Qt 72-01

QUY TRÌNH Mã số tài liệu:

Lần ban hành:

Ngày có hiệu lực:

Trang:

: QT-72-01

: 02

: 15-12-2003

: Page 1 of 11 XEM XÉT HỢP ĐỒNG VÀ ĐẤU THẦU

CÔNG TY LEAN iso 9001:2000

Đem lạ i hiệ u quả cao nhấ t

EA N

NGƯỜI VIẾT

15-12-2003

Ngày Ký tên

XEM XÉT

15-12-2003

Ngày Ký tên

PHÊ DUYỆT

15-12-2003

Ngày Ký tên

THEO DÕI SỬA ĐỔI

TT Ngày có hiệu lực Nội dung sửa đổi Số Y/C

1 10-6-2003 Ban hành lần đầu

2 15-12-2003 Ban hành lần thứ 2

3

4

5


Lần ban hành:


Trang:

: QT-72-01

: 02

: 15-12-2003




EA N

1. MỤC ĐÍCH

Hướng dẫn phương pháp tổ chức và thực hiện công tác đấu thầu xây lắp nhằm đảm

bảo lập Hồ sơ dự thầu đầy đủ, chính xác, đạt chất lượng và hiệu quả cao.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG

Áp dụng cho tất cả các cuộc đấu thầu xây lắp.

3. TÀI LIỆU THAM KHẢO

- Sổ tay chất lượng, mục liên quan đến khách hàng ST- 07

- TCVN ISO 9001 : 2000

- Quy chế Quản lý đầu tư và xây dựng (Ban hành theo Nghị định số 52/1999/NĐ-

CP ngày 8/7/1999)

- Quy chế đấu thầu (Ban hành theo Nghị định số 88/1999/NĐ-CP ngày

01/9/1999)

4. ĐỊNH NGHĨA

4.1 Đấu thầu: Là quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng các yêu cầu của Bên mời

thầu.

4.2 Xét thầu: Là quá trình Bên mời thầu xem xét, phân tích, đánh giá xếp hạng các

Hồ sơ dự thầu để lựa chọn nhà thầu trúng thầu.

4.3 Bên mời thầu: Là chủ dự án, chủ đầu tư hoặc pháp nhân đại diện hợp pháp của

chủ dự án, chủ đầu tư được giao trách nhiệm thực hiện công việc đấu thầu.

4.4 Gói thầu: Là toàn bộ dự án hoặc một phần công việc của dự án được phân chia

theo tính chất kỹ thuật hoặc trình tự thực hiện dự án, có quy mô hợp lý và đảm

bảo tính đồng bộ của dự án.

4.5 Hồ sơ mời thầu: Là toàn bộ tài liệu do Bên mời thầu lập, bao gồm các yêu cầu

cho một gói thầu được dùng làm căn cứ để nhà thầu chuẩn bị Hồ sơ dự thầu và

Bên mời thầu đánh giá Hồ sơ dự thầu.

4.6 Hồ sơ dự thầu: Là các tài liệu do nhà thầu lập theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu.

4.7 Đóng thầu: Là thời điểm kết thúc việc nộp Hồ sơ dự thầu được quy định trong

Hồ sơ mời thầu.

4.8 Kết quả đấu thầu: Là nội dung phê duyệt của người có thẩm quyền hoặc cấp có

thẩm quyền về tên nhà trúng thầu, giá trúng thầu và loại hợp đồng.

4.9 Thương thảo hoàn thiện hợp đồng: Là quá trình tiếp tục thương thảo hoàn chỉnh

nội dung chi tiết của hợp đồng.


Lần ban hành:


Trang:

: QT-72-01

: 02

: 15-12-2003




EA N

5. NỘI DUNG

5.1 Lưu đồ

Khách hàng, chủ

đầu tư

Gửi yêu cầu,

Thông báo mời thầu

Nhận yêu cầu

Xem xét sơ bộ

Chỉ định trưởng dự án

Lập kế hoạch chuẩn

bị hồ sơ thầu

Kiểm tra kế hoạch

Phân phối các đơn vị và

cá nhân có liên quan

Các đơn vị chuẩn bị hồ sơ

theo kế hoạch phân công

Tổng hợp bộ hồ sơ

Kiểm tra hồ sơ

Hoàn chỉnh bộ hồ sơ

Trình Giám đốc ký duyệt

Nộp hồ sơ thầu

Tham dự mở thầu

Trúng thầu ?

