Berdasarkan kepada bahan bacaan yang berkaitan dalam pengurusan, bangunkan satu

pendekatan pengurusan yang boleh digunapakai di tempat kerja anda.

Namakan pendekatan ini yang memberi impak kepada kejayaan organisasi pada masa

hadapan.

Dimensi Asas Komunikasi

Menurut Angelo Kinicki & Robert Kreitner (2008), komunikasi ialah “ the exchange of

information between a sender and a receiver, and the inference (perception) of meaning

between the individuals involved”.

Oleh itu komunikasi membawa maksud:

-satu proses perpindahan maklumat perasaan, idea dan fikiran

- proses interaksi yang penting,dan merangkumi perbuatan

menghantar maklumat dan proses pertukaran maksud supaya

menghasilkan persefahaman makna.

- contoh : komunikasi: lisan, isyarat,gerak geri, sentuhan,

gerak mata, penulisan.

Dua pihak yang terlibat dalam komunikasi ialah penghantar(Sender) iaitu individu

yang menyampaikan maklumat dan penerima (Receiver) iaitu individu yang akan menerima

maklumat.

Model ini diasaskan oleh Angelo Kinicki (2008).(Universiti Arizona).

Model ini menjelaskan tentang perhubungan diantara penghantar dan penerima maklumat.

Dalam komunikasi antara ketua unit dengan ahli, terdapat pelbagai halangan yang

menyebabkan komunikasi tidak berkesan.

• -Halangan dalam komunikasi:

• i) Halangan PERSONAL

• ii) Halangan FIZIKAL

• iii) Halangan Semantic

Halangan terletak setiap fasa proses komunikasi antara penghantar dan penerima

maklumat.

Halangan-halangan Personal

1. Keupayaan untuk menghasilkan komunikasi yang berkesan.

2. Cara manusia melalui prose dan interpretasi(mentafsirkan) maklumat.

3. Aras Kepercayaan Interpersonal diantara individu.

4. Stereo-type dan prejudis

5. Skil kemahiran mendengar yang lemah.

6. Ego.

7. Kemampuan semulajadi untuk menilai (evaluate) atau membuat keputusan (judge)

daripada penghantar maklumat.

8. Keupayaan mendengar dan memahami maklumat yang diterima

Halangan Fizikal

1. Wujud jarak komunikasi antara pekerja.

2. Zone masa (time zone).

3. Halangan kerja dan persekitaran kerja

4. Kualiti media perhubungan yang tidak berkeadaan baik semasa perhubungan

Halangan SEMANTIC

• Jargon dan Acronyms.

i) Jargon:

-Istilah yang sama digunakan dalam kumpulan tertentu tetapi membawa

maksud yang berbeza dalam kumpulan yang berbeza.

ii) acronyms: singkatan bagi sesuatu konsep atau pernyataan yang sukar

difahami.

Dalam komunikasi , terdapat 2 unsur penting iaitu penghantar dan juga penerima.

Komunikasi adalah satu proses perpindahan maklumat, perasaan, idea, dan fikiran seseorang

individu kepada individu atau sekumpulan individu yang lain. Ia merupakan proses interaksi

yang penting dan merangkumi kedua-dua perbuatan menghantar maklumat dan proses untuk

bertukar-tukar maksud supaya dapat menghasilkan pemahaman. Komunikasi boleh

mengambil bentuk, baik secara lisan mahupun tidak, misalnya bahasa gerak-geri, bahasa

isyarat, sentuhan, hubungan mata, dan penulisan.

Menurut Angelo Kinicki et all (2008), komunikasi adalah pertukaran maklumat antara

penghantar dan juga penerima dan juga inferens (persepsi) terhadap maksud antara individu

yang terlibat. Terdapat 2 pihak penting yang terlibat dalam komunikasi iaitu penghantar dan

dan penerima. Penghantar menyampaikan maklumat untuk disampaikan kepada penerima.

Terdapat 7 fasa halangan dalam komunikasi menurut Angelo Kinicki ( 2008 ) iaitu halangan

penghantar , halangan pengekodan, halangan mesej, halangan media (medium perantaraan),

halangan penyahkod, halangan penerima dan halangan maklumbalas.

