Proceso, actividades y tareas

Proceso, Actividades y Tareas

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Autor:Econ. FE. Riera Leal

Maracaibo, Venezuela, 2.016

G enrecia de Logística

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Proceso, Actividades y Tareas

Introducción:

Es muy común el uso indistinto que se hace de los términos PROCESO y ACTIVIDAD.Con mucha facilidad, autores de monografías sobre el tema, emplean estos dos términoscomo sinónimos.

Este error circula por la web y se expande de forma inadvertida a través de una grancantidad de documentos con apariencia académica, donde sus autores asignan a estos dostérminos el mismo significado.

Un aspecto crucial para la comprensión correcta del alcance de estos conceptos, es crearlesun contexto de aplicación, el cual para nuestro caso, corresponde al de operaciones deproducción de bienes y servicios.

Aquí se exponen conceptos y enfoques que darán a usted un mejor nivel de comprensión

para manejar y aplicar correctamente los principios del modelo de la cadena de valor.

Econ. FE. Riera Leal

G enrecia de Logística

Definiciones

G enrecia de Logística Proceso, Actividades y Tareas

1. Definición de “Proceso” de producción:

Conjunto de actividades repetitivas de agregación de valor, mutuamente relacionadasy/o que interactúan, transformando elementos de entrada en un producto que va alcliente final.

PROVEEDORES

PROCESO DE PRODUCCIÓN

O REALIZACIÓN DEL PRODUCTO

CLIENTES ORGANIZACIÓN/EMPRESA

INSUMOS

Y SERVICIOSPRODUCTO

ENTRADA SALIDA

ELEMENTO 1 ELEMENTO 2 ELEMENTO 3

VISIÓN INTEGRAL DE PROCESO

Contexto: Proceso de producción de bienes y servicios.


1.1. Características del “Proceso” de Producción:

Es un concepto integral que abarca tres elementos básicos: Un primer elemento llamado “Entrada Inicial” que son las “materias primas”, un

segundo elemento de agregación de valor llamado “Proceso de Producción” orealización del producto, donde se desarrollan actividades, operaciones, tareas oejecución de trabajos, donde la materia prima pasa por varias etapas o fases sucesivasde transformación, y un tercer elemento al final de la cadena conocido como “Salida”que viene siendo el “Producto Final”.

La organización de la empresa como un todo se encarga de realizar el “proceso” deproducción.

El “proceso” de producción es uno solo. No hay procesos dentro de un proceso, no haysub procesos y mucho menos macro proceso. Dentro de un proceso hay ACTIVIDADESy TAREAS.

El “proceso” describe lo que sucede dentro de la organización para construirproductos que se ajustan a las normas de la empresa y necesidades de los clientes.


El proceso de producción es la organización de las actividades y tareas.

Según el Modelo de Cadena de Valor propuesto por Michael Porter (1.985), basadoen el concepto de costo, valor y margen, el “proceso de producción” es un todo, elcual permite representar de manera sistemática las ACTIVIDADES de cualquierUnidad de Negocios.

La Cadena de Valor está conformada por una serie de etapas de agregación devalor a las cuales M. Porter las denomina como ACTIVIDADES.

Las Actividades de la Cadena de Valor según Porter, se clasifican en Primarias(Costos directos), y de Apoyo o de Soporte (Costos indirectos).

Las actividades del proceso de producción son los “Departamentos” dentro de laorganización.



El “proceso” de producción está asociado a la organización como un todo, a laempresa y a un producto final.

La salida de un proceso de producción se llama “producto”.

La salida de una actividad se llama “resultado”.

Todas las salidas son medibles (resultados y producto final).

El enfoque de proceso aplicado a la producción de bienes y servicios implicaque se emplearán controles estadísticos de calidad para cada etapa o fase delproceso de producción.

El organigrama de la organización por proceso debe representar el flujo deentradas y salidas.



El modelo “Cadena de Valor” es claro y conciso al esquematizar el proceso deproducción dividiéndolo en “actividades”, Este modelo permite ratificar el enfoqueplanteado en este trabajo.

Este modelo permite identificar fortalezas y debilidades del proceso de producción.Así mismo, representa de manera sistemática las actividades de cualquier unidadestratégica de negocios, con base en los conceptos de costo, valor y margen.

1.2. Cadena de Valor de Michael Porter


En este diagrama representativodel proceso de producción de unaUnidad Estratégica de Negocios, elautor Michael Porter denomina a cadafase o etapa como ACTIVIDAD, y lasclasifica en Actividades de Soporte yActividades Primarias. Estas ultimasson las encargadas de la realización delproducto y por tanto son costosdirectos. Toda la organización debecontribuir con su aporte de valor alproducto final para aumentar elmargen, base de sustentación de laorganización.

