Vanhojen sähköisten potilastietojen arkistointihanke Eksotessa (VAPOTI)

Tähän tulee alaotsikko (max 2 riviä)

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiirin (Eksote) anatomia

Etäisyyksiä Lappeenrannasta:

Helsinkiin 230 km

Pietariin 230 km

Venäjän rajalle 35 km

Eksote kattaa koko Etelä-Karjalan. Kaikki kunnat ovat mukana

sosiaalitoimen, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon

osalta.

- Yksi rekisterinpitäjä terveydenhuollossa

- Yksi kertomus

- Hoitosuhteen rajoissa näkyvyys kaikkeen potilastietoon

Väestö 132.000

Budjetti 450 M€

Työntekijät 4600

Akuutti sairaala 280 sänkyä

Yhdeksän hyvinvointiasemaa kuntien alueilla. Mobiiliyksiköt.

Hankkeen esittely

• Eksotella on vuosia ollut tarve siirtää pitkäaikaisarkistoon sille perustettaessa periytyneet vanhat sähköiset potilastietojärjestelmät

• Eksoten syntyvaiheessa arkistointia suunniteltiin, mutta kustannus oli tuolloin huomattavasti korkeampi verrattuna nykyhetkeen

• Osa syntyvaiheen kertomuksista (Efficat kopioitiin Eksoten Efficaan hallinnollisine tietoineen) ovat osana Eksoten nykykertomusta ja niitä ei siirretä tässä hankkeessa

• Eksote käyttää hankkeessa alihankintaa, Avaintec Oy muokkaa sisällön siirtokuntoon, Medi-IT Oy toimii testauksessa ja sisällön määrityksessä ja Saita Oy teknisenä toimijana

ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 23.1.2017 3

Aikataulu

• Päätös hankkeeseen ryhtymisestä tehtiin Eksotessa syksyllä 2015 hallituskäsittelyllä, hankehakemuksen hyväksyi THL 18.12.2015

• Varsinaista hanketta edelsi määrittelyvaihe, jonka toimitti Avaintec. Siinä kartoitettiin siirrettävien järjestelmien sisällöt

• Varsinainen hanke päästiin aloittamaan helmikuussa 2016 takarajan ollessa 31.12.2016

• Hankkeelle haettiin lisäaikaa joulukuussa uuden takarajan ollessa kesäkuu 2017

• Jatkoaikaa jouduttiin anomaan siirtoaineistojen toimittajien pitkittyneistä toimitusajoista johtuen sekä Kelalla oli siirtojonossa kaksi muuta organisaatiota ennen Eksotea. Ensimmäinen testiaineisto pystyttiin siirtämään pari päivää ennen hankkeen alkuperäisen aikataulun sulkeutumista

• Ensimmäinen tuotantomateriaalierä on toimitettu Kelalle tammikuussa

ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 23.1.2017 4

Miksi arkistoidaan

• Vuosittainen ylläpitokulu on korkea ja vanhojen järjestelmien vaatima tekniikka alkaa olla yhteen sopimatonta nykytekniikan kanssa

• Vahojen ohjelmistojen osaajia on heikosti saatavilla

• Vaativat käyttökoulutusta uusille työntekijöille

• Tieto monessa paikassa, sisäänkirjautumiset työläitä samoin tunnushallinta

ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 23.1.2017 5

Mitä on jo siirretty

Eksoten syntyessä 2010 vuoden alussa mukaan tulleiden kuntien vanhat sähköiset potilastietojärjestelmät siirtyivät Eksoten omistukseen

Alueella olleet Efficat kopioitiin pohjana olleeseen sairaanhoitopiirin Efficaan. Viimeisin kopiointi Imatran pth keväällä 2016

Myös ajanvaraukset, hoitojaksot

ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 23.1.2017 6

Mitä siirretään Vapotissa

- 4 x Pegasos

- 3 x WinHit

- Mediatri

- 2 x Webstar

- Sekä poimintoja kopioiduista Efficoista esim. Imatran lääkitystiedot

Ohjelmistot ovat olleet teknisen toimittajamme Saita Oy:n hallinnassa Lappeenrannassa sekä Tiedon konesaleissa pääkaupunkiseudulla

ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 23.1.2017 7

Tietojen keruu

• Eksoten muodosti kymmenen organisaatiota ja tästä syystä vanhojen tietojärjestelmien kartoitus oli hankalaa. Yksi löytyi vielä hankkeen aloituksen jälkeen. Vanhoja osaajia ei kaikille löytynyt

