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Curso Practico de tecniscas administrativas
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TÉNICAS DE ADMINISTRACIÓNTÉNICAS DE ADMINISTRACIÓN
MÓDULO IIMÓDULO II
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
ORGANIZARFacilitador:Facilitador:
Lic. Yeigar GuzmánLic. Yeigar Guzmán
Al finalizar el módulo el alumno estará en capacidad de :
• Definir e interpretar una estructura organizativa• Identificar en que consiste la función de organizar desde el punto de vista
administrativo• Comprender lo que representa una estructura administrativa• Identificar niveles jerárquicos de una organización• Identificar los diferentes tipos de organigramas• Entender lo que es una departamentalización• Identificar y conocer lo que es un procedimiento• Aplicar técnicas sencillas para organizar• Identifica y entender la importancia de un manual Organizativo y cada una de
las partes que lo componen
OBJETIVOS DEL MÓDULO
Significa saber ¿Quien? va a realizar las tareas, implica diseñar el organigrama para establecer los niveles
jerárquicos, definir las responsabilidades y obligaciones de cada uno de los miembros. También
responde al ¿Cómo? se van a realizar las tareas, estableciendo para ello procedimientos y líneas de comunicación. Finalmente establecer ¿Cuándo? se
van a realizar esas tareas a través del diseño de estrategias y objetivos que guíen con secuencia un
plan de trabajo.
ORGANIZAR
• Identificar y clasificar las actividades que tienen que realizarse en un momento dado
• Agrupar todas las actividades para establecer un plan de acción
• Designar autoridad a cada grupo de actividades a efector de poder supervisar y tomar decisiones
• Coordinar vertical y horizontalmente la estructura resultante de toda esta organización (Estructura Organizativa)
EN QUÉ CONSISTE LA FUNCIÓN DE ORGANIZAR
Representa la división de funciones, los niveles de autoridad y las líneas de responsabilidad que conforman la empresa; en ella se incluyen jefes de cada grupo, empleados, trabajadores, además de las relaciones que existen entre los diversos puestos, tomando en cuenta cada departamento o sección. Cumple con la finalidad de presentar el papel o rol de cada miembro.
QUÉ ES UNA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
QUÉ SON LOS NIVELES JERÁRQUICOS
Indican la autoridad de los diferentes niveles estructurales de una organización, se representa a través de un organigrama y se describen en los manuales de la empresa (M. Organizacional, M de Procedimientos, etc.). Supone las distintas posiciones de cada integrante y el grado de responsabilidad que éste tiene y su función. La jerarquía se basa en una serie de requisitos que hay que cumplir como por ejemplo las capacidades, el nivel de instrucción y la función que se cumple dentro de la empresa.
• Representa intencionalmente los roles de cada persona y su grado de subordinación
• Permite que cada individuo se aboque al logro de los objetivos
• Agrupa socialmente a todos los miembros con el propósito de establecer reglas
• Divide el trabajo en tareas y áreas de funcionamiento• Coordina las áreas de mando y los niveles de
comunicación
IMPORTACIA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
QUÉ ES UN ORGANIGRAMA
Es un instrumento utilizado por las ciencias administrativas para describir de manera sintética la estructura organizativa, las principales funciones y diferentes niveles de comunicación existentes dentro de un sistema social organizado o empresa. Incluye las principales funciones, las relaciones, los canales de supervisión y autoridad; forma parte del manual organizativo de la empresa y constituye una expresión gráfica de los diferentes niveles que la componen.
