Time Management Vietnamese Version

“TH I GIAN”Trình bày: Huỳnh Phước Nghĩa

QU N LÝ

Nội dung trình bày

•Tại sao quản lý thời gian lại quan trọng.•6 vấn đề của quản lý thời gian.•Định hướng cho người làm bán hàng.•Những bài học hữu ích.

Thời gian lại quan trọngT i sao qu n lý

Hãy bắt đầu bằng lý do…

THỜI GIAN LÀSỰ KHAN HIẾM !

Hãy bắt đầu bằng lý do…

QUẢN LÝ THỜI GIAN KHÔNG HIỆU QUẢ

=

“STRESS” !

Hãy thảo luận vấn đề sau…

HIỆU QUẢ&

KHÔNG HIỆU QUẢ !“Trong quản trị thời gian”

Hãy thử làm một bài tập…

Hãy suy nghĩ xem

trong một “phút”bạn có thể làm đượcviệc gì !

Hãy thử suy nghĩ …

Nếu bạn phải trả 1 đồng tiềncho mỗi phút bạn lãng phí, và

bạn sẽ nhận lại 1 đồng chomỗi giờ làm việc hiệu quả.

Bạn sẽ giàu hay nghèo !

“Mỗi người có một số phận. Con người ta sống bao lâukhông quan trọng, quan trọng là sống để làm gì”.

Phạm Thị Huệ

• Cựu tổng thống Bill Clinton nắmtay thân mật với Anh hùng châu ÁPhạm Thị Huệ trong buổi giao lưuvai trò của sinh viên, thanh niênVN trong cuộc chiến chống lạicăn bệnh thế kỷ HIV/AIDS - Ảnh: Việt Dũng, TTO

ƯỚC MƠ CỦA CHỊHUỆ LÀ GÌ ?

CÓ PHẢI LÀ THỜI GIAN !

Vậy nội dung của chúng ta là…

•Quản trị thời gianLà sử dụng hiệu quả thời gian có

được(resource), Cho một mục tiêu,

Để đạt được lợi ích tối đa,Nằm trong kế họach dự định trước.

Hãy suy nghĩ tiếp một vấn đề…

Hãy giải thích mối quan hệ này !

SÁNG TẠO THỜI GIANĐÂY LÀ MỘT MÂU THUẨN

Quản lý thời gian6 vấn đề quan trọng

XÂY DỰNG CÁC MỤC TIÊU“THỜI GIAN LÀ MỘT NGUỒN LỰC ĐẶC BIỆT”

•Thiết lập các mục tiêu.–Mục tiêu chính.

• Hoàn thành doanh số tuần/tháng/quý/năm.

–Mục tiêu hỗ trợ.• Tìm thêm khách hàng mới tuần/quý/tháng/năm

–Các mục tiêu nên có.• Nghiên cứu kênh bán hàng mới.

1


•Sắp xếp các mục tiêu phù hợp.– Phải rỏ ràng đâu là giới hạn.

• Tôi là nhân viên sales của 20 điểm bán.

– Phân chia thời gian cụ thể.• Tôi phải hoàn thành mục tiêu vào lúc 18h00 ngày 31.

– Vừa sức (khả năng thực hiện).• Năm năm qua tôi chưa từng bán tăng 20% một tháng.

– Mục tiêu quan trọng(có ý nghĩa).• Nếu không hoàn thành sẽ là cơ hội cho đối thủ.

– Nằm trong chiến lược(kế hoạch).• Khen thưởng và động viên/kỷ luật.

– Có một ít thách thức nhưng khả thi.• Tôi nhận thêm mục tiêu 4% tăng doanh số tháng này.

1


•Phân loại các mục tiêu

1

Quan trọng

Không quan trọng

Gấp/làm ngay Ko gấp/chưa làm ngay

Hãy thường xuyên đánh giá lại các mục tiêu của bạn có còn phù hợp không!

