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presenta
Firme elettroniche, grafometria e biometria: quo vadis? Presentazione dei report dei Gruppi di Lavoro AIFAG
e analisi dei nuovi scenari !
Roma, 16 giugno 2015
e con la collaborazione di
con il patrocinio di
Aspetti giuridico-‐amministrativi legati all’introduzione della firma grafometrica in contesti pubblici
Gruppo di lavoro AIFAG 02-‐2014
Le origini GDL AIFAG 02-‐2014Aspetti giuridico-‐amministrativi
legati all’introduzione della firma grafometrica in contesti pubblici
L’idea del GDL nasce dall’esperienza dell’AVEPA, una PA che ha scelto la firma grafometrica per digitalizzare il processo di erogazione del carburante agricolo (ex UMA). !Dimensioni aziendali e caraIerisJche del progeIo: !8 sedi territoriali, 450 dipendenJ 120.000 fascicoli aziendali oltre 50.000 utenJ ex UMA 45.000 domande gesJte (al 30.04.2015) circa 250 punJ di firma registrazione e marca temporale integrazione con sistema gesJone documenJ conservazione digitale
Il Gruppo di Lavoro
Coordinatore Luca Milani (Agenzia veneta per i pagamenJ in agricoltura) !ComponenJ Roberto De Duro (Servizi e SupporJ) Marco Di Luzio (Infocert) Adriano Idromela (Postel) ing. Fabrizio Lupone (libero professionista) ing. Giovanni Manca (libero professionista) Romano Maria Menicacci (Infocert) Luca Romagnoli (Namirial) Andrea SasseR (Aruba) avv. Giuseppe Vitrani (libero professionista) Stefano Zanoli (UnimaJca)
GDL AIFAG 02-‐2014Aspetti giuridico-‐amministrativi
legati all’introduzione della firma grafometrica in contesti pubblici
Le finalità e gli obieNvi GDL AIFAG 02-‐2014Aspetti giuridico-‐amministrativi
legati all’introduzione della firma grafometrica in contesti pubblici
In ambito pubblico la firma grafometrica rappresenta la soluzione ideale per una «transizione dolce» alla produzione di documenJ digitali in quanto consente di coniugare la semplicità di uJlizzo da parte dell’utente con il valore giuridico dei documento soXoscriXo. !L’obieNvo del Gruppo di lavoro consiste pertanto nel fornire alle amministrazioni pubbliche indicazioni praJche sul piano giuridico, organizzaJvo, archivisJco e informaJco per l’implementazione di soluzioni di firma grafometrica nei propri processi documentali al fine di aumentarne l’efficienza e ridurne i cosJ legaJ alla gesJone dei documenJ.
Il metodo e le aNvità GDL AIFAG 02-‐2014Aspetti giuridico-‐amministrativi
legati all’introduzione della firma grafometrica in contesti pubblici
Il Gruppo si è incontrato il 29 gennaio 2015 a Padova, presso la sede dell’AVEPA, dove sono staJ definiJ gli obieNvi, la struIura del documento finale e il metodo di lavoro, assegnando a ciascun componente un «compito per casa». !Le aRvità del Gruppo sono poi proseguite a distanza aXraverso contaR tenuJ tramite posta eleXronica e, in qualche caso, telefonici. !Il documento finale è stato realizzato armonizzando i contribuJ forniJ da ciascun componente sulla base delle specifiche professionalità e competenze nelle aree d’interesse (organizzaJva, giuridica, archivisJca, operaJva).
