Formación de Auditores Internos ISO 14001: CCS

Cesar A Rodriguez O

BIENVENIDOS Formación

Auditores Interno

ISO 14001.

Nombre

Profesión

Responsabilidad en la empresa

Expectativa frente al curso

Entrevistar al compañero sentado al lado, con el fin de obtener la información necesaria para presentarlo al grupo

PRESENTACIONPRESENTACION

•Instruir a los participantes sobre los fundamentos y principios de la gestión y auditoria en medioambiente ISO 14001.

OBJETIVOOBJETIVO

AUDITORIA INTERNA AMBIENTAL

1.Situación Ambiental Global

2.Conceptos Generales

3.Competencias del auditor interno

4.Gestión de la Auditoria

5.Técnica de la Auditoria

CONTENIDOCONTENIDO

1SITUACION AMBIENTAL

GLOBALSITUACION AMBIENTAL

GLOBAL

1. SITUACION AMBIENTAL GLOBAL

SITUACION AMBIENTAL GLOBAL

• LOS IMPACTOS AMBIENTALES GLOBALES SON CAUSADOS POR LA DESCARGA DE IMPUREZAS SOBRE LA NATURALEZA VIVA Y MUERTA:– EL AGUA– EL AIRE– LA FAUNA– LA FLORA– EL SUELO– EL HOMBRE

Reacción por condiciones Climáticas

EL AGUA.

• Disminución de la pureza del agua dulce y salada• Aumento del consumo humano• Aumento del consumo como materia prima• Vertimientos sin un tratamiento adecuado a los ríos, mares ,

lagos.• Degradación por la absorción de sustancias contaminantes.• Contaminación bacteriana y producción de fuertes y

desagradables olores.• Afectación de la fauna y la flora acuática y terrestre• Contaminación y calentamiento de fuentes de agua.• Degradación por disminución del oxigeno disuelto en el

agua .

EL AIRE.

• Contaminación por humos o emisiones de las industrias, el gas de escape de los automóviles y los chorros de vapor de los aviones.

• Contaminación global por fuentes puntuales de Emisión.• Aumento de Enfermedades en las vías respiratorias.• Modificaciones irreversibles del clima • El dióxido y el monóxido de carbono forman un casquete que

retiene el calor e impide el intercambio térmico ( absorción delcalor durante el día y perdida de calor durante la noche)

• El material particulado emitido al ambiente queda suspendido en la atmósfera y luego cae a la tierra por efecto de las lluvias y los vientos contaminando el aire que respiramos y generando lluvias ácidas.

• Ruido, ruido y mas ruido.

LA FAUNA Y LA FLORA.

• Destrucción de Bosques y cultivos

• Uso de productos químicos

• Afectación del hábitat natural

• Aplicación de fertilizantes, insecticidas.

• Agotamiento de Combustibles Fósiles

• Petróleo-carbón-gas natural-hierro-cobre-oro-plata-energía nuclear.

• Desaparición de especies animales y vegetales.

EL SUELO.

• Recibe multitud de sustancias contaminantes• Transfiere contaminantes al agua y a la

atmósfera• Es contaminado por el uso agrario de

fertilizantes y productos fitosanitarios• Deposito de contaminantes atmosféricos• Sedimentación de contaminantes hídricos

procedentes de las presas de residuos, de las inundaciones y de los embalses

• Deposito intencionado de residuos ( urbanos, sanitarios, ganaderos, industriales, peligrosos y radiactivos) en superficie o enterrados.

EL HOMBRE

• Mayor cantidad de enfermedades• Menos calidad de vida• Condiciones de hacinamiento• Agotamiento físico y mental• Menos Recursos• Menores posibilidades de vida futura• Menos alimentos y agua saludables• Exceso de bienes No degradables• Falta de Trabajo y Dinero

IMPACTOS AMBIENTALES GLOBALES

• EFECTO INVERNADERO• LLUVIA ACIDA• REDUCCION DE LA CAPA DE OZONO• CAMBIO CLIMATICO• DETERIORO DEL RECURSO HIDRICO• AUMENTO DE LA GENERACION DE RESIDUOS

SÓLIDOS Y ESPECIALES• CONTAMINACION DE LOS RECURSOS

NATURALES

Desarrollo

Sostenible

Desarrollo Desarrollo

SostenibleSostenible

Crecimiento económico Crecimiento económico

Progreso socialProgreso social Balance ecológicoBalance ecológico

DESARROLLO SOSTENIBLE

¿Cómo hacerlo? Siete elementos

• Reducción o sustitución de materias primas.

• Reducción del consumo de energía.

• Eliminación de la dispersión de sustanciastóxicas.

• Reutilización y reciclaje.

• Uso sostenible de los recursos naturales.

• Aumentar la durabilidad.

• Aumentar la funcionalidad.

Crecimiento Económico

Progreso Social Balance

ecológico

Desarrollo

Sostenible

Las decisiones de la empresa se deben tomar con

criterios de sostenibilidad

Disposición

Materias primas

ProveedoresRediseño

de productos

Revisión de procesos

Empresa

Revalorización de residuos

Otras industrias

Gestión de la

demanda

ClientesUso

Reuso, Reciclaje, Otros

PRODUCCION LIMPIA

2SISTEMA DE GESTION

AMBIENTALSISTEMA DE GESTION

AMBIENTAL

“Parte del sistema de gestion de una organización utilizado

para desarrollar e implementar su politica ambiental y

gestionar sus aspectos ambientales’’

(ISO 14001/2004)

DEFINICION SGA

OBJETIVO DEL SGA

• SERVIR DE SOPORTE A LA PROTECCIÓN DEL MEDIO AMBIENTE Y LA PREVENCIÓN DE LA

CONTAMINACIÓN AMBIENTAL, EN EQUILIBRIO CON LAS NECESIDADES SOCIOECONOMICAS

EMPRESARIALES

BENEFICIOS DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL

• Mejorar la imagen de la organización• Minimización de los riesgos• Ahorro de recursos • Inculcar conciencia ambiental• Mantener y administrar el cumplimiento legal• Mejora la participación del mercado nacional e internacional• Mejoramiento de los procesos de la empresa• Disminución de costos y gastos por uso racional de los recursos • Desarrollo de investigación de nuevas alternativas• Mejorar su interacción con la comunidad

SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL

POLITICA AMBIENTAL

REVISION GERENCIAL

VERIFICACION Y ACCION CORRECTIVA IMPLEMENTACION

Y OPERACION

PLANIFICACION

MEJORAMIENTOCONTINUO

QUE HACER PARA CONTRIBUIR CON EL SGA

• Involucrar el componente ambiental en nuestra vida diaria

• Manejar ambientalmente cada una de nuestras actividades de trabajo

• Incorporar y dar a conocer el sistema de gestión ambiental

• Contribuir con el proceso de mejoramiento continuo

DEFINICIONES SGA

• Medio Ambiente: Entorno del sitio en que opera una organización, incluyendo el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y su interrelación.

• Contaminación: Alteración o cambio de la características propias de los recursos naturales por efecto natural o humano.

• Impacto Ambiental: Cambio en el medio ambiente adverso o benéfico,total o parcial resultado de las actividades,productos o servicios de la organización.

• Aspecto ambiental: Elementos de las actividades, productos o servicios que pueden interactuar con el medio ambiente.

� Cumplimiento de la LEGISLACIÓN� AHORRO EN COSTOS: Optimización del consumo de materias

primas, mejora de la eficacia de procesos, reducción de residuos,...� REDUCCIÓN DE RIESGOS derivados de las responsabilidades,

civiles y penales, de la empresa y de sus Directivos � POTENCIACIÓN DE IMAGEN ante la sociedad (Entidades

financieras, Compañías, Seguros, Administración, Clientes,…) � ELIMINACIÓN DE BARRERAS COMERCIALES� MMA: Orden 14/10/97. Empresas con SGA 10-20 % más de PUNTOS

EN CONCURSOS PÚBLICOS.

