Laporan proyek perubahan Diklat PIM IV

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Dalam kehidupan manusia baik secara pribadi maupun organisasi praktek

kerja rutin / kebiasaan yang berulang dan dilakukan terus-menerus setiap hari

akan menjadi pengalaman yang mengenakkan bahkan menjadi budaya yang sulit

untuk dirubah. Keadaan seperti ini membuat pribadi maupun organisasi akan

menjadi statis. Dalam kondisi semacam itu ide perubahan dipandang sebagai

suatu ancaman yang akan mengganggu kenyamanan organisasi. Bahkan pribadi

yang menyampaikan ide perubahan dipandang sebagai pribadi aneh yang akan

menentang tatanan yang sudah ada, neko-neko bahkan mungkin bisa dikatakan

sebagai orang gila yang tidak rasional cara berpikirnya. Sering ada celetuk

“sudah aman, tentram dan nyaman mengapa harus berubah?” dari orang yang

tidak mau berubah dengan kenyamanan yang ada. Itulah tantangan berat yang

harus dihadapi oleh seorang pemimpin perubahan apabila ingin dinamis dalam

organisasinya.Sebab apabila kenyamanan ini dinikmati begitu saja maka

perkembangan kinerja organisasi akan mengalami keterlambatan bahkan

keterpurukan.

Padahal berubah sebenarnya adalah suatu hal yang pasti bagi manusia.

Perubahan positif adalah yang bergerak maju, menyesuaikan kondisi internal

maupun eksternal sehingga bisa mengikuti dan tidak tergerus oleh perubahan

jaman.

Perubahan seperti ini membutuhkan perencanaan yang baik. Tidak bisa berjalan

begitu saja ibarat air mengalir dari hulu ke hilir. Permasalahannya, tidak semua

orang ingin mengubah pola pikir dan kebiasaan mereka. Memaksakan kebiasaan

baru juga bukan pendekatan yang selalu disarankan. Banyak organisasi yang

memaksa karyawannya mengubah kebiasaan lama dan gagal dalam

implementasinya. Banyak penyebabnya, bisa karena kebijakan perubahan yang

tidak tepat, perubahan yang menentang arus jaman, perkembangan lingkungan

dan lain-lain, tetapi yang selalu muncul adalah karena individu sudah terlalu

nyaman dengan keadaan saat ini.

Perubahan dalam organisasi tidak bisa dilakukan secara mudah, karena lebih

sulit untuk merubah sebuah organisasi yang eksis daripada menciptakan sistem

kinerja baru di dalam organisasi baru. Jika organisasi akan berubah, orang harus

melepaskan nilai-nilai lama, asumsi, dan perilaku sebelum mereka belajar yang

baru. Ada hal-hal penting yang harus dipertimbangkan, agar proses perubahan

tersebut berjalan sesuai rencana. Setiap individu dituntut kemampuannya untuk

menerjemahkan perubahan dalam lingkungan eksternal maupun lingkungan

internal organisasi. Budaya organisasi merupakan sistem makna bersama

terhadap nilai-nilai primer yang dianut bersama dan dihargai organisasi, yang

berfungsi menciptakan pembedaan yang jelas antara satu organisasi dengan

organisasi lainnya, menciptakan rasa identitas bagi para anggota organisasi,

mempermudah timbulnya komitmen bersama terhadap organisasi, meningkatkan

kemantapan sistem sosial, serta menciptakan mekanisme pembuat makna dan

kendali yang memandu membentuk sikap dan perilaku para anggota organisasi.

Dalam upaya melakukan perubahan menuju kondisi yang ideal, beberapa hal

yeng perlu dilakukan antara lain adalah pengenalan terhadap masalah dan

kekurangan yang sedang terjadi / menjadi beban bagi organisasi tersebut.

Dengan mengenali masalah, kemudian dapat dilakukan beberapa alternatif

tindakan perubahan yang diharapkan bisa menjadi solusi untuk memecahkan

masalah tersebut menuju kondisi yang lebih baik.

Perencanaan yang baik akan menghasilkan perubahan yang baik. Itulah

keberhasilan yang diharapkan dari perubahan yang akan dilaksanakan.

Pada Kantor Kecamatan Talun Kabupaten Pekalongan dengan

Visi “Terwujudnya masyarakat Kecamatan Talun yang sejahtera lahir dan batin

dengan meningkatnya pelayanan pada masyarakat secara tepat, cepat dan

akurat”

Misi 1.Meningktakan keterpaduan pelaksanaan program pemerintah dan

pembangunan melalui perumusan kebijakan dan penyusunan pedoman

pelaksanaan.

2. Memperlancar arus informasi komunikasi dan administrasi secara terpadu

guna mendukung pengambilan keputusan yang akurat.

3. Memberdayakan aset Pemerintah Daerah secara optimal.

4. Memberdayakan kualitas sumber daya manusia secara optimal.

5. Meningkatkan mutu pelayanan publik.

6. Meningkatkan potensi ekonomi lokal.

Dan kasi kesra sebagai bagian dari fungsi keseluruhan organisasi Kantor

Kecamatan yang mempunyai Tugas Pokok dan Fungsi ( Peraturan Bupati

Pekalongan no 52 Tahun 2011) sebagai berikut :

1. Seksi Kesejahteraan Rakyat dipimpin oleh Kepala Seksi yang berkedudukan

di bawah dan bertanggung jawab kepada camat melalui sekretaris

2. Kepala Seksi Kesejahteraan Rakyat mempunyai tugas melaksanaan

pembinaan dan penyelenggaraan pelayanan bantuan sosial, organisasi

kemasyarakatan, kepemudaan, keagamaan, pendidikan, keluarga berencana,

dan kesehatan masyarakat serta pelayanan terhadap korban bencana.