Son ACTIVIDADES, no son procesos

1.2. Cadena de Valor de Michael Porter

DIRECCIÓN

FINANZAS

RECURSOS HUMANOS

TECNOLOGÍA

APROVISIONAMIENTO(PROCURA)

LOGÍSTICADE

ENTRADA

OPERACIONES DISTRIBUCIÓN Y LOGÍSTICADE SALIDA

MERCADEOY VENTAS

SERVICIOPOST

VENTASA

CTIV

IDA

DES

DE S

OP

OR

TE

AC

TIV

IDA

DES

PR

IMA

RIA

S


2. Definición de “Actividad” del Proceso de Producción:

Es una fase o etapa que agrupa a un conjunto de trabajos o tareas repetitivas sobre suelemento de entrada con el fin de transformarlo, y entregar un resultado con valorañadido a la siguiente fase o actividad, hasta conseguir un producto para un clientefinal.

Actividades del Proceso de Producción esquematizado según el modelo de la cadena

de valor de Porter.

Organización de la empresa estructurada por “actividades” para llevar adelante el proceso

de producción.

ACTIVIDADES DE SOPORTE

APOYO O STAFF

ACTIVIDADES PRIMARIASO DE LINEA


2.1. Clasificación de las actividades, según el modelo Cadena de Valor de Michael Porter

Se clasifican en primarias y de soporte o apoyo.

En una estructura organizacional, se denomina actividades de línea a lasactividades primarias, y de staff a las de apoyo.

Las actividades primarias se encuentran en la línea de agregación de valor ya

que son las que transforman el flujo primario de materias primas y servicios.

Las actividades de soporte alimentan a las actividades de la línea primaria.

Las actividades de soporte son las que representan a la empresa a lo externo.


2.2. Lista de Actividades Primarias Según Michael Porter (Costos Directos)

LOGÍSTICA DE ENTRADA OPERACIONES DISTRIBUCIÓN MERCADEO Y VENTAS SERVICIOS

• Recepción y almacenamiento dematerias primas y en etapa de transformación.

• Manejo de materiales y programación de transporte.

• Almacenamiento y control deinventarios.

• Devoluciones a proveedores.

TRANSFORMACIÓN DEINSUMOS EN PRODUCTOS

FINALES

RECEPCIÓN, ALMACENAMIENTO,

INVENTARIO Y MANEJO DE MATERIALES

• Maquinado, ensamblaje yempacado.

• Pruebas control de calidad.• Mantenimiento de planta.• Programación de la

producción.

DISTRIBUCIÓN DEPRODUCTOS TERMINADOS

INDUCIR LA ADQUISICIÓNDE PRODUCTOS A TRAVÉS

DE ESTUDIOS DE MERCADOLA PROMOCIÓN Y VENTA

SERVICIOS POST-VENTAA COMPRADORESDEL PRODUCTO

• Almacenamiento productosterminados

• Programación de transporte.• Transporte de productos.• Manejo de materiales y prog.

operaciones de despacho.• Procesamiento de ordenes.

• Publicidad.• Fuerza de ventas.• Estudios de mercado.• Fijación de precios.• Selección y manejo canales

de distribución.

• Garantías y mantenimiento.• Reparación y repuestos.• Instalación y adiestramiento.

DEPARTAMENTOS (Cada Departamento representa una Actividad)


2.3. Lista de Actividades de Soporte, Apoyo o Staff, Según Michael Porter (Costos indirectos)

DIRECCIÓN FINANZAS RECURSOS HUMANOS TECNOLOGÍA APROVISIONAMIENTO

CAJA, TESORERIA,COBRANZAS,

CONTABILIDADPRESUPUESTO.

GERENCIA GENERALPLANIFICACIÓN,

ASUNTOS LEGALES, SISTEMAS,

PROCEDIMIENTOS, RRPP.

SELECCIÓN, PROMOCIÓN,REMUNERACIÓN,

PLANES DE CARRERA,INCENTIVOS,

PLANES DE PREVISIÓN,SEGUROS,

ADIESTRAMIENTO,ORGANIZACIÓN.

INVESTIGACIÓN, DESARROLLO

TECNOLÓGICO, SISTEMAS OPERATIVOS

EQUIPAMIENTO,PROGRAMACIÓN,

TELECOMUNICACIONES,REDES,

SEGURIDAD INFORMATICA,ALMACENAMIENTO DE DATOS

AUTOMATIZACIÓN.

COMPRA DE MATERIA PRIMA,CONSUMIBLES, REPUESTOS,

ALIANZAS, CONVENIOS,GESTIÓN DE PROVEEDORES,

GESTIÓN CADENA DESUMINISTROS.

DEPARTAMENTOS (Cada Departamento representa una Actividad)


2.4. Características de las Actividades

Una Actividad representa un todo en sí misma, abarcando uno o varios trabajos.

Son fases o etapas de un proceso de producción.

