Abog. Ana Tumialán Vlásica

UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN

DOCUMENTARIA Y ARCHIVO

UADA

TEMARIO:

I.- TEORIA• DESCRIPCION DE PRINCIPALES FUNCIONES Y ACTIVIDADES

• CONCEPTOS GENERALES DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO

II.- TALLER PRACTICO

• RECEPCION Y REGISTRO DE ESCRITOS Y PETITORIOS

• NOTIFICACIONES

• CONSENTIMIENTOS

• DIGITALIZACION

Unidad de Administración Documentaria y Archivo

DIRECCIÓNUADA

TRÁMITEDOCUMENTARIO PETITORIOS NOTIFICACIONES Y

CONSENTIMIENTOSARCHIVO Y

DIGITALIZACIÓNATENCIÓN AL

PÚBLICO

Trámite Documentario

El sistema de trámite documentario delprocedimiento ordinario minero, estácontenido en el SIDEMCAT, encontrándosemecanizada la recepción, registro ydistribución de los documentos que sepresentan en la Mesa de Partes.

El SIDEMCAT es un software que permiteacceder la información en tiempo real anivel nacional (INGEMMET, ÓrganosDesconcentrados y los GobiernosRegionales).

Trámite Documentario

Para efectos de recepcionar petitorios mineros, escritos Tipo “T” y “D”, se usa elSIDEMCAT

– Escritos Tipo “T”.- presentados por los titulares mineros y tercerosinteresados en el procedimiento minero de cada derecho minero, sonanexados al expediente.

– Escritos Tipo “D”.- para casos siguientes:a) Documento de carácter oficial, presentado por entidades públicas

pronunciándose, opinando o proporcionando información sobre lostrámites que siguen los derechos mineros ante el INGEMMET. Ej: oficios,cartas, informes, etc. Presentados SERNANP, Municipalidades, INC, MINEMy otras entidades, solicitud de acceso a la información.

b) Documentos relacionados al pago del Derecho de Vigencia o Penalidad,como: Acreditación de pago, Certificados de Devolución, Constancia dePagos, Rectificación del Padrón Minero y otros.

Conforme al artículo 11º del D.S. Nº 084-2007-EM, las solicitudes de petitorios presentados ante las mesas de parte del INGEMMET y de los Gobiernos Regionales, serán ingresados obligatoriamente al SIDEMCAT, para generar:

a. El Código Único de Petitorio Minero

b. La constancia o cargo de su recepción; y,

c. La foja diaria correspondiente al Registro de ingreso de Petitorios de la Región correspondiente.

La generación del Código Único de Petitorio, determina la fecha, hora de presentación y sirve para establecer la prioridad del petitorio minero, siendo requisito para su existencia.

Recepción de Petitorios

� De acuerdo al artículo 12º del Decreto Supremo Nº 084-2007-EM, el códigoúnico de petitorio minero está conformado por un conjunto de letras y/onúmeros cuyos dos (2) primeros dígitos corresponden a la identificación delGobierno Regional, los cinco (5) siguientes a números correlativosempezando del 00001 y los dos (2) últimos al año calendario.

Código Único de Petitorio Minero –Gobierno Regional

58-00002-09

Código, identificación del Gobierno Regional Número

correlativo

Año calendario

Recepción de petitorios por concurrencia masiva

• El articulo 13° del Reglamento de Procedimientos Mineros del D.S. Nº018-92-EM, establece que la recepción de los petitorios se efectuará enestricto orden de llegada de los interesados a las oficinas respectivas.Asimismo, precisa que, si antes de iniciarse las actividades en las oficinasdel INGEMMET o del Gobierno Regional, hubieren dos o más personassolicitando petitorios mineros, el encargado de mesa de partes asignaráa todos la misma fecha y hora inicial de recepción de petitorios, en elSIDEMCAT.

• La concurrencia masiva de peticionarios, se genera como consecuenciade la existencia de áreas publicadas de libre denunciabilidad o elvencimiento del plazo de áreas suspendidas para la admisión depetitorios mineros.

Trámite Documentario-Estadística

DOCUMENTOS 2007 2008 2009 20102011

(MARZO)

PETITORIOS (LIMA) 6537 6909 3137 6255 2453

PETITORIOS – OD’S 1622 1485 641 952 357

PETITORIOS – GOB. REG. 0 1399 1457 2431 1469

PETITORIOSA NIVEL NACIONAL

8159 9793 5235 9638 4279

ESCRITOS TIPO “T” - LIMA 12612 15083 9300 10374 3069

ESCRITOS TIPO “T” – OD´S 1989 2037 1049 1162 286

ESCRITOS TIPO “T” – GOB. REG. 0 1139 2121 2546 702

ESCRITOS TIPO “T”A NIVEL NACIONAL

14601 18259 12470 14082 4057

ESCRITOS TIPO “D” - LIMA 7826 8910 6874 8136 1616

ESCRITOS TIPO “D” – OD’S 576 507 411 437 39

ESCRITOS TIPO “D” – GOB. REG.

