Varför möten som kommunikationsform?

Hög komplexitet

Låg komplexitet

MEDIER

BUDSKAP

DR Annonser Sociala medier PR Event Personligt möte TV

Information – Nätverkande – Interaktion

Hur mycket minns en deltagare i snitt av en föreläsning?

Hur många minuter orkar man i snitt lyssna koncentrerat på en föreläsning?

18 Minuter

Debatt Diskussion Dialog

I vilka sammanhang där ni är involverade skulle ökad

interaktivitet skapa mervärde?

Transparency

How?

Dramaturgy

Varför Vad Hur Energi

Vad bör ni tänka på under planeringsprocessen när ni förbereder ett interaktivt möte?

•  Säkra att det finns tillgängligt WIFI och kontrollera mobilmottagningen för olika operatörer.

•  Planera mötet främst så att inte alla individer behöver vara uppkopplade vid workshops. Det belastar WIFI och mobilnätet mindre och gruppdiskussioner är ofta överlägsna individuellt arbete.

•  Behöver vi ombesörja att det finns några extra läsplattor eller telefoner på plats?

•  Har vi extra laddare till vanliga telefoner?

•  Hur ska resultat visas v.s frågor? Krävs två datorer och en bildswitch?

•  Finns en person tillgänglig för att köra administrationsverktyget under mötet?

•  Se gärna till att huvuddatorn är uppkopplad med fast internetuppkoppling via sladd.

Före mötet

•  Tänk igenom syftet med olika workshopfrågor och mentometerövningar - vad vill ni uppnå? Snabba mentometerfrågor ger energi och går snabbt att genomföra. Vill vi få mötesdeltagarna att tänka på ett nytt sätt eller att lära något nytt så tar det längre tid. Då är fritextfrågor och diskussionsfrågor ofta överlägsna.

•  Ställ inte för lätta frågor.

•  Skriv inte för långa frågor i appen. Välj korta svarsalternativ.

•  Frågor som är lätta att förstå men svåra att svara på skapar bra engagemang.

•  Exponera frågeställningar i appen successivt. På så sätt håller du maximal uppmärksamhet kring den fråga ni diskuterar för stunden. Då fungerar även mötets dramaturgi bäst. Det ökar även energin i mötet.

•  Frågeställningar och eventuella svarsalternativ ska finnas i ppt.

•  Vilken information ska finnas i appen? Minnesanteckningar, länkar, abstracts?

Före mötet

Vad bör ni tänka på under ett interaktivt möte?

•  Var extremt tydlig med instruktionerna till deltagarna.

•  Tala om hur ni vill ha svar och när de ska göra vad.

•  Kombinera gärna digitalt med analogt.

•  Undvik att låta deltagarna ställa frågor löpande under mötet, om vi vill använda appen för att låta deltagarna ställa frågor till scenen, så avsätt tid för detta i programmet. Exponera aldrig frågor/kommentarer samtidigt som någon föreläser.

•  Tala om när och hur deltagarna får feedback på det de arbetat med i workshops. Lägg gärna in det under program i appen.

•  Värdera inte mötesdeltagarnas svar från scenen.

•  Arbeta gärna med frågeställningar i flera steg.

Under mötet

Vad bör ni tänka på efter ett interaktivt möte?

•  Mät mot målen för mötet. Vad har deltagarna lärt sig? Vad gör de annorlunda?

•  Använd gärna appen för att distribuera bilder, resonemang, svar från workshops och sammanfattningar av mötet. Det ökar både vad deltagarna minns, men kan även underlätta spriding av era budskap.

•  Använd gärna appen för fortsatt dialog eller för att stimulera önskade beteenden och aktiviteter.

•  Uppmana deltagarna att fortsätta dialogen dem emellan och knappen Deltagare, kan användas som nav för kontaktuppgifter och intresseområden.

Efter mötet

• Förhåll dig till alla I rummet som deltagare – inte som publik.

• Använd huvudparten av mötestiden för krävande interaktionsövningar.

• Ha hellre för få punkter på agendan än för många, hjärnan behöver tid för att lära

nytt.

• Kommunicera alltid kring varför något behöver göras innan ni arbetar med vad

och hur.

• Håll eventuella presentationer korta.

• Avsluta mötet på ett positivt och energifyllt sätt.

Tips för lyckade möten

1 del Provokation

2 delar Inspiration

2 delar Reflektion

3 delar Interaktion

PIRI - recept för lyckade möten

1 Quick polls

2 Free text Questions/comments/Crowd Sourcing/Workshop

3 Interaction with a video clip

4 Interaction with pictures

5 Educational competitions

6 Test of knowledge before a lecture

7 Engage before

Formats for interaction

25