Upload
gotechnologies-sp-z-oo
View
228
Download
4
Embed Size (px)
Citation preview
Skuteczne zarządzanie
projektami internetowymi Praktyczne podejście
Przemysław Federowicz, CEO
+ 48 606 103 826
www.gotechnologies.pl
IT, eCommerce Strategy | Technology | Project Management
Agenda
Wprowadzenie do zarządzania projektami
1
Harmonogramowanie 4
Planowanie projektu 2
Budżetowanie projektów 5
Zespół i zasoby 3
Zarządzanie ryzykiem 6
Zarządzanie zmianami 7
Skuteczne zarządzanie wieloma projektami
8 Rozpoczęcie i zakończenie projektu
9
Kontrola i monitorowanie 10 Metodyki i techniki 11 Narzędzia 12
Wstęp Zarządzanie Projektami
Wprowadzenie do zarządzania projektami Projekt jest przedsięwzięciem o charakterze jednorazowym, które jest
podejmowane dla osiągnięcia z góry określonych celów.
Cechy projektów:
Jest unikalny 1
Angażuje zasoby
2 Posiada cel
3
Ma określony czas trwania 4
5 Powoduje zmiany
6 kosztuje
Podział
projektów
Priorytety (strategiczne, operacyjne)
Stopień innowacyjności
Produkty
Projekty z ruchomym i stałym zakresem
Powtarzające się
Projekty obligatoryjne lub
non profit
Wg. pochodzenia zlecenia: zewnętrzne, wewnętrzne
Projekty w łańcuchu realizacji
Wielkość projektu
Typy projektów
Cele projektów
Zwiększenie przychodów o 10% w czasie Q1
Pozyskanie 1 mln klientów do końca grudnia 2015
Ograniczenie kosztów utrzymania sieci salonów do 10 mln w każdym
miesiącu od Q1
Ograniczenie lub uniknięcie ryzyka awarii Data Center – SLA aplikacji na
poziomie 98%
Poprawa jakości – zmniejszona ilość reklamacji o 10% przy aktualnej
ilości sprzedawanych towarów w danym czasie.
Cele projektów powinny być SMART-ne czyli Proste, Mierzalne, Osiągalne,
Istotne i Określone w czasie
Projekty w eCommerce
Wdrożenie nowego portalu
Implementacja płatności online
Wdrożenie nowego procesu zakupowego
Wdrożenie wewnętrznego procesu logistyczno-magazynowego
Wdrożenie nowego narzędzia CRM wspierającego kampanie email
Wdrożenie nowego procesu reklamacyjnego na Contact Center
Utworzenie kampanii outboundowej dla danego typu klienta
Wdrożenie hurtowni danych
Segmentacja klientów
Fazy projektów Co? Kto? Kiedy? Jak? Dlaczego?
szczegółowe analizy
Realizacja i wdrożenie
Zakończenie projektu
• Co chcemy zrobić?
• Po co?
• Ile to będzie kosztować?
• Kiedy to otrzymamy?
• Co potrzebujemy?
• Kto to zrobi?
• Czy w ogóle damy rade to
zrobić?
Pomysł i wstępne analizy (inicjacja)
• Zakres prac
• Jak to wykonamy?
• Na kiedy?
• Za ile?
• Czego potrzebujemy do
wykonania?
• Jak będziemy zarządzać
projektem
• Wytwarzanie
• Testowanie
• Wdrożenie
• Czy zmierzamy do celu?
• Czy realizujemy plan?
• Jeśli nie to co trzeba zrobić?
• Czy trzeba zmienić plan?
• Lesson learn:
• Co zrobiliśmy dobrze?
• Co należy usprawnić?
• Co się nowego nauczyliśmy?
• Maintanance
Projekty czy procesy
Dlaczego projekty się nie udają?
Zła
estymacja
Brak
obiecanych
zasobów w
danym
czasie
Klient nie
wie czego
chce Zmiany w
trakcie trwania
projektu
Brak
rezerw
czas, bud
żet Złe
zarządzanie
zasobami
Wpływ
czynników
naturalnych
Sukces projektu?
