األرشفة االلكترونية

. الحريري. إبراهيم م د

محتويات البرنامجالفصل األول- التوثيق

4والتقنية :........................................

الفصل الثاني- نظام تصنيف 27الوثائق :...............................

 الفصل الثالث- مستودعات

47البيانات :................................ 

الفصل الرابع- أرشفة البريد 57اإللكتروني :.............................

 الفصل الخامس- األرشفة اإللكتروني بنظام

96فيجوال :...............

الفصل األول- التوثيق والتقنية01.01: احصائية- تاريخيةو نظرة

سنة تمت إحصائيات مايلي :2002في تبينهناك األمريكية المتحدة الواليات في سنة كل يتم 7,5في وثيقة بليون

إنتاجها .االلكتروني البريد سيضاف عامين (.60خالل يوميا ) رسالة بليون

يفقد .7% األقل على الوثائق منالوثيقة نسخ مرات .9معدل

االنترنت شبكة عن هامة معلوماتما أن إال علمي بشكل االنترنت استخدام على طويل وقت يمض لم أنه مع

تدور . رؤوسنا يجعل معلومات من بها تخزينه تمعنوانها أمريكية شركة األعوام http://archive.orgتمكنت إلى 1993خالل

يعادل 1999 ما إلى ارتفعت األوراق من سلسلة جمع قرص 1000منسعة من بايت .15مرن غيغا

من أكثر بإدخال قترة 100وتقوم وبعد اليوم في المعطيات من بايت ميغاالفضاء إلى تجهيزه سيتم الكتب حبيس كان ما انه سنجد وجيزة

االلكتروني . 

بنقل الفرنسية الوطنية الخزانة و 100قامت كتاب إلى 80ألف وثيقة ألفااللكتروني . النظام

 االلكترونية : المواقع عدد ستتضاعف عندما سيحصل ماذا تخيل تخيل ............... على موقع أو محل أو مؤسسة أو وزارة لكل يصبح بحيث

الشبكة .

الفصل األول- التوثيق والتقنيةمفهومة بلغة التخزين طاقة

االس

م

الرمز السعة المتداول

السعة Byteبال

صفحات تقريبي

الكيلو بايت

kilo Byte

KB Byte1024 Byte 1000 Byte 1000 صفحة1

ميجا بايت Mega Byte

MB kB1024 kB 1000 Byte1000000

من كتاب1000

صفحةجيجا بايت Giga Byte

GB mb1024 mb 1000 Byte 1000000000

فيها مكتبةكتاب 1000

التيرا Tبايت

era Byre

TB gb1024 gb 1000 Byte 1000000000

000

مكتبة1000

الفصل األول- التوثيق والتقنيةالتوثيق- 01.02

01.02.1: وأهميتها- الوثيقةأن عجب فال له تاريخ ال وثيقة بدون ،والوطن الوطن ذاكرة هي الوثيقة إن

القدم . منذ الوثائقي تراثها وحفظ بجمع الدول اهتمتأن   نجد هنا …..ومن

ما بخالصة الباحثين ويمد الشعوب تراث على يحافظ حضاري عمل التوثيقعلوم . من سبقهم

والحديث القديم بين وصل وحلقة والمعرفة بالعلم زاخرة بنوك التوثيق ومراكزوالمال الجهد يوفر مما اآلخرون انتهى حيث من اإلنسان يبدأ خاللها ومن

والزمن .من . السباق ويكسب علوم من لديها يتوفر فيما تتنافس األمم أن نجد وعليه

المعلومات . من أوسع قاعدة يمتلكبشكل التوثيق علم تطور فقد المختلفة العلمية المنجزات على الحفاظ وبهدف

تقديمها . وأسلوب المعلومات حفظ آلية تنوعت كما واسعالعصر . هذا في العلمي النتاج يهدد كبير خطر المعرفي االنفجار ألن

 والباحثين : العلماء احد يقول هذا وفي

الوسائل لها يتوفر لم وما ، مالئمة بطريقة الضخمة الكميات هذه ترتب لم مااإلنتاج أكداس بين سبيلهم الباحثون يضل فسوف محتوياتها من للتحقق الالزمة

وزنه . وطأة تحت يتداعى سوف المعلومات كل أن كما الفكري

الفصل األول- التوثيق والتقنيةالوثيقة - 01.02.03  تعريف

مصطلحات  بين خلط وهناك للوثيقة كثيرة تعاريف ثمةمثال ) (. كاألرشيف أخرى

 باإلنجليزي الوثيقة يقابلها والتي العام بمفهومها

Document مصادر من مصدر أو وعاء كل تعنيجريدة أو مجلة أو كتابا المصدر هذا كان سواء المعلوماتقرصا أو مخطوطة أو قيادة رخصة أو مصورة أو فيلما أو

الخ ..... ممغنطا قرصا أو ليزريا 

باإلنجليزية يقابلها Oالتي األرشفة الوثيقة أماArchives.

التي الوثائق حفظ مراكز في المحفوظة الوثائق فتعنيما يوم في كانت والتي وقانونية تاريخية معلومات تحمل

الدول بها وتتعامل األفراد بها يتعامل حية معلوماتوالخاصة العامة والمؤسسات

الفصل األول- التوثيق والتقنيةالشكل - :01.02.04 ناحية من الوثائق أنواع

المكتوبة .1. الوثائق

المرئية .2. الوثائق

المسموعة .3. الوثائق

الرسومات .4.

الخرائط .5.

.6(- - الكمبيوترية المحوسبة Hard Disk, Floppالوثائقdisk, CD.)

.7 ( ، ،مايكروفيش مايكروفيم SLIDEالمايكروفورميات.)

الفصل األول- التوثيق والتقنية01.02.05: الوثائق - حفظ أساليب

بذاتها :. 1  الوثيقة حفظالبيئية العوامل كافة من خاصة وحماية عناية يتطلب مما األصلية بصورتها الوثيقة حفظ أي

الطبيعية للعوامل نتيجة وتتهالك تتآكل ال حتى أخرى إلى فترة من صيانتها من والبد بها المحيطةالحرائق . مثل الطارئة العوامل أو الحشرات أو والحرارة الرطوبة مثل

المايكروفورمي :.2  التصويرإذا  الحاسوب باستخدام الحفظ استخدام أو ظهور قبل الطرق أفضل من الطريقة هذه كانت

) من ) زادت كما للحفظ المخصص المكان أزمة بمعالجة الفيلمية المصغرات لتقنية هذه سمحتالتقنية . هذه من مختلفة أنواع وهناك الوثائق استرجاع وسرعة عملية

المايكروفيلم- :  أكاسيت : . . . خرطوشة بكرات الملفوفة المصغرة األفالم

المسطحة- : األشكال بالمعلومة : عن أسرع بحث تتيح ولكنها األولى من أقل صور التقنية هذه تستوعب

الترافيش . . . . الجاكيت الفتحة ذات البطاقة المايكروفيشالحاسوب. 3  بواسطة الحفظ

أواخر  حتى المعلومات حفظ عالم إلى طريقها تشق بدأت اإللكترونية الحواسيب اخترعت منذلحل منه البد كحل نفسها وفرضت العالم هذا إلى بقوة الحواسيب دخلت حيث العشرين القرن

المعلومات . ومراكز المكتبات منه تعاني الذي الوثائقي االنفجار مشكلةالحضاري . الركب عن التخلف خانة في المراكز هذه يضع عنه االستغناء وأصبح

بالحاسوب   الحفظ أساليبالوثائق. : 1  كتابة اعادة

السترجاع خاصة ببرنامج وربطها وحفظها المفاتيح لوحة خالل من طباعتها طريق عن تتمالمعلومات .

