Innbokskontroll og delingskulturOBOS, Divisjon for boligforvaltningGardermoen, 19.november 2015

Jørn KippersundForedragsholder, allmennlege, legevaktsjef

Volda/Ålesund

www.innbokskontroll.no

Fastlege

EktefelleSkiskyting

Lokallagsleder - HEF

Nettredaktør

Tillitsvalgt

Legevaktsjef

17.Mai komité

Slektstreff3-barns far

For mange oppgaver?

Stress

???

2. Oppgavene blir for mange, 55 %.

1. Rekker ikke å gjøre en så brainnsats som jeg ønsker, 57 %.

11. Oppgavene er for vanskelige, 13 %12. Klientene klager, 11 %

Stress

tanken på uløste oppgaver

- Alt du gjør er prosjekt

Scott Belsky

(forfatter av Making Ideas Happen)

ARBEIDSPLATTFORM

Oppgaver Verktøy

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver

Hr. Oppgave

Til innboks

Nyhets-strøm

Blir liggende!

Blir borte!

Innboks, definisjon:

Samling uløste oppgaver som

blir liggende,

men kan fjernes / aktivt merkes

Nyhets-strøm, definisjon:

Samling uløste oppgaver som

blir borte

etter en tid

Til innboks

Nyhets-strøm

Blir liggende!

Blir borte!

Til innboks

Nyhets-strøm

Sikrere håndtering

Når over mer

Hvor finner du oppgavene dine i OBOS? Hvilke av plattformene gir deg oppgavene i en innboks? Hvilke gir deg oppgavene i en nyhetsstrøm?

Nyhets-strøm

Arkiv

Blir borte!

Oppgave

Oppgave

OppgaveOppgave

Etterrettelig, definisjon:

-Gjøre det du sier du skal gjøre-Svare når du bør-At ting ikke

glipper

skille uløst fra løst

skille uløst fra løst

skille ulest fra lest

fiske uløste(= den må jeg følge opp)

ellerfjerne løste

Oppgave

Oppgave

OppgaveOppgave

UlestStjerne

Flagg

Mappe

Liste

fiske uløste(= den må jeg følge opp)

ellerfjerne løste

(= den er jeg ferdig med)

fjerne løstefiske uløste

fisker uløste

har fjernet løste

2

0 11

Innbokskontroll, definisjon:- Få meldinger i innboks, kontroll med de som er der

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave

@

@@@@

@@ @@@

Man Tir Ons Tor Fre

Man Tir Ons Tor Fre

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave

fjerne løstevs

fiske uløste

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave3. Jobbe mer

Jobbe mer?

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave3. Jobbe mer

Hvorfor innbokskontroll?

• Skille uløste/løste oppgaver– Unngå at oppgaver glipper– Riktigere fokus og prioriteringer

• Bedre tidsbruk, – Mindre tid per oppgave– Unngå dobbeltarbeid for deg og andre

Hvordan innbokskontroll?

- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del

Hver e-post er en oppgave

Hver e-post er en oppgave. Oppgaven er

veldig ofte å slette eller arkivere

Hver e-post som havner i innboksen

er en oppgave. Oppgaven er veldig ofte

å slette eller arkivere

Hver e-post er en oppgave

Golden moments!

(Slide lånt fra Hans-Petter Nygård Hansen)

Golden moments!

Handling eller

Referanse?

ARBEIDSPLATTFORM

Innboks= handling

Arkiv = referanse

Oppgavemestring - Florø 19.05.09

Landet ditt trengeMAIL

Handlings-informasjon

Krever HANDLING fra deg

• Beholdes i innboksen• Begrenset mengde• Alt synlig v/overblikk

Referanseinformasjon

Får kanskje BRUK FOR

• Fjernes fra innboksen• Uendelig mengde• Søkbar

MAIL

Referanse / Handling

Referanse

Handling

ARBEIDSPLATTFORM

Innboks= handling

Arkiv = referanse

Hvor skal vi lagre informasjonen??

Tilføre verdi

Tilføre verdi

ARBEIDSPLATTFORM

Overblikk

Innboks

Søk

Arkiv

Varsel eller originalinformasjon?

I N B O X

I N B O X

Handling?

Får bruk for?

Varsel eller originalinfo

Forsvinner?

Lettere med tiden?

