PNSD –Asse I – Istruzione – Fondo Sociale Europeo (FSE)- Obiettivo specifico 10.8 “Diffusione della società della conoscenza nel mondo della scuola e della formazione e adozione di

approcci didattici innovativi” – Azione 10.8.4 “Formazione del personale della scuola e della formazione su tecnologie e approcci metodologici innovativi” –10.8.4.A1-FSEPO-SI-2016-2

Snodo formativo Liceo Classico Internazionale Statale «Meli» - PalermoModulo Personale amministrativo “Amministrazione digitale”

Formatore: prof. Alessandro Greco

l’Amministrazione digitale

Amministrazione digitaleSe i suoi processi prevedono l’impiego delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione (ICT) per:

Accrescere l’efficienza

Ridurre i costi

migliorare la qualità dei servizi resi all’utenza

e-governementAttuare i principi dell’art. 97 della Costituzione di imparzialità e buon andamento della PA

Migliorare il livello democratico del paese stimolando la partecipazione all’attività amministrativa

Attuare i presupposti dell’art. 1 della L 241/90 di economicità, efficacia, pubblicità e trasparenza

L’e-government italiano ed europeo

DESI 2016DESI (Digital Economy and Society Index) è l’indice elaborato dalla Commissione Europea per valutare lo stato di avanzamento degli Stati membri dell'UE verso un'economia e una società digitali

18°

La Normativa vigenteLegge n. 241/1990 uso della telematica quale principio al quale

improntare l’attività amministrativa.D. Lgs. 82/2005 CAD (Codice Amministrazione Digitale)D. Lgs. 150/2009 Legge BrunettaD. Lgs. 235/2010 Nuovo CADD.L. 83/2012 >L. 134/2012

Decreto Semplificazioni (istituisce l’AgID)

D.L. 95/2012 >L. 135/2012

Decreto Sviluppo

D.L. 179/2012 >L. 221/2012

Spending Rewiew

L. 228/2012 Legge di stabilità

compendio normativo in materia di Amministrazione Digitale (aggiornato al Dicembre 2014) http://formiur.formez.it/sites/default/files/attachments/compendio_normativo_amministrazione_digitale_agg._12.2014.pdf

art. 1L’attività amministrativa è retta da criteri: di economicità, efficacia, di pubblicità e trasparenza

La Normativa vigenteD. Lgs. 33/2013 Obblighi pubblicità, trasparenza e

diffusione di informazioni nelle PADPCM 3/12/2013 Protocollo informatico (IndicePA)

Conservazione a lungo termineD. L. 90/2014 > L. 114/2014

Semplificazione e trasparenza amministrativa

DPCM 24/10/2014 Gestione SPIDDPCM 13/11/2014 Regole tecniche sul Documento informaticoL. 124/2015 Legge Madia (Riforma PA)D. Lgs. 97/2016 FOIA (Decreto sulla trasparenza)D. Lgs. 179/2016 Modifica nuovo CAD (3.0)

compendio normativo in materia di Amministrazione Digitale (aggiornato al Dicembre 2014) http://formiur.formez.it/sites/default/files/attachments/compendio_normativo_amministrazione_digitale_agg._12.2014.pdf

Il CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale)

Stabilisce le regole per la digitalizzazione delle

PAPromuove soluzioni tecnologiche ed innovative per la modernizzazione

delle PAPrevede che le Amministrazioni siano tenute

a gestire tutti i procedimenti attraverso le tecnologie dell’informazione e della

comunicazione

Promuove la semplificazione e la trasparenza degli atti amministrativi

delle PA

La P.A. digitaleLe Amministrazioni cooperano tra loro e costituiscono una RETE INTEGRATA

Con princìpi e finalità:

Riorganizzazione gestionale e dei servizi

(art. 12)Gestione informatica dei

procedimenti(art. 41)

Trasmissione informatica dei documenti(art. 45 ss.)