Zrealizuje wyznaczony cel nadrzędy i cele podrzędne
W ramach określonego budżetu i czasu
Zrealizuje zakres
Będzie rentowny
Przyniesie zysk organizacji
Czy znacie takie projekty?
Planowanie projektu
Karta OPP
Krótki jednostronicowy dokument na którym opisane są
najważniejsze założenia potencjalnego projektu. Pozwala
on szybko podejmować decyzję o nowych inicjatywach
bez zbędnych dodatkowych kosztów analizy projektu
Osiągnąć
Spisane są najważniejsze cele projektu, co
wniesie/zmieni w firmie (miary, efekty itp)
O
Poprzez
Jakie produkty/usługi trzeba będzie zbudować
i zaimplementować, by osiągnąć cel
P
Ponieważ Krótko opisany stan (obszar) firmy wymagający
poprawy, modernizacji lub czynniki
mikro/makro ekonomiczne, które wymuszają
zmianę
P
Osiągnąć
Zysk 1 mln zł netto w roku 2015
O
Poprzez
Wdrożenie nowego sklepu internetowego
P
Ponieważ • Trendy konsumentów uległy zmianie
(usability).
• Pojawiła się nowa technologia, umożliwiająca
w łatwy i niedrogi sposób analizować modele
zachowań klientów.
• Posiadamy w organizacji wiedzę jak stworzyć
nowoczesny sklep.
• Posiadamy partnera technologicznego, który
może nas wesprzeć w tym projekcie.
P
Osiągnąć, poprzez, ponieważ
Osiągnąć Zmniejszenie kosztów marketingu o 10% bez zmniejszenia ilości
przychodów oraz zwiększenie stopnia konwersji ze ścieżki
zakupowej o 5% w Q3 roku 2015
O
Poprzez
Optymalizację kampanii marketingowych (email, adwords, social
media) oraz skorzystania z nowych form reklamy targetowanej.
P
Ponieważ • Pojawiła się technologia, która umożliwia lepsze dopasowanie
reklam do klienta np. RTB.
• W zespole SEO/SEM zatrudniliśmy dodatkowe osoby z wiedzą o
automatyzacji kampanii AdWords.
• Ponieważ obecny ruch był bardzo słabej jakości.
P
Projekt 1 Projekt 2
Karta projektu
Numer projektu
Cel i opis projektu
Zespół projektowy
Komunikacja
Zakres projektu
Harmonogram
Punkty raportowe
Budżet
Karta ryzyk
Kryteria odbioru
Zespół i zasoby Bez dobrego zespołu oraz potrzebnych zasobów żaden projekt się nie udaje.
Zasoby potrzebne do realizacji projektu
Ludzie, kompetencje
Patenty, licencje,
certyfikaty
Infrastruktura,
wyposażenie, materiały,
surowce
1
2
3
Kierownik projektu
Podwykonawcy
Wykonawcy
1
2
3
Biuro projektów Wsparcie biura projektów (Project Management
Office) przy analizach i rozliczaniu projektów Controlling Wsparcie działu Controllingu w
zarządzaniu budżetem i
rozliczaniem kosztów
Project manager PM = Lider
Kierownik projektu jest odpowiedzialny za koordynację
wszystkich prac:
Planowanie 1
Zapewnienie zasobów 2
Kontakt z kilientem, wykonawcami, podwykonawcami, za negocjacje 3
Monitoring i raportowanie 4
Zespół projektowy
Sponsor projektu
Project Manager
Task Manager Task Manager
Wykonawcy Wykonawcy
Task Manager
Wykonawcy
Skuteczny zespół?
