Potilastiedon arkiston käyttöönottoon valmistautuminen

kansallisen hankkeen tilannekatsaus

Anna Kärkkäinen 25.4.2013

Arkiston käyttöönoton aikataulut

• Arkiston käyttäjäksi on liittynyt kolme organisaatiota:

– Kuopion kaupunki (arkistopilotti 2011-2012 3kk)

– Pohjois-Karjala ja Itä-Savo yhteisrekisteritoiminnallisuudella 11/2012 ja 1/2013

• Uuden asiakastietolain mukaisella tietosisällöllä liittymisen takaraja julkisessa terveydenhuollossa 1.9.2014, yksityisellä 1.9.2015

• Ensimmäiset liittymiset tavoitteena syksyllä 2013

– Itä-Savo 9/2013, Kuopio jatkaa käyttöä

– Tarkempi ajankohta testausprosessin toteutumisen mukaisesti

• Muiden organisaatioiden liittymisajankohdat vahvistetaan ensimmäisen liittymisten jälkeen

• Aikataulua tarkennetaan tarpeen mukaan liittyjien kanssa

– Yhteistyössä potilastietojärjestelmätoimittajien kanssa 25.4.2013 OPER, Anna Kärkkäinen 2

Käyttöönottoaikataulun suunnittelu tilanne 9.4.2013

Kuukausi (2013-2014) 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Liittyjät yhteensä/kk 2 6 8 6 5 8 10 16 26 21 32 28

Effica 1 3 1 4 5 4 9 12 5 23 13

Pegasos 1 6 5 5 1 2 5 6 7 4 2 2

Mediatri 1 1 5 12 6 2

Abilita 1 3

ESKO 1 4

Uranus 1 2 1

GFS 3

25.4.2013 OPER, Anna Kärkkäinen 3

Valtakunnallisen arkiston käyttöönoton edellytykset

1. Potilastietojärjestelmien valmistuminen arkistokelpoisiksi

– Potilastietojärjestelmiä koskevien määrittelyjen pitävyys

– Järjestelmien kehitystyön valmistuminen

– Auditointiprosessi: yhteistestaus Kelan kanssa (ml. ristiintestaus) ja ulkoinen auditointi

2. Liittyjien valmius arkiston käyttöönottoon

– Liittymistä edeltävien tehtävien läpikäynti mm. koulutus, auditointi…

– Aluehankkeen tuki ja koordinaatio

3. Kansallisesti tarjottava tuki

– Alueelliset erikoissuunnittelijat aluehankkeiden tukena

– Liittymisaikataulujen koordinointi

– Yhteistyöryhmät: Varjo- ja Viila-työryhmät

– Kansalliset koulutusrakenteet

– Toimintamallit

– Viestintä

OPER, Anna Kärkkäinen 4 25.4.2013

Käyttöottoaikataulun toteutumisen varmistaminen - potilastietojärjestelmät

Potilastietojärjestelmien kehittäminen arkistokelpoisiksi

– Valtionavustettavia hankkeita 4/2013 Itä-Savon testausprojekti (Effica) sekä Kuopion KArkisto3 –hanke (Pegasos)

• Huom! Tuki liittyjille ei potilastietojärjestelmätoimittajille

• Keskeistä käyttäjäorganisaatioiden osallistuminen kehitystyöhön -> palautetta ja kehitysideoita myös kansallisista määritellyistä

• Kevään valtionavustushakemuksissa yksi uusi hakemus

• Jokaisella järjestelmällä oltava asiakastestaaja (yhteistestausvaihe)

– THL:n ja Kelan yhteistyö potilastietojärjestelmien toimittajien kanssa

• Yhteistyöt määrittelyjen tarkentamiseksi ja kysymysten käsittelyyn (säännöllinen viikkopalaveri 2 toimittajan kanssa 4/2013, muuten erilliset neuvottelut, kysymysten käsittely sähköpostitse ym.)

• Säännöllinen määrittelyiden käsittelyfoorumi: Viila, Kelan toimittajatapaamiset

• Kysymysten kokoaminen kanta.fi -sivuille

25.4.2013 OPER, Anna Kärkkäinen 5

Kansallisen määrittelyt – valmiina vai ei?

• Kansalliset määrittelyt potilastiedon arkistoa varten ovat lähtökohtaisesti valmiina

• Määrittelyitä on myös päivitetty ja täsmennetty tarvittaessa

– Tarkennuksia tehdään edelleen tarpeen mukaisesti

• Tietojärjestelmien kehitystyön myötä ilmenneet kehitystarpeet

• Testitapauksien kommenttien perusteella tehtävä joitakin täsmennyksiä

• Varauduttu myös siihen, että myös testauksessa nousee täsmennystarpeita, samoin tuotannon aikana noussee kehitysideoita

• Kevään 2013 sovittavia asioita (käsitellään Viilapajassa):

– Hoitotyön kirjaamiskäytäntöjen sopiminen

– Paikallisten näkymien liittäminen kansallisiin näkymiin

• Lisäksi päivitettävä radiologian HL7 rajapintakuvaus

25.4.2013 OPER, Anna Kärkkäinen 6

Käyttöottoaikataulun toteutumisen varmistaminen – potilastietojärjestelmät (2)