Disponibilità dei dati(artt. 50-58)

Basi di dati di interesse nazionale(art. 60)

Nuovi dirittiDiritto all’uso delle tecnologie

(art. 3)Diritto all’accesso e all’invio di documenti digitali

(art. 4)

Diritto ad effettuare qualsiasi pagamento in forma digitale(art. 5)

Diritto a ricevere qualsiasi comunicazione pubblica per e-mail(art. 7)

Diritto all’alfabetizzazione informatica(art. 8)

Diritto alla partecipazione (e-democraty)(art. 9)Diritto a trovare on-line tutti i moduli e i formulari validi

(art. 57)

Strumenti innovativiGarantiscono i nuovi diritti

Documenti informatici

Siti internet delle P.A.Posta elettronica ordinaria

e certificata (PEO e PEC)

Archiviazione ottica e conservazione

sostitutivaFirme elettroniche

Digitalizzare perché…

Amministrazione digitale

Back-office Front-office

la firma digitale; il protocollo informatico; la posta elettronica certificata (PEC); l’archiviazione digitale.

http://slideplayer.it/slide/930082/

introduzione di nuovi dirittimodalità di accesso ai datiTrasparenza, siti pubblici e modulisticaComunicazioni da e per la PA

Dematerializzazione

Evitare la produzione di nuova carta Eliminare il cartaceo

esistente non di interesse «storico» o «culturale»

Attivare risparmi indiretti (tempo, efficienza, ecc.)

Ottenere risparmi diretti (carta, spazi, ecc.)

Ottenere benefici tangibili ed immediati per il cittadino

progressivo incremento della gestione documentale informatizzata e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico.

Vantaggi della dematerializzazioneRisparmio di carta, di energia e di spazio.

Riduzione degli errori legati ad una gestione manuale dei processi.

Centralizzazione e automazione dei processi amministrativi e contabili.

Semplificazione della gestione e tracciabilità in tempo reale dei

documenti.Facilitazione dell’archiviazione digitale e della conservazione elettronica dei documenti.

Maggiore sensibilità verso tematiche green di sostenibilità ambientale e rispetto delle politiche

ecologiche.

Vantaggi della dematerializzazioneDrastica riduzione dei canoni e dei materiali di consumo legati al ciclo della stampa.

Velocizzazione e semplificazione dell’accesso ai

documenti.Accesso ai documenti svincolato dal luogo fisico (unico vincolo la connessione ad Internet).

Il Documento informatico al centro del CAD

Documento

informatico

Gestione

Conservazione

TrasmissioneFormazion

eFirma

digitale

Protocollo informatico

Archiviazione

digitale

PEC

Amministrazione digitaleimpiego delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione (ICT) per:

Dematerializzazione dei processi amministrativi

Interoperabilità dei sistemi

Firma elettronica Formazione

CAD

EIDAS

4 tipologie

3 tipologie

1. Firma elettronica;2. Firma elettronica avanzata;3. Firma elettronica qualificata;4. Firma digitale;

1. Firma elettronica;2. Firma elettronica avanzata;3. Firma elettronica qualificata;

Firma elettronica Formazione

Art. 1, c. 1, lett. q, CAD“l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici ed utilizzati come metodo di identificazione informatica”

art. 21, lett. s, CAD «il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità»

Non è predefinita alcuna caratteristica tecnica, né specifici livelli di sicurezza. Una firma autografa apposta su un documento poi scansionato ne è già un esempio.

Firma elettronica avanzataFormazioneArt. 1, c. 1, lett. q-bis, CAD“l’insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che:

deve rispettare determinati requisiti di sicurezza.

• consentono l'identificazione del firmatario del documento• garantiscono la connessione univoca al firmatario• sono creati con mezzi sui quali il firmatario può

conservare un controllo esclusivo• sono collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in

modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati”

art. 21, lett. s, CADIl documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 20, comma 3, che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile

Firma elettronica qualificataFormazione

Art. 1, c. 1, lett. r, CAD“un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma”

art. 21, lett. s, CADIl documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 20, comma 3, che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile

in genere con una smart card o un token usb.

