Potilastiedon arkisto Tre 10.10. 2014, CGI:n asiakaspäivät

Päivi Achte

17.10.2014 1

THL OPER

Resepti- keskus

Potilas- tiedonarkisto

THL koodisto-palvelu

Valviran attribuuttipalvelu

Lääketietokanta

VRK:n varmennepalvelut Apteekki

Sairaalat

Omakanta

Yksityinen terveydenhuolto

Terveyskeskus

Kansallisten tietojärjestelmäpalveluiden kokonaisuus ja hyödyntäminen

Tiedonhallintapalvelu

Keskeiset terveystiedot

Suostumus ja tahdonilmaukset

10.10.2014

Valveri-rekisteri

3

Potilastiedon arkisto

• Toiminnallinen arkisto potilastietojen – säilytykseen

• Ei tarvita paikallista sähköistä tai paperiarkistointia

– käyttämiseen • Tiedot saadaan (potilaan

suostumuksella) käyttöön kaikkialla – missä niitä tarvitaan – kun niitä tarvitaan

10.10.2014 THL / OPER

Potilastiedon arkisto mahdollistaa • Tietojen yhteiskäytön valtakunnallisesti

– Irrottaa tiedon rekisterinpitäjästä ja organisaatiosta – Standardoitu, rakenteistettu tieto mahdollistaa toimittajasta

riippumattoman kehittämisen – potilasturvallisuus paranee, vältetään päällekkäisiä tutkimuksia ja

tuetaan valinnanvapauden toteutumista – potilaskeskeisen tiedon ylläpidon, yksityinen -julkinen sektori

• Kansalaiselle mahdollisuus omien tietojensa katseluun – vähentää tietojen luovutuksen tarvetta terveydenhuollon yksiköissä ja

lisää mahdollisuuksia sähköisiin palveluihin

• Jatkossa myös: – mm. toimintakäytäntöjen kehittäminen arkiston avulla (mm. ylläpidettävä

terveys- ja hoitosuunnitelma), kansallisen tilastoinnin kehittäminen

10.10.2014 THL / OPER 4

5

Omakanta - kansalaisen kanava Kanta-tietoihin

Vahva tunnistaminen

henkilökohtainen palvelu

suomeksi ja ruotsiksi

hyödyntää muita Kanta-palveluja

lakisääteinen

yli 18-vuotiaille

Mikä muuttuu? • Potilaskertomustiedon rakenne ja kirjaaminen yhtenäistyvät

– Potilastietojärjestelmien sähköiset potilaskertomukset ja niiden tietosisällöt muodostuvat kansallisesti yhtenäisistä rakenteista

– Yhdenmukainen rakenne syntyy käyttäen kansallisia luokituksia ja koodistoja • Organisaatiokohtaisten näkymien käyttö loppuu/ vähenee

– Potilastiedon arkiston tiedot tallennetaan kansallisille näkymille, jolloin toinen organisaatio voi käyttää niitä omassa potilastietojärjestelmässään

– Jos käytössä on omia näkymiä, ne on muunnettava vastaavaan kansalliseen näkymään ennen kuin asiakokonaisuus tallennetaan potilastiedon arkistoon

• Hoitoprosessin vaihe tulee huomioiduksi aiempaa paremmin • Organisaatiokohtaisten otsikoiden käyttö loppuu/ vähenee

– Jos käytössä on omia otsikoita, ne on muunnettava vastaavaan kansalliseen otsikkoon ennen kuin asiakokonaisuus tallennetaan potilastiedon arkistoon

• Potilaan keskeiset hoitotiedot kirjataan kansallisesti sovituilla luokituksilla sekä tarvittaessa tietoa täydennetään omin sanoin, kuvailevasti, täydentäen jne. turhaa toistoa välttäen keskeisistä tiedoista koosteita THP:n avulla

• Merkintöjen palvelutapahtumakohtaisuus – Potilasasiakirjamerkinnät kiinnitetään aina johonkin palvelutapahtumaan

