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Unidad 3 - FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
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Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística
Elaborado por:
Eliana Mayorga
Miguel Ángel Ruíz
Ingrid Santos
2013
Unidad 3
FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS
SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS
Gestión Documental I
UNIDAD III
FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS
ELIANA ROCIO MAYORGA BOHORQUEZ
INGRID JOHANA SANTOS MUÑOZ
MIGUEL ÁNGEL RUIZ BARRERA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA
Y ARCHIVÍSTICA
BOGOTÁ
2013
UNIDAD III
FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS
ELIANA ROCIO MAYORGA BOHORQUEZ
INGRID JOHANA SANTOS MUÑOZ
MIGUEL ANGEL RUIZ BARRERA
PROFESORA:
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA
Y ARCHIVÍSTICA
BOGOTÁ
2013
INTRODUCCIÓN Es importante conocer que para cada etapa o ciclo vital de los documentos existe un archivo encargado de sus procesos, reconocidos como: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico, como se establece en el Artículo 23 de la Ley 594 de 2000¹. Por tanto, para el estudiante de Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística se hace necesario el reconocimiento de los diversos ciclos documentales por los que atraviesan los documentos desde su creación hasta su eliminación, selección y/o conservación total. También es importante identificar los procesos documentales establecidos en los diferentes tipos de archivo que permiten que los documentos y la información contenida en ellos, cumplan sus funciones ya sea para la entidad o para la sociedad misma. El siguiente trabajo surge a raíz de la visita realizada a un Archivo Público y otro Privado, con el fin de identificar las diferentes etapas documentales, los valores que adquieren los documentos ya sean primarios o secundarios, la forma de realizar las transferencias documentales y en general, las herramientas de apoyo como las Tablas de Retención y Valoración Documental, entre otras las cuales permiten que se lleven a cabo correctamente los Programas de Gestión Documental de las entidades.
¹ Consultar en: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023 (en línea)
OBJETIVO GENERAL
Adquirir conocimiento general sobre la formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos y las etapas de formación de los archivos.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Comprender la formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos.
Reconocer las clases de archivos de acuerdo con su organización.
Identificar las diferentes clases de archivos en sus distintas fases de
formación.
Valorar la función e importancia administrativa, jurídica y testimonial de los archivos.
Identificar los procesos del Programa de Gestión Documental que se
desarrollan en cada etapa de la formación de los archivos
UNIDAD III
FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS
1. Visiten un archivo de una entidad pública y otro de una entidad privada, indiquen el nombre de la entidad, dirección, nombre de la persona que les ofrece la información y teléfono. Haga un comentario como se encuentra organizada su documentación. Elaboren como mínimo 10 preguntas en cada uno, las cuales les permitan aclarar las dudas que tengan respecto a la gestión documental, identifiquen en ellos las etapas o fases del ciclo vital de los documentos.
Entidad Pública
Ecopetrol
Ciudad Bogotá
Dirección Carrera 7 No. 37 – 21
Funcionario María Fernanda González Gómez
Teléfono 2 344000 – 2 344099 (Bodega Calle 5ta)
Comentario General
La entidad cuenta con Archivo de Gestión y Archivo Central. Cada uno se encuentra organizado con el propósito de cumplir los parámetros establecidos por el AGN, en los instructivos y los manuales internos de la entidad. Se maneja un alto volumen de documentación la cual es clasificada y organizada según las Tablas de Retención Documental.
Encuesta: 1. Díganos algunos documentos que manejen y que sean importantes por su valor histórico, misional o de patrimonio ya sea para la entidad o para la sociedad.
La entidad aún no cuenta con un Archivo Histórico, pero se está gestionando un
proyecto donde se pueda centralizar toda la información, creando un Archivo
Central especializado que cumpla con todas las características y políticas exigidas
por el AGN y de esta manera darle paso a la creación de un Archivo Histórico
donde se evidencie por medio de documentos originales el desarrollo, crecimiento
y evolución de la empresa.
2. ¿Cómo se determina la trasferencia de un documento del archivo de gestión al archivo central? Los documentos que reposan en el archivo de gestión son valorados mediante las Tablas de Retención Documental, a partir de esto se establece cuáles de estos documentos se pueden transferir al archivo central. Para realizar esta trasferencia, es importante cerciorarse que los documentos hayan cumplido realmente el tiempo en el archivo de gestión, para esto se toma la fecha de cierre o finalización de cada expediente y a partir de esta se contabilizan los años de retención estipulados en las T.R.D. Por ejemplo, para los contratos de servicio, se establece que deben mantenerse 2 años en el archivo de gestión, entonces a partir de la fecha del acta de liquidación de cada contrato (último documento legajado en el expediente), se contabilizan esos dos años; entonces si el acta es de diciembre del 2012, se el expediente del contrato se puede transferir en enero de 2015. Otro caso son las actas de comité, para la cuales se establece que deben conservarse 1 año en el archivo de gestión, pero como corresponden a una serie documental simple se pueden transferir en el momento que se cumpla la vigencia documental, es decir, las actas de comité producidas en la vigencia 2012 se pueden transferir en el 2014 al archivo central, las del 2013 se transfieren en el 2015 y así sucesivamente. 3. ¿Cuál es el paso a seguir luego que los documentos terminan su ciclo en el archivo central? En el archivo central los documentos son valorados con la tabla de retención documental, la cual permite determinas que documentación se debe transferir archivo histórico por el valor documental que adquieren en reflejo de las funciones de la entidad, como memoria institucional y de la sociedad. En este proceso de valoración, también se identifica la documentación que puede ser eliminada, la cual corresponde a aquella que ha cumplido su tiempo de retención tanto en el archivo de gestión como en el central y no se justifica su conservación en el archivo histórico, es decir, culmina su ciclo vital. Los documentos que se vallan a eliminar deben ser previamente clasificados e inventariados y con estos soportes (físicos y magnéticos), se realiza una reunión con el comité de archivo de la entidad, quienes son los encargados de dar el aval para que la documentación pueda eliminarse, definen la forma de hacerlo (la manera más común es el picado y reciclaje de los documentos) y la fecha en la que se puede proceder. Una vez aprobada la eliminación por parte del comité de archivo, se elabora el Acta de Eliminación Documental a la cual se le adjunta
como soporte el inventario de la información eliminada (formato único de inventario documental - FUID). Las T.V.D. también disponen para algunas series el proceso de selección, el cual consiste en seleccionar una muestra de esas series documentales una vez cumplido el tiempo de retención los archivos de gestión y central. La documentación seleccionada se microfilma y se transfiere al archivo histórico para su conservación; para el porcentaje restante que no se selecciona, se procede a realizar la eliminación. 4. ¿Hace cuánto tiempo se está desarrollando el Programa de Gestión
Documental - PDG?
EL archivo cuanta con las políticas de gestión documental a partir del año 2001
donde se estableció una dependencia que se iba a encargar de la administración,
difusión, administración y conservación de los fondos documentales. Se derivó un
sistema de trabajo que ha venido evolucionando; las primeras tablas que se
aplicaron al archivo fueron del año 2001, eran tablas de valoración con la
inyección de nuevos modelos de gestión.
