menuntut terciptanya sistem informasi yang yang baik.

2. PEMBAHASAN

1) Struktur SentralisasiDalam sistem informasi manajemen dikenal dua struktur manajemen informasi yaitu sentralisasi dan desentralisasi. Kedua struktur memiliki tujuan mengendalikan sumber informasi yang diperoleh organisasi tersebut, juga menjadi alat mengolah strategi yang dibutuhkan dalam usaha meningkatkan keuntungan perusahaan dan kepusan.Pada struktur sentralisasi, sistem informasi dipakai sebagai pusat fasilitas yang melakukan komunikasi dengan bagian-bagian lain di bawahnya dalam suatu struktur hirarkis, di mana top manajemen memberikan keputusan bagi manajer tengah, mengontrol organisasi secara penuh, dan melakukan komunikasi secara langsung dengan manajemen level paling bawah. Sehingga standar hardware, software, prosedur, operasional, dan pengendalian akses informasi menjadi seragam.Struktur sentralisasi sangat efisien dalam hal waktu, biaya, instalasi, pelatihan, pelaporan, perencanaan strategi. Selain itu manajer puncak bisa lebih ketat melakukan pengawasan terhadap semua bawahannya.Namun demikian, struktur ini memiliki fleksibilitas yang rendah, beban tanggung jawab terpusat pada top management,

serta sulit untuk melakukan pengembangan organisasi.

2) Struktur DesentralisasiStruktur desentralisasi memiliki keunggulan dalam mengelola data dan informasi pada masing-masing divisi secara fokus dan lebih cepat tanpa harus menunggu kebijakan dari puncak manajemen.Struktur desentralisasi memberikan kesempatan pada setiap divisi untuk mengatur dan memanfaatkan sistem informasi yang tepat untuk divisinya. Dengan demikian dapat memilih hardware, software, prosedur, dan operasional secara spesifik sesuai kebutuhan informasi tanpa intervensi divisi lain.Sistem informasi dirancang secara spesifik untuk kegiatan dan kebutuhan bisnis masing-masing divisi. Dari sisi tanggung jawab, setiap divisi lebih fokus sesuai dengan tugasnya.Struktur ini juga mendorong pengembangan inovasi dan kreativitas masing-masing divisi, karena telah mendapat pendelegasian tanggung jawab dan wewenang dari manajer di atasnya.Namun demikian aplikasi yang spesifik dan identik memerlukan biaya perawatan dan layanan yang lebih besar, serta aplikasi yang dipakai di satu divisi belum tentu dapat dipakai di divisi lain.

3) Struktur Inovatif Struktur sentralisasi maupun desentralisasi memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Tuntutan dunia modern bahwa:(1) TI memegang peran penting dalam

organisasi modern(2) Perubahan teknologi yang sangat pesat

menuntut suatu struktur yang memperhatikan pengetahuan dan keterampilan dalam pengembangan sistem informasi yang bersumber dari/diolah oleh/diperuntukkan kepada

1

Paper Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen, Bintaro 2 Juni 2014manajerial, rekan bisnis, pengembang, penyedia, konsultan dan semua pihak yang terkait.

Dalam menanggapi hal itu, terciptalah 3 struktur inovatif yaitu Partner Model, Platform Model, dan Scalable Model.

4) Partner ModelModel ini bertujuan memfungsikan TI agar berperan aktif dan langsung melakukan kerja sama dengan entitas perusahaan untuk mewujudkan inovasi bisnis.TI ditempatkan sebagai katalis inovasi organisasi. Model ini berfokus pada inovasi jaringan dengan fokus pada 3 hal proses pembentukan nilai yaitu:(1) inovasi nilai(2) manajemen relasi(3) manajemen keuanganModel ini cocok diterapkan pada:(1) Organisasi yang ingin meningkatkan

inovasi bisnis berbasis TI, namun manajerial kurang memahami TI.

(2) Organisasi yang beroperasi dengan banyak divisi proses bisnis yang saling berhubungan dan membutuhkan sinergi antara divisi melalui inovasi TI (CRM, SCM, transaksi produk/jasa antar divisi),

(3) Organisasi yang memiliki komitmen pimpinan terhadap TI yang tinggi dan kredibel.

Adapun kriteria yang diterapkan model ini dengan 3 prinsip pengelolaan TI adalah berikut:(1) Co-evolution: Dengan cara

meningkatkan customer relationship dan citra merk

(2) Partnership networks: Dengan cara meningkatkan efektivitas dan keuatan dari innovation network.

(3) Value-creating process: Dengan cara mengurangi biaya dari aplikasi, infrastruktur, peralatan, dan overhead cost.