6 6 10.10.2014 Oper/Outi Lehtokari

THL OPER

Potilastiedon arkistoon tallennettavien tietosisältöjen vaiheistus

2014

Erikoisala- ja palvelukohtaiset, ammatilliset näkymät sekä

hoitotyön yhteenveto

Neuvoloiden ja koulu/opiskelija th näkymät

Riskitiedot, lääkitys, diagnoosit, toimenpiteet jne

Laboratorion sekä radiologian pyynnöt ja lausunnot

Suostumusten haun ja asiakirjojen luovutushaut toisesta organisaatiosta

2016

Ylläpidettävä henkilötietolomake

Tahdonilmaukset

Terveys- ja hoitosuunnitelma

Lähetteet ja hoitopalautteet,

Suun terveydenhuollon asiakirjat

Todistukset ja lausunnot

Ostopalveluiden arkistointi

> 2016

Ilmoitukset kansallisiin rekistereihin

Paikallinen lomake

Hoitotyön päivittäismerkinnät

Elinluovutuspöytäkirja

Muut asiakirjat

10.10.2014

Tiedonhallintapalvelun koosteiden näyttäminen 2016 kokonaisuudessa

10.10 THL/OPER 8

Yksityisen terveydenhuollon Potilastiedon arkistoon liittyminen

Yksityinen terveydenhuolto/ liittyjät ja liittymisvelvollisuus

• Velvollisuus liittyä arkiston käyttäjäksi, jos arkistoi asiakirjat sähköisesti. Aikataulu 1.9.2015 mennessä

• Liittymisvelvoite määritellään Asiakastietolaissa (Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 159/2007)

• Velvoite koskee terveydenhuollon palvelunantajia – Terveydenhuollon ammatinharjoittajat ja palvelun tuottajat (l.

yksityisestä terveydenhuollosta) – Työterveyshuollon omana toimintana järjestävät yritykset

(Asiakastietolaki) – Suun terveydenhuollon liittyminen 1.9.2016 mennessä

(rakenteinen tietosisältö pilotointivaiheessa) – Myös ensihoidon arkistointi aloitetaan myöhemmin

• Ensihoitokertomus määrittelyvaiheessa • Tietojärjestelmähankkeet Erica ja Kejo

10.10.2014 THL OPER

Yksityisen terveydenhuollon erityispiirteet Potilastiedon arkistoon liittymisessä • Yksityinen terveydenhuolto on heterogeeninen ja laaja toimijakenttä • Arviolta18 000 liittyjää, kun itsenäiset ammatinharjoittajat lasketaan mukaan • Uusia ammattiryhmiä liittyy • Osalle aivan uutta, osa ottanut käyttöön sähköisen reseptin • Yritykset erikokoisia • Muutoksia paljon: yritysostot, lopetukset, aloitukset • Tietojärjestelmien käyttö vaihtelevaa - yrityksen koko • Auditoitujen tietojärjestelmien määrä • Liittymisten volyymi suuri, miten aikataulutetaan liittymishakemukset ja

testaukset Kelan suuntaan järkevästi ja sujuvasti

10.10..2014 THL OPER

Yksityisen terveydenhuollon erityispiirteet.. • Rekisterinpitäjyys

– Toimitaan nykyisen lainsäädännön puitteissa, eli jokainen ammatinharjoittaja ja muu terveydenhuollon palvelun antaja vastaa omasta potilasrekisteristään • Esim. lääkäriaseman yhteydessä toimivat ammatinharjoittajat ovat

rekisterinpitäjiä • Keskinäiset vastuut arkiston käytössä ja rekisterinpitäjyydessä on sovittava –

sopimukset • Potilasasiakirjat (ja palvelutapahtumat) tallennetaan kunkin rekisterinpitäjän

rekisteriin • Jos samaan käyntiin/osastojaksoon osallistuu useita

ammatinharjoittajia/yritysten työntekijöitä, niin palvelutapahtuman tiedot kootaan toimintayksikön (sairaalan) rekisteriin

– Potilaiden oikeus kieltää tietojen luovutus: kohdistetaan palvelutapahtumiin (ja niihin palvelun antajiin, joiden rekisteriin on tallennettu kieltoa tekevän potilaan palvelutapahtum(i)a .)

