SOFTWARE RELACIONADOS CON LA

CONTRATACION ADMINISTRATIVA

POR: ENNEDY HENAO GIL

JUANA MARIA MAZO

TERCER SEMESTRE ADMINISTRACION

PUBLICA TERRITORIAL

ESAP

Medellín, mayo de 2013

1. SISTEMA ELECTRÓNICO PARA LA CONTRATACIÓN PÚBLICA (SECOP)

1.1 Objetivos

1.2 Fases del portal de contratación

1.3. Qué entidades deben publicar sus procesos de contratación en el Portal Único de

Contratación

1.4 ¿Cómo ingresa una entidad información sobre contrataciones al portal?

1.5 Tipos de Consultas

2. Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal SICE

2.1 estructura jurídica del SICE

2.2. Obligaciones de las entidades del estado frente al SICE

2.3 Componentes del SICE

2.4 Funcionamiento del SICE

2.4.1.CUBS: (Catálogos únicos de Bienes y Servicios)

2.4.1.2 Funciones de los CUBS

2.4.2. Registro Único de Precios de Referencia: RUPR

2.4.2.1 Inscripción en el RUPR

2.4.2.1.2 Precio Indicativo

2.5 Plan de Compras

2.6 Registro de Contratos

2.6.1. Control de Alarmas

2.7 Excepciones temporales al SICE

2.8 Instructivo para ingresar al SICE

1. SISTEMA ELECTRÓNICO PARA LA CONTRATACIÓN PÚBLICA (SECOP)

El Portal Único de Contratación es un sitio Web que busca concentrar la

información al respecto en todo el sector público, ofreciendo los datos básicos de

todas las licitaciones de las entidades del estado.

Al ingresar a la página www.contratos.gov.co, miles de usuarios podrán conocer

datos básicos de los procesos de contratación y, a través de los enlaces internos,

podrán acceder a los portales de cada entidad para conocer todos los detalles de

su búsqueda.

Se establece como un instrumento de apoyo a la gestión contractual de las

entidades estatales y constituye el medio oficial a través del cual el Estado

Colombiano, publica sus llamados y efectúa sus procesos de contratación y

servicios necesarios para el cumplimiento de sus fines.

1.1 Objetivos:

- Proporcionar información al ciudadano común, para ver lo que está pasando

con la contratación pública y evitar la corrupción.

- Al Gobierno, para vigilar sus propios procesos de contratación, mejorar sus

servicios, rendir cuentas sobre sus acciones y reducir los costos de la

contratación.

- A los proveedores, porque tienen igualdad de oportunidades para que

empresas grandes, medianas o pequeñas de diferentes partes del país puedan

Contratar con el estado.

1.2 Fases del portal de contratación

Contempla nueve (09) fases

Las cuatro primeras fases están relacionadas con Licitaciones. La primera,

permite ver las licitaciones previstas, convocadas y adjudicadas. También permite

hacer preguntas y formular opiniones y denuncias.

Las cinco fases restantes están relacionadas con gestión de contratos y

contratación directa.

1.3. Qué entidades deben publicar sus procesos de contratación en el Portal

Único de Contratación

Todas las entidades que manejen recursos públicos, sean de orden nacional o

territorial, sin excepción, en virtud del Artículo 209 de la Constitución Nacional,

no importa si las contrataciones se realizan en el marco de la Ley 80 o del derecho

privado, pues por el hecho de manejar recursos públicos, tienen la obligación

de publicar la información sobre el manejo que hacen de los dineros de los

ciudadanos.

1.4 ¿cómo ingresa una entidad información sobre contrataciones al portal?

En la pestaña “Uso Oficial” hay un instructivo con todas las indicaciones

necesarias para que las entidades que manejan recursos públicos puedan ingresar

y modificar información.

Para ingresar la información el acceso es restringido, es decir, sólo para las

entidades públicas. Sin embargo para consultar la información el acceso es para

todo el mundo. Todos pueden consultar la información, mediante un servicio de

consulta personalizada, que permitirá que cada uno organice la información como

la desee.

1.5 Tipos de Consultas

Se pueden hacer consultas por: objeto, entidad contratante, monto, fechas

importantes de proceso licitatorio y departamento o distrito donde se ejecutará

predominantemente el contrato. El Portal tiene el enlace directo al sitio Web de la

entidad respectiva en dónde están publicados además los prepliegos y los pliegos

de condiciones.

El Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE,

es una herramienta de información, ordenación y control que incorpora las cifras

relevantes del proceso de contratación estatal, con el fin de confrontarlas en

línea y en tiempo real, con los precios de referencia incorporados en el Registro

Único de Precios de Referencia, RUPR, de acuerdo con los parámetros de

codificación del Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, garantizando una

contratación sin detrimento de los recursos públicos.

De acuerdo con el Decreto 3512 de 2003, mediante el cual se reglamentó la

organización, funcionamiento y operación del Sistema de Información para la

Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, creado mediante la ley 598 de 2000,

“ se aplica a los organismos que conforman la administración publica, a los

particulares o entidades que manejan recursos públicos, y a sus proveedores de

bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra, de conformidad

con la Ley 598 del 200.

Constitución Nacional Art. 267 - 268

Ley 598 de 2000 – Ley 1150 de 2007

Decreto 3512 de 2003

Acuerdos Comité Operación SICE

Instructivos o Lineamientos Comité

Acuerdos (Ingreso)1-2-3-6-7-8

Acuerdos (Políticas)4-5-9-10-11

2.1 Estructura jurídica del SICE

2.2. Obligaciones de las entidades del estado frente al SICE

Según el Artículo 13 del Decreto 3512 de 2003, las entidades Estatales que

contratan con sujeción a la Ley 80 de 1993 y sus Decretos Reglamentarios

Deben cumplir, frente al SICE, con las siguientes obligaciones:

a.Inscripción de la Entidad Estatal

b.Elaboración del Plan de Compras

c.Exigencia del Certificado de Registro a Proveedores

d.Consulta del CUBS y del Precio Indicativo

e.Registro de Contratos

f.Publicación de Contratos

2.3 COMPONENTES DEL SICE

SUBSISTEMA DE LA

DEMANDA

Suministra la información de organismos,

entidades de los elementos requeridos.

SUBSISTEMA DE

CONTROL BASICO

Es un mecanismo de control que verifica

el cumplimiento de los planes de compra

SUBSISTEMA DE LA

OFERTASuministra la información de proveedores

Con su precio de referencia

SUBSISTEMA DE

CONTROL INTELIGENTEEvalúa el nivel de distorsión entre el

precio indicativo y precio final de contratación

COMPONENTES DEL SICE

Sistema de Información

Sistema de Información

COTEJA -INTERPRETA

DECLARA

ACTUALIZA

Precios de Referencia

Precios Contratados

Lo Público

Presupuesto

Planes de Compras

CONSULTA

Qué

Cuándo

Cómo

LP

IP

CD

Lo Privado

REGISTRA

Bienes y Servicios Precios

El Control Fiscal

Imprenta Nacional

REGISTRA

CONFRONTA

Sistema de Información

COTEJA -INTERPRETA

Nacionales

Regionales

Locales

Información

para la DIAN

Capacidad Residual

Identificar Universos

y Recurrencias

% de Contratación% de Contratación

Mapa de riesgo

Sujetos de

Control

NIT (Proveedores)

Umbrales de Precios

Información para la DIAN

Sistema de Información

COTEJA -INTERPRETA

Nacionales

Regionales

Locales

Información

para la DIAN

Capacidad Residual

Identificar Universos

y Recurrencias

% de Contratación% de Contratación

Mapa de riesgo

Sujetos de

Control

Identificar Universos

y Recurrencias

% de Contratación% de Contratación

Mapa de riesgo

Sujetos de

Control

Sujetos de

Control

NIT (Proveedores)

Umbrales de Precios

Información para la DIAN

COMPONENTES DEL SICE

14

2.4 Funcionamiento del SICE:

Se rige por:

2.4.1.CUBS: (Catálogos únicos de Bienes y Servicios)

Es el conjunto de códigos, identificaciones y Unificaciones de los bienes y

servicios de uso común, o uso en obras que el Estado puede adquirir,

estandarizados en función de sus propiedades físicas, químicas y de uso; y

clasificados en códigos que permiten una única identificación para cada uno de

ellos con el fin de garantizar la transparencia de la actividad contractual en

cumplimiento de los fines del Estado.

