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Dr.ssa Gloria Ricci
Consultant Colin & Partners
La tutela della privacy e
delle informazioni diviene
europea. Quali gli impatti
più rilevanti per le
direzioni aziendali?
Lessico e significati
"trattamento", qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza l'ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la conservazione, la consultazione, l'elaborazione, la modificazione, la selezione, l'estrazione, il raffronto, l'utilizzo, l'interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati, anche se non registrati in una banca di dati;
"dato personale", qualunque informazione relativa a persona fisica identificata o identificabile, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale. (modificata dal d.l. 201/2011)
Gli step
Rispetto dei principi (art. 11 del Codice Privacy)
Informativa (art. 13 del Codice Privacy)
Consenso (art. 23 del Codice Privacy)
Misure di sicurezza (art. 31 del Codice Privacy)
Regolamento europeo: tempi di attuazione
L’art 99 del Regolamento recita « Il presente regolamento etra in
vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella
Gazzetta ufficiale…», è dunque direttamente applicabile?
Si tenga conto del comma 2 del medesimo articolo «esso si
applica a decorrere da due anni dalla data di pubblicazione in
Gazzetta ufficiale…»
In pratica, le disposizioni sono in vigore ma non si applicano…
Definizioni
Le definizioni contenute all’interno del Regolamentohanno come punto di partenza le medesime previsteall’interno della Direttiva 95/46 CE. Tuttavia, vi sonoalcune importanti modifiche a quelle già esistenti edalcune invece completamente nuove.
Viene ricompreso nella nozione di dato personaleanche il nome, il dato relativo all’ubicazione(es.geolocalizzazione) e il dato relativo ad unidentificativo online;
Definizioni
Nella definizione di trattamento si fa riferimento adoperazioni svolte anche su raccolte di datipersonali; ci si riferisce inoltre anche ad attività distrutturazione dei dati (es. Business Intelligence);viene introdotto un rafforzamento del latodocumentale rispetto all’acquisizione del consensodell’interessato;
Vengono aggiunte «ex-novo» alcune definizioniquali quella di limitazione di trattamento,profilazione, pseudonimizzazione, destinatario(ovvero soggetto che riceve comunicazione di datipersonali), norme vincolanti di impresa.
Esempi di Rilascio delle informazioni e conseguenze sul fronte ICT
Quando il trattamento sia basato sul consenso, il Titolare deve essere in
grado di dimostrare che l’interessato ha espresso il proprio consenso al
trattamento dei propri dati personali.
L’interessato ha diritto di revocare il proprio consenso in qualsiasi
momento
Il Titolare adotta misure appropriate per fornire all’interessato i riscontri di
accesso in forma concisa, trasparente, intellegibile e facilmente
accessibile con linguaggio semplice e chiaro se del caso fornendole
anche in formato elettronico
Le informazioni all’interessato che ne faccia richiesta devono essere
riscontrate entro un mese con proroga massimo due mesi
Le informazioni possono essere fornite in combinazione con icone
standardizzate per dare un quadro d’insieme del trattamento e se
presentate elettronicamente devono essere leggibili a macchina
Data retention da inserire già nell’informazione iniziale
L’interessato ha il diritto di ricevere in formato strutturato, di uso comune e
leggibile a macchina i dati personali che lo riguardano forniti ad un Titolare del
trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati ad un altro Titolare del
trattamento senza impedimenti.
L’interessato ha diritto di ottenere la trasmissione diretta dei dati da un Titolare del trattamento all’altro se
tecnicamente fattibile.
Diritto alla portabilità
Misure di sicurezza
• Il Titolare del trattamento mette in atto misure tecniche ed organizzative adeguate per garantire ed essere in grado di dimostrare, che il trattamento dei dati è conforme al regolamento.
• Quando proporzionato al trattamento, l’implementazione di policy relative alla tutela dei dati personali (procedure)
• La prova della compliancenormativa attraverso l’adozione e il rispetto di codici di condotta
Misure di sicurezza
• Capacità di assicurare continua riservatezza, integrità, disponibilità e resilienza dei sistemi e dei servizi che trattano dati.
• Pseudonimizzazione e cifratura dei dati
• Data recovery
• Procedura per provare, verificare e valutare efficacia delle misure tecniche ed organizzative
Tutela dati personali by design e by default
Tenuto conto dello stato dell’arte e dei costi di attuazione,
nonché della natura, del campo di applicazione, del contesto
e delle finalità del trattamento, come anche dei rischi di varia
probabilità e gravità, sia al momento di determinare i mezzi
del trattamento sia all’atto del trattamento stesso, il Titolare
mette in atto misure tecniche ed organizzative adeguate quali
la pseudonimizzazione o la minimizzazione.
Il Titolare mette in atto misure tecniche ed
organizzative adeguate per garantire che
siano trattati di default, solo i dati personali
necessari per ogni specifica finalità del
trattamento; ciò vale per la quantità dei dati
raccolti, l’estensione del trattamento, il
periodo di conservazione e l’accessibilità.