3. Uraian tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) adalah sebagai berikut:

a. Mengonsep rencana program kerja dan kegiatan Seksi Kesejahteraan

Rakyat dengan mempelajari dan mengolah bahan sebagai pedoman

pelaksanaan tugas.

b. Mempelajari dan menjabarkan petunjuk, disposisi atasan, guna menunjang

kelancaran pelaksanaan tugas.

c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan,

petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis bidang tugas Seksi

Kesejahteraan Rakyat supaya tugas dilaksanaakan sesuai ketentuan.

d. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait berkaitan dengan tugas

Seksi Kesejahteraan Rakyat untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

e. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait berkaitan dengan bidang

tugas Seksi Kesjahteraan Rakyat dengan memberi petunjuk dan

membimbing agar tugas dilaksanakan sesuai ketentuan secara efektif dan

efisien.

f. Menyusun bahan perumusan kebijakan pelaksanaan, evaluasi dan

pelaporan urusan Kesejahteraan Rakyat dengan koordinasi, mempelajari

dan mengolah data sebagai bahan pengambilan kebijakan Camat.

g. Memfasilitasi kegiatan dan pemberian bantuan sosial dengan koordinasi

agar bantuan tepat sasaran.

h. Melaksanakan pembinaan organisasi kemasyarakatan dengan

memberikan bimbingan, motivasi, dan koordinasi untuk meningkatkan

kualitas organisasi kemasyarakatan.

i. Melaksanakan pembinaan organisasi pemuda dan olah raga dengan


kualitas generasi muda.

j. Memfasilitasi kegiatan keagamaan dengan koordinasi untuk meningkatkan

kelancaran kegiatan keagamaan.

k. Memfasilitasi kegiatan pendidikan di desa dan/atau kelurahan dengan


pendidikan masyarakat.

l. Melaksanakan pembinaan perpustakaan desa dan/atau kelurahan

dengan koordinasi, membimbing, dan motivasi untuk meningkatkan

minat baca dan pengetahuan masyarakat.

m. Memfasilitasi kegiatan keluarga berencana di desa dan/atau kelurahan

dengan memberikan bimbingan, motivasi, fasilitasi, dan koordinasi untuk

meningkatkan kesadaran masyarakat dalam melaksanakan program

keluarga berencana.

n. Memfasilitasi kegiatan kesehatan di desa dan/atau kelurahan dengan

memberikan bimbingan, motivasi, fasilitasi, dan koordinasi untuk

meningkatkan kesehatan masyarakat.

o. Memfasilitasi kegiatan pembinaan narkoba dan kenakalan remaja dengan

mempelajari dan mengolah data serta koordinasi untuk mencegah

terjadinya penyalahgunaan narkoba dan kenakalan remaja di masyarakat.

p. Memfasilitasi kegiatan pembinaan penyandang cacat da penyandang

masalah sosial dengan mempelajari dan mengolah data, koordinasi, dan

motivasi untuk meningkatkan kesejahteraan.

q. Memfasilitasi kegiatan kewanitaan dengan koordinasi untuk meningkatkan

kelancaran kegiatan kewanitaan.

r. Mengonsep usulan proyek pembangunan dan rehabilitasbyang sifatnya

mendesak akibat bencana dengan mempelajari, mengolah bahan , dan

tinjauan lapangan untuk penyediaan fasilitas umum dan fasilitas sosial bagi

masyarakat terkena dampak bencana.

s. Memfasilitasi kegiatan bantuan program penanggulangan kemiskinan dari

pusat dengan koordinasi, pembinaan, kunjungan lokasi, dan pengawasan

untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kegiatan.

t. Melaksanakan pembinaan dan penilaian daftar penilaian pelaksanaan

pekerjaan (DP3) kepada bawahan sesuai ketentuan untuk meningkatkan

prestasi kerja.

u. Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan maupun

tertulis.

v. Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan baik secara tertulis maupun

lisan.

w. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sehubungan dengan

bidang tugas pekerjaan.

Kantor Kecamatan sebagai fungsi pelayanan masyarakat untuk bidang-bidang

tertentu antara lain : pengurusan KTP, Pengurusan Jamkesmas, Pengurusan

Pengantar SKCK, Pengurusan Pengantar Pendaftaran Pernikahan, Pengurusan

ijin penyelenggaraan hiburan dan lain-lain. Dalam pelaksanaanya banyak hal

krusial yang perlu di atasi. Hal krusial tersebut antara lain :

1. Banyaknya masyarakat yang antri menunggu pelayanan sambil mengobrol

dan lalu lalang. Hal ini akan mengakibatkan :

- Banyak masyarakat yang menyia-nyiakan waktu menunggu tanpa

melakukan hal yang lebih bermanfaat.

