Selvitysraportti uusista verkkokokous- ja

konferenssijärjestelmistä

Hämeen kesäyliopisto 2011

Julkaisija: Avo

Sisällys

1. Yleistä raportista sekä kokous- ja konferenssijärjestelmistä verkossa 2

2. Uudet verkkokokous- ja konferenssijärjestelmät 3

2.1. AnyMeeting 3

2.2. BigBlueButton 6

2.3. Citrixin verkkokonferenssit 7

2.4. Ekiga 10

2.5. Fuze Meeting 11

2.6. Google+ Hangouts 13

2.7. Idiligo 14

2.8. MeetingBurner 17

2.9. Saba Centra 18

2.10. Tinychat 20

2.11. VIDquik 22

3. Yhteenveto ja vertailu 25

Lähteet 28

Kannen kuva: UtenriksdeptKuvan lisenssi: http://creativecommons.org/licenses/by-nd/2.0/

1. Yleistä raportista sekä kokous- ja konferenssijärjestelmistä verkossa

Verkkokonferenssit ovat järjestelmiä, jotka mahdollistavat tapaamisen ja yhteistyön verkon välityksellä (Perron, 2011, 245) sekä tarjoavat näin ollen sopivan ympäristön erityisesti yhteisöllistä etätyöskentelyä varten (Ertl, Fischer & Mandl, 2006, 299). Verkkokonferenssijärjestelmiä tehokkaasti hyödyntämällä voidaan muun muassa parantaa yhteistyötä yli rajojen, pienentää matkakustannuksia sekä säästää huomattava määrä aikaa (Perron, 2011, 246).

Suhteessa kasvotusten tapahtuvaan vuorovaikutukseen, videokonferenssit tarjoavat uusia keinoja kuten sovellusten jakamisen tiedon rakentamisen tueksi (Ertl ym. 2006, 299). Yksi keskeisistä sovellusominaisuuksista on näytön jakaminen, mikä mahdollistaa muun muassa reaaliaikaisen dokumenttien, esitysten, tilastojen ja kaavioiden esittämisen sekä keskustelun niiden tiimoilta (Ertl ym. 2006, 299; Perron, 2011, 245).

Kokous- ja verkkokonferensseihin suunniteltuja järjestelmiä on kuitenkin useita ja uusia tulee jatkuvasti lisää. Selvitysraportin tarkoituksena onkin esitellä ja kuvata uusimpia kokous- ja konferenssijärjestelmiä verkossa. Tarkastelussa kartoitetaan järjestelmien tärkeimpiä teknisiä ominaisuuksia ja rajoitteita sekä punnitaan järjestelmien käyttöä sekä opetuksessa ja ohjauksessa, kokouksissa sekä webinaareissa.

Raportti on osa ESR-rahoitteista Avoimet Verkostot Oppimiseen (AVO) -hanketta, johon sisältyy eri verkkokokousjärjestelmien esittely ja perehdytys eri yhteistyökumppaneille.

Raportin sisällön ja ulkoasun on toteuttanut Dicole Oy Hämeen kesäyliopiston toimeksiantona.

2 .

2. Uudet verkkokokous- ja konferenssijärjestelmät

Raportissa on tarkasteltu yhteensä yhtätoista uutta verkkokokous- ja videokonferenssijärjestelmää teknisten ominaisuuksien, rajoitusten, käyttötarkoitusten ja käytettävyyden näkökulmasta. Kartoitetut järjestelmäalustat olivat AnyMeeting, BigBlueButton, Citrixin verkkokonferenssijärjestelmät (GoToMeeting, GoToWebinar ja GoToTraining), Ekiga, Fuze Meeting, Google+ Hangouts, Idiligo, MeetingBurner, Saba Centra, Tinychat sekä VIDquik.

Järjestelmien tarkastelu lähti liikkeelle keskeisten ominaisuuksien kartoituksella. Kaikkien järjestelmien esittelysivut käytiin läpi ja tekniset ominaisuudet ja rajoitteet koottiin yhteen. Lisäksi testattiin niitä palveluita, jotka eivät edellyttäneet maksullisen käyttäjätilin tai julkisen profiilin luomista. Testattuja palveluita olivat AnyMeeting, Idiligo Now, MeetingBurner, Tinychat sekä VIDquik.

Jottei vertailu olisi kuitenkaan jäänyt yksipuoliseksi, muiden palveluiden arvioimiseksi etsittiin internetistä kyseisiä palveluita koskevia arviointeja ja vertailtiin niitä keskenään. Arvioiden pohjalta kiteytettiin käyttökokemuksiin keskeisesti vaikuttaneet seikat ja analysoitiin niitä suhteessa palveluntarjoajien mainitsemiin ominaisuuksiin. Seuraavaksi on käyty järjestäen läpi kaikki kartoitetut järjestelmät.

2.1. AnyMeeting

AnyMeeting on vuodesta 2009 lähtien toiminut kattava kokous- ja konferenssialusta, joka on suunniteltu kaikenkokoisiin kokouksiin sekä webinaareihin. Sen avulla on mahdollista järjestää niin pienimuotoisia tapaamisia kuin suuria, jopa kahdensadan hengen verkkotilaisuuksia. AnyMeeting haastaakin useat kilpailijat monipuolisilla ominaisuuksillaan sekä maksuttomilla tai vähintäänkin edullisilla palveluillaan.

Palvelun maksuttomuus perustuu mainostajien kuten Forbesin ja TechCrunchin tukeen ja sponsorointiin, minkä vuoksi AnyMeetingiä on mahdollista tarjota ilmaiseksi kokousten ja webinaarien lukumäärästä riippumatta. Ilmaisversion käyttäjät voivat siten luoda ja järjestää kuinka monta webinaaria tahansa.

Ilmaisen palvelun rinnalle on tuotu vastikään kaksi mainoksetonta maksullista versiota: 25 osallistujan versio 17,99 dollarin (noin 13 euroa) kuukausimaksulla sekä 200 osallistujan versio 69,99 dollarilla (noin 52 euroa) kuussa. Ainoa ero ilmaisversioon on se, että maksullisissa versioissa ei näy mainoksia. Hinta on pyritty pitämään kohtuullisena myös pientoimijoita ajatellen. Vaihtaminen versioiden välillä onnistuu helposti käyttäjätilin alta.

3 .

Webinaarin aloittaminen tapahtuu kätevästi klikkaamalla Start a Webinar Now -painiketta. Järjestelmä pyytää ensin täyttämään Webinaarin nimen, minkä jälkeen käyttäjä voi kutsua osallistujia tilaisuuteen. Webinaari alkaa, kun käyttäjä klikkaa Start Webinar -painiketta.

Mikäli webinaarin haluaa ajoittaa myöhemmäksi, palvelussa on myös aikataulutusmahdollisuus “Schedule a Webinar” -linkin kautta. Aikataulutus mahdollistaa myös webinaarin ääniasetusten sekä profiilin määrittelyn valmiiksi.

Webinaarinäkymä on miellyttävä ja selkeä. Ominaisuudet ovat loogisesti esillä ja ne on helppo ottaa käyttöön.

4 .

Järjestelmä sisältää runsaasti ominaisuuksia, jotka tukevat sekä ryhmä- ja tiimityötä, opetusta että esimerkiksi asiantuntijaesityksiä. AnyMeetingin keskeisiä ominaisuuksia ovat

• Näytön ja sovellusten jakaminen• Kutsumis- ja rekisteröitymistyökalut• Maksullisten tilaisuuksien järjestäminen• Reaaliaikainen kuusisuuntainen videokonferenssi• Tapaamisten äänitteiden tallentaminen• Osallistujatietojen keruu ja seuranta• Julkinen profiili• Sosiaalisen median integraatio, joka mahdollistaa jakamisen sosiaalisen median

välityksellä

Lokakuussa 2011 järjestelmää uusittiin ja päivitettiin. Uusimpien päivitysten myötä muun muassa näytön jakaminen palvelussa on nopeutunut. Näytön jakamisen mahdollistaa tilaisuuden järjestäjä, joka voi seurata osallistujien määrää ja sallia heille tapauskohtaisesti mahdollisuuden jakaa työpöytänsä. Muista keskeisistä ominaisuuksista myös äänen välittyminen sekä kuvanlaatu pääsevät uudistetussa palvelussa oikeuksiinsa.