Il Titolare deve conservare un Registro delle categorie di attività di trattamento deidati personali all’interno del quale deve indicare:
I propri riferimenti, quelli del contitolare e del DPO, effettuate sotto lapropria responsabilità;
Le finalità del trattamento, le categorie di interessati e le tipologie di dati;
La comunicazione e diffusione, e i trasferimenti dei dati all’estero;
Policy di sicurezza e policy di data retention;
Tale attività è obbligatoria anche per i Responsabili, i quali pertanto dovranno essere anche impegnati contrattualmente dal Titolare ai fini dell’accountability.
Restano esclusi da tali obblighi i soggetti con meno di 250 dipendenti, a meno che, il trattamento non presenti rischi per gli interessati, non sia occasionale o riguardi speciali categorie di dati.
Il registro delle attività di trattamento
PIA – Privacy Impact Assessment
Obbligo di PIA quando il trattamento
Venga effettuato con nuove tecnologie;
Presenti un rischio per i
diritti e le libertà
fondamentali dell’interessa-
to;
Riguardi la profilazione;
Riguardi categorie
particolari di dati (es.
biometrci);
Riguardi la sorveglianza
di zone accessibili al
pubblico;
Altre ipotesi decise e
pubblicate dall’Autorità;
Sentito il DPO, il Titolare nella PIA deve tener conto degli impatti del trattamento suidiritti dell’interessato in un’ottica di adempimento agli obblighi del Regolamentoanche relativamente all’operato dei fornitori e dei sub-fornitori, tenuto conto deiPareri dei WP29.
I compiti del DPO
Il DPO ha:
• Compiti d’informazione e consultivi, inmerito al Regolamento e sua applicazione;
• Compiti di sorveglianza di attuazione delRegolamento, delle policy del Titolare,nonché un ruolo nella formazione delpersonale;
• Compiti di cooperazione e collaborazionecon l’Autorità di controllo.
DPO in pratica
E’ dunque necessario il DPO?
Come si colloca la figura nel periodo di transizione?
Rimane comunque consigliabile procedere ad una nomina «preventiva», in ragione dei futuri obblighi e soprattutto degli adempimenti discendenti, in un’ottica di coordinamento interno.
Quando il Titolare non è solo
Contitolari: quando due o più Titolari determinano congiuntamente le finalità e le modalità del trattamento.
• Stipula di un accordo interno che, in modo trasparente,determini le reciproche responsabilità in meritoall’adempimento degli obblighi del Regolamento (es. eserciziodei diritti, obblighi informativi ecc);
• Gli interessati devono aver contezza dei tratti generalidell’accordo stipulato.
Le medesime considerazioni nei contratti per i servizi corporate.
Trattamenti su commissione
Il Titolare può ricorrere solo a Responsabili che assicurino misure tecniche edorganizzative idonee a soddisfare il rispetto del Regolamento.
L’esecuzione del trattamento su commissione deve essere disciplinato da uncontratto che contempli, la durata del trattamento, la sua natura e finalità, letipologie di dati e le categorie di interessati, i crismi di sicurezza e la relativaripartizione (PLA), l’obbligo per il responsabile di rispettare i principi delRegolamento, la cancellazione e la restituzione dei dati, il data breach, audit eaccountability a carico del Responsabile ecc..
In base alle decisioni assunte su finalità e modalità, c’è una valutazioneeffettiva della titolarità a prescindere da quanto formalizzato.
Se, quando e come è lecito l’operato del sub-fornitori:
Il Titolare abbia dato il consenso scritto, specifico o generico;
Il Responsabile deve aggiornare il Titolare del variare dei sub-fornitori, dando la possibilità al Titolare di obiettarvi;
Il fornitore deve obbligare contrattualmente il sub-fornitore aglistessi obblighi assunti con il Titolare.
N.B. Qualora il sub fornitore ometta di adempiere ai propri obblighi, sarà comunque il fornitore a mantenere l’intera
responsabilità dell’adempimento nei confronti del Titolare
L’operato dei sub fornitori
Impianto sanzionatorio
Condizioni generali per
irrogare sanzioni
amministrative
Della natura gravità e durata della violazione, del numero degli interessati coinvolti
Dolo o colpa nella violazione
Misure di riparazione seguite alla violazione
Precedenti violazioni
Collaborazione con l’Autorità
Categorie di dati coinvolti
Adesione e rispetto dei codici di condotta
Obbligo generale di imporre sanzioni che siano efficaci (effettive), proporzionate e deterrenti.
Nella fase decisionale per l’imposizione del quantum e della sanzione stessa, si deve tener conto:
Impianto sanzionatorio
Sanzioni fin a 20.000.000 € o al 4% del fatturato mondiale, nel caso in cui siano violate:
Principi relativi al trattamento ed al consenso
Disposizioni relative ai diritti dell’interessato
Disposizioni in materia di trasferimento dati
Violazione di ordine di cessazione del trattamento
Si lascia agli stati membri il compito di disciplinare le regole e l’effettiva
applicazione delle sanzioni amministrative.
Responsabilità del Titolare/Responsabile
• Chiunque subisca un danno materiale o immateriale
cagionato da una violazione del presente regolamento ha
il diritto di ottenere il risarcimento del danno:
Il Titolare risponde per il danno cagionato dal
trattamento non conforme
Il Responsabile risponde solo se non ha adempiuto agli obblighi a
lui specificamente diretti o ha agito contrariamente alle
istruzioni
Domande
GRAZIE!Dr.ssa Gloria Ricci
Copyright
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