الماس. 2 عبر الرقمية :حالتصوير الكاميرا الضوئيوسرعة المكان حجم منها نذكر كثيرة ألسباب الحفظ أساليب أفضل من األسلوب هذا يعتبر

تفصيله على وسنأتي .االسترجاع

الفصل األول- التوثيق والتقنية01.02.06 : البيانات - وتدفق الوثائق إدارة

 كم باستخدام وغيرها النشر ودور اإلبحاث ومراكز والخاصة العامة والمؤسسات الوزارات تقوم

وفهرسة تصنيف يتطلب األمر وهذا والصوتية الورقية صورها بجميع والمعلومات البيانات من هائلوالوقت بسبب الجهات لهذه كبيرة معضلة القديمة بالطرق المعلومات هذه واسترجاع وحفظ

العالية والكلف .والجهد  

الخاصة األعمال جميع بإدارة يقوم المستندات أو البيانات وتدقيق الوثائق إدارة نظام إنوالوظائف المهام حيث من بالوثيقة

 . ) ( االلكتروني ، ورقي المختلفة مصادرها من النظام إلى إدخالها. الوثائق صور معالجة. الوثائق فهرسة. الوثائق حفظ. االنترنت عبر أو داخليا واالسترجاع البحث. والمجموعات األفراد إلى الوثائق إرسال. واإلحصائيات التقارير إصدار. الوثائق سرية على المحافظة. المؤسسة داخل للوثائق العمل سير ضبط. المناسب الوقت في وتوزيعها المعلومات إلى الوصول تحسين. األدنى الحد إلى تقليلها أو الوثائق ضياع فكرة إلغاء. فعال بشكل المعامالت التأثرعلى

الفصل األول- التوثيق والتقنيةالوثائق أنظمة إجرائية : مخطط

   

. تتكون معظم هذه األنظمة

جزئيين من

أنظمة األرشفة والتنسيق والبحث واالسترجاع

أنظمة إدخال المعلوماتCapturing

الفصل األول- التوثيق والتقنية

فهرسة

قراءة

مراقبة

ماسحضوئي

قواعد البيانات

وحدة إرسال

وحدة التصحيح

بنظام العمليات لسير التنظيمي المخططااللكتروني األرشيف

التصويب و المراجعة

الفصل األول- التوثيق والتقنية

لماذا األرشيف االلكتروني؟

الفصل األول- التوثيق والتقنيةاإللكترونية - :01.02.07 األرشفة تطبيق أسباب

 لتنفيذ – والمؤسسة الوزارة إليه تستند ومعtلومات إداري نظام بناء

أعمالها . جميعأصنافها .– بجميع وثيقة أي ضياع عدم ضمانالقادمة .– لألجيال معلوماتي مصدروالفنية .– اإلدارية األعمال تبسيطحفظها .– أو الوثائق إنشاء في سواء التكلفة تقليلالوثائق .– من المعلومات على الحصول في السرعةالبيانات .– عن ومجمعة خاصة تقارير عمل على القدرةالمخزنة .– المعلومات أمن ضمانالزمن .– من طويلة لفترات tالحفظطريقة .– من بأكثر الوثائق عن البحثالمكان .– وتوفير التخزينية المساحة تقليلمنها .– االستفادة ومدى الوثائق حركة رصدخارجها .– أو المؤسسة فروع بين والوثائق الرسائل نقل سهولةللوثائق .– والتكرار التضارب عدمفي – المعلومات بين والربط الوثائق مع التعامل في المعايير توحيد

معtلومات . قاعدة من أكثر

الفصل األول- التوثيق والتقنية

قارن بين األرشيف االلكتروني و التقليدي؟

الفصل األول- التوثيق والتقنيةو - 01.02.08 االلكتروني األرشيف بين المقارنة

التقليدي : األرشيف 

وأكوام 1. الورقي األرشيف عن واالستغناء المكاني الحيز توفيروالملفات المعامالت

أماكنها .2. تباعدت مهما بينها فيما المؤسسة أجزاء ربط

المؤسسة 3. فروع بين اإللكترونية والوثائق الرسائل نقل وسرعة سهولةالمؤسسة . نطاق خارج أو

أو 4. المستفيد موقع كان أيا اإللكتروني الوثائق إلى الوصول سهولةالوثائق . لهذه المستخدم

المعامالت 5. سير ومعرفة وتطورها ومتابعتها وتحوالتها الوثائق مراقبةالمؤسسة . داخل

والتكرار ) ( .6. التضارب عدم الوثائق مع التعامل في المركزية

أكثر 7. في المعلومات بين والربط الوثائق مع التعامل في المعايير توحيدخارجها . أو المؤسسة داخل سواء بيانات قاعدة من

المؤسسة .8. أداء رفع

بنفس 9. و الوثيقة لنفس و ممكن عدد ألكثر الوثائق استعراض تمكينالوقت.

.10. شريحة ألكثر توفيره و االنترنت شبكة على نشره سهولة

استعراضها 11. بإتاحة ذلك و األصلية االستراتيجة الوثائق على الحفاظالكترونياً.

الفصل األول- التوثيق والتقنية

محاورالخيارات

التقنية

الوثائق على الحفاظ

اإلستخدام التكلفة سهولة

الفصل األول- التوثيق والتقنيةالكتروني - :01.02.09 أرشف نظام شراء عند وضعها يجب عامة أسس

.1  ( ، صوتية ملفات ، فيديو ملفات ، صور والوثائق البيانات أنواع مختلف حفظ إمكانيةالخ ... ( . أوتوكاد ، أوفيس ملفات

االستخدام .2. وسهلة بسيطة تكون أن يجب العمل واجهة

للمستخدم ) \ ( 3. ويمكن إنجليزي عربي لغة من بأكثر تكون أن يجب البرنامج واجهةالمناسب (. الوجهة اختيار

طباعة ) (.4. ، معالجة ، حذف ، نقل الوثائق إدارة إمكانية

عالئقية .5. الوثائق بتخزين تقوم التي البيانات قاعدة تكون أن يجب

مسحها 6. أو المختلفة التخزين أوساط على محفوظة ملفات من الوثائق إضافة إمكانيةآخر . أرشيف من استيرادها أو الماسحة باستخدام مباشرة

يتيح 7. مما التميز جدول مراعاة مع آخر أرشيف ملف مع أرشيف ملف دمج إمكانيةالحاجة . عند البيانات دمج ثم متباعدة أماكن في العمل إمكانية

إلى 8. الوصول يمكن ال بحيث واألمان السرية من عالي بمستوى النظام يتمتع أن يجبالمحددة . للصالحيات ووفقا البرنامج خالل من إال البيانات

البحث 9. ليتم الوثائق لتوصيف افتراضية حقول على البرنامج يحتوي أن يجبمن الحقول من محدد غير عدد إضافية إمكانية يتيح أن يجب كما خاللها من واالستخراج

المستخدم ) ( . رغبة حسب الئحة ، رقم ، تاريخ ، نص األنواع مختلفحسب 10. البيانات بتقسيم للبرنامج يسمح مما الواحد المخزن مساحة تحديد على القدرة

المضغوطة . أو الليزرية لألقراص واالستخدام النسخ عملية في يساعد وهذا السعةللمستخدم 11. الصالحية إعطاء مع نفسه األرشفة برنامج خالل من الوثائق معالجة يتم

أخرى . برنامج خالل من الصور بمعالجةبحيث 12. أمنية آللية وفقا المستخدمين متعددة شبكية بيئة على العمل في النظام قدرة

الخ ) ... ( . الحذف ، الطباعة ، التحرير ، القراءة إمكانية مستخدم كل صالحيات تحددواستصدار ) ( 13. بعض مع شروط عدة التقاطعي للبحث واسعة إلمكانية تتوفر أن يجب

المحفوظة . بالوثائق التقارير

الفصل األول- التوثيق والتقنية01.02.10: إلكتروني - أرشيف و إلكترونية حكومة

-: حقيقة أصبحت اإللكترونية الحكومةوفتح اإللكتروني، البريد باستخدام عنها، الرسمي اإلعالن قبل التنفيذ حيز اإللكترونية الحكومة دخلت

" بوسائل " للجمهور خدمات واقتراح الورق، من ً بدال الرقمي الشكل في الملفات وإصدار ، الواب مواقعآلية...