Luego la empresa se encargó en realizar las primeras TRD que nacieron en el
2002, trayendo beneficios para la administración de la información, pero
presentaba falencias en el momento de aplicación de las mismas, puesto que las
personas que laboraban en la entidad no confiaban plenamente en estas
herramientas y se abstenían de su uso por miedo a la pérdida de información que
ellos consideraba importante. Sin embargo, con ayuda de las continuas
capacitaciones, los funcionarios tomaron conciencia frente a las políticas de
gestión documental y es en el año 2005 donde se implementan unos manuales y
procedimientos que servían como guías para la administración de archivos, en
estos se evidenciaba la gran importancia de los acervos documentales de la
empresa y eran necesarios para su desarrollo continuo.
Con las modificaciones y avances en los programas de gestión documental, se
contratan empresas especializadas en administración documental que de forma
directa enriquecen los procesos documentales, implementando modelos de trabajo
supervisados por Ecopetrol, además, en los últimos años debido al cambio en las
políticas de administración de la entidad, han surgido nuevos procesos, con
énfasis en las nuevas tecnologías.
5. ¿Qué programas digitales implementan en la entidad para la gestión
documental?
Para la gestión de Correspondencia existe un sistema denominado cartero, que se
encarga de radicar, administrar y distribuir los documentos que se generan
durante la actividad de la empresa y se hace un control de los documentos que
llegan a la entidad. En esta área cuenta con una empresa especialidad para la
administración de correspondencia.
Existe otra plataforma denominada P8, que administra, distribuye y consulta todos
los documentos de historias laborales, contratos, maestra de acreedores, entre
otros, donde se pueden consultar de forma eficiente manteniendo la integridad
física del documento y que los que conforma este acervo documental electrónico
son catalogados como privados y de suma importancia.
A parte de las plataformas que tiene disponible la entidad para realizar un proceso
de gestión documental, la empresa contratista encargada de la prestación de
servicios archivísticos, cuenta con software SIDRA, (BD, servidores, programas),
para la administración de dichos archivos optimizando la parte operativa; este
programa sirve para recuperar los documentos que se encuentran en el archivo,
tiene búsqueda a nivel de documento y carpeta, y utiliza sistemas de Indización,
reglamentado con normalización y procedimientos para la captura de metadatos.
6. ¿Cómo se encuentra ordenada la información de la entidad?
Existen los criterios básicos para la apertura y conformación de expedientes con
base en la aplicación de las Tablas de Retención Documental normalizadas y
estandarizadas de ECOPETROL S.A., que contribuyan a la organización de los
Archivos de Gestión de la Empresa.
Las unidades administrativas de ECOPETROL S.A. deben, con fundamento en
la Tabla de Retención Documental aprobada, velar por la conformación,
organización, reservación y control de los archivos de gestión.
La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de
Retención Documental debidamente aprobada.
El respectivo Jefe de cada dependencia de la empresa, debe ser el
responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del
archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad
señalada en el numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo servidor público.
Una vez creada la carpeta debe ser inmediatamente incluida dentro del
inventario documental de la dependencia.
Un expediente debe contener en promedio 200 folios (respetando la integridad
del último documento a archivar).
7. ¿Cuál es el perfil profesional y experiencia laboral de la persona
encargada del archivo?
Para la dirección y administración del archivo la entidad cuenta con un grupo de
trabajadores especializados en el área de Ciencias de la Información, que son los
encargados de servir como veedores frente a las diferentes actividades que realiza
la empresa especializada en la administración de archivos., Ecopetrol contrata
empresas prestadoras de servicios que estén capacitadas para cumplir con las
actividades establecidas por el Plan de Gestión Documental, esta entidad dentro
de su grupo de trabajo cuenta con:
6 profesionales en Ciencias de la Información, con especializaciones en
seguridad de la información.
3 Bibliotecólogos.
3 Profesionales en Ciencias de la información – Elaboración de tablas.
4 ingenieros de Sistemas.
22 coordinadores de Archivo
250 aproximadamente, Auxiliares de Archivo: la mayoría egresados del
SENA y otros estudiantes de Ciencias de la Información.
8. ¿Qué tipo de capacitaciones brinda la entidad al personal encargado del archivo? En el momento que ingresa una persona a laborar en el área de archivo, se le dan a conocer los diversos instructivos y manuales que se maneja en cada proceso, con el fin de que puedan desarrollar sus trabajo de forma más segura y logren despejar las dudas que surjan al momento que ejecutan las actividades. Adicional a eso, la entidad procura que sus empleados estén en constante capacitación, por tanto, cada vez que se modifica o se hace necesario reforzar algún proceso, se realizan capacitaciones colectivas con el fin de que se puedan reforzar los conocimientos y despejar las dudas existentes para mejorar el desempeño y rendimiento laboral e igualmente asegurar resultados con calidad.
Hace poco, las personas que laboran en el archivo de gestión y central de la entidad, obtuvieron una certificación por competencias sobre gestión documental, expedida por el Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA, lo cual les permitió afianzar sus habilidades y conocimientos como también reforzar y mejorar sus falencias en este aspecto. 9. ¿Cuáles aspectos cambiaría de los procesos documentales implementados en la entidad hasta ahora? El volumen de documentación recibida en la entidad es muy amplio y aunque existen diferentes Centros de Gestión de Correspondencia, todos manejamos la misma red para la carga de los documentos al aplicativo electrónicamente, por lo cual, en ocasiones colapsa y se hace imposible el ingreso al sistema, la carga de documentos y la distribución de los mismos a manera electrónica. Por tanto, uno de los aspectos a mejorar es la infraestructura de red, que nos permita acceder a los diferentes aplicativos de forma ágil y se logre minimizar los tiempos de los procesos que en estos se realizan. 10. ¿Cuáles son los beneficios que le ha permitido la normalización de procesos archivísticos a la entidad? Para las personas que laboramos en el archivo, nos vemos altamente beneficiadas con los Programas de Gestión Documental de la entidad, pues nos permite realizar una labor más eficiente y oportuna. El principal beneficio se refleja a nivel documental, logrando normalizar los procesos y procedimientos que se realizan en la entidad, para el adecuado manejo de la documentación. Para nosotros es muy importante cumplir con los tiempos establecidos en los ANS, en este sentido, el PGD permite organizar cada proceso para que todos trabajemos en una línea secuencial y alcancemos los objetivos de manera eficiente. Desde que se recibe un documento hasta que se se carga en el sistema o se entrega al funcionario, intervienen diferentes procesos como recepción, recibo, clasificación, radicación, distribución, entrega; la entidad ha logrado identificar muchas falencias existentes en estos procesos , tomar acciones de mejora y normalizarlas a través del Programa de Gestión Documental, entonces, nos vemos beneficiados al poder mejorar los procesos para lograr clientes satisfechos con los servicios prestados, mediante respuestas oportunas a sus solicitudes y procesos documentales basados en calidad.
Entidad Privada
Diseños Tecnológicos en Archivos – DISTECAR
Ciudad Bogotá
Dirección Carrera 53F No 4G – 36
Funcionario Walter Garzón Ramírez
Teléfono 2607990 - 2707990
Comentario General
La entidad cuenta con un Archivo Central y un Archivo Histórico. Presta servicios documentales a otras entidades públicas y privadas, por tanto la información se encuentra organizada según la normatividad vigente y de acuerdo a las tablas de Retención y Valoración Documental de las entidades. Físicamente, la documentación se encuentra en bodegas con alta capacidad de almacenaje de información.
Encuesta: 1. Díganos algunos documentos que manejen y que sean importantes por su valor histórico, misional o de patrimonio ya sea para la entidad o para la sociedad.