Firma digitale (non presente nell’Eidas) Formazione

Art. 1, c. 1, lett. s, CAD“particolare tipo di firma elettronica avanzata “basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici””

Valore della Firma digitale:- autenticità: certezza dell’autore non è una “firma falsa”- integrità: non modificabilità del documento originale (dopo che è stato firmato)- non ripudiabilità: l’autore non può negare di aver firmato il documentoLe soluzioni di firma digitale più diffuse sono tre: Smart Card, Business Key

e Firma Remota.

Firma digitale

Può essere utilizzata per

Indicare che è stata eseguita la revisione di un documento

Accettare i termini di un documentoCertificare di essere

l’autore di un documento

Approvare un documento

Formazione

Firma digitaleCosa cambia con il CAD 3.0 (D. Lgs 26 agosto 2016 n. 179)

per il resto vige il principio della non discriminazione: non può essere

negato valore giuridico ad un documento informatico per il solo fatto che è in forma elettronica.

Pertanto il documento informatico, con o senza firma elettronica, è

liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche

oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità.

solo la firma qualificata è

equivalente alla sottoscrizione

autografa;

Formazione

Posta Elettronica CertificataTrasmissioneLa posta elettronica certificata (PEC) è uno strumento che permette di dare ad un messaggio di posta elettronica lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento tradizionale.

la Posta Elettronica Certificata ha la finalità di garantire i momenti dell’invio e della ricezione dei messaggi di posta elettronica, rendendo in tal modo, la trasmissione della comunicazione opponibile a terzi.

• Può essere inviato ogni formato digitale;• I messaggi possono essere consultati da ogni computer

connesso a internet;• Certificazione degli allegati al messaggio;• L'avvenuta consegna della mail viene garantita;• Le ricevute di consegna hanno validità legale;• Tracciabilità della casella mittente;• Vi è certezza sulla destinazione dei messaggi;• L'invio dei messaggi può avere costi inferiori a quello delle

raccomandate;• Obbligo da parte del gestore di archiviazione per un periodo di

trenta mesi;• Obbligo da parte del gestore di applicare le procedure per il

rispetto della privacy.

Vantaggi

P E C

• La tecnologia PEC, a differenza di altre tecniche di firma digitale e di tracciamento della consegna non è riconosciuta come standard internazionale.

• La data di notifica del file depositato coincide con la data del deposito, e si andrà a scaricare dopo molto tempo un atto.

• Il file depositato sulla casella pec potrebbe essere cancellato o inavvertitamente dallo stesso destinatario o da hacker che, entrando abusivamente nella casella, potrebbero cancellare illegalmente mail certificate non a loro indirizzate comportando gravi danni al destinatario.

Svantaggi

P E C

L’archivistica della P.A. digitale

Efficacia

Efficienza

Trasparenza

Registrazione

Classificazione e selezione

Fascicolo e diritto di accesso

Protocollo informatico Gestione

costituisce l’infrastruttura di base tecnico - funzionale su cui avviare il processo di ammodernamento e di trasparenza dell’Amministrazione

gestione del flusso informativo e documentale interno della Scuola anche ai fini dello snellimento delle procedure e della trasparenza dell’attività amministrativa.

I documenti della PA vanno “registrati” DPR 28 dicembre 2000, n. 445 art. 53, comma 5

Documenti uguali per forma ma diversi per contenuto

REGISTRAZIONE Protocollo

Repertorio

Arrivo, partenza e interni (scambiati tra uffici della stessa AOO)

Evoluzione non solo lessicaleDPR 20 ottobre 1998, n. 428

“Protocollo informatico”

DPR 28 dicembre 2000, n. 445 “Sistema di gestione dei flussi

documentali e degli archivi”

Workflow documentale

Work Flow documentale

Smistamento

Non protocollabili

Da protocollare

Da digitalizzare

già digitali

Protocollo deldocumento

individuazione

responsabileimplementazionedocumento

Fascicolie cartelle

Registrazione dei documenti

le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione (repertoriati).

registrazione

obbligatoria

documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici.