االلكترونية الحكومة بناء مشاريع واالمارت ومصر االردن هي عربية دول ثالث اطلقت متقارب، وقت فيالرئيس نائب بها ونادى اثارها فكرة وهي ، شبيهة مشاريع تنفيذ والسعودية قطر حكومتي وباشرت ،

) على ) للحصول الحكومة اجهزة بمختلف المواطن لربط لديه تصور ضمن ، جور آل السابق االمريكيانشطتها مختلف ذاتها الحكومة انجاز الى اضافة ومؤتمت آلي بشكل بانواعها الحكومية الخدمات

التنفيذ . وفعالية االنجاز وسرعة االداء وتحسين الكلف لخفض والمعلومات االتصال شبكات باعتمادااللكترونية - الحكومة تقدمها التي :الخدماتالصماء - 1 : الخدمةالتلكس - 2 :  Telex Service خدمةالمتطورة - 3   Developing Service الخدمة

هما جانبين تتضمن االلكترونية الحكومة ان ذلك من :ويتضحبعد عن Remote Work العمل

حضور دون من ينجز العمل ان اي العمل النجاز والزمان المكان تحديد صيغة العمل يتجاوز وهنامثال منزله مكان، اي في عمله الموظف يؤدي ان فيمكن معين، مكان في .الموظف

بعد * عن Remote Service الخدمةاو بزمان االرتباط دون من يرتئيهما اللذين والزمان المكان في الخدمة من االفادة للمستفيد يمكن وهنا

. والالمكانية زمانية بالال تتسم االلكترونية الخدمة فان وهكذا محددين .مكان

الفصل األول- التوثيق والتقنية االلكترونية؟ االدارة و االلكترونية الحكومة ماهي  -اإللكتروني؟ هواألرشيف ما ) المستخدمة؟-  ) الوسائط الدعامات هي ما  -الدعامات؟ هذه حياة مدة هي ما  -اإللكتروني؟ األرشيف حفظ مدة تحدد كيف -الحفظ؟ طرق هي ما -اإللكتروني؟ األرشيف إتالف يمكن هل -اإللكتروني؟ األرشيف عن اإلطالع شروط هي ما -الورق؟ على التقليدي األرشيف tهومصير ما -اإللكتروني؟ الشكل في تصويره يجب هل -اإللكتروني؟ اإلمضاء قانونية هي ما

الفصل الثاني- نظام تصنيف الوثائق :

: الناجح التصنيف خصائصالعام: التدرج * من وتفريعاتها الوظائف تسلسل اإلعتبار بعين التصنيف نظام يأخذ أن وهو

فرعية . أصناف عنها تتفرع رئيسية أصناف من التصنيف نظام يتكون وبذلك الخاص إلىآخر . تصنيفي مستوى إضافة ويمكن فرعية وأقسام أقسام إلى بدورها تتفرع األخيرة وهذه

األمر . اقتضى إذابين: المنطقية * الجمع يتم بحيث وتفريعاتها األصناف داخل تجانسا هناك يكون أن يجب

نظام فيتسم والمواضيع، الوظائف من مختلف هو ما بين الفصل ويتم متشابه هو مااألقسام . داخل الوثائق ترتيب أثناء المنطقي بالتسلسل التصنيف

بذلك : التفرد* فنضمن التصنيف نظام داخل واحدا موقعا مفهوم أو موضوع كل إلى يسندلها . المناسب القسم أو الصنف في وثيقة كل تصنف بحيث األصناف مختلف بين الفصل

. " دقيق " غير آخر عنوان أي أو متفرقات عنوان تحت الوثائق تجميع تجنب ويجب هذا،العمومية: الشمولية * اإلدارة أو الوزارة وثائق لجميع شامال التصنيف نظام يكون أن وهي

يكون وأن استثناء، دون تتضمنها التي المعلومات وتنوعت الوثائق هذه أشكال اختلفت مهماالوثائق . من مجموعة أو وثيقة لكل فيخصص اإلدارية واألعمال الوظائف لكافة جامعا أيضا

على سواء التصنيفية المنظومة مستويات مختلف داخل وطبيعتها يتماشى محددا مكاناالفرعي . القسم أو القسم أو الفرعي الصنف أو الرئيسي الصنف مستوى

للتمدد * احتواء : القابلية ليضمن الحاجة عند التفريع في التصنيف نظام قابلية وهيأخرى نوعيات أو التصنيف نظام اعداد بعد إنشاؤها يتم قد التي الوثائق من جديدة نوعيات

موجودة تفريعات تدقيق إلى . تنتمي

الفصل الثاني- نظام تصنيف الوثائق :

للوثائق - :02.02 التصنيف نظام أهداف 

الوثائق 1. على اإلستدالل في والنجاعة السرعة ضمانأماكنها؛ إلى ارجاعها ثم ومواقعها

؛ 2. اإلداري العمل مردودية من الرفع في المساهمة

؛ 3. وحمايتها الوثائق حفظ تيسير

على 4. لإلستدالل الطبيعي إطارها في الوثائق وضع؛ واستعمالها نشأتها ظروف

؛ 5. اإلدارية والوظائف األعمال تطور على االستدالل

بحركية 6. التأثر دون اإلداري العمل استمرارية ضمانالفردي اإلجتهاد ونبذ التصنيف طرق بتوحيد وذلك األعوان

المشخص .تقديم 7. و بالعمل الالمركزية و بالرقابة المركزية تحقيق

. اإلقتراحات و األراءضمن 8. اتاحتها و الوثائق ارشفة من الفاعلية تحقيق

. اإلحصاء و للبحث صالحياتخالل 9. من الوثائق أرشفة بعمل المنظمة افراد كل اشراك

. االعتيادي اليومي العمل

الفصل الثاني- نظام تصنيف الوثائق :

التصنيف- :02.03 طرق 

أهمها . وتتمثل حدود أو سلبية وجوانب إيجابية جوانب منها واحدة لكل الوثائق، لتصنيف طرق عدة توجديلي : فيما

األلفبائي - أو : التصنيف معنويين أو ماديين ألشخاص أسماء تحمل التي الوثائق على ينطبق وهوالتسلسل . باحترام وذلك األسماء لهذه المكونة الحروف حسب ألفبائيا ترتيبها فيمكن جغرافية لمواقع

لألعوان . اإلدارية الملفات ترتيب ذلك مثال التصنيف في المعتمدة اللغة إلى بالنسبة للحروف األلفبائي . ) والالم ) األلف وتحذف العائلي اللقب حسب ترتيب أصحابها أسماء حسب

 العددي - اإلستدالل : التصنيف فيمكن العددي، التسلسل حسب وثيقة كل إلى رقم إسناد في ويتمثل

المناسب . الرقم على التعرف من تمكّن بحث أداة التصنيف هذا يستوجب لكن الوثائق على بسهولةالمراسالت . تسجيل في مثال الطريقة هذه تستخدم الرفوف فوق ضبطها يتيسر ذلك وعند وثيقة لكل

الضبط . مكتب في 

الزمني - معرفة : التصنيف الطريقة هذه وتستوجب صدورها تاريخ حسب الوثائق ضبط في ويتمثلالعددي . التصنيف بين أو العددي، والتصنيف األلفبائي التصنيف بين المزج ويمكن الوثيقة تاريخ

ما . أكثر تتماشى التي التصنيف طريقة اختيار المصنف على يتعين حال، أية وعلى الزمني والتصنيفبالتصنيف . المعنية الوثائق مع يمكن

 الوظيفي - كأساس : التصنيف العمومي المرفق بها يقوم التي الوظائف الوظيفي التصنيف يعتمد

في . تقابلها فرعية وظائف إلى الوظيفة وتتفرع رئيسي صنف إلى وظيفة كل وتؤدي الوثائق، لتصنيفأقسام . إلى قسم كل ويتجزأ أقسام إلى فرعية وظيفة كل وتتفرع فرعية أصناف التصنيف نظام

والتطور . . للتمدد قابلة وتكون الخاص، إلى العام من ذلك عن الناشئة المواضيع تركيبة وتتدرج فرعيةالمواضيع لهذه التصنيف رموز تمثل عددية منظومة وتصاحبها هذا