En el momento, estamos manejando un proyecto que es el Fondo Nacional de
Regalías en Liquidación, el cual cuenta con bastante información ya que era el
ente encargado del control y vigilancia de las regalías que por concepto de
explotación de recursos naturales no renovables obtiene el país y se distribuyen
dentro de los municipios o entidades que eran afectadas por este tipo de
explotaciones. En este sentido se conservan los documentos que reflejen su parte
misional y administrativa en relación a las funciones que realiza la entidad.
2. ¿Cómo se determina la trasferencia de un documento del archivo de gestión al archivo central? Este se determina por la Tabla de Retención Documental F-GBIBA09 (versión 1),
ya que por medio de ella se dicta el tiempo que cumplen los documentos en el
archivo de gestión, se verifica que los documentos que se van a transferir al
archivo central sea y cumplan con las características para su transferencia. Luego
se elabora e formato de transferencia al AC, con las descripciones de cada unidad
documental que va a ser transferida, esta va con la firmas de la persona dueña de
la documentación, la persona del grupo de archivo y correspondencia que hace el
acompañamiento para la transferencia y el funcionario que recibe la transferencia
en el Archivo Central.
3. ¿Cuál es el paso a seguir luego que los documentos terminan su ciclo en el archivo central? Se hace una reunión con el Comité de Archivo de la entidad, el cual analiza,
estudia y plantea, cuales son las series o unidades documentales que ya han
cumplido su vigencia en el Archivo Central y pueden pasar a ser parte del Archivo
Histórico de la entidad, para ello se debe tener en cuenta que sólo se conservaran
los documentos que reflejen su carácter misional y administrativo y sean
importantes para consultas de carácter técnico, jurídico e histórico.
Por último se levanta una acta donde quedan escrito las decisiones tomadas en
torno a la documentación que pasa a ser parte del archivo histórico y sobre la
documentación que se elimina por no ser relevante o cumplir valores de carácter
misional o administrativos de importancia para la entidad.
4. ¿Hace cuánto tiempo se está desarrollando el Programa de Gestión
Documental - PDG?
Distecar Ltda, es una empresa privada creada en 1998, con el fin de brindar
soluciones y asesoría en el manejo de los archivos y gestión documental, la cual
se rige en los parámetros y programas de gestión establecidos en cada entidad,
por tanto no se ha establecido aun su propio PGD.
5. ¿Qué programas digitales implementan en la entidad para la gestión
documental?
En la ejecución de este proyecto se cuenta con el programa ORFEO, el cual es de
uso de la entidad, además de INTRANET y Bases de datos.
6. ¿Cómo se encuentra ordenada la información de la entidad?
La información, se encuentra ordenada cronológicamente para series compuestas
en los casos de contratos, acuerdos, informes de gestión, programas, proyectos,
entre otros; y en orden numérico para series simples como actas, resoluciones,
circulares, entre otros.
7. ¿Cuál es el perfil profesional y experiencia laboral de la persona
encargada del archivo?
Actualmente para el proyecto en el cual se viene trabajando contamos con el
siguiente personal
1 Profesional en Ciencias de la Información.
3 Técnicos en archivo, quienes son líderes de procesos.
25 Auxiliares de Archivo
8. ¿Qué tipo de capacitaciones brinda la entidad al personal encargado del archivo? Nosotros como empresa no manejamos capacitaciones para el personal, sino que
realizamos reuniones con cada uno de los integrantes del grupo para efectuar las
respectivas retroalimentaciones de los procesos, en estas reuniones se exponen
los diferentes punto de vista, las experiencias buenas y malas de cada proceso y
de esta forma se van identificando las soluciones más acordes y factibles que nos
lleven a un buen desempeño de nuestra labor en el proyecto el cual nos
encontramos trabajando.
En actualidad, contamos con un grupo de trabajo capacitado que consta de
profesionales y técnicos, quienes son el soporte de la compañía para el desarrollo
de estas actividades.
9. ¿Cuáles aspectos cambiaría de los procesos documentales implementados en la entidad hasta ahora?
Distecar Ltda, es una empresa que aún no tiene establecido un PGD al 100%, por
tanto nos encontramos en continua búsqueda de elementos y herramientas que
nos permitan adecuar los procesos documentales, ofrecer servicios de calidad,
enmarcados en el objetivo de construir un programa de gestión documental
competitivo en el mercado y que cumpla los requisitos legales y normativos.
10. ¿Cuáles son los beneficios que le ha permitido la normalización de procesos archivísticos a la entidad? Los procesos que hemos ido implementado y ajustado hasta la fecha, nos han
permitido prestar servicios archivísticos dirigidos hacia el correcto majo de la
documentación y la conservación de la información para las diferentes entidades
al mismo que se minimizan costos que se pueden generar al custodiar información
innecesaria o por reprocesos de las actividades.
Los procesos documentales que hemos implementado hasta el momento, son los
que nos han permitido adquirir reconocimiento en el campo archivístico, abriendo
así las puertas a nuevos proyectos documentales como también a las personas
que han querido incursionar en esta importante labor.
2. Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con sus propias palabras que entiende por:
Archivo Total: Proceso integral de la formación del archivo en su ciclo
vital. Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento,
preservación y disposición final.
Ciclo Vital de los Documentos: Fases por las que pasan
los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación
transitoria, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
Principio de Procedencia: Es un principio archivístico por el
cual se establece que la organización de los expedientes, cada documento debe
estar en el fondo del que procede, y en ese fondo en su lugar de origen.
Principio de Orden Original: Es un principio archivístico por
el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar su
actividad administrativa, fundamental para la ordenación de fondos, series y
unidades documentales.
Folio: Cada una de las hojas que conforman un expediente. Está compuesto
por dos páginas.
Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su
manipulación.
Fondo: Grupo de documentos internos y externos que reflejan las funciones
y actividades desarrolladas en una entidad o institución.
Sección: Dependencia de una entidad de mayor rango; se agrupan el
conjunto de series documentales que testimonian las diversas actividades desarrolladas en ejercicio de una determinada función.
Subsección: Es una división de la sección como producto de la
estructura orgánica de la entidad generadora del Fondo.
Serie: Es el conjunto homogéneo de documentos que representa las
actividades frecuentes en los procedimientos técnicos y administrativos de las dependencias.
Sub-series: Son subdivisiones que se generan a partir de la Serie
documental para definir un asunto específico.
Tipo Documental: Corresponde a una pieza documental
independiente, es decir, cada uno de los documentos que se generan o reciben en una oficina, que consolidados permiten conformar el expediente de una serie o sub-serie. Ejemplo: Serie: Contratos Subserie: Contratos de Servicio Tipos documentales: Certificado de disponibilidad presupuestal, acta de audiencia informativa, acta de iniciación, informe de actividades, cuenta de cobro, acta de liquidación final.
Tablas de Retención: Es un instrumento archivístico utilizado para
el manejo de la documentación ya sea producida o recibida en las diferentes áreas y que conforman el archivo de gestión y central de la entidad. Mediante las T.R.D. se llevan a cabo las transferencias primarias, es decir del archivo de gestión al archivo central.
