Effektiva presentationer

Att inspirera sin publik

Tänk tillbaka på den senaste presentationen du lyssnat till: Var presentationen intressant och berörde den dig? Var budskapet lätt att förstå och presenterades det med entusiasm? Var informationen korrekt? Hjälpte presentationen dig på ett konkret sätt? Var den viktigare än allt annat du hade på din agenda?

Till stor del beror din bedömning av presentationen på talarens kvalitet. Med andra ord, kunde du svara ”ja” på frågorna ovan? Och hur är det med dem som lyssnade till din senaste presentation? Kunde du få dem att svara “ja” på frågorna? Tycker du om att tala eller är du bara glad när det är över?

Scenen Målet för varje presentation är att påverka lyssnarna Om du bara vill skicka information vidare fungerar skriftlig information bra. Om du däremot vill motivera och inspirera människor, fungerar muntlig kommunikation bäst. Interaktion som sker ansikte mot ansikte gör att publiken kan reagera direkt och ge direkt feedback. Det viktigaste är vara kortfattad – var kort och koncis, (KISS: keep it short och simple). Man påverkas mindre av vad du säger än av hur du säger det. Det krävs starka uttrycksmedel för att höras och kommas ihåg. Hur mottagliga är dina lyssnare? Man värderar ditt budskap baserat på intresse, tillgänglighet, trovärdighet, användbarhet och nödvändighet.(1) Innehåll och form skapar tillsammans effektiva presentationer. Budskap plus framförande! Genom att tänka på detta kan du ge framgångsrika presentationer varje gång – och tycka att det är kul!

Manuset Här är åtta förslag på hur du bygger ett starkt innehåll. 1. Förbered presentationen skriftligt Vad är viktigast i en presentation? Publikens uppmärksamhet, genomtänkt innehåll, slutsatser och mål. Men förberedelsen täcker in dessa områden i omvänd ordning. Arbeta baklänges och börja med att bestämma vilka mål du vill nå.

Vad är målet för din presentation? Vilka slutsatser vill du dra och hur ska du göra dem relevanta för din

publik?

Vilken information stödjer dina slutsatser och vilka nyckelord ska du använda?

Hur ska du fånga och hålla kvar publikens uppmärksamhet? 2. Börja med tre öppna frågor Dessa öppna frågor fångar publikens uppmärksamhet, skapar intresse och får dem att tänka till. De hjälper också till att definiera ditt ämne och introducera strukturen i din presentation. Till exempel, “Vad har vi uppnått hittills”? (dåtid), “Var står vi”? (nutid), och “Hur går vi bäst vidare”? (framtid). Framtidsorienterade frågor hjälper till att förmedla och motivera önskade handlingar som stöder syftet med din presentation: att stimulera till förändring. 3. Ställ öppna delfrågor Ställ öppna frågor under presentationen för att behålla lyssnarnas intresse. Ta din publik dit du vill genom öppna frågor som leder deras tankebanor, antingen genom upprepade öppna frågor eller genom nya frågor för att presentera nya ämnen. “Hur kan vi använda detta i vårt arbete?” Håll kvar uppmärksamheten med frågor som överraskar, eller som verkar motsägelsefulla. “Varför ska vi alls bry oss om detta?” “Varför skulle vi ens bry oss?” Att ställa öppna frågor visar din förmåga att se den andras synvinkel och publiken vill känna att du förstår deras perspektiv och bryr dig om deras åsikt. Om de känner att du gör det så lyssnar de uppmärksamt. Att ställa frågor är kopplat till en grundläggande aspekt av kommunikationen: Den som ställer frågorna leder diskussionen. 4. Ge exempel och bilder 83 % av kunskapen får man genom synen. Din publik kommer ihåg ett diagram eller en metafor långt efter att de har glömt vad du sa. Bilderna är avgörande. Dina lyssnare måste kunna visualisera ditt budskap i konkreta termer för att se den praktiska nyttan. Bilder, diagram, exempel och anekdoter skapar variation och konkretiserar tankarna. En bild säger mer än tusen ord. 5. Upprepa viktiga punkter Många lyssnare missar poängen första gången, så du måste upprepa det du vill ha sagt flera gånger, på olika sätt. Presentera huvudtanken genom en inledande fråga. Ta om den i en delfråga, och utveckla tanken med hjälp av bilder. Ta med den i den avslutande uppmaningen till handling – förståelse, förklaring, förstärkning och en påminnelse, som alla förstärks med hjälp av minnestekniker. 6. Avsluta med en konkret uppmaning till handling Ditt mål är att stimulera förändring genom att påverka dina lyssnare. När presentationen är över ska de fråga sig “Vad ska jag göra nu? Vad är nästa steg?” och du måste kunna ge ett konkret svar. Svaret ska komma ur de förväntningar du har på din publik. Vilka förändringar vill du uppnå? Den konkreta uppmaningen till handling du ger gör att alla kan agera på ditt budskap och ge dig mätinstrument för din effektivitet. 7. Repetera inför presentationen Repetition gör att du behärskar framförandet. Öva på din presentation så realistiskt som

