Puolustusvoimien toimitilastrategian toimeenpano

NimiTyöOsasto 12.11.15 1

Puolustusvoimien toimitilastrategia 2015-30Senaatti-areena 5.11.2015, Tampere

Heikki Savolainen RA, toimitilajohtaja

NimiTyöOsasto

Logistiikkalaitoksen esikuntaLogistiikkaosastoTilahallinta

Puolustusvoimien toimitilastrategia 2015-30

Esityksen sisältö:

•Taustaa

•Toimitilastrategian sisältö: suunnittelu ja valmistelu

•Toimitilastrategian toimeenpano

12.11.15 2

Puolustusvoimien logistiikkalaitos – tilahallinnan järjestelyt 2015

NimiTyöOsasto


Puolustusvoimien toimitilastrategia 2015-30TaustaaTilahallinnan tehtävien ja vastuiden muutoksia puolustushallinnossa

•Kiinteistöhallintouudistus 2003 >>>

– Kiinteistöjen ja toimitilojen haltija- / omistussuhteiden muutokset– Rakennusten, rakenteiden, verkostojen ja maa-alueiden siirto PLM:ltä

• Rakennukset, rakenteet, verkostot VM:n kautta Senaatti-kiinteistöille• Maa-alueet MH:lle

– Sisäisen vuokran malliin siirtyminen• Pääomavuokramalli

– Senaatti- kiinteistöt: omistajahaltijan tehtävät– Ylläpitovastuu Puolustusvoimilla >>> kiinteistöpalvelut PHRAKL:lta

– Puolustusvoimien sisäinen ohjausmalli (tulosohjaus)• Pääesikunta (resurssit, investoinnit, kehittäminen) • Ilmavoimat, Merivoimat, Maanpuolustusalueet, PE AL, MPKK (JOPO-ohjaus)• Hallintoyksiköt (joukko-osastot) (sopimusvastuu)

12.11.15 3


NimiTyöOsasto


Puolustusvoimien toimitilastrategia 2015-30TaustaaTilahallinnan tehtävien ja vastuiden muutoksia puolustushallinnossa

•Johtamis- ja hallintorakenneuudistus 2008 >>>

– Vastuiden ja tehtävien uudelleen järjestely

• Pääesikunta strateginen ohjaus (resurssit, toimitilavaatimukset)

• Puolustushaarat (ILMAV, MAAV; MERIV) + PEAL + MPKK (alaisten ohjaus (hankkeet, edunvalvonta)

– Puolustushaarakohtaiset materiaalilaitokset– Maavoimien materiaalilaitos (maavoimien tilahallinnan järjestelyvastuu valtakunnallisesti)

• Hallintoyksiköt (joukko-osastot) (sopimushallinta, tarve-esitykset, edunvalvonta paikallisesti)

12.11.15 4


NimiTyöOsasto


Puolustusvoimien toimitilastrategia 2015-30TaustaaTilahallinnan tehtävien ja vastuiden muutokset puolustushallinnossa

•Puolustusvoimauudistus 2015 >>>

– Organisaatiouudistus: toimintojen, tehtävien ja vastuiden uudelleen järjestäminen• Pääesikunta: strateginen ohjaus (resurssit, toimitilavaatimukset)

• Puolustusvoimien logistiikkalaitos: operatiivinen ohjaus (tilahallinnan järjestelyt)• Hallintoyksiköt (joukko-osastot): käyttäjätaso (tarve-esitykset, edunvalvonta paikallisesti)

– Kaksiportainen ohjausmalli• Strategiset tehtävät ja vastuut

– strategia, resurssit, toimitilamitoitukset, standardit / laatuvaatimukset

• Operatiiviset tehtävät ja vastuut – tilahallinnan järjestelyt: sopimushallinta, investointien ohjaus, palveluiden hankinta

12.11.15 5


NimiTyöOsasto


Puolustusvoimien logistiikkalaitos(PVLOGLE – LOGR)

Tilojen ja alueiden käyttäjä(joukko-osastot / vast.)