Las Actividades deben realizarse en forma sucesiva.

Cada fase es planificable y por tanto es medible.

Una Actividad se descompone en “paquetes de trabajo".

Los “paquetes de trabajo” son el medio de implementación y ejecución de laplanificación de la producción por fases y contienen estaciones o “puestos de trabajo”.



Cada “paquete de trabajo” se agrupa bajo una unidad en el organigrama. Puedeser una sección o una sub sección.

Dentro de cada “paquete de trabajo” hay puestos o “estaciones de trabajo”, en elcual se realizan las “Tareas”, cuyo método de ejecución se describe en un boletínde procedimientos donde se especifica el paso a paso conforme a unos requisitosde calidad.

La salida de una actividad se llama “resultado” y constituye directamente elelemento de entrada de la siguiente actividad.

Este resultado o salida no es un sub producto. Todo sub producto es en si unproducto que va a un cliente final.

Por tanto, no hay sub proceso, no hay sub producto, no hay macro proceso.


Permite establecer divisiones internas dentro de la organización que puedenllamarse Departamentos, Superintendencias, Secciones o Unidades , con unresponsable.

A cada actividad, fase o etapa se le asigna un nombre que permita identificar laoperación y las tareas que ahí se realizan. (Finanzas, Ventas, Planificación, Logística,Compras, Ensamblaje, Empaque, Almacén).

La Actividad está asociada a un resultado parcial.

Cada departamento que realiza una operación de línea agrega valor.

Las personas en las estaciones de trabajo realiza una “tarea” que junto a otrasrealizan una operación, y todos conforman una actividad que arroja un resultadoparcial que va a otra actividad de línea.



3. Definición de “Tarea” dentro de un proceso de producción.

Trabajo predominantemente manual y repetitivo que debe hacerse en un tiempo limitadopara completar la operación dentro de una actividad.

3.1 Características:

Una “Tarea” es la acción que se toma para iniciar y completar un trabajo. Estagobernada por la voluntad, el conocimiento y el raciocinio.

Las “Tareas” se deben realizar conforme a un método, el cual se describe en“instructivos” que especifican el paso a paso de las operaciones.

Las “Tareas”, a diferencia del Proceso y las Actividades no se pueden descomponer yaque es la unidad más elemental del proceso de la organización.

Según la complejidad de la “Tarea” y nivel de experticia requerido para sudesempeño y ejecución, será necesario la exigencia de cierto nivel de conocimiento ydominio de la especialidad, cuando esta es realizada por personas, para asegurarresultados mínimos esperados .


DIAGRAMA N° 1 ORGANIZACIÓN POR PROCESO

SI LA ORGANIZACIÓN ESTA BASADA EN EL ENFOQUE DE PROCESO, ENTONCES LA LÍNEA QUE CONECTA A LAS SECCIONES DEBE SER PARA INDICAR EL FLUJO QUE SIGUE EL PROCESO Y TAMBIÉN PARA INDICAR LA RELACIÓN DE DEPENDENCIA Y RENDICIÓN DE CUENTAS.

PROCESO

CONJUNTO DE ACTIVIDADES PARA REALIZAR

OPERACIONES Y TAREAS CON EL FIN DE

OBTENER UN RESULTADO (CADA ACTIVIDAD

UN DEPARTAMENTO).

PROCESO

ACTIVIDADES

PAQUETES DE TRABAJO AGRUPADOS EN

SECCIONES PARA TRANSFORMAR

ENTRADAS EN RESULTADOS MEDIANTE LA

ACCIÓN DE TAREAS Y OPERACIONES.

TAREAS POR PAQUETES DE TRABAJO

Y ESTACIONES DE TRABAJO.

(ACCIÓN – TRABAJO – OPERACIÓN).

TAREAS

DEPARTAMENTO

ACTIVIDAD 1

DEPARTAMENTO

ACTIVIDAD 3

TAREAS 1A TAREAS 3ATAREAS 2A

DIRECCIÓN

UEN

DEPARTAMENTO

ACTIVIDAD 2

TAREAS 1B TAREAS 3BTAREAS 2B

RELACIÓN DE DEPENDENCIA

FLUJO DEL PROCESO

SECCIÓN 1A

SECCIÓN 1B

SECCIÓN 3ASECCIÓN 2A

SECCIÓN 2B SECCIÓN 3B

ENTRADAS

PRODUCTO

FINAL


DIAGRAMA N° 1 ORGANIZACIÓN POR PROCESO


Bibliografía

• Porter Michael. “Competitive Adventage”. NY.USA. 1.985. The Free Press

• Francés Antonio. “Estrategia para la empresa en América Latina”. Ediciones IESA. Caracas 2.001

• Riera Freddy. “Diferencia entre Proceso y Actividad”. Venezuela, 2.016 http://gerencia-logística.blogspot.com/


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