VENTAJAS del SGA

TALLERTALLER

3ASPECTOS E IMPACTOS

AMBIENTALESASPECTOS E IMPACTOS

AMBIENTALES

� Aspecto Ambiental

• Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que pueden interactuar con el ambiente

Ej: descargas / emisiones de contaminantes, consumo de recursos

� Impacto Ambiental

•Cualquier cambio en el ambiente, ya sea adverso o

beneficioso, que resulte completa o parcialmente

de las actividades, productos o servicios de

una organizaciónEj : alteración de la calidad del

agua, agotamiento de un recurso natural

DEFINICIONES

ALCANCE DE LA IDENTIFICACION DE AA/IA

Normal, Anormal o Emergencia

SITUACION

INCIDENCIA

Directo/Bajo control, o Indirecto/Bajo influencia

CLASEBenéfico o Adverso

TEMPORALIDADPasada,

Actual o Planificada

Etapa 1:.........

Etapa 2:.......

Etapa N::.

�� ETAPA 1ETAPA 1 : Selección de una actividad, producto o servicio

�� ETAPA 2ETAPA 2 : Identificación de aspectos ambientales

�� ETAPA 3ETAPA 3 : Identificación de los impactos ambientales

�� ETAPA 4ETAPA 4 : Evaluación de la significanciade los impactos ambientales

�� ETAPA 5ETAPA 5: Gestión de los aspectos e impactos ambientales significativos

IDENTIFICACION DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBENTALES

A c t i v i d a d A s p e c t o I m p a c t o

IDENTIFICACION DE LOS ASPECTOS E IMPACTOS IDENTIFICACION DE LOS ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALESAMBIENTALES

IDENTIFICACION DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBENTALES

PRODUCTO ASPECTO IMPACTO CANTIDAD OBSERVACIONES

MOTORELECTRICO

.Consumo deelectricidaddurante la vida útil

.Generaciónde residuos del manteni-

miento durante la vida útil

.Generación de ruidodurante

la vida útil

.Agotamiento derecursos

.Ocupación deárea de terreno

. Incómodo

Moderada

Moderada

Alta

Pequeños aumentos en laeficiencia energética

minimizan el impacto durante la

vida útil

PAPEL .Generación deresiduos

después de lavida útil

Ocupación deárea deterreno

Depende delconsumo

El papel esreciclable

DETERGENTE Carga orgánica de efluentes

Contaminaciónhídrica

Depende del consumo

El detergentees biodegradable

ASPECTOS E IMPACTOS AMBENTALES DE PRODUCTOS

Proveedor Material Aspecto Impacto Notas

Plasticentro Componentesplásticos

Emisión Órgano

volátiles

Contaminaciónatmosférica

Emisionesodofiqueras

Metalcon Chapasmetálicas

Consumo deAgua

Agotamiento de

recurso

Proyectode rehusode agua

Transporca Transporte Emisión degases de

combustión

Contamina-Ción atmosféRica

Flota en Renovación

ASPECTOS E IMPACTOS AMBENTALES DE PROVEEDORES

� Escala del impacto

� Magnitud/severidad del impacto

� Frecuencia/probabilidad de ocurrencia

� Duración del impacto

INTERES AMBIENTAL

EVALUACION DE SIGNIFICANCIA

�� Requisitos legales y tendencias Requisitos legales y tendencias

�� Dificultad y/o costo para Dificultad y/o costo para cambiar el impactocambiar el impacto

�� Visión de las partes interesadasVisión de las partes interesadas

�� Interés económicoInterés económico

�� Requisitos voluntariosRequisitos voluntarios

�� Efecto sobre la imagenEfecto sobre la imagen

INTERES AL NEGOCIO

EVALUACION DE SIGNIFICANCIA

� Adopción de prácticas y procedimientos de control operacional

� Adopción de planes de acción de emergencia� Establecimiento de acciones de mejora y/u

objetivos y metas� Monitoreo ambiental

GESTION DE LOS ASPECTOS CON IMPACTO SIGNIFICATIVO

TALLERTALLER

4NORMA ISO 14001-2004NORMA ISO 14001-2004

A QUIEN APLICA?

Es aplicable a cualquier organización que desee, independientemente del tipo, tamaño y condiciones geográficas, culturales y sociales:

� Implementar, mantener y mejorar su Sistema de Gestión Ambiental.

� Garantizar, por si misma, su conformidad con lapolítica ambiental establecida.

� Demostrar tal conformidad a otros.� Buscar certificación/registro por parte de una

organización externa.� Hacer una autodeterminación y autodeclaración

de conformidad con la norma.

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-

ISO 14001

Especifica los requisitos esenciales de un sistema de gestión ambiental. Su finalidad está en la aplicación

en organizaciones de todo tipo y tamaño, para acomodarse a diversas condiciones geográficas,

culturales y sociales.

El éxito del sistema depende del compromiso de todos los niveles y

funciones de la organización, pero en especial de la gerencia.

QUE VENTAJAS OFRECE?

• Da valor agregado ante los clientes.

• Mejora en el cumplimiento de los requisitos

ambientales legales.

• Reduce los riesgos ambientales y permite

prepararse adecuadamente para evitarlos.

• Acceso a obtener incentivos económicos

• Prevenir la contaminación y reducir los

desechos en forma rentable.

REQUISITOS NTC-ISO 14001

Título de la presentación No. Página 44

Modelo del SGA. ISO 14001

POLITICA AMBIENTAL

MEJORAMIENTOCONTINUO

PLANEACION

IMPLEMENTACION Y OPERACION

REVISION

EVALUACION YACCIONESCORRECTIVAS

SISTEMAS DE GESTION AMBIENTAL

El enfoque “PDCA”

ACT(Actuar)

CHECK(Verificar) DO

(Hacer)

PLAN(Planificar)

Revisary mejorar

Escribir loque se hace

Comprobar quese hace lo que

se ha escrito

Hacer lo quese ha escrito

4.1 REQUISITOS GENERALES

o Establecero Documentaro Implementaro Mantenero Mejorar continuamente

DEFINIR Y DOCUMENTAR EL DEFINIR Y DOCUMENTAR EL ALCANCE ALCANCE

ISO 14001

4.4.1 Recursos, Funciones,

Responsabilidad, Autoridad

4.4.2 Competencia, formación y toma de

conciencia

4.4.3 Comunicaciones

4.4.4 Documentación

4.4.5 Control de Documentos

4.4.6 Control operacional

4.4.7 Preparación y respuesta a emergencias

4.3.1 Aspectos Ambientales

4.3.2 Requisitos legales y otros

4.3.3 Objetivos metas y

Programas

4.5.1 Seguimiento y medición

4.5.2 Evaluación del Cumplimiento Legal

4.5.3 No conformidad, acción C/P

4.5.4 Control de Registros

4.2.POLÍTICA

4.3. PLANIFICACION

4.4.


4.5. VERIFICACION

4.6. REVISIÓN POR LA

DIRECCION

REQUISITOS DE ISO 14001

4.5.5 Auditoria Interna

PREPARACIÓN DEL SISTEMA DE PREPARACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTALGESTIÓN AMBIENTAL

Diagnóstico ambiental - Plan implementación

Conceptos básicos - Sensibilización

Capacitación

Documentación - Implementación

Auditorias internas

Acciones correctivas

Revisión gerencial

Auditoria

ConfiguraciónSGA

EstructuraciónDocumentación

DireccionamientoEstratégico SIA

Meses

Actividad

Certificación


LA ALTA GERENCIA DEBE DEFINIR LA POLITICA AMBIENTAL DE LA ORGANIZACIÓN

Es apropiada a la naturaleza, escala e impactos ambientales de sus actividades, productos y servicios;

Incluye el compromiso del mejoramiento continuo y prevención de la contaminación.

Incluye el compromiso de cumplir con los requisitos legales aplicables y con otros requisitos suscritos por la organización relacionados con sus aspectos ambientales.

Proporciona el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos y metas ambientales

Sea documentada, implementada y mantenida, y sea comunicada a todos los empleados;

Se encuentre a disposición del público

4.2 POLITICA AMBIENTAL

Le permite a la organización analizar, evaluar, y planear su

gestión ambiental a corto, mediano y largo plazo, de acuerdo con

los aspectos e impactos ambientales derivados de sus procesos,

productos y servicios

4.3 PLANIFICACION

4.3.1 Aspectos ambientales.

4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos.

4.3.3 Objetivos, metas y programas de

gestión ambiental.


LA ORGANIZACIÓN DEBE ESTABLECER Y MANTENER UNO O VARIOS PROCEDIMIENTOS PARA:

Identificar los Aspectos Ambientales de sus Actividades, Productos y Servicios dentro del alcance definido, considerando:

Aquellos que pueda controlar Aquellos sobre los cuales puede esperarse que tiene influenciaTeniendo en cuenta desarrollos nuevos o planificados, actividades productos y servicios nuevos o modificados.Determinando aquellos que tienen o pueden tener impacto significativo sobre el medioambiente.

