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EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA GP. 1
TRABAJO FINAL
Estudiante:
ELIZANYELA CEPEDA CUCAITA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTA
2014
EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA GP. 1
TRABAJO FINAL
Estudiante:
ELIZANYELA CEPEDA CUCAITA
Tutora:
MARÍA ALEXANDRA LEÓN MARTINEZ
Catedrática (Auxiliar)
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTA
2014
CONTENIDO
1. Introducción
2. Objetivos
3. ¿Cuál es mi aporte de acuerdo a mi campo
laboral, es decir: Archivista?
4. ¿Cuál es mi propuesta de cambio con lo aprendido
en Expresión Oral y Escrita?
5. Preguntas.
6. Ensayo.
7. Conclusión
8. Bibliografía
Introducción
Generar una cultura archivística enfocada a lanormatividad establecida por el Archivo Generalde la Nación y el archivo de Bogotá, son losentes reguladores que dan las pautas parareglamentar y dar cuidado integro a los archivosde Colombia. Los documentos en cada una de lasoficinas son los que contribuyen, soportan yfacilitan la gestión en el cumplimiento de losobjetivos de cada entidad.
Uno de los principales instrumentos para llevar acabo la organización, aplicación de la ordenaciónde los documentos son las Tablas de RetenciónDocumental como al igual las Tablas de valoraciónDocumental, la cual da los parámetros de quetiempo se le va a dar y cual va a ser sudisposición final ya sea la serie.
OBJETIVOS
1. Conocer la normatividad vigente para
aplicar a los archivos a las
entidades.
2. Conocer el proceso al realizar las
transferencias.
3. Conocer los parámetros adecuados
para identificar errores de
conservación de los documentos.
¿CUÁL ES MI APORTE DE ACUERDO A MI CAMPO LABORAL,
es decir: Archivista?
Mi principal aporte que doy a mi campo laboral es
ofrecer y dar respuesta oportunamente a lo
requerido por las oficinas de la entidad,
realizando el proceso de alistamiento de la
documentación. Otro de mis aportes que doy, es
tener actualizadas las tablas de retención
documental según lo establece las normas
establecidas por la entidad y la entidad competente
ya sea distrital o del estado.
¿Cuál es mi propuesta de cambio con lo aprendido
en Expresión Oral y Escrita?
Adquirí nuevos conocimientos en la compresión de
lectura para llevar un mejor análisis de la
información de lo que se esta realizando ya que se
necesita de la clasificación de la documentación.
http://www.fqe.qc.ca/content/projets/thumb/archives.gif
NORMATIVIDADO Constitución Política de Colombia
Artículos: 8,15, 20, 23, 27, 63, 70, 71, 74, 94,95, 112, 313, Sobre conservación y salvaguarda delpatrimonio cultural, derecho a la información yacceso a los documentos públicos, derecho depetición, derecho a la intimidad y al buen nombre.
O Ley 80 de 1989 se crea el Archivo General de laNación.
O Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos. Reglasy principios generales que regulan la funciónarchivística en Colombia.
O Acuerdo 39 de 2002. Regula procedimiento para laelaboración y aplicación de las Tablas deRetención Documental.
O Acuerdo 042 2002 Por el cual se establecen loscriterios para la organización de los archivosde gestión en las entidades públicas y lasprivadas.
Una de las principales incógnitas que al inicio
del trabajo salen preguntas:
1. ¿Por medio de que normatividad o reglamento de
la entidad me puedo regir para realizar la
ordenación de las series y sub series de cada
dependencia?, Procedimental y argumental.
Se define como el esquema que refleja la
jerarquización y clasificación asignadas a la
documentación producida por la entidad y las que
se registran las jerarquicámente las secciones,
subsecciones, las series y sub series
documentales.
El CCD es la primera herramienta archivista para
el proceso de organización.
O Tomado de la cartilla Tablas de Retención
Documental, del Archivo de Bogotá.
http://mm.queaprendemoshoy.com/wp-content/uploads/2013/01/post.jpg
NORMA
S
2. ¿Bajo qué conceptos puedo guiarme para
realizar las transferencias documentales?,
Conceptual.