Il documento finale GDL AIFAG 02-‐2014Aspetti giuridico-‐amministrativi
legati all’introduzione della firma grafometrica in contesti pubblici
È un prontuario praJco di firma grafometrica pensato per le amministrazioni pubbliche. !Serve per rispondere alle domande che spesso si pone una PA di fronte al progeXo di digitalizzazione di un processo documentale. !StruXura a checklist arJcolata in 4 aree temaJche: giuridica, organizzaJva, archivisJca, operaJva. !Decalogo del change management per la PA. !Prontuario delle Jpologie di documenJ ai quali una PA potrebbe applicare la firma grafometrica. Magna Charta
1215-‐2015
Gli aspeN organizzaJvi GDL AIFAG 02-‐2014Aspetti giuridico-‐amministrativi
legati all’introduzione della firma grafometrica in contesti pubblici
Un progeXo paperless ha per sua natura un impaIo sull’organizzazione, in quanto progeXo che trasforma processi uJlizzando tecnologie innovaJve: è quindi un progeXo di BPR e di trasformazione organizzaJva. !L’output di un progeXo paperless è il documento, del quale è necessario garanJre il valore legale in tuXe le fasi del processo. La conformità normaJva è quindi un elemento dirimente per avere successo. !Per questo è necessario formare un team di lavoro interfunzionale e mulJdiscipilnare in grado di gesJre i diversi piani di analisi del processo che porterà alla produzione e gesJone del documento. !
Il contesto giuridico GDL AIFAG 02-‐2014Aspetti giuridico-‐amministrativi
legati all’introduzione della firma grafometrica in contesti pubblici
Per una PA è sempre importante conoscere il quadro di riferimento normaJvo nell’ambito del quale opera. !La firma grafometrica è riconducibile alla Jpologia della firma eleIronica avanzata (FEA); in realtà si traXa di un processo, non di una semplice firma (rif. art. 21 CAD e arX. 55-‐61 DPCM 22.02.2013). !Tipologia di rapporJ giuridici nell’ambito dei quali può essere uJlizzata la firma grafometrica (rapporJ tra PA e ciXadino). !AXenzione agli obblighi della PA verso gli utenJ del servizio di firma grafometrica e alla disciplina sui daJ personali (provvedimento generale del Garante per la protezione dei daJ personali dell’11.11.2014).
La gesJone archivisJca GDL AIFAG 02-‐2014Aspetti giuridico-‐amministrativi
legati all’introduzione della firma grafometrica in contesti pubblici
Approccio «per processo» con una visione progeXuale uniforme e complessiva dell’organizzazione soXo il profilo archivisJco. !L’obieRvo deve essere digitalizzare in modo graduale interi processi, non singoli documenJ. Il risultato deve essere quindi la reingegnerizzazione dell’intero ciclo di vita del documento. !Il sistema di gesJone documentale deve avere un ruolo centrale e deve integrarsi con le applicazioni che producono documenJ al fine di garanJrne la correXa gesJone ai fini della registrazione, organizzazione e conservazione.
Gli impaN operaJvi GDL AIFAG 02-‐2014Aspetti giuridico-‐amministrativi
legati all’introduzione della firma grafometrica in contesti pubblici
Un documento soXoscriXo con firma grafometrica è un processo che serve a garanJre, a seconda del contesto, un certo grado di validità giuridica e di efficacia probatoria lungo tuXo il ciclo di vita del documento amministraJvo informaJco (formazione, gesJone, conservazione, esibizione, scarto). !Per questo bisogna individuare gli impaN operaJvi in ciascuna delle fasi del ciclo di vita del documento. !Nei contesJ pubblici è necessario considerare anche le fasi di protocollazione, classificazione e fascicolazione dei documenJ. Bisogna quindi fare analisi di faRbilità su diversi piani: normaJvo, organizzaJvo-‐gesJonale, archivisJco e tecnico.
A presto..! GDL AIFAG 02-‐2014Aspetti giuridico-‐amministrativi
legati all’introduzione della firma grafometrica in contesti pubblici
Il documento finale elaborato dal GDL sarà pubblicato nel sito web di AIFAG (www.aifag.org).
Luca Milani Coordinatore GDL AIFAG 02-‐2014 !Agenzia veneta per i pagamenJ in agricoltura Direzione -‐ Affari isJtuzionali e Servizio archivisJco [email protected] | www.avepa.it !!Roma, 16 giugno 2015
