Sterowanie zakresem danych Excel 2003

www.cojot.pl str. 1

Sposoby sterowania prezentacją danych na wykresach

Prezentacja dużych zakresów danych stanowi wyzwanie. Zwykle dane na wykresach są nieczytelne, słupki zlewają się, a linie pokrywają się. Chcę Ci przedstawić prosty sposób prezentacji pojedynczej serii danych. Dodatkową funkcjonalnością będzie możliwość zmiany serii danych oraz prezentowanego zakresu.

Przykład takiego rozwiązania pokazany jest poniżej. Oczywiście, jest to tylko przykład, który ma pokazać ogólną zasadę tworzenia tego typu rozwiązań. Zastosowanie tego w praktyce, zależy tylko od Twojej pomysłowości.

Artykuł będzie składał się z kilku części, w których pokażę poszczególne etapy tworzenia takiego rozwiązania oraz wyjaśnię, czasami ukryte szczegóły.

1. Funkcja PRZESUNIĘCIE.

Funkcja PRZESUNIĘCIE daje w wyniku zawartość komórki lub zakresu komórek

określonego parametrami funkcji. Funkcja ma trzy obowiązkowe parametry oraz dwa opcjonalne (nie wymagające podania).

Pierwszym parametrem jest Odwołanie, które określa punkt odniesienia, względem którego wyznaczany jest zakres komórek wynikowych. Parametr musi być adresem komórki, czyli jest po prostu konkretnym miejscem w arkuszu, od którego będziemy się przesuwać.

Kolejne dwa parametry określają o ile komórek w dół i o ile komórek w prawo powinniśmy się przesunąć względem komórki podanej w Odwołaniu, aby stanąć w lewym górnym rogu zakresu wynikowego, czyli zakresu danych, o który nam chodzi. Parametry mogą być liczbami lub adresami. Przesunięcie o 0 wierszy oznacza, że zakres wynikowy zaczyna się w tym samym wierszu, w którym znajduje się Odwołanie.

Sterowanie zakresem danych Excel 2003

www.cojot.pl str. 2

Kolejne dwa parametry, Wysokość i Szerokość, określają wielkość zakresu wynikowego, czy wysokość i szerokość tablicy danych jaką otrzymamy jako wynik. Są to parametry opcjonalne. Jeżeli je pominiesz, Excel przyjmie, że obydwa mają wartość 1, czyli po prostu otrzymasz w wyniku jedną komórkę arkusza. Podobnie jak w przypadku poprzednich dwóch, mogą być wartością lub adresem komórki w której znajduje się ta wartość.

Kreator do wprowadzenia tej funkcji wygląda następująco:

Funkcję PRZESUNIĘCIE wykorzystuje się najczęściej jako argument funkcji agregującej, na przykład SUMA lub ŚREDNIA.

Sterowanie zakresem danych Excel 2003

www.cojot.pl str. 3

W podanym przykładzie odwołaniem jest komórka A3, względem której przesunięty

jest o jeden wiersz i jedną kolumnę zakres sumowany. Zakres jest wysokości dwóch wierszy i szerokości trzech kolumn. Wynikiem jest suma komórek zaznaczonych obramowaniem.

2. Definiowanie nazw w arkuszu.

Nazwa jest zmienną, do której możemy przypisać stałą wartość lub funkcję. Zwykle ma to na celu łatwiejsze zrozumienie zapisanych formuł, chociaż osobiście wolę jak wiem z jakiej komórki pobierane są dane.

My wykorzystamy nazwy do przypisania do nich zmiennych zakresów funkcji PRZESUNIĘCIE.

Nazwę definiuje się wybierając z menu Wstaw/Nazwa/Definiuj…

Po otwarciu uzyskamy okno dialogowe, w które wpiszę wcześniej stworzoną funkcję. W pole (okno) Nazwy w skoroszycie wpisujemy nazwę, a Odwołuje się do: funkcję, którą stworzyliśmy. Pamiętać trzeba o dwóch rzeczach: znaku równa się przed funkcją oraz, o tym żeby przed adresami komórek wpisana była nazwa arkusza.

Sterowanie zakresem danych Excel 2003

www.cojot.pl str. 4

W efekcie możemy uzyskać następującą funkcję:

3. Obsługa paska przewijania

Excel posiada kilka elementów pozwalających sterować zachowaniem arkusza. Są one umiejscowione na pasku narzędzi Formatowanie. Żeby uzyskać do niego dostęp kliknij prawym przyciskiem na wolne miejsce przy paskach narzędzi. Otworzy się lista dostępnych pasków. Wybierz z niej Formularze.

Sterowanie zakresem danych Excel 2003

www.cojot.pl str. 5

Z paska narzędzi wybierz pasek przewijania i narysuj prostokąt w miejscu w którym chcesz mieć pasek.

Klikając na niego prawym przyciskiem otwórz menu i naciśnij Formatuj Formant.

Sterowanie zakresem danych Excel 2003

www.cojot.pl str. 6

W zakładce Format znajdują się wszystkie niezbędne parametry do dostosowania paska przewijania.