Isu-isu berkaitan pengurusan di sekolah sering berlaku di sekolah menengah

vokasional. Isu yang berlaku adalah isu komunikasi. Komunikasi di sekolah wujud antara

pelajar dengan pelajar, guru dengan pelajar, guru dengan guru, guru dengan staf sokongan,

guru dengan pihak atasan dan sebagainya. Permasalahan mengenai komunikasi ini mestilah

diselesaikan dengan cara yang paling berhikmah supaya setiap ,aklumat yang disalurkan boleh

member manfaat kepada semua pihak yang terlibat . Dalam pengurusan seharian, setiap

individu dalam organisasi akan berkomunikasi antara satu sama lain untuk mencapai matlamat

khusus dalam organisasi masing-masing.

MODEL KOMUNIKASI YANG DICADANGKAN

( TEORI COWAY )

Encodes ideas or thoughts

Creates meaning

Create message

Decodes message

Create message

Create message

Create meaning

Encoded response/fedback

NOISE

MEDIUM / CHANNEL

MEDIUM / CHANNEL

FILTER FILTER

DecodeBox

DecodeBox

Dalam proses komunikasi yang sedia ada, wujudnya halangan pada setiap fasa dalam

proses komunikasi antara penghantar dan juga penerima. Semua halangan ini perlu diatasi

dengan sebaik mungkin bagi mengelakkan sebarang masalah dalam pengurusan. Oleh yang

demikian, bagi melancarkan urusan komunikasi perlu ada perubahan dalam model komunkasi

sedia ada.

Untuk pihak penerima dan juga penghantar, perlu ada satu medium tambahan iaitu

filter ataupun penapis. Analoginya di sini, jika proses untuk mendapatkan air yang bersih,

perlu ada sistem penapis air di rumah. Penapis ini akan menapis segala kekotoran dan juga

bendasing di dalam paip sebelum air tersebut diminum oleh pengguna. Selain itu kami

mewujudkan satu Decode Box sebagai maklumat iringan atau sebagai amplifier kepada

kapasiti maklumat yang berkurangan megikut aritmetik sepanjang proses komunikasi berlaku.

Selain itu kami juga menambah aspek medium kepada Medium / Channel iaitu bersesuaian

dengan era digital hari ini. COWAY membawa maksud Communication in the right Way.

COWAY juga ialah satu jenama terkemuka yang mengeluarkan produk filter air.

Justeru itu, dengan adanya konsep filter ini, segala maklumat yang dihantar oleh

penerima dan juga penghantar juga perlu ditapis dan diselidiki terlebih dahulu sebelum

digunapakai. Ini bertepatan dengan salah satu ciri seorang pengurus iaitu pengurus sebagai

pengawas untuk menapis segala maklumat sebelum menyebarkan maklumat tersebut.

Maklumat yang ditapis ini akan dienkod oleh penghantar maklumat iaitu memikirkan kaedah

penghantaran maklumat yang sesuai supaya penerima sasaran boleh menyahkod maklumat

tadi dengan betul.

Antara kaedah penghantaran maklumat yang dicadangkan ialah memo atau kertas

arahan kerja bagi sasaran kumpulan kecil. Ini bermakna maklumat yang hendak disampaikan

adalah terus kepada individu yang sepatutnya menerima maklumat tersebut. Kertas arahan

kerja dan memo ini adalah lebih rasmi dan kenyataan bertulis ini direkodkan siapa penghantar,

dan ditandatangani oleh penerima. Berbeza dengan apa yang berlaku sekarang pengetua yang

suka menggunakan kaedah intercom ataupun perjumpaan guru yang melibatkan kumpulan

besar tetapi maklumat atau teguran hanya untuk kumpulan tertentu atau individu tertentu.

Keadaan sebegini akan menimbulkan spekulasi ataupun rasa tidak puas hati di kalangan guru-

guru lain yang terpaksa mendengar teguran atau meklumat yang tiada kaitan dengan mereka.

Seterusnya akan menimbulkan satu halangan lain yang dikatakan sebagai krisis dan konflik

tampat kerja.

Halangan-halangan personal berlaku di dalam penghantar dan juga penerima. Di

peringkat inilah filter ataupun penapis ini akan berfungsi.

Menurut pendekatan Teori Coway (2012), untuk menghantar maklumat yang tepat,

kaedah pelaksanaan antara penghantar dan penerima mestilah bersesuaian. Dokumen yang

dihantar oleh penghantar mestilah dokumen rasmi seperti memo dan mempunyai maksud dan

tujuan yang jelas. Penggunaan bahasa dalam penghantaran maklumat tersebut mestilah jelas,

padat dan tepat serta mengandungi unsur yang difahami oleh penerima. Selain itu juga, setiap

maklumat yang melibatkan langkah prosedur mestilah mempunyai Prosedur Amalan Standard

(SOP). Sebagai penerima maklumat juga, mestilah sentiasa bersedia untuk menerima arahan

dan melaksanakan arahan.

