Quan Tri Hoc -Ch6 To Chuc

12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 1

Chương 6

Tổ chứcTổ chức


Mục đích nghiên cứu

Nền tảng của công tác tổ chức Những nhân tố chính của cơ cấu tổ chức Chuyên môn hóa các bộ phận trong tổ chức Các nguyên tắc cơ bản của sự phối hợp Cơ cấu quyền hành của tổ chức Những nhân tố ảnh hưởng đến sự tập trung và phân

quyền Quyền hành trực tuyến và quyền hành chức năng

Thiết kế tổ chức Tổ chức cơ khí và hữu cơ Những nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức Các loại hình cơ cấu tổ chức


Công tác tổ chức

Công tác tổ chức được xem như là một quá trình xác định những công việc được làm, ai làm và những công việc này được quản lý và phối hợp như thế nào. Đây là một quá trình tương tác và diễn ra liên

tục trong suốt chu kỳ sống của một tổ chức Khi tổ chức phát triển và đạt đến giai đoạn

bão hòa, nó phải được tổ chức lại.


Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là một hệ thống chính thức về các mối quan hệ vừa độc lập vừa phụ thuộc trong tổ chức, thể hiện những nhiệm vụ rõ ràng do ai làm, làm cái gì và liên kết với các nhiệm vụ khác trong tổ chức như thế nào, nhằm tạo ra một sự hợp tác nhịp nhàng để đáp ứng mục tiêu của tổ chức


Các nhân tố cơ bản của cơ cấu tổ chức

Chuyên môn hóa xác định những nhiệm vụ cụ thể và phân chia chúng cho

các cá nhân hoặc nhóm đã được đào tạo để thực hiện những nhiệm vụ đó.

Tiêu chuẩn hóa Liên quan đến các thủ tục ổn định và đồng nhất mà các

nhân viên phải làm trong quá trình thực hiện công việc của họ.

Phối hợp gồm những thủ tục chính thức và không chính thức hợp

nhất những hoạt động của những cá nhân, các đội và các bộ phận khác nhau trong tổ chức.

Quyền hành Về cơ bản là quyền ra quyết định và hành động. Những tổ

chức khác nhau sẽ phân bổ quyền hành khác nhau.


Sơ đồ tổ chức

Là một biểu đồ chỉ ra các mối quan hệ giữa các chức năng, các bộ phận, các vị trí cá nhân trong một tổ chức.

Thể hiện bốn khía cạnh của cơ cấu tổ chức: Các nhiệm vụ Sự phân chia công việc Cấp bậc quản trị Quyền hành trực tuyến


Sơ đồ tổ chức của công ty FedExChủ tich

tổng giám đốc

Phụ trách ngành & chính phủ

Truyền thông tổ chức

Giám đốc sản suất Tư vấn chung

Giám đốc tài chính

Phó chủ tịch phụ trách hệ

thống vệ tinh

Phó chủ tịch Marketing & dịch vụ

khách hàng

Phó chủ tịch phụ trách

thương mại

Phó chủ tịch hệ thống & tự động hoá

Phó chủ tịch phụ trách tài sản & hậu cần

Phó chủ tịch & kiểm soát

viên

Phó chủ tịch phụ trách nhân sự

Phó chủ tịch hoạt động quốc

tế

Giám đốc trungtâm dịch vụ kinh doanh

Phỏ chủ tịch sản phẩm điện

tử

Phó chủ tịch hoạt động vận

tải


Chuyên môn hóa trong tổ chức

Chuyên môn hoá liên quan đến việc chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ và phân công chúng cho các nhóm chuyên môn hoá trong tổ chức. Chuyên môn hóa theo chức năng Chuyên môn hóa theo khu vực địa lý Chuyên môn hóa theo sản phẩm Chuyên môn hóa theo khách hàng



Chuyên môn hóa theo chức năng nhóm các nhân viên theo những lĩnh vực chuyên môn nghề

nghiệp và các nguồn lực để họ cùng nỗ lực thực hiện các nhiệm vụ

Chuyên môn hóa theo địa lý nhóm gộp tất cả các chức năng trong một khu vực địa lý

dưới sự giám sát của một nhà quản trị Chuyên môn hóa theo sản phẩm

phân chia tổ chức thành các đơn vị, mỗi đơn vị thực hiện thiết kế, sản xuất, và marketing các sản phẩm và dịch vụ của chính nó.

