Sistema de Gerenciamento de

Atividades e Projetos

Elaborado por:

Fernando Sampaio, PMP, ITIL

Compartilhar o conhecimento na ferramenta Redmine, que permite o controle e gestão de projetos de forma simples e colaborativa.

OBJETIVO

> Web> MySQL> Ruby and Rails> Apache> Instalador BitNami Redmine Stack (https://bitnami.com/stack/redmine) > OpenSource (www.redmine.org)

PLATAFORMA

> Gestão de Atividades de forma individualizada> Controle do tempo gasto em cada atividade (Projeto x Recurso)> Agrupamento\Controle de versões\milestones> Relatório de Roadmap> Relatório no formato Gantt> Calendário de Atividades> Gestão de Documentos e arquivos relacionados ao projeto> Wiki por projeto> Controle de acesso e permissão por perfil> Rastreabilidade de todas as atividades executadas pelos recursos do projeto> Notificações por email > Fórum> Área de Notícias para notificações da equipe> Suporte para RSS - Feeds> Personalização e criação de novos campos de dados

FUNCIONALIDADES

Configurando ...

Configurações Iniciais - Administração1) Configuração de Usuários e Grupos 2) Perfil e Nível de Acesso3) Tipos e Situação das Tarefas4) Fluxo de Trabalho (WorkFlow)5) Atividades de controle de tempo6) Customização do Sistema7) Autenticação / HTTPS8) Configuração do Email - Notificações

Criando o projeto ...

Selecionando os módulos...

> Você pode selecionar apenas os módulos que você deseja utilizar no seu projeto.

> Vamos passar por cada um deles nos próximos slides.

Selecionando as pessoas (membros)

> Agora vamos selecionar as pessoas e qual será a função delas no projeto.

> Selecione a pessoa (1) e depois o papel (2), em seguida, pressione adicionar (3).

1

2

3

Definindo versões / milestones

(1) Indique o nome da etapa/fase/milestone do seu projeto.

123

45

6(2) Descreva o que essa etapa fará.

(3) A Situação inicial é sempre aberta, se criar como Fechada, você não conseguirá abrir nenhuma tarefa para essa fase.(4) Você pode criar uma página Wiki para descrever

melhor o que essa fase fará.(5) Defina a data limite para alcançar essa fase/milestone ou mesmo meta.(6) Você pode compartilhar essa fase com outros projetos ou com a hierarquia do projeto. O sugerido por mim é não compartilhar, pois cada projeto tem suas metas definidas e com datas limites.

Definindo categorias das tarefas

Categorias auxiliam a definir melhor as atividades/tarefas.

O uso pode variar de acordo com a natureza/objetivo do projeto.

Veja que no projeto utilizado nessa apresentação, foram criadas as categorias ao lado para facilitar o filtro e controle.

Note que é possível definir um responsável por cada categoria.

Definindo páginas Wiki

> Uma Web Wiki permite que os documentos sejam editados coletivamente com uma linguagem de marcação muito simples e eficaz, através da utilização de um navegador web.

> Na área de projetos, como sugestão, você pode utilizar para fazer o registro periódico do andamento do projeto, manter um registro de ocorrências para manter um diário de bordo, muito útil quando fechamos o projeto e analisamos as lições aprendidas.

Definindo um Repositório

> Para projetos de desenvolvimento de software, você pode utilizar alguns sistemas de versionamento, já integrados ao REDMINE, facilitando assim a análise das alterações.

Definindo Fórum \ Grupo Discussão

> No REDMINE você pode habilitar o módulo de Fórum, com isso é possível ter uma interação maior com alguns usuários. Por exemplo, imagine que você tem uma versão nova lançada no mercado, seus usuários/clientes, poderiam interagir diretamente com o seu time de desenvolvimento ou suporte, mantendo assim uma base centralizada de informações, reclamações, melhorias etc...

Definindo Atividades \ Registro hora

> Por fim, você deve selecionar quais Atividades serão permitidas para registro de horas gastas no projeto.

> Você pode criar várias Atividades no menu principal do REDMINE e utilizar apenas as que serão úteis em seu projeto.