Esclusi da registrazion

e

DPR 28 dicembre 2000, n. 445 art. 53, comma 5

Workflow documentale Gestione

per associare i documenti ai fascicoli che dovranno contenerli e ai relativi procedimenti;

registrazione di protocollo

l’attribuzione di un codice identificativo di almeno sette cifre numeriche;

segnatura di protocollo

viene apposta all’originale e, oltre a richiamare il progressivo e la data di protocollo, identifica l’amministrazione o l’area organizzativa che ha prodotto il documento;

Classificazione dei documenti

Sistema complesso di gestione dei procedimenti amministrativi

Figure e strumenti del workflow documentale

RSPResponsabile del Servizio per la

tenuta del Protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e

degli archivi;

RPAResponsabile del Procedimento

Amministrativo il dipendente che ha la

responsabilità dell’esecuzione degli adempimenti amministrativi relativi

ad un affare;

Manualedei flussi documentali e del

protocollo informatico

Fascicolo informaticoformato in modo da garantire la corretta collocazione, la facile reperibilità e la collegabilità, in relazione al contenuto ed alle finalità, dei singoli documenti;

Effettuata su ogni documento ricevuto o spedito dall'Area Organizzativa Omogenea con il sistema di gestione del protocollo informatico.

Registrazione di protocollo

consiste nella memorizzazione dei dati obbligatori.

Tale registrazione è eseguita in un'unica operazione, senza possibilità per l'operatore di inserire le informazioni in più fasi successive.

Workflow documentale Gestione

requisiti necessari per registrazione di protocollo

a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c) mittente o destinatario dei documenti ricevuti o spediti; d) oggetto del documento; e) data e numero di protocollo dei documenti ricevuti, se disponibili; f) impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, registrato in forma non modificabile; g) identificativo di chi ha protocollato il documento; h) classificazione; i) assegnazione; j) data di arrivo, registrata in forma non modificabile; k) allegati; l) mezzo di ricezione/spedizione; 

inoltre possono essere aggiunti:m) estremi provvedimento differimento termini di registrazione; n) tipo documento; o) elementi identificativi del procedimento amministrativo, se necessario; p) eventuali altre informazioni connesse al documento. 

Per attivare il registro di protocollo di emergenza si devono verificare tre condizioni, non necessariamente dipendenti una dall’altra:

Protocollo di emergenza (art.63 del DPR 445/2000)

Quando si verifica la condizione numero 1 si deve attivare un protocollo di emergenza su supporto informatico. Quando si verificano le condizioni numeri 2 e 3 si deve attivare un protocollo di emergenza su supporto cartaceo.

1. guasto al software di protocollazione informatica;

2. guasto al sistema informatico di gestione;

3. mancanza di energia elettrica.

Compito del Responsabile della Gestione

Al termine dell’emergenza si deve: a) revocare l’autorizzazione al protocollo di emergenza b) inserire le registrazioni di emergenza nel protocollo informatico attivando l’apposita

funzione, come previsto dal manuale di gestione;

Archiviazione digitale ConservazioneLa definizione di un sistema di conservazione digitale deve prevedere:• La nomina di un responsabile interno o esterno

all’ente della conservazione (art 44 CAD),• La definizione di un manuale della conservazione,• L’individuazione di un conservatore accreditato (art

44-bis CAD)

• L’autenticità del documento• L’integrità• La leggibilità e l’agevole reperibilità dei documenti• Il rispetto delle misure di sicurezza della privacy

Il sistema di conservazione digitale deve garantire (art 44 CAD):

Conservazione sostitutivaLa Conservazione Sostitutiva è una procedura informatica che ha come scopo quello di garantire nel tempo la validità legale di un documento ed il suo valore probatorio.

sul file di chiusura (o Indice del Pacchetto di Archiviazione) che riporta i metadati e le impronte, costituite dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, associate ai documenti selezionati attribuisce ai documenti informatici valore legale e probatorio.

Apposizione della firma digitale marca temporale

Sistema della conservazione

Archivio corrente

Archivio di deposito

Archivio storico

I documenti e i fascicoli vengono trasferiti giornalmente attraverso la generazione di un pacchetto di versamento

il riversamento nell’archivio di deposito dei documenti, fascicoli e/o aggregazioni documentali avviene almeno una volta all’anno

i documenti selezionati per la conservazione permanente vengono trasferiti nell’archivio storico ossia negli Archivi di Stato competenti