الفصل الثاني- نظام تصنيف الوثائق :الوظيفي التصنيف على مثال

الوظيفة وتفريعاتها

نظام التصنيف رمز التصنيف

وظيفttttة التسttttيير العام لوزارة

صنف رئيسي 1000

وظيفtttttة فرعيtttttة للتسttttttttttيير العام

لوزارة

صنف فرعي 1100

أقسttttام الوظيفttttة الفرعيtttة للتسtttيير

العام لوزارة

قسم 1110

أقسtttttام فرعيtttttة لقسttم مttن وظيفttة فرعيttttة للتسttttيير

العام لوزارة

قسم فرعي 1111

الفصل الثاني- نظام تصنيف الوثائق :

الوظيفي : التصنيف مزايا 

فصل  1. ألن فيه، نشأت الذي اإلطار في الملف أو الوثيقة يضعالتي المعلومات فهم في صعوبة إلى يؤدي قد اإلطار هذا عن الوثائق

بينها؛ تربط التي والعالقة تحتويهابها 2. تضطلع التي المشموالت على تغيير طرأ وإن حتى صالحا يبقى

؛ تحيينه يسهل ألنه اإلدارةوالتطور .3. للتمدد قابلالوظائف 4. على ينبني ألنه المعنية لإلدارة الهيكلي بالتنظيم يرتبط ال

المصالح . أسماء على وال وتفريعاتها

الفصل الثاني- نظام تصنيف الوثائق :

02.04: التصنيف- نظام بناء مرحليّة التفريعات : - 1 إعداد

  الرئيسية التفريعات ضبط في التصنيف نظام إعداد من األولى المرحلة تتمثل . مستويات عدة إلى الحاجة حسب وتفريعها تقسيمها يجب الرئيسية، األصناف ضبط بعد

كاآلتي : التقسيم فيكون الرئيسي الصنف لتفريع مستويات ثالثة اعتماد يمكن 

الوظيفة العامة صنف رئيسي(Classe)

⇓المستوى األول للتفريع صنف فرعي

(Sub-classe)⇓

المستوى الثاني للتفريع قسم(Division)

⇓المستوى الثالث للتفريع قسم فرعي

(Subdivision)

الفصل الثاني- نظام تصنيف الوثائق :

الترميز : - 2  

شكل في أو أرقام شكل في الرموز وتكون واألقسام األصناف لجميع رموز إسناد في الترميز يتمثلالتي . وهي التقسيم وحدات من وحدة ألي المعرف بمثابة هي الرموز هذه والحروف األرقام بين مزدوج

غيره . عن يتفرد تفريع كل ستجعل 

يلي : ما في الترميز من الغاية وتتمثل 

. ومستوى التقسيم وحدة إلى مباشرة يحيلنا فالرمز التقسيمات مختلف بين التمييز؛ انتمائها

. التنفيذ حيز لوضعه وتجسيما التصنيف لنظام امتداد هي التي الترتيب عملية تسهيل ) أساس ) على الكشاف من انطالقا لها قائمات استرجاع ذهنيا الوثائق تجميع تسهيل

فوق الموضوعة الوثائق استرجاع ييسر ما وهو المصدر، أو الموضوع أو النشاط أو الوظيفةالرفوف .

،بسرعة اإلقتضاء عند إليها والرجوع الوثائق حفظ مواضع على االستدالل بذلك فيمكنآداة . إنشاء األمر ويتطلب التصنيف لرموز العددي التسلسل يراعي الترفيف ألن نظرامع التطابق تحقيق يمكن كما الترفيف وأماكن التفريع رموز عن المعطيات تجمع بحيث

والسرعة النجاعة ويضمن وتفريعاته التصنيف أقسام عن يترجم الترميز ألن التصنيف نظامالوثائق . استرجاع في

الفصل الثاني- نظام تصنيف الوثائق :

02.06 -( العشري ديوي (:Dewey Decimal Classificationتصنيفديوي كوسوث لويس في ملفل في 1851سنة ديسمبر 10ولد درس بنيويورك، أدامز مدينة في م

ألفرد من جامعة يتخرج أن أمهيرست قبل المكتبة 1874في كلية ألمين كمساعد فيها عمل والتي مباسم المعروف تصنيفه نظام اختراع في ساعدته خبرة هذا عمله من العشري واكتسب ديوي . تصنيف

إلى نيويورك من ملفل . بوسطنانتقل ديوي توفي األمريكية المكتبات مجلة تأسيس في ساهم وهناكً 1931 ديسمبر 26في عاما الثمانين يناهز عمر عن .م

العشري ديوي نظم تصنيف من تصنيف نظام أول وأكثرها تصنيفهو الحديث بالمعنى المكتباتعام منه األولى الطبعة صدرت وقد الوقت، نفس في تقسيم 1876شهرة على النظام هذا ويقوم م،

شعب عشرة إلى الرئيسية األقسام من واحد كل ويتفرع رئيسية أقسام عشرة إلى البشرية المعرفة . طبيعة حسب فروع عشرة إلى بدورها تتفرع شعبة كل أن كما للموضوع الرئيسية التفريعات تمثل

نهاية ال ما إلى العشري التقسيم يستمر أن يمكن وبذلك عشرة إلى فرع كل ينقسم وهكذا الموضوع،ضمن المندرجة الموضوعات من واسعة قاعدة الموضوعات هذه المعرفة 10وتغطى فروع من .فروع

عامة 000 معارفالنفس 100 وعلم الفلسفةاألديان 200االجتماعية 300 العلوماللغات 400والرياضيات 500 الطبيعية العلومالتطبيقية 600 والعلوم التكنولوجياالفنون 700والبالغة 800 األدبوالتاريخ 900 الجغرافيا

الفصل الثاني- نظام تصنيف الوثائق :

التصنيف على تمارين1تمرين2تمرين 3تمرين 4تمرين 5تمرين 6تمرين

مستودعات - لثالفصل الثا:البيانات

البيانات مستودعات مفهومالقرارات "“ اتخاذ في تساعد متكاملة تاريخية دائمة بيانات من مجموعة

اإلدارية

مستودعات - لثالفصل الثا:البيانات

البيانات مستودعات وصفات :خصائص: التالية النقاط في خصائصها إجمال يمكن

األبعاد(      1 المتعدد النموذج .Multidimensional modelتستخدمالزمنية(  2 السالسل التوجهات Time seriesتدعم يحتاجان Trends analysisوتحليل اللذين

. توفرها أن العادية البيانات قواعد تستطيع ال تاريخية لبيانات3. األمر(     بهذا تختص منه أجزاء بواسطة فترة كل يتم وهو البيانات تحديث4. أكثر(     به وتهتم عملها صميم وهو وتحليلها البيانات استرجاعتجميع(     5 .Dimensionsوأبعاد Aggregationمستويات محددة غير6. / المستخدمين(     وتعددية الخادم العميل معمارية دعم7. تيرابايتات(     عدة إلى تصل قد البيانات من ضخمة بكمية االحتفاظلموضوع(  8 محددة تكون Subject-Orientedأنها ما طبية منشأة في المثال سبيل على

. ... ومعنوية حسية أشياء فهي الخ األدوية الممرضون، المرضى، باألطباء، تتعلق موضوعاتهامتكاملة(     9 .Integratedأنها البيانات بين عالقة وجود خالل من

للتعديل( 10 قابلة غير المستودعات Non-Volatileأنها في تحميلها عند البيانات تلك أن. والعرض والدراسة للتحليل فقط تستخدم

الوقت( 11 بعامل مرتبطة .Time-Variantأنها البيانات تلك في نقطة أهم من وهى

مستودعات - لثالفصل الثا:البيانات

البيانات مستودعات بناء خطواتمحترف فريق يتطلب بل سهالً، ً أمرا ليس ما مؤسسة في للبيانات مستودع بناء مشروع إنوهذه الفريق، ذلك في محترفة تقنية مهارات وجود مع واألعمال، األنظمة تحليل عملية في

كالتالي :)(الخطواتللبيانات.  1 مساحة سعة Creating data preparation areaإنشاء ذات بيانات قاعدة وهي

يتم لكي المختلفة التشغيل أنظمة من القادمة البيانات كافة بتخزين تقوم ً جدا عالية تخزينتصميم يكون أن فيها ويراعى البيانات، مستودع في تحميلها قبل فيها البيانات وتعديل تنقية