> IMPORTANTE definir aqui as atividades para que você possa extrair relatórios de desempenho no final dos períodos de trabalho.

Vamos ver na prática como funciona !

> A ferramenta foi instalada na Cloud da AMAZON (AWS), mas a instalação foi feita via BITNAMI, já que utilizamos uma versão que já é disponibilizada para instalação de usuários finais, facilitando assim a utilização da ferramenta.http://ufscar-redmine.bitnamiapp.com/redmine/

Tela de Boas Vindas

> Assim que você estiver logado no sistema, você visualizará as últimas notícias relacionadas ao projeto (aqui vem novamente um pilar muito importante na área de Gerenciamento de Projetos = COMUNICAÇÃO).

> Você visualizará também os últimos projetos criados, mas note que você visualizará apenas os projetos que esteja participando.

Visão Geral do Projeto

> Clicando sobre o link do projeto, você será direcionado para a página do mesmo. Veja no exemplo abaixo.

Resumo de Atividades

> Aqui você pode visualizar rapidamente quem fez o que no projeto, como:

> quais tarefas foram atualizadas,

> edições no Wiki,

> Atualização de Documentos etc...

Planejamento \ Roadmap

> Aqui você pode visualizar quais são as tarefas realizadas e a serem realizadas em cada fase\versão definida para o projeto:

Consultando as Tarefas

> No link Tarefas, você visualizará as atividades que estão abertas no seu projeto. Você pode alterar as colunas que estão dispostas nessa tela, para isso, vá até o menu principal > Configurações > Tarefas

> Você pode fazer diversos filtros e exportar para CSV ou PDF

Criando Tarefas

> Veja abaixo como é simples criar uma tarefa.

> Lembre-se que você pode customizar essa tela, criando novos campos.

Gráfico de Gantt

> Veja abaixo a visualização do gráfico e note que é possível gerar uma imagem PNG ou um arquivo PDF para encaminhar para outras pessoas.

Calendário do Projeto

> O calendário auxilia na visualização de quais atividades e milestones estão planejadas para o dia ou semana. DICA: Você

pode customizar a sua página pessoal no REDMINE para exibir o seu calendário com todas as suas tarefas dos projetos em que você atua.

Comunicação com o time

> Nesse área você pode se comunicar com o time, veiculando notícias importantes sobre o seu projeto ou área em que o projeto atuará, dessa forma, o time fica alinhado sobre o que está acontecendo no projeto.

Gestão de Documentos

> Nessa área você pode organizar por categoria de documento, todas os registros importantes para o projeto. Veja que você pode criar novos tipos de documentos no menu principal do REDMINE > Administração > Tipos & Categorias

Gestão de Informações - WIKI

> Outra parte muito importante do REDMINE na minha opinião é a possibilidade de criar páginas WIKI, essa funcionalidade permite o registro diário ou periódico das informações do projeto, o que auxilia muito a comunicação e colaboração do time no projeto.

Interação – Fórum

> A utilização de Fórum pode agregar muito em determinados projetos, já que pode dinamizar a comunicação e colaboração do time, permitindo assim o registro das idéias, sugestões e demais informações.

Gestão de Arquivos

> Utilize essa área para registrar arquivos relevantes no projeto, mas que não estejam ligados aos documentos gerenciais do projeto. > Por exemplo, você pode utilizar para subir diversos fotos tiradas durante o mapeamento de um processo. Os arquivos podem ser referenciados em tarefas e páginas WIKI.

Exemplo de Relatórios

> Com os dados gerados no sistema, é possível extrair os dados no formato CSV e as métricas podem ser geradas de acordo com a necessidade do cliente ou definidas em contrato de ANS (Acordo de Nível de Serviço)

Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez0.00

100.00

200.00

300.00

400.00

500.00

600.00

700.00

800.00

679.00

394.10365.40

337.09 318.60284.15

0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Meses

Hora

s apo

ntad

as

Tarefa-Interna

Suporte

Suporte-24hs

Melhoria-nao-faturada

Retrabalho-erro-no-software

Melhoria-faturada

0102030405060708090

100110120

11

105

2716

25

3

Relação por tipo de atendimentos

Dúvidas? O que vc achou ?