4.3.1 ASPECTOS AMBIENTALES

4.3 PLANIFICACION.


LA ORGANIZACIÓN DEBE ESTABLECER Y MANTENER UNO O VARIOS PROCEDIMIENTOS PARA:

Identificar o tener acceso a los requisitos legales

Otros requisitos suscritos por la organización

…que se apliquen a los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios.

4.3.2 REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS

4.3 PLANIFICACION.


Establecer y Mantener Objetivos y Metas Documentados en cada función y nivel pertinente dentro de la organización;

Ser medibles cuando sea factible y coherentes con la política ambiental, el cumplimiento de los requisitos legales y otros

Establecer uno o varios programas para alcanzar sus objetivos y metas.

4.3.3 OBJETIVOS, METAS Y PROGRAMAS

4.3 PLANIFICACION.

La planificación siempre apunta hacia el futuro y se debe considerar que en algún momento se va a aplicar.

PolíticaPolítica

Cuantificables y plazos

Cuantificables y plazos

Qué, cómo, cuándo, quién, porqué, dónde, con qué, etc… Qué, cómo, cuándo, quién,

porqué, dónde, con qué, etc…

Intenciones, principios

Objetivos y metas, cuantificables siempre que sea posible.

Programas

4.3 PLANIFICACION.

Como la organización evidencia el SGA en cada uno de sus puestos de trabajo y actividades que realiza.

4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION

4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad.4.4.2 Competencia, Formación y toma de conciencia.4.4.3 Comunicación.4.4.4 Documentación.4.4.5 Control de documentos.4.4.6 Control operacional.4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias.


La gerencia debe proporcionar los recursos esenciales para implementar, mantener y mejorar el SGA. Estos incluyen recursos humanos y habilidades especializadas, infraestructura y recursos financieros y tecnológicos.

Las funciones, responsabilidad y autoridad se deben definir, documentar y comunicar.

La alta gerencia de la organización debe nombrar a un representante de la gerencia con autoridad y responsabilidad para gestionar el SGA.

4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION.

4.4.1 RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Asegure que el SGA se establece, implementa y mantiene de acuerdo a los requisitos de la norma.Informe a la dirección el desempeño del SGA para su revisión, incluyendo las mejoras .

Todo personal que realice tareas para la organización o en su nombre cuyo trabajo pueda crear un impacto significativo en el medioambiente, debe ser competente en términos de educación, formación o experiencia .

Identificar las necesidades de formación y realizar las formaciones correspondientes.

• Establecer y mantener procedimientos para hacer que los empleados tomen conciencia de:

• La importancia de la conformidad con la política y los procedimientos ambientales y con los requisitos del SGA.

• Los aspectos ambientales significativos y los impactos ambientales relacinadoscon su trabajo.

• Sus funciones y responsabilidades para lograr conformidad con la política y los procedimientos ambientales y con los requisitos del SGA.

• Las posibles consecuencias en caso de apartarse de los procedimientos de operación especificados.


4.4.2 COMPETENCIA, FORMACION Y TOMA DE CONCIENCIA


LA ORGANIZACIÓN DEBE ESTABLECER Y MANTENER PROCEDIMIENTOS PARA:

La comunicación interna entre los distintos niveles y funciones de la organización;

La recepción documentación y respuesta de las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas

Decidir si comunica o no externamente información acerca de sus aspectos ambientales significativos y documentar esta decisión.


4.4.3 COMUNICACIONES

Comunicación externa pasiva y activa

• Incluye dialogo con las partes interesadas y consideración con sus inquietudes.• La respuesta puede incluir informaciones relevantes.• Establecer comunicaciones con autoridades públicas sobre planificación de emergencias y otros.

ACTIVA

Recibir, documentar y responder a la información y a las inquietudes pertinentes.

PASIVA

4.4.3 COMUNICACIONES



La documentación debe incluir:

La política, objetivos y metas.

La descripción del alcance del sistema de gestión ambiental

La descripción de los elementos principales del sistema, su interacción y referencia a documentos relacionados.

Los documentos y los registros exigidos por norma.

Los documentos del sistema y los registros definidos por la organización.


4.4.4 DOCUMENTACION

DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL

DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL

Manual

de

Gestión

Procedimientos

Instrucciones de Trabajo

Registros

22

33

44

Procedimientos

Procedi

mientos

Procedimientos

Procedi

mientos

Instrucciones de Trabajo

Un documento

Un documento para cada función|

Un documento para cada actividad

Registros internos(formatos llenos, informes, minutas, especificaciones,

lista de asistencia)

Registros externos

Legislación

ambiental

( normas y regulaciones

ambientales,

compromisos

corporativos,

convenios suscrito

s, etc

Referencia en Procedimientos

Referencia en Manual del SGA

Capturan información acerca de las actividades descritas en los primeros tres niveles

Manual

Del

S G

Aspectos e

Impactos

Ambientales

11


4.4.5 CONTROL DE DOCUMENTOS

Requisitos: Establecer, implementar y mantener procedimientos para:

1. Aprobar los documentos antes de su emisión.

2. Revisar y actualizar los documentos y aprobarlos nuevamente.

3. Asegurar que se identifican los cambios y el estado de revisión.

4. Asegurar que la versión vigente este disponible en el punto de uso.

5. Los documentos deben ser legibles, fechados, de fácil identificación y cumplir los períodos de conservación.

6. Los documentos de origen externo se deben identificar y controlar su distribución.

7. Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos e identificarlos de forma adecuada si se deben mantener.

Los documentos deben ser entendibles, sistematizados y utilizables


La organización debe identificar y planificar aquellas operaciones y actividades relacionados con sus aspectos e impactos ambientales significativos y asegurarse que se realizan bajo condiciones especificadas.

El establecimiento y mantenimiento de procedimientos documentados para abarcar situaciones en las cuales la ausencia de ellos pudiera llevar a desviaciones de la política y de los objetivos en Ambientales.

La estipulación de criterios de operación en los procedimientos

El establecimiento y mantenimiento de procedimientos relacionados con los aspectos ambientales significativos de los bienes y servicios usados por la organización y la comunicación de los procedimientos y requisitos pertinentes a los proveedores, incluyendo contratistas.


4.4.6 CONTROL OPERACIONAL

PROCESOS RELEVANTES PARA EL MEDIO AMBIENTE

Gestión de residuos.Gestión de sustancias peligrosas.Manejo de sustancias peligrosas

para el agua.Mantenimiento de la pureza del

aire.Gestión de las aguas.Diseño de un producto.Compras.Otros.


Establecer y mantener procedimientos documentados que permitan identificar situaciones potenciales de emergencia y accidentes que puedan impactar el medioambiente.

Responder a situaciones de emergencia y accidentes reales para prevenir y mitigar los impactos ambientales asociados a ellos.

Examinar y revisar, cuando sea necesario, sus procedimientos de preparación y respuesta ante situaciones de emergencia, en particular, después de que ocurran accidentes o situaciones de emergencia.

Además, probar periódicamente tales procedimientos cuando sea factible


4.4.7 PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

Los planes de emergencia pueden incluir:

Organización y responsabilidades ante emergencias.Listado del personal clave.Detalles de los servicios de emergencia.Planes de comunicaciones internas y externas.Acciones tomadas en la eventualidad de distintos

tipos de emergencias.Información sobre sustancias peligrosas,

incluyendo para cada una los impactos potenciales sobre el medio ambiente y medidas a tomar en el caso de escapes accidentales.Planes de capacitación y ensayos de eficiencia.

4.4.7 PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS


4.5.1 Seguimiento y medición.

4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal.

4.5.3 No conformidad, acción correctiva y

acción preventiva.

4.5.4 Control de los registros.

4.5.5 Auditoria interna.

4.5 VERIFICACION

Establecer, implementar y mantener procedimientos para:

1. Hacer seguimiento y medir las características de sus operaciones que tengan impacto significativo en el medio ambiente.

2. Hacer seguimiento del desempeño, controles operacionales aplicables y conformidad con los objetivos y metas de la organización.

3. Los equipos de seguimiento y medición se utilicen y mantengan calibrados y verificados, conservando los registros.

4.5 VERIFICACION

4.5.1. SEGUIMIENTO Y MEDICION

Puntos a tener en cuenta:

1. ¿Cómo se sigue el desempeño

ambiental?

