Gestão de Projetos e Programas - Aula # 08

Aula 8: Gestão do Tempo

Área de Conhecimento # 3:

Gestão do Tempo

Elaboração:

Prof. Dr. E. A. Capuano Especialista em Políticas Públicas e Gestão Governamental

Essa área de conhecimento inclui os processos para se

garantir que o projeto seja executado dentro do prazo

estimado no planejamento.

Os prazos geralmente estão associados aos custos e aos

compromissos assumidos pelos patrocinadores do projeto

com seus apoiadores, tais como datas de entregas.


Áreas de Conhecimento x Grupos de Processos

Áreas

Grupos de Processos

Iniciação Planejamento Execução Monitoramento

e Controle Encerramento

1. Integração

Desenvolver

Carta de

Projeto

(Project

Charter)

Desenvolver Plano de

Gestão de Projeto

Dirigir e

Gerenciar os

Trabalhos do

Projeto

Monitorar e

Controlar os

Trabalhos

Executar

Controle

Integrado de

Mudanças

Encerrar Fase ou

Projeto

2. Escopo

Planejar Gestão do

Escopo

Coletar Requisitos

Definir Escopo

Criar EAP

Validar Escopo

Controlar

Escopo

3. Tempo

Planejar Gestão do

Cronograma

Definir Atividades

Sequenciar

Atividades

Estimar Recursos por

Atividade

Estimar Duração das

Atividades

Desenvolver

Cronograma

Controlar

Cronograma


Áreas

Grupos de Processos



4. Custo

Planejar Gestão

de Custo

Estimar Custos

Determinar

Orçamento

Controlar Custos

5. Qualidade Planejar Gestão

da Qualidade

Executar

Garantias de

Qualidade

Controlar

Qualidade

6. Recursos

Humanos

Planejar Gestão

de Recursos

Humanos

Adquirir

Equipe de

Projeto

Desenvolver

Equipe de

Projeto

Gerenciar

Equipe de

Projeto

7. Comunicações Planejar Gestão

de

Comunicações

Gerenciar

Comunicações

Controlar

Comunicações


Áreas

Grupos de Processos



8. Riscos

Planejar Gestão

de Riscos

Identificar

Riscos

Executar

Análise

Qualitativa de

Riscos

Executar

Análise

Quantitativa de

Riscos

Planejar

Respostas aos

Riscos

Controlar Riscos

9. Aquisições Planejar Gestão

de Aquisições

Conduzir

Aquisições

Controlar

Aquisições

Encerrar

Aquisições

10. Participantes Identificar

Participantes

Planejar Gestão

de Participantes

Gerenciar

Engajamento

de

Participantes

Controlar

Engajamento de

Participantes


Informações

sobre o Projeto

EAP, atividades,

marcos, calendários,

recursos, duração de

atividades,

dependências, etc

Modelo de

Cronograma

Ferramenta de

Cronograma

Método de

Cronograma

gera

Cronograma de

Projeto


Processos de Gestão do Tempo

1. Planejar a

Gestão do

Cronograma

2. Definir

as Atividades

do Projeto

3. Sequenciar

as Atividades

4. Estimar

Recursos por

Atividade

5. Estimar a

Duração das

Atividades

6. Desenvolver

o Cronograma

do Projeto

7. Controlar o

Cronograma


1. Planejar a Gestão do Cronograma: é o processo de

estabelecer as políticas e procedimentos e a documentação para o

planejamento, desenvolvimento, gerenciamento, execução e controle

do cronograma do projeto como um todo.

2. Definir as Atividades do Projeto: é o processo de identificar e

documentar as ações específicas a serem executadas para produzir

os entregáveis do projeto; é neste processo que os pacotes de

trabalho da Estrutura Analítica de Projeto (EAP) são “quebrados” em

atividades, para facilitar a elaboração do cronograma e do orçamento.


3. Sequenciar as Atividades: é o processo de identificar e

documentar os relacionamentos entre as atividades do projeto.

4. Estimar Recursos por Atividade: é o processo de estimar os

tipos e quantidades de materiais, recursos humanos, equipamentos e

suprimentos necessários para executar cada atividade.

5. Estimar a Duração das Atividades: é o processo de estimar

o número de períodos de trabalho necessários para completar cada

atividade com os recursos estimados.

Fonte: http://www.batebyte.pr.gov.br/modules/conteudo/conteudo.php?conteudo=1731


Gráfico de Gantt

No Gráfico de Gantt as atividades do projeto são representadas como

barras horizontais em que o comprimento se refere à duração estimada.

As interdependências entre atividades são representadas por linhas que

interligam duas ou mais atividades.

Fonte: http://pm2all.blogspot.com.br/2011/10/pmbok-ferramentas-e-tecnicas-diagrama.html


5. Desenvolver o Cronograma do Projeto: é o processo de

analisar as sequências de atividades e sua duração, recursos

necessários e restrições, para se criar, com base nessas informações,

o cronograma do projeto.

