Reuniones efectivas

Publicado en Septiembre 9, 2007 por Editor

La semana pasada tuve la ocasión de presenciar una reunión sobre un evento ocurrido en una empresa que resultó para mí toda una experiencia.

Los participantes de la reunión incluían personas apenas iniciando en el tema de la higiene y seguridad industrial y un personaje con amplio recorrido en esto.

Mi expectativa inicial era que en esta reunión se iba a revisar el evento desde una perspectiva al menos cercana a lo que los protocolos y mejores prácticas recomiendan:

Hacer un recuento de los hechosEstablecer las causas inmediatasRevisar los procedimientosEstablecer las causas raízDefinir acciones de mejoramiento

Para mi sorpresa, toda la reunión tomaba la misma ruta: cuales fueron las consecuencias sin evaluar los hechos y sin establecer las causas. Como era obvio, la reunión se convirtió en unos pocos minutos en un tribunal sin juez, en el cual cada uno arguyó, se justificó y en algún momento culpó a unos u otros. De hecho, en un momento de la discusión alguien tuvo que indicar “estoy narrando los hechos” porque hasta ellos fueron puestos en duda.

En este punto, la experiencia no pasó de ser simplemente desagradable e incómoda. El asunto se complicó cuando surgió la pregunta “acaso estamos trabajando con el enemigo?” y la respuesta fue: “no tome esa actitud defensiva”. Si vemos esas dos frases fuera de contexto, podrían tener sentido. Pero cuando las enmarcamos en la situación, vemos que la pregunta ocurre como consecuencia de una reunión cuyo objetivo no era otro que lanzar reclamos y la respuesta es consecuencia de defenderse de la pregunta misma.

Mi extrañeza fue mayúscula, pues quien lideraba la reunión es una persona con experiencia en análisis de accidentes, con buen recorrido profesional y por lo tanto de quien menos se esperaría que permitiera y mucho menos, promoviera semejante desorden.

Como era de esperarse, la conclusión de la reunión fue… ninguna! de ella no resultó ninguna causa raíz y ninguna acción de mejoramiento. Mi esperanza es que alguien se haya divertido. Por mi parte, tuve contenido para el presente editorial.

Mis conclusiones al respecto, nada nuevo, pero llamo la atención sobre varias fallas frecuentes:

1. Olvidar que las fallas deben servir para mejorar2. Hacer reclamos sin objetivos constructivos3. Organizar reuniones sin una agenda4. Concluir sin una lista de acciones