Ký hợp đồng

Tổ chức thi công

Gửi

thông

báo từ

chối

Lưu hồ

sơ, phân

tích

nguyên

nhân

-

+

+

+

-

-

+ -


Lần ban hành:


Trang:

: QT-72-01

: 02

: 15-12-2003




EA N

5.2 Mô tả:

5.2.1 Nhận yêu cầu

Tất cả các thông tin, yêu cầu về đấu thầu do cán bộ công nhân viên của Công ty

nhận được thông qua mọi hình thức (qua báo chí, truyền hình, khách hàng đặt

trực tiếp hoặc qua fax, công văn,...) đều được chuyển đến phòng Kinh tế thi

trường và ghi vào sổ nhận yêu cầu Khách hàng (BM-72-01).

5.2.2 Xem xét

- Trưởng phòng Kinh tế thị trường xem xét:

+ Tìm hiểu các thông tin về dự án.

+ Kiểm tra, kết hợp thông qua các kênh thông tin khác.

+ Tiến hành phân tích xem năng lực của Công ty thông qua Hồ sơ năng lực của

Công ty có phù hợp với công việc được mời thầu và tính khả thi khi thực

hiện dự án.

- Kết quả xem xét được Trưởng phòng Kinh tế thị trường ký xác nhận vào Sổ

nhận yêu cầu khách hàng (BM-72-01)

+ Nếu xét thấy dự án là khả thi và Công ty có đủ năng lực tham gia đấu thầu,

Trưởng phòng Kinh tế thị trường trình Giám đốc phê duyệt và gửi Đơn xin

tham dự thầu tới Chủ dự án.

+ Nếu xét thấy dự án là không khả thi hoặc không phù hợp với năng lực Công

ty, Trưởng phòng Kinh tế thị trường báo cáo Giám đốc về việc không tham

gia dự thầu. Trường hợp được mời thầu trực tiếp mà không tham gia Công

ty sẽ gửi công văn từ chối tham gia dự thầu cho bên mời thầu.

5.2.3 Chỉ định trưởng dự án

Phòng Kinh tế thị trường được Giám đốc Công ty giao nhiệm vụ thực hiện công

tác đấu thầu. Trưởng phòng Kinh tế thị trường làm Trưởng dự án.

5.2.4 Lập kế hoạch chuẩn bị Hồ sơ dự thầu

Trưởng dự án chịu trách nhiệm lập kế hoạch chuẩn bị Hồ sơ dự thầu (BM-72-02).

Trong kế hoạch phải nêu rõ:

- Nội dung cần thực hiện

- Người thực hiện

- Thời gian hoàn thành


Lần ban hành:


Trang:

: QT-72-01

: 02

: 15-12-2003




EA N

Trưởng dự án duyệt kế hoạch và phân phối các đơn vị liên quan để thực hiện.

5.2.5 Thực hiện kế hoạch chuẩn bị Hồ sơ dự thầu

5.2.5.1 Các cá nhân và đơn vị chức năng liên quan tiến hành thực hiện việc chuẩn bị

Hồ sơ dự thầu theo đúng nội dung và thời gian nêu trong kế hoạch. Trong quá trình

thực hiện, nếu có vướng mắc, phối hợp với các đơn vị khác, trong trường hợp cần

thiết Trưởng dự án báo cáo Giám đốc để giải quyết.

Nội dung cụ thể của việc chuẩn bị hồ sơ thầu như sau:

- Mua Hồ sơ dự thầu:

Sau khi nhận thông báo mời thầu, phòng Kinh tế thị trường cử người tiến hành

mua Hồ sơ mời thầu theo địa chỉ trong thư mời thầu hoặc thông báo mời thầu.

- Phòng Kinh tế thị trường chủ trì và thực hiện lập các tài liệu về:

+ Đơn dự thầu

+ Thông tin chung

+ Hồ sơ kinh nghiệm

+ Giải pháp kỹ thuật và Biện pháp thi công

+ Biên pháp đảm bảo an toàn và vệ sinh môi trường.