• Samassa kunnassa oli useitakin vanhoja järjestelmiä ikäkaarella • Toiset ohjelmistotoimittajat heräsivät yhteistyöhön todella pitkällä

aikajänteellä • Poimintoja joutui paikoitellen tekemään useita kertoja sisällön

puutteellisuuksien vuoksi • Vanhassa tiedossa on variaatioita ja kaikelle ei löydy vastaavuutta

nyky-ympäristöstä ja tämä pitää huomioida kansallisessa määrittelyssä

ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 23.1.2017 8

Katselinratkaisu

• Alkuperäisen tiedon mukaan katselu olisi tapahtunut olemassa olevan arkistokatselimen kautta, näin ei kuitenkaan tapahtunut

• Kaksi vaihtoehtoista reittiä löytyi ja niistä valittiin Kanta-arkistosta katselu uudella arkistokatselimella

• Hankkeelle lisäkuluja omarahoitusosioon

• Toiminnassa väliajan kunnes ohjelmistotoimittaja saa omansa toimimaan seuraavassa suuremmassa ohjelmistopäivityksessä oletusarvoisesti 2018

ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 23.1.2017 9

Testaus

• Hankkeelle tehtiin testaussuunnitelma jossa on kuvattu testauksen sisältö

• Testausta tehdään lähde- ja konvertoidun materiaalin välillä sekä kantaan siirretyn ja konvertoidun materiaalin muuttumattomuuden tarkastamiseksi. Kelan testaukseen on oma toimintamalli, jota on työn edetessä tarkennettu

• Vapotin testaussuunnitelmassa on määritelty millä otannalla tietoja tarkastetaan

• Testauksen tulos dokumentoidaan suunnitelmaan kuvatulla tavalla • Testauksessa Eksote käyttää alihankintatyötä koska vanhojen

järjestelmien osaajia on vaikea löytää ja irrottaa omista töistään

ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 23.1.2017 10

Työterveyshuolto

• Eksotelle periytyneissä potilastietojärjestelmissä oli monessa työterveyshuollon tietosisältöä joka arkistoidaan samalla näkymään tämän hetkiselle työterveyshuollon palveluiden tarjoajalle

• Siirtovaiheessa organisaation OID-tunnus vaihdetaan ja näin tiedot näkyvät vain työterveyshuollolle, omistajuus säilyy kuitenkin Eksotella

• Toiminto vaatii olemassa olevaan palvelusopimukseen liitteen, jossa tth sitoutuu hallintaan ja tarvittaessa palvelun tuottajan vaihtuessa palauttamaan tiedot siirrettäväksi seuraavalle palvelun tuottajalle

ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 23.1.2017 11

Tietojen määrittely

• Siirrettävissä aineistoissa lomakkeiden nimeäminen on osittain ollut paikallistasolla kehitettyä

• Lomakkeiden määrittelyyn sopimaan kansalliseen kulttuuriin pitää varata aikaa

• Kannassa yhteinen näkymä niille lomakkeille, joille ei löydy nykypäivän mittapuun mukaista näkymää

• Pitää pyrkiä mahdollisimman lähelle kansallista määrittelyä

ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 23.1.2017 12

Kustannukset

• Hankkeen alkuperäinen kustannusarvio oli 688303,00€ jolle haettiin THL:n rahoitusta

• Hankkeelle myönnettiin avustusta 70% tukikelpoisista kustannuksista 481812,00€

• Eksoten omamaksuosuus on kasvanut hankkeen edetessä esim. uuden katselimen hankkimisen johdosta

ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 23.1.2017 13

Tulevaisuuden haasteet

• Sote-uudistus tuo mukanaan muutoksia rekisterin pitäjyyteen ja samalla voi tulla muutoksia vanhojen tietojen näkyvyyteen

• Kuka omistaa jatkossa vanhat tiedot kun tämän hetkinen omistajuus on pirstaloitu yhtiöittämisen kautta

• Näkyvätkö tiedot jatkossa maakuntatoimijan jakamina ja onko ne hyödynnettävissä uusilla palvelun tuottajilla?

ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 23.1.2017 14

Huomioita matkan varrelta

• Hankittaessa uutta potilastietojärjestelmää kannattaa huomioida jo hankintavaiheessa, että pakollisiin ehtoihin on kirjattuna myös järjestelmän lopettamiseen liittyvät asiat kuten potilastiedon siirto määrätyssä muodossa ilmoitettuun paikkaan

ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 23.1.2017 15