2. ¿Cómo se han establecido los

indicadores de desempeño ambiental que

se relacionan con objetivos y metas, y

cuales son ellos?

4.5 VERIFICACION

4.5.1. SEGUIMIENTO Y MEDICION

4.5.2.1 Establecer, implementar y mantener procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables.

4.5.2.2 Evaluar el cumplimiento con otros requisitos que suscriba con un procedimiento a parte o con el anterior.

Se deben mantener los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas.

4.5 VERIFICACION

4.5.2. EVALUACION DEL CUMPLIMIENTO LEGAL


LA ORGANIZACIÓN DEBE ESTABLECER PROCEDIMIENTOS PARA TRATAR LAS “NO CONFORMIDADES” REALES Y POTENCIALES Y TOMAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS.

Identificar y corregir las NC y tomar acciones para mitigar le impacto ambiental.

Investigar las NC, determinando sus causas y tomando acciones para evitar su recurrencia

Tomar acciones para prevenir la ocurrencia de NC

La organización debe implementar y registrar cualquier cambio e los procedimientos que resulte de las acciones correctivas y preventivas.

4.5 VERIFICACION

4.5.3. NO CONFORMIDAD, ACCIONES CORRECTIVAS Y

PREVENTIVAS

El enfoque “PDCA”ACT

(Actuar)

CHECK(Verificar) DO

(Hacer)

PLAN(Planificar)

Revisary mejorar



se ha escrito


El enfoque “PDCA”ACT

(Actuar)ACT

(Actuar)

CHECK(Verificar)CHECK(Verificar) DO

(Hacer)DO

(Hacer)

PLAN(Planificar)PLAN

(Planificar)

Revisary mejorar



se ha escrito



LA ORGANIZACIÓN DEBE ESTABLECER Y MANTENER PROCEDIMIENTOS PARA PARA IDENTIFICAR, MANTENER Y DISPONER LOS REGISTROS Los registros deben ser legibles,

identificables y permitir la trazabilidad de la actividad, productos o servicio involucrado.

Los registros se deben almacenar y mantener de manera tal que se puedan recuperar con facilidad y estén protegidos de daños, deterioro o pérdidas

Los registros se deben mantener según sea apropiado al sistema y a la organización, para demostrar la conformidad con los requisitos de esta norma

4.5 VERIFICACION

4.5.4 CONTROL DE REGISTROS

Deben ser evidencia de:

Requisitos legales.Permisos o autorizaciones.Aspectos y efectos ambientales asociados.Actividades de capacitación.Datos de seguimiento.Detalles de no conformidades: incidentes, reclamos y

acciones tomadas.Información de proveedores y contratistas.Auditorías ambientales y revisión por la dirección.

4.5 VERIFICACION

4.5.4 CONTROL DE REGISTROS


LA ORGANIZACIÓN DEBE TENER UN PROGRAMA Y PROCEDIMIENTOS PARA EFECTUAR AUDITORIAS PERIODICAS DEL SGA TENIENDO EN CUENTA LAS OPERACIONES IMPLICADAS . PARA:

Determinar si el SGA:

Está conforme con las medidas planeadas para la gestión en SySO incluyendo los requisitos de esta norma

Ha sido implementado y se mantiene

Informar a la gerencia acerca de los resultados de las auditorías

La selección de los auditores debe garantizar la objetividad e imparcialidad

4.5 VERIFICACION

4.5.5. AUDITORIAS


LA ALTA GERENCIA DEBE, A INTERVALOS DETERMINADOS POR ELLA MISMA, REVISAR EL SGA, PARA ASEGURAR SU CONTINUA CONVENIENCIA, ADECUACIÓN Y EFICACIA.

4.6 REVISION POR LA GERENCIA

Requisitos:El más alto nivel directivo revisará el

SGA.Se asegurará que se pueda recoger

la información necesaria para permitir esta revisión.La revisión debe ser documentada.

Los resultados de la revisión por la dirección deben incluir:

Decisiones y acciones tomadas relacionadas con posibles cambios en:

Política ambientalObjetivos y metasOtros elementos del SGA

coherentes con el compromiso de mejora continua.

4.6 REVISION POR LA GERENCIA

4.4.1 Recursos, Funciones,

Responsabilidad, Autoridad

4.4.2 Competencia, formación y toma de

conciencia

4.4.3 Comunicaciones

4.4.4 Documentación

4.4.5 Control de Documentos

4.4.6 Control operacional

4.4.7 Preparación y respuesta a emergencias

4.3.1 Aspectos Ambientales

4.3.2 Requisitos legales y otros

4.3.3 Objetivos metas y

Programas

4.5.1 Seguimiento y medición

4.5.2 Evaluación del Cumplimiento Legal

4.5.3 No conformidad, acción C/P

4.5.4 Control de Registros

4.2.POLÍTICA

4.3. PLANIFICACION

4.4.


4.5. VERIFICACION

4.6. REVISIÓN POR LA

DIRECCION

REQUISITOS DE ISO 14001REQUISITOS DE ISO 14001

4.5.5 Auditoria Interna

5AUDITORIAS AMBIENTALESAUDITORIAS AMBIENTALES

AUDITORÍA DE SGAAUDITORÍA DE SGA

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de auditoria y evaluarlas de manera objetiva

con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria del

SGA por la organización

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de auditoria y evaluarlas de manera objetiva

con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria del

SGA por la organización

(ISO 14001)

AUDITOR (ISO 19011): persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría

AUDITOR LIDER: persona calificada para gerenciar y desempeñar auditorías ambientales

CLIENTE (ISO 19011): organización o persona que solicita una auditoría. Nota: el cliente puede ser el auditado, o cualquier otra organización que tenga derechos reglamentarios o contractual para solicitar una auditoría.

AUDITADO (ISO 19011): organización (área) que es auditada.

DEFINICIONESDEFINICIONES

TIPOS DE AUDITORÍASTIPOS DE AUDITORÍAS• 1a Parte (Interna) - La organización evalúa resultados de

la implementación del SGA y del cumplimiento de la Política Ambiental

• 2a Parte - La organización evalúa resultados y actividades ambientales de contratistas, proveedores, etc.

• 3a Parte - Por un ente independiente. La organización evaluada se somete a la evaluación del cumplimiento de los requisitos de ISO 14001 y de implementación efectiva de su SGA.

AUDITORÍAS INTERNAS VS EXTERNAS

AUDITORÍAS INTERNAS VS EXTERNAS

• Menos protocolo que las externas

• Auditores trabajan para la misma compañía

– implicaciones de políticas

– temas delicados

• La Auditoría resulta no tener efecto directo en el Certificado

CRITERIOS DE AUDITORÍACRITERIOS DE AUDITORÍA

Cualquier requisito del SGA que el Auditor utiliza como referencia frente al cual compara la evidencia reunida

durante la auditoría.

– Política(s)– Procedimientos– Requisitos– Prácticas

ALCANCEALCANCE

• Departamento

• Proceso

• Actividades

• Instalaciones físicas

• Elementos de la norma

• Total

Extensión y Límites de la Auditoría Interna(ISO 19011)

PROGRAMA DE AUDITORIA:

Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

PLAN DE AUDITORIA:

Descripción de las actividades y de los detalles acordados para la ejecución de una auditoría.

(ISO 19011)

Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son

verificables.

– Puede ser cualitativa o cuantitativa.

– Está basada en entrevistas, examen de documentos, observación de actividades y condiciones, resultados existentes de mediciones, ensayos y otros medios dentro del alcance de las auditorías.

EVIDENCIA DE AUDITORIA (ISO 19011):

(ISO 19011)

NO CONFORMIDADNO CONFORMIDADIncumplimiento de un requisito especificado

Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

Las No Conformidades se levantan sobre el incumplimiento de requisitos normativos y otros criterios de auditoría y/o cumplimiento de la legislación ambiental.

Las No Conformidades señalan las áreas donde pueden hacerse mejoras al Sistema.

Las No Conformidades señalan las áreas donde pueden hacerse mejoras al Sistema.

NIVELES DE NO CONFORMIDADES


Mayor (rompimiento del sistema)

• Es sistemática, es una falla del sistema.

• Incumplimiento total o parcial a un requisito de la Norma.

• Documentación del SGA que no se ha implementado consistentemente y que puede poner en riesgo la efectividad del sistema.