+ Sơ đồ Tổ chức hiện trường

+ Bố trí nhân sự thực hiện dự án

+ Bố trí Thiết bị thi công

+ Dữ liệu liên danh

+ Tiến độ thi công

+ Tính giá dự thầu

+ Điều kiện thanh toán và thương mại

+ Các tài liệu khác nếu Hồ sơ mời thầu yêu cầu

- Phòng Tài chính - Kế toán:

+ Bảo lãnh dự thầu

+ Số liệu tài chính

+ Bản báo cáo quyết toán tài chính.

- Phòng Tổng hợp:


Lần ban hành:


Trang:

: QT-72-01

: 02

: 15-12-2003




EA N

+ Cấp các tài liệu về Tư cách pháp lý có công chứng gồm Đăng ký hành nghề,

Quyết định thành lập doanh nghiệp.

+ Cấp Văn bằng, chứng chỉ của các cá nhân chủ chốt thực hiện dự án (nếu Hồ

sơ mời thầu yêu cầu).

+ Văn phòng phẩm, vật tư thiết bị cần thiết cho việc lập Hồ sơ dự thầu.

5.2.5.2 Việc lập Hồ sơ dự thầu do phòng Kinh tế thị trường đảm nhiệm. Yêu cầu:

+ Nhân viên lập các tài liệu dự thầu được lựa chọn phải là chuyên gia am hiểu

lĩnh vực được phân công soạn thảo.

+ Phần giá dự thầu được xây dựng trên cơ sở khối lượng mời thầu; sự bóc tách

tiên lượng của Nhà thầu; các văn bản, quy định hiện hành của Nhà nước liên

quan đến giá dự thầu.

+ Phần giải pháp kỹ thuật, biện pháp thi công được lập trên cơ sở các Quy

trình, Quy phạm hiện hành; Hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công; các yêu cầu của

Hồ sơ mời thầu. Với mỗi hạng mục, công trình khác nhau Nhà thầu lập các

biện pháp thi công là tối ưu nhất.

5.2.5.3 Trường hợp đặc biệt do yêu cầu về chất lượng và tiến độ lập hồ sơ,

Trưởng dự án có thể đề nghị Giám đốc Công ty phê duyệt cho phép thuê chuyên

gia.

5.2.5.4 Trong quá trình lập Hồ sơ dự thầu nếu các điểm trong Hồ sơ mời thầu

chưa rõ hoặc cần khảo sát các thông tin để làm hồ sơ, phòng Kinh tế thị trường

liên hệ với Bên mời thầu để tìm hiểu, nếu cần tổ chức khảo sát để đảm bảo chất

lượng của hồ sơ.

5.2.6 Tổng hợp bộ Hồ sơ dự thầu

Căn cứ vào kế hoạch, Trưởng dự án đôn đốc các cá nhân và đơn vị liên quan

hoàn thành công việc theo đúng thời hạn được giao. Sau đó Trưởng dự án tiến

hành tập hợp hồ sơ, tổng hợp và xem xét.

5.2.7 Kiểm tra, hoàn chỉnh đóng quyển và phê duyệt:

- Các tài liệu của Hồ sơ dự thầu sau khi hoàn thành được Trưởng dự án phối hợp

với trưởng các đơn vị liên quan kiểm tra, soát xét và trình Giám đốc ký phê

duyệt. Trường hợp Phó Giám đốc ký phê duyệt phải có Giấy uỷ quyền của

Giám đốc.

