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Universidad Simón Bolívar Departamento de Ciencia y Tecnología del Comportamiento

Comunicación Humana: Procesos y Efectos

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OBJETIVOS

Definir Comunicación Interpersonal en las organizaciones.

Definir Organigramas y mencionar sus características.

Definir Cadenas de Rumores.

Definir la Entrevista como un tipo de Comunicación Bidireccional

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“Las Organizaciones dependen de la Comunicación para coordinar las actividades de sus miembros, sobre todo cuando el entorno cambia imprevisiblemente”

“La trascendencia de la organización se hace más patente en la medida que se asciende por la pirámide organizacional”

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ORGANIGRAMAS

“Su objetivo es presentar en forma gráfica las principales funciones y líneas de autoridad de una organización”

“Son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella”

(Galindo y Martínez)

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ORGANIGRAMAS: Características generales.

Relación de Mando

Relación de Apoyo

Especialización y correlación

Nombre de la Gerencia, Depto., Función, etc., etc.

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Org. Dirección de Servicios USB.

Servicio de Transporte

Departamento deProducción de

Impresos

Sección Técnica deProducción

Departamento deCompras y

Suministros

Sección deAdquisición y Registro

Sección de Almacen

Departamento deServicos Generales

Sección de CorreoSección deTransporteInstitucional

Sección de ApoyoLogistico

Secretaría

Dirección de Servicios

Administración

Asistencia Administrativa

Servicios de Comedores

Unidad Externa deProducción

(Empresa Outsurcing)

Secretaría

VicerrectoradoAdministrativo

Programa de AhorroEnergetico

SecretaríaSecretaría

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COMUNICACIÓN INTERPERSONAL

Según la perspectiva de desarrollo “debe considerarse cómo los comunicadores se relacionan y cómo se ven entre sí y la forma en que planean y regulan sus intercambios comunicativos” (Miller)

Según la perspectiva situacional se define como “una interacción de naturaleza conversacional que implica el intercambio de información verbal y no verbal entre dos o más participantes, en un contexto cara a cara” (Huseman, Lahiff y Harfield)

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La perspectiva de desarrollo propone a la Comunicación Interp. como una actividad que elabora predicciones:

• Cultural (rasgos atribuidos a las personas con base en estereotipos de raza, nacionalidad, clase social, etc.)

• Sociológica (basada en los grupos de membresía y referencia).

• Psicológica (los rasgos que distinguen a los individuos de otros).

La información disponible permite la ubicación en uno de tres niveles de conocimiento de los interlocutores:

• Conocimiento Descriptivo: consiste en conocer las características físicas exteriores.

• Conocimiento Predictivo: se trata de poseer información válida sobre valores, creencias, etc

• Conocimiento Explicativo: supone comprender las razones de comportamiento de los demás

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METAS DE LA COMUNICACIÓN INTERPERSONAL

• Placer. La pertenencia a una organización –el

contacto con sus miembros- satistace la necesidad de afiliación.

• Catarsis. Proceso liberador de tensiones emocionales perturbadoras mediante la expresión verbal y la manifestación de los sentimientos.

• Repuesta Manifiesta. Provocar una respuesta observable por parte del receptor.

• Repuesta Encubierta. Tiene que ver con cambios sutiles como la modificación de actitudes o creencias

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VARIABLES QUE INFLUYEN EN LA COMUNICACIÓN INTERPERSONAL

• Necesidades de Comunicación: para coordinarse eficientemente cada uno debe contar con cierta información:

• Instrucciones de Trabajo: es preciso conocer los resultados que se esperan.

• Retroalimentación sobre el desempeño.

• Noticias: informes con respecto a la organización los compañeros, el mercado, los productos, etc que permitan al trabajador estar al día con respecto a los asuntos concernientes a su trabajo.

• Información de carácter personal: permite a las personas conocerse más allá del rol laboral.

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VARIABLES QUE INFLUYEN EN LA COMUNICACIÓN INTERPERSONAL

• Proximidad: es más probable entrar en contacto con quienes se hallan más cerca de nosotros que con aquellos que se encuentran a distancia.