CÁCH SỬ DỤNG THỜI GIAN“THỜI GIAN THỰC SỰ ĐÃ ĐI ĐÂU”

•Sử dụng sổ nhật ký công việc.– Theo thời gian và ưu tiên.– A: ưu tiên nhất, B: ưu tiên nhưng có thể điều chỉnh, C: ítưu tiên và có thể hủy.

• Ví dụ.Kế họach làm việc nhân viên tiếp thị.

2

8:30 Khởi động máy tính/lấy tờ báo từ kệ văn phòng 3 phút A

8:33 Xem lướt tờ báo/chờ máy tính khởi họp email 10 phút B

8:43 Xem Email, nhận và trả lời 20 phút C

9:03 Chuẩn bị hồ sơ họp nhóm giới thiệu sản phẩm mới 5 phút B

9:05 Lên phòng họp 45 phút A

9:50 Báo cáo tiến độ công việc tại phòng giám đốc 15 Phút B

CÁCH SỬ DỤNG THỜI GIAN“THỜI GIAN THỰC SỰ ĐÃ ĐI ĐÂU”

• Phân tích sổ nhật ký công việc.– Đánh giá việc di chuyển, đi lại.

• Tại sao Giám đốc không có văn phòng mà trợ lý không báo để tôi phảiđến mất 5Km.

– Hãy tự hỏi tại sao…tại sao…?• Tại sao cuộc họp kéo dài thêm 50 phút, mà quá lãng phí?

– Tìm những nguyên nhân gây lãng phí.• Nhóm thiết kế không làm đúng mục tiêu, kiểu chai không bán hàngđược.

– Khắc phục các vấn đề lãng phí thời gian.• Tôi sẽ chuẩn bị và phân nhỏ các cuộc họp ra theo các ưu tiên.

2

KẾ HOẠCH THỜI GIAN“XÂY DỰNG KẾ HỌACH TỪ NHỮNG ƯU TIÊN”

•Các công cụ hỗ trợ làm việc.–Danh sách việc phải làm

• Sử dụng outlook express/lịch để bàn.•PDA

–Lịch các cuộc hẹn.• Ngày/tuần/tháng/năm.• Giờ hẹn/nơi hẹn/dự kiến bao nhiêu thời gian, di chuyển bao lâu.

–Sử dụng phần mềm ứng dụng.

3

KẾ HOẠCH THỜI GIAN“XÂY DỰNG KẾ HỌACH TỪ NHỮNG ƯU TIÊN”

•Phân loại các ưu tiên.– Xếp lịch theo linh động và có khả năng ứng phó rủi ro(phối

hợp ABCDE).– Luôn ưu tiên cho công việc quan trọng nhất trong quỷ thời

gian tốt.– Tránh những cuộc họp thất thường/trùng lắp.– Hãy làm việc văn phòng(email, giấy tờ, điện thoại hẹn…)

vào đầu giờ sáng và cuối giờ chiều.– Chuyển những ưu tiên chưa làm được xem xét gần nhất

theo thời gian.

3

“DO FIRST THING FIRST”“VIẾT RA TẤT CẢ NHỮNG GÌ CẦN LÀM NGAY”

•Tìm cách loại bỏ kẻ gây lãng phí.–Những trì hoãn.–“Ôm con khỉ vào mình”

• Nghệ thuật từ chối.

–Di chuyển không cần thiết.–Email và công việc văn phòng.–Cú sốc…–Những cuộc họp lãng phí.

4

Monday Tuesday Wednesday Thursday Friday Saturday Sunday

1 2 3

232221

14

11

16 17

25 26 27

2019

1310987

654

28

24

12

15 18

3029

VIẾT RA TẤT CẢ NHỮNG GÌ CẦN LÀM NGAY

Monday, April 3 Tuesday, April 4

9:0010:0011:0012:001:002:003:004:00

8:007:00

Evening:6:005:00

9:0010:0011:0012:001:002:003:004:00

8:007:00

6:005:00

Evening:

“WORK SMARTER NOT HARDER”“SỬ DỤNG THỜI GIAN KHÔN NGOAN”

• Năng động.– Quyết định đâu là thời gian quan trọng nhất trong ngày.

