NOMBRE PROGRAMA / Nombre profesor

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Master Executive en Dirección de Empresas del

Sector Turístico

Gestión TIC

Valoración de Propuestas de

Proyectos TIC

Año de realización: 2013

PROFESOR

Mateo Amengual

GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual

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Gestión TIC

Índice de contenidos

I. Introducción

II. Condiciones necesarias

III. Viabilidad de los proyectos

IV. Referencias

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Valoración de Propuestas de

Proyectos TIC

OBJETIVO

“… conocer los criterios a tener en cuenta a la hora

de valorar propuestas de colaboración externa

para la implementación y gestión de proyectos

TIC …”

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Introducción CONSIDERACIONES DE BASE

En ocasiones la capacidad de la propia empresa para llevar a cabo proyectos

TIC está limitada.

Los motivos pueden ser de diversa índole:

• Desconocimiento de la tecnología

• La tecnología involucrada no es core business

• Dedicación de los recursos a otras tareas

• Necesaria la credibilidad que pueda aportar un externo

• Poca confianza en el equipo interno

En esas ocasiones puede ser conveniente contar con empresas de servicios

que nos ayuden a llevar a cabo el proyecto de implantación TIC.

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Condiciones necesarias El procedimiento mas formal podría comenzar con seleccionar varias

empresas y lanzar una RFI (Request For Information). En esta consulta se

informaría a las empresas de los objetivos que perseguiríamos con

nuestro proyecto y se les solicitaría información (enfoque, tecnología,

dimensionamiento del equipo, calendario, etc). Este paso, el de la RFI,

en ocasiones se puede obviar.

Bien sea a través de un proceso formal de RFP (Request for Proposal) bien sea

a través de un proceso más informal, se va a solicitar propuesta de

proyecto a varias empresas externas.

Si lanzamos una RFP, ésta debe contener toda la información necesaria:

antecedentes, entorno tecnológico, entorno organizativo, situación

actual del negocio y tecnológica, situación futura y objetivos del

proyecto, procesos de negocio, requerimientos, etc para que el

proveedor pueda ponerse en contexto y hacer una propuesta que aporte

valor, que sea realista, que sea realizable y que sea un win-win.

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Condiciones necesarias Las propuestas que nos hagan tienen que demostrar que conocen cómo implementar el

proyecto de acuerdo con las particularidades tecnológicas del mismo. Es decir, tiene

que hacer una definición de qué hay que hacer en el proyecto para conseguir las

funcionalidades que el negocio demanda (módulo de Gestión de la TIC – metodología

de implementación; los 15 procesos de OUM – implementación pueden servir de

checklist de referencia a verificar).

Asimismo, tienen que demostrar que saben cómo gestionar un proyecto y plantear los

procesos y actividades de gestión que consideren (módulo de Gestión de la TIC –

metodología de gestión ; los 13 procesos de OUM – gestión pueden servir de checklist

de referencia a verificar).

Además, tienen que demostrar que conocen el sector y la problemática específica que se

pretende resolver. Este conocimiento se suele reflejar en la propuesta en una de sus

secciones iniciales (Antecedentes, Retos del sector, …).

También tienen que demostrar que conocen nuestra empresa y los retos que afronta.

Este punto es importante porque para un alcance de proyecto dado el enfoque de

proyecto va a depender de la situación particular de nuestra empresa.

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Condiciones necesarias

Hasta ahora hemos hablado de papel. Una propuesta puede estar

muy bien redactada, encajar perfectamente con la situación de

nuestra empresa, plantear perfectamente cómo construir el

sistema y cómo asegurar su adopción por parte de los usuarios

finales. Esto es mucho; al menos nos indica que el colaborador

externo sabría cómo hacerlo.

Las condiciones necesarias se han de cumplir pero además han de ser

realizables y el proveedor ha de ser capaz de llevarlas a cabo.

Ahora solo falta tener la certeza de que efectivamente lo puede

hacer y que estamos de acuerdo con las condiciones económicas.

O sea, que el proyecto es viable por ese precio y con ese

proveedor.

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Viabilidad de los proyectos A continuación se presentará una serie de aspectos a tener en cuenta para

valorar mejor una propuesta TIC.

• Normalmente las empresas solicitan propuesta a varios proveedores y

estos responden con propuestas económicas agresivas. La propuesta más

barata no tiene porqué ser la mejor.

• El planteamiento del trabajo a realizar se tiene que entender, tiene que

ser razonable, tenemos que estar de acuerdo con el alcance y perfiles

requeridos. El precio es ya solo cuestión de multiplicar por tarifas de

mercado.

• Todos los proyectos tienen riesgos. La propuesta tiene que reflejar qué

riesgos ve el proveedor. Esto nos indicará su grado de conocimiento de

nuestra empresa y su nivel de experiencia.

• Es importante que los equipos de trabajo involucren de alguna forma a

personal de nuestra compañía. Esto ayudará a la adopción del sistema y a

su mantenibilidad.

• Nuestro personal está en condiciones de participar (está cualificado y

puede comprometer tiempo al proyecto) ?

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Viabilidad de los proyectos • Hay referencias en el mercado de implantaciones del software que

queremos nosotros ? Mismo entorno y misma versión ?

• Cuántas referencias tiene nuestro potencial proveedor ? Podemos visitar o

hablar con alguna ?

• Hemos trabajado en el pasado con este proveedor ?

• El software a implantar, es estable o es de reciente creación ?

• Me asegura el proveedor dedicación al proyecto del equipo presentado en

la propuesta ? Es fácil reemplazar recursos con otros de la misma

empresa ? Hay recursos especializados en el mercado ?

• Cuán importante será este proyecto para el proveedor ?

• Cuál es la estabilidad y situación económica del proveedor ?

• Cuáles van a ser sus beneficios ? Solo económicos o de otra naturaleza ?

• Tenemos que llegar a tener la certeza de que el plan que el proveedor

nos está presentando sabe cómo ejecutarlo (en los ámbitos de

implementación y de gestión). Para ello tenemos que mantener reuniones

para “estresarlo”

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Viabilidad de los proyectos • La experiencia indica que todo proyecto tiene retrasos en la conclusión

de los trabajos, retrasos en las validaciones, problemas con los entornos,

cambios de alcance, cambios en los stakeholders clave, problemas de

rendimiento por la BBDD, por tunning de la aplicación, de seguridad, de

calidad de datos, reticencias a utilizar el sistema, problemas en el

traspaso de la tecnología al equipo de explotación, … cómo vamos a

gestionar todo esto ? Sabemos seguro cuáles de estos riesgos potenciales

se van a convertir en problemas ?

• Hay cambios en los sistemas actuales o en la organización que puedan

impactar al proyecto ?

• Más allá del voluntarismo del proveedor (decir que sí a todo y ya

veremos) tenemos que entender claramente su planteamiento y ver

claramente que es realizable.

• La opción de que “como el proveedor lo ha firmado, lo va a hacer” nos

puede llevar a un escenario “lose-lose” y lo que queremos es “win-win”.

• El responsable del proyecto somos nosotros.

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Referencias

(1) Planificación de Sistemas de Información:

http://www.slideshare.net/kikebar/planificacin-de-sistemas-de-

informacin

(2) Marco de referencia de Métrica V3 (Plan

SI/Desarrollo/Mantenimiento):

http://www.slideshare.net/JoelRodriguez/metodologa-mtrica-3

http://alarcos.inf-cr.uclm.es/doc/ISOFTWAREI/Tema08.pdf

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