TRABAJO FINAL

BREINER LUIS MARTINEZ ARAUJO

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACION Y DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

TAREA 4

TRABAJO FINAL DE EXPRESION ORAL Y ESCRITA

PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACION DE ESTRATEGIAS COMERCIALES DE GESTION DOCUMENTAL

BREINER LUIS MARTINEZ ARAUJO

Tutora

MARIA ALEXANDRA LEON MARTINEZ

LICENCIADA EN EDUCACION

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACION Y DOCUMENTACION, BIBILIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

CONTENIDOINTRODUCCION

1. SITUACION VITAL

2. INTERROGANTES

a. ¿Por qué los funcionarios de las Entidades Publicas se resisten a los cambios?

b. ¿Cuál es la causa por la que las Entidades Publicas no emplean soluciones de Gestión Documental?

c. ¿Qué estrategias se pueden implementar para crear conciencia en estas entidades?

d. ¿Cómo hacer para llegar a estos clientes y establecer nuevos contratos?

e. ¿Indagar si el problema presupuestal es una causante del desinterés de las Entidades Publicas en emplear soluciones de Gestión Documental?

3. CONCLUSION

INTRODUCCION

La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivo tiene como objeto establecer las reglas y principio generales que regula la función archivística del Estado, hablándonos principalmente de la obligatoriedad que tiene administración publica en salvaguardar la información emanada de sus funciones, puesto que hace parte de la memoria y patrimonio nacional. Partiendo de esta Normatividad se ha establecido una estrategia de negocio que busca solventar las necesidades de las entidades públicas en materia de Gestión Documental, encontrando en el proceso muchas variables que han impedido llegar a un acuerdo de contratación directa. No obstante se ha identificado que el 100% de las Entidades Públicas necesitan soluciones en el manejo de su información y capacitación en el desarrollo de los temas archivísticos.

De acuerdo a lo descrito anteriormente se ha identificado la situación vital del negocio y se han establecido una serie de interrogantes, que de manera estratégica nos llevaran a encontrar una mejor estrategia de negocio en este campo.

SITUACION VITAL

Con la intensión de encontrar soluciones que nos permitan establecer nuevos contratos de gestión documental con Entidades Públicas en los sectores correspondientes a la regional, y valorando mis estudios Técnicos, Tecnológicos y actualmente Universitarios en la Carrera de Ciencias de la Información; deseo investigar porque un gran porcentaje de estas Entidades muestran resistencia al cumplimiento de las Leyes Normativas de Archivo emanadas del AGN (Archivo General de la Nación), impidiendo que podamos llegar a un acuerdo de contratación que beneficie a ambas empresas.

Igualmente me gustaría encontrar algunas estrategias y metodologías que ayudaran a crear conciencia sobre los beneficios en la implementación de soluciones de gestión documental y el cumplimiento de la normatividad.

INTERROGANTES

a. ¿Por qué los funcionarios de las Entidades Publicas se resisten a los cambios?

La resistencia surge debido a que por años la gestión pública se ha manejado de manera mecánica en cuanto a las labores administrativas, y al surgir toda esta ola de cambios en el manejo de la información y el uso de la tecnología, estos sienten que se ha golpeado el estado de confort en el que venían trabajando; donde todo era conocido y viable ante sus ojos. Muchos funcionarios aún no han despertado al momento tecnológico en el que nos encontramos, de tal forma que todavía encontramos servidores públicos con problemas para manejar el PC y muchas herramientas que se utilizan hoy para la gestión diaria de las entidades.

b. ¿Cuál es la causa por la cual las Entidades Públicas no emplean soluciones de gestión documental?

En cuanto a las causas por la cual no se emplean soluciones de gestión documental podemos comenzar con; el desconocimiento general de sus beneficios y de la normatividad que los rige. Puesto que por mucho tiempo el manejo de los documentos estuvo ligado a una acumulación desaforada de papel en algún rincón de la empresa, al cual llamaban archivo. Y a pesar que actualmente todo este concepto ha cambiado existe mucha desinformación en el medio. La solución para esta causante es la implementación de actividades de capacitación y concientización sobre la importancia del manejo de los archivos para la administración pública y para la sociedad en general.

Otra causa puede son los altos costos de estas soluciones y el bajo presupuesto con el que cuentan las entidades, sumado a que siempre las administraciones públicas tienen otras prioridades a las cuales darle solución, dejando a la parte de gestión documental en el último lugar de la cadena presupuestal. Por lo tanto se debe ingresar estas soluciones en parte fundamentales en el funcionamiento de la administración pública y que por su importancia requiere apoyo de financiación que no es más que una inversión que a su tiempo dará sus frutos.

c. ¿Qué estrategias se pueden implementar para crear conciencia en estas entidades?

Envió a correos institucionales de la información general de gestión documental (definiciones y normatividad), y adjunto a esta el Portafolio de servicios con sus múltiples beneficios.

Realizar visitas comerciales y técnicas con los funcionarios de mayor jerarquía de las entidades a fin de dar a conocer de manera profunda y personalizada los beneficios de la gestión documental y del portafolio.

Socializar la normatividad que rige la gestión archivística. Expandir la información sobre las capacitaciones tanto

pagas como gratuitas que está realizando el AGN (Archivo General de la Nación) a nivel nacional de modo que todas las entidades que cubre la regional norte puedan sumarse a estas actividades.

d. ¿Cómo hacer para llegar a estos clientes y establecer nuevos contratos?

Además de lo comentado anteriormente hay que hacerles seguimientos a los nuevos y antiguos clientes; primeramente con el establecimiento de una visita comercial, luego acordar una visita técnica de levantamiento de información del cual surgirá un diagnostico general, realizar la debida propuesta comercial y establecer las negociaciones pertinentes con el cliente de modo que lo que está escrito en el papel sea atractivo para los intereses de la entidad y viable en la parte presupuestal. Se puede establecer la implementación del proceso de gestión documental por etapa, teniendo en cuenta la secuencia de cada una de las actividades necesarias para su ejecución.

e. ¿Indagar si el Problema Presupuestal es una causante del desinterés de las entidades públicas en emplear soluciones de gestión documental?

A través una encuesta y del uso de las Tic podemos indagar si el desinterés de las entidades, no es más que la falta de dinero para desarrollar estas soluciones. Para el diligenciamiento de estas encuestas debemos primeramente contactar al cliente de forma telefónica y adquirir sus datos de contacto como por ejemplo; dirección y correo electrónico, para que de este modo el cliente quede informado de la actividad y al enviar la encuesta sea por correo electrónico o correo físico no haya desinformación sobre lo que se va a diligenciar y el objetivo de la misma.

CONCLUSION

Después de haber dado respuesta a cada uno de los interrogantes anteriores se identificaron las variables sobre la cual hay que bregar, como lo es, Concientizar a los funcionario sobre la obligatoriedad e importancia de los archivos y la información pública, trabajar el tema de capacitaciones puesto que hay total desconocimiento sobre la normatividad y los temas de Gestión Documental. Abordar de forma masiva a los establecimientos públicos con el fin de hacer mayor seguimiento comercial y lograr resultados eficaces.

REFERENCIAS WEBGRAFICAS

Ley General de Archivo

http://190.26.215.130/index.php?idcategoria=5182

 

Programa de capacitaciones

http://190.26.215.130/?idcategoria=9789

Portafolio de Servicios SPN 4-72

http://www.472.com.co/index.php?option=com_content&view=article&id=195&Itemid=454