PROGRAMA DE QUALIDADE DA GESTÃO – Uma Experiência das Subprefeituras de São Paulo.

Com início em 2005 na Subprefeitura de Campo Limpo, esse programa teve como pressupostos os critérios de excelência da Fundação Nacional da Qualidade – FNQ.Um grupo de técnicos oriundos da SABESP, a convite do então subprefeito, com a missão de implantar naquela subprefeitura, um programa com as mesmas características do que fora implantado naquela empresa.Para subsidiar o diagnóstico inicial foi realizada uma pesquisa de clima organizacional e uma pesquisa de satisfação e expectativas da população.Concluído o diagnóstico, foram implantadas as primeiras práticas de gestão que naquele momento não envolviam custos uma vez que o orçamento já estava aprovado. Nesse sentido foram implantadas:

Ano de 2005

1. Planejamento estratégico com a definição de indicadores estratégicos e operacionais.2. Programa 5S3. Práticas de comunicação como: Jornal Mural, reunião mensal de cada coordenação com suas equipes.4. Projetos de Qualidade de Vida (ginástica laboral e coral)5. Projetos de Capacitação e Desenvolvimento6. Projeto de Resgate da auto estima e motivação7. Projeto Foruns Locais – Reuniões do subprefeito e coordenadores em cada região, envolvendo sociedade civil organizada e moradores. (levantamento de demandas e prestação de contas)

Em 2007, o secretário de então, apoiado nos resultados demonstrados pelo terceiro ciclo de planejamento estratégico dasubprefeitura Campo Limpo, decidiu pela expansão do programa para as 31 subprefeituras.Para tal implantação foi estruturado o Núcleo Técnico de Gestão e Qualidade, NTGQ, agregado oficialmente à estrutura da Secretaria de Coordenação de Subprefeituras, por meio do Decreto 48.968 de 26 de novembro de 2007, sendo o Núcleo composto por técnicos da SABESP que já estavam atuando na subprefeitura de Campo Limpo. A missão do Núcleo é “disseminar na SMSP a cultura de excelência emgestão pública.Utilizou-se como metodologia de implantação a formação de um grupo de consultores internos denominados Facilitadores da Qualidade, que mediante perfil definido pelo Núcleo, foram selecionados pelos subprefeitos, em cada subprefeitura.

Para o desenvolvimento das competências necessárias para esses Facilitadores, foi elaborado pelo Núcleo Técnico de Gestão e Qualidade, um plano de capacitação contendo itens relacionados a técnicas para coordenação de reuniões, elaboração e gestão de projetos e uma pós graduação em gestão pública, além de capacitação nos critérios de excelência, curso que foi ministrado em parceria com o Instituto Paulista de Excelência da Gestão, sem nenhum custo para a Prefeitura. Nesta empreitada foram treinados 700 servidores.Em março de 2007 a subprefeitura Campo Limpo foi reconhecida com o Prêmio Paulista de Qualidade, concedido pelo Instituto Paulista de Excelência da Gestão - IPEG, se constituindo na primeira organização pública da administração direta municipal no Estado de São Paulo, a receber tal reconhecimento. Para concorrer a esse prêmio a subprefeitura elaborou o seu relatório de gestão - RG e o submeteu aos examinadores do IPEG que após a análise do RG e visita à subprefeitura, identificaram na gestão, a utilização de práticas fundamentadas nos critérios de excelência.

Em junho de 2007 foi dado o início às ações de qualidade nas 31 subprefeituras com o programa 5S. Para esta ação, 350 servidores foram treinados e atuaram como multiplicadores da filosofia 5S, envolvendo mais 11 mil servidores, lotados na SMSP. Mais de 150 toneladas de material inservível foi descartado no dia 12.06.2007 batizado como o dia “D”. Esta ação mudou a “cara” das subprefeituras, criando espaço para salas de treinamento e espaços multiuso antes ocupados com móveis quebrados, sucatas entre outros. Envolvidos com a propostas, os servidores se dispuseram a organizar as suas áreas :

Setor de Fiscalização de uma subprefeitura(antes e depois do 5S)

Em 2008 foi realizado o planejamento estratégico da SMSP definindo a

filosofia organizacional para as 31 subprefeituras.