2.4.1.2 Funciones de los CUBS:

- Clasificar los bienes y servicios que adquieren usualmente las entidades del

Estado, en tipos, clases, subclases, grupos y atributos.

- Identificar los bienes y servicios y una vez clasificados, asignarles un código

único de identificación.

- Facilitar a los proveedores el registro de sus precios y a la Imprenta Nacional

el registro de los contratos por bien o servicio adquirido por el Estado.

Clasificación de los bienes y

servicios con criterios internacionales

Calificadores específicos que caracterizan los

grupos

TIPO ITEMCLASE SUBCLASE GRUPO

De lo general a lo específico

-Estructura de desagregación del CUBS

1.39.10.15.7 BATERIA AUTOMOTRIZ PESADA DE 12 V CON CAPACIDAD

NOMINAL DE 220 A Y CAPACIDAD DE ARRANQUE DE 1500A

1 39 10 15 7

C O N T R A L O R Í A G E N E R A L D E L A R E P Ú B L I C A

Material

Presentación

Concentración

Usos

Forma

Tamaño

Accesorios

Peso

CALIFICADORES

ITEM

CartaOficio

BonMantequilla

Resma (500 u.)Docena (12 u.)

50 Gr75 Gr

1.52.2.1.2 = Resma (500 u)de papel Bon tamaño carta de 50 gr

CATALOGO UNICO DE BIENES Y SERVICIOS

CUBS

Tipo Clase S/Clase Grupo Item Descripción

1 Bienes

1 5 Vehiculos terrestres, vehiculos motorizados, remolques, motocicletas y bicicletas

1 5 1 Motocicletas y Motocarros

1 5 1 3 CATEGORIA L3 MOTOCICLETAS MAYORES A 50CC

1 5 1 3 1 Moto HONDA XL-200 con motor a cuatro tiempos con 17 HP

1 5 1 3 2 Moto HONDA XLR-125 con motor a cuatro tiempos con 12.5 HP

1 5 1 3 3 Moto HONDA CG-125 ES con motor a cuatro tiempos con 12.5 HP

1 5 1 3 4 Moto HONDA CG-125 KS con motor a cuatro tiempos con 12.5 HP

1 5 1 3 5 Moto HONDA PASSION con motor a cuatro tiempos con 7.5 H.P

1 5 1 3 6 Moto HONDA SPLENDOR con motor a cuatro tiempos con 7.2 H.P

1 5 1 3 7 Moto HONDA CBZ-160 con motor a cuatro tiempos con 12.8 H.P

1 5 1 3 8 Moto HONDA BIS KS con motor a cuatro tiempos con 7.6 H.P

1 5 1 3 9 Moto HONDA BIZ ES con motor a cuatro tiempos con 7.6 H.P

1 5 1 3 10 Moto HONDA C-90 con motor a cuatro tiempos con 7.2 H.P

1 5 1 3 11 Moto SUZUKI TURISMO/ENDURO con motor a cuatro tiempos con 4HP

2.4.2. Registro Único de Precios de Referencia: RUPR

Es la base de datos que guarda los precios de referencia, registrados por los

diferentes proveedores, que están en capacidad de ofrecer bienes, servicios y

contratos de obra.

A la administración pública y a los particulares o entidades que manejan

recursos públicos.

2.4.2.1 Inscripción en el RUPR:

Tendrá vigencia de un año

Los proponentes podrán solicitar actualización, modificación o cancelación

de los precios registrados, cada vez que lo estime conveniente.

Los precios registrados que no se actualicen o modifiquen en el término de un

(1) año, contados a partir de la fecha de inscripción o de su última

actualización, carecerán de vigencia y en consecuencia no serán certificados.

EXIGENCIA DELCERTIFICADO

DE REGISTRO PROVEERORES

SMMLV PARA EL 2009

$496.900.00MENOR CUANTIA EJERCITO

1000 SMMLV 10% 100 SMMLV

La Exigencia del Certificado de Registro a los Proveedores, debe

Entenderse OBLIGATORIA sólo para aquellos procesos contractuales

Cuyo valor sea igual o superior al 10% de la menor cuantía de la

Entidad. Para el caso del Ejército Nacional sólo en contratos que

Superen los $49.690.00.00 Para la vigencia 2009.