- Terganggunya staf pelayanan maupun staf lain dalam pekerjaanya

- Terjadinya kegaduhan di ruang tunggu pelayanan umum

2. Minimnya sarana pelayanan ( Komputer dan Printer yang terbatas)

3. Ruang tunggu pelayanan umum menyatu dengan staf pelayanan yang sempit

- Kurang menghargainya masyarakat pada staf pelayanan umum

- Kurangnya kesadaran masyarakat untuk menunggu pelayanan secara

tertib

4. Minimnya jumlah staf layanan umum / tidak berimbangnya jumlah staf

dengan jumlah masyarakat yang harus dilayani

Untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak sesuai di atas perlu dilakukan perubahan

Pada proyek perubahan ini metode analisis yang akan digunakan adalah leavitt’s

model, yang mana model ini memberikan pendekatan baru untuk melihat

organisasi, dan dalam setiap organisasi terdiri dari empat elemen interaktif yang

saling berkaitan yaitu people (SDM), Task (Tugas), structure (struktur), dan

Technology (Teknologi).

Diagram model leavitt’s dapat disajikan sebagai berikut:

Leavitt menekankan perubahan apapun di salah satu elemen organisasi tersebut

akan memiliki dampak langsung terhadap elemen yang lain, sehingga elemen

yang lain juga harus berubah menyesuaikan perubahan yang ada.

Identifikasi permasalahan yang terjadi di ruang tunggu pelayanan umum

Kecamatan Talun Kabupaten Pekalongan berdasarkan Leavitt’s Model adalah

sebagai berikut:

Task Keadaan pada ruang tunggu pelayanan umum yang tidak tertib

Structure Tidak adanya batas antara staf pelayanan dengan masyarakat

yang dilayani mengakibatkan sering terjadinya komunikasi yang

kurang baik (tidak mematuhi antri, ngeyel dsb)

People Kurangnya kesadaran masyarakat untuk tertib pada ruang

tunggu pelayanan umum dengan melakukan kegiatan yang

positif

Technology Kurangnya sarana untuk masyarakat saat menungggu pada ruang ruang

pelayanan umum

Akhirnya diharapkan dengan perubahan yang dilakukan maka dapat dicapai suatu

perubahan / pembenahan atas beberapa permasalahan krusial di atas sehingga

terwujud Perubahan pada prilaku masyarakat dari kebiasaan yang kurang positif

menjadi kegiatan membaca yang bermanfaat

Task Technology

Structure

People

Oleh karena itu pada ruang tunggu perlu dirintis perpustakaan mini guna

memberi fasilitas pada masyarakat saat menunggu pelayanan. Dengan

kegiatan membaca disamping mengurangi kegaduhan dan lalu lalang

masyarakat juga akan meningkatkan pengetahuan masyarakat. Hal ini sesuai

dengan misi nomor 4 yaitu Memberdayakan kualitas sumber daya manusia

secara optimal. Juga sesuai dengan tugas pokok dan fungsi Kasi

Kesejahteraan Rakyat Kecamatan poin l yaitu Melaksanakan pembinaan

perpustakaan desa dan/atau kelurahan dengan koordinasi, membimbing,

dan motivasi untuk meningkatkan minat baca dan pengetahuan

masyarakat.

B. NAMA GAGASAN PERUBAHAN

Dalam upaya meningkatkan minat baca masyarakat maka perlu diadakanya

perpustakaan mini pada ruang tunggu pelayaan umum kantor Kecamatan

Talun Kabupaten Pekalongan. Hal ini bertujuan untuk mengurangi aktivitas

masyarakat yang kurang bermanfaat seperti ; lalu lalang, mengobrol dengan

keras, gaduh, dsb. Aktivitas semacam ini akan mengganggu kinerja staf

pelayanan dan terkesan kurang tertib dan terlihat tidak nyaman.

C. TUJUAN

Tujuan Jangka Pendek :

1. Tersedianya perpustakaan mini pada ruang tunggu pelayanan umum kantor

Kecamatan Talun Kabupaten Pekalongan.

2. Membuat sarana promosi perpustakaan mini pada ruang tunggu pelayanan

umum kantor Kecamatan Talun Kabupaten Pekalongan untuk meningkatkan

minat baca masyarakat

Tujuan Jangka Menengah :

1. Menciptakan suasana tertib pada ruang tunggu pelayanan umum kantor

Kecamatan Talun Kabupaten Pekalongan

2. Menambah Koleksi buku pada perpustakaan mini ruang tunggu pelayanan

umum kantor Kecamatan Talun Kabupaten Pekalongan

Tujuan Jangka Panjang :

1. Berdirinya ruang perpustakaan kantor Kecamatan Talun Kabupaten

Pekalongan sebagai sarana untuk meningkatkan pengetahuan masyarakat

2. Terbentuknya kebiasaan membaca ( budaya membaca ) pada masyarakat

Kecamatan Talun khususnya dan masyarakat Kabupaten Pekalongan pada

umumnya

D. MANFAAT

a. Manfaat Bagi Kasi Kesra

Sebagai kasi kesra Kecamatan Talun, diharapkan mampu untuk

mengimplementasikan tupoksi yang ada menjadi kegiatan riil di

masyarakat. Dengan meningkatnya minat membaca masyarakat maka

pengetahuan masyarakat akan bertambah luas, pengaruh langsung dari

kegiatan ini adalah meningkatkan kualitas sumber daya manusia sehingga

tugas kasi kesra untuk membina kegiatan pendidikan melalui perpustakaan

akan tercapai.

b. Manfaat bagi Organisasi :

Manfaat bagi Organisasi adalah terjadinya situasi yang tertib pada ruang

tunggu pelayanan umum kantor Kecamatan Talun akan membuat suasana

pelayanan menjadi nyaman. Pada akhirnya staf pelayanan akan bekerja

secara maksimal, endingnya tuntutan masyarakat untuk pelayanan prima

sebagai indikator utama keberhasilan organisasi dapat tercapai.

c. Manfaaat Bagi Pemerintah Kabupaten Pekalongan

Membantu menyukseskan program Pemerintah Kabupaten Pekalongan

dalam rangka meningkatkan sumber daya manusia yang berkualitas serta

melaksanakan program pelayanan yang berbasis pada kepentingan umum

dengan target pelayanan yang cepat, tepat dan akurat

d. Manfaat bagi Masyarakat :

Manfaat bagi masyarakat adalah dengan adanya perpustakaan mini pada

ruang tunggu pelayanan umum Kantor Kecamatan Talun Kabupaten

Pekalongan maka akan membuat masyarakat lebih nyaman dalam

menunggu antrian pelayanan dan dapat memanfaatkan waktu untuk

membaca agar dapat menambah pengetahuan bagi mereka.