Järjestelmä mahdollistaa myös maksullisten tilaisuuksien järjestämisen lipunmyyntiominaisuuden ansiosta. Kun järjestäjä on päättänyt, että tilaisuus on maksullinen, osallistujat voivat maksaa osallistumislippunsa joko luottokortilla tai PayPalilla.

Lisäksi palvelussa on pieniä osallistujia aktivoivia yksityiskohtia. Ensinnäkin käyttöliittymään on integroitu fiilismittari, jonka avulla osallistujat voivat muun muassa viestiä tunnelmasta ja asiasisälllöstä, kehottaa esiintyjää siirtymään eteenpäin tai kohteliaasti ilmaista halun kysyä tai keskustella aiheesta. Toiseksi webinaarin loppuessa osallistujat voidaan automaattisesti ohjata haluttuun osoitteeseen esimerkiksi yrityksen kotisivulle tai muulle vastaavalle sivulle.

Uudistettu käyttöliittymä on selkeä, tarkoituksenmukainen ja helppokäyttöinen. Värit ovat miellyttävät eivätkä häiritse työskentelyä. Kaikki ominaisuudet ovat

5 .

johdonmukaisia eikä käyttäjä voi juurikaan tehdä mitään väärin. Ominaisuuksien kuten kyselyn lisääminen webinaariin tapahtuu käden käänteessä eikä edellytä ennakkovalmistelua vaan niitä voidaan hyödyntää tilanteen ja tarpeen niin vaatiessa.

Anymeeting sopii parhaiten tapaamisten ja webinaarien järjestämiseen. Virtuaalikokouksen tai webinaarin koollekutsuminen on nopeaa ja helppoa, mitä ohjataan hyvin myös ratkaisun toimittajan suunnalta. Toiminnot ovat hyvin selkeitä ja ne on kohdistettu nopeaan vuorovaikutukseen yleisön ja osallistujien kanssa sekä heidän välillään. AnyMeetingiä ei kannata sulkea pois myöskään opetuskäytöstä esimerkiksi luennoiden yhteydessä, mutta varsinaista ryhmätyömahdollisuutta se ei käyttäjilleen kuitenkaan tarjoa.

AnyMeetingin ilmaisversio on vakuuttava ja päihittää ominaisuuksillaan monet muut vastaavat palvelut. Maksulliset versiot tarjoavat lisäksi mainosvapaan alustan, joka sopii erityisesti sellaisten tapaamisten ja tilaisuuksien järjestämiseen, missä ei haluta mainontaa tilaisuuksien yhteyteen. Ainut rajoite AnyMeetingin kannalta lienee flash-pohjainen käyttöliittymä, joka rajoittaa osallistumista iOS-pohjaisilla laitteilla. Myöskään mobiililaitteiden käyttöä järjestelmä ei tue flash-ominaisuuksien vuoksi. Yleisesti AnyMeeting on kuitenkin yhteensopiva sekä PC- että Macintosh-koneiden kanssa.

2.2. BigBlueButton

BigBlueButton on yliopisto- ja korkeakoulutasolle suunniteltu etäoppimista tukeva järjestelmä, joka perustuu avoimeen lähdekoodiin. Järjestelmä mahdollistaa verkko-osallistumisen, äänikeskustelut sekä ryhmä- ja yksityischat-keskustelut, web-kameran käytön, esitysmateriaalin näyttämisen sekä näytön jakamisen. BigBlueButtonilla on mahdollista jakaa osallistujille Microsoft Office -formaatin tiedostoja sekä Windows-yhteensopivia videoita, mutta ainakaan toistaiseksi video- tai ryhmäpuhelumahdollisuutta järjestelmässä ei vielä ole.

Osallistuja voi olla joko katselija, esitelmöijä tai moderaattori. Katselijan tai seuraajan roolina on seurata esitelmää sekä keskustella muiden osallistujien kanssa. Hänellä on käytössään seuraavat järjestelmän ominaisuudet:

• Viittaaminen, jota varten on oma ikoni• Kaikkien osallistujien näkeminen• Esitelmämateriaalien seuraaminen• Julkinen ja yksityinen chat-keskustelu• Video-ominaisuus, joka mahdollistaa muiden näkemisen• Esitelmöijän kursorin seuraaminen

Esitelmöijällä puolestaan on katselijan ominaisuuksien lisäksi käytössään seuraavat lisäominaisuudet:

• Esitelmöijä-statuksen näkyminen• Osallistujien hiljentäminen tai poistaminen• PDF- tai Office-dokumenttien lataaminen ja jakaminen• Näytön jakaminen

6 .

Moderaattorilla on kaikkien osallistujien ominaisuudet. Lisäksi hänellä on käytössään ominaisuus, jolla kenestä tahansa osallistujasta voi tehdä esitelmöijän.

Käyttöliittymältään BigBlueButton on pelkistetty ja neutraali.

Vaikka käytettävyys on pääsääntöisesti hyvä, beta-vaihe ilmenee käytössä hiukan epäselvinä toimintopolkuina. Lisäksi Logi-toiminto, joka näyttää mitä koodipuolella tapahtuu, on jokseenkin irrallinen ja tarpeeton ominaisuus.

Käyttäjälle tarjotaan paljon teknistä informaatiota, mutta peruskäytön kannalta relevanttia tietoa on heikommin saatavilla. Ohjelmiston valmistaja ei muun muassa kerro, kuinka monta vierasta BigBlueButtonilla voi hallita eikä avaa erilaisten käyttöominaisuuksien kirjoa, mutta antaa sen sijaan tietoa teknisistä rajapinnoista, joihin järjestelmä on integroitavissa kuten Ubuntuun ja VMWareen.

BigBlueButton on suunniteltu yksinomaan täyttämään opetuskäytön tarpeita, mutta koska se on vielä tuotekehityksen ensimmäisillä portailla, se ei ole ominaisuuksiltaan verrattavissa kovin hyvin kilpailijoihinsa. Hyvää BigBlueButtonissa on se, että sitä suunnitellaan täysin käyttöjärjestelmästä riippumattomaksi ohjelmaksi, jonka olisi tulevaisuudessa tarkoitus toimia myös mobiililaitteissa.

2.3. Citrixin verkkokonferenssit

Citrix tarjoaa kolme erilaista konferenssialustaa etätyöskentelyn tueksi: GoToMeeting kokousten ja palaverien pitämiseen, GoToWebinar verkkoseminaarien järjestämiseen sekä GoToTraining verkkokoulutustilaisuuksiin. Kaikki alustat ovat maksullisia, mutta niitä on mahdollista kokeilla kolmenkymmenen päivän ajan veloituksetta.

7 .

GoToMeeting

Citrixin GoToMeeting on verkkokonferenssiväline sovellusten jakamiseen reaaliajassa. Se tarjoaa muun muassa korkealaatuisia videokonferensseja, rajoittamattoman määrän etäkokouksia sekä kokousten tallentamisen integroidun audiokonferenssiominaisuuden avulla. Lisäksi järjestelmä soveltuu sekä Mac- että PC-koneisiin, iPadiin, iPhone’iin tai Android-laitteisiin.