Selain daripada itu, mesej yang disampaikan mestilah tidak mempunyai agenda

tersembunyi dan mempunyai unsur berlapik yang mempunyai arahan yang tidak jelas.

Pengetahuan dalam sesuatu perkara juga sangat penting untuk diketahui oleh penerima supaya

maklumat yang diterima dan diaplikasikan sepenuhnya. Mesej yang mempunyai agenda

tersembunyi akan menimbulkan konflik dalam pengurusan organisasi. Penghantar mestilah

mengenalpasti media yang betul untuk menghantar maklumat kepada penerima.

Pada rajah modul komunikasi ini, decode box ini berfungsi untuk memberi kefahaman

yang menyeluruh jika adanya maklumat yang tertinggal apabila adanya sesuatu mesej dihantar

dan diterima oleh seseorang individu. Contoh aplikasi decode box ini adalah seperti memo

bertulis, penyediaan kotak pigeon hole, sistem pesanan ringkas, system SMS berpusat dan

sebagainya. Situasi ini biasa berlaku apabila sesorang individu ketinggalan sesuatu maklumat

penting sama ada kerana individu tersebut tiada di sekolah ataupun individu tersebut ada

sikap suka tidak ambil tahu apa disampaikan oleh individu lain.

Halangan personal boleh dikurangkan dengan menggunakan kaedah mesra iaitu

antaranya faham keadaan penerima dan bercakap dalam keadaan hormat, jujur pada diri

sendiri, sentiasa bersedia dan anggap kerja sebagai ibadah, wujudkan suasana mesra supaya

tidak ada rasa ego dan prejudis, mengawal tingkah laku kesopanan serta kehalusan budi, dan

sentiasa melontarkan senyuman, elak perkataan yang menyinggung perasaan serta sentiasa

insaf dan berfikiran terbuka. Setiap arahan dari pengetua juga perlu ada keselarasan perintah

iaitu memberi arahan berdasarkan spesifikasi kerja kepada individu yang sepatutnya. Antara

lain teori ini juga mencadangkan dari aspek body language, individu perlu mengurangkan

memek muka, menghadkan pertentangan mata, mengurangkan pergerakan tangan sebagai

tanda kesopanan, menjaga perawakan iaitu memekai pakaian yang sesuai dengan imej

professional dan gerak geri sebagai petunjuk ketenangan. Bermakna di sini filter itu juga perlu

wujud dari dalaman setiap individu.

Selain itu pengetua juga perlu membina Dasar Pintu Terbuka ataupun Hari

Bertemu Pelanggan. Dasar Pintu Terbuka bermakna pengetua boleh ditemui bila-bila masa

dan memberi respon kepada pekerja. Setiap pergerakan pengetua perlu ditunjukkan dan

nyatakan sekali bila beliau akan hadir semula di tempat kerja. Manakala Hari Bertemu

Pelanggan yang kami cadangkan ialah pengetua menjadikan satu-satu hari tertentu sebagai

hari untuk urusan bertemu pekerja untuk apa-apa urusan contohnya membudayakan hari

Selasa dan Khamis sebagai Hari Bertemu Pelanggan.

Sebagai seorang individu yang menerima maklumat, setelah maklumat ditafsirkan, apa

yang perlu dilakukan ialah mencatat perkara-perkara penting sebagai tujuan tindakan

seterusnya, menyenaraikan segera apa yang perlu dibuat mengikut prosedur yang betul,

membuat brainstorming atau perbincangan, seterusnya memberi maklum balas mengikut

kadar masa yang diperlukan. Di sini filter berperanan sebagai menyaring dan mencerakin

maklumat mengikut peringkat-peringkat tertentu dan disusun sama ada mengikut

kepentingan kerja ataupun mengikut keperluan masa.

Halangan fizikal juga merupakan halangan yang akan berlaku dalam komunikasi.

Jarak komunikasi yang sesuai juga mestilah dipastikan berada dalam keadaan yang betul.

Misalnya, untuk menyampaikan maklumat secara lisan, jarak antara 2 pihak yang

berkomunikasi perlu sesuai. Contohnya untuk menyampaikan teguran, biarlah dalam bilik

bukan di tempat umum, jika tempat umum sebagai tempat memudahkan pertemuan, janganlah

komunikasi itu sehingga boleh didengar oleh individu lain yang tiada kaitan.