Com isto, foram implantadas nas subprefeituras as práticas básicas de gestão que já estavam sendo testadas com sucesso na subprefeitura Campo Limpo.Em 2008, mais 10 subprefeituras foram reconhecidas com o Prêmio Paulista de Qualidade da Gestão, no mesmo nível de organizações como: Belgo Mineira. Itau, Sabesp entre outras.A partir de 2009, com a mudança de secretário, o programa perdeu força, ficando pendente a revisão dos indicadores para a atualização do planejamento estratégico. Aqui se confirmou um aspecto danoso da cultura organizacional, a descontinuidade.O Núcleo seguiu dando assessoria às subprefeituras na manutenção do que havia sido construído até então.De 2010 a 2012 o Núcleo atuou na padronização e certificação das praças de atendimento, meta da agenda 2012 que estava sob a sua responsabilidade.

Para esta ação foi proposto que por meio do Núcleo, fosse contratada uma consultoria mediante licitação para padronizar os processo, conforme a Norma ISO 9001. Desta forma teríamos como acompanhar a consultoria, garantindo a padronização. Por decisão de um assessor da SMSP definiu-se que a contratação deveria ser por subprefeitura o que impactou no andamento da meta considerando que cada subprefeitura tem um ritmo. As razões colocadas pelo núcleo para o assessor como: aumento do custo e descompasso entre as subprefeituras não foram suficientes para fazê-lo manter a proposta inicial. Assim, encerramos 2012 com 06 subprefeituras certificadas, contando com a de Vila Prudente que já estava certificada desde 2008. Ressalta-se que em outubro de 2012 quando houve o congelamento dos recursos as 25 subprefeituras restantes já estavam em fase de contratação de certificadora, ficando impedidas de fazê-lo devido tal congelamento.

Para o orçamento de 2013 foi previsto e aprovado tal investimento porém com a mudança de gestão, decidiu-se pela não certificação das 25 praças de atendimento.Entendemos que o impacto da certificação, considerando a repercussão na mídia e entre os servidores, justifica o investimento que não passa de R$ 160.000,00.Ressalta-se que os auditores das certificadoras Fundação Vanzolini e Falcon Bauer se surpreenderam com o que viram nas sub prefeituras certificadas, a ponto de se colocarem a nossa disposição para disponibilizarem treinamentos como cortesia, como forma de contribuir para a manutenção do sistema certificado. Colocaram que como organizações sediadas em São Paulo, sentem-se obrigadas a contribuir com a melhoria da qualidade do atendimento ao munícipe, via sistemas certificados.Técnicos do Núcleo e das subprefeituras planejaram estender a padronização para outros processos da subprefeitura aproveitando o aprendizado que ficou com a padronização das praças de atendimento.

Por fim, notícias sobre a certificação foram veiculadas em jornais de bairro e também por meio de um artigo do Núcleo publicado na revista eletrônica da ABNT de fev/2013, a pedido do superintendente daquele órgão, que considerou que desta forma a Prefeitura de São Paulo, estaria servindo de exemplo para outras organizações públicas.

No dia 04.05.2009 deu-se o início de 06 turmas, a saber: Santana (duas turmas), Penha (duas turmas, subprefeitura e SABESP) e São Miguel (duas turmas).A procura pela pós foi tanta que em junho do mesmo ano já eram 26 turmas.Com a experiência do curso, um grupo de professores coordenados pelo Prof. Dr. Roberto Kanaane, Prof. Ms. Alécio Fiel Filho e a Profa. Ma. Maria das Graças Ferreira, procederam à produção de um livro de Gestão Pública que resume o conteúdo do curso com a apresentação de casos de sucesso, com destaque para a remodelagem da Supervisão de Fiscalização da subprefeitura de Perus, realizada pela servidora Lucileila Queiroz.

Publicado pela Editora Atlas. Até dezembro de 2012 já haviam sido vendidos mais de 8.000 exemplares, sendo que desses, 2.500 foram adquiridos pela Universidade Anhanguera para disponibilização aos alunos da graduação de Gestão Pública.O curso inicialmente planejado para atender a uma demanda da Secretaria de coordenação de subprefeituras, envolveu todas a secretarias além de empresas e autarquias da PMSP, e mais 08 turmas na SABESP, uma turma nas prefeituras de Mogi das Cruzes, Guararema, Suzano, Guarujá, além de uma turma no Instituto de Pesos e Medidas do IMETRO SP.São quase 3.000 servidores, dentre eles 43 bolsistas, das mais diversas áreas entre formados e em curso, envolvidos com esse projeto, que conta com mais de 60 professores sendo, doutores, mestres e especialistas, em sua maioria formada por profissionais da própria PMSP e SABESP, que foram contratados pela Universidade para viabilizar o projeto.

Maria das Graças FerreiraSupervisora Técnica

Núcleo Técnico de Gestão e QualidadeSecretaria de Coordenação de Subprefeituras - SMSP