Seuraavaksi on esitelty GoToMeeting-järjestelmän ominaisuudet tiivistetysti:

• HD-laatuinen videokonferenssi• Näytön jakaminen• Näppäimiston ja hiiren kontrolloinnin jakaminen• Sähköposti- ja pikaviestinintegraatiot (ei toistaiseksi Mac-käyttäjien saatavilla)• Chatti• Kattava audiopalvelu joko ilmaisen VoIP:n, puhelinkonferenssin tai molempien

kautta• Sekä Mac- että PC-yhteensopiva• Vuorovaikutustilanteiden ja esitysten tallentaminen, toistaminen ja jakaminen (ei

toistaiseksi Mac-käyttäjien saatavilla)• Valittujen sovellusten jakaminen (ei toistaiseksi Mac-käyttäjien saatavilla)• Piirrustustyökalut (ei toistaiseksi Mac-käyttäjien saatavilla)

Rekisteröityneet käyttäjät voivat järjestää rajattoman määrän verkkotapaamisia kenen tahansa kanssa. Tapaamisiin kutsuttujen osallistujien ei siis tarvitse rekisteröityä palvelun käyttäjäksi ja voivat osallistua tapaamisiin ilmaiseksi. Lisäksi organisaatioiden on mahdollistaa ottaa verkossa käyttöön hallintakeskus, joka

8 .

tarjoaa mahdollisuuden lisätä käyttäjätilille useampi käyttäjä, jotka voivat vapaasti järjestää tapaamisia.

Järjestelmän käyttöönotto tapahtuu automaattisella asennuksella, joka kestää hetken. Ohjelma latautuu käyttäjän koneelle, minkä jälkeen käyttäjä voi muutamalla klikkauksella järjestää verkkotapaamisen. Tapaamisia voi järjestää joko GoToMeeting-verkkosivun, Microsoft Outlookin sekä pikaviestinsovellusten välityksellä. Järjestelmän puutteena on, että Mac-koneiden käyttäjät voivat järjestää tapaamisia ainoastaan verkkosivun kautta.

Järjestäjä aloittaa aina kokouksen tai tapaamisen klikkaamalla ohjelmasta Meet Now -painiketta. Sen jälkeen hän kutsuu osanottajia puhelimen, sähköpostin tai pikaviestin avulla. Tapaamisen voi ajoittaa joko myöhemmäksi tai aloittaa välittömästi.

Osanottajat osallistuvat tapaamiseen linkin kautta tai sitten järjestäjän puhelimitse toimittamaa tapaamistunnusta käyttämällä. Konferenssiin on mahdollista osallistua joko puhelimitse tai tietokoneen äänentoistoa hyödyntämällä. Tapaamisajankohdan voi sopia etukäteen tai sitten on mahdollista luoda toistuva tapaamistila, joka on käytössä milloin vain. Ajankohdan määrittämistä varten järjestelmään on integroitu Microsoft Outlook.

Tapaamisen aikana järjestäjä voi jakaa koko näyttönsä tai vaihtoehtoisesti vain valitun sovelluksen. Järjestäjä päättää, mitä osanottajat näkevät. Hän voi helpottaa tapaamisen seuraamista muun muassa käyttämällä korostusapuvälineitä näytöllä. Lisäksi järjestelmä mahdollistaa dokumenttien työstämisen yhteistyössä osallistujien kesken. Kaikki konferenssit on mahdollista nauhoittaa ja tallentaa esimerkiksi myöhempää käyttöä varten. Tapaamista on myös mahdollista arvioida jälkikäteen osallistumisraporttien avulla, mikä auttaa edelleen tulevien tapaamisten suunnittelussa.

Osanottajille järjestelmän käyttö on maksuton. Ainoastaan järjestäjä maksaa käyttäjätilistään käyttömaksun. Kuukausihinta on 49 dollaria (noin 35 euroa) ja vuosihinta 468 dollaria (noin 347 euroa). Perustilin kautta on mahdollista kutsua korkeintaan 15 osallistujaa. Monikäyttäjätilillä sen sijaan on mahdollista kutsua maksimissaan 25 osallistujaa muiden lisäominaisuuksien ohella.

Järjestelmän puutteena on, että kaikki ominaisuudet eivät ainakaan toistaiseksi sovellu Mac-koneiden käyttöön. Ongelmana on erityisesti se, että kyseiset ominaisuudet ovat melko keskeisiä tilaisuuksien järjestämisen kannalta, kuten sähköposti- ja pikaviestinintegraatiot sekä vuorovaikutustilanteiden ja esitysten tallentaminen, toistaminen ja jakaminen.

GoToWebinar

GoToWebinar on erityisesti web-seminaareja varten suunniteltu palvelu, joka sopii suuremmallekin osallistujamäärälle. Se sisältää kaikki GoToMeeting-ominaisuudet ja lisäksi siihen kuuluu webinaarien kannalta olennaiset ominaisuudet, joiden avulla voidaan luoda ja aikatauluttaa webinaari, kutsua osallistujia rekisteröitymään

9 .

webinaariin, muistuttaa heitä osallistumisesta, hallita osallistujia sekä valmistella ja pitää tilaisuus.

Erityisiä ominaisuuksia ennen tilaisuuksien alkamista ovat muun muassa kattava rekisteröityminen, räätälöity brändäämismahdollisuus, automaattiset sähköpostipohjat sekä webinaareja edeltävät harjoitussessiot. Osallistujat rekisteröityvät itsenäisesti tilaisuuksiin ja saavat siitä muistutussähköpostin. Webinaaritilaisuuden jälkeen järjestäjä voi teettää kyselyn ja katsoa osallistujatietoihin liittyviä raportteja.

GoToWebinarin hinnoittelu lähtee sadasta käyttäjästä, jolloin kuukausihinta on 99 dollaria (noin 73 euroa). 500 käyttäjällä palvelun hinnaksi muodostuu 399 dollaria (noin 296 euroa) kuussa ja 1000 käyttäjällä 499 dollaria (noin 370 euroa).

GoToTraining

GoToTraining tarjoaa puolestaan vuorovaikutteisen virtuaalisen luokkahuoneen koulutustilaisuuksia varten. GoToWebinarin ohella myös se sisältää kaikki GoToMeeting-ominaisuudet. Perusominaisuuksien lisäksi rekisteröityneelle käyttäjälle on tarjolla räätälöitävissä oleva rekisteröityminen, mahdollisuus laskuttaa osallistujia, sisältökirjasto, osallistujien hallinta, uudelleenkäytettävät kokeet ja testit, materiaalit, kyselyt ja arvionnit, katalogit tulevista koulutussessioista sekä luokkakoon määrittäminen.

Osallistujat puolestaan voivat rekisteröityä omatoimisesti ja heille on tarjolla joustavat maksamismenetelmät maksua vaativille koulutustilaisuuksille. He myös saavat automaattiset sähköpostimuistutukset tilaisuuksista, saavat pääsyn koulutusmateriaaleihin sekä voivat suorittaa alkutestin koulutustilaisuutta varten. Tilaisuuksien jälkeen rekisteröityneet käyttäjät voivat muun muassa käyttää arvionti- ja raportointiominaisuuksia sekä suorittaa järjestelmän kautta loppukokeita tai -testejä.

GoToTraining maksaa kuukaudessa 149 dollaria (noin 110 euroa) mikäli käyttäjämäärä on 25. Käyttäjämäärä on mahdollisuus nostaa 200 käyttäjään, mikä nostaa hinnan 349 dollariin (noin 259 euroa) kuussa.

2.4. Ekiga

Ekiga (entinen GnomeMeeting) kuten BigBlueButton perustuu avoimen lähdekoodin verkkosovelluksiin. Järjestelmä tarjoaa puheluohjelmiston, videokonferenssi-mahdollisuuden ja pikaviestien lähettämisen sekä tukee korkealaaltuista ääni- ja videosisältöä. Se sisältää muun muassa seuraavia ominaisuuksia:

• Ilmaiset ääni- ja videopuhelut verkon kautta• Ilmaiset pikaviestit tai tekstichatit (Instant Messaging) verkossa sekä

läsnäolotuki (Presence support)• Korkealaatuinen ääni ja video• Palveluntarjoaja vapaasti valittavissa• Tukee puhelujen perusominaisuuksia kuten puhelun laittamista pitoon,

puhelunsiirtoja sekä puhelujen välittämistä

10 .