Potilastietojärjestelmien ja Kelan yhteistestaus

– Käynnistetään 5/2013

– Sisältää potilastietojärjestelmän testauksen Kelan kanssa sekä potilastietojärjestelmien ristiintestauksen

• Asiakasorganisaatiot testaavat potilastietojärjestelmätoimittajan lisäksi

– Testattavat kokonaisuudet

• Perusarkistointi vaaditulla tietosisällöllä ja toiminnallisuuksilla

• Informoinnit, suostumukset ja kiellot

• Luovutushaut ja luovutusten hallinta

• Tiedonhallintapalvelun keskeiset terveystiedot

– Testattavana n. 40 testiketjua, sis. potilastarinamuotoiset ketjut

– Testauksen kesto riippuvainen virheiden ja korjaustarpeiden määrästä

25.4.2013 OPER, Anna Kärkkäinen 7

OPER, Anna Kärkkäinen 8

Resepti-

keskus

Potilas-

tiedonarkisto

THL koodisto-

palvelu

Valviran

attribuuttipalvelu

Lääketietokanta

VRK:n

varmennepalvelut

Apteekki

Sairaalat

Omien tietojen katselu

Terveyskeskus B

Terveyskeskus A

Kansallisten tietojärjestelmäpalveluiden kokonaisuus

Tiedonhallintapalvelu

Keskeiset

terveystiedot

Suostumus ja

tahdonilmaukset

25.4.2013

Potilastietojärjestelmä tallentaa tiedot arkistoon

• tallentaminen kun se on hoidon kannalta järkevää esim. palvelutapahtuman päättyessä (osastojakso) tai käynnin jälkeen (avohoito)

• Palvelutapahtumaan voi liittää asiakirjoja myöhemmin esim. myöhemmin valmistuvat labratulokset

Tiedot käytettävissä muissa toimintayksiköissä heti tallentamisen jälkeen

• Myös kansalaiselle Omien tietojen katselussa jos ei viivästetty

Kansallisesti yhtenevä pitkäaikaisarkistointi

OPER, Anna Kärkkäinen 9 25.4.2013

Potilastiedon arkisto

Tiedonhallintapalvelu

Tiedonhallintapalvelun keskeiset terveystiedot

• Tiedonhallintapalvelu poimii rakenteisesti kirjatut keskeiset terveystiedot potilaskertomusasiakirjoilta erilliseen tietokantaan ja palauttaa keskeiset tiedot koosteina potilastietojärjestelmään -> keskeiset hoitotiedot helposti ammattilaisen nähtäville

Tiedonhallintapalvelun ylläpidettävät asiakirjat

• Kelan rekisteriin tallennetaan informoinnit, suostumukset ja kiellot sekä tahdonilmaukset

• Toimintayksiköiden rekisteriin terveys- ja hoitosuunnitelma sekä henkilötiedot -> THP palauttaa uusimman version

25.4.2013 OPER, Anna Kärkkäinen 10

Arkistoitavat potilasasiakirjat

2014 Erikoisala- ja palvelukohtaiset,

ammatilliset näkymät sekä hoitotyön yhteenveto

Perusterveydenhuollon näkymät

Toimenpiteet, riskitiedot, lääkitys,

pitkäaikaisdiagnoosit

Tahdonilmaukset

Labrat ja radiologian pyynnöt ja lausunnot

Terveys- ja hoitosuunnitelma

2016

Mielenterveyslain mukaiset asiakirjat: MI-MIII +yhteydenpidon rajoittamispäätös

Suun terveydenhuollon asiakirjat

Todistukset ja lausunnot

Ostopalvelun

arkistointi

> 2016

Ilmoitukset kansallisiin rekistereihin

Paikallinen lomake

Hoitotyön päivittäismerkinnät

Elinluovutuspöytäkirja

Ym. asiakirjat

OPER, Anna Kärkkäinen 11

• lääkitys- ja rokotustiedot näytetään tiedonhallintapalvelun kautta 2016, arkistointi 2014

• Kaikki potilasasiakirjat tallennetaan potilastiedon arkistoon

25.4.2013

Miten arkisto muuttaa terveydenhuollon ammattilaisen työtä

• Potilaan muissa toimintayksiköissä kirjatut tiedot käytettävissä

– Potilasturvallisuus paranee kun tieto aiemmasta hoidosta käytettävissä, päällekkäisten tutkimusten välttäminen

• Yhdenmukaistettava potilasasiakirjojen käsittelyprosesseja ja kirjattava rakenteisesti – vanhoja vaatimuksia, jotka nyt otettava käyttöön

• Merkintöjen palvelutapahtumakohtaisuus

– Pääosin automatisoitua toimintaa, käsiteltävä palvelutapahtuma näkyy käyttäjälle

• Merkintöjen näkyminen kansalaiselle Omien tietojen katselussa – miten huomioidaan kirjaamisessa

– Tarvittaessa viivästäminen tai kokonaan näyttämättä jättäminen

– Luovutuslokin näyttäminen Omien tietojen katselussa

• Informointien, suostumusten ja kieltojen kirjaaminen 25.4.2013 OPER, Anna Kärkkäinen 12

25.4.2013 OPER, Anna Kärkkäinen 13

Kiitos!

kantapalvelut@thl.fi