Chuyên môn hóa theo khách hàng nhóm gộp các bộ phận theo loại khách hàng được phục vụ.



Đặc điểm tổ chức Cách chuyên môn hoá bộ phận

Quy mô nhỏ Chức năng

Toàn cầu Vị trí địa lý

Phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng Khách hàng

Cốt để sử dụng các nguồn lực hạn chế Khách hàng

Khách hàng tiềm năng là đa dạng Sản phẩm

Khách hàng tiềm năng là ổn định Chức năng và khách hàng

Để sử dụng chuyên môn hoá thiết bị Sản phẩm

Cần chuyên môn hoá các kỹ năng Chức năng

Chi phí vận chuyển nguyên vât liệu cao Địa lý và khách hàng


Sự phối hợp trong tổ chức

Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh cấp dưới chỉ có một cấp trên duy nhất.

Nguyên tắc chuỗi mệnh lệnh xác định một chuỗi mệnh lệnh rõ ràng đi từ

cấp cao nhất đến cấp thấp nhất trong tổ chức. Nguyên tắc tầm hạn kiểm soát

giới hạn số lượng nhân viên có mối quan hệ báo cáo trực tiếp với một nhà quản trị



Tầm hạn kiểm soát rộng Tầm hạn kiểm soát hẹp



Những nhân tố ảnh hưởng đến tầm hạn kiểm soát: Năng lực của nhà quản trị và nhân viên Những nhiệm vụ được giám sát Mức độ về các vấn đề mới bất ngờ xảy ra Sự rõ ràng của tiêu chuẩn và mục tiêu


Quyền hành và quyền lực

Quyền hành là quyền đưa ra các quyết định và hành động

gắn liền với chức vụ hợp pháp trong tổ chức và với công việc

Quyền lực liên quan đến khả năng của một cá nhân ảnh

hưởng đến các quyết định Gắn với vị trí cá nhân trong tổ chức và chỉ là

phương tiện mà một cá nhân có thể ảnh hưởng đến quyết định.





N. nhân lựcKế toánMarketing

Tài chính

Sản xuất

Cấp bậc quyền hành

Nghiên cứu & phát triển

Chức năng

Trung tâm quyền lực


Phân quyền

Phân quyền là quá trình chuyển giao một nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên và giao phó quyền hành để họ thực hiện công việc

Nghĩa vụ

Quyền hành

Trá

ch n

hiệm


Phân quyền

Giá trị của quyết định Sự đồng nhất của các chính sách Văn hóa tổ chức Năng lực của nhà quản trị Cơ chế kiểm soát Ảnh hưởng của môi trường


Quyền hành trực tuyến và tham mưu

Quyền hành trực tuyến là mối quan hệ quyền hành theo chiều dọc trong tổ chức đi từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất Nguyên tắc chủ đạo của mối quan hệ này là

nguyên tắc chuỗi mệnh lệnh Gắn liền với việc ra quyết định



Tổng giám đốc điều hành

Chủ tịch Phó chủ tịch điều hành

Phó chủ tịch điều hành

Phó chủ tịch

Vùng 3

Quận D

Phó chủ tịch

Phó chủ tịch

Phó chủ tịch

Phó chủ tịch

Vùng 4 Vùng 5Vùng 2Vùng 1

Quận E Quận GQuận CQuận A Quận B Quận F



Bản chất của mối quan hệ tham mưu là cố vấn Bộ phận chức năng điều tra, nghiên cứu và

đưa ra ý kiến tư vấn cho nhà quản trị trực tuyến

Quyền hành theo chức năng Quyền giao cho cá nhân hoặc bộ phận chức

năng quyền đưa ra những quyết định và kiểm tra giám sát sự thực hiện các quyết định này mà được thực hiện bởi các bộ phận khác.