Menor

• Es puntual (falla aislada no del SGA).

• No afectan directamente el resultado ambiental de

actividades, productos o servicios y se estima que son

fácilmente solucionables

• Existe un SGA definido con procedimientos e instrucciones

documentados. También existe un nivel general de

implementación aceptable, pero existen discrepancias en el

cumplimiento de los requisitos o en la implementación del

Sistema



Observación

• Situación actual que a juicio del auditor, justifica una aclaración o investigación para mejorar el estado general y eficacia del SGA.

• Pueden señalar la posibilidad de que ocurra una no conformidad, pero normalmente no requiere una respuesta por parte del auditado.



Acción tomada para eliminar las causas de una No Conformidad detectada o cualquier

otra situación indeseable para evitar su recurrencia

Acción tomada para eliminar las causas de una No Conformidad detectada o cualquier

otra situación indeseable para evitar su recurrencia

ACCIÓN CORRECTIVAACCIÓN CORRECTIVA

Acción tomada para eliminar las causas potenciales de una No Conformidades a fin de

prevenir su ocurrencia.

Acción tomada para eliminar las causas potenciales de una No Conformidades a fin de

prevenir su ocurrencia.

ACCIÓN PREVENTIVAACCIÓN PREVENTIVA

6CONCEPTOS GENERALES

DE AUDITORIACONCEPTOS GENERALES

DE AUDITORIA

CRITERIOS DE

AUDITORÍA

Conjunto de políticas, procedimientos o requisitosrequisitosusados como referencia.

EVIDENCIA DE LA

AUDITORÍA

Registros declaraciones de hechodeclaraciones de hecho u otra información que sea pertinente para los criterios de auditoría y que son verificables. La evidencia puede ser cualitativa a cuantitativa.

DEFINICIONES SEGÚN LA 19011

CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA

HALLAZGO DE

AUDITORÍA

Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría reunida, contra los criterios de auditoría. Indican conformidad o no conformidad con los criterios u oportunidades de mejora

Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.


PROGRAMA DE LA

AUDITORÍA

Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

PLAN DE LA AUDITORÍA

Descripción de las actividades en el sitio y arreglos para una auditoría.

ALCANCE DE LA

AUDITORÍA

Extensión y límites de una auditoría. Incluye descripción de las instalaciones físicas, unidades organizacionales, actividades, procesos y períodos que cobija.


AUDITOR LIDER:

AUDITOR (ISO

19011):persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría

persona calificada para gerenciary desempeñar auditorías ambientales


AUDITADO (ISO 19011):

CLIENTE (ISO 19011):

organización o persona que solicita una auditoría. Nota: el cliente puede ser el auditado, o cualquier otra organización que tenga derechos reglamentarios o contractual para solicitar una auditoría.

organización (área) que es auditada.


7COMPETENCIA DEL AUDITOR INTERNO COMPETENCIA DEL AUDITOR INTERNO

GENERALIDADESPara ser auditor la persona debería:

Poseer atributos personales.Demostrar la capacidad para aplicar el conocimiento y

las habilidades necesarias para realizar auditorías.

El conocimiento apropiado y las habilidades para llegar a ser auditor se adquieren por medio de la educación, la experiencia laboral, la formación del auditor y la experiencia en auditoría.

Calidad y Medioambiente

CONCEPTO DE COMPETENCIACONCEPTO DE COMPETENCIACONCEPTO DE COMPETENCIACONCEPTO DE COMPETENCIA

Atributos personalesAtributos personalesAtributos personalesAtributos personales

Educación Experiencia Formación Experiencia enEducación Experiencia Formación Experiencia enEducación Experiencia Formación Experiencia enEducación Experiencia Formación Experiencia enlaboral del auditor aulaboral del auditor aulaboral del auditor aulaboral del auditor auditoríasditoríasditoríasditorías

Conocimientos y Conocimientos y Conocimientos y Conocimientos y habilidades habilidades habilidades habilidades especificas en: especificas en: especificas en: especificas en:

Aspectos e Aspectos e Aspectos e Aspectos e Impactos Impactos Impactos Impactos

AmbientalesAmbientalesAmbientalesAmbientalesComunes y Comunes y Comunes y Comunes y genéricasgenéricasgenéricasgenéricas

• Ético, es decir, imparcial, sincero, honesto y discreto

• De mentalidad abierta• Diplomático• Observador• Perceptivo• Versátil • Persistente• Decidido• Seguro de si mismo

ATRIBUTOS PERSONALES

• Principios, procedimientos y técnicas de auditoria

• Documentos del sistema de gestión y de referencia Situaciones de la Organización

• Leyes, reglamentos y otros requisitos aplicables

ISO 19011

CONOCIMIENTOS GENERALES

• Métodos y técnicas de gestión en seguridad y salud ocupacional:

– Terminología en Medioambiente

– Principios de gestión en Medioambiente

– Herramientas de gestión en Medioambiente

• Ciencia y tecnología en materia de Medioambiente

• Aspectos técnicos y de seguridad de las operaciones

CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS

EDUCACION, EXPERIENCIA Y FORMACION

• Educación suficiente.

• Experiencia laboral (función técnica, de gestión, profesional)

• Formación como auditor

• Debería tener experiencia en auditorías

MÉTODOS DE EVALUACIÓNMÉTODOS DE EVALUACIÓNMÉTODOS DE EVALUACIÓNMÉTODOS DE EVALUACIÓN

“Juego de roles”, auditorías con testigos, desempeño en el trabajo.

Evaluar los atributos personales, el conocimiento y habilidades y su aplicación.

Observación

Entrevistas personales y telefónicas.

Evaluar atributos personales, habilidades comunicativas, verificar información, comprobar el conocimiento y adquirir información adicional.

Entrevistas

Análisis de registros de educación, formación, empleo y experiencia de auditoría.

Verificar los conocimientos del auditor.

Revisión de los registros

EjemplosObjetivosMétodo de evaluación

8GESTION DE LA AUDITORIA

GESTION DE LA AUDITORIA

AUDITADOAUDITOR

CLIENTE

GESTOR

RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA …

Quién es?Quién es?

Un equipo gestor?

El representante de la dirección?

El Área de Auditoría Organizacional?

El Coordinador del Sistema?

Otro? Quién?

ResponsabilidadesResponsabilidades


Definir el procedimiento y mantenerlo

Elaborar el programa de auditoría

Asignar el equipo auditor acorde con el propósito de la auditoría

Coordinar la ejecución del programa de auditoría

Hacer seguimiento al programa y asegurar que se cierre el ciclo

Dirimir conflictos que se presenten en las auditorías



Evaluar los resultados de cada ciclo de auditoría y preparar el informe para la revisión gerencial

Conservar registros de las auditorías

Seleccionar, entrenar y asegurar competencia del equipo auditor

Monitorear y mejorar el proceso de auditoría

CompetenciasCompetencias


Las del auditor interno.

Conocimiento del direccionamiento estratégico

Conocimiento y habilidades para elaborar el programa y plan y definir el objetivo y alcance de la auditoría, basado en la situación de la organización

Habilidad para conformar el equipo auditor, motivarlo y evaluar su desempeño

Habilidad para evaluar información e identificar fortalezas y debilidades del sistema de gestión

Habilidad para resumir los resultados de auditoría para la revisión gerencial

Habilidad para coordinar y hacer seguimiento al programa de auditoría

Conocimientos para elaborar el presupuesto requerido para desarrollar el programa de auditoría

Habilidad para dirimir conflictos de auditoría

CompetenciasCompetencias



Quién es?Quién es?

La alta dirección?

El representante de la dirección?

El coordinador del SGI?

El administrador del proceso de auditoría?

El área de auditoría interna?

Responsables de áreas, procesos o resultados relacionados con el SGI?



Definir los criterios de auditoría

Asignar recursos

Aprobar modificaciones al programa

Recibir resultados de la auditoría como base para la revisión gerencial

Qué se audita?Qué se audita?


La organización?

Los procesos?

Las prácticas?

Los procedimientos?

Los productos?

Los resultados?

Las personas?

Quién atiende la auditoría?Quién atiende la auditoría?


La alta gerencia?

El representante del SGI por la dirección?

Personal relacionado con el SGI:

� Jefes de la áreas / procesos?

� Personal operativo?

� Personal nuevo? Temporales?

� Contratistas?

� Miembros de la comunidad?