E. RUANG LINGKUP

Perubahan yang diharapkan adalah peningkatan minat baca masyarakat

melalui perpustakaan mini ruang tunggu kantor Kecamatan Talun Kabupaten

pekalongan sehingga kegiatan pelayanan tidak terganggu oleh suasana yang

kurang tertib, pada akhirnya optimalisasi pelayanan dapat tercapai. Untuk

mendukung hal tersebut kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan meliputi :

1. Melakukan pengamatan / pemotretan ruang tunggu pelayanan umum kantor

Kecamatan Talun

2. Analisa hasil pengamatan untuk kegiatan lebih lanjut

3. Mengajak stakeholder untuk tindak lanjuti hasil analisa kebutuhan

4. Menyediakan sarana prasaranan yang dibutuhkan

5. Melakukan kegiatan perubahan pada obyek sasaran ( masyarakat pada

ruang tunggu pelayanan )

6. Memberdayakan staf pelayanan untuk mendukung kegiatan perubahan yang

diharapkan

7. Evaluasi dan tindak lanjut kegiatan

BAB II

DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

A. ROADMAP / MILESTONE PROYEK PERUBAHAN

Tahap Utama Waktu

I. Jangka Pendek

1. Terlaksananya rapat pelaksanaan proyek

perubahan dan terbentuknya tim kerja

2. Tersosialisasikanya sodaqoh buku untuk

perpustakaan mini ruang tunggu pelayanan

umum kantor Kecamatan Talun

3. Terlaksananya rapat teknis tim kerja

4. Terkumpulnya sumbangan buku dari para

donatur

5. Tertatanya perpustakaan mini ruang tunggu

pelayanan umum

6. Tersedianya sarana promosi perpustakaan

untuk meningkatkan minat baca masyarakat

7. Rapat Monitoring dan Evaluasi

II. Jangka Menengah

1. Terciptanya suasana tertib pada ruang tunggu

pelayanan umum

2. Terlaksananya penambahan koleksi buku

perpustakaan mini ruang tunggu pelayanan

umum

III. Jangka Panjang

1. Terlaksananya pembuatan ruang

perpustakaan di kantor Kecamatan Talun

Kabupaten Pekalongan

2. Terbentuknya budaya membaca pada

masyarakat Kecamatan Talun Kabupaten

Pekalongan

29 Oktober 2014

3 Nopember 2014

7 Nop 2014

20 Okt - 5 Des 2014

1 -10 Des 2014

5 – 11 Des 2014

12 Desember 2014

Januari-Juni 2015

Januari-Juni 2015

Juli 2015-Desember 2016

Juli 2015-Desember 2016

B. STAKEHODER PROYEK PERUBAHAN

Internal :

1. Camat

2. Sekretaris Kecamatan

3. Kasi Tata Pemerintahan

4. Kasi Pemberdayaan Masyarakat

5. Kasi Trantib

6. Kasi Kesra

7. Kasubag Kecamatan

8. Staf Kecamatan

Potensi pendukung keberhasilan yang ada dalam stakeholder internal :

- Dukungan yang penuh dari Camat Talun selaku mentor dan juga dari sekcam,

para kasi, Kasubag dan juga staf

- Tim teknis yang solid / kompak dalam mengelola proyek perubahan;

Risiko / kendala yang ada dalam stakeholder internal :

- Padatnya kegiatan akhir tahun untuk sekcam, para kasi dan kasubag

- Sulitnya koordinasi karena kesibukkan tim teknis;

- Pelaksanaan yang tidak sesuai jadwal

Eksternal Pemerintah

1.UPT Dindikbud

2. Kepala Sekolah SD/SMP/SMA/SMK

Eksternal Non Pemerintah

1. Komite Sekolah

2. Donatur

3. Masyarakat

Potensi pendukung keberhasilan yang ada dalam stakeholder eksternal :

- Dukungan positif dari pihak eksternal;

- Adanya masukan pendapat dan pemikiran dari pihak luar;

- Ikut terlibat dalam memberikan sosialisasi ke para donatur

Risiko / kendala yang ada dalam stakeholder eksternal :

- Tidak semua pihak mendukung pelaksanaan proyek

- Kesibukan para donatur eksternal menuntut tim kerja untuk jemput bola

Ilustrasi 1. Net Map Stakeholder

Keterangan :

= mentor

= project leader/pemimpin proyek

= stakeholder internal

= stakeholder eksternal

Staf Kecamatan

Kasubag

Kecamatan

Kasi Tramtib

Kasi PM

PMTapem

Kasi Tapem

Tapem

TTapem

Camat Talun

Ka UPT Dindikbud

Kepala

Sekolah

Donatur

Komite

Sekolah

Masyarakat

Sekcam

Talun

Project Leader/

Kasi

Kesmas

Kasi

Kesmas

ANALISA STAKEHOLDER

STRATEGI MEMPENGARUHI STAKEHOLDER

Dengan memperhatikan kelompok stakeholder di atas, strategi untuk

mempengaruhinya sebagai berikut :

a. Terhadap kelompok PROMOTORS yaitu kelompok yang memiliki

kepentingan terhadap program dan juga kekuatan untuk membantu

membuatnya berhasil atau sebaliknya

Strategi yang dipersiapkan

- Komunikasi dengan cara memberikan informasi untuk menyakinkan

bahwa kegiatan yang diusulkan sangat diperlukan dan berguna .