0 60 300 753 1841

ESCRITOS TIPO “D”A NIVEL NACIONAL

8402 9477 7585 9326 3496

• El INGEMMET ha suscrito y ratificado, convenios deencargo de gestión con los Gobiernos Regionales de Cuscoy Apurímac.

• Objeto: Unidad de Administración Documentaria yArchivo, se constituye en Mesa de Partes de los referidosGobiernos Regionales, para recepcionar petitoriosmineros, escritos y recursos dirigidos al Gobierno Regional(consignar en la parte superior).

Precisiones

Precisiones• GOBIERNO REGIONAL:

�Autoriza generación de código único petitorio

�Vigilancia de la función delegada

• INGEMMET:

�Genera código único del petitorio minero

�Ingresa al SIDEMCAT información consignada en petitorio y recaudos

�Remite al Gob. Reg., por correo electrónico, petitorio y recaudos (día hábil siguiente)

�Remite al Gob. Reg., por correo certificado, petitorio y recaudos (03 días hábiles)

CONCEPTO• Acto jurídico mediante el cual se busca que la declaración

(contenido) de la autoridad administrativa sea conocida poruna determinada persona.

IMPORTANCIA• Ninguna resolución produce efectos sin haberse notificado.

“El acto de autoridad empieza, inicia o cobra vida con sunotificación. Cualquier actuación, requerimiento, obligación osanción será válida sólo si se notificó al interesado”.

• Constituye la relación jurídico entre el Estado y el administrado.

Notificaciones

NotificacionesNotificación por Correo Certificado

Entregada la notificación a la empresa de serviciospostales, el término del correo es de cinco días útilescontados desde el día siguiente, empezando acontarse el plazo para su impugnación el sexto día útildespués de entregada la esquela.

Notificaciones

Notificación Personal• La Notificación Personal, es aquella que se hace a la

persona del interesado, a su representante oapoderado, constatándose en vivo, la recepción dedicha notificación por las personas antes señaladas.

• El término para impugnar la declaraciónadministrativa, se computa a partir del día siguientede haberla recabado personalmente el interesado.

Notificaciones

PLAZO PARA NOTIFICAR

De conformidad con el artículo 24º de la Ley Nº27444, toda notificación deberá practicarse a mástardar dentro del plazo de cinco días hábiles, apartir de la expedición del acto que se notifique.

Notificaciones

Notificaciones

Notificaciones

Notificaciones - Estadística

TIPOS 2007 2008 2009 2010 2011

CORREO CERTIFICADO 25,267 30,266 4,085 30,266 4,085

PERSONALES 1135 1236 191 1236 191

De conformidad con el artículo 70º del Reglamento deProcedimientos Mineros, D.S. 018-92-EM, lasresoluciones notificadas por correo al domicilioseñalado en autos, surtirán pleno efecto a partir de lafecha señalada en la Ley; debiendo la autoridadadministrativa dejar constancia, cuando corresponda,que no se ha interpuesto recurso impugnativo algunocontra la resolución notificada.

Consentimientos

Verificaciones

• Resolución haya sido notificada al último domicilioseñalado por el titular en el expediente.

• No se hayan presentado después de la notificación,escritos o recursos que impidan expedir el Certificado deConsentimientos.

Cómputo de la fecha de Consentimiento

• Notificación por correo certificado: El término corre a partirdel sexto día después de la fecha de notificación.

• Notificación personal: El término corre a partir del díasiguiente de recabada documentación por el interesado.

• Si la Resolución ha sido notificada a varios interesados enforma personal, por correo y/o sobrecartada, para elcómputo se toma en cuenta la fecha posterior y/o mayortérmino de distancia.

• En los casos de resoluciones de título de concesión minera ylas resoluciones de caducidad, el término comenzará a partirdel día siguiente de su publicación en “El Peruano”.

Consentimientos

Certificado de Ejecutoriado

• Resolución, cuyo recurso de revisión ha sido concedido yelevado al Consejo de Minería, posteriormentedeclarando infundado el recurso y confirmada laresolución (Superior Jerárquico).

