Projektplanlægning

Sådan kan du bruge 5x5 modellen til at få styr på dit projekt

1

Johnny Hedemann Gregersen Ryser

CEO Ryser Agile Innovation

Hjælper organisationer med at skabe processer til

udvælgelse og ledelse/styring af de bedste

projektideer.

Agil Projektledelse, Innovationsstrategi og

ledelse, virtuelle ledelsesværktøjer

2

Afstemning

Hvor mange af jer har deltaget i webinar før?

Hvis I har deltaget i webinar før – så skriv nogle eksempler i

chatten på, hvad I har været med på

Projektplanlægning

4

er IKKE (kun):

Projektplanlægning

5

er IKKE (kun):

Projektets 5x5 model

6Mikkelsen & Riis, grundbog i projektledelse

Projekt-ledelse

Projekt-opgave

Omgivelser

Ressurcer

Interes-senter

Behov og formålOmfang og indholdMål og produkterForandringen

Tidsramme

Anvendelse, ejerskabVilje og drivkraftRessourceydelserFormel godkendelseAlmen accept

KompetencerPersonerFaciliteterMaterialerPenge

MarkedTeknologiOmgivende systemerFysisk miljøRegelsæt, normer

1 Projektets baggrund og sigte

7

• Afgrænsning – hvad er inscope hvad er outscope?

• Hvilke forudsætninger er gjort?

2 Projektets og produktets interessenter

8

• Interessentanalyse og konklusion

Brug af interessentanalysen

Tilrettelæggefremgangsmåde

(strategi)

Se konflikterog koalitioner

Se interesser

og projektmål

Tilrettelæggepåvirkningsaktivitet

Organisere

involveringen og indflydelsen

DEFINITION:Interessenter er alle der kan blive berørt af og/eller have interesse i projektet , dets produkter eller effekter

3 Projektets og produktets omverden

9

• Forbindelser til strategien

• Systemafgrænsning, omgivende systemer, grænseflader

• Sammenhænge med andre projekter – koordinationspunkter

• Sammenhænge med driftsorganisation og driftsprocesser

• Principper og planer for håndtering af mulige ændringer i omgivelserne

• Miljøbeskrivelse

• Risiko- og usikkerheds-analyseRisikostyringsplan

Identifikationaf risici og muligheder

Identifikationaf trusler mod

succes

Opmærksomhedsområder

UsikkerhederRisici og årsagerMuligheder og årsager

Plan B

Omverdens-plan

Kvalitets-sikringsplan

4 Formning af projektet

10

• Genbesøge projekt Scope

• PPSOP

Organisation

PPSOPmodellen

5 Fremgangsmåde og plan

11

• Projektets udfordringer

• Fasemodel

• Forandringsproces

• Koordinations- og styringsplan

6 Organisering, Bemanding og samvirke

12

• Projektets organisering

• Møder

• Projektets virtuelle rumBeslutningsdel

Forankring hos projektejer

Ledelsesdel

Arbejdsdel

Faglige

bidragLedels

esbidra

g

Forankring

Indfly

delse

7 Ressourcer, Arbejdsindsats, Økonomi

13

• Bemanding, herunder uddannelse af deltagere

• Ressourcestyring, herunder budgetter

• Omkostningsstyring, herunder budgetter

• Kontraktforhold

Estimering

Størrelse, mængde

Sværhedsgrad Ydre påvirkninger

Erfaring

Rutine

Antal personer

Hjælpemidler Ro, afbrydelser

Intensitet

Ressourcen

OpgavenAktiviteten

Arbejds-forholdene

- nuudvikling- kompleksitet- samordning medandre opgaver

- kvalitet

Arbejdsgrundlagetssikkerhed

8 Opmærksomhedsområder

14

• Projektets udfordringer

• Analyser af usikkerheder og risici

• Projektets portræt

14

KompleksitetUigennemsigtighed MangfoldighedUstabilitetSpændingerForandringer

Projektets portræt

Projektets

ud-fordringer

Erkendelsesprocessen

+

!

!!

!

!

Projektets opmærk-somheds-punkter

Projektideog vilkår

?

??

?

?

Afklaring af muligheder og usikkerhed

Formning

Fremgangs-måde

Ledelse

Projektets portræt

Det organisatoriske billede

De

t te

kn

iske

bill

ed

e

Det politiske billede

0

5

55

5

5 betyder væsentlig kompleksitet ogusikkerhed

Projektets

opmærksomheds-områder

Plan oghandling

9 Styring og ledelse

15

• Valg af ledelsesform

• Styringsproces

• Projektplan

10 Forankring af projekt og plan

16

• Stakeholder Build in – not buy in...

• Høringsgrupper, referencegrupper

• Nødvendig inddragelse

Spørgsmål?

17

Projektscope

Formål:

Ressourcer

Hvorfor? Hvad får vi ud af det?

Hvordan ser verden ud

bagefter?Produkter

Effektmål:

Produktivitet

Effektivitet

Med hvilke midler? Hvordan?

Succeskriterier

(SMART)

Succeskriterier

(SMART)

Klassisk model

19

IdePlan-

lægningGennem-

førelseDrift

Projektledelse (gør det rigtigt)

Projektstyring (gør de rigtige ting)

Iterativ model

Projektledelse (gør det rigtigt)

Projektstyring (gør de rigtige ting)

Gennemførelse

Drift

Planlægning

Gennemførelse

Drift

Planlægning

Ide

Gennemførelse

Drift

Planlægning