- Hal- hal yang dikomunikasikan antara lain dengan menyampaikan

maksud, tujuaan , manfaat, output yang dihasilkan serta impact dari

proyek perubahan.

- Menyampaikan dukungan – dukungan yang diperlukan untuk

suksesnya pelaksanaan proyek perubahan seperti : perlunya

dukungan anggaran dan motivasi kepada tim.

Em

pa

t K

elo

mp

ok

Sta

ke

ho

lde

rs

PROMOTERS

Camat

Sekretaris Kecamatan

Kasi PM

Kasubag Kecamatan

Ka UPT Dindikbud

Kepala Sekolah

DEFENDER

Staf Kecamatan

Masyarakat

APATHETICS

Komite Sekolah

LATENS

Kasi Tapem

Kasi Trantib

Donatur

b. Terhadap kelompok DEFENDERS yaitu kelompok yang memiliki

kepentingan pribadi dan dapat menyuarakan dukungan dalam komunitas ,

tetapi kekuatannya kecil untuk mempengaruhi program,


- Komunikasi dengan memberikan motivasi bahwa kegiatan proyek

perubahan ini harus dilaksanakan karena berkaitan dengan tugas

pokok dan merupakan kesempatan untuk menunjukan kepada pihak

lain bahwa kita mampu untuk mengemban amanah.

- Menjaga semangat , motivasi dan memberikan apresiasi dan

mengingatkan secara terus menerus pencapaian upaya agar proyek

dapat terselesaikan.

- Mengajak diskusi dalam pembuatan perencanaan dan evaluasi

permasalahan

- Melibatkan mereka dalam pengambilan keputusan.

c. Terhadap kelompok LATENS , yaitu kelompok yang tidak memiliki

kepentingan khusus maupun terlibat dalam program, tetapi memiliki

kekuatan besar untuk mempengaruhi program jika mereka menjadi tertarik.


- Membangun komunikasi dengan memberikan informasi mengenai

maksud, tujuan , manfaat , output yang dihasilkan

- Memperlakukan mereka dengan baik

d. Terhadap kelompok APATHETICS kelompok yang tidak memiliki

kepentingan maupun kekuatan , bahwa tidak mengetahui adanya program


Memberikan informasi seperlunya dan menjaga agar tidak menjadi

penghambat dari kegiatan proyek perubahan ini.

BAB III

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

A. HASIL CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN

Hasil capaian proyek perubahan dalam milestone jangka pendek yaitu

pelaksanaan kegiatan selama dua bulan lebih mulai tanggal 20 Oktober

2014 sampai dengan 12 Desember 2014. Dalam pelaksanaan kegiatan

proyek perubahan terdapat beberapa kegiatan yang tidak sesuai dengan

jadwal yang telah direncanakan, yaitu mendahului jadwal maupun

terlambat pelaksanaannya, namun tetap diupayakan untuk diselesaikan.

Dalam pelaksanaan kegiatan proyek perubahan terdapat pula

penambahan kegiatan yang semula direncanakan di jangka menengah

tetapi dalam jangka pendek ini telah dilaksanakan, hal ini dikarenakan

telah siapnya beberapa hal dan mendesak untuk dilakukan. Terdapat

juga kegiatan baru yang dilaksanakan pada jangka pendek, kegiatan ini

merupakan arahan dari CamatTalun selaku mentor untuk dilaksanakan

mengingat pentingnya acara tersebut dan dipandang mendukung proyek

perubahan.

Hasil capaian pelaksanaan kegiatan proyek perubahan tersebut

diuraikan dalam tahapan kegiatan, meliputi :

1. Kegiatan yang dilaksanaan merupakan tahapan pelaksanaan

kegiatan

2. Tujuan pelaksanaan kegiatan

3. Tempat pelaksanaan kegiatan

4. Waktu pelaksanaan terdiri dari waktu rencana pelaksanaan dan

waktu realisasi pelaksanaan kegiatan

5. Stakeholder yang terlibat

6. Pelaksanaan kegiatan

7. Output yang dihasilkan.

Hasil capaian pelaksanaan kegiatan proyek perubahan tersebut

diuraikan dalam tabel sebagai berikut :

TABEL 4 DAFTAR HASIL CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN

NO KEGIATAN TUJUAN TEMPAT WAKTU PELAKSANAAN

STAKEHOLDER PELAKSANAAN OUTPUT RENCANA REALISASI

1. Rapat persiapan pelaksanaan proyek perubahan

Rapat persiapan

pelaksanaan proyek perubahan

- Penjelasan

proyek

perubahan - Pembahasan

pembantukan

tim efektif - Pembahasan

jadwal kegiatan

Aula Kantor Kecamatan

Talun

Selasa 21 Okt. 2014

Rabu 29 Okt. 2014

- Camat - Sekcam

- Para Kasi Kec. Talun

- Para Kasubag

Kec. Talun - Seluruh Staf

Kec Talun

Rapat berjalan lancar, dipaparkan rencana

proper, pembentukan tim efektif dan disepakati jadwal pelaksanaan

kegiatan

- Surat

Undangan

- Daftar Hadir - Notulen

Rapat

- Dokumentasi - Pernyataan

dukungan

Stakeholder internal

2. Pembentukan tim kerja/tim efektif

a

Pembuatan

draft SK tim kerja / tim efektif

- Tersusunnya

draft tim kerja / tim efektif

Aula Kantor

Kecamatan Talun

Rabu, 23

Okt. 2014

Rabu, 29 Okt.

