By : Agus Suprianto.DBy : Agus Suprianto.DKELAS : XII AP1KELAS : XII AP1MATERI KEARSIPANMATERI KEARSIPAN

1.Pendahuluan2.Daftar Klasifikasi3.Perlengkapan Penyimpanan4.Prosedur Penyimpanan Arsip

Nomor Seri5.Prosedur Penemuan Arsip

Nomor Seri

1.Pendahuluan2.Daftar Klasifikasi3.Perlengkapan Penyimpanan4.Prosedur Penyimpanan Arsip

Nomor Seri5.Prosedur Penemuan Arsip

Nomor Seri

Materi Pembahasan

1. Pendahuluan

Sistem ini dapat di lakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar 1000 – 10.000 arsip . Penomoran arsip dimulai dari no 1,2,3,dst. Pada sistem ini setiap koresponden di beri nomor kode sesuai dengan urutan yang berada pada buku nomor.

Buku nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor ang sudah di gunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file sistem nomor. Nama koresponden yang dapat di beri kode nomor adalah jika surat atas nama tersebut sudah lebih dari 5 surat. Tetapi jika belum mencapai 5 surat maka tidak di beri penomoran tetapi di beri kode C ( campuran ).

1. Pendahuluan

Sistem ini dapat di lakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar 1000 – 10.000 arsip . Penomoran arsip dimulai dari no 1,2,3,dst. Pada sistem ini setiap koresponden di beri nomor kode sesuai dengan urutan yang berada pada buku nomor.

Buku nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor ang sudah di gunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file sistem nomor. Nama koresponden yang dapat di beri kode nomor adalah jika surat atas nama tersebut sudah lebih dari 5 surat. Tetapi jika belum mencapai 5 surat maka tidak di beri penomoran tetapi di beri kode C ( campuran ).

3. Daftar Klasifikasi

3. Perlengkapan Penyimpanan

Perlengkapan yang di perlukan dalam mengarsip dokumen /surat dari kelima sistem penyimpanan itu sebagian besar sama, hanya beberapa yang berbeda.

Secara garis besar langkah-langkah untuk penyimpanan arsip adalah sama. Untuk memahami perbedaannya anda dapat Melihatnya di sini.

Memeriksa surat/berkas

Mengindeks

Mengode

Menyortir

Menempatkan

Cari kode nomor arsip tersebut jika sudah diketahui . Jika belum, dapat dilihat pada kartu indeks beberapa nomor kode yang dimaksud

Cari arsip tersebut pada tempat penyimpanan sesuai dengan kode nomor arsip tersebut.

Simpan lembar pinjam arsip (Lembar 3) pada ticler file

Ambil arsip dan tukar dengan lembar pinjam arsip lembar 1.

Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (Lembar 2)