Tablas de Valoración: Mediante estas, se determina cuales
documentos adquieren valores secundarios para que sean conservados de forma permanente en el archivo histórico o cualquiera que sea la disposición final de los documentos que conforman cada serie documental (eliminación, selección o
conservación total). Mediante las T.V.D. se llevan a cabo las transferencias secundarias, es decir del archivo central al archivo histórico. Los aspectos más importantes que podemos identificar mediante las T.V.D. y T.R.D. son: * El listado codificado de series y sub-series con sus respectivos tipos documentales, los cuales reflejan las funciones de cada unidad administrativa de la entidad. * El tiempo que deben permanecer los documentos en sus diferentes ciclos. (Retención) * El nivel de acceso y/o consulta para cada serie documental dependiendo de su importancia legal, administrativa, jurídica, entre otras. * La disposición final de los documentos una vez cumplida la etapa de retención en cada fase del archivo; dicha disposición se establece como: Conservación total, selección, microfilmación o eliminación.
Valor Primario: Lo adquieren los documentos que se encuentran en la
fase activa (archivo gestión) o semi-activa (archivo central) de la entidad, es decir, son de manejo y/o consulta constante o frecuente. Esto valores pueden ser de tipo administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable.
Valor Secundario: Corresponden a valores de tipo científico,
testimonial, investigativo, histórico, entre otros, que adquieren los documentos para que sean conservados de forma permanente como Patrimonio Documental. Dichos documentos se encuentran en la fase inactiva (archivo inactivo o histórico) de la entidad una vez culminado su ciclo en la fase activa y semi-activa.
3. Den ejemplos de 3 documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y secundarios.
Entidad Tipo Valor
Documental Ejemplo Observaciones
ECOPETROL
Valores Primarios
Informes de Laboratorio
Se conservan 2 años en el archivo de gestión, 6 en el central y una vez culminado este tiempo se procede a su eliminación.
Planes Se conservan 2 años en el archivo de gestión, 8 en el central y una vez culminado este tiempo se procede a su eliminación.
Conceptos Técnicos
Se conservan 2 años en el archivo de gestión, 8 en el central y una vez culminado este tiempo se procede a su eliminación.
Estos documentos solo adquieren valores primarios de tipo administrativos, legales y /o técnicos y por tanto una vez cumplido su tiempo y valores adquiridos en la gestión, se deben eliminar en su totalidad.
Valores Secundarios
Informes Técnicos
Se conservan 2 años en el archivo de gestión, 8 en el central y una vez culminado este tiempo se transfieren al archivo histórico para su conservación total.
Acuerdos Petroleros
Se conservan 2 años en el archivo de gestión, 18 en el central y una vez culminado este tiempo se transfieren al archivo histórico para su conservación total
Formas Ministeriales de Producción
Se conservan 1 año en el archivo de gestión, 50 en el central y una vez culminado este tiempo se transfieren al archivo histórico para su conservación total.
Estos documentos adquieren valores secundarios pues sirven como testimonio de la gestión de Ecopetrol para garantizar la conservación del patrimonio documental de la nación.
Entidad Tipo Valor Documental
Ejemplo Observaciones
DISTECAR
Valores Primarios
Informes de Comisión
Se conservan 1 año en el archivo de gestión, 4 en el central, culminado los tiempos los documentos que conforman la sub-serie se eliminan.
Inventarios Se conservan 2 años en el archivo de gestión y 1 en el central, culminado los tiempos los documentos se eliminan (son consolidados en el grupo de inventarios).
Caja Menor Se conservan 2 años en el archivo de gestión y 18 en el central, culminado los tiempos los documentos se eliminan.
Estos documentos se eliminan por no poseer valores secundarios, son eliminados mediante el proceso de picado.
Valores Secundarios
Circulares Externas
Se conservan 1 año en el archivo de gestión y 19 en el central, culminado los tiempos se realiza una selección y para su conservación total y permanente.
Informes a Entes de Control
Se conservan 1 año en el archivo de gestión y 19 en el central, culminado los tiempos se realiza una selección y para su conservación total y permanente.
Conceptos Técnicos
Se conservan 5 años en el archivo de gestión y 15 en el central, culminado los tiempos se realiza una selección y para su conservación total y permanente.
Estos documentos se conservan en forma permanente por su valor histórico, cultural y para la investigación, con fines de respaldo y consulta, utilizando el microfilm.
4. Realicen 3 ejemplos donde se evidencia la serie, subserie y tipo documental.
Ejemplo 1:
Ejemplo 2:
Ejemplo 3:
5. Indaguen cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son archivados. Los documentos que se deben eliminar en las oficinas y que no hacen parte a
algún expediente o deban ser archivados se denominan documentos de apoyo,
son los que son utilizados para justificar un soporte pero que no es importe o
probatorio para la empresa.
Las carpetas de documentos de apoyo se conservan por 1 año, realizan apertura
anual, lo que quiere decir que es por vigencia, de igual manera se deja copia de
cada una las comunicaciones emitidas y se archivaran en orden cronológico, se
identifican como documentos de apoyo seguido del asunto de la información.
6. Observen y expliquen en forma resumida como se lleva a cabo la foliación de los documentos.
Foliación
Se debe aplicar únicamente a los expedientes de las series / subseries específicas de cada una de las dependencias.
No se debe tener en cuenta la paginación preimpresa que lleven los documentos archivados en el expediente.
Se debe retirar con anterioridad el material abrasivo y realizar la depuración de los documentos como copias o papeles de trabajo.
La foliación de los documentos se realiza, respetando el orden natural de los documentos –cronología.
No debe anteponerse a las cifras ningún término como pueden ser “número” o “folio”, es decir debe ir únicamente el número de folio correspondiente. Ejemplo: 1, 2, 3, 4, 5, 6...etc.
Se deben utilizar números arábigos. La numeración se aplica en forma consecutiva, asignando el número (1) al
documento con la fecha de producción más antigua, e irá aumentando con los documentos generados durante el trámite independientemente del número de expedientes, por ejemplo: Expediente 1: Folios 1-198, Expediente 2: Folios 199-401.
La foliación hecha con anterioridad no debe corregirse y si se detecta algún error en ella debe numerarse nuevamente todo el expediente, tachando la numeración anterior con una línea diagonal.
La numeración debe ir en la parte superior derecha de la hoja en sentido de lectura del documento, de manera legible y sin enmendaduras.
Los planos o cualquier documento que este doblado, se numerará como un solo folio.
Los impresos (folletos, estudios, boletines, plegables) incluidos dentro de un expediente deben numerarse en un solo folio y en el campo de observaciones del inventario documental se registrará el número de folio asignado y los datos descriptivos del impreso, incluyendo el número total de páginas que lo componen.
Nota: Para las dos entidades se manejan los mismos parámetros de foliación. La
diferencia es que en Distecar la foliación se realiza en lápiz de mina negra (HB), en cambio en Ecopetrol se realiza en esfero de tinta negra¹.
____________________________________________
¹ ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Foliación Tinta. (Consulta en línea) http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2142
7. Indiquen como se organizan los documentos dentro de las carpetas.
Basado en Tablas de Retención Documental aprobadas
Cada conjunto de registros (información recibida y enviada relativa al mismo asunto) debe estar grapado para asegurar la integridad de la información. Se debe eliminar el exceso de ganchos metálicos.
La ordenación de cada unidad documental se hará según sea el caso, cronológica o numérica.
Ordenación Cronológica: Se ubicaran los documentos dentro de la carpeta en forma ascendente por FECHA.