Ny idé

Prosjekt-platåfase

Ener

gi o

g be

geist

ring

TidModifisert etter Scott Belsky,

Making Ideas HappenPenguin Books, 2010

Ferdig!!

Prosjekt-platåfase

Ener

gi o

g be

geist

ring

TidModifisert etter Scott Belsky,

Making Ideas HappenPenguin Books, 2010

Ny oppgave Ny oppgave nr 2

Neste skritt

”Jamen det blir bare for mange e-poster”

Å ikke håndtere – er også en håndtering

Bevisst eller ubevisst valg?

Sletter du noen, blir de gjenværende mer verdifulle

8:00

12:00

16:00

@

@@@@@@@

@@@

@@

@@@@@

@@@

Kontekstbytte

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

K o n t e k s t b y t t e

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

E-post er for viktig til å håndtere mens du

egentlig gjør noe annet

Skap rom for å jobbe med e-post

og bare e-post

Steng epost- varsling når du

jobber med noe annet

8:00

12:00

16:00

@

@@@@@@@

@@@

@@

@@@@@

@@@

8:00

12:00

16:00

@@

@ @

@

@

@@

@

@@ @ @

@ @ @

@ @ @

@ @@

8:00

12:00

16:00

@ @

@ @ @

@

@@ @ @

@ @ @

@ @ @@@@

@ @

8:00

12:00

16:00

@

@@@@@@@

@@@

@@

@@@@@

@@@

Respond to whatever penetrates our attention… ?

Innbokskontroll ≠

-svare på alt- svare med én gang

Enig/uenig?

I e-postens innboks fins det forpliktende oppgaver

Enig/uenig?

Sikrest oversikt over de uløste oppgavene, oppnås ved å fjerne de løste oppgavene

Tøm innboksen!

Quick-fix – full innboks

1. Lag mappe som heter ”Arkiv”2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til

”Arkiv” 3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du

vil følge opp med handling

4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen. 5. Gjør oppgaver uten utsettelse

Long-fix – full innboks

1. Ikke sjekk en innboks uten at du også er i modus til å faktisk håndtere oppgavene der

2. Eldste først som triks

3. Benytt evt. bonus-mappe

Enig/uenig?

Vi kan ikke løse mer enn en refleksjonskrevende oppgave av gangen

Enig/uenig?

Hvert bytte mellom ulike kontekster for oppgaveløsning koster tid og energi

8:00

12:00

16:00

@@

@ @

@

@

@@

@

@@ @ @

@ @ @

@ @ @

@ @@

Ta med hjemIdentifiser dine innbokser

Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste

Løs oppgaver helt ferdig ved første gangs berøring

Ta med hjemIdentifiser dine innbokser

Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste

Løs oppgaver helt ferdig ved første gangs berøring

Vær i modus for oppgaveløsning når du sjekker

en innboks

Dele eller sende?

Vær raus med hvem du setter på kopi. Du vet aldri

hvem du kan få behov for å skylde på.

KONTEKSTUELL INFORMASJON

KONTEKSTUELL INFORMASJON

Informasjon tilgjengelig• der den trengs• når den trengs• for personen(e) som trenger den

Your inbox is your castle!

I N B O X

Your inbox is your castle!

I N B O X

Kilden

Forvaltningsportalen

KalenderFilområde

sende dele

1:1-teknologisosial

delingsteknologi

prosjekt

DULT

Prosjekt

• Som regel mange oppgaver• Er i utvikling, og kan endre status underveis,

både mhp. målsetting, virkemidler og personer som er involvert

• Kan ha lange dvalefaser• Ofte tidsfrister• Ofte flere personer involvert

sende

• Tre ting å passe på

– Versjon

–Versjon

–VERSJON!!!!

Prosjekt – dele med andre

sende dele

Sende

Informasjon lokalt lagret hos enkeltmedlem i organisasjonen. Dupliseres og sendes så til spesifikke mottagere som selv må lagre info. Hvem som mottar er låst ved hver sending. Ved endring må informasjonen lagres på nytt hos mottager.

Dele

Plassere originalinformasjon i én versjon på kontekstuelt plassert delingsplattform tilgjengelig for alle som antas å være relevante. Faktisk endring i informasjonen skjer i originalutgaven, men varsel om endring kan sendes til relevante personer.

Golden moments!

Avgjørende øyeblikk – golden moments!

www.innbokskontroll.no/presentasjoner

facebook.com/innbokskontroll

(quick-fix)