. البيانات مستودع تصميم مع ً متوافقا البيانات إعداد قاعدةالبيانات.  2 مستودع والذي Creating data warehouseبناء للبيانات مستودع ينشأ وفيها

عالقات بوجود تسمح بحيث دائما المستودعات وتصمم وتنقيتها، استخراجها بعد فيه تحمل. مختلفة أبعاد ذات

البيانات.  3 متاجر من مجموعة إلى البيانات مستودع هناك Data martsتجزئة يكون بحيث ً مبنيا التقسيم يكون أو البشرية الموارد بإدارة خاص وأخرى المالية، باإلدارة خاصة بيانات

. المؤسسة فروع علىالبيانات.  4 ونقل وتنقية هذه Data extraction & cleansing & transformationدمج وفي

إلى المختلفة مصادرها من البيانات جلب يتم ونقوم Data preparation areaالمرحلة ،مع البيانات بعض تدمج كثيرة أحيان وفي ذلك، األمر تطلب إذا أخرى إلى صورة من بتحويلها

تنقية إلى باإلضافة قبل، من موجودة تكن لم جديدة بيانات بتعريف نقوم أو البعض، بعضها. منها مهم الغير وحذف الصحيحة غير البيانات

البيانات.  5 مستودع في البيانات المرحلة Loading data in data warehouseتحميل تلك وفيمن .Data preparation areaتحمل البيانات اختبار فيها ويتم البيانات، مستودع إلى

القرار.  6 اتخاذ دعم نظم تطبيقات وإنشاء البيانات OLAP & creating DSSتحليلapplications وتحليلها البيانات مستودع بعرض الخاصة التطبيقات تنفذ المرحلة تلك وفي

بعدة Processing systems online analyticalوتسمى البيانات بعرض تقوم التطبيقات وهذهتستخدم المرحلة تلك في ُ أيضا البيانات، لتحليل معقدة خوارزميات باستخدام وتقوم أبعاد

البيانات عن التنقب .Data mining toolsأدوات

مستودعات - لثالفصل الثا:البيانات

مستودعات - لثالفصل الثا:البيانات

: كالتالي وهي البيانات مستودعات بناء عند مراعاتها يجب التي القضايا بعض هناكo. متجانسة       غير تكون قد مصادر عدة من البيانات استخالصo       انسجامها لضمان البيانات .Consistencyتهيئة البيانات مستودع داخلo       شرعيتها لضمان البيانات التي Validityتنظيف البيانات قاعدة خالل من ويتم ،

. البيانات منها أخذتo. بالبيانات       تحميله وبعد أثناء البيانات مستودع حجم وضبط مراقبةo. الزمن       من فترة كل البيانات تحديثo       للمؤسسة بالنسبة االقتصادية الجدوى هي وما للبناء الالزم الوقت تحديد

. تستعمله سوف التي

بنية تعتمد المؤسسات غالبية أو عمل Three-tier architectureمعظم في: اآلتي النحو على مستويات ثالثة إلى المستودع يقسم وفيها البيانات، مستودعات

المختلفة • البيانات ومصادر التشغيلية األنظمة Data sources andمستوىoperation systems.

البيانات • مستودع .Data warehouses tierمستوىوالتحليل • العرض تطبيقات .OLAP systemsمستوى

مستودعات - لثالفصل الثا:البيانات

البيانات مستودعات تطبيق تواجه التي :الصعوبات

وحتى حوله الخطط وضع من ابتداءً الوقت بعض يستغرق اإلنشاء. تطبيقه من االنتهاء

ذلك ويتطلب وتعقيده، الكبير للحجم نظرا صعبة المستودع إدارة. البيانات جودة مراعاة ناحية من ً وخصوصا عليه للقائمين ً تدريبا

. اإلنشاء عملية في البدء قبل المستخدم الحتياجات التقدير إنشاء من اإلنتهاء بعد للبيانات جديدة ومواقع أشكال ظهور

. إدارته صعوبة من يزيد SHAPE \* MERGEFORMAT المستودع

أرشفة البريد - رابعالفصل الااللكتروني

االلكتروني البريد عناصر    Sender@Providor.beعنوان مرسل اإليميل   

From

Reciver@Providor.be  المستلم  عنوانوتحتوى على To

وتحتوى على رأس موضوع للرسالة اإللكترونية  Subject

Carbon Copyنسخة كربونية من الرسالة  

 Cc

الرسالة االلكترونية إلى شخص آخر نفسوتستخدم في إرسال Blind Carbon Copy ولكنها ال تظهر عنوان البريد االلكتروني .

 

BCc

وهو جزء مصاحب للرسالة االلكترونية فقد يرفق بالرسالة تقارير مالية وإحصائيات وغيرها ومن الممكن أيضاً إرفاق ملفات سمعية

أو بصرية بنفس الطريق ) مثل اجتماعات مجالس اإلدارة والمؤتمرات وهكذا .......  ( والمرفقات هي جزء مكمل للرسالة .

Attachment     

أرشفة البريد - رابعالفصل الااللكتروني

ماهي ميزات و عيوب البريد االلكتروني؟

أرشفة البريد - رابعالفصل الااللكتروني

االلكتروني البريد ميزاتبريد 1. صندوق إلى اإللكتروني البريد يصtل حيث ، وسهلة سريعة اتصال وسيلة

ثوان في اليه دقائق . المرسل أوشخص 2. إلى خطاب إرسال يتكلف كم نتخيل أن ولنا ، الثمن رخيصة اتصال وسيلة

نفس يأخذ االلكتروني البريد إرسال ولكن هاتفياً، مخاطبته أو األقطار احد فيآالف عنك يبعد شخص إلى أو جيرانك أحد إلى الرسالة أرسلت سواء الوقت

األميال . رسمية 3. غير أو رسمية عطل أو أجازات دون الوقت طوال االلكتروني البريد يعمل

البريد في يحدث قد كما اإللكتروني البريد صندوق إلى طريقة يضل ال فأنه كذلك ،العادي.

بالمائة   . تسجيل4. مائة دقيق غير ً وقتا كان وأن وحفظها الرسائل تاريخ وقت

واحد . إمكانية5. وقت في شخص من ألكثر رسالة من أكثر إرسال

.6 ، التليفونية المكالمات في يحدث كما عليها لإلطالع الرسائل على التطفل منعااللكتروني . البريد تشفير خالل من وذلك

يتصtل إمكانية7. المستفيد أن طالما مكان أى وفي وقت أى في الرسائل قراءةالمرور . كلمة وكتابة المستفيد أسم خالل من متاح البريد وصندوق بالشبكة

أرشفة البريد - رابعالفصل الااللكتروني

االلكتروني البريد عيوبمشاكل 1. إلى يؤدى مما مكان من أكثر في الرسالة تخزين إمكانية

النسخ . وتكرار التخزين عملية فيالمسئول إمكانية2. موافقة بدون االنترنت خالل من الرسائل طبع

اإللكتروني . البريد إدارة عنيعنى 3. ال وحذفها الرسائل محو أن كما التعديل أو الحذف إمكانية

إمكانية إلى يؤدى قد مما ، ً نهائيا منها عليها التخلص واإلطالع إرجاعها .طبعها منالعديد 4. وسهل بها المرفقة الوثائق الرسائل نسخ

الورقة . أو للمكان سواء التكلفة من يزيد مما وحفظهااالنحراف . الرسميةعدم 5. إلى يؤدى ممايحدث عدم6. سوف المنظمة االلكتروني للبريد منهجية إدارة وجود

حذف – عند خاصة الرسائل لتخزين المخصصة المساحة في ارتباكاإلداري العمل في شديد خلل إلى يؤدى مما ، بعينها رسائل

أرشفة البريد - رابعالفصل الااللكتروني

رسائل تعد متىوثائق االلكتروني البريد

؟

أرشفة البريد - رابعالفصل الااللكتروني

: الوثائق بريد عناصروالتدوين- : 1 وتدوينها التسجيل البريد وسائل تسجيل يتم حيث

للرسالة . المستلم لكمبيوتر الصلب القرص على أو البريد خادم علىتنشا اإلنشاء- :- 2 حيث ، الورقية الوثائق عن اختالف يوجد ال