Ordenación Numérica: Se ordenaran en forma numérica ascendente, donde el primer número corresponde al primer documento almacenado en la unidad de conservación, generalmente se realiza para documentos contables o que lleven un número consecutivo asignado:
El documento con la fecha más antigua de producción debe ser el primer documento que se encuentre al abrir la carpeta y el de la fecha más reciente se debe encontrar al final de la misma.
Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, se deben foliar una vez hayan cumplido su vigencia, con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.
Un expediente debe contener en promedio 200 folios (respetando la integridad del último documento a archivar). Esta debe ser cerrada y marcada con las fechas extremas de su contenido.
8. Mencionen los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas.
ROTULACION E IDENTIFICACION DE LAS CARPETAS Y CAJAS
CARPETAS Las carpetas se deben identificar, marcar y rotular en la parte inferior derecha de tal forma que permita su ágil ubicación y recuperación con los siguientes datos:
Nombre de la Entidad: ECOPETROL S.A. / DISTECAR LTDA. Código dependencia- Código Serie y/o Sub-series. Sigla o nombre completo del Área. Nombre de la Serie y/o Sub-series (sí la tiene). Nombre Específico de la carpeta o expediente. Fecha de apertura (Fecha del primer documento). Fecha de cierre (Fecha del último documento). Número de la unidad de conservación No. ___ de ___ (Cuando un
expediente esté compuesto por más de dos unidades de conservación) Número de carpeta y de caja Folios (Número de hojas que contiene la carpeta)
Nota: Las dos entidades manejan parámetros para la identificación de carpetas similares, se rescatan los mismos datos en los rótulos de las carpetas, lo que varía es el diseño del mismo.
CAJAS Las cajas se deben identificar, marcar y rotular en la parte frontal de la caja de tal forma que permita su ágil ubicación y recuperación con los siguientes datos:
Nombre de la Entidad: ECOPETROL S.A. / DISTECAR LTDA. Nombre de la dependencia- Código Serie y/o Sub-series. Sigla o nombre completo del Área. Nombre de la Serie y/o Sub-series (sí la tiene). Rango de carpetas que contiene. Fecha de apertura (Fecha del primer expediente). Fecha de cierre (Fecha del último expediente). Esta facilita la ubicación de rótulos que son administrados por el contratista
para la ubicación física dentro de la estantería. Nota: Las dos entidades manejan parámetros para la identificación de carpetas similares, se rescatan los mismos datos en los rótulos de las carpetas, lo que varía es el diseño del mismo.
9. Expliquen lo siguiente: a) Cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos.
Producción o Elaboración
La entidad genera y elabora documentos basado en las políticas establecidas por
el AGN, este se refiere básicamente a la creación mediante medios informáticos
de documentos que tengan un alto índice de reproducción o que sean requeridos
de manera diversa en diferentes localidades, generalmente se aplica a
documentos oficiales emitidos por algún ente gubernamental.
Todos los documentos y registros elaborados como evidencia de la gestión de la
Empresa deben cumplir con lo establecido en el Procedimiento de Elaboración y
Control de Documentos y en el Procedimiento de Control de Registros.
Los documentos generados como evidencia de un proceso se deben asegurar por
parte del área productora de acuerdo con la Tabla de Retención Documental.
Recepción
En esta empresa se reciben y conservan según el tiempo de vigencia. Después de
lo cual se valoran, depuran. Las comunicaciones oficiales deben ser recibidas en
las ventanillas de correspondencia.
En la ventanilla de correspondencia se debe verificar que el documento se
encuentre completo, que corresponda a lo anunciado y sea competencia de la
Empresa.
Distribución
La empresa soporta sus actividades de distribución bajo las normas establecidas
por la misma, cuenta con plataformas adaptadas para la consulta y distribución de
información (Cartero – P8), las cuales son las encargadas de distribuir de forma
ágil la información dirigida a la empresa. Se debe garantizar que los documentos
radicados lleguen a su destinatario, para ello la herramienta CARTERO cuenta
con una base de datos de los funcionarios de la Empresa. (Instructivo para el
Manejo de la Comunicaciones Oficiales).
Las comunicaciones internas se pueden realizar a través del correo electrónico
corporativo (Ley 527 de Agosto 18 de 1999, art. 11), manteniendo su valor
probatorio, siempre y cuando la comunicación se haya generado, comunicado y
archivado en el sistema oficial y se pueda demostrar la trazabilidad de la misma.
Los documentos deben distribuirse con las condiciones de seguridad establecidas
por el líder de proceso, para dar cumplimiento a los mecanismos de control
establecidos en la Guía del Ciclo de Vida de la Información de la información. La
distribución de los documentos externos es responsabilidad de la Dirección de
Abastecimiento DAB.
Trámite
El termino para resolver las comunicaciones rige a partir de la fecha de radicación
en el área de correspondencia y se procede para el trámite conforme a lo
instaurado en la Resolución N° 17 del 9 de agosto de 2005 la cual establece el
trámite interno de las peticiones presentadas ante ECOPETROL S.A.
Dar respuesta a las comunicaciones oficiales recibidas en tiempo oportuno hace
parte del cumplimiento a la función administrativa que todo funcionario de la
Empresa tiene. Se deben respetar los formatos e imagen corporativa definida para
este fin.
Organización
La organización de los archivos de gestión, se encuentran ordenados por
dependencias, además existe un archivo de gestión centralizado administrado por
una empresa contratista, que se encargan de la ubicación física de las carpetas
utilizando bases de datos, para la fácil recuperación de información, estas
carpetas se encuentran ubicadas en cajas por series y años facilitando el proceso
de transferencia primaria cuando se requiera. En los archivos de gestión se debe
dar la clasificación, ordenación y descripción documental de las series y tipos
documentales de cada área según lo dispuesto en la Tablas de Retención
Documental TRD, así como la identificación y tratamiento a documentos de apoyo.
A través de las TRD se determinan los tiempos de conservación de cada serie y
tipo documental, establece la fecha en que los documentos deben ser trasferidos
al Archivo Central, ser digitalizados, microfilmados o eliminados. El responsable de
la actualización de la TRD es el administrador documental de cada área. La TRD
debe ser homologable a los listados maestros de documentos y registros del
Sistema de Gestión de Calidad.
La conformación de expedientes debe realizarse según la aplicación de la TRD,
aplicando los siguientes instructivos: Instructivo para la conformación de
expedientes.
Consulta
Hay una empresa contratista que se encarga de administrar los expedientes que
se encuentran en el archivo de gestión, se basan en acuerdos de servicio donde
se evidencia los tiempos de respuesta, entrega física del documento o carpeta,
grado de confiabilidad y accesos restringidos, utilizan un software especializado
que denota el trámite de un proceso de consulta y préstamo evidenciado de forma
física por medio de planillas el estado de la solicitud de la información si está
disponible, esta desactualizada, esta prestad o en su defecto está transferida;
cada carpeta tiene un tiempo de préstamo que va desde un día hasta 8 días,
tiempo en que será devuelta la información o será renovado el préstamo con el fin
de no perder la trazabilidad de préstamo de la información, tanto la entrega como
la devolución de la información se hace en la oficina del funcionario, utilizando un
embalaje adecuado para el trasporte de la información.
Los documentos del sistema de control interno se deben consultar a través de P8–
SGI. La impresión de los documentos de P8–SGI genera copias no controladas.
En caso de requerirse una copia controlada se debe solicitar al administrador de
documentos del área correspondiente. Preferiblemente se deben usar copias
electrónicas.