• Phòng ngừa những vấn đề xấu.– Những chuẩn bị/và khả năng truyền đạt.

• Bảo vệ thời gian của bạn.– Phải biết nói “không” khi cần thiết.

• Tránh những gì chần chừ.– Hãy làm những việc khó trước.

• Đơn giản hóa nếu có thể.– Giải quyết vấn đề bằng cách đơn giản nhất.

• Giảm tối thiểu rối ren/lộn xộn.• Tìm kiếm thêm thời gian.

5

QUẢN LÝ SỰ CÂN BẰNG CUỘC SỐNG“ĐỜI SỐNG CÁ NHÂN LÀ MỘT PHẦN CỦA CÔNG VIỆC”

•Giao phó công việc.– Là cách giúp cho công việc đựơc nới rộng, đủ thời gian kiểm soát, và

lấy bớt thời gian thừa của người khác

•Quản lý các mối quan hệ.– Quan hệ với cấp trên.– Quan hệ với cấp dưới– Các mối quan hệ bên ngoài khác.

•Dành thời gian cho cuộc sống.– Cân bằng các mục tiêu.– Thể thao và giải trí.– Tìm kiếm các thú vui thời trang, ẩm thực, nghệ thuật.

6


•Giao phó công việc.– Lợi ích giúp giảm lưu lượng và cường độ, thừa nhận cá

nhân, tăng cường niềm tin, tạo cơ hội..– Giao phó theo

• Dự án, công việc.• Chức năng quyền hạn.

– Quy trình giao phó• Phân tích nhiệm vụ.• Chọn người đúng việc.• Hướng dẫn và giao nhiệm vụ.• Giam sát và đánh giá kết quả.

6


•Quản lý các mối quan hệ.– Lợi ích giúp cân bằng các quan hệ hiệu quả cần thiết,

tránh lạm dụng và mất thời gian.– Với cấp trên

• Họp những vấn đề không liên quan.• Bị lạm dụng công việc.

– Cấp dưới• Công việc/phân công/dựa dẫm

– Quan hệ bên ngoài.• Báo chí.• Doanh nghiệp/nghiệp đoàn• Chính quyền• Bạn bè

6


•Dành thời gian cho cuộc sống.– Giúp phân định thời gian nào dành cho cá nhân và những mục tiêu cá

nhân, đây là cách thoát ra công việc để tìm lại sự cân bằng.– Các mục tiêu cá nhân

• Cần phân định rỏ.• Đưa ra kế hoạch thực thi và kiểm tra.

– Sắp xếp lại cuộc sống cá nhân• Giảm bớt các thứ mà bạn viễn vong.• Hạn chế các cam kết.

– Lấy lại sinh lực.• Đi ăn một món mình thích• Thăm một người bạn đã lâu• Viết một bài báo chuyên môn• Vẽ một bức tranh• Chơi thể thao• …..

6

Nhân viên bán hàng

Quản lý thời gian

1. XEM LAÏI KEÁ HOAÏCH

2. MÔÛ ÑAÀU CUOÄC BAÙN HAØNG

3. XEM XEÙT CÖÛA HAØNG

4. CHAØO HAØNG

5. KEÁT THUÙC CHAØO HAØNG

6. GHI CHEÙP SOÁ LIEÄU

7. THU TIEÀN

8. TRÖNG BAØY HAØNG HOAÙ

9. TOÅNG KEÁT VAØ ÑAÙNH GIAÙ

ABC STORE

ABC STORE

QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA MỘT NHÂN VIÊN BÁN HÀNG

HÃY THỰC HÀNH

Dựa vào quy trình này, bạn hãylên kế họach thời gian mộtngày làm việc cho một nhânviên bán hàng từ 8h00 sáng

đến 18h00 tối.