• Soveltuu usealle alustalle (Windows, GNU/Linux)

Käyttöliittymältään ja käyttökokemukseltaan Ekiga muistuttaa alkuaikojen Skypeä. Ekigan hyviä puolia on sen toiminnan yksinkertaisuus ja ominaisuuksien vähäisyys. Se ei tarjoa ratkaisuja ryhmän-, dokumenttien-, kutsun-, nauhoitustenhallintaan, vaan ainoastaan mahdollisuuden videon kautta tapahtuvaan kommunikaatioon kahden osapuolen välillä. Näin ollen sitä voi soveltaa lähinnä vain pienimuotoisiin kokouksiin taikka palavereihin.

Ohjelma ei sinällään vaadi käyttöjärjestelmältä paljon, mutta samalla se ei ole kovinkaan graafinen ja sulavalinjainen. Ekigan verkkosivusta huokuu avoimen lähdekoodin ajatusmaailma, ja erilaisia koodinjäänteitä näkyy siellä täällä. Se sopiikin tapaamistyökaluksi laiteympäristöissä, joissa halutaan käyttää nimenomaan avoimeen lähdekoodiin pohjautuvia työkaluja. Ekiga toimii ainoastaan Windows- ja Linux-ympäristöissä, ja siihen liittyvät lähdekoodit ovat vapaasti ladattavissa verkosta.

2.5. Fuze Meeting

Fuze Meeting on verkkopohjainen videokonferenssijärjestelmä, joka toimii niin tietokoneiden kuin myös mobiililaitteiden välityksellä. Palvelun verkkopohjaisuus merkitsee sitä, että käyttäjällä on jatkuvasti käytössään uusimmat käyttöliittymä-päivitykset eikä erillisiä latauksia tarvita.

Fuze Meetingissä on panostettu materiaalin jakamiseen ja näyttämiseen. Järjestelmä ymmärtää yli kolmekymmentä eri tiedostotyyppiä, ja esimerkiksi graafisen sisällön esittäjille järjestelmän tärkeimpiä ominaisuuksia on, että se ei laske esitettävän materiaalin laatua. Se myös hyödyntää HD-laatuista videota ja multimediaa sekä tarjoaa hyvät mahdollisuudet audiokonferenssien pitämiseen. Siihen on muun muassa liitetty rajapinta niin normaalin matkapuhelimen liittämiselle kuin Skype- tai verkkopuheluyhteydellekin. Ainoa haittapuoli videon käytössä on, että palvelu ei tue web-kameran käyttöä.

Järjestelmän keskeisimmät ominaisuudet on koottu seuraavaan listaan:

• Integroitu audiokonferenssimahdollisuus• Näytön jakaminen• Mobiilisovellukset iPhone’ille ja Blackberrylle• HD-laatuinen multimediasisältö• Verkkopohjainen tussitaulu• Fuze-In -ominaisuus, joka yhdistää käyttäjän välittömästi tapaamiseen• Pysyvä tallennustila tapaamisille

11 .

Edellä mainittujen ominaisuuksien lisäksi järjestelmä mahdollistaa sosiaalisen median työkalujen kuten Facebookin, Twitterin ja LinkedInin hyödyntämisen palvelun ohessa. Niitä voi hyödyntää esimerkiksi tapaamisesta viestimiseen osallistujille. Myös Outlookin käyttö on mahdollista ottaa osaksi tapaamisten järjestämistä.

Fuze Meeting on selkeä ja helppokäyttöinen järjestelmä, joka tarjoaa ensisijaisesti ratkaisuja sekä tapaamisten että webinaarien järjestämiseen. Hyvien konferenssi-ominaisuuksien myötä se sopii kuitenkin myös koulutustilaisuuksien pitämiseen. Järjestelmän puutteena on, että siitä puuttuu viimeistely ja käyttäjäoptimointi.

Palvelusta on tarjolla kolme maksullista versiosta: Personal, Plus sekä Professional.

Lisäksi Fuze Meetingin voi ostaa käyttöön myös yhdeksi päiväksi 9,90 dollarilla (noin 7,35 euroa) sisältäen viidentoista käyttäjän kutsumisen videokonferenssiin. Maksullisia palveluita on mahdollista kokeilla neljäntoista päivän ajan ilmaiseksi.

Fuze Meeting Personal & Plus

Fuze Meeting Personal tarjoaa verkkotapaamisalustan 25 hengelle ja kaksi gigabittiä tallennustilaa. Fuze Meeting Plus on käytännössä sama alusta, mutta se mahdollistaa useamman hengen osallistumisen sekä enemmän tallennustilaa. Plus-palvelun välityksellä videokonferensseja voidaan nimittäin järjestää 45 hengelle ja tallennustilaa on tarjolla kymmenen gigabittiä. Molemmissa versioissa on

12 .

etäohjausmahdollisuus, “soita minulle” -ominaisuus sekä tarjolla rajaton määrä tapaamisia.

Fuze Meeting Professional

Fuze Meeting Professional sen sijaan tarjoaa enemmän ominaisuuksia sekä mahdollisuuden järjestää videokonferensseja tai webinaareja esimerkiksi kymmenen tai jopa sadan hengen ryhmille. Käyttäjät pystyvät muun muassa jakamaan työpöytiä ja esitelmiä, mutta myös tekemään materiaaliin muistiinpanoja, kuvioita tai vaikkapa nuolia muistuttamaan halutuista muutoksista. Käyttäjille voidaan myös määrittää erilaisia käyttäjätasoja, ja tarjolla on Fuze-In -ominaisuus kaikille osallistujille. Myös tallennustilaa löytyy rajattomasti.

Fuze Meeting Professionalin käytön vahvuus on saavutettavuus ja yhteensopivuus. Käyttöliittymänsä puolesta palvelu taipuu niin webinaareihin, ryhmätyöhön, esitystilaisuuksiin, myynnin tueksi kuin myös koulutustilaisuuksien alustaksi. Palvelusta puuttuu kuitenkin kyselytyökalu, mutta jälkiarviointia varten tilaisuudet on kuitenkin mahdollista tallentaa.

2.6. Google+ Hangouts

Hangouts on Google+ -palveluun kuuluva videokonferenssisovellus, joka on suunniteltu reaaliaikaisia, verkon välityksellä tapahtuvia videokeskusteluja varten. Sen avulla on mahdollista pitää esimerkiksi nopeita palavereita sekä työstää tai pohtia asioita yhdessä. Palvelun käyttöönotto edellyttää kuitenkin julkista Google+ -profiilia sekä Googlen ääni- ja videoliitännäisten asentamista.

13 .

Kuka tahansa Google+ -käyttäjä voi hetkessä luoda Hangout-keskustelun ja kutsua siihen osallistujia. Kun henkilö on saanut kutsun, hän voi edelleen kutsua lisää osallistujia keskusteluun. Kutsuttuja ei voi kuitenkaan poistaa keskustelusta, mutta kuka tahansa voi lähteä keskustelusta milloin hyvänsä. Sen sijaan osallistujan voi lisätä estolistalle, jolloin hän ei enää voi osallistua myöhempiin Hangout-keskusteluihin, joissa eston asettaja on mukana.

Jokaisella Hangoutilla on erityinen URL, jonka voi jakaa linkkinä muiden kutsumiseksi. Asetukset-sivulta voi vahvistaa tietokoneen asetukset ja käyttövalmiuden Google+ Hangoutsia varten. Hangout-asetuksiin pääsee milloin tahansa videopuhelun aikana klikkaamalla asetuspainiketta Hangout-ikkunan alaosasta.