10.10.2014 THL OPER Anna Kärkkäinen

Liittymismallit

• Arkistoon liittymisen malleja ollaan kehittämässä Kelan kanssa

• Kimppamalli lähtökohtaisesti samanlainen kuin reseptissä (esim. lääkäriasemien kimppaliittyminen)

• Arkistoitaville asiakirjoille näkyviin sekä lääkäriaseman että ammatinharjoittajan tm tieto – Kehitetään vielä toimintamalli pienille yrityksille ja

ammatinharjoittajille -> tavoitteena ”kimppa” myös näiden toimijoiden liittymiseen

– Paljon uusia ammattiryhmiä lääkäreiden lisäksi käyttäjäksi

10.10.2014 THL OPER Anna Kärkkäinen

Liittymisestä aiheutuvat kustannukset

• Arkistoon liittymisestä aiheutuu kustannuksia – Potilastietojärjestelmän päivittäminen ja

sanomaliikennekustannukset (kustannukset järjestelmätoimittajan hinnoittelun mukaisesti liittymisvaiheen investointina/ palvelumaksuna)

– Toimikorttien hankinta (terveydenhuollon ammattihenkilöiden kortit maksuttomia), kortinlukijalaite jos ei vielä ole

– Koulutukset ja käyttöönoton valmistautumisen työpanos

• Arkiston käyttömaksut – Kansaneläkelaitoksen kustannukset Kanta-palveluiden

ylläpidosta laskutetaan Kanta-palveluiden käyttäjiltä – Maksuperuste määritellään maksuasetuksessa, jota valmistellaan

vuodelle 2015

10.10.2014 THL OPER

Ostopalvelut

• Kantaan tulossa myöhemmin toiminnallisuus, joka mahdollistaa ostopalvelutilanteissa että: – Palveluntuottaja voi arkistoida suoraan järjestäjän rekisteriin – Järjestäjä voi antaa hoidossa tarvittavat tiedot palveluntuottajan

käyttöön potilaan suostumuksesta ja kielloista riippumatta – Järjestäjä tallentaa Kantaan ostopalvelun valtuutuksen, jota

vasten asiakirjat arkistoidaan ja haetaan

10.10.2014 THL OPER

Kanta-palveluihin liittymisen raamit

Kanta-info

Valmistelun käynnistäminen = Päätös -> suunnittelu: aikataulut Vastuut *

Käyttöönottoon valmistautuminen

= Liittyjän omavalvontasuunnitelman varattava aikaa n. 3 – 6 kk

Kela tarkistaa hakemuksen ja antaa luvan käyttöönotto-

kokeeseen

Hakemus Kelalle

Auditoitu, Kanta-

vaatimukset täyttävä ptj-järjestelmä

Varmenteet

Henkilö- ja palvelin-

varmenteet

Tietoturva- tietosuoja-politiikka

Ohjeet potilastietojen

käsittelystä Yhtenäiset

toimintamallit, koulutus

Kanta-palveluihin liittymisen ja käytön edellytykset

Käyttöön- ottokoe

tuotanto-ympäristössä

Liittyminen

http://kanta.fi/fi/web/ammattilaisille/57 *

Käyttö

Lupa

10.10.2014 15

Perustiedot Potilastiedon arkistosta

Auditointi (Omavalvonta- suunnitelma)

Projektin hallinnointi

Viestintä

Organisaatioiden

toimintamallit

Henkilöstön koulutus ja muu

tukimateriaali

Jatkuvuuden varmistaminen

Varmenteiden hankinta ja

käyttö

Hallinnolliset päätökset

Rekisteritiedot Koodisto- palveluun

Potilastiedon arkiston käyttöönotto

Käyttöönottoa edeltävät tehtäväkokonaisuudet

Ohje: Avaa kaavio diaesityksenä, jolloin saat prosessin eri vaiheet näkyviin vaiheittain. Laatikoiden yhteydessä olevista pienistä neliöistä aukeaa linkit Kanta-sivuilla oleviin materiaaleihin.