Vuokranantaja(Senaatti – IP – MH - muut)

Palveluntuottaja(PHRAKL – muut)

vuokrasopimukset

palvelusopimukset

tilat ja alueet

Tila- ja aluetarpeet palvelutarpeet

palvelut

tarpeet tarpeet


NimiTyöOsasto


Puolustusvoimien toimitilastrategia 2015-30TaustaaTilahallinnan ohjausta ja ohjeistusta puolustushallinnossa 2015 mennessä

•Puolustusministeriö– Ohjauskirjeet (toimintamalli, linjaukset, tavoitteet)– Ohjeet (suunnitteluohjeet / periaatteet)– Tulosneuvottelut (tavoitteet, linjaukset)

•Puolustusvoimat– Pysyväisasiakirjat PAK (hankeprosessi <<< 2009)– Toimintasuunnitelmat (tehtävät ja tavoitteet ja resurssit suunnittelukaudelle 4 v)– Normit (hallintonormi, hankeprosessi <<< 2015)– Määräykset (viranomaisvaatimukset, määräykset ja ohjeet)– Ohjeet (edunvalvonta, mitoitukset)– Toimitilakulttuuri 2009>>> (mitoitusperusteet, laatu- ja olosuhdevaatimukset)

12.11.15 7


NimiTyöOsasto



Toimitilakustannukset ja tilajakaumat

– Huoneistoneliöt käyttötarkoitusryhmittäin

– Toimitilakustannukset käyttötarkoitusryhmittäin

– Tilahallinnan tunnusluvut / nykytila

– Arvio kustannusten kehityksestä 2030 mennessä

12.11.15 8


NimiTyöOsasto


Puolustusvoimien toimitilastrategia 2015-30Toimitilat ja työympäristöt - nykytila

12.11.15 9


NimiTyöOsasto


Puolustusvoimien toimitilastrategia 2015-30Toimitilojen taloudelliset vaikutukset - nykytila

12.11.15 10


NimiTyöOsasto

Sopimuksia2000 kpl

Kehyskausi 2016-20

KIINTEISTÖMENOT > 1,0 Mrd €

-Pääomavuokrat > 570 M€-Palvelut > 465 M€

Sopimuksia2000 kpl

Rakennuksia

6842kpl

Sopimuksia

1928 kpl

Rakenteita 2887 kpl

Verkostoja 932 kpl

Sopimuksia2000 kpl

Vuokrattua tilaa

2,9 Milj m2

Maa-alueita

271 000 ha

Maa-alueita

271 000 ha

Maa-alueita

271 000 ha

EPA-kustannukset

Investoinnit>400M€

Vuokrat + 20 M€

Puolustusvoimien logistiikkalaitos – tilahallinnan järjestelyt 2015- Tunnusluvut / nykytila

NimiTyöOsasto


Puolustusvoimien toimitilastrategia 2015-30Arvio kiinteistömenojen kehityksestä vuoteen 2030 saakka

12.11.15 12


NimiTyöOsasto



Toimitilastrategia:

– Visio– Missio

– Toiminta-ajatus– Perusteet:

• Laadinta• Suunnittelu• Valmistelu

– Päätavoitteet• Tavoitteet 1, 2, 3

12.11.15 13


NimiTyöOsasto


Puolustusvoimien toimitilastrategia 2015-30Tilahallinnan visio

– Puolustusvoimien tilahallinnan suunnittelu ja johtaminen on korkeatasoista ja se pystyy tehokkaalla tavalla antamaan merkittävän tuen Puolustusvoimien tehtävien toteutukselle.

– Tiloja ja alueita koskeva tilannekuva, tila- ja kustannustietoineen, on ajantasainen antaen Puolustusvoimien johdolle sen tarvitseman tiedon Puolustusvoimien toiminnan johtamiseksi.

– Puolustusvoimien tilojen käyttöaste ja niiden kustannustehokkuus on optimoitu vastaamaan kulloistakin tarvetta.

– Tarpeettomista tiloista ja alueista on luovuttu ja keskitytty varmistamaan tilahallinnan keinoin Puolustusvoimien ydintehtävän turvaaminen.

– Tilahallinnan tietojärjestelmät on saatettu valtion toimitilastrategiassa linjatulle tasolle.

12.11.15 14


NimiTyöOsasto


Puolustusvoimien toimitilastrategia 2015-30Tilahallinnan missio

– Puolustusvoimien tilahallinnan ensisijaisena tehtävänä on huolehtia siitä, että Puolustusvoimilla on käytössään kaikissa olosuhteissa ja tilanteissa kustannustehokkaat ja tarkoituksenmukaiset toimitilat sekä alueet lakisääteisten tehtäviensä hoitamiseksi.

– Puolustusvoimat ja sen tilahallinta varautuu monimuotoiseen toimintaympäristöön, jossa kriisit ja konfliktit puhkeavat aiempaa nopeammin ja jossa mahdollisesti pitkäkestoistenkin kriisien alkuvaiheen tunnusmerkit ovat yhä epäselvempiä.