Parhaimpia Hangoutin ominaisuuksia ovat monipuoliset ruudunjakomahdollisuudet sekä mahdollisuus muokata Google tai SketchUp-dokumentteja yhteisöllisesti suoraan verkossa Hangoutissa olijoiden kesken. Käyttäjä voi itse määrittää, mitä dokumentteja hän jakaa osallistujien kesken. Koska Google+ on vielä beta-vaiheessa, joidenkin ominaisuuksien kohdalla saattaa ilmetä teknisiä ongelmia, mikä kannattaa ottaa huomioon keskusteluista järjestettäessä.

Google+ Hangoutista on olemassa myös mobiilisovellus sekä API, joka antaa kehittäjille mahdollisuuden kytkeä Hangout esimerkiksi yrityksen kotisivujen yhteyteen. Google+ hangout sopii hyvin ryhmätöiden tekemiseen vakautensa puolesta, eikä sen käyttöönotto vaadi juuri minkäänlaisia toimenpiteitä, mikäli käyttäjällä on jo julkisen Google+ -profiili. Ainoastaan liitännäisohjelmistot on asennettava.

Ryhmätyöskentelyn ohella Google+ Hangouts on omimmillaan myös pienimuotoisissa palavereissa ja kokouksissa. Se sopii säännölliseen kokouskäyttöön kuin myös opiskelijaryhmien keskusteluvälineeksi. Hangoutin avulla voi järjestää pienimuotoisia webinaarejakin, mutta osallistumisen hallinta ei sovellu suurille ryhmille. Dokumenttien työstö ja jakaminen on helppoa ja tehokasta googlemaisen käytettävyyden turvin. Samoin järjestelmän vakaus ja saavutettavuus on huippuluokkaa, sillä Google tarjoaa maailmanlaajuisen kattavuuden.

Ohjelma tukee selaimista Google Chromea, Safaria, Mozilla Firefoxia sekä Microsoft Internet Exploreria. Käyttöjärjestelmistä se tukee Mac OS X 10.5+:aa, Windows 7:aa, Vistaa ja XP:tä, Chromea sekä Ubuntua ja muita Debian-pohjaisia Linux-järjestelmiä.

2.7. Idiligo

Idiligo on verkkoesityksiin ja -tapaamisiin keskittynyt palvelu, joka toimii SaaS (Software as a Service) -mallilla ilman asennuksia ja latauksia. Esitykset tuodaan järjestelmään “drag and drop” -menetelmällä ja niiden tukena on mahdollista käyttää web-kameraa.

Palvelun ominaisuuksiin kuuluvat

• Esitysten ja dokumenttien jakaminen

14 .

• Videoyhteys we-kameran välityksellä• Elokuvien jakaminen• Kyselyiden jakaminen• Näytön jakaminen• Käyttäjien kutsuminen joko sähköpostilla tai "token"-tunnusluvulla• Brändäys• CRM-toiminnalisuudet• Standardoitu ja räätälöity ohjelmakoodaus

Lisäksi Idiligo tarjoaa integraatioille avoimen Inside API:n, joka on enemmänkin projektihallinnan työkalu, mutta voi sopia hyvin myös opetuskäyttöön. API:in liittyvät muun muassa tiimityö dokumenttien, esitysten ja videon välituksellä, dokumenttien hallinnan työkalut sekä e-HRM.

Palvelusta on tarjolla maksulliset Business Basic ja Business Plus -versiot sekä Idiligo Inside API. Lisäksi on tarjolla ilmainen kokeiluversio Idiligo Now.

Idiligo Business -palvelun avulla voi helposti jakaa esityksiä, dokumentteja, taulukoita ja videokuvaa. Lisäksi se mahdollistaa verkon selaamisen samanaikaisesti yhdessä muiden kanssa, elokuvien katselun sekä seurantatapaamisten järjestämisen. Lähetys on mahdollista välittää kaikkialle, missä on internetyhteys. Erityisenä ominaisuutena on ohjelmiston brändääminen esimerkiksi oman organisaation näköiseksi.

Idiligo Inside API on yhden klikkauksen sovellus, joka aloittaa uuden virtuaalitapaamisen videon välityksellä ja mahdollistaa dokumenttien jakamisen. Palvelu ei vaadi asennusta eikä rajoitu organisaatioiden välille, vaan sen avulla on mahdollista pitää palaveri kenen kanssa tahansa ja missä tahansa. Idiligo Inside hyödyntää ja mittaa tapahtumia erilaisten projektinhallinnan työkalujen ja e-HRM ohjelmiston avulla. Lisäksi APIssa on mahdollista käyttää sisäänrakennettua CRM:ää tai dokumentinhallintaa.

Idiligo puhelu aloitetaan Quickstartin avulla, missä valitaan tai määritellään organisaatio, osallistuja kontaktilistalta sekä esitettävä materiaali. Files-osioon voi valmiiksi ladata esitysmateriaaleja. Järjestelmään voi luoda valmiiksi myös kontakteja kahdella eri tasolla: joko organisaatioina tai yksilöinä. Käyttäjä voi luonnollisesti koota omista kontaksteistaan ryhmän organisaatioiden alle.

15 .

Quickstartiin täydennetään kutsuttavan organisaatio ja nimi sekä hänen sähköpostinsa, jota kautta hän myös saa kutsun videokonferenssiin. Sen jälkeen käyttäjä voi ladata tai valita jo ladatun tiedoston, jonka hän haluaa jakaa muiden osallistujien kanssa. Videokonferenssi alkaa klikkaamalla painiketta “go”.

Puhelun aikana osallistujat näkevät jaetun materiaalin ja voivat kirjoittaa merkintöjä muistiinpanokenttään. Videopuhelu on mahdollista tauottaa, ja materiaalin kokoa voi muuttaa. Materiaalin vaihtamiseen en näytä olevan mahdollisuutta ainakaan ilmaisversiossa, joten palvelun rajoitteena on, että kussakin videokonferenssissa voidaan käsitellä ainoastaan yhtä dokumenttia kerrallaan.

Idiligossa ei ole rajattu käyttäjämäärää ja ketä kutsutaan kokouksiin. Järjestelmä tukee esitelmiä suurillekin joukoille, mikä ilmenee muun muassa ryhmänhallintatyökalujen tarjonnasta. Suuria organisaatioryhmiä voidaan jaotella nappia painamalla pienempiin ryhmiin, mikäli tarve vaatii. Yhteystietoja on myös mahdollista viedä ja tuoda exel-muodossa. Palvelussa on lisäksi sisäänrakennettu käyttötuki, jonka kautta voi lähettää palvelun ylläpitäjille kysymyksiä, huomioita tai ehdotuksia palvelun käyttöön liittyen.

16 .

Idiligo on panostanut etenkin välimatkaongelman ratkaisuun sekä saumattomaan käyttökokemukseen. Palvelun käyttöliittymä on kaiken kaikkiaan selkeä ja ohjaa käyttäjää askel askeleelta. Videokonferenssien, kontaktien ja dokumenttien hallinta on kätevää, koska jokaisella on omat selkeät paikkansa. Käyttäjä voi päivittää jo pitämiään esityksiä helposti ja näin materiaalien määrä ei kasva mahdottomaksi.

Idiligon järjestelmät sopivat hyvin moneen eri käyttöön. Se on toimiva työkalu niin opetuskäyttöön, kokoustamiseen kuin webinaarikäyttöönkin. Idiligo on AnyMeetingin ohella yksi selvityksen parhaista palveluista hinnoittelun ja ominaisuuksien suhteen. Idiligon käytettävyys on hyvä ja ominaisuudet on saatu pidettyä järkevässä määrässä. Idiligon tuotevaihtoehdoista löytyy jokaiseen käyttöön sopiva paketti, ja niiden ominaisuudet kasvavat tarpeiden mukana. Hinnoittelu on toteutettu joko kuukausi- tai "soitto"-perustaisesti.