Posiada lidera
Posiada jasno wytyczone
cele
Ma ustaloną strukturę
organizacyjną
Ma określone zakresy
obowiązków dla uczestników
Ma określone zasady
komunikowania się
Przestrzega wypracowanych
i sprawdzonych reguł i
procedur
Posiada parasol ochronny
Zadbaj o komunikację
Umiejętność komunikowania się, stała się w dzisiejszym świecie towarem, za który
gotów jestem płacić więcej, niż za jakikolwiek inny” - John D. Rockefeller
komunikacja
Communication Comunicación Kommunikation
Spotkania, wideokonferencje, standup-
y
Jedno miejsce z plikami, procedur
ami
wiki
Sporządzony plan komunika
cji w projekcie
Forum Grupy
dyskusyjne komunikatory
codzienny
Stand-up 3 proste pytania
Czy coś mnie
blokuje?
Co zrobiłem wczoraj?
Co zrobię Dziś?
PR projektu Dobry i „prawdziwy” PR i komunikacja przyczynia się do sukcesów projektów
Sukcesy i porażki w
trakcie trwania
WSPÓLNY
SUKCES
Cele dla organizacji i CO TO DA PRACOWN
IKOM
Harmonogramowanie Co i na kiedy
Work Breakdown Structure Struktura Podziału Prac – podział projektu na produkty i zadania
• Produkty cząstkowe
produktu lub usługi
• Jakie prace należy
wykonać
• Jakie są zależności
pomiędzy zadaniami i
produktami cząstowymi
Z czego składa się projekt 1
• Diagram następstwa
produktów (Prince 2)
• Backlog (Scrum)
Inne metody 2
• Narzędzia wizualne typu
MS Visio
• Mapy myśli
• Zwykłe karteczki i white
board
Narzędzia 3
Sieć Projektu
Działania 2
Zależności pomiędzy
działaniami 3
Kolejność realizacji
działań 4
Czas potrzebny na
realizację działań 5
Planowanie sieciowe polega na graficznym przedstawieniu działań projektu z uwzględnieniem:
Początek
Koniec
Działanie
Zależności
1 Początek i koniec
5
4
5 4
12
8
10
3
2
Ścieżka krytyczna CPM – Critical Path Method
Ścieżka krytyczna to najdłuższa ścieżka w projekcie wyznaczająca najkrótszy możliwy czas realizacji projektu 1
Start Koniec
Zadanie A
Zadanie B Zadanie C
Zdarzenie
niekrytyczne
Ścieżka krytyczna
5
5 5
Ścieżka krytyczna - zasady
Każde opóźnienie na ścieżce krytycznej powoduje opóźnienie
całego projektu.
Na ścieżce krytycznej nie występują bufory i przerwy czasowe.
Należy chronić ścieżkę krytyczną.
Stały monitoring ścieżki projektu.
Zarządzanie zasobami.
Ścieżka krytyczna – przykład 2
Ścieżka krytyczna – przykład 3
Określenie czasu trwania zadań „Ile Wam to zajmie?”
Estymacja = Zgadywanie?
• Rozłożenie projektu na składowe
• Wycena składowych
• Podsumowanie wycen
Kiedy stosujemy?
• Kiedy projekt nie jest nowatorski
• Znane są czasy wykonania zadań
Metoda Bottom – up Metoda Top – down • Polega na zebraniu danych
rynkowych o podobnych projektach
• Określenie górnej kwoty granicznej
Kiedy stosujemy?
• Kiedy jest nowatorski dla
organizacji
• Projekt jest typu R&D
Harmonogramowanie a zasoby - 1
Koniec
Wdrożenie
10
Frontend
10
Silnik
10
Baza
10
Intergacja
10
Ilość zasobów:
Żółty – 1
Zielony – 2
Niebieski - 1
Harmonogramowanie a zasoby – early, late start
Koniec
Wdrożenie
10
Frontend
30
Silnik
30
Baza
10 Intergacja
10
Ilość zasobów:
Żółty – 1
Zielony – 1
Niebieski - 1
Harmonogramowanie podsumowanie
• Działania
• Czasy trwania działań
• Zależności pomiędzy działaniami
• Kamienie milowe projektu
• Narzędzia np. wykres Gantt’a
• Metody np. PERT, CPM
Budżetowanie Projektów
Rentowność projektów. Szacowanie kosztów.
