IMPORTANCIA DEL PLAN DE GESTION EN UN PROYECTO EDUCATIVOGERENCIA DE PROYECTO DE TECNOLOGÍA EDUCATIVA

YOHANA ANDREA GUEVARA

AsesorMag. RAFAEL RICARDO MANTILLA

UNIVERSIDAD DE SANTANDER

PROGRAMA VIRTUAL

MAESTRÍA EN GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA EDUCATIVA

NEIVA-HUILA

2016

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IMPORTANCIA DEL PLAN DE GESTION EN UN PROYECTO EDUCATIVO

La gente a menudo suele utilizar un proyecto como un medio para lograr el plan estratégico

de una organización. Los proyectos son generalmente autorizados debido a la demanda del

mercado: necesidad de organización (por ejemplo, una empresa que autoriza un proyecto para crear

un nuevo curso para aumentar sus ingresos); solicitud del cliente (un departamento de ventas

puede pedir capacitación para los nuevos representantes de ventas); avances tecnológicos (como

nubes de computación como un medio de organizar la enseñanza y el aprendizaje de las

aplicaciones). Para que estos proyectos sean llevados a cabo satisfactoriamente, es necesario

desarrollar una buena gestión del proyecto, que es un medio para la gestión eficaz de todos los

recursos, especialmente el recurso humano.

El presente ensayo tiene como fin primordial sustentar la respuesta a las siguientes preguntas:

¿Qué es el Plan de Gestión de la integración y cuál es su importancia y aplicación en

proyectos educativos?

¿Qué es el Plan de Gestión del alcance y cuál es la importancia de su aplicación en

proyectos educativos?

¿Qué es el Plan de Gestión del tiempo y en qué radica la importancia de aplicarlos en

proyectos educativos?

¿Qué es el Plan de Gestión de costos y su aplicación en proyectos educativos?

Para ello, comenzaré aclarando los conceptos de proyecto y gestión de proyecto. A continuación

explicaré de qué se trata cada uno de los planes de gestión mencionados anteriormente y cuál es

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la importancia de su implementación en proyectos educativos. Finalmente, presentaré una breve

conclusión al respecto.

Un proyecto es un proceso llevado a cabo para lograr un objetivo específico que ha definido

el alcance y los resultados, se puede lograr dentro de un marco de tiempo específico, utilizando

esfuerzo humano y un conjunto limitado de recursos, y se caracteriza por una secuencia de las

actividades. Un proyecto tiene la intención de llegar a su fin y tienen una vida finita, mientras

que el producto o servicio del proyecto está previsto, generalmente, para tener una vida larga o

indefinida.

Gestión de Proyectos es el enfoque utilizado para gestionar un determinado trabajo dentro las

limitaciones de tiempo, costo y objetivos de rendimiento. Se caracteriza por tener un conjunto de

habilidades y una metodología específica, con un enfoque en resultados concretos que se pueden

medir, por ejemplo: horarios, personal y costo. El objetivo de la gestión del proyecto es asegurar

la culminación exitosa de un proyecto con respecto a la calidad (rendimiento), el tiempo

(horario), y el presupuesto (costo).

En el campo de la educación, podemos ver que son muchos los proyectos que se desarrollan

durante el año lectivo dentro de una institución educativa, ya sea a nivel administrativo o

pedagógico. Es ahí donde cobra importancia la gestión de proyectos que es donde se organizan

todos los recursos pertinentes que el proyecto requiere y se administran de manera tal que se pueda

llevar a término un proyecto donde el resultado sea el esperado teniendo en cuenta el alcance,

tiempo y costos estipulados al comienzo de éste.

La fase de planeación de un proyecto es de suma importancia ya que recoge todas las áreas

donde este pueda tener impacto y en las cuales hacer más énfasis con el fin de obtener los

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mejores resultados. Dentro de las fases iniciales tenemos cuatro áreas básicas para lograr la

culminación eficaz del proyecto.

El plan de gestión de la integración, que establece todos los procesos y actividades para

poder identificar, definir y coordinar toda la fase. Las actividades deben ser unificadas,

consolidadas y articuladas para un correcto fin del proyecto. Se debe crear un acta de

constitución del proyecto que es el documento que da inicio al proyecto. Esta acta

contiene todas las funciones del director del proyecto y es generada por un patrocinador

externo a la organización del proyecto, como una empresa, una agencia del gobierno o

una institución financiera reconocida.

El plan de gestión del alcance garantiza que el proyecto cuente con todo lo necesario para

poder llevarse a cabo y se encarga de definir todo el proyecto en sí. Debe tener como

mínimo los siguientes aspectos:

Objetivos del Proyecto y del Producto.