2.8. MeetingBurner

MeetingBurner on ilmainen tapaamisalusta verkossa. Sen avulla on mahdollista järjestää ja aikatauluttaa tapaamisia, tarkastella menneitä tapaamisia, tavata videoyhteyden välityksellä sekä jakaa näyttö.

Tapaamisen voi järjestää klikkaamalla etusivulla olevaa Meet Right Now -ikonia. Järjestelmä pyytää ensin täyttämään tapaamisen nimikkeen. Sen jälkeen käyttäjä voi kutsua osallistujia ja siirtyä lopuksi suoraan tapaamistilaan. Osallistujia voi kutsua korkeintaan viisikymmentä tapaamista kohden. Järjestelmä luo automaattisesti kutsutekstin ja tapaamistilan linkin, mutta ne on itse jaettava joko sähköpostin, Facebookin tai Twitterin välityksellä. Luotuja tapaamisia on mahdollista testata etukäteen sekä muokata tarpeen mukaan.

Aikataulutuksen avulla tapaamisen voi ajoittaa myöhempään ajankohtaan. Aikataulutusominaisuuden avulla käyttäjä voi myös määrittää tarvitseeko osallistujien

17 .

rekisteröityä tapaamiseen vai ei ja edellyttääkö osallistuminen salasanaa. Lisäksi ominaisuuteen kuuluu niin sanottu lämpömittari, jonka avulla voi halutessaan seurata tapaamisen ilmapiiriä. Varsinainen tapaaminen voidaan välittää joko puhelinkeskuksen tai Skype-puhelun välityksellä.

Tapaamisia voi hallita My Meetings -välilehden alta. Tapaamisten hallinta sisältää aikataulutuksen, tapaamisarkiston, nauhoituksen, profiilit sekä asetukset. Välilehdestä näkee kaikki tulevat tapahtumat.

Käyttöliittymältään MeetingBurner on yksinkertainen ja käyttäjäystävällinen. Kaikki toiminnot ovat selkeästi esillä ja etenemispolku on visuaalisesti hyvin suunniteltu niin, että se opastaa käyttäjää tapaamisten luonnissa ja hallinnassa. Ominaisuuksia on sopiva määrä ja ne on suunniteltu tarkoituksenmukaisiksi ilman turhia lisäominaisuuksia. Visuaalinen ilme on rauhallinen ja tasapainoinen.

Palvelu on vasta beta-vaiheessa, joten muun muassa pikaviestinmahdollisuus puuttuu järjestelmästä toistaiseksi kokonaan. Palveluun on kuitenkin tulossa lisää ominaisuuksia ja suurempia tapaamistiloja, joihin mahtuu enemmän kuin viisikymmentä osallistujaa.

Toistaiseksi palvelu soveltuu lähinnä verkkokokousten ja -palaverien pitämiseen, esityksiin sekä pienimuotoisiin webinaareihin. Käyttö opetukseen tai ohjaukseen ei ole myöskään poissuljettu, mutta sitä rajoittaa muun muassa ryhmätyökalujen puuttuminen. MeetingBurneria voi kuitenkin käyttää luentotarkoituksiin, mikäli osallistujajoukon koko ei ylitä rajoitettua maksimimäärää.

2.9. Saba Centra

18 .

Saba Centra tarjoaa kolmenlaisia videokonferenssipalveluita: tapaamisiin ja kokouksiin suunniteltu Saba Meeting, opetuskäyttöön tarkoitettu Saba Classroom sekä Saba Webinar web-seminaareihin.

Saba Meeting

Saba Meeting vastaa pienten organisaatioiden kokoustarpeeseen. Tapaamiseen voi osallistaa maksimissaan 5–50 henkeä. Viiden käyttäjän versio on ilmainen, kun taas viidenkymmenen henkilön kokoustamiseen optimoitu versio maksaa 29 dollaria (noin 22 euroa) kuussa. Saba ei tarjoa tallennustilaa ilmaiseen versioon, mutta maksulliseen versioon sitä saa yhden gigabitin verran.

Saba Classroom

Saba Classroom -ratkaisu on tarkoitettu opiskelijoiden ja henkilöstön kouluttamiseen keskitetysti. Virtuaaliseen luokkahuoneeseen voi kirjautua yhtäaikaisesti enintään viisisataa henkeä. Eroten Saban perusversiosta Saba Classroomissa on panostettu kuvanlaatuun tuomalla siihen HD-ominaisuudet. Myös käyttöliittymän helppouteen on kiinnitetty huomiota eri oppimisen kohde- ja ikäryhmiä ajatellen. Palvelussa on muun uassa erilaisia testi-, äänestys- ja koemahdollisuuksia. Classroom-palvelussa ryhmiä voidaan helposti jakaa reaaliajassa pienempiin työryhmiin.

Saba Classroom on jaettu hinnoittelulla 50–500 käyttäjän paketteihin, joiden kuukausihinta liikkuu 129–299 dollarin (noin 96–222 euroa) välillä. Kaikissa vaihtoehdoissa on mukana kolme gigabittiä tallennustilaa.

Saba Webinar

Saba Webinar on kohdistettu suurille osallistujaryhmille tukenaan yhtiötason tieturva, korkealaatuinen kuvan- ja äänenlaatu sekä hyvä kutsujärjestelmä. Webinaariin voi maksimissaan osallistaa 1500 käyttäjää ja lähetyksessä voi olla samanaikaisesti mukana useampi esiintyjä. Lisäksi palvelun ominaisuuksiin kuuluvat online-äänestys ja kysymystyökalut.

Saba Webinarin hinnoittelu on jaettu 200–1500 käyttäjän paketteihin, joiden kuukausihinta liikkuu välillä 79–449 dollaria (noin 59–333 euroa). Kaikissa vaihtoehdoissa on mukana kaksi gigabittiä tallennustilaa.

19 .

Kaikki Saba Centran palvelut toimivat joko selaimen työpöytäsovelluksen tai iPhone sovelluksen kautta.Yleisominaisuuksiltaan Saba tarjoaa hyvälaatuisia video- ja äänilähetyksiä, vaikka ei lupaakaan käyttäjälle HD-tasoista kuvaa ja ääntä. Saba on panostanut myös kokouksien tallentamiseen ja niiden selaamiseen sekä käyttäjien tietoturvan laatuun. Muista vastaavista palveluista eroten Saba on optimoinut palvelunsa toimimaan hitaimmillakin internetyhteyksillä. Lisäksi Saba mahdollistaa videon ja äänen ohjauksen aina äänessä olevalle henkilkölle. Muita keskeisiä ominaisuuksia palveluissa on muun muassa

• Kielituki kolmelletoista eri kielelle• Microsoft Outlook ja Messanger -kutsuintegraatiot sekä mahdollisuus siirtyä

Sabaan yhdellä klikkauksella näiden sovellusten kautta• Äänestystyökalut, kyselyt sekä omaperäiset aplodi- tai nauruefektit, joiden

avulla voidaan äänestää erilaisista asioista• Nauhoitus- ja editointityökalut tallenteiden käsittelyyn sekä dokumentihallinta

niiden arkistointiin

Käytettävyyteen Saballa jää kuitenkin parannettavaa. Kokoushuoneen avaaminen on hidasta ja sen käynnistäminen on työlästä. Lisäksi ohjelman käyttöliittymä on täynnä painikkeita, jotka tekevät palvelusta epäselvän. Äätoiminnot ovat selkeästi esillä palvelun yläpalkissa, mutta ensimmäisenä ruutuun aukeava ohjenäkymä on niin ruuhkainen, että sen lukeminen on vaikeaa. Samoin suurin osa toiminnoista aukeaa pop-up-ikkunoihin eivätkä luonnollisesti toimi, mikäli selaimessa on pop-up-esto päällä. Se saattaa aiheuttaa käyttäjissä ärsytystä. Saban palvelut ovat käytettävyydeltään keskitasoa.