6. Controlar o Cronograma: é o processo de monitorar o estágio

de execução das atividades do projeto para se atualizar as

informações sobre o progresso do projeto e gerenciar as mudanças; o

controle do cronograma contribui para se reduzir os riscos do projeto,

especialmente em relação ao tempo.

Não há substituto para o trabalho duro. Thomas Alva Edison


Fonte: http://pm2all.blogspot.com.br/2011/10/pmbok-ferramentas-e-tecnicas-diagrama.html

Gestão do Tempo com o Gráfico de Gantt


Entradas: Plano de Gerenciamento do Projeto

Termo de Abertura do Projeto

Fatores do ambiente organizacional

Propriedades dos processos

organizacionais

Ferramentas e Técnicas: Avaliação de especialistas

Técnicas analíticas

Reuniões

Saídas: Plano de Gestão do Cronograma

1. Planejar a Gestão

do Cronograma



Propriedades de Processos Organizacionais

no Setor Público

Em termos de gestão do tempo, certas propriedades de

processos organizacionais do setor público impactam

decisivamente nos cronogramas de projetos, tais como os

ciclos orçamentários e financeiros;

Os fluxos de caixa dos governos brasileiros geralmente

tendem a ser mais restritos no primeiro semestre do ano

fiscal devido a incertezas de arrecadação;

Com menor disponibilidade de recursos financeiros para

execução orçamentária de investimentos no primeiro

semestre, os projetos devem ser adequados para que os

maiores dispêndios em investimentos se concentrem no

segundo semestre do ano fiscal.


Os cronogramas de projetos e programas no setor público

devem considerar esses períodos de menor disponibilidade

financeira e reduzir o ritmo de atividades que importem em

riscos para as despesas com investimentos;

Outro aspecto importante: nos quatro primeiros meses de

cada ano, os gestores ordenadores de despesas se

concentram em atividades de prestação de contas que

consomem parte de seu tempo elaborando extensos

relatórios para os órgãos de controle interno e externo da

Administração Pública;

Os documentos que exigem relatórios anuais dos gestores

nos órgãos da União são: (1) Mensagem Presidencial (para

o Congresso Nacional); (2) Relatório de Gestão (para a

Controladoria Geral da União - CGU); e (3) Prestação de

Contas dos Gestores (para o Tribunal de Contas da União –

TCU, conforme o art. 70 da CF de 1988).


Seção IX

DA FISCALIZAÇÃO CONTÁBIL, FINANCEIRA E

ORÇAMENTÁRIA

Art. 70. A fiscalização contábil, financeira, orçamentária,

operacional e patrimonial da União e das entidades da

administração direta e indireta, quanto à legalidade,

legitimidade, economicidade, aplicação das subvenções e

renúncia de receitas, será exercida pelo Congresso Nacional,

mediante controle externo, e pelo sistema de controle interno

de cada Poder.

Parágrafo único. Prestará contas qualquer pessoa física ou

jurídica, pública ou privada, que utilize, arrecade, guarde,

gerencie ou administre dinheiros, bens e valores públicos ou

pelos quais a União responda, ou que, em nome desta,

assuma obrigações de natureza pecuniária.

Entradas: Plano de Gestão do Cronograma

Linha de Base do Escopo


Propriedades dos processos organizacionais

Ferramentas e Técnicas: Decomposição

Planejamento em ondas rolantes

Avaliação de especialistas

Saídas: Lista de atividades

Atributos das atividades

Lista de marcos (milestones)

2. Definir as Atividades do Projeto


Planejamento em ondas rolantes: é uma técnica de

gerenciamento de projeto que envolve a elaboração

progressiva para adicionar detalhes continuamente à

Estrutura Analítica do Projeto (EAP) inicial.

Os resultados previstos no curto prazo são decompostos

em componentes individuais (pacotes de trabalho) e

definidos em maior nível de detalhe posteriormente.

Atividades e entregas que ocorrerão em vários períodos

no futuro serão mais amplamente definidas a tempo (por

exemplo, as Fases 1 e 2 de um projeto poderiam ser

subdivididas na EAP, enquanto as Fases 3 e 6 poderiam

ser descritas, inicialmente, apenas como “subprojetos”;

então, enquanto as atividades do cronograma para a Fase

1 estaria em execução, o planejamento detalhado para a

Fase 3 começaria, e quando a execução da Fase 2 fosse

iniciada, o planejamento para a Fase 4 iniciaria).


Este tipo de abordagem de gerenciamento de projetos é

comum no modelo de gestão iterativo de projetos.