التابعة اإلدارات داخل أو خارجها إلى وترسل المنظمة داخل الرسائلالعادية . األوراق مثل مثلها للمنظمة

عمل االستالم- :- 3 يتم حيث التقليدية الوثائق عن اختالف هناكالبريد رسائل أن حين في ، الواردة الورقية الرسائل من نسخة

الtttttوارد صنtttدوق فtttي آلى بشكل تخزينها يتم Out)االلكترونيBox )

أو الدليل :- -4 القانونية االلتزامات االلكترونية الرسائل تثبت حيثالنظم عن اختالف هناك ولكن ، عليها أو لها سواء للمنظمة المالية

البريد رسائل مع يتعامل من الموظفين فمن t، التقليدية رقية الوتصل ال األحيان بعض في أنه كما شخصية ألغراض االلكتروني

كتابة أو لحادث نتيجة للمنظمة البريدي الصندوق إلى الرسائلمشاكل حدوث في يتسبب مما خطأ البريدي .العنوان

أرشفة البريد - رابعالفصل الااللكتروني

وثائق تعد التي االلكتروني البريد رسائل أمثلة ومندائمة قيمة وذات رسمية

البريد المنظمة . االلكترونيرسائل وسياسيات وضع تعكس التى المنظمة أعمال وإتمام إنجاز على دليل تعد التى الرسائل . اإلدارية العملية من جزء تكون والتي والواردة الصادرة الرسائل . التعليمات أو التوجيهات أو السياسات رسائل الوثائق عن المعلومات من كثير أو قليل عن تحتوى التى الرسائل

األصلية . مكان في موجودة غير معلومات على تحتوى التى الرسائل كذلك

مثل :- آخر األعمال بجداول المتعلقة الرسائل

واالجتماعات المقابالت ومحاضر جداول . والتوصيات النهائية التقارير . الرسمية غير والتعليقات المفكرات

أرشفة البريد - رابعالفصل الااللكتروني

: االلكتروني البريد استخدام بقرار المؤثرة العواملالرسالة : موضوع أوالً

ويستخدم      بالمنظمة، الرسمية لألحداث سجل تعد فهى ، مختلفة موضوعات في االلكتروني البريد رسائل تنقلحساسية  درجة تحدد ويجب وغيرها، والعقود واالتفاقيات العامة، واألعمال والمناقشات المعلومات وتوزيع نشر في

التطفلى اإلطالع خطر من لحمايتها لها تشفير نظام وضع أو نقلها لتجنب وذلك البريد عبر نقلها يتم التى الموضوعاتالمتعمد . أو

المتلقي:   وجود ثانيامن   إرساله يتم ما كثرة بسبب الرسائل لنقل وسيلة أفضل ليس اإللكتروني البريد استخدام فيها tيصبح أوقات يوجد

إلى tتحتاج نقلها المراد الرسالة كانت إذا المثال سبيل على تكاليفها ورخص كتابتها لسهولة ضرورة غير من رسائل. الحtجم . كبير البريد طريق عن نقله المراد الموضوع كان إذا خاصة فاعلية أكثر تكون فأنها لوجه ً وجها المستلم مقابلة

الرسائل:   نقل سرعة ثالثايتم المعلومات كانت ما كانت إذا ً مناسبا ً نظاما االلكتروني البريد نظام ويعد ، كبيرة بسرعة الرسائل واستالم نقل يتمالممكن فمن الوقت لبعض التأخير تحtتمل الرسالة تكن لم وإذا إليها، حاجة فى المستلم يكون عندما بسرعة توصيلها

مكانه . التليفون يحل أنالرد :   سرعة رابعا

البريد       فإن بشأنها، قرار اتخاذ سرعة األمر تتطلب أو ً فورا عليها والرد فيها التصرtف إلى الرسالة احتاجت إذا   والتأكد المستلم مخاطبة األفضل من بل الحالة، هذه في المعلومات لنقل اتصال وسيلة أفضل ليس االلكتروني

, يوجد ال أنه إال بسرعة وتنقل ترسل أن يمكن االلكتروني البريد رسالة أن من الرغم وعلى إليه وصلت الرسالة أن منالشخص إال الرسالة على يجيب ال tالوقت نفس فى ولكن ، الفور على تمحى أو تقرأ سوف الرسالة هذه بأن ضمان

المختص .المستلمين:   عدد خامسا

إال ، المستلمين من كبيرة مجموعات إلى المعلومات نشر في جيدة طريقة يعتبر االلكتروني البريد أن من الرغم علىوينصح ، الرسالة إليه ترسل من اسم معرفة يتم ال األحيان بعض ففى الصعوبات من عدد وجود نالحظ أن يجب أنه

الداخلية . الشبكة خادم على تخزينها يجب فأنه بالمنظمة موظف كل إلى بريدية رسالة إرسال عند

أرشفة البريد - رابعالفصل الااللكتروني

وإدارة تنظيم فى المستخدم بها يستعين التى النصائح بعض وهناكوهى : اإللكتروني بريده

اإللكتروني .   1. البريد رسائل لقراءة tاألسبوع أو اليوم في وقت تخصيص

.2 . ً أوال معها التعامل يجب التى الرسائل أولوية تحديد

الثانية 3. فالرسائل الرسالة أهمية مدى لتحديد الموضوع وعنوان الراسل فحصالكربونية) دعائية( . Ccالنسخة أو إعالمية ألغراض تخصص ما ً غالبا

ويتيح 4. لها المخصصة المجلدات في ً آلليا توضع بحيث الواردة الرسائل قواعد وضعالخاصية . MS Out Lookبرنامج تلك

مع 5. المتشابهة الموضوعات ذات اإللكتروني البريد رسائل لتجميع مجلدات إنشاءمعها . التعامل يسهل مما بعضها

الرجوع 6. يتم التى أو وثائق كأنها تعtامل التى االلكتروني البريد رسائل هوية تحديدباستمرار . إليها

تحفظ 7. التى للمعلومات بالنسبة فقط يتم شخصية مجلدات في الرسائل حفظألهميته طويلة لمدة حفظه إلى يحتاج الذي االلكتروني البريد أما ، قصير لوقت

البريttد خادم على أو للمستخدم الخاص الصلب القرص على مجلدات في يحفظMail Server .

لتكرارها . 8. منعا آخر مكان في حفظت التي االلكتروني البريد رسائل حذف

داخل 9. من االسترجاع ألغراض مطلوبة تعtد لم التي االلكتروني البريد رسائل حذف . خارجة أو الصندوق

أرشفة البريد - رابعالفصل الااللكتروني

االلكتروني للبريد المنظمة :واجباتبها ..    1 العمل طبيعة على يعتمد منطقي بالترتيب حفظ نظام وإنشاء تأسيسالداخلية .    2 الشبكة على وعناوينها المجلدات أسماء توحيد على العtمل

LAN. بالمنظمة ألنه .  3 الصtلب القرص على البريد رسائل داخلها يحفظ التى المجلدات وضع عدم

لدخول   نتيجttة الخاطtئ أو المتعtمد الفقد إلى يؤدى أن يمكن آمن غير وضع. التشغيttل نظttام سقttوط أو فيttروس

األفراد .  4 ينشئها التي الرسائل داخلها تحفظ التى المجلدات تكون أن يجبللمنظمة . تتبناه االلكتروني الحفظ نظام مع متوافقة

لوك .   5 أوت برنامج مثل االلكتروني للبريد برنامج استخدام الممكن Out    منLook. البريد رسائل بتكامل الخاصة اإلجراءات توحيد يمكن حتى

.: هى وحفظها المجلدات أنشاء عtند يستخدمان األنظمة من نوعين وهناكالعامة .    1 البريد صناديق مجلدات