Teknisen ympäristön

toteutus

Käyttöönotto ja käytön

aloittaminen

Kanta-palvelun liittymissopimus ja

käyttöönottokoe

Arkiston hallinta

Omavalvontasuunnitelma • Sosiaalihuollon ja terveydenhuollon palvelujen antajan,

Kansaneläkelaitoksen ja Kanta-välityspalvelun tuottajan on laadittava tietoturvaan ja tietosuojaan sekä tietojärjestelmien käyttöön liittyvä omavalvontasuunnitelma – Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä

käsittelystä annetun lain (159/2007) 19 h §, sellaisena kuin se on laissa 250/2014.

– Laki sähköisestä lääkemääräyksestä (61/2007) 22 b §, sellaisena kuin se on laissa 251/2014

• Omavalvontasuunnitelman laatiminen ja suunnitelman

mukainen toiminta on jatkoa Kanta-palveluiden käyttöönoton yhteydessä tehdyille tietoturva-auditoinneille.

10.10.2014 17

Omavalvontasuunnitelmaan sisällytettävät selvitykset ja vaatimukset pääpiirteittäin

1. Tietojärjestelmien käyttäjiltä vaadittava koulutus ja kokemus 2. Tietojärjestelmien asianmukaisen käytön kannalta tarpeelliset

käyttöohjeet 3. Tietojärjestelmien käyttö valmistajan antaman ohjeistuksen

mukaisesti 4. Tietojärjestelmien asennus, ylläpito ja päivitys 5. Tietojärjestelmien käyttöympäristö

1. Tietoturvan ja tietosuojan seuranta ja valvonta 2. Käyttövaltuushallinta ja tunnistautuminen järjestelmiin 3. Tekniset vaatimukset 4. Fyysisten tilojen turvallisuus 5. Työasemien turvallisuus

6. Potilastietojärjestelmiin liitetyt muut tietojärjestelmät tai muut järjestelmät 7. Valtakunnallisiin tietojärjestelmäpalveluihin liittyminen

OPER 10.10.2014 18

Määräys ja mallipohja omavalvontasuunnitelmasta

• THL/OPER valmistelee määräystä omavalvontasuunnitelmasta (l2512014 19 h §:n 4 mom.) ja omavalvontasuunnitelmaan sisällytettävistä selvityksistä ja vaatimuksista – Lausuntokierros 10-11/2014 – Julkaisu 31.12.2014 mennessä

• OPER laatii myös mallipohjan omavalvontasuunnitelmalle – Julkaisu 10/2014

• Omavalvontasuunnitelmassa kyse ei ole pelkästään kansallisten palveluiden käyttöönottovaiheen tehtävistä vaan jatkuvasta, riittävän tietoturvan ja asianmukaisten käytäntöjen varmistamisesta.

• Omavalvontasuunnitelmien avulla vahvistetaan terveydenhuollon toimijoiden tietoturvakäytäntöjä entisestään

• Omavalvontasuunnitelman toteutumista on myös seurattava •

Kanta-info 10.10.2014 19

Omavalvontasuunnitelma

• Omavalvontasuunnitelma tulee olla laadittuna ennen Kanta-palveluihin liittymistä

• Organisaatiot, jotka ovat liittyneet Kantapalveluihin ennen lain voimaantuloa laativat omavalvontasuunnitelman 31.12.2014 mennessä

• Kaikilla sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatiolla se tulee

olla laadittuna 31.3.2015 mennessä

Kanta-info 10.10.2014 20

Kansallinen tuki ja koulutusmateriaalit

10.10. 2014 THL OPER

Arkistoon liittymisen tukeminen kansallisesti

• eArkki-projekti: projektiin osallistuvien pilottien tuki – Mm. viestintä ja help-desk http://earkki.net/

• THL:n tarjoama tuki: kohderyhmänä kaikki liittyjät – Toimintamallikoulutukset Paasitornissa thl.fi/tapahtumakalenteri – Oma aloitusseminaari 4.12. 2014 Paasitornissa yksityisen th:n

liittymisprosessi – Kanta.fi –sivulle liittymisen tukimateriaalia – Järjestelmätoimittajakohtaiset/toimialakohtaiset tukikokoukset 2015 – Viestintä

• Seminaareihin ym. tilaisuuksiin osallistuminen • Uutiskirjeet, jaettavaksi edelleen esim. yrittäjäjärjestöjen kautta