2.10. Tinychat

Vuonna 2009 lanseerattu Tinychat tarjoaa ilmaisia, räätälöitävissä olevia video- ja chat-huoneita keskusteluja varten. Keskusteluhuoneisiin liittyminen edellyttää kirjautumista palveluun joko Facebook- tai Twitter-tunnuksilla taikka vaihtoehtoisesti Tinychat-tunnuksilla vierailijaverkoston kautta. Sosiaalisen median palvelujen etuna on, että ne tarjoavat valmiin verkoston keskustelujen aloittamiseksi. Yhdessä lähetyksessä voi olla läsnä samanaikaisesti kaksitoista keskustelijaa, mutta keskustelua voi seurata rajaton määrä katselijoita.

Keskustelu on mahdollista sekä tekstin, videon että äänichatin välityksellä. Siinä mielessä palvelu on pitkälti Skypen kaltainen. Keskustelun ohessa voidaan käyttää myös verkkopohjaista tussitaulua sekä työstää yhteisesti jaettua dokumenttia, mikä erottaa palvelun kuitenkin Skypestä.

20 .

Tinychatilla on Facebookia hyödyntävä iOS-sovellus, jonka avulla käyttäjät voivat käyttää videochattia yhtäaikaisesti kahdentoista Facebook-kaverinsa kanssa iPhone’in tai iPadin välityksellä. Keskusteluun kutsuttujen kavereiden ei kuitenkaan tarvitse ladata sovellusta, vaan he voivat osallistua kirjautumalla sisään suoraan Facebookista.

Käyttöliittymältään palvelu on yksinkertainen. Tosin ilmaisen palvelun haittana ovat jatkuvasti vaihtuvat ja elävät flash-bannerit, jotka tekevät palvelun olemuksesta levottoman.

Palvelu on kuitenkin helppo ottaa käyttöön, joten se sopii nopeisiin, pienimuotoisiin tapaamisiin ja palavereihin, jotka eivät edellytä suurempia valmisteluja. Opiskelijat

21 .

voivat hyödyntää palvelua muun muassa ryhmätyöskentelyn ja ajatustenvaihtopalaverien tukena. Periaatteessa palvelu sopii ajatusmalliltaan myös webinaareihin, mutta sen käytön yhteydessä saattaa esiintyä jonkin verran teknisiä ongelmia, eikä palvelun käyttöliittymä ole webinaarien näkökulmasta optimaalinen.

Palvelu tukee verkkoselaimista parhaiten Mozilla Firefoxia ja Google Chromea. Internet Explorerin käyttöä ei suositella sen kohdalla ilmenneiden ongelmien vuoksi.

2.11. VIDquik

VIDquik on vastikään julkaistu verkkokokous- ja konferenssijärjestelmä, joka tarjoaa ilmaisen, selainpohjaisen alustan tapaamisten järjestämiselle. Tuotekehitys on toistaiseksi beta-vaiheessa, mutta palvelun viralliseksi lanseeraamisajankohdaksi on ilmoitettu marraskuu 2011. Lanseerauksen jälkeen beta-versiosta on tarjolla laajennettu versio, jossa on useampia tapaamishuoneita sekä mahdollisuus hyödyntää alustaa myös tablettitietokoneilla. Beta-versio on pidetty lähtökohtaisesti yksinkertaisena ja siinä on tarjottu ainoastaan kaksi keskeistä ominaisuutta:

• Kahden osapuolen välinen verkkokonferenssimahdollisuus video- ja ääniyhteyden välityksellä

• Esitysmateriaalien ja dokumenttien jakaminen

Palvelun ensisijaisena tarkoituksena ei olekaan tarjota yhteisöllistä työskentelytilaa ja välinepakettia organisaatioiden kommunikointiin, vaan pelkistetty alusta lähinnä myynnin tueksi. Tosin palvelu sopii yhtälailla kahdenvälisiin verkkokokouksiin kollegoiden tai kumppaneiden kanssa. Opetustilanteita ajatellen palvelu tarjoaa yksinkertaistetun mahdollisuuden esimerkiksi lopputyöntekijän ja hänen ohjaajansa väliselle ajatustenvaihdolle. Palvelu mahdollistaa sen, että opiskelija voi esitellä ohjaajalle etänä työskentelyprossinsa vaiheita ja saada työskentelystään ohjaajalta välitöntä palautetta. Webinaareihin palvelu ei ainakaan toistaiseksi sovellu.

Palvelusta on tarjolla kaksi mallia: Web Conference Now! sekä Video Conference Now!

Molemmat mallit hyödyntävät videon ja äänentoistossa Adobe Flash Playeria. Jälkimmäinen, videoyhteyden tarjoava palveluominaisuus on kaikkien vapaasti saatavilla eikä edellytä keneltäkään rekisteröitymistä tai kirjautumista. Kahdenvälinen videokonferenssi on helppo ja nopea aloittaa. Videon ja ääniyhteyden lisäksi palvelussa on tekstichatti, joka helpottaa esimerkiksi linkkien tai aikataulujen jakamista.

22 .

Ensimmäinen malli puolestaan edellyttää tapaamisen järjestäjän rekisteröitymisen ja kirjautumisen. Kutsutun ei sen sijaan tarvitse rekisteröityä eikä kirjautua palvelun käyttäjäksi. Malli tarjoaa video- ja ääniyhteyden sekä chatin lisäksi mahdollisuuden jakaa esitysmateriaali ja dokumentteja, jotka ovat joko PDF, PPT, PPTX, JPG, JPEG, GIF tai PNG -muodossa. Materiaaliarkistosta voi klikkaamalla valita, mikä materiaali näkyy toiselle osapuolelle.

23 .

Yksinkertaisuutensa takia palvelun ominaisuudet ovat rajalliset. Palvelu tarjoaa kuitenkin mahdollisuuden järjestää pienimuotoinen kahdenvälinen videokonferenssi nopeasti ja tehokkaasti.

24 .

3. Yhteenveto ja vertailu

Työkaluja verkkokokous- ja videokonferensseja varten löytyy verraten runsaasti, ja monella palvelulla on pitkälti samankaltaisia ominaisuuksia. Monet palveluntarjoajat tarjoavat lisäksi erilaisia paketteja, jotka vastaavat joko tapaamis-, koulutus- tai webinaaritarpeisiin. Vaikka ominaisuudet ovat hyvin samanlaisia, niitä on pyritty räätälöimään tarpeiden mukaan. Myös hinnoittelupolitiikka eri palveluntarjoajien välilllä vaihtelee. Viime kädessä valinta perustuukin siihen, minkälainen käyttöliittymä ja palvelukokonaisuus vastaa tarpeisiin ja kuinka paljon palvelusta on valmis maksamaan.

Seuraavassa taulukossa on koottuu yhteen kaikki edellisessä luvussa esitellyt järjestelmät sekä niiden käyttöön liittyvät keskeiset ominaisuudet. Taulukko helpottaa myös järjestelmien välistä vertailua. Jaottelun perusteena on ollut palvelun perusta eli onko se ilmainen, maksullinen vai perustuuko se avoimeen lähdekoodiin, palvelun käyttötarkoitukset, kuukausihinta, jos alusta on maksullinen, tilaisuuksien maksimikäyttäjämäärä sekä järjestelmien tukemat mobiili- ja tablettitietokonesovellukset.