Thiết kế tổ chức

Thiết kế tổ chức liên quan đến việc xác định cơ cấu và những mối quan hệ quyền hành trong toàn bộ tổ chức để thực hiện chiến lược và các kế hoạch nhằm đáp ứng mục tiêu của tổ chức



CƠ GIỚI

HỮU CƠ

Mối quan hệ cấp bậc cứng nhắcNhiệm vụ cố địnhNhiều quy tắcKênh truyền thông chính thức Quyền hành quyết định tập trungCơ cấu tổ chức cao hơn

Sự cộng tác (cả chiều dọc và chiều ngang)Nhiệm vụ thích ứngMột vài quy tắcTruyền thông phi chính thứcQuyền hành quyết định phi tập trungCơ cấu tổ chức phẳng hơn



Thiết kế tổ chức/Cơ cấu tổ chức

Thiết kế tổ chức/Cơ cấu tổ chức

Môi trườngMôi trường

Chiến lượcChiến lược

Quy môQuy mô

Công nghệCông nghệ



Chiến lược các chiến lược khác nhau cần những cơ cấu khác nhau Một chiến lược phân biệt cần một cơ cấu hữu cơ, chi

phí thấp cần cơ cấu cơ giới hoặc chặt chẽ Gia tăng sự phối hợp giữa các cấp hoặc đa dạng hóa

kinh doanh cần một cơ cấu hữu cơ Môi trường thay đổi nhanh hơn nhà quản trị phải đối

mặt với nhiều vấn đề hơn. Khi môi trường thay đổi nhanh chóng cơ cấu tổ chức

phải linh hoạt/hữu cơ Cần sự phân tán quyền lực



Quy mô tổ chức ảnh hưởng đáng kể đến cơ cấu tổ chức, khi quy mô tổ chức mở rộng: Sẽ có nhiều bộ phận hơn đòi hỏi quyền hành

phi tập trung Truyền thông phi chính thức Có nhiều mối quan hệ theo chiều ngang và

dọc.

Cơ cấu thích hợp khi đó sẽ là cơ cấu hữu cơ.



Công nghệ: tổ chức sử dụng thiết bị, nguyên vật liệu, kỹ năng, kiến thức của các nhân viên và đưa tất cả chúng với nhau vào trong một mô hình hoạt động chính Công nghệ phức tạp hơn thì các nhà quản trị sẽ khó

khăn hơn để sắp xếp tổ chức. Công nghệ có thể được đo lường bởi:

Nhiệm vụ đa dạng phức tạp xảy ra tức là có nhiều vấn đề mới ngẫu nhiên xuất hiện mà nhà quản trị phải đối phó;

Khả năng phân tích trước các nhiệm vụ để biến nó thành thông lệ tức là các tình huống được chương trình hóa để các nhà quản trị giải quyết vấn đề.



Nhiệm vụ phức tạp cao và khả năng phân tích trước các vấn đề là thấp thể hiện nhiều vấn đề khác thường đối với nhà quản trị Cơ cấu hữu cơ là thích hợp nhất cho điều

kiện này. Nhiệm vụ phức tạp thấp và khả năng phân

tích trước các vấn đề là cao cho phép nhà quản trị dựa vào những chương trình, thủ tục đã thiết kế để giải quyết vấn đề Cơ cấu thích hợp là cơ cấu cơ khí.