2014

- Camat

- Sekcam - Para Kasi Kec.

Talun

- Para Kasubag Kec. Talun

- Seluruh Staf

Kec Talun

Draft SK disusun

berdasar masukan rapat, beranggotakan kasubag dan staf Adum / RT dan

staf program

- Draft SK



b

Penandatangan SK

- Terbentuknya tim kerja / tim efektif untuk

melaksanakan Proyek Perubahan

Ruang kerja Camat Talun

Rabu, 23 Okt. 2014

Rabu 29 Okt. 2014

- Camat - Sekcam - Para Kasi Kec.

Talun - Para Kasubag

Kec. Talun

- Seluruh Staf Kec Talun

Draft SK mendapat persetujuan Camat Talun dengan ditanda tangani

SK Tim pada tanggal 29 Oktober 2014

- Surat Keputusan Tim Kerja /

Tim efektif Proyek Perubahan



3. Rapat Sosialisai Sodaqoh Buku

a

Rapat sialisasi sodaqoh / sumbangan

buku pada Stakeholder eksternal

- Menyampaikan maksud dan tujuan sodaqoh

/ sumbangan buku untuk per pustakaan mini

ruang tunggu pelayanan umum kantor

Kec. Talun - Menyampaikan

pentingnya

kebiasaan membaca masyarakat

- Meyakinkan Stakeholder eksternal akan

manfaat sodaqoh buku untuk

kepentingan masyarakat

Ruang rapat kantor UPT Dindikbud

Talun

7-8 Nop 2014

Senin, 3 Nop. 2014

- Kepala UPT Dindikbub beserta

pengawas dan penilik

- Kepala SD/MI

se-Kecamatan Talun

- Kepala SMP

se-Kecamatan Talun

- Kepala SMAN

Talun

Rapat berjalan lancar, dipaparkan tujuan Proyek Perubahan, sodaqoh /

sumbangan buku untuk perpustakaan mini ruang tunggu pelayanan umum

kantor Kec Talun, Penting nya kebiasaan membaca, manfaat sodaqoh / sum

bangan buku untuk kepentingan pendidikan masyarakat

- Surat Undangan

- Daftar Hadir

- Notulen Rapat

- Dokumentasi



4. Rapat Teknis Tim Kerja

a

Rapat teknis tim efektif/ tim

kerja

- Pembagian

tugas tim kerja

- Pembuatan jadwal kegiatan

- Pembuatan surat pesanan almari / rak

buku

Ruang kerja Camat

Talun

Kamis, 23 Okt.2014

Jumat 7 Nop. 2014

- Kasubag

Adum/RT

- Kasubag Program

- Staf Kasi Kesra

- Staf Kasubag Adum/RT

- Staf Kasubag

Program

Rapat berjalan lancer, pelaksanaan mundur

dari rencana, dibahas pembagian tugas tim kerja, pembuatan jadwal

pelaksanaan. Dalam rapat ini juga di bahas rencana pemesanan

almari buku / rak buku dan juga penataan buku pada rak buku, rencana

pengumpulan sumbangan buku

- Surat

Undangan


Rapat

- Dokumentasi - Jadwal

kegiatan



5

Pengadaan almari / rak buku dan pengumpulan sumbangan buku

a

Pengadaan

almari / rak buku

Untuk menam

pung buku-buku sumbangan sehingga terben

tuk perpustakaan mini

Toko Mebel

Sumber Baha gia Kedung wuni

1 - 6 Nop

2014

10 Nop –

1 Des 2014

- Kasubag

Adum/RT - Kasubag

Program

- Staf Kasi Kesra - Staf Kasubag

Adum/RT

- Staf Kasubag Program

- Pemilik Toko

mebel

-Pemesanan almari / rak

buku dilakukan oleh project leader, karena kesibukan tim kerja

-Cek pesanan sebelum almari buku jadi oleh kasu bag Adum/RT

-Setelah jadi almari buku diantar ke kantor Kec. Talun

-Surat pesanan

-Nota Pembayaran

-Dokumentasi

b

Pengumpulan

buku-buku per pustakaan dari para donatur

- Mengumpulkan

sumbangan buku-buku dari para donatur

untuk koleksi perpustakaan mini ruang

tunggu pelayanan umum kantor

Kec. Talun

Ruang

pelayanan umum kantor Kec.

Talun

20 Okt–30

Nov. 2014

Senin, 20 Okt-

5 Des. 2014

- Kasubag

Adum/RT - Kasubag

Program

- Staf Kasi Kesra - Staf Kasubag

Adum/RT

- Staf Kasubag Program

-Pengumpulan buku dari

para donatur dilakukan secara bertahap, apabila ada yang memberi

sumbangan kemudian di masukan data koleksi buku perpustakaan mini

kemudian dibuat data penyumbang per unit kerja

- Data

penyumbang per unit kerja

- Dokumentasi

- Daftar koleksi perpustakaan mini Kec.