- Đóng bộ Hồ sơ dự thầu: Sau khi Giám đốc Công ty ký các tài liệu của Hồ sơ dự

thầu. Trưởng dự án tiến hành sao các bộ bản sao với số lượng bản sao theo quy

định của Hồ sơ mời thầu (thông thường từ 3 - 5 bộ). Các bộ bản sao và gốc phải


Lần ban hành:


Trang:

: QT-72-01

: 02

: 15-12-2003




EA N

được đóng riêng thành từng bộ và ngoài bìa phải ghi rõ “Bản gốc” hoặc “Bản

sao”

- Trình bày Hồ sơ dự thầu:

+ Hồ sơ dự thầu được đóng thành quyển. Có thể đóng thành nhiều tập nếu tài

liệu quá dày (thường 1 quyển không quá 200 trang) hoặc do yêu cầu trong

Hồ sơ mời thầu

+ Hồ sơ được sắp xếp các tài liệu theo đúng thứ tự các tài liệu của Hồ sơ mời

thầu. Trường hợp trong Hồ sơ mời thầu không nêu thứ tự thì sắp xếp theo

thứ tự sau: Danh mục tài liệu - Đơn dự thầu - Bảo lãnh dự thầu – Hồ sơ

pháp lý – Hồ sơ năng lực - Biện pháp thi công (bao gồm thuyết minh và bản

vẽ biện pháp thi công) - Tiến độ thi công - Giá dự thầu.

+ Các bộ hồ sơ phải có trang bìa chính cho từng quyển, ngoài ra mỗi phần tài

liệu bên trong đều phải có bìa ngăn.

+ Nội dung trang bìa: Bìa chính ghi tiêu đề quyển chữ “ Hồ sơ dự thầu” cỡ lớn,

Bản sao hoặc Bản gốc, tên công trình, tên nhà thầu, địa chỉ nơi gửi. Các bìa

riêng của các tài liệu trong hồ sơ chỉ ghi tên tài liệu

- Yêu cầu hồ sơ phải đầy đủ các nội dung theo chỉ dẫn của Hồ sơ mời thầu, trình

bày đẹp, rõ ràng. Trước khi niêm phong hồ sơ phải được kiểm tra kỹ các nội

dung tránh nhầm lẫn và sai số.

- Hồ sơ sau khi đóng quyển tiến hành bao gói. Các quyển hồ sơ được bọc kín

hoặc để trong hộp. Ngoài bao gói được ghi tên hồ sơ, tên nhà thầu, nơi gửi. Tiến

hành niêm phong hồ sơ bằng giấy niêm phong có đóng dấu của Công ty.

- Bảo mật hồ sơ: Hồ sơ dự thầu chỉ những người được phân công thực hiện biết

được các số liệu. Các thành viên tham gia soạn thảo không được để lộ các số

liệu ra bên ngoài. “ Thư giảm giá” (nếu có) là tài liệu duy nhất không sao và chỉ

do Trưởng dự án ghi giá, được đưa vào phong bì dán kín trước khi đưa bộ phận

đóng gói hồ sơ.

5.2.8 Nộp Hồ sơ dự thầu:

- Hồ sơ dự thầu sau khi đã đóng gói được gửi đến địa chỉ nơi nhận theo Hồ sơ

mời thầu.

- Phương thức nộp:

+ Nộp trực tiếp tại nơi nhận: Cán bộ phòng Kinh tế thị trường đưa hồ sơ đến

nơi nhận trước thời gian quy định và tại địa điểm như trong Hồ sơ mời thầu.

Khi nộp hồ sơ cần lập biên bản giao hồ sơ.


Lần ban hành:


Trang:

: QT-72-01

: 02

: 15-12-2003




EA N

+ Gửi qua đường bưu điện: áp dụng trong trường hợp nơi gửi ở xa và phải

được Chủ đầu tư thông qua Hồ sơ mời thầu cho phép. Việc gửi qua đường

bưu điện theo hình thức chuyển phát nhanh có đảm bảo.

5.2.9 Tham dự mở thầu:

- Công ty cử đoàn tham dự hội nghị mở thầu có mặt tại địa điểm và đúng thời

gian theo thông báo của Hồ sơ mời thầu.

- Thành phần đoàn gồm: Giám đốc hoặc Phó Giám đốc Công ty làm trưởng đoàn

và có thể các thành viên khác tham dự gồm: Trưởng dự án, cán bộ phòng Kinh

tế thị trường, phụ trách đơn vị dự kiến thi công.

- Trường hợp Giám đốc hoặc Phó Giám đốc Công ty không có mặt khi cử người

thay thế phải có giấy uỷ quyền hoặc giấy giới thiệu.