Zon masa juga akan mempengaruhi halangan fizikal. Zon masa ini adalah seperti

perbezaan masa antara benua seperti Amerika dengan Malaysia. Sebagai contoh, seorang

warden berada di luar Negara, dan pengetua memerlukan sesuatu respon berkaitan asrama,

cara yang paling sesuai ialah khidmat pesanan ringkas menyatakan satu temu janji untuk

membuat perbincangan secara teleconferencing, atau contohnya Skype, WhatApps dan lain-

lain.

Selain itu, di bengkel akan berlakunya suasana yang bising yang akan menyebabkan

gangguan apabila berkomunikasi. Oleh yang demikian, mestilah diwujudkan zon senyap

‘Quite Zone” di mana perbincangan boleh dijalankan tanpa gangguan.

Halangan simantik juga boleh diatasi dengan menggunakan bahasa yang standard

dan mempunyai makna khusus yang mana boleh mempengaruhi penerima untuk segera

bertindak. Dari aspek susunan ayat perlu ada hubungkait untuk melicinkan penerima

menyahkod dan menafsir makna seterusnya member respon. Elakkan mengulang beberapa

kali fakta yang sama kerana ini akan membuat penerima hilang fokus. Penggunaan symbol-

simbol juga perlu dielakkan kerana sifat symbol adalah terlalu universal.

Untuk mengukuhkan lagi keberkesanan komunikasi, TEORI COWAY mencadangkan

beberapa pendekatan dalam organisasi itu sendiri.

i. Perlu ada keseimbangan antara kecekapan dan tanggungjawab sesorang dalam

organisasi

ii. Perlu terdapat pembahagian tugas bagi melahirkan kecekapan dan

tanggungjawab seseorang

iii. Menanamkan minat membaca dan perkongsian ilmu

iv. Pengotomasian Pejabat iaitu memo, telefon, papan kenyataan, talian telefon ,

intercom, SMS berpusat.

v. Pembentukan komiti penerbitan contohnya newsletter, laporan kewangan,

majalah, bulletin setiap bengkel dan lain-lain.

vi. Menjadikan persekitaran tempat kerja mudah mengakses maklumat

( contohnya SOP kerja bukan sahaja ditempatkan dalam bilik pengetua tetapi

disebarkan ke bahagian-bahagian lain termasuk di kantin sekolah iaitu “ruang

Menjana Ilmu”)

vii. Struktur organisasi perlu disusun dengan rapi sesuai dengan keperluan

penyelarasan dan pengawasan

viii. Perlu ada jaminan yang menghadkan kuasa pemimpin agar tidak member

arahan sewenang-wenangnya kepada orang bawahan

ix. Perlu memberi ganjaran yang setimpal kepada ahli yang menjalankan tugas

dengan baik

KESIMPULAN

Pendekatan teori model Coway ini secara dasarnya bertujuan untuk memudahkan

penyampaian maklumat antara semua pihak yang berkepentingan di sekolah seperti guru,

pelajar, staf sokongan dan sebagainya. Selain itu, ia akan mewujudkan situasi di mana

ketepatan maklumat yang disampaikan memenuhi kehendak kedua-dua pihak iaitu penhgantar

maklumat dan juga penerima maklumat. Penerimaan maklumat yang tepat sangat penting bagi

memastikan matlamat khusus organisasi tercapai.

Komunikasi berkesan sangat penting dalam organisasi supaya mengurangkan jurang

antara pekerja dan juga dengan majikan. Komunikasi yang berkesan juga akan mengurang

risiko berlakunya konflik dalam individu dalam organisasi sekolah dan sebagainya.Konlik

yang berterusan yang berpunca daripada proses komunikasi yang tidak lancar akan

merumitkan lagi keadaan dalam organisasi pendidikan tersebut. Setiap individu mestilah

memahami apakah kaedah terbaik dalam proses komunikasi supaya proses komunikasi itu

berlaku dengan lancar.

Ini bertepatan dengan amalan Islam, yang mana dilihat sebagai agama yang bersifat

mission yang menuntut umatnya supaya berterusan menyebarkan mesej sama ada kepada

rakan-rakan muslim ataupun bukan muslim.tanggungjawab ini menjadikan tugas komunikasi

adalah satu tugas penting malah diperlihatkan oleh Rasulullah s.a.w. yang menggesa setiap

muslim menyampaikan walaupun hanya ‘satu ayat’. Kehendak berkonukasi ini adalah satu

kehendak dasar selagi manusia hidup bermasyarakat.