Talun



6. Penataan perpustakaan mini

a

b

Penataan almari/ rak buku

pada ruang pelayanan umum

Penataan buku –buku perpusta

kaan mini ruang tunggu pelaya nan umum kan

tor Kec Talun

-Penempatan al mari / rak buku

pada posisi yang tepat pada ruang pelayanan umum

- Tertatanya buku-buku pada

almari/rak buku perpustakaan

Ruang pelayanan

umum kantor kec Talun

Ruang pelayanan

umum kantor kec Talun

7 Nop – 5 Des 2014

7 Nop – 5 Des 2014

1 Des 2014

1 – 10 Des. 2014

- Staf kasubag

adum/RT

- Staf kasubag program

- Staf kasubag

adum/RT

- Staf kasubag program

Penempatan rak buku disesuaikan dengan

posisi tempat duduk pelayanan umum

Karena almari/rak buku baru datang tanggal 1

Des2014 maka penataan buku baru bisa dimulai tanggal itu, padahal buku

buku sumbangan sudah mulai terkumpul tanggal 4 Nop 2014

Penataan dilakukan oleh tim teknis

- Dokumentasi

- Dokumentasi

7

Pembuatan sarana promosi perpustakaan mini

Pembuatan

sarana promosi untuk menarik masyarakat

agar gemar membaca

-Menarik

masyarakat agar gemar membaca buku

Ruang

pelayanan umum kantor kec

Talun

5-10 Des

2014

5-11 Des

2014

- Staf kasubag

adum/RT - Staf kasubag

program

Membuat tulisan- tulisan

untuk menarik masyarakat agar gemar membaca

- Dokumentasi



8. Monitoring dan Evaluasi

a

Rapat monitoring dan

evaluasi pelaksanaan kegiatan proyek

perubahan yang telah dilaksanakan

- Monitoring

pelaksanaan

kegiatan, mengetahui apa yang

sudah dilaksanakan dan apa yang

belum dilaksanakan

- Evaluasi

pelaksanaan kegiatan, untuk diperbaiki di

jangka menengah dan jangka panjang

Aula Kantor Kecamatan

Talun

10 – 15 Des 2014

Jumat, 12 Des 2014

- Camat - Sekcam

- Para Kasi Kec. Talun

- Para Kasubag

Kec. Talun - Seluruh Staf Kec

Talun

- Ka UPT Dindikbud

- Kepala Sekolah

Rapat berjalan lancar membahas progres

proper dan mengetahui kelemahan untuk diperbaiki di jangka

menengah dan jangka panjang

- Surat

Undangan


Rapat

- Dokumentasi

B. CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN

Keberhasilan dari pelaksanaan proyek perubahan Peningkatan minat

baca masyarakat melalui perpustakaan mini ruang tunggu pelayanan

umum kantor kecamatan Talun Kabupaten Pekalongan yang telah

dilaksanakan selama Breaktrought II yaitu mulai tanggal 20 Oktober

2014 hingga 12 Desember 2014, antara lain sebagai berikut :

TABEL 5

CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN

No. Kriteria Keberhasilan Target Capaian

1

Tersosialisasikanya seluruh

kegiatan dan tujuan proyek

perubahan pada seluruh

stakeholder

5 kegiatan

100 %

2

Pengadaan almari / rak buku

sebagai sarana penunjang

perpustakaan mini ruang

tunggu pelayanan umum

1 unit

100 %

3

Terkumpulnya sumbangan

buku dari para donatur untuk

pengisian / koleksi



300 eksemplar

110 %

4

Tertatanya perpustakaan mini

ruang tunggu pelayanan

umum secara baik

6 kegiatan

100 %

5

Terlaksananya pembuatan

sarana promosi perpustakaan

mini untuk menarik minat baca

masyarakat

3 brosur

100 %

C. KENDALA

Tidak semua kegiatan proyek perubahan ini berjalan mulus sesuai

rencana. Terdapat beberapa kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan

proyek perubahan ini. Kendala-kendala tersebut antara lain yaitu :

No Kendala Resiko Strategi

1.

2.

3.

4

.

Tidak adanya dana khusus

dari DPA Kecamatan

Talun untuk mengadakan

perpus takaan mini ruang

tunggu pelayanan umum.

Belum semua Donatur me

mahami pentingnya per

pustakaan mini ruang tung

gu pelayanan umum kan

tor Kecamatan Talun

Belum adanya kesadaran

masyarakat untuk meng

gunakan fasilitas perpusta

kaan mini sebagai sarana

mengisi waktu sambil mem

baca

Sangat singkatnya waktu

kegiatan ( 2 bulan )

-Terhambatnya penga

daan perpustakaan mini


umum Kantor Kecama

tan Talun

-Terhambatnya sumba

ngan untuk pengadaan

perpustakaan mini


umum kantor Kecama

tan Talun

-Kurang maksimalnya

manfaat perpustakaan

mini ruang tunggu

pelayanan umum kantor

Kecamatan Talun

-Donatur merasa terge

sa-gesa dalam memberi

kan sumbangan

-Mengajak stakeholder

(Donatur) untuk memban

tu pengadaan perpustaka

an mini ruang tunggu

pelayanan umum

-Pemberian pengertian

dan motivasi kepada para

donatur pentingnya per

pustakaan mini ruang


-Mengoptimalkan tim

teknis (staf pelayanan)

untuk mengajak masyara

kat membaca buku-buku



-Mengajak tim kerja untuk

jemput bola pada donatur

BAB IV

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Akses informasi tata ruang yang terbatas dan manual serta

pelayanan perijinan tata ruang masih dilakukan secara manual tidak

efisisen dan tidak efektif. Pengendalian pemanfaatan ruang belum efektif

dalam mencegah maupun menindak pelanggaran tata ruang karena

petugas yang melakukan monitoring di tingkat bawah baik di Kelurahan

maupun di Kecamatan terkendala dalam penguasaan tata ruang di

wilayahnya.