Budżetowanie projektów
• ROI – Return on Investment
• IRR – Internal rate of Return
• NPV – Net Present Value
• Okres zwrotu
Mierniki rentowności projektu
Koszty projektu obejmują
• Koszty pracy
• Materiały i wyposażenie
• Usługi
• Pomieszczenia
• Rezerwy, inflację, itd..
Kryteria decyzji o starcie:
• NPV, ROI, IRR – im większe tym lepiej
• Okres zwrotu – im krótszy tym lepiej
Budżetowanie projektów
• Rezerwy operacyjne
• Rezerwy strategiczne
• Bufory etapów
• Bufor projektu
Rezerwy w projekcie Projekt budżetu projektu
• Koszt: 100 000 zł
• Ilość dni pracy: 1000
• Czas realizacji: 1 rok
• Zaangażowanie: 100-200
osób
Budżet bazowy jest skorelowany z harmonogramem, używany jako
podstawa pomiarów, monitorowania i kontroli kosztów i efektywności
kosztowej projektu.
Zarządzanie Ryzykiem
Zidentyfikuj ryzyka projektowe, przygotuj się na ich wystąpienie
Zarządzanie ryzykiem Zdarzenie, które może wystąpić w
przyszłości i
które może mieć wpływ na parametry
projektu
np. na czas, budżet, zakres, jakość,
itd.
• Ograniczamy lub eliminujemy
prawdopodobieństwo
• Opracowujemy plan awaryjny i
zabezpieczamy się na skutki
• Akceptujemy wystąpienie ryzyka
Karta ryzyk
• Nazwa ryzyka
• Priorytet ryzyka
• Przyczyny ryzyka
• Działania zapobiegawcze
wystąpienia ryzyka
• Działania minimalizujące skutki
Zarządzanie zmianami
Zmiany w projektach to pewnik. Przygotuj się na nie!
Zarządzanie zmianami
Przykłady wpływu zmian na projekt
Zmiana nie powoduje opóźnienia projektu ani wzrostu kosztów.
Zmiana powoduje wydłużenie się czasu trwania projektu.
Zmiana potrzebuje dodatkowych zasobów lub umiejętności aby mogła
być przeprowadzona w ustalonym harmonogramie.
Zmiana wymaga zwiększenia zasobów i czasu projektu.
Zmiana wymaga przebudowania całego planu projektu łącznie z
terminami poszczególnych etapów i etapu końcowego.
Zmiana powodująca duże zmiany w projekcie w tym zmianę końcowych
produktów.
Zarządzanie zmianami
Proces zgłoszenia zmiany
Wniosek o wprowadzenie zmiany
Analiza wpływu wprowadzenia zmiany na projekt (budżet, harmonogram, ryzyko,
itd.)
Akceptacja lub odrzucenie zmiany.
Uaktualnienie planu realizacji projektu (kart ryzyk, harmonogramu, jakości,
budżetu, itd.).
SKUTECZNE ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI
Jak zarządzać wieloma projektami i zadaniami
Zarządzanie wieloma projektami
Brak priorytetów lub wszystkie ważne
Musimy wszystko zrobić asap
Wszystko na wczoraj
Lejek projektowy
Problemy z wieloma
projektami
• Wszystkie
projekty w tym
samym czasie
• Wszystkie
projekty są
najważniejsze
Projekt
Projekt
Projekt Projekt
Projekt
Projekt
Projekt
Projekt
Projekt
Projekt Projekt
Projekt
Zasoby
Kanban projektowy
Skuteczna wizualizacja w zarządzaniu projektami lub zadaniami
Projekt 6
Projekt 2
Projekt 6
Projekt 2
Kanban projektowy Jak stworzyć Kanban projektowy
Zamróź / zamknij niepotrzebne projekty
Nadaj im priorytety
Stwórz pierwszy prosty kanban
Backlog Analiza Wytwarzanie
(Development)
Testowanie
(AT)
Na produkcji
(Done)
Zamrażalka Projekt 5
Projekt 1
Projekt 3
Projekt 4
Zinwentaryzuj wszystkie projekty
Dodaj Work in Progress (WIP)
Zacznij pracować
Udoskonalaj kanbana
Stwórz kolejkę projektową
2 5 1
Zarządzanie wieloma projektami
podsumowanie
Wniosek o wprowadzenie zmiany
Stosuj Priorytety
Wykonuj analize biznesową
Eliminuj złą wielozadaniowość
Zamrażaj lub wstrzymuj projekty
Killuj projekty
Zarządzaj projektami na kanban board
Rozpoczęcie i zakończenie
projektu Jak dobrze zacząć i jak skończyć projekt
Kickoff projektu
Przedstawienie uczestników
Przedstawienie wizji projektu
Cele projektu
Zakres projektu
Role i odpowiedzialność
Następne kroki
Pytania
Lessons learned
Wnioski z zakresu prac
Wnioski z szacownia i budżetowania
Wnioski z budowania zespołu
Wnioski ze współpracy z dostawcami zewn.