12.11.15 15


NimiTyöOsasto


Puolustusvoimien toimitilastrategia 2015-30Tilahallinnan toiminta-ajatus

– Tilahallinta tukee Puolustusvoimien toimintaa kaikissa valmiustiloissa. Tehtäviensä täyttämiseksi Puolustusvoimien tilahallinta hyödyntää strategisten kumppaneidensa Senaatti-kiinteistöjen, Metsähallituksen ja Puolustushallinnon rakennuslaitoksen suorituskykyjä. Lisäksi hyödynnetään yhteiskunnan julkisilta ja yksityisiltä toimijoilta saatavia tilahallinnan palveluita sekä sopimuksiin perustuvia kansallisia ja kansainvälisiä tilahallinnan toimintoja.

– Tilahallinnan toiminnot mitoitetaan vastaamaan vallitsevan turvallisuustilanteen asettamia vaatimuksia ennakoiden, joustavasti ja kustannustehokkaasti. Yksinkertaisilla, selkeillä ja yhtenäisillä toimintatavoilla sekä keskitetyillä resursseilla varaudutaan nopeasti muuttuviin turvallisuustilanteen muutoksiin.

12.11.15 16


NimiTyöOsasto


Puolustusvoimien toimitilastrategia 2015-30Johdanto 1 – laadinta, perusteet

– Puolustusvoimien toimitilastrategia on laadittu Puolustusvoimien pitkän aikavälin tilahallinnan kehittämisen päätöksenteon tueksi. Samalla se antaa perusteet Puolustusvoimien tilahallinnan kokonaisvaltaiselle kehittämiselle ja toimeenpanolle.

– Suunnittelua ohjaavat asiakirjat ovat Valtion kiinteistöstrategia ja toimitilastrategia, Puolustusministeriön strategia 2025, Puolustusvoimien tavoitetila 2030 ja Puolustushallinnon yhdyskunta- ja ympäristöpolitiikka, jotka muodostavat lähtökohdat mm. suorituskykyarvioille ja vaatimustenhallinnan kokonaisuudelle.

– Strategian laadintaan ovat osallistuneet Pääesikunta, Puolustusministeriö, Puolustusvoimien logistiikkalaitos, puolustushaarojen ja joukko-osastojen edustajat sekä Senaatti-kiinteistöt, Metsähallitus ja Puolustushallinnon rakennuslaitos.

12.11.15 17


NimiTyöOsasto


Puolustusvoimien toimitilastrategia 2015-30Johdanto 2 – laadinta, perusteet

– Puolustusvoimien toimitilastrategia koskee Puolustusvoimien toimintoja tukevia toimitiloja, alueita ja rakenteita. Strategia sisältää keskeiset tavoitteet ja perusteet Puolustusvoimien käytössä olevien tilojen, alueiden ja rakenteiden kehittämiseksi sekä ominaisuuksien määrittämiseksi siten, että ne kustannustehokkaasti tukevat sekä normaaliolojen että poikkeusolojen toimintaa.

– Toimitilastrategian tarkoituksena on tukea ja tarkentaa toimitilojen osalta ohjaavien asiakirjojen ja Puolustusvoimien kehittämisohjelmien toteutumista. Strategiassa arvioidaan keskeisimmät sisäiset ja ulkoiset muutostekijät sekä kehittämisen tarpeet vuosille 2015 – 2030. Arvioiden perusteella linjataan tavoitetilojen päätekijät sekä määritellään toimenpiteet tavoitteisiin pääsystä

– Toimitilastrategia kattaa Puolustusvoimien pysyvässä käytössä olevien toimitilojen, alueiden ja rakenteiden sekä niiden tarvitseman ylläpidon, energia- ja tilahallintajärjestelmien, turvallisuuden sekä valmiuden kehittämisen. Strategiaan liitetyt kehittämistavoitteet ja toimenpiteet laaditaan tukemaan Puolustusvoimien toiminnan ja resurssien suunnittelua ja seurantaa.