Public Mail Box Foldersالمشتركة .    2 البريد صناديق مجلدات

Shared Mail Box Folders

أرشفة البريد - رابعالفصل الااللكتروني

االلكتروني البريد رسائل ألرشفة :طرقالمادى  11/1  Hard Copy   الحفظ

مصلحة تتطلب والتى الرسمية الوثائق معاملة تعامل التى االلكتروني البريد لرسائل بالنسبةسنة ) عشرة خمسة من أكثر استبقاؤها وسيط( 15العمل على طبعها األفضل من فانه ،

يتم ) ......  ( الحل وهذا ميكروفيش ، ميكروفيلم ورقى، الوسيط هذا شكل كان أى ماديحماية على يعمل الكتروني حفظ نظام امتالك على القدرة المنظمة لدى يكن لم إذا تطبيقه

. إليها الوصول وتيسير الدائمة القيمة ذات الوثائقوهى أيضا والعيوب المميزات بعض الطريقة ولهذه

1  .   المادية االمكانات المنظمة تملك ال قد و الوسيط، ثبات هو الطريقة لهذه ميزة أفضل إنااللكتروني . البريد أرشفة في المستخدمة والمعدات البرامج تغيير أو لتحديث الالزمة

وفهرستها .  2 تصنيفها يسهل فانه مادي وسيط على اإللكتروني البريد رسائل طبع حالة فىنظام إدماج يسهل وبالتالي بالمنظمة الورقية الوثائق على تطبق التى التصنيف لخطة طبقا

المنظمة . داخل العام الحفظ نظام مع اإللكتروني البريدبنفس .  3 اإللكتروني البريد رسائل على واالستبعاد االستبقاء إجراءات تطبيق سهولة

الورقية الوثائق على المطبقة .الطريقةعيوبOها : ومOOن

وسيط على اإللكتروني البريد طبع حالة ففى ، االلكترونية للمعلومات األساسية الميزة فقدواسترجاع تخزين فى والدقة السرعة مثل االلكترونية المعلومات ميزة نفقد فسوف مادى

التخزين . تجهيزات أماكن توفير و المعلوماتااللكتروني   الحفظ حالة وفى ، واحد مكان من أكثر فى اإللكتروني البريد رسائل تشتت

. واحد  مكان فى إليها الرجوع يمكن فانه للرسائل

أرشفة البريد - رابعالفصل الااللكتروني

االلكتروني البريد رسائل ألرشفة :طرقااللكتروني   11/2  البريد خادم على الرسائل أرشفة

خالل من المنظمة داخل إنشاؤه تم الذي االلكتروني البريد نظام داخل البريد رسائل حفظ يتم حيثداخلية شبكة بخادم LAN( )تركيب للتعامل Serverوتوصيلها الالزمة البرامج من مجموعة تحميل يتم ،

اإلدارات   . من الصادرة أو الخارج من الواردة سواء الرسائل عليه وتخزن واسترجاع، تخزيناآللية الحواسب من وتجعل االلكتروني البريد نظام خادم على البريد رسائل تخزين تتيح الطريقة وهذه

طرفية نهايات بمثابة الموظفون يستخدمها حذف Terminals   التى أو يل تعد عليهم يصعب بحيث   األصلية الرسالة ألن وذك ، المنظمة أنشطة تعكس هامة معلومات على تحتوى قد التي الرسائل

الخادم على مخزنة .Server  ومرفقاتها   الكترونيا الرسائل تخزن حيث ، وجهد وقت من توفره فيما تكمن الطريقة فىهذه األساسية والميزة

  على مخزنة الرسائل وتظل ، المنظمة تتبناه الذى الحفظ لنظام ً تبعا االلكتروني البريد خادم على. الكترونيا   واسترجاعها بترتيبها القيام مع إليها حاجة هناك كانت طالما الخادم

الخادم : على االلكتروني البريد رسائل تخزين عيوب ومنالحفظ لنظام ومتابعة صيانة عمل من يستتبعه وما االلكتروني البريد نظام إلنشاء الالزمة التكاليف

للرسائل . االلكترونيتتبناه الذى االلكتروني الحفظ نظام و االلكتروني البريد رسائل حفظ نظام دمج بين صعوبة وجود

المنظمة  من ألكثر تسبقى الى الرسائل تحويل أو نقل تتطلب اإللكتروني البريد أنظمة على تطرأ التى التطورات

. المستخدم النظام لقدم وذلك جديد نظام الى سنوات خمسيرى     فاألرشيفي والقانونية األرشيفية المعارضة بعض تواجه قد البريد خادم على المباشرة واألرشفة

أن إلى باإلضافة ، حفظها تكلفة تبرر أرشيفية معلومات على تحتوى ال قد االلكتروني البريد رسائل أنالمتاعب   بعض يسبب قد المنظمة ووظائف أنشطة وبين بينها والربط للرسائل، االدارى السياق حفظ

  خروج الى يؤدى االلكتروني البريد خادم واختراق انتهاك حالة فى فانه القانونية الناحية ومن ، الفنيةاستخدمها . يسيئون قد ثالث آخرون أشخاص إلى الرسائل محتوى

 

أرشفة البريد - رابعالفصل الااللكتروني: االلكتروني البريد استخدام عند  نصائح

1    . قد مما الواحدة الرسالة فى كثيرة معلومات كتابة المستلم   عدم على عبئا يعد. بالملل ويشعره

2    .   االنتباه لجذب منفصلة رسالة فى كتابته يجب جديد موضوع الرسالة تضمنت إذاإليه .

3  . رؤوس اختيار يجب محتواها، عن يعبر الذي الرئيسي الرسالة عنوان كتابة عندالترتيب بسهولة ذلك بعد لنا يسمح مما ومتفردة، واضحة مفتاحية كلمات أو موضوعات

والفهرسة .4  . مراعاة مع قصيرة فقرات و سطور استخدام بمعنى منظمة الرسالة تكون أن يجب

إرسالها . قبل اللغوية األخطاء وفحص اللغة قواعد5  . كبيرة بحروف الرسالة كتابة يتم ،  Capitalال التعجب عالمات استخدام يستحب وال

به . استهزاء هذا أن الرسالة مستلم يظن فقد6  . فى يختلفون الذين المستلمين من العديد إلى اإللكتروني البريد ترسل قد انك تذكر

, األفضل فمن تستخدمها التى المصطلحات فهم يستطيع ال قد والبعض وثقافتهم خبراتهمالمفهومة . غير المصطلحات استخدام تجنب

7    . كربونية نسخة إرسال يجبCc. إضافتها الى تحتاج اقتراحات أو معلومات لديهم يكون قد الذين إلى8  .   المعنى مع يتعارض قد ألنة تبدله أو فيه تغير أن يحب ال تكتبه لم الذي الرسالة نص

. الرسالة منشئ أراده الذى األصلي

أرشفة البريد - رابعالفصل الااللكتروني

كانت وإذا ممكنا، ذلك كان طالما وقت أى وفى بسرعة االلكتروني البريد رسائtل على الرد يجبأخرى وسيلة باستخدام الراسل ينصح فانه ساعة خالل يتم أن يمكن عليها والرد الرسالة على اإلجابة

الرد د واعدا البحث فى الفرصة الراسل أعطاء فيجب ذلك من أكثر كانت إذا أما التليفون، مثلالمتبذلة  . الردود تجنب مع المناسب

المراد الشخص إلى إرسالها نضمن حتى ، الرسالة إرسال قبل إليهم سل المر قائمة فحص يجببالفعل .