O Transferencias: Es el proceso mediante el cual
las instituciones públicas o privadas trasladan
la documentación de un archivo a otro, una vez
cumplidos los tiempos de retención señalados en
las tablas de retención o las tablas de
valoración documental.
http://thumbs.dreamstime.com/x/concepto-de-la-transferencia-de-archivos-28541567.jpg
TRANSFERENCIAS
O Para realizar las
transferencias nos
debemos guiar por las
tablas de retención
documental y las tablas
de valoración
documental. Las TRD
constituyen un
instrumento archivístico
que permite la
clasificación documental
de la entidad acorde a
sus estructura orgánico -
funcional, e indica los
criterios de retención y
disposición final
resultante de la
valoración documental por
cada una de las
agrupaciones
documentales.
http://www.lesmoisduvin.com/media/pro/livr.jpg
TRANSFERENCIA
S
3. ¿Cómo puedo explicar lo que se va a
transferir por medio del acta lo que se ve
reflejado en las TRD?,
O Cada dependencia es la responsable para las
transferencias de las series y sub series en
las cuales ya cumplieron su tiempo de
retención ya establecidas en las TRD. Esto
se deja evidenciado con la acta de
transferencias con el correspondiente
inventario de lo que se va a transferir.
http://1.bp.blogspot.com/_YLqZryv7ExI/TIOiDlfJmbI/AAAAAAAALuE/TLlIlG5LEFc/s1600/03imagen+copia.jpg
4. ¿Qué normatividad se debe aplicar para elaborar
las TRD de una entidad distrital?, Procedimental
y argumental.
O Bajo el decreto 514 del 2006:"Por el cual se
establece que toda entidad pública a nivel
Distrital debe tener un Subsistema Interno de
Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte
del Sistema de Información Administrativa del
Sector Público."
http://mm.queaprendemoshoy.com/wp-content/uploads/2013/01/post.jpg
http://alissonaldana.blogia.com/upload/20110404042647-diapositiva3.jpg
O ACUERDO No. 039 ( OCTUBRE 31 DE 2002 ) Por
el cual se regula el procedimiento para la
elaboración y aplicación de las Tablas de
Retención Documental en desarrollo del
Articulo 24 de la Ley 594 de 2000.
http://mm.queaprendemoshoy.com/wp-content/uploads/2013/01/post.jpg
5. ¿Qué parámetros nos guiamos al realizar
diagnósticos de depósitos?, Procedimental.
O Nos debemos guiar y aplicar las pautas de
diagnostico de archivos, se evidencia e
identifica las condiciones del archivo para
detectar las debilidades en los cuales se
identifica las características y falencias de
las estructuras del deposito como de los
documentos.
http://www.trabajando.com/admin2/imagenesnoticias/etica%20rseJPG.jpg
6. ¿Qué sistema de ordenación se aplica para
cada archivo de las dependencias?, Argumental.
O La ordenación debe hacerse a partir de las
series documentales y se da la disposición
física a los documentos. En este proceso se
le da al documento cual va primero y cual va
después.
I. Numéricos: simples y cronológico.
II. Alfabéticos: ordenación letras A-
Z,(onomástico, toponímico, temático)
III.Mixto o alfanuméricos.
http://4.bp.blogspot.com/-Icto6cZC0SM/T_7OdTPF0PI/AAAAAAAAAHc/OgCMbuPkEo4/s640/ordenacion.jpg
7. ¿Cómo aseguro la conservación de los
documentos?, Argumental y procedimental.
O Acuerdo 07 de 1994-cap VII.
Conservación de documentos. El
archivo general de la
nación, establece los
criterios a seguir para
ejecutar cualquier tipo
de procedimiento tendiente
a la conservación de los
bienes documentales.
http://mm.queaprendemoshoy.com/wp-content/uploads/2013/01/post.jpg
O Los archivos establecerán planes de
prevención de desastres que
contemplen sistemas de seguridad tanto para
la salvaguarda de los bienes documentales.