• Recibido el expediente, se elabora el certificado, en elcual se consigna los datos de resolución del Consejo deMinería y que la resolución administrativa se encuentraejecutoriada.

Consentimientos

Casos Especiales

• Resolución que rectifica otra resolución no consentida: Se extiende elCertificado de consentimiento de la primera resolución precisando queha sido rectificada. Para calcular la fecha de consentimiento, seconsiderará la fecha de notificación de la resolución rectificada.

• Resolución que tiene como no presentado un recurso de revisión contrauna resolución no consentida o cuando se declare improcedente elrecurso de revisión: Se extiende el Certificado de la Resolución que fuemateria de impugnación considerando su fecha de notificación comoválida para calcular la fecha de consentimiento.

• Si el interesado presenta desistimiento de impugnar la resolución: Noopera el desistimiento, por lo que el certificado se extenderátranscurrido el plazo de Ley.

• Se remite a la SUNARP la relación de derechosmineros extinguidos por causal de caducidad, concopias certificadas de las resoluciones debidamenteconsentidas o ejecutoriadas, a fin se proceda acancelar las partidas regístrales.

Destino

Consentimientos - Estadística

Certificaciones de Consentimiento

AÑO CANTIDAD

2004 9,670

2005 8,004

2006 8,292

2007 7,998

2008 8,644

2009 8,820

2010 10,605

2011(Marzo) 2,192

Archivo

• La Institución tiene un Archivo Central que cuenta con un ambiente moderno, con estantería rodante, un sistema extractor de aire y renovación, extintores, sistema de alarma, detectores de fuego y control de la humedad ambiental.

Archivo

• El Fondo Documental de laInstitución, esta compuestopor expedientes mineros, enalgunos casos provenientesdel siglo XIX. Se encuentranidentificados con un códigoque permite su registro através de un lector óptico

Digitalización

• Los expedientes se encuentrandigitalizados, lo que permiteconservar el documento por mayortiempo. Los usuarios acceden através de las pantallas devisualización ubicadas en el módulode atención al público o en lapágina web de la institución(expedientes de titulación).

Digitalización

Atención al Público

En el Módulo de Atención al Público, se orienta al usuario respecto a las consultas de carácter legal y técnico, relacionadas con el trámite de sus expedientes (petitorios, UEA’s, Acumulaciones, Vigencia, etc.).

Atención al Público

• Se atiende los requerimientos de productos y servicios, proporcionados en medios impresos, magnéticos, digitales o a través de Internet.

• Lectura de expedientes.• Registro de Usuarios y

Visitantes.

Órganos Desconcentrados

• El INGEMMET tiene en la actualidad cinco (05) ÓrganosDesconcentrados ubicados en las ciudades de Arequipa, Trujillo,Cusco, Puno y Madre de Dios, que tienen funciones de TrámiteDocumentario.

• La Sede Central de la Institución se encuentra interconectada contodos sus Órganos Desconcentrados, pudiendo registrarse en línealos datos de las solicitudes de concesiones mineras y de lasdistintas solicitudes que presentan los titulares en estasdependencias; así como, absolver las consultas técnico legalesformuladas por el público usuario, relacionadas con los diversostrámites que siguen ante el INGEMMET.

Cada Órgano Desconcentrado se encuentra a cargo de un profesional debidamentecapacitado para realizar las funciones propias de su competencia, como son:

• Recibir y registrar las solicitudes de concesiones mineras, escritos, así como todadocumentación que se formule respecto a las actividades del INGEMMET.

• Orientar al público usuario, sobre el Procedimiento Ordinario Minero, CatastroMinero, áreas restringidas a la actividad minera correspondientes a sus respectivasregiones, Derecho de Vigencia y Penalidad.

• Atender las solicitudes de adquisición de planos de inventario de derechos mineros ysolicitudes de copias de expedientes.

• Brindar información sobre el estado de los derechos mineros, según el trámite y lospagos correspondientes al derecho de vigencia y penalidad.

• Notificar en forma personal los Certificados de Devolución de derecho de vigencia,cuando así lo requieran los interesados.

Órganos Desconcentrados

Publicación de Libre Denunciabilidad

Procedimiento previsto por el artículo 65° del T.U.O. de la Ley General de Minería,aprobado por D.S. N° 014-92-EM, y artículo 106° del D.S. N° 03-94-EM, por el cualse publica en el diario oficial El Peruano el nombre y código de los derechosmineros que se extinguen para que sus áreas puedan solicitarse nuevamente apartir de una fecha expresamente determinada.