Esta técnica também pode contribuir para a redução do

tempo de conclusão de um projeto de duas maneiras:

1. tornando possível que as atividades produtivas

comecem sem esperar que todos os detalhes do projeto

sejam determinados com muita antecedência;

2. eliminando o eventual tempo de planejamento adicional

no meio do projeto, pois o planejamento é realizado de

forma contínua.

O planejamento em ondas sucessivas deve ter um escopo

do projeto bem definido desde o início; caso contrário, à

medida que o planejamento é elaborado aumenta o risco

de prováveis desvios em relação ao escopo inicialmente

definido (scope creep – “distorção do escopo”).


Entradas: Plano de Gestão do Cronograma

Lista de atividades


Lista de marcas de progresso (milestones)

Declaração de escopo do projeto



Ferramentas e Técnicas: Método de Diagramação de Precedência (MDP)

Determinação de dependência

Adiantamentos e atrasos (Leads and lags)

Saídas: Diagramas de rede do cronograma

Atualização dos documentos do projeto

3. Sequenciar as

Atividades


Atividade “A”

Atividade “A”

Atividade “B”

Atividade “A”

Atividade “B”

Atividade “A”

Atividade “B”

Atividade “B”

Método de Diagramação de Precedência

de Atividades

Final para Início

Início para Início Final para Final

Início para Final


Completar a Cura

do Concreto na Laje

Concretar a

Próxima Laje

Marcar a

Obra

Executar

Fundações

Adiantamentos e Atrasos

Início para Início: 15 Dias

(Lag – Atraso) Final para Início: 2 Semanas

(Lead – Adiantamento)

Lead (Adiantamento): é a quantidade de tempo em que uma atividade

sucessora pode ter seu início adiantado em relação ao final de uma

atividade precedente.

Lag (Atraso): é a quantidade de tempo em que uma atividade

sucessora pode ter seu início atrasado em relação ao início de uma

atividade precedente.


Início

A

H

K

B

D E

Fim

L

C

F

I

G

J

I-I

F-I (15)

I-I (10)

F-F

Diagrama de Rede de Cronograma


Entradas:

Plano de Gestão do Cronograma

Lista das atividades


Calendário de recursos

Registro de riscos

Ferramentas e Técnicas:


Análise de alternativas

Dados de estimativas publicados

Estimativas “de baixo para cima” (bottom up)

Software de gestão de projeto

Saídas:

Requisitos de recursos de atividades

Estrutura Analítica de Recursos (EAR)

Atualizações nos documentos do projeto

4. Estimar Recursos

por Atividade

Estimativa de custos de atividades

Fatores do ambiente

organizacional


organizacionais


Entradas:




Requisitos de recursos de

atividades





Estimativas por analogia

Estimativas paramétricas

Saídas:

Estimativas de duração das atividades


5. Estimar Duração

das Atividades

Registro de riscos


Estimativa de custos de atividades



Estimativas de três pontos

Técnicas de tomada de decisão

em grupo

Análise de reserva


Estrutura Analítica de Recursos (EAR): similar à Estrutura Analítica de

Projeto (EAP), ela deve apresentar detalhes sobre os recursos utilizados

no projeto, por atividade, classificando-os por categoria, tipo, etc.

Calendário de recursos: deve apresentar informações sobre as datas de

disponibilização dos recursos para uso no projeto.

Registro de riscos: deve apresentar todos os riscos identificados e

informações sobre os mesmos que possam afetar o sucesso do projeto.

Método do Caminho Crítico (Critical Path Method – CPM): é um método

utilizado para estimar o tempo mínimo de duração de um projeto ou de

um processo produtivo mapeado por atividade; esse método parte da

análise de uma rede de cronograma, avaliando, em relação ao fluxo de

atividades: o início mais cedo possível; o final mais cedo; o início mais

tardio e o final mais tardio de todas as atividades – o caminho crítico é

aquela sequência de atividades que representa o caminho mais longo

(de maior tempo) em um projeto ou processo e que, certamente,

determina o tempo mínimo de duração necessária de um projeto até sua

conclusão (esse caminho, portanto, deve ser monitorado de modo a não

extrapolar as previsões).


Entradas:




Diagramas de redes de cronograma

Requisitos de recursos de atividades


Estimativas de duração das atividades



Análise de rede de cronograma

Método do Caminho Crítico

Método da Corrente Crítica

Técnicas de otimização de recursos

Saídas:

Linha de base do cronograma

Cronograma do projeto

Dados do cronograma

6. Desenvolver o

Cronograma

Registro de riscos

Definição de RH do projeto


Fatores do ambiente

organizacional


Técnicas de modelagem

Adiantamentos e atrasos (Leads

& lags)

Compressão de cronograma

Ferramenta de cronograma

Calendários do projeto

Atualizações no Plano de

Gerenciamento do Projeto



Método do Caminho Crítico

Início mais Cedo Final mais Cedo

Duração

Início mais Tarde

Final mais Tarde


Método Sequência Crítica

O buffer é um tempo de reserva para uso

eventual em caso de atrasos, recurso para

enfrentamento de incertezas em projetos.