Wartość bieżąca określa pozycję suwaka na pasku. Mieści się ona w zakresie od wartości minimalnej do wartości maksymalnej. Jej wartość zmienia się wraz z przesunięciem suwaka.

Wartość minimalna ogranicza wartość, która jest pokazywana po ustawieniu w pozycji skrajnie lewej - w przypadku poziomego paska lub górnej - w przypadku paska pionowego. Analogicznie, Wartość maksymalna ogranicza pozycję skrajnie prawa lub dolną.

Zmiana przyrostowa określa o ile zmienia się wartość bieżąca kiedy naciśniesz strzałkę na jednym z końców paska przewijania. Natomiast Zmiana strony określa wartość o jaką zmieni się Wartość bieżąca w przypadku kliknięcia na sam pasek.

W ostatniej pozycji Łącze komórki wpisany musi być adres komórki w której pojawiać się będzie pozycja suwaka czyli Wartość bieżąca.

Aby to przećwiczyć, zmień parametry paska przewijania i podaj adres komórki w której pojawiać się będzie pozycja paska. Zmień pozycję paska i zobacz jak mienia się wartość w komórce.

4. Budowanie wykresu z paskami przewijania Zbuduj przykładową tabelę z danymi zawierającą pięć parametrów z danymi

miesięcznymi. Możesz skorzystać z mojego wzoru.

Na podstawie tych danych zbuduj wykres liniowy obejmujący swoim zakresem

pierwszy wiersz z danymi za okres styczeń – maj.

Sterowanie zakresem danych Excel 2003

www.cojot.pl str. 7

Do wykresu dołącz dwa paski przewijania.

Poziomy pasek przewijania będzie służył do zmiany zakresu miesięcy a pionowy do zmiany wyświetlanego parametru.

Sformatuj następnie paski przewijania. W obydwu paskach wartość bieżącą oraz wartość minimalną ustaw na 1. Dla pionowego paska przewijania wartość maksymalną ustaw na 5 = liczba parametrów. Dla poziomego ustaw 8 = 12 okresów minus 5 prezentowanych okresów plus 1. Łącze do komórki dla paska poziomego ustaw na P2 a dla pionowego na Q2.

Każdy wykres z jedną osią Y ma trzy obszary: zakres dla osi X, nazwa serii oraz zakres danych. Zdefiniuj teraz trzy nazwy:

Os_X - =PRZESUNIĘCIE(Arkusz1!$A$1;0;Arkusz1!$P$2;1;5)

Sterowanie zakresem danych Excel 2003

www.cojot.pl str. 8

(Idź od komórki A1 o 0 komórek w dół i o 1 komórkę w prawo i weź zakres danych wysoki na 1 i długi na 5 komórek – w wyniku otrzymasz nazwy miesięcy od stycznia do maja włącznie)

Seria - =PRZESUNIĘCIE(Arkusz1!$A$1;Arkusz1!$Q$2;0;1;1) (Idź od komórki A1 o 1 komórkę w dół i o 0 komórek w prawo i weź zakres danych o wysoki na 1 i długi na 1

komórkę – w wyniku otrzymasz nazwę pierwszej serii, czyli „Poz 1”) Dane - =PRZESUNIĘCIE(Arkusz1!$A$1;Arkusz1!$Q$2;Arkusz1!$P$2;1;5)

(Idź od komórki A1 o 1 komórkę w dół i o 1 komórkę w prawo i weź zakres danych wysoki na 1 i długi na 5 komórek – w wyniku otrzymasz zakres danych od stycznia do maja włącznie dla „Poz 1”)

Os_X daje w wyniku zakres nazw prezentowanych danych. Jest uzależniona od położenia poziomego paska przewijania (dane z komórki P2) oraz jest szeroka na 5 komórek i wysoka na 1.

Seria pokazuje nazwę aktualnie wyświetlanego wskaźnika. Zakres ten jest sterowany położeniem pionowego paska przewijania (dane z komórki Q2). Jako wynik prezentowana jest jedna komórka.

Dane dają w wyniku fragment danych uzależniony od położenia pionowego (wskaźnik) oraz poziomego (miesiąc) paska przewijania. W wyniku otrzymujemy zawsze zakres szeroki na 5 komórek i wysoki na 1.

Zdefiniowane nazwy należy przypisać do odpowiednich pozycji w danych źródłowych wykresu.

Do pola Nazwa przypisz nazwę Seria.

Do pola Wartości przypisz nazwę Dane.

Sterowanie zakresem danych Excel 2003

www.cojot.pl str. 9

Do pola Etykiety osi kategorii przypisz nazwę Os_X.

Pamiętaj, przypisując nazwy do odpowiednich pól musisz poprzedzić je nazwą pliku łącznie z rozszerzeniem, ujętą w apostrofach a następnie wykrzyknikiem.

Po zatwierdzeniu wszystkich zmian przyciskiem OK, możesz spróbować zmienić

zawartość wykresu.

Miłej pracy.