TIPS OG TRIKS FOR Å LYKKES MED

VIDEOKONFERANSE

Husk! Videokonferanse skal gjøre et virtuelt møte så lik et fysisk møte som mulig, men det er IKKE et fysisk møte.

■ Videokonferanse gjør det mulig å møtes nesten som i et fysisk møte ved hjelp av et digitalt medium og et programvareverktøy.

■ Gjør deg kjent med verktøyet før du skal ha et virtuelt møte, slik at du kan finne en rask løsning ved tekniske problemer.

■ Ingenting er så frustrerende for møtedeltakere som å måtte vente på at lyden eller videobildet skal «fikses».

■ Jo flere deltakere, desto viktigere er det å ha enten god kjennskap til verktøyet, eller ha en teknisk hjelp i bakhånd

■ Alltid ha en plan B, i tilfellet teknologien ikke er på lag med deg den dagen.

Gode råd for best mulig utbytte fra videokonferanseOpplevelsen av videokonferanse avhenger av - Lydkvalitet- Bildekvalitet- God forberedelse i forkant av møtet og- Oppmerksomhet, fokus og etikette under møtet

Alle punktene må ivaretas for at deltakere skal få et godt utbytte og positivt inntrykk av videomøtet.

Gode råd - lyd

■ Bruk ekstern mikrofon! Enten en som er innebygd i et eksternt webkamera, eller en helt separat én.

■ Bruker du kamera og mikrofon som er innebygd i laptopen, og faller for fristelsen å notere noe under møtet, surfe på nettet, eller svare på en e-post som ikke kan vente, vil de andre deltakerne høre tastinga di veldig godt.

■ Hold lyden fra dine høyttalere på et fornuftig nivå – hvis det er for høyt kan mikrofonen fange opp lyden fra dem og skape ekko. Husk også å rette mikrofonen bort fra høyttalere av samme grunn.

Forberedelser – før videokonferanse- lyd■ Møt opp/logg deg på i god tid før konferansen starter (15, eller til og

med 30 minutter før ved større møter er ikke for tidlig!)■ Test programvaren og utstyret – mikrofon og kamera.■ Juster mikrofonsensitiviteten, plasser evt. flere mikrofoner hvis det

skal være mange deltakere i samme rom (de som sitter nærmest mikrofonen høres som regel godt på andre siden, men det er umulig å høre dem som sitter litt lenger unna).

Forberedelser – før videokonferanseKamerajustering■ Sørg for riktig belysning, slik at andre siden ser deg godt. Moderne

webkameraer har god oppløsning, men kvaliteten på bildet går betraktelig ned hvis det er mørkt i rommet.

MenIKKE

SLIK…MEN SLIK…

For da blir det…

SLIK… SLIK…OG IKKE

Forberedelser – før videokonferanseKamerajustering■ Steng gardinene, hvis du får for mye direkte sollys i rommet, men

husk å ha nok kunstig lys. Gult lys er bedre enn hvitt, da blir hudfargen mer naturlig. Og andre siden får et bedre inntrykk av bildekvaliteten. Husk også å ikke rette kameraet direkte mot en sterk lyskilde

IKKE SLIK…

MEN SLIK…

For da blir det…

SLIK… SLIK…OG IKKE

Forberedelser – før videokonferanseKamerajustering■ Bruk eksternt kamera som du kan plassere i øyehøyde istedenfor det

lille som er innebygd i laptopen. Eller, hvis du er nøst til å bruke webkameraet i laptopen - vær i det minste bevisst på hvor kamera befinner seg og juster vinkelen slik at det gir et naturlig bilde av deg.

Vanlige feil:Kamera lent for lang tilbake (motparten ser omtrent bare haken din…)

=

Kamera for lang unna

=Kamera for nærme

=

Forberedelser – før videokonferanse- andre ting å tenke på■ Rydd bordet for alt som kan distrahere deltakere eller forstyrre lyden

eller bildet. Ligger det en kulepenn på bordet under Videokonferansen, vil noen på et eller annet tidspunkt begynne å leke med den. Da er klikkelyder fra kulepennen det eneste andre siden får høre…

■ Rydd gjerne også resten av rommet/den synlige bakgrunnen for elementer som kan virke distraherende, forstyrrende eller bare pinlige under møtet.