Taulukko 1 Yhteenveto eri järjestelmistä

Järjestelmä Palvelun perusta Käyttötarkoitukset Hinta (kk) Maks. käyttäjää/tilaisuus

Mobiili- ja tablettitietokone

-sovellukset

AnyMeeting Ilmainen alusta Tapaamiset, webinaarit

– 200 N/A

AnyMeetingad-free versio1

Maksullinen alusta Tapaamiset, webinaarit

~13 € * 25 N/A

AnyMeetingad-free versio2

Maksullinen alusta Tapaamiset, webinaarit

~ 52 € * 200 N/A

BigBlueButton Avoin lähdekoodi Koulutukset – N/A N/A

Ekiga Avoin lähdekoodi Tapaamiset – N/A N/A

Fuze Meeting Personal

Maksullinen alusta Tapaamiset, koulutukset

~ 22 € * 25 iPhone, iPad, Android,

Blackberry

Fuze Meeting Plus

Maksullinen alusta Tapaamiset, koulutukset

~36 € * 45 iPhone, iPad, Android,

Blackberry

Fuze Meeting Pro

Maksullinen alusta Webinaarit, koulutukset

~ 51 € * 100 iPhone, iPad, Android,

Blackberry

Google+ Hangouts

Ilmainen alusta Tapaamiset, ryhmätyöskentely

– N/A iPhone, Android, Blackberry,

Nokia/Symbian, Windows Mobile

GoToMeeting Maksullinen alusta Tapaamiset ~ 36 € * 15 iPhone, iPad, Android

25 .

Järjestelmä Palvelun perusta Käyttötarkoitukset Hinta (kk) Maks. käyttäjää/tilaisuus

Mobiili- ja tablettitietokone

-sovellukset

GoToWebinar Maksullinen alusta Webinaarit ~ 73 € /296 € /370 € *

100/500/1000

iPhone, iPad, Android

GoToTraining Maksullinen alusta Koulutukset ~ 110 € /259 € *

25/200

iPhone, iPad, Android

Idiligo Business Basic

Maksullinen alusta Tapaamiset 30 € N/A N/A

Idiligo Business Plus

Maksullinen alusta Tapaamiset 50 € N/A N/A

MeetingBurner Ilmainen alusta Tapaamiset – 50 N/A

Saba Meeting ilmaisversio

Ilmainen alusta Tapaamiset – 5 iPhone, iPad

Saba Meeting Maksullinen alusta Tapaamiset ~ 22 € * 50 iPhone, iPad

Saba Classroom

Maksullinen alusta Koulutukset ~ 96 € /222 € *

50/500

iPhone, iPad

SabaWebinar

Maksullinen alusta Webinaarit ~ 59 € /333 € *

200/1500

iPhone, iPad

Tinychat Ilmainen alusta Tapaamiset – 12 iPhone, iPad

VIDquick Ilmainen alusta Tapaamiset – N/A N/A

* hinta alunperin dollareissa

Maksullisista tai osittain maksullisista palvelukokonaisuuksista kattavimmat ominaisuudet ja edullisimman hinnan suhteessa käyttäjämääriin tarjoaa AnyMeeting. Myös Saba pystyy kilpailemaan hinnalla ja käyttäjämäärillään. Molemmat tarjoavat ominaisuuksia sekä pienimuotoisten tapaamisten että suurempien webinaaritilaisuuksien järjestämiseen. AnyMeetingin etuna kuitenkin on rinnalla kulkeva ilmaisversio täysillä ominaisuuksilla sekä parempi käyttöliittymä. AnyMeetingiä ei ole suunniteltu varsinaiseksi koulutusalustaksi, mutta soveltaen sitä on mahdollista käyttää esimerkiksi luentoihin tai esityksiin. Saba Classroom sen sijaan tarjoaa kohdistetummin välineitä opetukseen ja ohjaukseen. Se mahdollistaa myös ryhmätyöskentelyn.

GoToMeeting on palveluista kaikista kallein, kun hinta suhteutetaan käyttäjämääriin. Se tarjoaa kuitenkin runsaasti ominaisuuksia ja on etenkin yrityksille varteenotettava kokousalusta. GoToWebinar on Citrixin halvin verkkokonferenssimalli ja sitä voi hyödyntää niin verkkoseminaareihin kuin osittain myös opetuksen ja ohjauksen tukena. GoToTraining puolestaan on hinnaltaan kallis suhteessa mahdolliseen käyttäjämäärään eikä sen tähden välttämättä ole kovin optimaalinen valinta opetuksen ja ohjauksen tukivälineeksi. Pelkästään hinta kertoo siitä, että se on suunniteltu lähinnä yritysten henkilöstön koulutustarkoituksiin.

26 .

Fuze Meeting -palvelukokonaisuus ei ole hinnoittelultaan yhtä korkea kuin Citrixin verkkokonferenssipalvelut, mutta se ei pysty kilpailemaan AnyMeetingin ja Saban hinnoittelumallien kanssa. Se ei myöskään tarjoa yhtä hyviä ominaisuuksia ja käyttöliittymää kuin AnyMeeting, mutta on kuitenkin käytettävyydeltään parempi kuin Saba Centran tarjoamat palvelut. Hyvät konferenssiominaisuudet mahdollistavat niin kokousten ja palaverien kuin webinaarien järjestämisen. Koulutustilaisuuksiakin on mahdollista järjestää helpon käyttöliittymän ansiosta, mutta ryhmätyökalujen puuttuminen ei tue kattavasti opetuksen kaikkia tarpeita.

Maksullisia verkkokokouspalveluita tarjoaa lisäksi myös Idiligo, mutta niiden hintaa on hankala suhteuttaa muihin maksullisiin palveluihin, sillä niiden maksimikäyttäjämääriä ei kartoituksessa selvinnyt. Käyttöliittymältään palvelut ovat kuitenkin melko yksinkertaisia, joten niitä voi hyvin käyttää kokousten ja palaverien järjestämiseen. Opetustarpeisiin järjestelmä ei näyttäisi sopivan.

Ilmaisversiot on rakennettu pitkälti kokouksia, palavereita, neuvotteluita ja keskusteluita varten. Ilmaisversioista MeetingBurner vaikuttaa kartoituksen perusteella varteenotettavimmalta ratkaisulta. Palvelu on lisäksi vasta kasvuvaiheessa, ja sen ominaisuuksilla näyttäisi olevan eniten kehityspotentiaalia. Google+ Hangouts on lähes yhtä varteenotettava palvelu yksinkertaisuudellaan ja käytön helppoudella. Miinuksen palvelu saa edellytyksestä luoda julkinen profiili ja Google+ -tili, mikä rajoittaa sen käyttöä jonkin verran.

VIDquick on karsittu vain pariin keskeiseen ominaisuuteen, mutta helppokäyttöisyydellään ja yksinkertaisella käyttöliittymällä se päihittää Tinychatin. Tinychat on ilmaisista palveluista levottomin flash-bannereista johtuen eikä ole vakuuttava varsinkaan bisnestapaamisten näkökulmasta. Se on kuitenkin helppokäyttöinen ja sopii vapaamuotoisempaan keskusteluun. Sitä voi hyvin hyödyntää esimerkiksi ryhmätyön tukena opetuksessa. Avoimen lähdekoodin alustoista Ekiga mahdollistaa pienimuotoiset verkkokokoukset ja videokonferenssit. Suurempiin webinaareihin sekään ei sovellu.

Toinen tarkastelussa esillä ollut avoimen lähdekoodin alusta on BigBlueButton. Se on rakennettu yksinomaan opetustarkoitusta varten, joten se ei sovellu kokousten, palaverien eikä webinaarien käyttöön. Järjestelmä vaikuttaa jokseenkin sekavalta ja painottaa teknisiä ominaisuuksia, minkä vuoksi sen käytettävyys ei ole paras mahdollinen. Ilmaisena alustana se kuitenkin pystyy tarjoamaan toimivan ratkaisun etäopetukseen.

27 .

Lähteet

• Ertl, Bernhard – Fischer, Frank – Mandl, Heinz (2006) Conceptual and socio-cognitive support for collaborative learning in videoconferencing environments. Computers & Education, Vol 47, No: 3, 298–315.

• Perron, Brian E. (2011) A review of a web-conferencing technology: GoToMeeting. Research on Social Work Practice, Vol. 21, No: 2, 245–246.

28 .