BAHASA INDONESIA

SURAT NIAGASURAT NIAGA

Surat niaga:surat yang dikeluarkan oleh badan–badan atau perusahaan–perusahaan dalam rangka menjalankan usahanya.

Surat niaga yang akan kita bahas :1. Surat Penawaran2. Surat Permintaan Penawaran3. Surat Pesanan4. Surat Pengaduan

1. SURAT PENAWARANSurat penawaran (barang / jasa):

Surat yang berisi informasi keadaan suatu barang/ jasa yang hendak dijual kepada calon pihak yang dikirimi surat (calon pembeli/ pengguna jasa).

Surat penawaran harus disusun dengan teliti dan dapat menarik perhatian pembaca. Kepada pihak yang dikirimi surat harus ditunjukkan keunggulan kualitas barang yang ditawarkan.

Hal - hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat penawaran:

a. nama/ jenis barang yang ditawarkanb. kualitas, merk barangc. jumlah barang yang ditawarkand. harga satuane. potongan harga yang diberikanf. syarat pembayarang. cara pengiriman

PT PUSTAKA WIDYAJalan Pelajar 10 AYogyakarta 55197

Nomor : 45/ PB/ PW/ IV - 03 Yogyakarta 1 April 2003

Lampiran : 2 ( dua) lembarHal : Penawaran Buku

Yth . Saudara Pemilik Toko Buku Cerdas Abadi Jalan Ki Hajar Dewantara no. 25 Surabaya

CONTOH SURAT PENAWARAN

Dengan Hormat,

Menyongsong peringatan Hari Pendidikan Nasioanal 2003 dan diberlakukannya Kurikulum Berbasis Kompetensi, kami penerbit buku-buku pelajaran untuk SD sampai dengan perguruan tinggi, mengajak Saudara bekerja sama berpartisipasi mencerdaskan kehidupan bangsa.

Buku–buku kami telah mendapat pengesahan dari Dirjen Dikdasmen Depdiknas, sebagai buku pelengkap disamping buku teks wajib yang telah diterbitkan oleh pemerintah.

Semoga Saudara berkeinginan meningkatkan kualitas pendidikan. Untuk itu kami lampirkan sebuah daftar buku dan sebuah blangko surat pesanan.

Kami juga memberikan diskon menarik dengan persentase tinggi kepada toko pengecer dengan ketentuan :- Pembayaran tunai diskon 40 %- Pembayaran maksimal 2 bulan diskon 35 %- Pembayaran maksimal 4 bulan diskon 30 %

Pesananan Saudara sangat kami tunggu. Terima kasih. Hormat kami,Kabid Pemasaran

A. Latief

2. SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

Surat yang dikirimkan kepada penjual oleh calon pembeli dengan maksud meminta informasi mengenai harga dan keadaan barang, serta persyaratan mengenai jual-beli barang.

Surat ini biasanya dibuat karena calon pembeli belum banyak mengenal suatu produk, baik jenisnya maupun harganya. Mungkin juga karena ada perubahan harga dan jenis produk.

Agar calon pembeli memperoleh jawaban yang memuaskan dari penjual, maka surat ini perlu berisi pertanyaan mengenai :

a. nama / jenis barangb. harga satuanc. potongan hargad. cara dan syarat pembayarane. cara pengiriman

Bogor, 31 Januari 2003

Yth, Direktur PT Jati Murni di Solo Dengan hormat, Kami akan sangat gembira jika

Saudara dapat memberikan penjelasan mengenai jenis-jenis dan harga perabot rumah tangga produksi Jati Murni.

CONTOH SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

Jika ada kesesuaian harga, kami akan memesan dalam jumlah besar.

Informasi secepatnya sangat kami harapkan. Terima kasih.

Hormat kami,

Sabrina

3. SURAT PESANAN

Surat pesanan merupakan surat dari pembeli yang dikirim kepada penjual yang berisi pesanan untuk membeli sejumlah barang atau memesan suatu jasa tertentu.