• Según su ámbito:– Generales: Representan toda la estructura de la Organización y sus funciones– Específicos o Departamentales: Representan una unidad funcional o
departamento• Según su contenido:
– Integrales: Representan tanto funciones como unidades, son sinónimos de los generales
– Funcionales: Representan las funciones que tienen asignadas cada unidad– De puesto: Indican el número de plazas y puestos que integran la empresa
• Según su disposición gráfica:– Verticales: Representa las unidades funcionales ramificadas desde arriba hacia
abajo– Horizontales: Representan las unidades funcionales desplegadas de izquierda a
derecha, colocando el nivel jerárquico superior en el extremo izquierdo– Circulares: Representan las unidades de mando en forma circular
donde la autoridad mayor se haya en el centro
TIPOS DE ORGANIGRAMA
ORGANIGRAMA GENERAL
Según instrucciones del docente elabore un organigrama que describa unidades tal y como lo muestra la figura
ORGANIGRAMA ESPECÍFICO O DEPARTAMENTAL
Según instrucciones del docente elabore un organigrama que describa unidades y divisiones tal y como lo muestra la figura
ORGANIGRAMA INTEGRAL
Según instrucciones del docente elabore un organigrama que describa unidades y departamentos tal y como lo muestra la figura
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
Según instrucciones del docente elabore un organigrama que describa unidades y funciones tal y como lo muestra la figura
ORGANIGRAMA DE PUESTOS
Según instrucciones del docente elabore un organigrama que describa unidades y cargos tal y como lo muestra la figura
ORGANIGRAMA DE VERTICAL
Según instrucciones del docente elabore un organigrama que describa cargos tal y como lo muestra la figura
ORGANIGRAMA HORIZONTAL
Según instrucciones del docente elabore un organigrama que describa cargos tal y como lo muestra la figura
ORGANIGRAMA CIRCULAR
Según instrucciones del docente elabore un organigrama que describa unidades y departamentos tal y como lo muestra la figura
QUÉ ES UNA DEPARTAMENTALIZACIÓN
Es la agrupación de actividades y personas en departamentos que permite, al menos en teoría, que las organizaciones crezcan en un grado indeterminado. Algunos tipos de departamentalización son:• Por tiempo: Toma en cuenta la prioridad de las actividades• Por Función: Toma en cuenta la secuencia de las actividades• Por Cliente: Toma en cuenta el tipo de cliente • Por Proceso: Toma en cuenta la prioridad de las funciones• Por Producto: Toma en cuenta las líneas de trabajo y las prioridades
de la demanda
QUÉ ES UN PROCEDIMIENTO
Representa el cause formal a seguir en una actuación dentro de la organización. Tiene como fin garantizar que las cosas se hagan conforme a lo que está escrito. Un procedimiento resume cada fase de un proceso y las normas que deben seguirse para realizarla .
Es un instrumento presentado en forma escrita que organiza cada tarea dentro de las diferentes fases de un proceso
• Debe presentar los medios para el cumplimiento de las tareas
• Debe ser un texto expreso que detalle cada acción• Debe contener normas y reglas que describan el
cumplimiento expreso del cómo se van hacer las cosas• Su redacción debe ser fácil de interpretar• Debe explicar el funcionamientos de herramientas si
aplica y la manera como se utilizarán los materiales
QUÉ DEBE CONTENER UN PROCEDIMIENTO
Según instrucciones del docente elabore un procedimiento que contenga los elementos mencionados
EN QUÉ CONSISTE ORGANIZAR
• Definir objetivos• Determinar que recursos• Asignar Responsabilidades• Delegar Funciones • Describir deberes • Asignar actividades• Tomar medidas para transmitir normas y reglas• Establecer canales de información• Mantener un ambiente cómodo y cordial• Tomar medidas para establecer sistemas de control
TÉCNICAS PARA ORGANIZAR
• Tener claros los objetivos, presentando a los miembros la misión y la visión de la empresa
• Tener claros los recurso, realizando un estudio del personal con que se cuenta, quienes son y a cuanto ascienden sus capacidades y talentos. Cuanto y cuantos se necesitan para realizar las actividades definiendo tareas, materiales y herramientas
• Hacer una lista de actividades, priorizando en función de la demanda y las oportunidades
• Dividir cada actividad, según el tiempo que se necesite para realizarla, la persona que puede ejecutarla y los resultados que se esperan
• Elegir al Líder o persona capas de coordinar las actividades
QUÉ ES UN MANUAL ORGANIZATIVO
Es un documento gerencial que contiene todo el sistema de organización de una empresa, en él se detalla cómo está organizada, las unidades que la integran y sus departamentos. Tiene por finalidad informar todo lo relativo a la empresa: Historia, funciones, divisiones, subordinaciones, valores, organigrama, normativas, principios, Políticas, procedimientos y los diferentes cargos y jerarquías que la constituyen con sus respectiva descripción de funciones.