Penyebab utama permasalahan tersebut karena belum adanya

sistem informasi yang dapat diakses langsung oleh masyarakat maupun

petugas di lapangan. Informasi tata ruang yang masih berupa peta-peta

analog manual dan tidak semua dapat mengakses serta interpretasi

yang berbeda dan kurang akurat.

Inovasi yang dilakukan dalam Proyek Perubahan ini adalah

peyediaan sistem informasi tata ruang bagi pelayanan informasi dan

pelayanan perijinan tata ruang yang lebih efektif, efisien, transparan,

akuntabel,dan berkualitas.

Output yang dihasilkan dari Proyek perubahan ini adalah

Aplikasi Sistem Informasi Tata Ruang RTRW, yang mudah dioperasikan

oleh petugas dalam pelayanan informasi dan pelayanan perijinan tata

ruang.

B. REKOMENDASI

Untuk keberhasilan pelaksanaan proyek perubahan selanjutnya

yang perlu mendapat perhatian adalah :

1. Pelaksanaan proyek perubahan dalam jangka pendek yang belum

dilaksanakan dengan sempurna adalah instalasi aplikasi sistem

informasi tata ruang RTRW di anjungan informasi, dikarenakan

adanya permasalahan perbedaaan sistem aplikasi yang

memerlukan penyesuaian-penyesuaian. Direkomendasikan untuk

pembuatan aplikasi sistem informasi tata ruang RDTR, Peraturan

Zonasi, Perijinan, Insentif dan Disinsentif dan Sanksi di masa yang

akan datang di jangka panjang telah menggunakan sistem web

base, sehingga memudahkan dalam instalasi di anjungan informasi.

2. Pengembangan aplikasi sistem informasi RTRW di masa yang akan

datang di jangka menengah dan jangka panjang untuk dapat

dioperasikan di smartphone android sebagai alat bantu mobilitas

petugas di lapangan.

Dalam pelaksanaan proyek perubahan di jangka menengah

dan jangka panjang, dapat direkomendasikan :

1. Bagi Bappeda agar mempercepat proses penyusunan Raperda

RDTR sehingga pada jangka panjang materi RDTR, Peraturan

Zonasi, Perijinan, Insentif dan Disinsentif dan Sanksi telah siap

untuk dibuat menjadi aplikasi sistem informasi tata ruang.

2. Bagi Bappeda agar sistem informasi RDTR, Peraturan Zonasi,

Perijinan, Insentif dan Disinsentif dan Sanksi dapat dioperasikan

secara online di web resmi Pemkot Salatiga www.salatigakota.go.id

dan web informasi geografis Bappeda yaitu http://gissalatiga.info

3. Bagi Bagian Humas Setda agar diusulkan pengadaan anjungan

informasi di 4 (empat) Kecamatan untuk menunjang pelayanan

perijinan (PATEN) dan pelayanan informasi tata ruang.

4. Bagi DPPKAD agar dilakukan updating data peta PBB berkaitan

ketelitian geografis agar posisi koordinat sesuai dengan peta dalam

tata ruang, serta dilakukan updating secara rutin berkaitan

perubahan data PBB.

5. Bagi BPN agar dilakukan pengisian data base nomor tanah karena

peta yang ada belum berisi data, serta updating data peta blok

pertanahan berkaitan ketelitian geografis agar posisi koordinat

sesuai dengan peta dalam tata ruang, dan dilakukan updating

secara rutin berkaitan perubahan data pertanahan.

http://www.salatigakota.go.id/

http://gissalatiga.info/

DAFTAR PUSTAKA

Pemerintah Republik Indonesia. 2007 : Undang-Undang Nomor 26 Tahun 2007

tentang Penataan Ruang

Pemerintah Republik Indonesia. 2010 : Peraturan Pemerintah Nomor 15 Tahun 2010 tentang Penyelenggaraan Penataan Ruang

Pemerintah Kota Salatiga. 2011: Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2011 tentang Rencana Tata Ruang Wilayah Kota Salatiga Tahun 2010-2030.

Pemerintah Kota Salatiga. 2011 : Peraturan Daerah Kota Salatiga Nomor 10 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah Kota Salatiga, sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Daerah Kota Salatiga Nomor 8

Tahun 2011.

Pemerintah Kota Salatiga. 2011: Peraturan Walikota Salatiga Nomor 41 Tahun

2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Koordinasi Penataan Ruang Daerah.

Pemerintah Kota Salatiga. 2011: Keputusan Walikota Salatiga Nomor 650-

05/252/2014 Tahun 2014 tentang Badan Koordinasi Penataan Ruang Daerah (BKPRD), Sekretariat BKPRD dan Kelompok Kerja BKPRD.

______________ : Download quantum gis dan manual quantum gis

http://qgis.osgeo.org/documentation/

Falletta, Ed. D. Salvatore V. 2005 : Organizational Diagnostic Models: A Review &

Synthesis: Leadersphere, Inc.

http://qgis.osgeo.org/documentation/

Government & Nonprofit

Laporan proyek perubahan Diklat PIM IV