Para el uso o consulta de registros físicos se debe acudir a los archivos de
gestión, los cuales deben proporcionar el servicio de consulta con los controles
establecidos, asegurando las autorizaciones previas por el líder del proceso
correspondiente. Preferiblemente se debe escanear la información y entregarla en
PDF, para ello se deben usar los multifuncionales dispuestos en cada área.
Todas las consultas realizadas a los Archivos de Gestión o Centrales deben llevar
un número único de identificación y manejarse en un sistema que permita la
trazabilidad. Los Archivos de gestión deben contar con personal competente que
pueda determinar la necesidad del usuario, contar con estrategias de búsqueda de
información y proporcionar un servicio de calidad.
Para el uso o consulta de registros electrónicos se deben consultar los sistemas
de información o carpetas compartidas, ambos aprobados por la Dirección de
Tecnología de Información, asegurando el control de acceso, según Guía de
Seguridad de la Información ECP-DTI-G-004.
Conservación
Los documentos de archivo de gestión se encuentran ubicados en estanterías
rodantes con el ánimo de ganar espacio, ya que se genera un volumen alto de
información, se encuentra guardo en cajas de referencia X200 para carpetas y
cajas X300 para AZ, son de consulta frecuentes estos requieren estar en procesos
de adecuación constante con el ánimo de cumplir las exigencias del cliente.
Es responsabilidad de cada funcionario la custodia de los documentos físicos y
electrónicos hasta el momento de su publicación o transferencia a los Archivos de
Gestión controlados por la Coordinación de Gestión Documental, quien a partir de
ese momento establece los controles para asegurar los documentos en cada
etapa del ciclo vital. Los registros físicos y electrónicos se deben conservar en los
repositorios oficiales establecidos en la empresa como se ilustra a continuación:
Los Archivos de Gestión y Centrales deben cumplir con las normas de HSE de la
Empresa, para ello se harán mensualmente revisiones generales o específicas a
los diversos archivos. Deben tener un panorama de riesgos, un Líder de
Evacuación de Archivo y tener delimitadas las salidas de emergencia.
Todos los procesos asociados a la Gestión Documental de la Empresa deben
contar con un plan de contingencia y asegurar la información que se maneja en
diversos medios y soportes. Cuando se realice una transferencia primaria o
migración de los documentos de un ambiente a otro debe asegurarse su integridad
y este el formato que se debe utilizar:
Cuando el documento sea generado en otro Sistema de Información se debe
garantizar su permanencia en el mismo por el tiempo homologable a la Tabla de
Retención Documental. Los medios de almacenamiento que contengan
documentos deben asegurar su permanencia en el tiempo por un periodo igual o
superior al establecido en la Tabla de Retención Documental.
Disposición Final
Se hace de acuerdo a lo establecido en la Tabla de Retención Documental
aprobada por cada área y la valoración previa de la información, diligenciada en
una columna de la TRD. Para los documentos en medio físico es responsable la
Coordinación de Gestión Documental, a través de los responsables de la
prestación de los servicios archivísticos, aplicando la TRD o TVD, solo para
aquellos documentos que han perdido sus valores primarios o secundarios
(Instructivo para la eliminación de documentos).
Para los documentos electrónicos administrados en P8 a través del File Plan de la
empresa. Es posible eliminar las múltiples copias de un documento, siempre y
cuando se garantice que exista una copia en el Archivo Central.
Microfilmar o digitalizar algunas series con el propósito de destruir los documentos
originales debe ser una decisión que en la práctica garantice que la información
reproducida y guardada por dichos medios será perdurable, fiel, accesible e
inalterable y que los soportes originales no se eliminarán hasta tanto no se venzan
los periodos de prescripción aplicables en cada caso.
Soporte Fotográfico
b. Cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central y en qué consiste cada uno de ellos
Generalidades
"En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general". Ley 594 de 2000.
Las instalaciones físicas de los archivos centrales e histórico deben cumplir con las condiciones de infraestructura y medio-ambientales establecidas en el Acuerdo No. 049 de 2000, emitida por el Archivo General de la Nación.
Organización
Los expedientes en el Archivo Central se encuentran organizados de forma cronológica, están identificados previamente con la serie y subserie a la que corresponden según lo dispone la Tabla de Retención Documental. Estos expedientes son ubicados en cajas x200 dispuestas en estantería fija. Dichas cajas también se encuentran identificadas con datos como: Entidad, Dependencia (con su código), Serie Documental (con su código), el número de carpetas que están contenidas en la caja y el número de caja. En la estantería la cajas son organizadas de acuerdo al organigrama de la entidad con el fin de mantener el mismo orden de jerarquía y codificación, además porque así se refleja en las T.R.D. por ejemplo: de arriba hacia abajo y de derecha a izquierda.
Consulta
La consulta de los documentos en el archivo central es menos frecuente que en el de gestión, normalmente se consultan documentos con el fin de dar respuesta a algún proceso administrativo, jurídico, financiero, entre otros, donde se hace necesario contar con los documentos de vigencias anteriores a las que normalmente se manejan en el archivo de gestión. Es necesario que los funcionarios se encuentren previamente autorizados para que puedan consultar los documentos de su interés, de lo contrario la consulta será negada. Igualmente en las tablas de retención se determina el nivel de acceso que tiene cada serie documental con el fin de resguardar la información vital de la entidad. Para efectuar el préstamo de un expediente, se procede al diligenciamiento del formato de préstamo de documentos establecido por la entidad, en el cual el funcionario que retira el expediente debe firmar como responsable del mismo. De la misma forma, en la base de datos se debe descargar el expediente que sale del archivo, la fecha, la dependencia y el funcionario encargado de la consulta. En la caja donde reposa el expediente, se deja un testigo o un afuera, como evidencia de que se efectuó el préstamo del mismo, esto con el fin de controlar la salida e ingreso de los expedientes al Archivo Central como también el adecuado manejo y préstamo de los mismos.
Conservación,
Condiciones Ambientales
Lugar seco y clima medio. Alejado de la humedad y del calor, HUMEDAD RELATIVA DE 50 A 60%.
Control de la luz solar. Evitar daños por decoloración y envejecimiento.(LUZ ARTIFICIAL DE 50 LUX, 20 VATIOS, FLUORESCENTE FRÍA)
Equidistante al administrador de archivo.
Disposición final de documentos.
La disposición final se efectúa de acuerdo a lo establecido en la Tabla de
Retención Documental, una vez la documentación culmina el tiempo de retención
en el Archivo Central, se procede a su eliminación o su transferencia al Archivo
Histórico.
Para los documentos que se van a eliminar, se realiza un reunión con el Comité de
Archivo responsable en dar al aval para llevar a cabo dicho proceso, igualmente la
documentación debe ser inventariada y descrita con la serie documental a la que
pertenece para cerciorarse que la documentación se puede eliminar y corroborar
que se ha cumplido con el tiempo de retención.
Los documentos que se trasfieren al Archivo Histórico corresponden a
documentos que han adquirido valores históricos, culturales, investigativos y
probatorios (valores secundarios). Se pueden transferir series documentales al
100% o realizar una selección documental de cada serie; el porcentaje o cantidad
a seleccionar también está establecido en las T.R.D. A la documentación
seleccionada se le realiza el proceso de Microfilmación e igualmente se trasfieren
los expedientes físicos.