möjligt – prova utrustningen, stå upp, le, var entusiastisk. Kontrollera volym, visuella hjälpmedel, och håll reda på tiden. Att respektera tidsgränser är att respektera publiken. Förbered en tio minuter lång presentation om du har femton minuter på dig. Den extra tiden är en säkerhetsmarginal och ger tid för frågor. Repetera noggrant! Förberedelse är 90 % av framgången. 8. Dubbelkolla allt Se till att allt du behöver för att lyckas finns på plats – anteckningar, material att dela ut, teknisk utrustning som du kan hantera, och något att dricka, etc. Genom att ta hand om detaljerna i tid kan du fokusera på form och innehåll under själva presentationen.

Bakom kulisserna 55 % av kommunikationens effekt avgörs av icke-verbala faktorer, 38 % av rösten och bara 7 % av orden du använder!(2) Med andra ord förstärks eller försvagas innehållet i din presentation av formen. Sättet du kommunicerar på är avgörande! Här är sju förslag för att kommunicera effektivt: 1. Inled med tystnad Vänta tills du har allas uppmärksamhet innan du börjar. Några sekunders tystnad får publiken att komma till ro och rikta uppmärksamheten mot dig. Dina lyssnare kommer att undra vad du tänker göra härnäst. Vänta tills du har allas uppmärksamhet. Först då har du den kontroll som publiken förväntar sig och alla kommer att lyssna. Detta är det första som du och publiken måste komma överens om: Vem påverkar vem? 2. Jag + du = vi Att använda ordet jag alltför ofta kan verka självupptaget och till och med likgiltigt. Att säga du alltför ofta kan verka nedlåtande, auktoritärt och aggressivt. Ordet vi skapar känsla av samhörighet, enhet och uppmuntran. Du visar att du och publiken är förenade genom ämnet. En mening som börjar med “Vi kan alltså se att…” antyder att insikten inte är min (egoistiskt), eller din (dömande, påstridigt), utan vår (gemensam). 3. Le Ett leende ska vara den första signal du ger din publik – ett positivt första intryck. Ett leende visar att du är säker, entusiastisk och att du ser fram emot att vara där och att göra den här presentationen. De känslorna kommer du ge din publik. Dina lyssnare kommer att känna sig bekväma och du kan börja tala på ett lugnt sätt. 4. Kontrollera din hållning och dina gester Publiken ser dig innan de hör dig, så se till att kommunicera hållning, gester och ansiktsuttryck verbalt på ett medvetet sätt.

Stå rak i ryggen för att öka rörligheten och för att ge dina ord större vikt. Håll inte i någonting – ett papper eller en penna kan distrahera din publik. Använd naturliga rörelser och gester. Om du engagerar dig i publiken och

fokuserar på målet kommer du att röra dig naturligt och spontant.’

5. Tänk på ögonkontakten Använd ögonkontakt för att förmedla trovärdighet och personligt engagemang. Använd ögonkontakt för att behålla dina lyssnares uppmärksamhet – människor

har svårt att inte lyssna till en person som tittar direkt på dem. Involvera alla genom att ge alla lika mycket uppmärksamhet och skapa ett intryck

av att tala direkt till varje deltagare. Ignorera inte negativa signaler utan skaffa dig ett konstruktivt svar från avsändaren genom att ställa en öppen fråga som leder framåt: “Hur kan jag förtydliga detta för dig?” 6. Utnyttja tystnaden Vad ska du göra när det händer någonting oväntat eller störande medan du talar? Ignorera det? Tala högre och hoppas på att hålla kvar uppmärksamheten? Nej, du ska stanna upp, vänta och vara tyst. Man kan inte fokusera på två saker samtidigt, så det du säger under avbrottet kommer lyssnarna inte att komma ihåg. Vänta tills du har lyssnarnas uppmärksamhet igen. 7. Var dynamisk Hur framgångsrikt du kommunicerar beror på din förmåga att överföra din energi på lyssnarna. Utstråla entusiasm när du talar och visa hur engagerad du är i ämnet. Men det räcker inte för att förmedla budskapet. Du måste entusiasmera dina lyssnare – genom att själv vara entusiastisk

Epilog Förberedelse är nyckeln till framgång. Genom att använda dessa femton hjälpmedel, kan du skapa och ge bra presentationer som effektivt påverkar dina lyssnare. Med tiden och genom övning kommer förberedelsen att gå enklare och snabbare och dina presentationer kommer att bli alltmer uppskattade. Scenen