Under møtet

■ Bli enig om hvem som er møteleder. En uskreven regel er at det er den personen som kaller inn til møtet, men det kan delegeres til en annen person som er kjent med regler for virtuelle møter

■ I starten av møtet kontroller at alle deltakere kan høre og se deg, og mottar eventuell presentasjon fra din pc, hvis du sender den.

■ Husk at de andre deltakere kun kan se det som fanges opp av ditt kamera og høre det som fanges opp av din mikrofon. Forklar gjerne omstendigheter hvis du refererer til ting eller hendelser andre deltakere ikke kan se eller høre.

■ Vær bevisst hvor kamera og mikrofon er plassert og se i den retningen mens du snakker. Det vil fort høres som uartikulert mumling hvis du ser ned på skjermen eller bort på andre ting i rommet mens du snakker.

Under møtet

■ Husk at det er en liten forsinkelse i overføringen. Når du er ferdig med snakke eller har stilt et spørsmål vent tålmodig på respons uten å begynne å snakke igjen. Det blir veldig forvirrende for motparten og virke som om du avbryter dem hvis du gjør det.

■ Begrens unødvendige bevegelser og gestikulasjon, da dette kan være forstyrrende både lydmessig og visuelt for motparten.

■ Justér gjerne kameravinkel og –utsnitt underveis for å fokusere bildet på personen som har ordet. Zoom ut eller inn slik at andre siden får et godt bilde av deg eller alle deltakere i rommet. Mer om det på neste side.

Videokonferanseetikette

■ Presenter deg hvis du snakker med mennesker du ikke har snakket med før.■ Hvis du snakker med mange forskjellige lokasjoner presentér deg med navn og

sted hver gang du vil si noe. ■ Snakk med din vanlige stemme og vanlig toneleie.■ Demp gjerne mikrofonen når du ikke snakker.■ Se direkte inn i kamera så ofte som mulig, ikke bare på skjermen med bildet

av andre deltakere. Dette vil skape et inntrykk av at du gjør øyekontakt med dem.

■ Motstå fristelsen for å multitaske. De andre deltakere kan se at blikket ditt hopper på skjermen og hører museklikk, mens du egentlig burde være fokusert på det de har å si.

Videokonferanseetikette

■ I direktemøte kan menneskelig hjerne filtrere bort bakgrunnsstøy og fange opp tale. En mikrofon kan ikke det. Derfor vil motparten ikke høre et plukk hvis du pakker opp matpakka di (selv veldig forsiktig) mens en annen person i samme rom snakker. Det som for personer i samme rom høres ut som ubetydelig bakgrunnsstøy vil for videokonferansedeltakere overdøve all annen lyd.

■ Unngå pinlige øyeblikk ved å huske at andre deltakere kan se deg også når du ikke snakker. Det at du ikke har fokus på andre deltakere betyr ikke at de ikke har sitt fokus på deg.

Vel møtt!

Kilder:■ Retningslinjer for videokonferanse: http://www.no.inway.info/retningslinjer-for-videokonferanse/■ Virtuelle møter skaper forvirring: http://

www.digi.no/juss_og_samfunn/2009/03/04/virtuelle-moter-skaper-forvirring■ Runnig an effective Teleconference or Virtual Meeting: http://

www.cio.com/article/2437139/collaboration/running-an-effective-teleconference-or-virtual-meeting.html

■ 33 Tips For Using Teleconferencing for Meeting Preparations: http://www.corbinball.com/articles_technology/index.cfm?fuseaction=cor_av&artID=1809

■ 11 Dos & Don’ts of Video Conferencing Etiquette: http://www.inc.com/ss/video-conferencing-best-practices

■ Videoconferencing Tips for Success: http://www.it.northwestern.edu/videoconferencing/tips.html■ Video Conference Etiquette Tips: https://

www.bluejeans.com/video-collaboration/video-conference-etiquette-tips■ Is There Proper Etiquette for Videoconferencing?: http://www.entrepreneur.com/article/220542■ Bilder:

– Harper Reed, https://www.flickr.com/photos/natatwo/– Greg Williams, https://www.flickr.com/photos/gperspective/– Egne bilder og tegninger