Soporte Fotográfico
c. Cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en esa entidad en el Archivo Histórico y en qué consiste cada uno de ellos
Organización
A los expedientes en el Archivo Histórico se les conserva la ordenación cronológica o numérica asignada en el Archivo Central y corroborada al momento de la transferencia. Las carpetas deben ir con la documentación completa, estar previamente seleccionadas sin borradores, notas marginales, formatos sin diligenciar, recortes de prensa, manuscritos, sobres de correo, material bibliográfico, documentos duplicados, ganchos de grapadora, clips, autoadhesivos, cinta pegante o elementos que puedan causar deterioro físico Estos expedientes son ubicados en cajas x200 o x300 según el tipo de estantería y la documentación almacenada. Las carpetas, cajas y estantes se identificaran con un rótulo autoadhesivo el cual debe de tener: nombre de la dependencia, código de la dependencia, serie y subserie documental, título de la carpeta, fechas extremas, folios. Para los archivos microfilmados se elabora un índice en una base de datos que discrimina la oficina productora, serie y subserie, el contenido de cada fotograma y el número de rollo. Luego los microfilm se organizar en estantería especial para esto, se organizan por el número de rollo con el que encuentran identificados con el fin de facilitar su recuperación.
Consulta
La consulta de los documentos en el Archivo Histórico es muy baja debido a que ya ha pasado el tiempo destinado para cumplir sus funciones administrativas en la entidad, por tanto, en la mayoría de los casos se consultan los documentos de este archivo para lograr reconstruir procesos legales, jurídicos, financieros, entre otros, como testimonio de la memoria institucional o social y como soporte en alguna investigación. El Archivo Histórico se encuentra ubicado en un lugar diferente al de la entidad, por tanto, se debe realizar la solicitud de préstamo de documentos mediante los formatos establecidos, direccionarla al Archivo Histórico donde es aprobada, luego, se identifica a través de una base de datos la ubicación en la bodega dónde se encuentra la información, se extraen los expedientes de las cajas y posteriormente se envían los documentos solicitados a la persona responsable. Antes de retirar los expedientes se diligencia el formato de salida y préstamo de documentos. Este tipo de consulta y préstamos puede tardar entre 1 a 3 días hábiles.
Si la entidad cuenta con máquinas lectoras de microfilm, puede solicitar el préstamos de los rollo de la misma forma, de lo contrario es necesario que se dirigida al Archivo Histórico para que desde allí pueda consultar los rollos y la información microfilmada.
Conservación,
Lugar seco y clima medio. Alejado de la humedad y del calor, HUMEDAD
RELATIVA DE 50 A 60%. Control de la luz solar. Evitar daños por decoloración y envejecimiento.(LUZ
ARTIFICIAL DE 50 LUX, 20 VATIOS, FLUORESCENTE FRÍA)
Equidistante al administrador de archivo. Carpetas 4 aletas en Propalcote blanco o kraf. 70 x 52 para expedientes de 200 folios.
Cajas X200 medida de 21 x 26 x 40 Cajas x300 medida de 38 x 28 x 40
Disposición final de documentos.
Para los documentos custodiados en el Archivo Histórico ya han sido aplicadas la
disposiciones establecida en las Tablas de Retención Documental, por tanto, toda
la documentación que se custodia en este archivo debe ser conservada en su
totalidad, en algunos casos se transfiere la documentación al Archivo General de
la Nación, para otros, la entidad se encarga de su bodegaje ya sea alquilado o
propio. Por tanto, teniendo en cuenta que se debe velar por la integralidad la
documentación y evitar su deterioro físico que surge por agentes como luz, polvo,
hongos o humedad, se debe programar periódicamente jornadas de fumigación y
evaluaciones que permitan identificar la humedad y el estado ambiental de la
bodega en la que se almacena la documentación.
Soporte Fotográfico
10. Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en alguna dependencia de una entidad y explicar el proceso que se lleva a cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de conservación o eliminación.
Ejemplo 1.
Documento:
Legalizaciones de viaje
Dependencia: GCL Grupo de Contabilidad y Legalizaciones.
Las legalizaciones de viaje se producen en la vicepresidencia de suministro y mantenimiento para pagar a los funcionarios los viáticos que se generan a raíz de algunas de sus gestiones laborales en otra ciudad. Luego de ser generadas, aprobadas y cobradas esas legalizaciones se codifican con un código que está estipulado en la tabla de retención de esa dependencia. Estas legalizaciones de viajes son un tipo documental de la subserie 120.03-Comprobantes de Pago de la oficina de Contabilidad. Cuando ya se encuentra codificadas se entrega al archivo en un recorrido estipulado para recoger la información correspondiente a esta dependencia; en este recorrido se verifica que la documentación este codificada y con todos sus anexos, se relaciona en un FUID (Formato Único de Inventario Documental), para así dejar constancia de lo que se ha entregado al archivo. La documentación son entregada a la persona responsable del archivo, quien se encarga de ingresarla a base de datos y direccionar al expediente correspondiente, es decir, a la carpeta de Comprobantes de Pago de la oficina de Contabilidad; una vez ubicado el expediente al que se ingresa el documento físicamente por fecha. Para esta subserie (120.03), la T.R.D. establece que debe custodiarse 2 años en el Archivo de Gestión y 15 en el Central, por tanto cada dos vigencias se transfieren los documentos de esta subserie al Archivo Central, allí permanecen por otros 15 años y una vez finalizados, se procede a realizar una selección de toda la documentación que afecte esta subserie. A la documentación seleccionada se le realiza el proceso de microfilmación y procede a transferir al Archivo Histórico para su conservación permanente.
Ejemplo 2.
Documento:
Informes de Gestión de Acuerdos Petroleros
Dependencia: VEP – Vicepresidencia de Exploración y Producción
Las entidades o clientes externos se acercan cada mes a la ventanilla de correspondencia de Ecopetrol para entregar los informes de su gestión de los diferentes acuerdos para los que prestan servicios. Allí se verifica que vengan dos copias del informe y que el documento se encuentre con todos sus soportes y anexos. El documento se entrega al área de archivo, allí se digitaliza para que la imagen se pueda cargar en el aplicativo de forma electrónica. Al documento físico se le asigna el código de la serie a la que pertenece: 2683 – Acuerdos Petroleros, teniendo en cuenta que estos informes corresponden a un tipo documental establecido en esta serie. Una vez codificado se entrega en el recorrido del edificio para que sea entregado físicamente el documento al funcionario encargado. El funcionario revisa el informe y días después, lo devuelve al Archivo de Gestión para que sea archivado en la carpeta del acuerdo petrolero correspondiente; allí el responsable del archivo lo ingresa al sistema y ubica la carpeta en la que se debe archivar el informe, por ejemplo, en la carpeta del acuerdo petrolero CARACARA. Otro funcionario del archivo se encarga de ubicar el expediente correspondiente y archivar el informe allí por orden cronológico (fecha), se debe conservar la integralidad del documento, es decir, no se separa sus anexos ni soportes y todo se archiva por la fecha del oficio que está remitiendo dicho informe. Para esta serie (2683), la T.R.D. establece que debe custodiarse 2 años en el Archivo de Gestión y 18 en el Central, por tanto, a partir de la fecha del acta de liquidación de cada acuerdo, se conservan los expedientes 2 años en el Archivo de Gestión y se transfieren al Archivo Central para que allí permanezcan por otros 18 años. Cuando se cumplan estos tiempos de retención se procede a realizar una selección de documentación que afecte esta serie; la documentación que se selecciona es microfilmada y luego se realiza la transferencia al Archivo Histórico para su conservación permanente.