Informar al personal a cargo que va a participar en la auditoría

Aprobar plan de auditoría

Proveer los recursos necesarios

Cooperar con los auditores y suministrar la información requerida

Definir e implementar acciones correctivas y preventivas

Asegurar la eficacia de las acciones tomadas


Quién es?Quién es? Personal interno?

Personal contratado?

Auditor líder o principal?

Equipo?

Auditor individual?

Acompañados por un experto técnico, auditor en formación y observador.



Preparar la auditoría

Recolectar y evaluar evidencia

Elaborar informe de auditoría

Hacer seguimiento a acciones correctivas, cuando así se requiera

Seguir procedimiento definido y cumplir con el programa de auditoría

Realimentar el proceso de auditoría

9TECNICA DE LA AUDITORIA

TECNICA DE LA AUDITORIA

FINALIDAD DE LA AUDITORÍA

• ¿El SGA fue documentado e

implantado en conformidad con

los requisitos?

• ¿Es efectivo para los fines

propuestos y mejora de manera

continua?

• ¿Se cumplen los requisitos legales

y la Política de la Organización?

CARACTERÍSTICAS DE LAS AUDITORIAS

� Legitimidad

� Planificación / Programación

� Método consistente

� Utilización de personal Calificado

� Transparencia

� Efecto de retroalimentación

La característica fundamental de las Auditorías es su “independencia” en relación a las actividades /

áreas a ser auditadas.

FASES DE LA AUDITORÍA

FASE III:Realización “in-situ”

FASE III:Realización “in-situ”

FASE II:Preparación

FASE IV:InformeFASE IV:Informe

FASE V:SeguimientoFASE V:

Seguimiento

FASE I:Planeacion

• Definir el alcance y objetivo de la auditoría

• Identificar documentos de referencia (criterios)

• Decidir la estrategia de auditoría (metodología)

• Seleccionar el equipo de auditores e informarles

• Elaborar el Programa de auditoria (agenda)

• Elaborar el plan de auditoria

• Logística (eventual)

• Comunicar al responsable del área o instalación con anticipación (Plan de Auditoría)

FASE I: PLANEACION DE LA AUDITORÍA

ALCANCE Y OBJETIVO

Extensión y límites de la auditoríaExtensión y límites de la auditoría• Localización y Área física• Actividades o Procesos

Las instalaciones y áreas pueden seleccionarse:

• Selección al azar• Percepción de riesgos• Importancia de la instalación, para el negocio

FASE I

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Revisión de la documentación preliminar de la organización tales como:

– Política – Programas – Revisiones gerenciales– Auditorías previas (registros)– Manual del SGA (si existe)– Legislación– Aspectos Ambientales

FASE I

ESTRATEGIA DE LA AUDITORIA

Definir el método para evaluar el SGA de la organización:

– Enfoque basado en IMPACTOS– Enfoque basado en PROCESOS– Enfoque basado en SISTEMA

FASE I

AUDITORES

Determinar quien va a realizar la auditoria según sus competencias:

– Atributos– Educación– Experiencia– Formación– Independencia

FASE I

PROPOSITO DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA

Es planear:

Tipo de auditoría.

Número de auditorías.

Identificar y suministrar los recursos para realizar las auditorías.

Los programas de auditoría se deben realizar anualmente.

PROGRAMA DE LA AUDITORIAFASE II

Cuántos Ciclos al Año?

EXTENSIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA…

Sistemas jóvenes

Un ciclo semestral

Sistemas maduros

Un ciclo anual

FASE II

MODELO DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA

XP

R

O

C

E

S

O

S

XObjetivos y programa

XDefinir estrategia.

DNOSAJJMAMFEMES

PROCESO

Mapa de la

empresa

FASE II

4.1

4.2

4.3

4.3.1

4.3.2

4.3.3

4.3.4

1ª semana de julio de 2003

PepitoPerez

Gerente General

*Gerente Ingeniería

*Gerente Producción

*Gerente Administra-tivo

*Encargado del SSISO

Manual integral

PD1 Procedimiento de evaluación de peligros.

(matriz de PELIGROS)

PD2 Procedimiento de requisitos legales. (matriz de requisitos)

Planificación

Labores culturales

MIRFE

Cumplimiento

Planes de acción

ELEMENTELEMENTO DE LA O DE LA NORMANORMA

FECHA DE FECHA DE LA LA

AUDITORIAAUDITORIAAUDITORAUDITORAUDITADOAUDITADODOCUMENTOS DOCUMENTOS

EN REFENCIAEN REFENCIAPROCESOPROCESO

FASE II

4.4

4.4.1

4.4.2

4.4.3

4.4.4

4.4.5

4.4.6

4.4.7

2ª y 3ª semana de julio de 2003

Gonzalo González

Margarita Gómez

Zoila Vaca

Gerente Ingeniería

*Gerente Comercial

*Gerente de Producción

*Jefe de Laboratorio

*Supervi-sores

*Persona de planta

PG1 Procedimiento de capacitación

PG2 Procedimiento de compras y proveedores

PG3 Procedimiento de comunicaciones

PG4 Procedimiento de producción.

PG5 Procedimiento de Control operacional

PG6 Procedimiento de emergencias

Operación de oficinas y cocina

Compostaje

Transporte

Mantenimiento

ELEMENTO ELEMENTO DE LA DE LA

NORMANORMA

FECHA DE LA FECHA DE LA AUDITORIAAUDITORIAAUDITORAUDITORAUDITADOAUDITADODOCUMENTOS EN DOCUMENTOS EN

REFENCIAREFENCIAPROCESOPROCESO

FASE II

5.6

4.6

4.6

ISO 9001:2000

ISO 14001:1996

OHSAS 18001:2000

- Revisión por la dirección

4.1, 4.2, 4.3.3, 4.3.4, 4.4.1ISO 14001:1996

4.1, 4.2, 4.3.3, 4.3.4, 4.4.1OHSAS 18001:2000

4.1, 5.1, 5.2,

5.3, 5.4, 5.5.1,5.5.2

6.1, 8.1, 8.4

8.2.1

ISO 9001:2000

PROCESOS DE LA DIRECCIÓN

- Planificación del Sistema de Gestión

MES NMARZOFEBREROENERO

4321

AÑO N

4321 1 2 3

Todos los numerales

ELEMENTO DE LA

NORMA 43214

ISO 9001:2000

ISO 14001:1996

OHSAS 18001:2000

TODOS LOS PROCESOS

NORMA APLICABLEPROCESO

OBJETIVO:

ALCANCE:

REPRESENTANTE DEL SIG

Auditoria interna � revisión por la dirección � Auditoria externa �

FASE II

Elaboración del Programa de AuditoríaSeguimiento al programa

Cumplimiento de las fechas definidasEl propósito de la auditoría se cumplió?Calidad de los informes

Otros aspectos a evaluar:• Auditorías no programadas y ejecutadas• Auditorías programadas y no ejecutadas• Auditorías abiertas• No conformidades repetitivas con respecto a ciclos

anteriores

Se recomienda revisar el programa de auditoría como mínimo trimestralmente

FASE II

Programa de AuditoriaPlan de AuditoriaLista de Verificación

FASE II: PREPARACION DE LA AUDITORÍA

Facilita la Facilita la programación y la programación y la coordinación de las coordinación de las actividades de la actividades de la

auditoria.auditoria.El responsable es el El responsable es el

auditor líder.auditor líder.

PLAN DE LA AUDITORIAFASE II

PREPARACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA

Debe facilitar la programación y coordinación de las actividades de auditoría.Lo debe realizar el líder

del equipo auditor.La cantidad de detalle

incluida refleja el alcance y complejidad de la auditoría.Debe ser flexible.

Generalidades:

FASE II

Debe incluir o describir:

Objetivos de la auditoría.Criterios de la auditoría y documentos de

referencia. Alcance (unidades organizacionales, funcionales y

procesos auditar).Fechas y lugares donde se van a realizar las

actividades de la auditoría en sitio.Tiempo y duración esperados para cada actividad,

incluidas las reuniones.Asignación de recursos en los puntos críticos de

auditoría.

PREPARACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍAFASE II

EJEMPLOS DEL PLAN DE AUDITORÍA

Objeto Alcance

Evaluar si el procedimiento PC005-V3 “Compras” cumple los requisitos del SGI y verificar lo referente a selección y evaluación de proveedores

Registros del último año de proveedores de:Combustibles, Soda cáustica, MP1 y contratista aseo

Evaluar las competencias relacionada con respuesta a emergencias

Áreas de: calderas, subestación eléctrica, tanque de ACPM de 55000 gal. Brigada para atender derrames

Establecer si se cumple y controla el manejo de sustancias químicas. PR. SQ555.V2

Almacenamiento: cloro, amoniaco, ácido sulfúrico y gasolina. Caldera e incinerador

FASE II

EJEMPLOS DEL PLAN DE AUDITORÍA…

Para: (responsable del proceso / actividad)

De: (nombre y apellido) Auditor Interno SSISO

Fecha: (día, mes y año en que se envía la comunicación)

Asunto: Primer ciclo de auditorías al SSISO

Con la presente pongo a su consideración la agenda prevista y agradezco me notifique por este mismo medio antes del (día, mes, año) la confirmación ó ajustes a la misma.

Fecha de la auditoría: (día, mes y año en que se realizará)

Objeto y Alcance de la auditoría:

Plan de trabajo:

Sitio de la entrevista

Inicio y fin de la entrevista

Nombre y cargoTema a auditar

LUGARHORAAUDITADOPROCESO

FASE II

EJEMPLO PLAN DE AUDITORÍA

TodosReunión de cierre17:00

Dueño del proceso Revisión del proceso16:00

Dueño del proceso y responsable de la dirección

Seguimiento de objetivos y acciones correctivas

15:00

Responsable etapa 1

Responsable etapa 2

Etapa 1

Etapa 2

10:30

Encargado del SSISORecorrido9:30

Dueño del procesoRevisión de política, objetivos y programas.

8:30

Todos los jefesReunión de apertura8:00

PARTICIPANTEPASOS DEL PROCESOHORA

FASE II

EJEMPLO PLAN DE AUDITORIA

Gerencia Bogotá

Carlos Guevara

CR - AURevisión gerencial

9001 (5.6) 14001 y 18001 (4.6)

08:00-10:30

210303

AperturaNA07:30200303

Gerencia Bogotá

Carlos Guevara

CR – AUProceso requisitos legales

9001 (5.1, 5.2, 7.2.1, 7.3.2)

14001 y 18001 (4.3.2)

14:30-17:00

200303

Oficina Arauca

RobinzonMiels

RE – MB

Oficina Arauca

RobinzonMiels Gteproyecto

RE – MB

Gerencia Bogotá

Carlos Guevara

CR – AUProceso de comunicación

9001 (5.5.3, 7.2.3)

14001 y 18001 (4.4.3)

11:00-13:00

200303

Oficina Arauca

RobinzonMiels

RE – MB

Carlos Guevara Gerente general

Auditado

CierreNA11:00210303

Gerencia Bogotá

CR – AUProceso planificación del sistema de gestión

9001(5.1,5.2,5.3,5.4,5.5.1,5.5.2,6.1,8.1,

8.4,8.2.1)

14001 y 18001 (4.1, 4.2, 4.3.3, 4.3.4, 4.4.1)

08:00-10:30

200303

LugarAuditorActividadNormas-NumeralHoraFecha

AUDITOR LÍDER REPRESENTANTE SIG

FASE II

• Proporciona estructura - guía

• Define muestra - garantiza cobertura

• Facilita lograr el objetivo

• Ayuda a mantener auditores en camino

• Evita la duplicación

• Ayuda a la administración del tiempo

• Reduce improvisaciones del auditor

LISTA DE VERIFICACIÓNFASE II

TIPOS DE LISTA DE VERIFICACIÓN

• Lista de Preguntas

• Lista de Palabras Clave

•De acuerdo áreas

FASE II

... es un recurso, ¡ no el maestro!

En caso de un evento inesperado, el Líder del Equipo decide si:

* Se hace caso omiso,* Anota para investigar después,* Hace seguimiento inmediatamente .

LISTA DE VERIFICACIÓNFASE II

EJEMPLO DE PREGUNTAS A PARTIR DE LA NORMA

Cuales son las intenciones de su empresa con respecto al medio ambiente?

Intenciones.

Estrategias.

Filosofía.

Guía.

Lineamientos.

4.2 Política

Mejoramiento continuo.

Cumplimiento legal.

Documentada.

Conocida.

Apropiada.

Cómo se estructura la organización?

Organigrama.

Plano espacial.

Mapa de procesos.

4.1 Generales

(organización)

PREGUNTASCHECK LISTCRITERIO

FASE II

LISTA DE VERIFICACION

IDENTIFICARIDENTIFICARIDENTIFICARIDENTIFICAR

PROCESOS REQUISITOS RECURSOS INTERACCIONES DOCUMENTOS

APLICABLES

VERIFICAR

IMPLEMENTACION EFICACIA MEJORAMIENTO CONTINUO

FASE II

FASE III: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

� Reunión Inicial o de Apertura

� Desarrollo de la Auditoría.

� Evaluación

� Reunión de cierre

REUNIÓN DE APERTURA• Presentación de los participantes

• Confirmación de objetivos, alcance y criterios de auditoría

• Confirmación de horario y otras disposiciones (reuniones)

• Métodos y procedimientos de la auditoría

• Confirmación de los canales de comunicación formal

• Confirmar que se va a informar durante el progreso

• Confirmación de recursos e instalaciones,

• Confidencialidad

• Procedimientos de protección laboral, emergencia y seguridad

• Disponibilidad, funciones e identidad de los guías

• Método de presentación de la información, incluyendo clasificación de no conformidades, entre otros

ISO 19011: 2002

FASE III

DESARROLLO DE LA AUDITORIATRABAJO EN SITIO

Expresión utilizada para describir el trabajo que realiza el auditor en el sitio (instalación).

Las actividades se concentran en conseguir suficientes datos para satisfacer los requerimientos de la auditoría.

“BUSCAR LA CONFORMIDAD”

FASE III

DESARROLLO DE LA AUDITORÍA

• Llegar al área (puntual)

• Presentarse a través de un guía o solo

• Mantener a la gente en calma

• Explicar lo que se quiere

• Investigar lo necesario

• Decir a la gente los resultados

• Satisfacer la muestra

FASE III

TÉCNICAS DE AUDITORÍASTÉCNICAS DE AUDITORÍAS

• Observación de Condiciones

• Observación de Instalaciones

• Observación de Actividades

• Revisión de Documentos

• Entrevistas

DESARROLLO DE LA AUDITORÍAFASE III

1. OBSERVACIÓN DE CONDICIONES

TÉCNICAS DE AUDITORÍASTÉCNICAS DE AUDITORÍASFASE III

OBSERVACION DE LAS INSTALACIONES

� Unidades de proceso

� Áreas de almacenamiento

� Áreas de mantenimiento

� Oficinas

2. OBSERVACIÓN DE INSTALACIONES

TÉCNICAS DE AUDITORÍASTÉCNICAS DE AUDITORÍASFASE III

� ¿Para qué sirve?� ¿Puede tener un impacto en

el medio ambiente?� ¿Se calibró?� ¿Existe un registro?� ¿Cuál es la lectura?� ¿La lectura está dentro de

los criterios operativos aceptables?

2. OBSERVACIÓN DE INSTALACIONESTÉCNICAS DE AUDITORÍASTÉCNICAS DE AUDITORÍAS

FASE III

� ¿Se cumplen los procedimientos?� ¿Se siguen los instructivos de

trabajo?� ¿Las actividades se realizan con

criterios de seguridad� ¿se controlan los peligros y

riesgos en la ejecución de las actividades?

� ¿son efectivos los controles?

3. OBSERVACIÓN DE ACTIVIDADESTÉCNICAS DE AUDITORÍASTÉCNICAS DE AUDITORÍAS

FASE III

� Manual del SGA

� Procedimientos

� Instrucciones de trabajo

� Otros documentos

� Registros

4. REVISION DE DOCUMENTOSTÉCNICAS DE AUDITORÍASTÉCNICAS DE AUDITORÍAS

FASE III

• Fuente de información más importante• Más difícil de hacer • Involucra aptitudes y actitudes personales• Verbal y no verbal• Elegir a la gente adecuada

– quienes están a cargo– quienes hacen el trabajo

5. ENTREVISTASTÉCNICAS DE AUDITORÍASTÉCNICAS DE AUDITORÍAS

FASE III

REGLAS PARA LA ENTREVISTA

1. Dirija las preguntas al empleado que ejecuta el trabajo.

2. Considere el lugar y el tiempo

3. Hable el lenguaje de la persona. No emplee tecnicismos incomprensibles.

4. Hable clara y cuidadosamente.

5.5. ESCUCHE.ESCUCHE.

FASE III

TÉCNICAS DE ENTREVISTAHacer¿Qué?¿Dónde?¿Cuándo?¿Porqué?¿Quién?¿Cómo?