EL PROCESO ES DE OBLITARIO CUMPLIMIENTO PARA ENTIDADES,

QUE SE RIGEN BAJO LALEY 80/1993 y LEY 1150 /07, EL

NUMERO DE CERTIFICADO

2.4.2.1.1 Precio de Referencia:

Precio registrado en el sice con las siguientes condiciones:

• Precio por unidad

• IVA incluido

• Localización geográfica de entrega

2.4.2.1.2 Precio Indicativo:

El precio indicativo es un requisito y consulta obligatoria previo a la

adjudicación.

El precio indicativo es una referencia para contratar, no es el precio al que se

debe contratar.

PANTALLAZO EJEMPLO CONSULTA PRECIOS DE REFERENCIA

Y PRECIOS INDICATIVOS

2.5 Plan de Compras:

Se entiende como plan de compras ante el sice, como plan de adquisiciones de

bienes, servicios y obra pública de las entidades y particulares que manejan

recursos públicos, independientemente del rubro presupuestal que se afecte ya

sea de funcionamiento o de inversión.

SERA OBLIGATORIA EN EL SEGUNDO

NIVEL DE DESAGREGACIÓN DEL CUBS

QUE CORRESPONDE A NIVEL CLASE

CONTINUARÁ SIENDO OBLIGATORIA

EN EL TERCER NIVEL DE

DESAGREGACIÓN DEL CUBS QUE

CORRESPONDE A NIVEL SUBCLASE

OBRA

PÚBLICA

BIENES Y

SERVICIOS

2.6 Registro de Contratos:

La obligación de registro de contratos deberá entenderse para la totalidad de los

contratos legalizados por la entidad y deberá cumplirse dentro de los primeros

cinco días hábiles del mes siguiente de que se perfeccionen, sin importar su

monto.

Solo están obligados al cumplimiento de las normas sice, los contratos, en los

cuales todos los servicios y obras públicas que lo componen estén codificados en

su totalidad.

Para el caso de contratos de bienes no aplica la excepción del art. 18 del decreto

3512. en el caso en que un contrato esté compuesto por bienes, servicios y obra

pública, estarán obligados cuando todos estén codificados.

2.6.1. Control de Alarmas:

El sistema registra o reporta alarmas, cuando:

• Compras fuera del umbral

• No existe código CUBS

• Desfase en el sector

• Consulta obligada no realizada del precio indicativo

• Valor contrato adicional mayor 50% valor contrato principal..

• Proveedor no está registrado en sice

• El número del certificado de registro de referencia no existe en el sistema

• Ordenador contrato principal y adicional no esta registrado en el sistema.

• precio registrado está vencido.

2.7 Excepciones temporales al SICE:

EL ACUERDO NO. 004 DE 2005 ART. 4: Exceptúa de manera Temporal de las

obligaciones frente al SICE, los procesos Contractuales con las siguientes

características:

• Adquisición de Bienes y Servicios Cuyos precios son regulados por el

Gobierno (Gasolina – Servicios Públicos)

• Adquisición de Servicios y Obra Pública no codificados en el CUBS

• Bienes y Servicios para la Defensa Nacional (Incluye Gastos Reservados)

• Compraventa y Servicio de Arrendamiento De Bienes Inmuebles

• Procesos Contractuales para la Adquisición De Animales Vivos.

• Procesos Contractuales para la Adquisición de Repuestos

PANTALLAZO INSTRUCTIVO PARA INGRESAR AL SICE

Conclusión

El llevar a cabo la administración de los recursos del Estado, es una tarea

sumamente agotadora e importante para su buen funcionamiento y

desarrollo. Una de las herramientas con mayor potencial para lograr obtener

fuertes bases en las empresas es el uso adecuado de los Software

relacionados con la Contratación Administrativa. Es por esto que el uso de

estos sistemas aportan un apoyo significativo.

Estos Software son un recurso vital para toda organización, y el buen manejo

de ésta puede significar la diferencia entre el éxito o el fracaso para todos los

proyectos que se emprendan dentro de una institución que busca el

crecimiento y el bienestar general de los ciudadanos.

BIBLIOGRAFIAS

CUBILLOS MUNCA, Jose Miguel, Informática III, Escuela Superior de

Administración Publica.

https://www.contratos.gov.co/consultas/inicioConsulta

http://www.sice.com