S O P O T 2 0 1 2

SELEKCJA I SKONTRUM

EWA RÓŻAŃSKA PBW FILIA SOPOT

Ewidencja ubytków (czyli materiałów wyłączonych ze zbiorów):

• Sumaryczna : • zapisy w rejestrach ubytków , prowadzonych oddzielnie dla

każdej grupy zbiorów (czyli: ile rodzajów ksiąg inwentarzowych, tyle osobnych rejestrów)

• Szczegółowa : • protokoły ubytków dla materiałów niezwróconych, za które

otrzymano inne materiały lub zapłatę• protokoły komisji w sprawie ubytków dla zbiorów:

• niezwróconych, za które nie otrzymano ekwiwalentu • wycofanych w wyniku selekcji• spisanych jako braki bezwzględne

SELEKCJAWzór protokołu ubytków Wzór protokołu komisji

REJESTR UBYTKÓWczyli informacja o:

• ilości materiałów przeprowadzonych przez ubytek• ogólnej wartości tych

materiałów• przyczynach

powstawania ubytków

Dopuszczalne przyczyny ubytkowania:

• zniszczone (zaczytane lub zniszczone przez czytelnika)• niezwrócone (brak możliwości

wyegzekwowania od czytelnika zwrotu książki)• wycofane jako zbędne w bibliotece:• zdezaktualizowane• wieloegzemplarzowe

• nieodnalezione w czasie skontrum (braki bezwzględne)• inne (przyczyna podana w protokole selekcji)

KOLEJNOŚĆ DZIAŁAŃ:

• wyselekcjonowanie grupy materiałów do ubytkowania:• wspólna przyczyna• wspólny czas zainwentaryzowania:

• przed 1995 rokiem (łączna wartość protokołu podlega denominacji)

• po 1995 roku (bez potrzeby denominacji)

• sporządzenie protokołu (wg podanych wzorów)• przekazanie protokołu do zatwierdzenia• przekazanie ubytkowanych materiałów zgodnie

z decyzją dyrektora (makulatura, inna biblioteka itp.)• nadanie pozycjom z protokołu kolejnych numerów

ubytków • wykreślenie ubytków z ksiąg inwentarzowych• zapis w rejestrze

SKONTRUM

Nazwy:• Skontrum zbiorów bibliotecznych• Inwentaryzacja zbiorów bibliotecznych• Rewizja zbiorów bibliotecznych

Znaczenie:KONTROLA ZBIORÓW

CELE:

• Porównanie zapisów inwentarzowych ze stanem faktycznym• Stwierdzenie różnic• Wyjaśnienie tych różnic (korekta)• Ustalenie ewentualnych braków• Wyciągnięcie wniosków (jak przeciwdziałać

dalszym brakom)

Podstawa (niezbędne materiały i dokumenty)

do przeprowadzenia porównania ze stanem faktycznym zbiorów:

• Księgi inwentarzowe (lub ich odpowiedniki – komputerowe bazy danych, katalogi topograficzne itp.)• Dokumentacja książek wypożyczonych i przeniesionych (karty książek, karty czytelników, rewersy, dowody przekazania do introligatora, spisy materiałów przekazanych do pracowni itp.)• Dokumentacja ubytków (rejestry ubytków,

protokoły)

KIEDY?

• „wolny dostęp do półek” – co najmniej raz na 5 lat

• inny system udostępniania w wypadku zbiorów, które nie przekraczają 100 tysięcy – co najmniej raz na 10 lat

• inny system udostępniania w wypadku zbiorów przekraczających 100 tysięcy – kontrola ciągła (etapami)

KTO?

Komisja skontrowa

• minimum 2 osoby (ale nie bibliotekarz przekazujący zbiory)

• przewodniczący (nie osoba odpowiedzialna za zbiory ani pracownik księgowości)

• członek (lub kilku członków)

• skład ustala/zatwierdza dyrektor szkoły

JAK?

Według zatwierdzonego przez dyrektora

szkoły REGULAMINU

skontrum

................................ Pieczęć nagłówkowa szkoły ...................... znak pisma

REGULAMIN Komisji Skontrowej w Szkole .................... w .................... 1. Zadaniem Komisji Skontrowej jest przeprowadzenie kontroli • całości materiałów bibliotecznych • części materiałów bibliotecznych* .............................. w terminie od .......... do .......... . 2. Skontrum obejmuje materiały biblioteczne znajdujące się w bibliotece, pracowniach przedmiotowych oraz wypożyczone czytelnikom. 3. Podczas skontrum należy: • porównać zapisy inwentarzowe ze stanem faktycznym materiałów, • ustalić i wyjaśnić zaistniałe różnice miedzy zapisami inwentarzowymi a stanem faktycznym zbiorów, • ustalić ewentualne braki. 4. Podstawę przeprowadzenia skontrum stanowią zapisy dokonane w: • księgach inwentarzowych, • komputerowej bazie danych • katalogu topograficznego, • innych dokumentach, jakich? ..............................* a dla materiałów wypożyczonych: • karty czytelników, • karty książki, • inne dokumenty, jakie? ..............................* 5. Czynności związane z porównaniem zapisów inwentarzowych ze stanem faktycznym zbiorów należy zakończyć do dnia .......... . Na czas trwania tych czynności zawiesza się wypożyczanie i przyjmowanie zwrotów materiałów bibliotecznych. 6. Po zakończeniu kontroli Komisja Skontrowa sporządza w dwóch egzemplarzach protokół, który powinien zawierać: • ustalenia dotyczące stanu ewidencji i stanu faktycznego materiałów bibliotecznych; • stwierdzenie liczby ewentualnych braków i ich wartości, • wnioski wraz z uzasadnieniem w sprawie nieodnalezionych braków materiałów. 7. Do protokołu należy dołączyć: • wykaz braków względnych, • wykaz braków bezwzględnych, • zarządzenie dyrektora w sprawie skontrum, • regulamin Komisji Skontrowej. .............................. .............................. data podpis i pieczęć dyrektora szkoły

JAK?