,   آخر مصدر من معلومات رسالتك فى نقلت إذا المؤلف حق قانون مراعاة إلى االنتباه لفت يجبلقانون بالمخالفة معلومات من عليه ما نسخ يمكن معلوماتى كوسيط االلكتروني البريد ملة معا ويتم

. المؤلف حق حttبتصري إال عليttة اإلطالع ومحاولtة آخر بشخص الخاص االلكتروني البريد ومالحقة تتبع يجب ال

نفسه . اشخص من رسمى .   الحرجة الملحة الحاالت فى إال االلكتروني يد البر عبر كاذبة االستغاثة تطلق ال سببا تكون ال حتى الرسالة فى ذلك إلى تشير فال ، قيمة ذات معلومات على الرسالة احتوت ما إذا

قراءتها . ومحاولة عليها التطفل إلى الجمهور جذب في من انه كما وجه، فى تقولها أن تستطيع ال فرد اى عن الكتروني البريد عبر معلومات تذكر أو تقل ال

الرسالة . كتابة فى العامية أو الدارجة اللغة استخدام فيه المرغوب غير . فهمه يساء وقد فيه مرغوب غير واالبتذال الدعاية استخدام .   بعد فيما التصرف هذا على تندم ما عادة ألنه الغضب حالة فى ترسلها قد والتى اإلثارة رسائل تجنب إجراءات تطبيق يجب لذا األساس فى المشاركة على يقوم االلكتروني البريد أن إدراك يجب

وحمايتها . والسرية الخصوصية لطو نتيجة المرفقات داخل وضعها ألن ، أفضل فهذا واحدة مرة الرسالة قراءة الممكن من كان إذا

الوقت . بعض ويستهلك صعبة قراءتها يجعل لها من كبير عدد ،وإرسال مرفقة لكل بايت ميجا واحد عن يزيد ال بما المرفقات حجم يد تحد يجب

كثيرا . العمل تأخير فى يتسبب المرفقات   دعائي بريد أو تهديد على يحتوى أو العنصرية أو التعصب على ويخض أ مبتذل بريد أية إرسال يجب ال

االلكتروني البريد نظام تدمر فيروسات يحمل قد

أرشفة مواقع االنترنت- ملحق

استعراض يمكن هلحذفت انترنت مواقع؟؟؟؟؟؟؟

أرشفة مواقع االنترنت- ملحق: تاريخية لمحة

 عام فى التقنية تلك تطبيق بدأ المنظمات 1996وقد إحدى خالل من

أرشيف منظمة تسمى وهى المتحدة الواليات فى الربحية غيرمواقع Internet Archiveاإلنترنت كافة حفظ على تعمل التى ،

وهى مجانا، للمستخدم واتاحتها العالم أنحاء مختلف فى اإلنترنتخصيصا المعدة البرامج من مجموعة طريق عن الدور بهذا تقوم

من كبير عدد على المواقع تلك وتختزن اإلنترنت مواقع حفظ لغرضاآللى الحاسب .أجهزة

ما منها نستعرض اإلنترنت أرشيف لمفهوم مختلفة تعريفات وهناك:يلى

االختفاء - 1 من اإلنترنت مواقع حماية على تعمل تخيلية زمن آلة هوالوسائط إحدى اإلنترنت مواقع أن باعتبار أخرى مرة ظهورها وعدم

التاريخية األغراض فى تستخدم .(1)التىفى - 2 أنشئ أرشيف اإلنترنت 1996هو على رقمية مكتبة لبناء

والدارسين والمؤرخين للباحثين ومجانية دائمة إتاحة تقديم بهدفالعام .(2)وللمستخدم

أرشفة مواقع االنترنت- ملحق : االنترنت مواقع ارشفة أهمية

اإلنترنت مواقع أرشفة وتقنية اإلنترنت أرشيف أهمية إنفى :تتمثل

اإلنترنت. 1 على المنشور التراث .حفظعلى. 2 عنوانها تغيير تم التى اإلنترنت مواقع إتاحة إعادة

.الشبكةسابقة. 3 زمنية فترة فى محدد موقع محتويات على التعرف

والتصميم المحتوى حيث من الموقع تطور .ومراحلحيث. 4 اإلنترنت، لمصادر المرجعية االستشهادات توثيق

االستشهاد صحة من التأكد يمكن خالله .من

أرشفة مواقع االنترنت- ملحق: اإلنترنت ألرشيفات الوطنية المشروعات

من يقرب ما الحالى الوقت فى دول 15يوجد فى مشروعدولة كل فى اإلنترنت لمواقع وطنى أرشيف إلنشاء .العالم

المشروعات هذه بين و 10من أوربا، قارة فى مشروعاتأسيا 3 من كل فى واحد ومشروع استراليا، فى مشروعات

الشمالية .وأمريكاالمسئولة الرئيسية الجهة هى دولة كل فى الوطنية المكتبة

المشروعات جميع فى اإلنترنت أرشيف مشروع .عنفى تزال ال ذكرها السابق الوطنية المشروعات جميع

هما فقط مشروعين سوى منها يكتمل ولم التنفيذ، مرحلةبريطانيا ومشروع استراليا .مشروع

أرشفة مواقع االنترنت- ملحق : الدولى اإلنترنت أرشيف

من قليل عدد باستثناء العالم فى اإلنترنت مواقع جميع اإلنترنت أرشيف يحصرلغوية أو تقنية أو جغرافية أو موضوعية بحدود يتقيد ال وهو بحفظها، يقوم ال .المواقع

تسمى أداة طريق عن وذلك محتوياته، لبحث األمثل األسلوب اإلنترنت أرشيف يتيحللخلف" الرجوع تتيح "Wayback Machineآلة حيث للبحث، أسلوب أفضل وهى ،

للمصدر الموحد المحدد باستخدام البحث .URLإمكانية المواقع أصحاب حق تحترم الفكرية الملكية لحقوق سياسة اإلنترنت أرشيف يضع

األرشيف من الموقع حذف .فى يقوم حيث األمريكية، المتحدة للواليات وطنى أرشيف بمثابة اإلنترنت أرشيف يعتبر

يتعلق قومى بغرض وذلك األمريكية، اإلنترنت مواقع ألرشفة المشروعات ببعضالرئاسة انتخابات مواقع أرشيف إنشاء مثل األولى، بالدرجة المتحدة بالواليات

أحداث مواقع وأرشيف الواليات، انتخابات مواقع وأرشيف .سبتمبر 11األمريكية، ،المعلومات مصادر من أخرى أشكال اإلنترنت مواقع بجانب اإلنترنت أرشيف يحصر

تعليمية : وهى مواد برمجيات، ووثائق، نصوص أفالم، الموسيقية، .المواد محتويات فى بحث محرك توفير عدم فى قصور من اإلنترنت أرشيف يعانى

المطلوبة بالفاعلية تعمل ال الحالية اإلدارة أن حيث دائم . المواقع، تحديث عليهاوالمجالت الصحف مواقع مثل .ومستمر،

أرشفة مواقع االنترنت- ملحق : الدولى اإلنترنت أرشيف

حفظ إلى أدى األرشيف فى تحفظ التى للمواقع واضحة معايير وجود عدمتوجد أن ينبغtى ال مواقع حفظ وكذلك الحفظ، تستحق وال قيمة لها ليس مواقع

األرشيف استخدام حظر إلى ذلك أدى وقد الجنسية، المواقع مثل األرشيف فىإلى ذلك أدى كذلك السعودية، مثل اإلنترنت على رقابة تفرض التى الدول فىرقابة برامج فى المحظورة المواقع قائمة ضمن اإلنترنت أرشيف موقع إدراج

جنسية مواقع تصفح خالله من يمكن ألنه نظًرا .اإلنترنت حول موجزة أو مفصلة ببليوجرافية بيانات أى يقدم ال اإلنترنت أرشيف

بداخله تحفظ التى .المواقع حيث من يحفظها التى المواقع حول مفصلة احصائيات األرشيف يقدم ال

.. يقدم بينما الخ، لها تنتمى التى والدولة نطاقها، اسم وطبيعة أعدادها،فقط المواقع حجم حول .معلومات

التى للمواقع موضوعى تصنيف أو تقسيم أى اإلنترنت أرشيف يقدم الللمصدر الموحد بالمحدد دراية على يكون أن المستخدم يلزم مما يحصرها،

URL بفاعلية واستخدامه األرشيف فى البحث من يتمكن .حتى حفظ إلى ذلك وأدى المواقع، من النسخ حفظ فترات لتحديد سياسة توجد ال

من الكافى العدد يحفظ لم حين فى تحدث، ال ثابتة مواقع من كtثيرة نسخالصحف مواقع مثل ومستمر، دائم تحديث عليها يطرأ التى للمواقع النسخ

.والمجالت

خالصة

األسئلة و المناقشة و الشكر

؟؟؟؟؟؟؟!!!!!!!$$$$

ithariri@visualacc.com+971558155520