Wewnętrzne wnioski
Wnioski z analizy ryzyk
Kontrola i monitorowanie
Nie można zarządzać czymś, czego się nie mierzy
Monitoring prac w projekcie
Zdefiniowanie wskaźników, miar jest jednym z trudniejszych zadań w trakcie realizacji projektów. W myśl
Goldratt’a „Powiedz mi, jak mnie mierzysz, a powiem Ci, jak będę się zachowywał” uczestnicy projektu zawsze
będą szukać wymówek, jeśli coś pójdzie nie tak…
Każda funkcjonalność,
moduł, system dobrze
przetestowany sprawi, że w
przyszłości nie będziesz się
martwić, że coś po prostu
nie działa
Kontrola realizacji projektów
Kontrolujemy: budżet, zakres, jakość i czas
Regularnie, po kamieniach milowych lub wykonanych zadaniach oraz w
przypadku wystąpienia odchyleń
Odchylenia: wymagające reakcji, niewymagające reakcji
Raportowanie
Stosowanie działań zaradczych
Zarządzanie buforami
OK Planuj działania Działania zaradcze
Checklisty
Przegląd metodyk i technik
Wybór odpowiednich narzędzi i podejścia jest kluczowy przy realizacji projektu
Agile vs waterfall Time & material vs fix price
waterfall
Najlepsze do:
• Projekty z fizycznymi produktami
• Projekty ze zdefiniowanym
zakresem
• Projekty powtarzalne
Wady:
• Wymagają silnego planowania
harmonogramu
• Zmiany w trakcie są wolne
• Dostarczają efekty po
zakończeniu projektu
Agile Project management
Najlepsze do:
• Projekty zorientowane na usługi
• Projekty ze zmiennym lub
nieznanym zakresem
• Projekty
Wady:
• Nie nadają się do projektów ze
ściśle zdefiniowanym zakresem
• Trudniejsze do monitorowania
• Pojawia się nadkreatywność
Agile vs waterfall
Scrum
„Wytwarzając oprogramowanie i pomagając innym w tym zakresie, odkrywamy lepsze sposoby wykonywania tej
pracy. W wyniku tych doświadczeń przedkładamy:
• Ludzi i interakcje ponad procesy i narzędzia
• Działające oprogramowanie ponad obszerną dokumentację
• Współpracę z klientem ponad formalne ustalenia
• Reagowanie na zmiany ponad podążanie za planem.
Doceniamy to, co wymieniono po prawej stronie, jednak bardziej cenimy to, co po lewej.”
Narzędzia wspierające zarządzanie projektami
Skuteczne projekty internetowe? Podsumowanie skuteczne projekty
Zastosowanie procesów w zarządzaniu Projektami
1
Pull nie push 4
Sieci projektów 2
Kanban projektowy 5
Task managerowie 3
Zarządzanie wieloma projektami 6
Stosowanie buforów 7
Killowanie i holdowanie projektów
8 Priorytety w projektach 9
Rentowność projektów 10 Obserwuj backlog 11
Wybierz odpowiednie metodę projektową
12
Stosuj Checklisty 13 Dbaj o jakość 14