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A TRAJETÓRIA DA DIBD NA CONQUISTA DO PRÊMIO
PAULISTA DE QUALIDADE DE GESTO
XIII Seminário de Bibliotecas Universitárias
19 a 21 de outubro de 2004, em Natal
MÁRCIA REGINA MIGLIORATO SAAD
CONSUMIDORES DA BIBLIOTECA
CLIENTE: deseja qualidade, atendimento, segurança.
ACIONISTAS: desejam , custos baixos e produtividade.
FUNCIONÁRIOS: desejam crescimento pessoal e profissional, educação, treinamento, empregabilidade.
SOCIEDADE: Responsabilidade social.
1
2
3
4
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03
0405
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04
08 09 10 11 12
Valores essenciais da Natureza Humana-Ética
O SISTEMA DIBD
1) Gestão Sistêmica2) Política Básica3) Informação4) Planejamento5) Gerenciamento6) Atuação junto ao mercado7) Definição do Produto8) Produção9) Envolvimento das Pessoas10) Gerenciamento do
Crescimento do Ser Humano
11) Liderança12) Auditoria.
SISTEMA DE GESTÃO - SUB-SISTEMAS
1- Processo Gestão Sistêmica
2- Processo de Política de Longo Prazo
3- Processo de Informação4- Processo de Planejamento5- Processo de Gerenciamento
6- Processo de atuação no mercado
7- Processo de definição do produto8- Processo produtivo
9- Processo de envolvimento
10- Processo de Gerenciamento
do Crescimento do Ser Humano11- Processo de
Liderança
12- Processo de Auditoria e
“Shake Down”
INTEGRAÇÃO
PLANEJAMENTO
PRODUTO
PESSOAS
AVALIAÇÃO
SUB-SISTEMA
INTEGRAÇÃO
Capacidade de Integração com os demais elementos
do Sistema
Somente Técnicas que geram
impactos nos resultados
Linguagem do sistema Fornece consistência às
ferramentas
SUB-SISTEMA
PLANEJAMENTO
Valores
Missão
Visão
2-PROCESSO DE POLÍTICA BÁSICA
Trata-se da área de
significado , dando
sentido a tudo o que
é feito, respondendo
à pergunta: por que
é feito isso?
Satisfazer as expectativas de nossos usuários, obtendo o maior
número de recursos disponíveis, gerando um ambiente de harmonia e
liberdade, fazendo emergir o potencial dos funcionários e
contribuindo para o desenvolvimento da informação, da
pesquisa e da educação agrícola
no Brasil.
MISSÃORespeitar o direito de
todos de acesso à informação e
disponibilizá-la à professores, alunos e
pesquisadores nos seus mais diferentes
formatos, preservando o patrimônio, a qualidade do ambiente de trabalho
e a relação amistosa entre usuários e colaboradores.
VALORES Ser um centro de excelência dentre as
bibliotecas universitárias
brasileiras pela qualidade de serviço
que presta à comunidade obtendo
reconhecimento nacional até 2007.
VISÃO
3-PROCESSO DE INFORMAÇÃO
Indicadores de desempenho críticos para a Biblioteca Estratégico; tático; operacional Devem atender a Missão da Biblioteca Assegura a informação crítica
no momento e lugar correto. Cria ambiente ao desenvolvimento do indivíduo:
auto-gerenciamento
Serve de suporte para tomadas de decisões da Diretoria.
SISTEMA DE INFORMAÇÃO
Estratificação da Meta Anual - Meta: 2 Dias
1439
243
43 16 10 0 3 3 10
200
400
600
800
1000
1200
1400
1600
1 Dia 2 Dias 3 Dias 4 Dias 5 Dias 6 Dias 7 Dias 8 Dias 9 Dias
Nº
de
Ped
ido
s
Prazo de Entrega do Documento - Meta: 2 Dias
81,9%
13,8%
2,4%
0,9%
0,6%
0,0%
0,2%
0,1%
0,2%
1 Dia
2 Dias
3 Dias
4 Dias
5 Dias
6 Dias
7 Dias
8 Dias
9 Dias
Meta do Prazo de Entregas do Documento - Meta 90%
95,7%
4,3%
Meta
Fora
Estrat. - Meta do Prazo de Entr. - Meta: 2
Dias
1682
76
0
200
400
600
800
1000
1200
1400
1600
1800
Meta Fora
Nº
de P
edid
os
Estratificação da Meta Anual - Meta: 2 Dias
138 147
302
219248
0
84
294
250
0 0 01 8 17 9 130 6 14 8 0 0 0
0
50
100
150
200
250
300
350
Jan
eir
o
Fe
vere
iro
Mar
ço
Ab
ril
Mai
o
Ju
nh
o
Ju
lho
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ost
o
Set
em
bro
Ou
tub
ro
No
vem
bro
De
zem
bro
Nº
de
Ped
ido
s
SISTEMA DE INFORMAÇÃO
UGB- Comutação
4- PROCESSO DE PLANEJAMENTO
Políticas: diretrizes gerais
para o ano ou seis meses;
O que é fundamental no
momento deve permear na
biblioteca;
Desdobramento: Diretoria,
Planejamento da gerência,
Planejamento da Chefia.