O Los documentos de los archivos deberán estar
contenidos en las unidades de conservación
mas adecuadas y debidamente identificadas,
que faciliten la consulta.
https://innovacionestecnologicasdemipais.wikispaces.com/file/view/libros.gif/298728434/291x253/libros.gif
8. ¿Cómo identifico los medios de conservación
adecuados para cada soporte?,
O Los medios de conservación del Acuerdo 07 de
1994-cap VII. Conservación de documentos. Art
60 parágrafo 1. se deben considerar todas las
medidas que garanticen la conservación del
material, tales como la manipulación…
Carpetas, carpeta 4 aletas, cajas x300, x100 y
x200, plazoletas.
http://www.museodelsalitre.cl/imagenes/mas%20que%20documentos%202.png
http://www.archivonorma.com/files/carpetas-de-cuatro-aletas-para-almacenamiento-documentos.jpg
9. ¿Qué normas podemos aplicar para la
organización de los archivos?,
O Acuerdo No. 042 (Octubre 31 de 2002)Por el
cual establecen los criterios para la
organización de los archivos de gestión en
las entidades publicas y privadas que cumplen
funciones públicas, se regula el inventario
único documental y se desarrolla los
artículos 21, 22,23 y 26 de la ley general de
archivos 594 de 2000.
Les comparto este archivo, sobre los procesos
de organización de los archivos
http://t3.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcRwYOKCcUvFIDvm1CZsp1JfBJwyL5eWKAih_saipbSH1_8ifI_Uhttp://2.bp.blogspot.com/-3NACbM_OHw0/TdbiwQFw2-I/AAAAAAAAAJc/1dcER8MZtaA/s1600/bbbbbbbbbb.jpg
ORGANIZACIÓN
O Clasificación: Estructura de un fondo. Se
clasifica según su procedencia, estructura y
funciones.
O Ordenación: Se establece los criterios para la
ordenación ya sea cronológico o alfabético.
O Descripción: Se utilizan los instrumentos para
la recopilación de la información del archivo.
10. En qué momento damos la eliminación a los
documentos cuando se cumple el tiempo de
permanencia en cada uno de los archivos y bajo
qué normatividad?, Argumental y procedimental.
O Circular 01/2004: Inventario de documentos a
eliminar. El documento se debe presentar a
revisión ante el comité de archivo y al comité
evaluar ya sea distrital o del estado.
O Eliminación de documentos: Art. 25
O Proceso de eliminación: Art.26
O Autorización para eliminación: Art.27
http://www.securidoc.es/images/Articulos/49/Foto/Big/hsm_90_2_inet_02.jpg
EnsayoUna de las principales funciones que debe tener un
archivista es la conservación, preservación y la
legibilidad de la información, tener la información
actualizada y organizada a disposición de la oficina
o entidad ya sea el caso.
Nosotros los archivistas somos los principales
voceros al dar respuesta a la información solicitada,
aunque la información que nos encomiendan no son de
utilidad para ellos y solo quieren que pasa esta
información al archivo para descargarse de ese nuevo
tema. Pero en realidad no saben la importancia que es
la información para el país uno de estos casos lo
podemos ver reflejado en el 2012 cuando nos
despojaron del mar de San Andrés y para esto el país
contaba con muchas pruebas. Pero hizo falta
colaboración de todos.
Conclusión
O Se conoció la normatividad la cual
establece el archivo general de la
nación para la adecuada manipulación,
conservación y las pautas que se le
van a dar a los documentos en cada
entidad como al igual su eliminación.
O Se dio a conocer conceptos básicos
sobre que son las TRD y las TVD.
O Para realizar cualquier procedimiento
nos debemos guiar bajo
responsabilidad y normatividad
vigente.
Bibliografía
O Normatividad establecida por el
Archivo General de la Nación.
O Reglamento General de Archivos.
O Ley 594 de 2000:Por medio de la cual
se dicta la ley General de Archivos y
se dictan otras disposiciones.
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all
/themes/nevia/PDF/Transparencia/LEY_594_DE
_2000.pdf
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