Pada dasarnya penyusunan surat jenis ini cukup singkat, padat, tetapi jelas sehingga tidak menimbulkan keraguan pada diri si penjual.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat pesanan:

a. Menyebutkan surat pemesanan, berdasarkan surat penawaran atau iklan dan sebagainya.

b. Menyebutkan jenis dan jumlah pesanan, jika perlu dibuat dalam bentuk daftar agar mudah melayani dan mengeceknya.

c. Menyebutkan cara pengiriman yang dikehendaki.

d. Menyebutkan cara pembayaran.e. Menyebutkan waktu pengiriman yang

dikehendaki.f. Menyebutkan cara pengepakan.

Bogor, 2 Maret 2005

Yth, Direktur PT Jati Murni di SoloDengan hormat,

Kami sangat bergembira menerima informasi tentang jenis-jenis dan harga perabot rumah tangga produksi Saudara.

CONTOH SURAT PESANAN

Untuk itu kami mohon dikirimi perabot rumah

tangga sesuai dengan kode nomor :No. 15 sebanyak 7 buahNo. 17 sebanyak 8 buahNo. 25 sebanyak 10 buah

Harga sesuai penawaran, begitu pula cara pembayarannya.

Terima kasih atas kepercayaan terhadap pelanggan lama.

Hormat kami,Sabrina

4. SURAT PENGADUAN (KLAIM)

Surat pemberitahuan dari pemesan/ pembeli kepada penjual, karena barang-barang yang diterimanya tidak sesuai dengan pesanan.

Surat pengaduan dibuat karena : jumlah/ mutu barang tidak sesuai, kerusakan, keterlambatan, atau pengingkaran isi perjanjian

Seseorang menulis surat pengaduan di antaranya untuk: a. Menyelesaikan proses jual beli agar

memuaskan kedua belah pihakb. Meningkatkan hubungan baik yang sudah

dibina agar tidak sampai putus karena kesalahan yang tidak disengaja.

c. Mengingatkan penjual agar memberikan pelayanan yang memuaskan karena pembeli adalah raja, sehingga pelayanan yang baik akan mendatangkan pelanggan yang setia.

d. Meminta informasi atau keterangan kepada penjual, harus kepada siapa dirinya menuntut ganti rugi jika kesalahan bukan pada pihak penjual.

Alternatif penyelesaian pengaduan di antaranya :

a. Meminta potongan harga, jika pengaduan disebabkan oleh kesalahan dalam pengiriman barang.

b. Meminta pergantian barang, jika tidak mungkin untuk menjualnya karena rusak atau kesalahan mutu barang pesanan.

c. Meminta pengiriman barang yang kurang jika memang jumlah yang dikirim kurang.

d. Meminta pengganti kerugian berupa uang, jika barangnya tidak diganti.

Untuk menyusun surat pengaduan, sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut ini :

a. Hubungkan dengan nomor dan tanggal surat pesanan.

b. Ungkapkan dengan bahasa yang sopan meskipun Anda merasa tidak puas.

c. Sebutkan jenis dan jumlah barang yang Anda adukan.

d. Jelaskan sebab-sebab atau alasan-alasan yang logis tentang pengaduan tersebut dengan bukti yang nyata.

e. Jelaskan penyelesaian pengaduan yang Anda kehendaki dengan tidak merugiksn kedua belah pihak

TOKO BUMI ASIHJalan MT. Haryono 53

Surabaya

Surabaya, 14 Agustus 2003

Nomor : 71/ BA/ VII – 03Hal : Pengaduan Kualitas Barang

Yth . Pimpinan UD TANI MAKMUR Jalan H. Samanhudi 36 Sidoarjo

CONTOH SURAT PENGADUAN

Dengan Hormat,

Kiriman saudara berupa 89 ton kedelai telah kami terima pada tanggal 12 Agustus 2003. Hal ini berarti lebih cepat dari permintaan kami. Oleh karena itu kami ucapkan terima kasih.

Perlu kami sampaikan bahwa setelah kami cek ada 20 karung kedelai yang mutunya tidak sesuai dengan pesanan. Daripada 20 karung tersebut kami kembalikan, kami mohon potongan harga sebesar 20 %.

Jika saudara tidak setuju dengan potongan harga, silakan mengirim utusan untuk mengeceknya dan sekalian mohon dibawakan penggantinya.

Atas perhatian dan kebijakan Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Boy WijayaPemilik Toko