Bài học kinh nghiệm

hãy quản lý họ bằngquy trình và kết quả, đừng quản lý thời

gian của họ.

12 giờ cho một ngày12 cách tiết kiệm

12 cách tiết kiệmTiết kiệm 12 giờ một ngày

1. Đừng để ý đến người vội vàng và khôngcó những nguyên tắc ưu tiên.

Hãy cho người khác biết giá trị về thời gian của bạn.Hãy tự hỏi việc làm này có giá trị gì không? Có cần phải bỏ

việc hiện tại không?

“Time makes more converts than reason” –Thomas Paine.

12 cách tiết kiệmTiết kiệm 12 giờ một ngày2. Đừng ra những quyết định thiếu khôn ngoan.

Hãy nghĩ về một quyết định đúng và phải mang lạihiệu quả

Nếu rơi vào tình thế “tiến thoái lưỡng nan”, hãy đểtrí óc lên tiếng.

“You can’t change the past but you can ruin the present byworrying about the future” –Unknown.


3. Suy nghĩ theo nguyên tắc phản biện.

Hãy tìm hiểu mọi vấn đềtốt hơn là nghĩ về cách

giải quyết. Hãy suy nghĩphản biện, thậm chí bácbỏ quan điểm của mìnhđể đừng sai lầm về mọi

vấn đề.

“Time is the greatest teacher” –The author.


4. Quyết định nhanh những điều tầmthường, và thận trọng với những khó khăn.

Dành thời gian cho những điều khó khăn, phức tạp là một đầu tư.


5. Phân biệt và Nhận diện những vấn đề mấuchốt từ dấu hiệu bề mặt.

Giải quyết vấn đề cũthì thường làm theothói quen, nhưng

chính điều đó làm hạicho việc xác định vấnđề mấu chốt trong mọi

tình huống.Hãy luôn đặt năm câuhỏi phản biệt khi bạngặp vấn đề cần phải

giải quyết.


6. Đầu tư cho danh mục các công việc phảilàm hàng ngày.

• Hãy bắt đầu ngày mới với các công việc phải hoàn thành.• Hãy liệt kê để nó chỗ bạn dễ thấy.

• Kiểm tra nó ngày 3 lần.• Đừng đễ qua ngày hôm sau.

• Nếu không hoàn thành hãy “tự phạt mình”.


7. Phải biết dành thời gian cho cá nhân.

Không tiếp khách nếu đó là thờigian cuộc sống riêng.

Hãy đòi hỏi thư giản ở một mứccố định và làm mới bộ não.

Phải có kế hoạch thời gian dànhcho cá nhân và thực thi đúng.Đừng xâm phạm thời gian cá

nhân.

“Time only seems to matter when it is running out” –Peter Strup.


8. Phải có thời gian cho những điều tựphát và bất ngờ sảy ra.

Looking, Listening and Learning.

“There is time for everything” –Thomas Edison.


9. S –L- O -W DOWN.

Đừng vội vã trong mọi việc, nó giết chết bạn đấy!

“Take care of the moments and the years will take care of themselves” –Maria

Edgeworth.


10. Biết cách tổ chức ngăn nắp mọi thứxung quanh mình.

Dành thời gian cho bàn làm việc, tủ quần áo, thư rácvà các cuốn báo linh tinh khác.

“Nothing is as far away as one minute ago” –Jim Bishop.


11. Đừng có “nướng” điện thoại của bạn.

Chỉ sử dụng cho nhữngmục tiêu cần thiết.

Khi điện thoại reo đừngvội vã, hãy chờ đỗ 3 tiếng

chuông.

“The future is much like the present, only

longer”–Dan Quisenberry.


12. APPLY "P" POINTS.

Chỉ nhớ những điểm quan trọng cần nhớ.Đừng dành thời gian suy nghĩ những vấn đề không liên

quan, cái “point” là gì? Thế là đủ.

“The future is here. It is just not widely distributed”–William Gibson.

Thành côngchúc

Education

Time Management Vietnamese Version