Sản xuất đơn chiếc: sản lượng của mỗi loại sản phẩm nhỏ Dựa trên kỹ năng của người công nhân cần một cơ

cấu linh hoạt Sản xuất hàng loạt: máy móc đã được tự động hóa

để sản xuất một khối lượng lớn các sản phẩm tiêu chuẩn công nhân thực hiện các nhiệm vụ lặp lại cần một cơ

cấu cơ khí. Sản xuất dây chuyền: sản xuất theo một tiến trình

liên tục, toàn bộ quá trình sản xuất đã được tự động Người công nhân phải theo dõi về các vấn đề bất trắc

và tác động nhanh chóng đến nó một cơ cấu hữu cơ là hợp lý


Ứng dụng thiết kế tổ chức

Cơ cấu giản đơn Chuyên môn hoá công việc là thấp; Một vài quy định quản lý hoạt động và quyền hành tập

trung cho một người duy nhất- người chủ. Một tổ chức “phẳng” Có hai hoặc ba cấp độ theo chiều dọc Một vài người được trao quyền và quyền hành ra

quyết định được tập trung. Được ứng dụng trong các tổ chức kinh doanh nhỏ

hoặc khi bắt đầu một dự án kinh doanh



Cơ cấu chức năng nhóm các nhân viên có chuyên môn tương tự lại với nhau Cơ cấu chức năng gồm các bộ phận như marketing, tài

chính, sản xuất,… Các thành viên có thể học hỏi kinh nghiệm của

nhau Giảm sự trùng lắp về nhân sự và thiết bị Dễ giám sát và đánh giá nhân viên

Không chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng của tổ chức

Suy yếu mục tiêu chung

ThuậnThuận

ChốngChống



Giám đốc nhà

máy

Trưởng bộ

phận, kỹ sư

Trưởng bộ phận

kế toán

Trưởng bộ phận,

hệ thống thông tin


nguồn nhân lực


thu mua

Cấu trúc chức năng



Cơ cấu sản phẩm các nhà quản trị theo đơn vị sản phẩm/dịch vụ chịu trách nhiệm sản xuất và phân phối sản phẩm đến các khu vực thị trường và khách hàng của tổ chức Thích hợp đối với tổ chức có phổ sản phẩm

khác nhau. Gia tăng sự chuyên môn hóa Trách nhiệm về lợi nhuận theo đơn vị sản phẩm Trùng lắp các hoạt động làm tăng chi phí Khó điều động nguồn lực thuộc các tuyến khác

nhau

ThuậnThuận

ChốngChống


Ứng dụng thiết kế tổ chứcGiám đốc nhà máy

Marketing

Hoạch định và kinh tế

Cung cấp và phân phối

Sản xuất

Marketing



Sản xuất

Phó chủ tịch, hoá chấtPhó chủ tịch, dầu

nhờn và chất sáp

Phó chủ tịch, nhiên liệu

Marketing



Sản xuất

Cấu trúc đơn vị



Kế toánCông việc

thiết kế

Nhóm thiết kế

Nhóm thiết kế

Nhóm thiết kế

Nhóm thiết kế

Dự án Alpha

Dự án Beta

Dự án Gamma

Dự án Omega

Sản xuất

Nhóm sản xuất

Nhóm sản xuất

Nhóm sản xuất

Nhóm sản xuất

Quản lý hợp đồng

Nhóm hợp đồng

Nhóm hợp đồng

Nhóm hợp đồng

Nhóm hợp đồng

Thu mua

Nhóm thu mua

Nhóm thu mua

Nhóm thu mua

Nhóm thu mua

Nhóm kế toán

Nhóm kế toán

Nhóm kế toán

Nhóm kế toán

Nguồn nhân lực

Nhóm N. nhân lực




Cấu trúc ma trận



Cơ cấu ma trận nhóm gộp các thành viên vừa theo chức năng vừa theo sản phẩm Mỗi thành viên có hai sếp Kết quả là một mạng lưới phức tạp về các mối

quan hệ báo cáo. Linh hoạt và đáp ứng nhanh với sự thay đổi Tạo sự phối hợp các dự án và bảo đảm tính

độc lập Khuynh hướng tranh giành quyền lực

ThuậnThuận

ChốngChống

Education

Quan Tri Hoc -Ch6 To Chuc