12.11.15 18


NimiTyöOsasto


Puolustusvoimien toimitilastrategia 2015-30Strategian päätavoitteet

– Tukea tuloksellista Puolustusvoimien toimintaa• tuottaa ja ylläpitää oikea ja ajantasainen tilannekuva tiloista ja alueista sekä niiden

kustannuksista• vastata kokonaistaloudellisen kiinteistönpidon toteutumisesta• varmistaa henkilöstön tyytyväisyys käytettävissä olevien tilojen osalta

– Tehokas toimitilajohtaminen• kuvata strategisen ja operatiivisen toimitilajohtamisen kokonaisuudet• yhtenäistää toimintatapoja ja tiloihin liittyviä vaatimuksia• kuvata ja kehittää tilahallinnan toimintatapamallit

– Erityistilojen tehokkaampi hyödyntäminen• määritellä erityistilat, niiden tilatyypit ja tilojen tarve uhkakuvien, riskien,

käytettävissä olevien keinojen ja poikkeusolojen tilavaatimusten perusteella sekä asettaa tavoitteet niiden suorituskyvylle

12.11.15 19


NimiTyöOsasto


Puolustusvoimien toimitilastrategia 2015-30Tavoitteet 1

– Tavoitteena on, että toimitilakustannusten suhteellinen osuus puolustusmäärärahoista vakiinnutetaan vuoden 2019 tasolle eli n. 11 %:iin (nykyinen osuus 10,5 %), tähän tavoitteeseen päästään:

• parantamalla kustannusten ennustettavuutta• parantamalla eri organisaatiotasojen kustannustietoisuutta (ohjaus, koulutus,

raportointi)

• lisäämällä tilojen ja alueiden loppukäyttäjien kustannusvastuullisuutta• parantamalla kokonaisvaltaista toiminnansuunnittelua ja kehittämällä matriisimaisia

suunnitteluprosesseja, joissa tilatarpeet huomioidaan suunnittelun alusta alkaen• kehittämällä hankkeiden priorisointimenettelyä

• ottamalla kustannussuunnittelussa käyttöön pidempi aikajänne (ensimmäisen budjettivuoden lisäksi neljän vuoden toimintasuunnitelmakausi sekä kymmenen vuoden pitkän tähtäyksen suunnittelukausi)

12.11.15 20


NimiTyöOsasto



– Puolustusvoimien käytössä olevia toimistotilojen työpisteitä pyritään vähentämään 20 prosenttia vuoteen 2030 mennessä

• luomalla mahdollisuus etä-/hajatyön tekemiseen

• luopumalla henkilökohtaisista työpisteistä, milloin se työn tekemisen kannalta on mahdollista.

• toimitiloja kehitetään valtion toimitilastrategian mukaisesti uusia työnteon tapoja tukeviksi monitilaympäristöiksi.

12.11.15 21


NimiTyöOsasto



– Puolustusvoimissa luodaan ja otetaan käyttöön tilojen ylläpitoa koskeva kannustinjärjestelmä, jolla eri tehtävä- ja organisaatiotasoilla työskentelevät henkilöt pyritään aktivoimaan kustannussäästöjen tavoittelussa. Tavoitteeseen pääsemiseksi:

• kehitetään ja otetaan käyttöön sisäiset ja ulkoiset kannustinjärjestelmät/sanktiot• kehitetään mittareita ja raportointia

• kehitetään tilojen ja alueiden varausjärjestelmiä ja käytön suunnittelua• selkeytetään Puolustusvoimien rooli tilojen kunnossapidossa• huomioidaan ja hyödynnetään ylläpidon säästöpotentiaali

• huomioidaan entistä paremmin asiakasnäkökulma• synkronoidaan suunnittelukellot tukemaan Puolustusvoimien toiminnan ja resurssien

suunnittelun ja seurannan aikataulua.

12.11.15 22


NimiTyöOsasto



Toimitilastrategian toimeenpano: – Toimitilajohtaminen organisointi

– Kehityshankkeet• Kehityshankekartta 1• Kehityshankekartta 2

– Konseptointi• Käyttäjäsidonnaiset toimitilat

12.11.15 23


NimiTyöOsasto


Puolustusvoimien toimitilastrategia 2015-30Toimitilajohtamisen organisointi Puolustusvoimissa

12.11.15 24


NimiTyöOsasto


Puolustusvoimien toimitilastrategia 2015-30Toimitilastrategian toimeenpano / kehityshankkeet

12.11.15 25


NimiTyöOsasto


Puolustusvoimien toimitilastrategia 2015-30Toimitilastrategian toimeenpano / kehityshankkeet

12.11.15 26


NimiTyöOsasto


Puolustusvoimien toimitilastrategia 2015-30Toimitilastrategian toimeenpano / konseptointi

12.11.15 27


NimiTyöOsasto


Kiitos mielenkiinnostanne!

Kysymyksiä?

12.11.15 28


Government & Nonprofit

Puolustusvoimien toimitilastrategian toimeenpano