• Similitud de actitudes: la gente suele encontrar atractivos a aquellos con quienes comparte puntos de vista similares respecto de lo social, político, económico, etc

• Complementariedad de necesidades: se aplica a situaciones donde alguna necesidad personal se complementa con cierta necesidad de otra.

• Empatía.

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LAS REGLAS DE LA INTERACCIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

“se definen como declaraciones que expresan un consenso, compartidas a niveles variables de generalidad, concernientes a la estructura, procedimientos y contenido de las relaciones comunicativas”

Ventajas:

Económicas.

De orden.

Psicológicas.

¿Desventaja?

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CONFLICTOS Y BARRERAS EN LA COMUNICACIÓN INTERPERSONAL

Distorsión semántica.

Distorsión serial (alteración del mensaje cuando viaja de una persona a otra).

Sobrecarga de información.

Escasez de información.

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ESTILOS INTERPERSONALES DE COMUNICACIÓN

• Ventana de Johari

Arena

(Abierta)

Lado Oculto

(Ciega)

Fachada

(Oculto)

Lo Desconocido

Cono

cida

Des

cono

cida

Conocida Desconocida

Retroalimentación “Yo”

Expo

sici

ón “

los

dem

ás”

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ESTILOS GERENCIALES

Son líderes autocráticos, típicamente insensibles y fríos; a menudo son malos comunicadores

Pretenden mantener buenas relaciones. Son incapaces de expresar abiertamente sus sentimientos. Son ineficaces.

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Sólo se interesan por sus propias ideas y opiniones. No suelen ser comunicadores y eficaces.

Tienen confianza de expresar sus sentimientos a otros y de permitir que otros expresen los propios. Son Com. más eficaces.

ESTILOS GERENCIALES

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CADENA DE RUMORES

Argumentos a Favor:

Canal de Comunicación más rápido y eficiente de la organización.

Preciso (al menos el 75% es cierto)

Sirven de aviso previo para preparar a los empleados a una mala noticia.

Proporcionan a los gerentes la oportunidad de difundir ideas tentativas.

Sirven como medio para desarrollar y mantener la cultura de la empresa.

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Argumentos en Contra:

Frenan la productividad porque quitan tiempo.

El 25% son falsos y a menudo destructivos.

Demanda mucho tiempo a los Gerentes tener que manejar situaciones ocasionadas por los rumores y no por la realidad.

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COMUNICACIÓN BIDERICCIONAL: LA ENTREVISTA

Es un tipo de comunicación sumamente especializado, con el que es posible evaluar a las personas y sus expectativas.

Con la entrevista se propician acuerdos, se reciben opiniones y sugerencias, se investigan planes y se resuelven problemas.

Consta de dos elementos: EL ENTREVISTADOR (encargado de obtener información) y EL ENTREVISTADO (sujeto que proporciona la información).

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ESTRUCTURA DE UNA ENTREVISTA

• Propósito o finalidad.

• Planificación y estructura (contenido de las preguntas, secuencia y estructura, tomar apuntes).

• Adecuación del medio ambiente (comodidad, evitar ruidos, interrupciones, molestias, ect.)

• Motivación para el entrevistado.

• Formulación de los interrogantes.

• Preparar una conclusión justa y equilibrada.

• Redacción del Informe de las apreciaciones personales, definiciones, etc.

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¿CÓMO PREPARARSE PARA LA ENTREVISTA?

• Investigue a su empleador: ¿Por qué quiere trabajar con nosotros?

• Use ropa adecuada de acuerdo a la organización.

• Sea puntual.

• Hable sobre sus fortalezas.

• Esté preparado para hablar de sus defectos

• Espere lo inesperadoProf. Lydia Pujol

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• Salude al entrevistador con una sonrisa

• Mejor ser formal que atrevido

• Escuche cuidadosamente.

• Cuidado con su lenguaje.

• Tenga en cuenta su lenguaje no verbal.

• Permanezca alerta.

• Pida el trabajo.

¿CÓMO PREPARARSE PARA LA ENTREVISTA?

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