No HacerRetóricoSuponerNo prestar atenciónInterrogatorio

IntentarIntentarNo-verbalHipotético

Muéstreme !!!Muéstreme !!!

FASE III

TIPOS DE PREGUNTAS

1. Abiertas

2. Sondeo

3. Cerradas

APROPIADAS SE DEBEN EVITAR

1. Capciosas

2. Agresivas

3.Múltiples

FASE III

PREGUNTAS ABIERTAS

Diseñadas para estimular el pensamiento y que el

auditado se exprese, la intención debe ser clara y no

ambigua.

Son eficaces cuando el auditado se siente cómodo y

habla sobre el como realiza las tareas.

Extraen información sin crear barreras por el

auditado.

Permiten reducir el número de preguntas y

profundizar sobre el tema especifico.

Apropiadas…

FASE III

PREGUNTAS DE SONDEO O ACLARACIÓN

Aclaran temas expresados por el auditado.

Confirman la comprensión del significado de

palabras y afirmaciones.

Ayudan a evitar malos entendidos.

Brindan información con profundidad.

Ejemplo:

Qué quiere decir?

Déme un ejemplo?

Apropiadas… FASE III

PREGUNTAS CERRADAS

Verifican la compresión de lo

que el auditado afirma.

Manejan información especifica.

Se obtienen respuestas breves.

Son útiles para resumir.

No se utilizan para comenzar la

entrevista.

Apropiadas…FASE III

PREGUNTAS QUE SE DEBEN EVITAR

CAPCIOSAS: Sugieren al auditado la respuesta. Ejemplo: Este no es un residuo peligroso?

AGRESIVAS: Colocan al auditado fuera de lugar, utilizan palabras emotivas y pueden obligar al auditado a retirarse, mienta o no coopere mas. Ejemplo: Parece que usted tiene problemas en manejar este proceso?

MULTIPLES: Confunden o desvían al auditado. Ejemplo: Desde cuando realiza esta tarea? Esta incluida en el procedimiento? Lo ha verificado?

FASE III

CONDUCIR LA AUDITORÍA

• Mantener el Control

• Habilidades de Comunicación

• Reunir Evidencia Objetiva

• Observar lenguaje corporal

• Administrar el tiempo

FASE III

La auditoría constituye una verificación, trabajar sobre UNA MUESTRA para el análisis de grandes poblaciones de registros o documentos, empleados, etc. para conceptuar acerca del cumplimiento.

El número de registros que el auditor debe revisar es generalmente de tal magnitud que es difícil

analizarlos en su totalidad.

DIFICULTADESFASE III

PERSONAJES Y OBSTÁCULOS• El documento olvidado• La interrupción• El papel arreglado• La salida inesperada• La confrontación• El caso especial• La falta de preparación• El ausente indispensable• La amnesia• La barrera del lenguaje• El drama

FASE III

ERRORES

� Auditar solamente documentos� Auditar solamente la formación� Tomar las cosas de forma

personal� Expresar antipatía por el

auditado� Aceptar afirmaciones sin tener

acceso a los hechos� Expresar juicios propios

FASE III

• Hallazgos, no conformidades y observaciones

• Establecer los Hechos– Obtener ayuda de los auditados– Discutir asuntos y verificar

• Recolectar TODATODA la Evidencia– Observaciones exactas– Exponer : cuándo, qué, dónde, por qué

EVALUACION Y REGISTROFASE III

ESCRIBIENDO NO-CONFORMIDADESESCRIBIENDO NO-CONFORMIDADES

• Use terminología local, pero no jerga

• Rastreable

• Útil,

• Conciso

• Utilizar el lenguaje de la norma

FASE III

EL REPORTE DE LA NO CONFORMIDAD DEBE CONTENER DOS PUNTOS:

a. Una observación que detalla completa y precisamente lo que fue visto o encontrado por el auditor. Esta observación debe ser atestiguada por la persona auditada para confirmar su exactitud

b. Una referencia a la cláusula de la norma o documentos ambientales de la organización

FASE III

SUGERENCIAS DE REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES

1. “No existe evidencia objetiva que _______ la norma requiere ________”

2. “La práctica de _______ no ha sido documentada en el sistema de gestión ambiental el Requisito __________ de la ISO 14001 solicita que ___________”

3. “Se evidenció que la actividad de ________ no se realiza como está indicado en el ítem 6 del procedimiento P-012 que expresa __________”

FASE III

NOTAS DEL AUDITOR• Utiles para auditorías posteriores• Definen la muestra de la auditoría• Registro de evidencia objetiva

– Declaraciones– Referencia de documentos observados– Identificadores– Departamento/Área– Posiciones

• Registro de lo que no estaba reportado

FASE III

REUNIÓN DEL EQUIPO AUDITOR

• Presidida por el líder del equipo• Redacta agenda para Reunión de Cierre• Sólo el equipo auditor• Completar no conformidades• Revisar no conformidades• Líder prepara el resumen

FASE III

El propósito de la Reunión de Cierre es:

• Formalidades

• Relación del desarrollo de la auditoría

• Presentar los hallazgos de la auditoría (positivos y negativos)

• Presentar las conclusiones8 Áreas particulares que son fuertes y/o débiles

8 Tiempos de respuesta recomendados

• Aclaraciones (preguntas)

REUNIÓN DE CIERREFASE III

• Preparación del informe de auditoría

• Distribución del informe

• Conservación de los documentos

• Finalización de la Auditoría

FASE IV: INFORME DE LA AUDITORÍA

FASE IV

INFORME DE AUDITORÍA(ISO 19011)

• Objetivo y Alcance (Qué)• Auditados / Cliente (Quiénes)• Auditores (líder y equipo)• Fechas y lugares de auditoría “in-situ”(Cuándo, Dónde)• Criterios de auditoría• Hallazgos de la auditoría

� No conformidades� Fortalezas y Debilidades

• Conclusiones• Puede hacer referencia a: plan, resumen, cumplimiento de objetivos,

áreas no cubiertas, opiniones divergentes, recomendaciones para la mejora, `planes de acción del seguimiento acordados, declaración de confidencialidad y lista de distribución

FASE IV

Informe de Auditoría y Acciones CorrectivasAño: Auditoría N°: Calidad Ambiental S&SOFecha: Auditor(es): Responsable Área:1. Conclusiones de auditoría:

1.1 Fortalezas

1.2 Debilidades

1.3 Eficacia para cumplir objetivos y desarrollar la política

2. Resultados detallados de auditoría:N° Descripción del Hallazgo NC Obs.Criterio(s) de Auditoría1234

Pág. 1 de 2

EJEMPLO INFORME DE AUDITORIAEJEMPLO INFORME DE AUDITORIAEJEMPLO INFORME DE AUDITORIAEJEMPLO INFORME DE AUDITORIAFASE IV

En el proceso de Auditoría del SGA es necesario que haya evaluación del propio proceso productivo y de su influencia

en las actividades ligadas a la Gestión SGA.

FASE V: SEGUIMIENTO A LA AUDITORÍA

� Evaluación del informe de Auditoría

� Evaluación por los “Clientes” de la

Auditoría

� Evaluación por los sectores auditados

SEGUIMIENTO A LA AUDITORÍA

• Plan de acción correctiva– Plan al auditor - cuándo, cómo

• Evaluación • Acción implementada

– Verificada por el auditor (dentro / fuera del lugar)

FASE V

MODELO DE HOJA DE PLAN DE ACCIONMODELO DE HOJA DE PLAN DE ACCION

NO CONFORMIDAD:

SITUACION ACTUAL SITUACION DESEADA

NECESIDAD DE CAMBIO

QUE QUIEN CUANDO

PLAN DE ACCION

FASE V

ACCIONES DE SEGUIMIENTO

� En la fecha pactada

� Revisión de pruebas documentales� Verificación en el sitio� Sólo revisión de acciones correctivas� No empiece todo de nuevo

FASE V

GRACIASGRACIAS

Engineering

Formación de Auditores Internos ISO 14001: CCS