– Alueelliset tilaisuudet tarpeen mukaan • Esim. Omavalvontasuunnitelman toteuttamisen tuki

10.10.2014 THL / OPER 22

Käyttöönottoon valmistautumisen keskeiset tietolähteet Potilastiedon arkiston käyttöönoton käsikirja kanta.fi-sivuilla: • Potilastiedon arkiston käyttöönoton käsikirja • Potilastiedon arkiston toimintamallit kanta.fi-sivuilla: • Toimintamallit terveydenhuollon ammattihenkilöille • Potilasasiakirja-opas STM: Potilasasiakirjaopas • Rakenteisen kirjaamisen opas: http://www.julkari.fi/handle/10024/110913

• Potilastiedon arkiston verkkokoulu: • Arkiston verkkokoulu

10.10.2014 THL OPER

Potilastiedon arkiston kansalliset toimintamallikoulutukset

(syksy 2014) • Aihe: Potilastiedon arkiston kansalliset toimintamallit

• Tavoite: Koulutuksen tavoitteena on perehtyä Potilastiedon arkiston kansallisiin toimintamalleihin ja muutosten vaikutukseen käytännön työhön.

• Paikka: Paasitorni, Paasivuorenkatu 5 A, Helsinki

• Ajankohdat: ti 09.09.2014 klo 09:00 - 14:00 Juho Rissanen –sali, Paasitorni ke 08.10.2014 klo 09:00 - 14:00 Juho Rissanen –sali, Paasitorni to 18.11.2014 klo 09:00 - 14:00 Juho Rissanen –sali, Paasitorni ke 09.12.2014 klo 09:00 - 14:00 Juho Rissanen –sali, Paasitorni

• Koulutuksiin on mahdollista osallistua myös webcast –yhteyden kautta (ei edellytä videolaitteistoa)

• Kutsut + ilmoittautumislomakkeet on julkaistaan THL:n tapahtumakalenterissa https://tapahtumakalenteri.thl.fi/web/thl/ (hae kalenterista päivämäärällä)

6.5.2014 24

Koodistopalvelin apuna

• Pääkäyttäjät, jotka tekevät tietojärjestelmän ylläpitoa • Määrittelytyöhön osallistuvat • http://koodistopalvelu.kanta.fi/ • Kaikki rakenteisen potilaskertomuksen koodistot kootusti

http://www.thl.fi/fi_FI/web/fi/tutkimus/palvelut/koodistopalvelu/koodistot/potilaskertomus

• Kaikki Kanta-arkiston koodistot http://www.thl.fi/fi_FI/web/fi/tutkimus/palvelut/koodistopalvelu/koodistot/kanta – Näistä useimmat teknisiä koodistoja, mutta joukossa myös

potilaskertomukseen liittyviä, kuten eArkisto- luovutuksen peruste

10.10.2014 25

Yksityisen terveydenhuollon palveluja tarjoavien sähköisen reseptin käyttöönottojen tilanne 29.9.2014

Käyttöönotot • 175 yksityisen th:n palveluja tarjoavaa toimijaa liittynyt Kanta-

palveluun sähköisen lääkemääräyksen käyttäjäksi – Liittyneissä eri kokoisia yrityksiä: toimipisteitä n. 500 – Liittyneiden tiedot löytyvät: http://www.kanta.fi/fi/80

• Liittymisiä edistetään niin kauan, kuin on tarpeen – 1. > 5000 reseptiä laatien yksityisen th:n palveluja tuottavien

kanssa: liittymisvelvoite 31.12.2014 mennessä – 2. muut yksityisen th:n palveluja tarjoavien, itsenäisten

ammatinharjoittajien ja Ahvenanmaan liittymisvelvoite 31.12.2016 mennessä

– 1.1.2017 alkaen sähköinen resepti on pakollinen • mukaan lukien lääkäreille, joilla ammattioikeuteen liittyvä oikeus laatia

lääkemääräyksiä

Kanta-info 10.10.2014 26

Potilastiedon arkisto 27

Kiitos!

Kysymykset ja kommentit osoitteeseen

kantapalvelut@thl.fi