Wybraną przez komisję

metodą uzależnioną od:

• wielkości zbiorów

• ich organizacji• ich ustawienia

METODY:

• Arkusze skontrowe (tradycyjna)

• Katalog topograficzny (bardzo rzadka)

• Programy biblioteczne np. MOL (coraz częstsza)

• Programy komputerowe, np. Excel

• Metoda mieszana (arkusze + kartki, dawniej najczęstsza)

KOLEJNE KROKI:

• Sprawy formalne (skład komisji, Regulamin, Zarządzenie)

• Wybór metody• Porównanie zapisów ewidencyjnych ze

stanem faktycznym (według wybranej metody):• odnotowanie ubytków (chociaż ubytki warto uzgodnić z

protokołami i księgami inwentarzowymi przed zamknięciem biblioteki ze względu na czas)

• odnotowanie książek poza biblioteką (wypożyczone, przekazane do pracowni, u introligatora itp.)

• odnotowanie książek z półek• sporządzenie sumarycznego zestawienia zbiorów

• ustalenie i spisanie braków:• względnych (nieodnalezione podczas trwającego

skontrum po raz pierwszy)• bezwzględnych (uznanych w czasie poprzedniego

skontrum za braki względne, czyli nieodnalezionych ponownie)

• sporządzenie protokołu kontroli zbiorów

• wykreślenie z księgozbioru braków bezwzględnych (po zatwierdzeniu protokołu)

• ewentualne ponowne zainwentaryzowanie odnalezionych dokumentów (a przed skontrum uznanych za ubytki)

METODA TRADYCYJNA

• Sprawy formalne jak przy innych metodach

• Ponumerowanie arkuszy kontrolnych• Ustalenie znaków umownych

- najczęściej kolorowe kreski ukośne, np.:

• czerwona – ubytek• zielona – dokument poza biblioteką

(wypożyczenie itp.)• niebieska – dokument na półce• czarna – numery pominięte w księdze• brak kreski – dokument nieodnaleziony

• Odznaczenie na arkuszach kontrolnych:• ubytków• numerów pominiętych w księgach inwentarzowych• dokumentów znajdujących się poza biblioteką• dokumentów znajdujących się w bibliotece• zdjęcie książki z półki i odczytanie numeru

inwentarzowego, autora i tytułu• sprawdzenie tych danych z zapisem w inwentarzu• wykreślenie umownym znakiem numeru na arkuszu

• Podliczenie kolumn poszczególnych arkuszy w pionie i poziomie• Zsumowanie danych ze wszystkich arkuszy

Ciąg dalszy jak przy innych metodach

METODA MIESZANA(arkusze + kartki)

• Sprawy formalne jak przy innych metodach• Przygotowanie arkuszy, ustalenie znaków i odnotowanie

ubytków, numerów pominiętych i dokumentów poza biblioteką jak w metodzie tradycyjnej

• Ponumerowanie regałów i półek

1 212345

• Spisywanie po kolei książek z półek na osobnych karteczkach• u góry numer inwentarzowy• niżej pierwszy wyraz tytułu• na dole numer regału / numer półki

• Uporządkowanie kartek numerami inwentarza• Sprawdzanie zgodności z zapisem z

ksiąg, ewentualna korekta• Wykreślanie na arkuszach kontrolnych

Ciąg dalszy jak przy innych metodach

METODAKATALOGU TOPOGRAFICZNEGO

• Warunek – posiadanie katalogu topograficznego, czyli katalogu pomocniczego: • na kartach katalogowych skrócone opisy bibliograficzne,

w miejscu sygnatury wyraźny numer inwentarzowy • karty książek, będących ubytkami, przekreślone czerwoną kreską, u

dołu numer ubytku• wszystkie karty uszeregowane numerami inwentarza

• Porównujemy stan faktyczny księgozbioru z dokumentacją ewidencyjną, wyciągając z katalogu karty sczytywanych dokumentów

• Przekładamy wyciągnięte karty do pudełek:• pudełko dla kart ubytków• pudełko dla dokumentów poza biblioteką• pudełko dla dokumentów z półek

• Karty, które zostaną w katalogu, uznaje się za brakiCzynności rozpoczynające, podsumowujące

i zamykające skontrum – jak w innych metodach

METODY wspomagane KOMPUTEREM

• Programy biblioteczne np. MOL (coraz częstsza)• postępujemy zgodnie z instrukcją, właściwą dla danego

programu

• Programy komputerowe, np. Excel• metoda omówiona w „Bibliotece w Szkole”:

www.bibliotekawszkole.pl

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ

(„to już jest koniec, możemy iść, jesteśmy wolni, bo nie ma już nic”)