5) Platform ModelModel ini memprioritaskan pengembangan platform dan kemampuan, yang menempatkan peran TI sebagai aset, pelayanan, dan sumber daya atas inovasi bisnis perusahaanModel ini cocok diterapkan pada:

(1) Entitas besar dan global yang mempunyai banyak divisi yang menjalankan beberapa bisnis yang berbeda secara paralel di mana setiap unit memiliki kebutuhan inovasi TI yang unik.

(2) Organisasi di mana TI diharapkan menyediakan infrastruktur dan alat untuk memungkinkan munculnya inovasi bisnis. Fungsi TI diharapkan unggul dalam hal infrastruktur dan pelayanan, serta menghasilkan solusi TI dengan cepat.

(3) Perusahaan dengan eksekutif bisnis yang memahami TI.

Adapun kriteria yang diterapkan model ini dengan 3 prinsip pengelolaan TI adalah berikut:(1) Co-evolution: Dilakukan oleh account

manager berkolaborasi dengan Chief Information Officer. Dalam hal ini, account manager dan eksekutif perusahaan bertanggung jawab terhadap ko-evolusi bisnis dan kemampuan TI. Para account manager berkolaborasi dengan eksekutif unit bisnis dalam mengarahkan kemampuan TI kepada pengembangan kemampuan unit bisnis dan mengidentifikasi kemampuan TI yang diperlukan untuk kesempatan bisnis yang akan datang.

(2) Partnership networks: Fokus terhadap innovation dan sourcing networks.Innovation network dibangun melalui interaksi antara account manager dan eksekutif perusahaan.

(3) Value-creating process: Account Manager melakukan identifikasi kebutuhan customer dan membuat produk atau layanan berdasarkan survey yaitu dengan mengelola proses manajemen infrastruktur, delivery solusi, services provisioning, manajemen finansial, perencanaan strategis, dan human capital management.

6) Scalable ModelScalable Model cocok ketika TI dipandang sebagai elemen penting dari inovasi bisnis dan strategi perusahaan.Model ini dirancang untuk memungkinkan penempatan pegawai yang fleksibel dan menekankan kemampuan fungsi TI untuk menyesuaikan perkembangan bisnis.Model ini cocok diterapkan pada:(1) Perusahaan pada industri yang sifatnya

siklik atau musiman untuk memperoleh fleksibilitas yang lebih baik.

(2) Entitas dengan pengembangan inovasi yang terus menerus penuh kreativitas dan inovasi TI dilakukan untuk memenuhi kebutuhan manusia dalam praktik kehidupan.

(3) Perusahaan global yang beroperasi pada dunia bisnis yang penuh fluktuasi sehingga dituntut untuk menggunakan IT function sebagai solusi dalam meningkatkan fleksibilitas maksimum yang tentunya sangat membutuhkan human resource.

(4) Organisasi dengan unsur manajerial yang kompleks yaitu manajemen eksekutif, manajemen bisnis, manajemen IT, dan ekternal vendor dengan spesialisasi masing-masing, yang berkolaborasi dan terintegrasi.

2

Paper Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen, Bintaro 2 Juni 2014Adapun kriteria yang diterapkan model ini dengan 3 prinsip pengelolaan TI adalah berikut:(1) Co-evolution: Dilakukan oleh eksekutif

senior TI untuk mencari inovasi dengan melihat kebutuhan masyarakat.Eksekutif senior TI perusahaan ditugaskan pada bidang proses, bisnis, dan geografis, serta bertanggung jawab terhadap aktivitas TI pada area masing-masing. Struktur ini memfasilitasi proses ko-evolusi dengan memungkinkan kemampuan bisnis perusahaan dibentuk melalui kemampuan TI, sementara investasi TI dipengaruhi oleh kebutuhan unit bisnis.The scalable model menuntut senior IT untuk melakukan berbagai inovasi yang dapat memuaskan kliennya, jadi tidak hanya sekedar membuat merk pada suatu produk namun mengemas merk tersebut secara kompetitif.

(2) Partnership networks: Lebih fokus terhadap sourcing network dengan meningkatkan relationship kepada vendor (partner eksternal), dimana delivery solusi diatur melalui hubungan dengan external partner.

(3) Value-creating process: Bekerja sama dengan partner eksternal. Proses pembentukan nilai perusahaan diatur secara terpisah, terkadang dengan bantuan external partner. Proses service provisioning diatur oleh unit yang berada dalam unit TI perusahaan. Proses pengelolaan human capital dibangun dengan penambahan kemampuan yang difokuskan pada skill TI. Eksekutif TI bekerja sama secara langsung dengan eksternal vendor menuntutnya untuk menyelaraskan IT function dengan perkembangan atau fluktuasi dalam dunia bisnis, untuk mendapatkan hasil terbaik.