ESTRUCTURA DEL MANUAL ORGANIZATIVO
• Encabezado: contiene la identificación del manual, logotipo de la empresa, nro. De paginas, fecha revisión y responsables de su elaboración
• Propósito: Describe la función del manual(normalizar, establecer pautas)• Alcance: a que va dirigido• Responsables y Responsabilidades: describe las unidades encargadas de hacer cumplir lo pautado en
el manual y sus autoridades• Condiciones Normativas: orientaciones legales, normas• Estructura Interna: contenido del manual
– Introducción– Reseña Histórica– Políticas (De calidad, De seguridad, etc.)– Misión– Visión– Valores y Objetivos– Descripción de Cargos – Organigrama
PORTADA DEL MANUAL
MANUAL ORANIZATIVO
IMPRESTO C.A.
CÓDIGO DE DCUMENTO CONTROLADO
Edición Nro. NIVELES DE APROBACIÓN
Elaborado Por: NOMBRE CARGO FIRMA
Revisado Por:
Aprobado por:
Fecha de entrada en vigor: DD/MM/AA- cancela el documento “CÓDIGO DEL DOCUMENTO”. Versión Digital- COPIA NO CONTROLADA si se imprime (Aplica sólo para documentos digitales). UA 12/08/10 (UA: Ultima Actualización)
ENCABEZADO DEL MANUAL
El código es asignado por la empresa por lo general lo preceden las siglas POE (Procedimiento Organizativo Estandarizado)
MANUAL ORGANIZATIVOImpresto C.A.
Código:Edición:RevisiónPág.
Elaborado por:Fecha:
Revisado por:Fecha:
Aprobado por:Fecha:
La edición representa las veces que se ha realizado el manual y la revisiónn las fechas en que fue consultado para actualizarlo
ESTRUCTURA DEL MANUAL
MANUAL ORGANIZATIVO
Impresto C.A.
Código: POE 001Edición: Nro. 1Revisión: 12/08/11Pág. 1 de 4
I. Introducción xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
II. Reseña Histórica de la Empresa
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
III. Políticas 1.1 Política de Calidad
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Elaborada por:Fecha:
Revisado por:Fecha:
Aprobado por:Fecha:
MANUAL ORGANIZATIVO
Impresto C.A.
Código: POE 001Edición: Nro. 1Revisión: 12/08/11Pág. 2 de 4
1.2 Política de SeguridadXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
IV. Misión
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
V. Visión
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
VI. Valores
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
VII. Objetivos
•Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx•Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx•Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Elaborada por:Fecha:
Revisado por:Fecha:
Aprobado por:Fecha:
MANUAL ORGANIZATIVOImpresto C.A.
Código: POE 001Edición: Nro. 1Revisión: 12/08/11Pág. 3 de 4
VIII. Descripción de Cargo 8. 1 Titulo del Cargo: Dierctór Departamento o División: xxxx Nivel de Reporte: xxxx Contactos Internos: xxxxx Contactos Externos: xxxx Funciones:
1. xxxxxxxxxx2. Xxxxxxxx3. Xxxxxxx4. xxxxcxx
Perfil del Cargo: 1. xxxxxxxxxx2. Xxxxxxxx3. Xxxxxxx4. xxxxcxx
8. 2 Titulo del Cargo: xxxxx Departamento o División: xxxx Nivel de Reporte: xxxx Contactos Internos: xxxxx Contactos Externos: xxxx Funciones:
1. xxxxxxxxxx2. Xxxxxxxx3. Xxxxxxx4. xxxxcxx
Perfil del Cargo: 1. xxxxxxxxxx2. Xxxxxxxx3. Xxxxxxx4. xxxxcxx
Elaborada por:Fecha:
Revisado por:Fecha:
Aprobado por:Fecha:
MANUAL ORGANIZATIVO
Impresto C.A.
Código: POE 001Edición: Nro. 1Revisión: 12/08/11Pág. 2 de 4
IX. Organigrama
Elaborada por:Fecha:
Revisado por:Fecha:
Aprobado por:Fecha:
TÉNICAS DE ADMINISTRACIÓNTÉNICAS DE ADMINISTRACIÓN
MODULO IIIMODULO III
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
DIRIGIR