ADMINISTRAÇÃO POR POLÍTICAS
Desdobramento das política do ano, que são a base para o
planejamento anual da DIBD
5- PROCESSO DE GERENCIAMENTO
Conceito fundamental: só existe gerenciamento a partir de um plano;
Dividido Dividido em três áreas:
- Estratégica: define as políticas; é a area de inovação
* PDCA; WORKSHOP
- Rotina dia a dia da organização: Funcionários;
* SDCA; Administração visível
- Melhoria (Kaizen): melhoria das rotinas através dos funcionários.
PDCA
GRÁFICO DE CONTROLE
SUB-SISTEMA
PRODUTO
• Pesquisa junto ao cliente;
• Ajustar o produto às reais necessidades
dos clientes.
6- PROCESSO DE ATUAÇÃO NO MERCADO
O “DREAM TEAM” NO MERCADO
GRÁFICO
Processo de Definição do Produto
PRODUTO:
1- QUALIDADE TÉCNICA;
2- ATENDIMENTO;
3- PRAZOS;
4- TECNOLOGIA;
5- PREÇOS BAIXOS.
PROCESSO PRODUTIVO
Produto Definido;
Estruturação do Processo
Produtivo;
Padronização da Rotina;
Área de Eficiência da Biblioteca.
SUB-SISTEMA
PESSOAS
PROCESSO DE ENVOLVIMENTO DAS PESSOAS
UNIDADE GERENCIAL BASICA
REUNIÃO RELÂMPAGO
OBJETIVO: Fortalecer a
comunicação interna e o
espírito de grupo, com
todos sabendo de tudo
através de um canal
oficial de comunicação.
REUNIÃO RELÂMPAGO
Discussão dos problemas do dia anterior, fazendo cada funcionário se posicionar sobre os problemas e dificuldades.Em seguida vem a discussão da programação das atividades prioritárias do dia.
PROCESSO GERENCIAMENTO DO
CRESCIMENTO DO SER HUMANO
• Programa Educação;
• Natureza Humana;
• Motorista do Destino;
• 5 S.
O que o mercado quer é pessoas com habilidades
- é a habilidade que gera empregabilidade.
PROCESSO DE LIDERANÇA(O chefe como técnico de
futebol )
Eu oriento a equipe antes da partida. Na hora do jogo eu deixo
jogar.
INVERSÃO DO ORGANOGRAMA
• Quem produz
qualidade está na linha
de frente;
• Quanto mais se tem
poder mais se espera
retaguarda para
aqueles da linha de
frente;
• Organograma inverso.
SUB-SISTEMA
AVALIAÇÃO
PROCESSO DE AUDITORIA E SHAKE DOWN
• Diagnóstico da situação;
• Base para o
planejamento;
• Gera Evidências
Objetivas.
PRÊMIO PAULISTA DEQUALIDADE DA GESTÃO
O QUE É O PRÊMIO PAULISTA DE
QUALIDADE DA GESTÃO – PPQG?É um Reconhecimento anual, simbolizado por
meio de troféus e medalhas, às melhores
Organizações, públicas e privadas, do Estado
de São Paulo, no que se refere aos métodos
de gestão, aos resultados obtidos e às
perspectivas futuras.
PNQPNQ
PONTOS
Critérios de Excelência
Critérios de Excelência
INSTRUMENTO PARA AVALIAÇÃO
FPNQFPNQ0 100 200 300 400 700 1.000500 600 800 900
Falta de Estímulo e de Reconhecimento para Buscar a Excelência
Critérios Simplificados
IPEGIPEG
Já não existe o PNQ?
QUAIS SÃO AS CATEGORIAS DE PREMIAÇÃO ?
NÍVEL II (500 PONTOS)1. Micro e Pequenas Empresas(até 50 pessoas na Força de Trabalho);2. Médias Empresas(de 51 a 500 pessoas na Força de Trabalho);
3. Grandes Empresas(mais de 500 pessoas na Força de Trabalho);
6. Organizações Sem Fins Lucrativos;
5. Órgãos da Administração Pública;
7. Organizações de Saúde;
8. Organizações Educacionais e de Ensino.
4. Empresas de Economia Mista;
QUAIS SÃO OS RECONHECIMENTOS ?
NÍVEL II
Medalha de Bronze às candidatas ao PPQG, independente da categoria de premiação, que atingirem 150 pontos.Medalha de Prata às candidatas ao PPQG, independente da categoria de premiação, que atingirem 250 pontos.Medalha de Ouro às candidatas ao PPQG, independente da categoria de premiação, que atingirem 350 pontos.