Requisitos y características del producto o servicio.

Criterios de aceptación del producto.

Límites del Proyecto.

Requisitos y productos entregables del Proyecto.

La magnitud de un alcance no es siempre la misma, ya que esta variable depende del tamaño

de las actividades que se estén planeando o que se requieran para producir los entregables

del proyecto. Con respecto a esto, Domínguez (2008) argumenta que “en los proyectos, la

variación del alcance debe ser controlada en todo momento y los cambios siempre deberán

ser aprobados por quienes han autorizado la realización del mismo. Es

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importante también asignar una persona para que sea la responsable de administrar el

alcance una vez ha sido creado y aprobado”.

El plan de gestión del tiempo se refiere a todos los elementos que hacen parte del

Proyecto y que pueden influir en la finalización a tiempo del mismo. Esta gestión se

encarga de crear un cronograma teniendo en cuenta no sólo los elementos del Proyecto,

sino también el impacto que puedan generar otros proyecto sobre él.

El plan de gestión de Costos es una gestión muy importante pues de ella puede depender

la aprobación del Proyecto. Se requiere tener en cuenta 3 aspectos al momento de

gestionar los costos de un proyecto:

Estimación de costos, es decir, predecir los posibles recursos financieros

que se necesitan en cada una de las actividades.

Determinación del presupuesto, donde se calcula el total de los costosdel Proyecto.

Control de los costos, para regular y controlar los recursos durante la

ejecución del Proyecto.

La planificación de los costos en el ámbito educativo juega un papel importante, dado que

permiten la valoración y la aprobación de presupuestos que respalden la adquisición de recursos

al momento de diseñar y ejecutar proyectos educativos. Vaquero (2010) asegura que, “para

lograr un costo óptimo debe tomarse en consideración un equilibrio entre los costos y los riesgos

del proyecto.”

La gestión de proyectos ha sido considerada como un campo académico de la planificación

orientada a técnicas y, en muchos aspectos, una aplicación de la ciencia de la ingeniería. La

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gestión del proyecto, sin embargo, en la última década se ha ampliado a otras disciplinas

académicas, como es el campo de la educación.

Existen muchos beneficios de la gestión de proyectos en la educación, tales como:

Las herramientas de gestión de proyectos son necesarios en la educación en la aplicación

de proyectos a gran escala.

Una buena gestión de Proyecto podría aumentar la autonomía, el aprendizaje auto

dirigido de los estudiantes, desarrollo de habilidades, capacidad para resolver problemas,

etc, así como su interés en el aprendizaje tanto en la escuela como fuera de ella.

Las prácticas de gestión de proyectos deben centrarse al mismo tiempo en los procesos

de las personas y la tecnología. Los estudiantes deben contar con un entorno en el que

aprender, aplicar y evolucionar.

Desde el comienzo de los 90, el aprendizaje basado en proyectos es un enfoque integral

de enseñanza en el aula y el aprendizaje que está diseñado para involucrar a los

estudiantes en la investigación de auténticos problemas.

Por lo tanto, las nuevas tecnologías de aprendizaje requieren que las personas no sólo adquieran

habilidades en el uso de la tecnología en un entorno de aprendizaje, sino también para volver a

considerar sus implicaciones para el diseño educativo y las prácticas de enseñanza. Bates

(2000, p.3) sugirió que la gestión de proyectos puede ayudar al proceso de aprendizaje,

garantizando que se proporcionan los recursos necesarios para que el proyecto pueda realizarse con

eficacia, y para maximizar las oportunidades de aprendizaje y crecimiento inherente a los

proyectos de esta naturaleza.

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Se puede concluir que para lograr los más óptimos resultados es necesario cumplir a

cabalidad con cada una de las fases iniciales, ya que aunque son independientes repercuten en todas

las demás fases del Proyecto. Podemos ver claramente que un director de proyecto posee una

enorme responsabilidad, debe ser asertivo en la toma de decisiones y sobre todo, ser pro- activo y

dinámico al momento de trabajar en equipo. La gestión de un proyecto incluye

responsabilidades tales como la identificación de los requisitos del proyecto; necesidades de los

interesados y las expectativas en la planificación y ejecución del proyecto; establecer y mantener

una comunicación activa, eficaz y en colaboración entre las partes interesadas, y con equilibrio

en cuanto a las limitaciones del proyecto, tales como el alcance, el tiempo y los costos.

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Referencias

Navas, T. I. (s.f.). Fases iniciales de un proyecto. Recuperado el 25 de 04 de 2014, dehttp://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.001.MG/Documentos/cap2/Capitulo_Completo.pdf