Ejemplo 3.
Documento:
Requerimiento o solicitud de información.
Dependencia: SCV – Subdirección de Control y Vigilancia.
El interventor de esta subdirección realiza el requerimiento de información que necesita, este requerimiento se carga en el sistema Orfeo el cual le asigna un número consecutivo para que la entidad territorial de respuesta en los tiempos establecidos. Luego, los requerimientos se envían por mensajería especializada o correo certificado y a partir de la fecha de recibo en la entidad territorial, empieza a regir los términos de respuesta y las fechas de vencimiento de la misma. La entidad territorial procede a dar repuesta del requerimiento hecho por la SCV, especificando en el asunto el número de radicado y el asunto asignados en el sistema Orfeo. Una vez llega dicha respuesta a la entidad, el encargado de recibirla en el área de archivo y correspondencia, consulta el Orfeo el número de radicado del requerimiento para distribuirlo al área encargada, en este caso, la Subdirección de Control y Vigilancia. El documento se digitaliza para cargarlo al sistema Orfeo y la persona encargada de los recorridos internos es quien hace llegar el documento físico a dicha subdirección. Cuando el funcionario lo devuelve al Archivo de Gestión, este se archiva en la carpeta de la entidad territorial y vigencia de la documentación bajo la subserie 214.02-Interventoría Administrativa y Financiera Regalías Directas, ya que el documento corresponde a una tipología documental de esta. Se ubica la carpeta en mención y se organiza cronológicamente. La T.R.D. establece que esta serie debe custodiarse 2 años en el Archivo de Gestión y 18 en el Central. Luego que se cumplan estos tiempos de retención se procede a realizar una selección de la documentación identificada con esta subserie; la documentación que se selecciona es microfilmada y luego se realiza la transferencia al Archivo Histórico para su conservación permanente.
11. Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente: ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país? Consideramos que este decreto tiene mucha relevancia referente a la evolución que se ha evidenciado en la importancia de la gestión documental para un país, ya que ayuda en la reglamentación e implementación de los PDG en las entidades públicas o privadas que tengan funciones públicas. Estipula cada uno de los aspectos que se deben tener en cuenta para el buen uso de la documentación generada o recibida por una entidad, y de esa manera garantizar el buen uso de la información plasmada en los documentos que un futuro pueda llegar hacer patrimonio cultural de un país. ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido del mencionado Decreto?
En este decreto se reglamenta el título V de la ley 594 del 2000. Se dictan disipaciones en la gestión documental para las entidades del
estado. Comprende la administración publica en sus diferentes niveles, nacional,
departamental, municipal, distrital. El tipo de información mencionada en este decreto recoge a toda
información producida, recibida por las entidades públicas o privadas con funciones públicas.
Los funcionarios, contratistas son responsables de la gestión de los documentos.
El ministerio de las tecnologías de la información y comunicaciones es el responsable de todo lo referente con programas del sector de las tecnologías de la información y comunicaciones.
La coordinación de la gestión documental corresponde a las personas encargadas de la oficina de archivo.
Es necesario el análisis legal, funcional y archivístico para la creación de documentos y de esa manera solo producir los necesarios, esto ayuda en el ahorro de los programas de gestión documental.
Hay que garantizar que la información esté disponible para cuando las personas autorizadas necesiten una consulta, entre otros.
Hace referencia a los instrumentos archivísticos para la gestión documental como: CCD, PGD, TRD, PINAR, inventario documental.
Todas las entidades del estado deben contar con un programa de gestión documental, este es aprobado por el comité de desarrollo administrativo.
De igual manera se debe tener en cuenta la protección de los datos personales de conformidad con la ley 1273 de 2009.
Si se requiere la autenticidad, integridad y confidencialidad se pueden utilizar firmas electrónicas o digitales.
Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013
Acuerdo 03 del 15 de marzo de 2013
El cual se establece que el archivo general de la nación es el responsable de decidir sobre la valoración y disposición final de los documentos con el fin de velar por el patrimonio documental del país, además, se crea el comité evaluador de documentos del AGN y se estables sus funciones.
Acuerdo 04 del 15 de marzo de 2013
Da las pautas para la elaboración de las Tablas de Retención y Valoración Documental por parte de las entidades del Estado, departamental, distrital, municipal y privadas con funciones públicas. Especifica el alcance de las T.R.D y T.V.D. y la conformación de los grupos interdisciplinario para la elaboración de las mismas.
Acuerdo 05 de 15 de marzo de 2013
Se establecen las disposiciones para la clasificación, ordenación, y descripción de los archivos a entidades del Estado en sus diferentes niveles. Estas entidades deben garantizar que los procesos de clasificación, ordenación, descripción, sistemas automatizados y disposiciones finales, se llevan a cabo manera adecuada y bajo los parámetros establecidos en el presente acuerdo.
¿Cuáles son los cambios a en los procesos de la Gestión Documental a la luz de ese nuevo Decreto?
CONCLUSIONES
La experiencia adquirida con la elaboración de este trabajo fue altamente enriquecedora para nosotros como estudiantes de CIDBA, pues nos dio la oportunidad de reforzar muchos de los conocimientos que hemos adquirido empíricamente mediante la ejecución de nuestras actividades diarias. Consideramos que es importante el adecuado manejo de la documentación dependiendo de la etapa documental en la que se encuentren, pues esto permite cumplir con los objetivos de la entidad en materia de Gestión Documental como también velar por la información importante de los documentos desde que se originan hasta su disposición final. Además, los documentos son los que reflejan las funciones y acciones de las entidades, mediante estos podemos llevar a cabo correctamente nuestras actividades diarias y por esto es importante darles un adecuado manejo. . Reconocimos una vez más, la importancia de instrumentos archivísticos como las Tablas de Retención y Valoración Documental, pues son herramientas que permiten a la entidad normalizar el manejo de su documentación como la asignación de valores ya sean primarios o secundarios según cada tipo; por otro lado, a nosotros como profesionales CIDBA nos dan las pautas para identificar los documentos pertenecientes a las diferentes series y subseries de la entidad y su correcto manejo (clasificación, ordenación, valoración, disposición final, entre otros) en cada uno de los archivos que se encuentren dependiendo de su fase documental.
WEBGRAFÍA Archivo General de la Nación [en línea]. Acuerdo 03 de 2013. [Recuperado el 27 de octubre de 2013] Disponible en internet, http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8259
Archivo General de la Nación [en línea]. Acuerdo 04 de 2013. [Recuperado el 27 de octubre de 2013] Disponible en internet, http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8260
Archivo General de la Nación [en línea]. Acuerdo 05 de 2013. [Recuperado el 27 de octubre de 2013] Disponible en internet, http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8261
Archivo General de la Nación [en línea]. Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012. [Recuperado el 28 de octubre de 2013] Disponible en internet, http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=7616 Archivo General de la Nación [en línea]. Ley 594 de 2000. [Recuperado el 28 de octubre de 2013] Disponible en internet, http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023 Presidencia de la República [en línea]. Ley 1437 de 2011. [Recuperado el 28 de octubre de 2013] Disponible en internet, http://wsp.presidencia.gov.co/Normativa/Leyes/Documents/ley143718012011.pdf