7) BPKP Sebagai Organisasi ModernBadan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan adalah instansi pemerintah yang memiliki tugas pokok dan fungsi sebagai pengawas internal di lingkungan Pemerintah Republik Indonesia.Struktur organisasi BPKP yang miskin struktur kaya fungsi merupakan ciri khas dari organisasi yang bersifat teknis, berorientasi pada fungsi, lebih mengutamakan substansi daripada format.Elemen utama dari BPKP adalah fungsional auditor, yang secara teknis melakukan fungsi pengawasan dan konsultansi, sedangkan sisanya adalah komponen kesekretariatan yang secara administratif dan birokratif mendukung

fungsi yang dijalankan oleh para pejabat fungsional auditor.Dalam hal penerapan TI, maka BPKP sebagai sebuah organisasi pemerintah yang dinamis lebih cenderung sebagai struktur dengan inovasi scalable model.Hal ini cocok diterapkan, mengingat hal-hal berikut ini:1. Fungsional Auditor sebagai mayoritas

elemen di BPKP dituntut untuk bisa melaksanakan segala jenis tugas baik yang reguler maupun permintaan dari mitra kerja (pemda, kementerian, BUMN/BUMD), sehingga diperlukan sistem yang bisa membuat mobilitas dan penempatan pegawai dapat dilakukan dengan cepat sesuai dengan kebutuhan. Kantung-kantung auditor yang ditempatkan sesuai dengan bidang konsentrasi pengawasan (APD, IPP, AN, Investigasi) bersifat sangat fleksibel dan dinamis.

2. Secara prinsip co-evolution, manajerial di tingkat pusat melalui unit Esselon II Pusat Penelitian dan Pengembangan Pengawasan (Puslitbangwas), Pusat Perencanaan Pengawasan (Pusrenwas), Pusat Pembinaan JFA (Pusbin JFA), bekerja sama dengan unit-unit Esselon I Kedeputian (PKD, Perekonomian, Polsoskam, AN, dan Investigasi) untuk melakukan sinkronisasi antara program kerja tahunan dengan permintaan stakeholder dalam memberdayakan para auditor baik di pusat maupun perwakilan sehingga dapat memenuhi permintaan semua pihak (Presiden, Kementerian, Pemda, BUMN/BUMD, dan KPK)

3. Secara prinsip partnership networks dan value-creating process, BPKP bekerja sama dengan Kementerian/Lembaga, Pemda, BUMN/D, KPK dalam penyusunan program kerja tahunan baik yang rutin (PKP2T) dan non rutin (non-PKP2T, insidental, crash program). Sehingga solusi diatur melalui hubungan dengan partner external.

4. Jika dilihat dari jaringan hubungan (visioning, innovation, sourcing). Program kerja BPKP sangat identik dengan scalable model. Hal ini tercermin dari proses visioning yang dilakukan melalui pengukuran indikator kinerja yang dilakukan secara vertikal, horizontal, dan diagonal (cross-over). Dari sisi inovasi, BPKP memahami kebutuhan stakeholder, dengan menyediakan aplikasi SIMDA untuk keuangan daerah, SIA PDAM, SIM-HP, aplikasi-aplikasi audit, digitalisasi database hasil audit secara online, intranet warga.bpkp.go.id, dan

3

Paper Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen, Bintaro 2 Juni 2014sebagainya yang merupakan bagian dari innovation dan sourcing. BPKP dituntut untuk mampu mendukung inovasi dan menyediakan infrastruktur aplikasi yang strategis.

5. Secara fondasi, manajemen infrastruktur, SDM dikoordinasi oleh Sekretariat Utama, sedangkan hubungan kerja sama, dilakukan oleh Kedeputian dengan Instansi Vertikal dan Kantor Perwakilan dengan Pemda dan Satuan Kerja Vertikal di daerah.

6. Secara proses (value innovation, solutions delivery, dan service provisioning), melalui scalable model BPKP berhasil mengubah paradigma watchdog menjadi guardian.

3. SIMPULANStruktur dan model TI dirancang untuk memfasilitasi perusahaan dan manajerial dalam merancang strategi bisnis yang baik untuk menghadapi tuntutan bisnis masa kini dengan cara:1) Memperkirakan proposisi nilai fungsi TI

dalam organisasi dengan menggunakan visioning network untuk mengembangkan strategi dengan mitra kerja/usaha.

2) Menentukan model yang paling mendekati kondisi organisasi.

3) Mengatur perubahan organisasi yang berkaitan dengan penerapan desain baru, mengkomunikasikan visi dan prinsip mendasar.

4) Melanjutkan evaluasi dan menyesuaikan rancangan organisasi untuk memastikan kontinuitas organisasi.

DAFTAR REFERENSI[1] Mcleod, Raymond; Schell, Jr. George P.

2007. Management Information Systems. New Delhi: Pearson Education and Dorling Kindersley.

4