Troféu Governador do Estado – Excelência da Gestão, à candidata, premiada com medalha de ouro, que obtiver o melhor desempenho da Categoria e às Organizações Paulistas que conquistarem a posição de Finalista do PNQ no ciclo.
QUAL É O REFERENCIAL PARA AVALIAÇÃO ?
Fonte: Fundação para o Prêmio Nacional da Qualidade – Critérios de Excelência 2003.
FUNDAMENTOS:• Liderança e constância d
propósitos;
• Visão de futuro;
• Foco no cliente e no mercado;
• Responsabilidade social e
ética;
• Decisões baseadas em fatos;
• Valorização das pessoas;
• Abordagem por processos;
• Foco nos resultados;
• Inovação;
• Agilidade;
• Aprendizado organizacional;
• Visão sistêmica.
QUAIS SÃO OS CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO?
1) Liderança (40 pontos):
O Critério Liderança aborda o sistema de liderança da organização e o envolvimento pessoal dos dirigentes no estabelecimento, na disseminação e na prática de valores e diretrizes que promovam a cultura da excelência, levando em consideração as necessidades das partes interessadas. O Critério também aborda como é analisado criticamente o desempenho global da organização.1.1 Sistema de Liderança;
1.2 Cultura da Excelência;
1.3 Análise Crítica do Desempenho Global.
QUAIS SÃO OS CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO?
2) Estratégias e planos (40 pontos):
O Critério Estratégias e Planos aborda o processo de formulação das estratégias da organização de forma a direcionar seu desempenho e determinar sua posição competitiva, incluindo como as estratégias são desdobradas em planos de ação para toda a organização. O Critério também aborda como a organização define seu sistema de medição do desempenho global e estabelece metas.2.1 Formulação das Estratégias;2.2 Desdobramento das Estratégias;2.3 Planejamento da Medição do Desempenho.
QUAIS SÃO OS CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO?
3) Clientes (40 pontos):
O Critério Clientes aborda como a organização monitora e se antecipa às necessidades dos clientes e dos mercados e divulga seus produtos, suas marcas e suas ações de melhoria e estreita seu relacionamento com clientes. O Critério também aborda como a organização mede e intensifica a satisfação e a fidelidade dos clientes em relação aos seus produtos e marcas.3.1 Imagem e Conhecimento do Mercado;
3.2 Relacionamento com Clientes.
QUAIS SÃO OS CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO?
4) Sociedade (40 pontos):
O Critério Sociedade aborda como a organização contribui para o desenvolvimento econômico, social e ambiental com o intuito de minimizar os impactos negativos potenciais de seus produtos e operações na sociedade além de verificar como se envolve com a sociedade de forma ética e transparente.
4.1 Responsabilidade Sócio – ambiental;
4.2 Ética e Desenvolvimento Social.
QUAIS SÃO OS CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO ?
5) Informações e Conhecimento (40 pontos):
O Critério Informações e Conhecimento aborda a gestão e a utilização das informações da organização e de informações comparativas pertinentes, bem como as formas de identificação, criação e proteção do capital intelectual da organização.
5.1 Gestão das Informações da Organização;
5.2 Gestão das Informações Comparativas;
5.3 Gestão do Capital Intelectual.
QUAIS SÃO OS CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO ?
6) Pessoas (40 pontos):
O Critério Pessoas aborda como a organização do trabalho, a capacitação e o desenvolvimento da força de trabalho proporcionam condições para a utilização plena do potencial das pessoas que compõem a força de trabalho, em consonância com as estratégias organizacionais. O Critério também aborda os esforços para criar e manter um ambiente de trabalho e um clima organizacional que promova a excelência do desempenho, a plena participação e o crescimento pessoal e da organização.
6.1 Sistemas de Trabalho;
6.2 Capacitação e Desenvolvimento;
6.3 Qualidade de Vida.
QUAIS SÃO OS CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO ?
7) Processos (40 pontos):
O Critério Processos aborda os principais aspectos da gestão dos processos da organização, incluindo o projeto do produto, sua produção, os processos de apoio e aqueles relacionados aos fornecedores, em todos os setores e unidades. O Critério também aborda como a organização administra seus recursos financeiros para sustentar sua estratégia, seus planos de ação e as suas operações.7.1 Gestão dos Processos Relativos ao Produto;
7.2 Gestão dos Processos de Apoio;
7.3 Gestão dos Processos Relativos ao Fornecedor;
7.4 Gestão Financeira.
QUAIS SÃO OS CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO ?
8) Resultados (220 pontos):
O Critério Resultados da Organização aborda a evolução do desempenho da organização em relação aos clientes e aos mercados, à situação financeira, às pessoas, aos fornecedores, aos processos relativos ao produto, à sociedade, aos processos de apoio e aos processos organizacionais. São também abordados os níveis de desempenho em relação às informações comparativas pertinentes.
8.1 Relevância;
8.2 Tendência;
8.3 Nível de Desempenho.