Buffer (tradução): amortecedor, para-choque.


Softwares para Gerenciamento de Projetos

Fonte: http://office.microsoft.com/pt-br/project/project-pro-for-office-365-software-de-gestao-

de-projetos-online-FX103797691.aspx


Top 5 Open Source em 2014 Robin Muilwijk

I. ProjectLibre: tem suporte para gerenciamento de tarefas, alocação

de recursos, acompanhamento, gráficos de Gantt e muito mais; em

dezembro de 2013, foi lançada a versão 1.5.8 e uma reescrita completa da

base de código para uma Iniciativa de Gateway de Serviços Abertos

(OSGi), além de uma arquitetura modular se encontrar em curso – isso

permitirá o uso de módulos de conectores para uma melhor integração com

as soluções corporativas, tais como Enterprise Resource Planning (ERP);

ProjectLibre é um software programado em linguagem Java.

II. LibrePlan: é um aplicativo baseado na Web, tornando a gestão de

projetos mais confortável não apenas para o gerente do projeto, mas para

toda a equipe do projeto e, se necessário, para organizações inteiras;

LibrePlan está licenciado sob AGPL, com suporte para alocação de

recursos, gráficos de Gantt, finanças e muito mais – estas características,

juntamente com uma aplicação baseada na Web, fazem do LibrePlan uma

grande plataforma de colaboração em projetos.


III. OpenProject: com suporte para a colaboração em equipe

redesenhado, este aplicativo é liberado sob a GNU (General Public

License) versão 3 e roda com linguagens Ruby e Rails; o seu slogan

é “esta ferramenta tem tudo que você precisa para a colaboração”,

para apoiar todo o ciclo de vida do projeto.

Duas grandes características que merecem ser destacadas no

OpenProject: suporta acessibilidade e tem um plugin Scrum para

apoiar métodos ágeis e equipes Scrum em projetos de

desenvolvimento de sistemas; seus patrocinadores argumentam: “Nós

não estamos lidando com os gerentes de projetos individuais, mas com

organizações de 10 a 1.000 usuários que ganham seu dinheiro através

da execução de projetos” (dizem que o aplicativo é usado por mais de

6.000 empresas em todo o mundo); o software é liberado sob um

modelo de origem mista, ou uma “licença dual”, significando que em

sua essência é Open Source, com módulos adicionais sob uma licença

comercial – ele pode rodar em ambiente operacional MS Windows e

Linux, dependendo de uma pilha de pacotes de código aberto.


IV. Redmine: é uma ferramenta de gerenciamento de projetos baseado

na Web, executada nas linguagens Ruby e Rails, e está licenciada

sob GNU (General Public License) v2 (GPL); tem aplicações Web

fortes, além de recursos básicos de gerenciamento de projetos, tais

como Wiki, repositório, e rastreador de problemas – este aplicativo

também tem uma vantagem de acesso: está disponível para os

gestores, outros membros da equipe, bem como, os clientes do

projeto.

V. Agilefant: como o próprio nome indica, é baseado em métodos

ágeis de desenvolvimento de sistemas; no entanto, essa ferramenta

de gerenciamento de projetos de código aberto também suporta

portfólios de produtos, projetos, sprints e desenvolvimento multi-

equipe – é um produto gratuito e de código aberto que pode ser

baixado e implantado em sua própria nuvem privada, oferecendo

também uma solução SaaS (Software como Serviço); o aplicativo

roda em linguagem Java, com servidor de aplicação Tomcat e banco

de dados MySQL.

Fonte: https://opensource.com/business/14/1/top-project-management-tools-2014


Cronograma de Projeto Completo

Linha da

Posição Atual

Marco de Progresso

(Milestone)

Atividades

Executadas Atividades

a Executar


Marcos de Progresso (Milestones)

e Sumário do Cronograma


Entradas:

Plano de Gerenciamento do Projeto

Cronograma do projeto

Dados de desempenho dos trabalhos


Revisões de desempenho

Software de gerenciamento de projeto

Técnicas de otimização de recursos

Técnicas de modelagem

Saídas:

Informações sobre o desempenho dos trabalhos

Previsões de cronograma

Solicitações de mudanças

Atualizações no Plano de

Gerenciamento do Projeto

7. Controlar o

Cronograma

Calendários do projeto

Dados do cronograma


organizacionais

Adiantamentos e atrasos

(Leads & lags)

Compressão de cronograma

Ferramenta de cronograma


Atualizações nas propriedades dos

processos organizacionais


Fim da Aula # 8


What is important is seldom urgent and

what is urgent is seldom important. Dwight D. Eisenhower

Government & Nonprofit

Gestão de Projetos e Programas - Aula # 08