Meses en que se efectúa la publicación de Libre DenunciabilidadMes de Publicación: Fecha de Formulación de nuevos petitorios:Marzo 1er. día útil de MayoJunio 1er. día útil de AgostoSetiembre 1er. día útil de NoviembreNoviembre[1] 1er. Día útil de Enero / Febrero

[1] La publicación de libre denunciabilidad de los derechos mineros declarados caducos porresolución colectiva, se efectúa la última semana del mes siguiente de publicada la resoluciónde caducidad. Estas áreas pueden solicitarse a partir del primer día hábil, luego de vencido elmes inmediatamente posterior a su publicación de libre denunciabilidad.

Comparación 2010 y 2011 – Libre Denunciabilidad

Recomendaciones�Personal que participará en la libre denunciabilidad, deberá asistir puntualmente, incluso una hora antes deiniciarse la recepción de petitorios.

�Los encargados de recibir los petitorios en las Mesas habilitadas deben verificar que los sellos de recepción depetitorios (hora y fecha) y que se cuenten con los útiles necesarios.

�Los usuarios deberán ingresar en forma ordenada, asignándoseles una orden de llegada.

�El personal que recibe a los usuarios, deberá comunicarles que una vez que se retiren del módulo de mesa de partes,no podrán volver acceder al referido módulo, pasada las 8.15, perdiendo su oportunidad para formular su petitoriominero.

�La recepción de petitorios de áreas declaradas de libre denunciabilidad, se iniciará a las 8.15 de la mañana, con lapresencia de Notario Público y los usuarios asistentes, al momento de su apertura; asignándoseles a todos ellos lamisma fecha y la hora inicial de recepción de petitorios, en el SIDEMCAT; de conformidad con el artículo 13 delDecreto Supremo N° 018-92-EM.

�Mientras dure, la admisión de petitorios de las áreas declaradas de libre denunciabilidad, no debe permitirse elingreso de usuario minero alguno, en las instalaciones donde se viene realizando la libre denunciabilidad.

�Recepción de Petitorios Mineros e Ingreso de datos al SIDEMCAT. Ver Cartilla de instrucciones para las DREMS.

Libro de Reclamaciones

De conformidad con el Decreto Supremo N° 042-2011-PCM, las entidades de la Administración Públicaseñaladas en los numerales 1 al 7 del artículo I del Título Preliminar de la Ley N° 27444, deben contar conun Libro de Reclamaciones en el cual los usuarios podrán formular sus reclamos. Entre las referidasentidades se encuentran considerados los Organismos Públicos Descentralizados (INGEMMET) y losGobiernos Regionales.

CONSIDERACIONES:

� Reclamo: Es la expresión de insatisfacción o disconformidad del usuario respecto de un servicio de atención brindado respecto a los trámites y servicios que prestan la entidad pública.

� Mediante resolución del titular de la entidad, se designará el responsable del Libro de Reclamaciones.

� El Libro de Reclamaciones puede ser físico o virtual. Se deberá colocar en lugar visible y accesible al público, en la sede (s), un Aviso del Libro de Reclamaciones físico o virtual, de acuerdo al modelo aprobado por el INDECOPI.

� Si es de naturaleza física, contará con 3 hojas desglosables y autocopiativas debidamente numeradas. La primera será obligatoriamente entregada al consumidor al dejar constancia de su reclamo, la segunda quedará a disposición del establecimiento y la tercera será remitida o entregada al Indecopicuando sea solicitada.

Libro de Reclamaciones

� Si es de naturaleza virtual, deberá permitir que el usuario externo imprime gratuitamenteuna copia de su hoja de reclamación, luego de haberse registrado el reclamo yadicionalmente, de requerirlo, que reciba una copia de su hoja de reclamación virtual enel correo electrónico proporcionado por el usuario.

� Si la entidad cuenta con más de un establecimiento o sede, deberá implementar un Librode Reclamaciones de naturaleza física o virtual por cada uno de ellos.

� Quienes proporcionen el servicio o trámite objeto de reclamo, tiene un plazo máximo de30 días hábiles, para dar una respuesta al usuario. De ser el caso, incluso, se le tendrá queinformar de las medidas adoptadas para evitar el acontecimiento de hechos similares en elfuturo.

� Responsabilidad Administrativa: Sanciones por no contar con el libro y no dar respuesta alos reclamos: Amonestación y Multa.

� La hoja de Reclamaciones debe ser conservado por el período de 02 años, contados desdela fecha del reclamo.

MUCHAS GRACIAS

Abog. Ana Tumialán Vlásica