- Giám đốc Công ty hoặc người được uỷ quyền ký biên bản mở thầu và các tài

liệu khác có liên quan.

- Khi không thành lập đoàn tham dự mở thầu cần gửi văn bản thông báo cho bên

mời thầu biết (theo FAX, hoặc bưu điện).

5.2.10 Nhận thông báo kết quả đấu thầu: 2 trường hợp

5.2.10.1 Không trúng thầu:

- Phòng Kinh tế thị trường lưu hồ sơ, tiến hành phân tích nguyên nhân và đề ra

biện pháp cải tiến.

- Các đề xuất cải tiến được lập thành văn bản và Giám đốc Công ty phê duyệt

5.2.10.2 Trúng thầu:

- Sau khi nhận được thông báo trúng thầu, Trưởng phòng Kinh tế thị trường tiến

hành liên hệ với Bên mời thầu để thương thảo hoàn thiện hợp đồng. Sau khi

thống nhất các nội dung chi tiết của hợp đồng tiến hành ký kết hợp đồng.

- Phòng Kinh tế thị trường là người thảo hợp đồng. Giám đốc Công ty đại diện

nhà thầu ký hợp đồng.

- Trường hợp Giám đốc không ký có thể uỷ quyền Phó giám đốc ký hợp đồng.

- Hợp đồng được trình bày theo mẫu của Hồ sơ mời thầu.

- Hợp đồng được gửi cho các đơn vị sau trong Công ty:

+ Bản chính: Đơn vị thi công, phòng Kinh tế thị trường, phòng Kế hoạch kỹ

thuật, phòng Kế toán tài chính.

- Phòng Kế toán tài chính làm Bảo lãnh thực hiện hợp đồng.


Lần ban hành:


Trang:

: QT-72-01

: 02

: 15-12-2003




EA N

5.2.11 Tổ chức thực hiện:

Sau khi ký hợp đồng, Giám đốc Công ty có quyết định giao nhiệm vụ cho Xí

nghiệp/Đội tiến hành tổ chức thi công dự án theo Qui trình Kiểm soát quá trình thi

công, nghiệm thu bàn giao (QT-75-02)

6. LƯU TRỮ:

- Sổ nhận yêu cầu khách hàng lưu tại phòng Kinh tế thị trường 2 năm

- Kế hoạch làm Hồ sơ dự thầu được lưu tại Phòng Kinh tế thị trường trong thời

gian 1 năm.

- Hồ sơ dự thầu kể cả trúng thầu hoặc không trúng thầu được lưu trữ tại phòng

Kinh tế thị trường, thời gian 3 năm

- Hợp đồng kinh tế lưu tại các phòng chức năng của Công ty, thời gian 5 năm

- Các trường hợp đặc biệt khác lưu trữ theo thời gian thực tế.

7. PHỤ LỤC

BM- 72-01 : Sổ nhận yêu cầu khách hàng

BM-72-02 : Kế hoạch chuẩn bị Hồ sơ dự thầu

Các biểu mẫu khác có liên quan trong Bộ Hồ sơ dự thầu được lập theo mẫu của

Hồ sơ mời thầu hoặc theo mẫu quy định trong Quy chế đấu thầu.

BM-72-02 Trang: Lần ban hành: 02

KẾ HOẠCH CHUẨN BỊ HỒ SƠ DỰ THẦU

- Tên dự án: .................................................. Địa điểm: ...................................................

- Chủ đầu tư: ................................................ Ngày nộp hồ sơ thầu: ...............................

TT NỘI DUNG CÔNG VIỆC NGƯỜI THỰC

HIỆN

THỜI GIAN

HOÀN THÀNH

KẾT QUẢ

TRƯỞNG DỰ ÁN

BM-72-01 Trang: Lần ban hành: 02

SỔ TIẾP NHẬN YÊU CẦU KHÁCH HÀNG

NGÀY

THÁNG

KHÁCH HÀNG, ĐỊA CHỈ, TEL, FAX,

NGƯỜI LIÊN HỆ NỘI DUNG YÊU CẦU

ĐƠN VỊ

ĐĂNG KÝ

KẾT QUẢ

XEM XÉT

NGƯỜI XEM

XÉT KÝ

Education

Qt 72-01